BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian

2.1.1 Sejarah Singkat BUANA MOTOR

BUANA MOTOR Yogyakarta merupakan bengkel servis sepeda

motor, yang merupakan salah satu bengkel resmi cabang Honda AHASS.

BUANA MOTOR beralamat di jalan Kusumanegara 176 Yogyakarta. Selain

sebagai tempat servis sepeda motor, bengkel ini juga bergerak dalam bidang

penjualan suku cadang Honda. BUANA MOTOR Yogyakarta didirikan pada

tanggal 13 Mei 1996 di bawah kepemimpinan Ibu Maharani yang sekaligus

sebagai pemilik bengkel. Tujuan didrikannya bengkel ini adalah untuk

memenuhi kebutuhan dan kepentingan masyarakat akan perawatan sepeda

motor, seperti servis berkala, servis karena kerusakan dan penggantian suku

cadang.

Saat ini BUANA MOTOR memiliki 10 orang karyawan, dimana 8 orang

sebagai karyawan mekanik dan 2 orang petugas di bagian administrasi.

BUANA MOTOR melayani rata-rata lebih dari 10 pelanggan setiap harinya.

Meskipun telah ditangani oleh 2 karyawan administrasi, tetapi dengan

banyaknya jumlah pelanggan yang datang setiap harinya maka sistem

manual dirasakan sangat menghambat proses pencatatan data dan transaksi

serta proses menginformasikan data, yang menyebabkan tidak tercapainya

efisiensi dan efektifitas kerja. Karena adanya permasalahan-permasalahan

ini, maka dari pihak perusahaan merasakan perlu untuk membangun sistem

555
 222

komputerisasi untuk mengolah data dan menginformasikan data pada

transaksi servis sepeda motor dan penjualan suku cadang.

2.1.2 Mekanisme Kerja Bengkel Servis BUANA MOTOR

Servis adalah jasa atau pelayanan, Semakin baik fasilitas dan

pelayanan yang diberikan, diharapkan konsumen akan semakin meningkat.

Untuk itu diperlukan pembenahan-pembenahan yaitu dari sistem manual

menjadi sistem komputerisasi. Sistem komputerisasi merupakan suatu pilihan

yang harus diterapkan untuk menangani masalah-masalah yang selama ini

terrjadi pihak bengkel untuk merekap data servis perbulan maupun

perperiode tertentu.

Sistem kerja pada bengkel BUANA MOTOR adalah melakukan servis

motor khusus Honda sesuai dengan keinginan konsumen.

a. Administrasi Servis

Untuk pelayanan servis sepeda motor, setiap pelanggan atau umum datang

ke bengkel dan memberitahukan keperluan servis yang diinginkan. Jenis

servis yang dilayani berupa servis ringan, servis sedang (turun mesin

separo), servis berat (turun mesin total), pengecatan, dan lain-lain.

Petugas yang melayani akan mencatat identitas motor dan keperluan servis

seperti yang diinginkan untuk diteruskan kepada mekanik. Pengerjaan servis

akan dilakukan oleh mekanik yang sedang lowong pekerjaan berdasarkan

catatan servis yang telah dibuat oleh petugas. Setelah mekanik

menyelesaikan pekerjaannya, akan dilaporkan kepada bagian administrasi

segala hal yang berhubungan dengan kegiatan servis termasuk pemakaian

suku cadang. Untuk para pelanggan diberlakukan suatu kebijakan yaitu bila
 333

pelanggan telah melakukan suatu jenis servis yang sama selama 5 kali,

maka servis yang kelima biaya servisnya gratis. Pelanggan hanya membayar

pembelian suku cadang apabila saat servis yang kelima tersebut

menggunakan suku cadang.

b. Administrasi Penjualan Suku Cadang

Administrasi suku cadang yang berlaku sama seperti administrasi penjualan

pada umumnya. Setiap terjadi penjualan akan dibuatkan nota yang berisi

nomor nota, tanggal penjualan, dan nama pembeli atau pelanggan, beserta

rincian item yang terjual. Administrasi penjualan terjadi bisa karena

pelanggan melakukan servis sepeda motor atau hanya membeli suku cadang

saja tanpa melakukan servis sepeda motor. Dengan adanya penjualan suku

cadang, akan mengakibatkan berkurangnya stok untuk masing-masing item

yang terjual.

2.2 Konsep Tentang Sistem Informasi

2.2.1 Pengenalan Sistem Informasi

Pada dasarnya sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait

atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Jika dalam sebuah

sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai

tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian

dari sistem.

Menurut Barry E. Cushing, suatu sistem adalah suatu kesatuan yang

terdiri dari dua atau lebih komponen sub sistem yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan, (Jogianto,1999).

 444

Elemen-elemen yang membentuk sistem yaitu:

a. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (goal) tujuan utama yang umum yaitu:

1. untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen.

2. untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, dan

3. untuk mendukung kegiatan opersi perusahaan.

b. Masukan

Masukan sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem

yang selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Pada sistem informasi,

masukan dapat berupa data transaksi

c. Keluaran

Keluaran merupakan hasil dari pemprosesan. Keluaran biasa berupa

suatu informasi dan cetakan laporan.

d. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau informasi dari

masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya informasi dari produk.

Proses dapat berupa meringkas data, melakukan perhitungan,

mengurutkan data.

e. Mekanisme pengendalian dan umpan balik

Mekanisme pengendalian diwujudkan dengan menggunakan umpan balik

yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk

mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk

mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Informasi

merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil

keputusan, informasi didapat dari sistem informasi.

 555

Gordon B. Davis mengemukakan informasi adalah data yang telah

diolah kedalam suatu bentuk yang berguna bagi penerima dan nyata atau

berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa

depan, (Jogianto,1999).

Dengan demikian maka informasi merupakan kebutuhan mendasar

bagi yang membutuhkannya, dimana dengan adanya informasi maka suatu

kegiatan dapat berjalan secara maksimal. Kualitas dari sistem informasi

tergantung dari tiga hal, yaitu:

a. Akurat

Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak

bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas

mencerminkan maksudnya.

b. Tepat waktu

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi

yang telah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi

merupakan landasan didalam mengambil keputusan

c. Relevan

Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi

untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Sistem informasi adalah sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk

menyediakan suatu informasi yang diperlukan sebuah organisasi.

Menurut Henry C. Lucas sistem informasi adalah suatu kegiatan –

kegiatan prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan

menyediakan informas untuk mendukung pengambilan keputusan dan

pengendalian di dalam bidang organisasi, (Jogianto, 1999).

 666

Jadi sangat jelas bahwa sistem informasi sangat dibutuhkan oleh

sebuah organisasi sebagai penyedia informasi guna mengambil langkah

yang strategis untuk kemajuan sebuah organisasi.

2.2.2 Desain Umum Model

a. Diagram Arus Data (DAD)

Menurut Andri Kristanto (2003), Diagram Arus Data (DAD) adalah

suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari

mana asal dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data

disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara

data yang tersimpan serta proses yang dikenakan pada data tersebut.

Beberapa simbol yang digunakan DAD antara lain:

1. Kesatuan Luar

Merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang,

organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang

akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Gambar 2.1 Simbol Kesatuan luar

2. Arus Data

Arus data mengalir diantara proses, simpanan dan kesatuan luar. Arus

data ini menunjukkan arus data dari data yang dapat berupa masukan

untuk sistem atau hasil dari program sistem.

Gambar 2.2 Simbol Arus Data

 777

3. Proses

Merupakan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk

dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Gambar 2.3 Simbol Proses

4. Simpanan Data

Merupakan simpanan data yang dapat berupa file, arsip, tabel acuan

manual, agenda, dll.

Gambar 2.4 Simbol simpanan

Terdapat 2 bentuk DAD (diagram arus data) yaitu:

-Diagram Arus Data Fisik, yaitu diagram yang digunakan untuk

menggambarkan sistem yang ada (sistem yang lama). Penekanan dari

DADF ini adalah bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan,

termasuk proses-proses manual.

- Diagram Arus Data Logika, yaitu diagram yang digunakan untuk

menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). DADL

tidak menekan pada bagaimana sistem diterapkan, tetapi penekanannya

 888

hanya pada logika dari kebutuhan –kebutuhan sistem, yaitu proses-

proses apa secara logika yang dibutuhkan oleh sistem.

b. Flowchart Sistem

Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus

pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Sistem flowchart ini biasanya

digunakan untuk menggambarkan prosedur-prosedur dalam sistem yang

dibentuk.

Simbol-simbol flowchart sistem antara lain:

Simbol dokumen: menunjukkan dokumen input dan output

baik untuk proses manual, mekanik ataupun komputer.

Simbol keyboard : menunjukkan input yang menggunakan

on-line keyboard

Simbol proses: menunjukkan kegiatan proses dari operasi

program komputer.

Simbol Harddisk: menunjukkan input output menggunakan

harddisk.

Simbol diskette: menunjukkan input output menggunakan

disket.

Simbol garis : menunjukkan arus dari proses.

Gambar 2.5 Simbol-simbol Flowchart sistem

 999

2.2.3 Database Management System (DBMS)

Database Management System adalah suatu program komputer yang

digunakan untuk memasukkan, mengubah, memanipulasi, dan memperoleh

data atau informasi dengan praktis dan efisien. Keunggulan DBMS:

1. Kepraktisan

2. Kecepatan

3. Mengurangi kejemuan

4. Kekinian.

2.2.4 Basis Data

Basis data adalah merupakan komponen utama sistem informasi

karena semua system informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari

data di basis data. Dan dengan basisdata dapat di ketahui bagaimana data

didapat, diorganisir, diakses, dipelihara dan dikontrol pengelolaan basis data

yang buruk dapat mengakibatkan ketersediaan data penting yang digunakan

untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam pengambilan

keputusan.

Menurut chou, basis data adalah sebagai kumpulan informasi

bermanfaat yang diorganisasikan secara khusus, (Kadir, 1999). Sedangkan

menurut Date, basis data dapat dianggap sebagai tempat sekumpulan berkas

data terkomputerisasi dengan tujuannya adalah untuk memelihara informasi

dan membuat informasi tersebut tersebut tersedia saat dibutuhkan, (kadir,

1999).

Basis data dapat disimpulkan sebagai kumpulan data yang

mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga membentuk suatu

 101010

bangunan data yang digunakakan untuk menginformasikan suatu

perusahaan, instansi dan organisasi dalam batas tertentu.

2.2.5 Normalisasi

Menurut Kronke dalam buku Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data

karanga Abdul Kadir, normalisasi adalah proses untuk mengubah suatu relasi

yang memiliki masalah tertentu kedalam dua buah relasi atau lebih yang tidak

memiliki masalah.

a. Teknik Normalisasi

Menurut Andri Kristanto (2003) dalam buku Perancangan Sistem

Informasi dan aplikasinya dalam proses normalisasi ada beberapa istilah

yang dipakai yaitu:

1. Entity

Entity merupakan konsep informasi yang direkam, meliputi orang,

kejadian dan tempat.

2. Atribut atau field

Atribut merupakan sesuatu yang mewakili entity.

3. Data value

Data value adalah aktual atau informasi yang disimpan pada setiap data

elemen atau attribute.

4. Record

Record adalah kumpulan attribute yang saling berkaitan satu dengan

yang lain dan menginformasikan suatu entity secara lengkap.

 111111

5. File

File adalah kumpulan record yang mempunyai panjang attribute yang

sama tetapi berbeda data valuenya.

6. Database

Database adalah kumpulan file satu dengan file lainnya yang membentuk

suatu informasi sistem secara keseluruhan.

Field kunci dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:

1. Kunci Kandidat

Suatu atribut atau field yang mengidentifikasikan secara unik dari suatu

kejadian yang sifatnya khusus dari suatu entity.

2. Kunci Primer

Kunci kandidat yang dipilih untuk sebagai kunci utama untuk

mengidentifikasikan suatu baris dalam tabel.

3. Kunci Alternatif

Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci primer.

4. Kunci Tamu

Kunci primer yang ditempatkan pada file lain dan biasanya menunjukkan

dan melengkapi suatu hubungan antara file satu dengan file yang lainnya.

b. Tahap-tahap normalisasi

Dalam proses normalisasi juga membutuhkan beberapa tahap

sebelum nantinya akan diimplementasikan dalam program.

 121212

Tahap-tahap normalisasi antara lain:

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalize Form)

Bentuk tidak normal adalah suatu bentuk dimana semua data

dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturan-aturan tertentu, bisa jadi

data yang dikumpulkan akan tidak lengkap dan terjadi duplikasi data.

2. Bentuk Normal Pertama ( 1 NF / First Normal Form)

Bentuk normal pertama merupakan suatu relasi yang jika hanya jika

setiap atribut tunggal untuk setiap baris.

3. Bentuk Normal Kedua (2 NF/Second Normal Form)

Bentuk normal kedua adalah suatu bentuk yang memenuhi syarat-syarat,

yaitu:

-Sudah memenuhi kriteria sebagai bentuk normal pertama.

- Semua atribut bukan kunci memiliki dependensi

sepenuhnya terhadap kunci primer, artinya bahwa semua

atribut bergantung kunci primer. Atribut bukan kunci adalah

atribut yang tidak merupakan bagian kunci primer.

4.Bentuk Normal Ketiga (3 NF/ Third Normal Form)

Bentuk normal ketiga adalah suatu bentuk yang sudah memenuhi syarat-

syarat:

- Relasi antar file sudah merupakan bentuk normal kedua.

- Setiap atribut yang bukan kunci tidak memiliki dependensi

transitiff terhadap kunci primer.

 131313

2.2.6 Rancangan Umum Masukan

Masukan (input) merupakan awal dari dimulainya proses pengolahan

informasi. Data hasil transaksi servis sepeda motor dan penjualan suku

cadang merupakan masukan untuk sistem informasi. Dari semua data yang

sudah dipisahkan menjadi tabel-tabel maka dapat dibuat rancangan form

untuk input data. Form merupakan suatu bentuk tampilan berupa jendela

atau kotak dialog untuk menampilkan data dan sekaligus sebagai media

untuk edit data.

2.2.7 Rancangan Umum Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari sistem informasi yang ada.

Rancangan sistem keluaran berupa laporan-laporan untuk memberikan suatu

informasi mengenai berbagai masalah yang akan berhubungan dengan

rancangan sistem informasi. Untuk melihat hasil dari pengolahan data

transaksi yang berbentuk laporan maka diperlukan report. Sedangkan report

merupakan bentuk laporan yang digunakan untuk menampilkan data atau

ringkasan data dalam bentuk dokumen cetak.

2.2.8 Multiuser System

Multiuser system dirancang supaya beberapa pemakai pada waktu

yang bersamaan dapat menggunakan program komputer secara serentak.

Multiuser system menggunakan teknik time-sharing, yaitu CPU akan

membagi waktunya secara bergiliran untuk mengerjakan beberapa pekerjaan

dari beberapa pemakai pada saat yang sama. Pada sistem ini, memori

internal komputer juga dibagi-bagi untuk semua pemakai yang sedang

 141414

menggunakan sistem. Demikian juga dengan sumber-sumber daya lainnya

dari sistem ini dapat juga digunakan bersama-sama oleh semua pemakai

sistem.

disk

printQueue

computer

computer2 computer3 computer4

Gambar 2.6 multiuser system

Secara umum pembuatan perangkat lunak aplikasi yang

dikembangkan dengan Visual Basic dirancang untuk pemakai tunggal

pada komputer yang berdiri sendiri (stand alone). Tetapi saat ini

pergeseran pemakaian database sudah banyak berubah yaitu

kebanyakan pemakaian database harus ditulis untuk lingkungan network

dimana banyak pemakai akan membaca, memodifikasi, menghapus dan

 151515

menambah data pada database. Bentuk aplikasi database semacam ini

disebut dengan aplikasi database multi user.

Aplikasi database multi user adalah aplikasi database dimana

databasenya dapat dipergunakan oleh beberapa program aplikasi yang

sama pada beberapa komputer yang berlainan secara bersamaan. Tentu

saja aplikasi database multi user ini harus dijalankan di dalam suatu

jaringan komputer, agar databasenya dapat dipergunakan secara

bersamaan oleh program aplikasinya di beberapa komputer yang

berlainan. Adanya karakteristik yang berbeda dengan aplikasi database

single user menyebabkan aplikasi database multi user memerlukan teknik

pemrograman yang khusus.

Ada beberapa pertimbangan utama yang diperlukan dalam mengelola

program multi user, yaitu :

- Pemakaian database

- Keamananan database

- Pembaruan database

- Penguncian database

- Kinerja aplikasi

a. Mengontrol Akses Pemakaian Database

Pemakaian database oleh banyak pemakai dari beberapa komputer

seringkali menimbulkan suatu permasalahan tersendiri, salah satunya

adalah “Bagaimana cara mengakses database yang ada di komputer

lain?”. Permasalahan ini dapat diatasi dengan proses Share dan

Mapping Directory pada lokasi database.

 161616

Secara umum batas larangan yang ditempatkan pada pemakaian

database adalah membukanya secara eksklusif. Hal ini untuk mencegah

pemakai atau program lain untuk mengakses suatu informasi pada suatu

database ketika file tersebut sedang digunakan. Namun perlu untuk

diperhatikan bahwa metode ini sangat membatasi, oleh sebab itu metode

ini harus digunakan dalam operasi yang mempengaruhi seluruh

database.

b. Penguncian Data

Salah satu bentuk penguncian database adalah mengolah pemakai atau

program lain yang mengakses tabel yang sedang digunakan. Proses

penguncian semacam ini harus diatur sedemikian rupa yaitu apakah

pengunciannya untuk suatu file database, satu tabel, satu record atau

bahkan per item data.

Pengaturan penggunaan database Microsoft Access untuk pemakaian

lebih dari satu user yang banyak diterapkan adalah skema penguncian

database (database locking schema) yang terdiri dari tiga level yaitu :

1) Database Locking

Pada level ini hanya diijinkan penggunaan database oleh seorang

user saja pada setiap saat. Locking jenis ini baik dilakukan jika

program aplikasi akan mempergunakan object database Microsoft

Access yang saling berelasi (seperti tabel, query, index dan relasi)

pada waktu yang bersamaan.

2) Table Locking
 171717

Pada level ini hanya diijinkan penggunaan tabel oleh seorang user

saja pada setiap saat. Locking ini baik dilakukan jika program aplikasi

akan menggunakan beberapa record dalam sebuah tabel.

3) Page Locking

Pada level ini hanya diijinkan penggunaan sekelompok record di

dalam tabel oleh seorang user saja pada setiap saat. Level ini

merupakan level renedah dan ditangani secara otomatis Microsoft Jet

Database Engine.

2.2.9 Microsoft Visual Basic 6.0

Beberapa aplikasi (project) MS-Visual Basic 6.0:

a. Form : Window/jendela dimana akan digunakan untuk user

interface atau tampilan

b. Kontrol/Control : Tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada

form untuk membuat interaksi dengan pemakai (text box, label, scroll bar,

command button, dll).

c. Properties : Nilai/karakteristik yang dimiliki oleh sebuah objek

Visual Basic. Contoh : Name, Size, Color, Position dan Text. Visual Basic

menerapkan properti default/standar. Properti dapat dirubah saat

mendesain program atau run time/ketika program dijalankan.

 181818

d. Metode/Methods : Serangkaian perintah yang sudah tersedia

pada suatu objek yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus.

e. Prosedur Kejadian/Event Procedure : Kode yang berhubungan

dengan suatu objek. Kode ini akan dieksekusi ketika ada respon dari

pemakai berupa event tertentu.

f. Prosedur Umum/General Procedure : Kode yang tak berhubungan

dengan suatu objek. Kode ini harus diminta oleh aplikasi.

g. Modul/Module : Kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variabel

dan definisi konstanta yang digunakan aplikasi

Menu Bar

Jendela
Toolbar Project
Standar

Jendela
Properties

Toolbox
(kontrol yang
digunakan Jendela Form (untuk interface atau
dalam latar belakang aplikasi)
 191919

Gambar 2.7 Tampilan Jendela Visual Basic 6.0

2.2.10 Microsoft Acces

Alternatif lain untuk menciptakan database adalah dengan

menggunakan aplikasi Microsoft Access. Microsoft acces merupakan paket

software database relasional yang memudahkan penggunanaya dalam

membuat dan mengelola database yang kompleks. Untuk keperluan tersebut,

maka jalankan atau panggil aplikasi Microsoft Access yang merupakan

kelompok Microsoft Office. Saat dipanggil pertama kali, akan ditampilkan

layar untuk proses pemuatan database. Klik Blank Database pada bagian

New yang terletak di sebelah kanan layar. Setelah itu akan ditampilkan kotak

dialog untuk memberi nama file database yang akan dibuat.

Objek-objek dalam acces antara lain:

a. Tables, berupa tabel kumpulan data yang merupakan

komponen utama dari sebuah database.

b. Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan

data yang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih.

c. Form, digunakan untuk memasukkan, mengedit dan

melihat data dalam tabel satu record saja.

d. Report, digunakan untuk menampilkan laporan hasil

analisis data dan meringkas informasi database dalam suatu format

khusus yang sesuai untuk percetakan.

 202020

e. Pages, digunakan untuk membuat halaman web (page)

berupa data acces page yang dapat ditempatkan di server sistem jaringan

internet atau intranet.

f. Macros, untuk mengotomatisasi perintah-perintah yang

sering digunakan dalam mengolah data.

g. Modulus, digunakan untuk perancangan berbagai modul

aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan.

Module ini berisi kode Visual Basic For Aplication yang ditulis untuk

menangani event (peristiwa) dalam acces.