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ENTIDAD CONTRATANTE
QUE MANEJA ESIGEF
SEPTIEMBRE 2016
Contenido
.......................................................................................................................................... 0
1. Presentación ............................................................................................................ 2
2. Fundamento Legal .................................................................................................. 2
2.1 Artículos relacionados de la LOSNCP ............................................................... 2
2.2 Artículos relacionados del RGLOSNCP ............................................................. 3
3. Descarga de aplicativo USHAY .............................................................................. 5
4. Registro de Datos de la Entidad Contratante en USHAY ................................ 12
4.1 Datos Generales ................................................................................................ 13
4.2 Dirección............................................................................................................. 14
4.3 Datos Autoridad ................................................................................................. 16
4.4 Datos Delegado .................................................................................................. 16
5. Plan Anual de Contratación ................................................................................ 20
5.1 Mecanismos para cargar las partidas presupuestarias ........................... 22
5.2 Crear PAC ........................................................................................................ 27
5.3 Generar PAC en Excel ....................................................................................... 39
5.4 Registro del Plan Anual de Contrataciones en archivo Excel .................... 42
5.5 Validar PAC ......................................................................................................... 52
6. Utilitarios USHAY PAC ........................................................................................... 54
7. Subir PAC al SOCE ................................................................................................. 55
8. Modificación al PAC .............................................................................................. 64
8.1 Creación y enlace de Certificaciones Futuras ............................................. 69
8.2 Consolidación de partidas presupuestarias/cuentas contables presentes
y certificaciones futuras ......................................................................................... 76
8.2.1 Instrucciones y Consideraciones para la Consolidación de varias
partidas o cuentas contables ................................................................................. 77
1
1. Presentación
El presente manual, tiene la finalidad de dar a conocer a las Entidades Contratantes
el funcionamiento del aplicativo USHAY en la elaboración del Plan Anual de
Contrataciones, y su enlace con el Sistema Oficial de Contratación del Estado
“SOCE”.
2. Fundamento Legal
2
2.2 Artículos relacionados del RGLOSNCP
Art. 25.- Del Plan Anual de Contratación.- Hasta el 15 de enero de cada año, la
máxima autoridad de cada entidad contratante o su delegado, aprobará y publicará
el Plan Anual de Contratación (PAC), el mismo que contendrá las obras, bienes o
servicios incluidos los de consultoría que se contratarán durante ese año, en función
de sus respectivas metas institucionales y de conformidad a lo dispuesto en el
artículo 22 de la Ley.
Art. 26.- Contenido del PAC.- El Plan Anual de Contratación estará vinculado con los
objetivos del Plan Nacional de Desarrollo o de los planes regionales, provinciales,
locales o institucionales y contendrá, por lo menos, la siguiente información:
3
3. El presupuesto estimativo de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar; y,
Para cubrir la totalidad del proyecto o para complementar una parte del mismo, se
admite la posibilidad de que se presenten propuestas de financiamiento otorgado por
los propios oferentes, o por inversionistas, organizaciones estatales, u organismos e
instituciones financieras o crediticias; situación que deberá constar de forma expresa
en los pliegos. En dicho caso, el financiamiento ofrecido será uno de los aspectos a
evaluar y calificar dentro de la determinación del mejor costo previsto en la Ley, de
acuerdo a los parámetros que se señalen en los pliegos.
4
La certificación incluirá la información relacionada con las partidas presupuestarias o
los fondos a los que se aplicará el gasto; y, se conferirá por medios electrónicos de
manera preferente, y de no ser esto posible, se emitirá por medios físicos.
Imagen 3.1
5
Imagen 3.2
Imagen 3.3
6
A continuación Abra o Guarde el archivo, para ello seleccione la acción, luego de clic
en el botón “Aceptar”. Imagen 3.4
Imagen 3.4
Imagen 3.5
7
El instalador se descarga comprimido, podrá descomprimirlo con un software
apropiado como por ejemplo winzip, winrar, etc. Recuerde que el software para
descomprimir archivos deberá estar instalado en su computador antes de que
proceda a abrir el archivo.
Una vez que descomprima el archivo, el instalador del aplicativo aparecerá como se
muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.6
Imagen 3.6
8
Imagen 3.7
Antes de instalar, es importante que conozca que el aplicativo USHAY funciona con
navegador Mozilla Firefox, y no requiere que esté conectado a internet. Desactive su
antivirus momentáneamente al instalar el aplicativo.
Para continuar con la instalación seleccione el idioma, una vez que realice la
selección de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 3.8
Imagen 3.8
9
Para empezar la instalación del USHAY de clic en el botón “Siguiente”, y así
prosiga con la instalación. Imagen 3.9
Imagen 3.9
Imagen 3.10
10
Revise ahora el icono del aplicativo USHAY, aparecerá en el escritorio del
computador, tal como se muestra en la siguiente imagen. Para abrir el USHAY,
de doble clic sobre el icono. Imagen 3.11
Imagen 3.11
Una vez que abra el aplicativo se cargará una pantalla como la que aparece a
continuación, no cierre la ventana, ya que a través de este servicio se abre el
aplicativo de forma automática. Imagen 3.12
Imagen 3.12
11
Imagen 3.13
Una vez que haya ingresado al aplicativo, de un clic en la sección “Datos Entidad
Contratante”. Imagen 4.1
Imagen 4.1
12
Al ingresar podrá observar los Datos generales que deberá registrar la Entidad
Contratante en el aplicativo antes de usar el módulo PAC, Pliegos o Calificación.
Imagen 4.2
Imagen 4.2
Antes de proceder con el registro de los datos es importante que tome en cuenta que las
secciones que cuenten con el símbolo asterisco (*) son de ingreso obligatorio.
13
Para cargar el archivo de clic en “Examinar”, seleccione el archivo y de clic en
Abrir. Revise a continuación un ejemplo del registro de los Datos Generales. Imagen
4.3
Imagen 4.3
Nota: Recuerde que todos los campos que se encuentran con asterisco (*) son de
ingreso obligatorio. En caso de no recordar lo que debe ingresar en cada campo,
4.2 Dirección
Provincia,
Cantón y
Parroquia,
14
Imagen 4.4
A continuación ingrese:
Imagen 4.5
15
4.3 Datos Autoridad
Imagen 4.6
En caso de que exista Delegación, de clic en la casilla y registre los siguientes datos.
16
Imagen 4.7
A continuación un ejemplo del registro de los Datos del Delegado. Imagen 4.8
Imagen 4.8
Una vez que haya registrado todos los datos de clic en “Guardar”. Imagen 4.9
Imagen 4.9
17
A continuación revise el mensaje que saldrá en la parte superior de la pantalla.
Imagen 4.10
Imagen 4.10
En caso de que haga falta registrar algún dato obligatorio, el aplicativo le indicará a
través del mencionado mensaje el error para que lo rectifique, una vez realizado el
cambio da clic nuevamente en “Guardar”. A continuación podrá observar datos que
fueron registrados por Entidad Contratante. Imagen 4.11
18
Imagen 4.11
19
Para regresar a la pantalla de inicio del aplicativo, de clic en el ícono “Inicio”,
mismo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Imagen 4.12
Imagen 4.12
Para ingresar al módulo Plan Anual de Contratación del aplicativo USHAY, de un clic
en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 5.1
Imagen 5.1
20
Para el registro del Plan Anual de Contratación primero deberá cargar las partidas
presupuestarias, para ello de clic en el botón “Partidas Presupuestarias”. Imagen
5.2
Imagen 5.2
Podrá cargar las partidas presupuestarias mediante una de las opciones que son:
“Subir partidas mediante un archivo en Excel” o “Descargar automáticamente las
partidas”. Imagen 5.3
Imagen 5.3
21
5.1 Mecanismos para cargar las partidas presupuestarias
Si selecciona la opción “Subir partidas desde un archivo en Excel”, de clic en dicha
opción. Imagen 5.4
Imagen 5.4
Imagen 5.5
22
Seleccione el ejercicio Fiscal, a continuación de clic en el botón “Examinar”. Imagen
5.6
Imagen 5.6
Imagen 5.7
23
Finalmente de clic en el botón “Subir Archivo”. Imagen 5.8
Imagen 5.8
Lea el mensaje que aparece a continuación, para continuar de clic en “ok”, caso
contrario clic en “Cancelar”. Imagen 5.9
24
Imagen 5.9
Otra de las opciones para cargar las partidas presupuestarias y elaborar el PAC en
USHAY es la de “Descargar automáticamente las partidas”. Imagen 5.10
Imagen 5.10
25
En la siguiente pantalla seleccione el Ejercicio Fiscal correspondiente, a continuación
ingrese nombre de usuario y clave con la que se registra en el SOCE. Luego clic en
el botón “Descargar”. Para usar esta opción obligatoriamente necesita de conexión a
internet, ya que USHAY descargará las partidas del SOCE. Imagen 5.11
Imagen 5.11
Una vez que se realice la descarga, el aplicativo mostrará un mensaje con el total de
registros subidos y con el total del presupuesto asignado. Para continuar de clic en
“ok”. Imagen 5.12
26
Imagen 5.12
Imagen 5.13
27
Imagen 5.14
Imagen 5.15
28
Imagen 5.16
29
Seleccione el Código CPC 9 del tipo de bien, obra, servicio o consultoría requerido
para la contratación, para ello de clic en “Buscar CPC”. Imagen 5.17
Imagen 5.17
Ahora, realice la búsqueda del código, ya sea por la palabra clave o por el número de
código CPC, para ello ingrese la palabra o número de CPC, luego de clic en el botón
“Buscar “.Imagen 5.18
30
Imagen 5.18
Imagen 5.19
31
Ahora seleccione el “Tipo de Compra”. Imagen 5.20
Imagen 5.20
Imagen 5.21
32
Si la contratación a realizar proviene de un fondo BID, de clic en el casillero, e
ingrese código de proyecto y código de operación. En caso de que no provenga de un
fondo BID deje vacío el casillero o quite la selección. Imagen 5.22
Imagen 5.22
Imagen 5.23
33
Imagen 5.24
Una vez que haya concluido el registro de todos los datos de clic en el botón
“Guardar”. Imagen 5.25
34
Imagen 5.25
Imagen 5.26
Para Editar o Eliminar la información registrada, de clic sobre uno de los íconos
siguientes, como se muestra a continuación. Imagen 5.27
35
Imagen 5.27
En caso de que existan más contrataciones con una misma partida, de clic
nuevamente en “Agregar”. Podrá ingresar varias contrataciones con la misma
partida, siempre y cuando no sobrepase el monto de la misma. Imagen 5.28
Imagen 5.28
36
Imagen 5.29
Para continuar con el registro de las contrataciones en la elaboración del PAC, dé clic
en el botón “Regresar”. Imagen 5.30
Imagen 5.30
Siga registrando las contrataciones en cada una de las partidas, tal como lo hizo en
pasos anteriores de este manual, si en el listado se encuentran partidas que no se
manejan con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación pública (ejemplo
Viáticos, sueldos), no las registre. También es importante que tome en cuenta que si
alguna partida tiene valor cero “0”, no podrá registrar contratación alguna. Imagen
5.31
37
Imagen 5.31
En caso de que requiera eliminar todo el PAC, de clic en la opción que se muestra a
continuación. Imagen 5.32
Imagen 5.32
38
Una vez que haya registrado todas las partidas diríjase a la opción “Validar PAC”.
Imagen 5.33
Imagen 5.33
Revise más adelante los pasos para realizar la Validación del PAC.
Esta opción tiene varias funcionalidades, ya que genera un archivo en Excel del PAC,
para ello de clic en “Generar PAC-Excel”. Imagen 5.34
39
Imagen 5.34
Imagen 5.35
Una vez que haya realizado la acción mencionada en el paso anterior, el archivo
Excel “pac_con_esigef.xls” se descargará de forma automática en la carpeta
“Descargas”. Imagen 5.36
40
Imagen 5.36
Imagen 5.37
41
Ahora un ejemplo de un Excel generado con algunos datos, lo que se hizo en este
ejemplo es descargar las partidas y llenar algunas contrataciones desde USHAY, luego
se procedió a descargarlo con la opción “Generar”. Imagen 5.38
Imagen 5.38
Como puede observar el archivo en Excel se puede generar vacío o con algunos datos,
el archivo en Excel permitirá que las Entidades Contratantes usen también esta
opción para registrar su planificación de contrataciones, esta es una opción y la otra
sería lo mencionado en pasos anteriores, que lo haga todo directamente desde
USHAY.
Si desea registrar el PAC desde el archivo de Excel genérelo desde el aplicativo USHAY
o también puede usar un archivo Excel publicado por el SERCOP. Para registrar los
datos debe seguir las siguientes instrucciones.
42
El formato en Excel no debe ser modificado, no agregar columnas ni filas ni
eliminarlas, empezar a llenar desde la fila número 6, no debe saltarse de las filas, no
agregar negrillas ni poner fórmulas, no cambie el formato de la hoja. Podrá agrandar
o disminuir filas o columnas o cambiar a formato texto las celdas, en eso no habrá
inconveniente.
43
Detalle del producto: En detalle del producto podrá ingresar la
descripción exacta de la contratación que va a realizar, procure no
ingresar símbolos ni tildes.
No. UNIDAD
1 KILOMETRO
2 UNIDAD
3 GALON
4 KILOGRAMO
5 METRO CUADRADO
6 LITRO
7 TONELADA
8 METRO CUBICO
9 PIES
10 BARRIL
11 CENTIMETRO CUADRADO
12 CENTIMETRO CUBICO
13 GRAMO
14 CENTIGRAMO
15 LIBRA
16 MILIMETRO
44
17 YARDA
18 PULGADA
19 MILIGRAMO
20 PAR
21 QUINTAL
22 METRO
23 CENTIMETRO
24 KILOMETRO CUADRADO
45
No. PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS REGIMEN COMUN
2 MENOR CUANTIA
3 LICITACION
4 COTIZACION
5 CATALOGO ELECTRONICO
6 INFIMA CUANTIA
7 FERIAS INCLUSIVAS
8 LISTA CORTA
9 CONTRATACION DIRECTA
10 CONCURSO PUBLICO
5 SECTORES ESTRATEGICOS
7 REPUESTOS O ACCESORIOS
46
13 ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES
15 SEGUROS
Una vez que haya registrado su PAC en el archivo de Excel, guárdelo, se recomienda
dejar el mismo nombre con el que se generó,” pac_con_esigef.xls”. En caso de poner
otro nombre, use el nombre “PAC”, no ponga símbolos ni signos de puntos o comas a
los nombres con los que guarda el archivo, el aplicativo no reconocerá este tipo de
datos, tenga en cuenta esta recomendación ya que puede ser por esta razón que no
cargue el archivo.
47
Si realizó el plan de contrataciones a través del archivo Excel “pac_con_esigef.xls”,
proceda ahora a subir el archivo para la validación en USHAY, para ello de clic en
“Subir PAC-Excel”. Imagen 5.39
Imagen 5.39
48
Imagen 5.40
Imagen 5.41
49
Una vez que haya realizado la acción mencionada en el paso anterior, podrá observar
en el mensaje que aparece en pantalla si el PAC subió exitosamente, para continuar
debe dar clic en “ok”. Imagen 5.42
Imagen 5.42
Imagen 5.43
50
Al leer el mensaje del ejemplo anterior, el aplicativo está indicando que existe un
error en una de las filas del archivo en Excel, para ser más específico indica que
existe error en la fila 40 donde la unidad de medida no existe. Una vez que revisó el
error y dio clic en aceptar, diríjase al archivo en Excel pac_con_esigef.xls que guardó
en su computador, ábralo y verifique el número de fila y la celda correspondiente al
mensaje de error. En la siguiente imagen podrá observar que en el campo UNIDAD de
medida está vacío y es por eso que no subió correctamente el PAC. Imagen 5.44
Imagen 5.44
Imagen 5.45
Una vez que haya guardado el cambio, vuelva a subir el archivo Excel en
USHAY. Recuerde que pueden existir varios errores, en este ejemplo existió
solo uno, en caso de que existan varios errores, realice todas las
rectificaciones correspondientes, no olvide guardar los cambios, y finalmente
intente volver a subir el archivo en USHAY hasta que el mensaje indique que
se ha subido correctamente el PAC.
51
5.5 Validar PAC
La opción Validar PAC, será utilizada para cuando haya realizado toda la elaboración
del PAC en USHAY, o si lo hizo desde el archivo en Excel pac_con_esigef.xls. Para
realizar esta acción de clic en “Validar PAC”. Para continuar con la Validación del
PAC, lea detenidamente el mensaje y para continuar de clic en el botón “ok”.
Imagen 5.46
Imagen 5.46
A continuación ingrese nombre de usuario y clave, estos datos son los mismos con los
que descargó las partidas presupuestarias, son los mismos datos con los que se
registra en el SOCE. Recuerde que debe contar con acceso a internet para que pueda
realizar esta acción. Una vez que ingrese los datos, de clic en “Aceptar”. Imagen
5.47
Imagen 5.47
52
Lea el mensaje que aparece a continuación y de clic en “Generar PAC”. Imagen 5.48
Imagen 5.48
Imagen 5.49
53
6. Utilitarios USHAY PAC
Al ingresar a este utilitario podrá obtener una vista previa en PDF del catálogo de
partidas cargadas en USHAY. Imagen 6.1
Imagen 6.1
Al ingresar a este utilitario podrá obtener una vista previa en PDF de todo el PAC
registrado hasta ese momento. Imagen 6.2
Imagen 6.2
Esta opción permitirá guardar el PAC en caso de que no lo haya concluido y desee
utilizarlo en otro computador o entregándolo a otro usuario para que lo finalice.
Recuerde que este archivo no es el que se sube en el SOCE. Imagen 6.3
Imagen 6.3
54
6.4 Subir PAC
Esta opción permitirá subir un archivo PAC cargado desde el mismo USHAY,
generalmente sirve para cuando usted requiere abrir su archivo PAC en otro
computador, o cuando requiere enviar el archivo para que lo concluyan otras
personas, con esta opción podrá realizar lo mencionado.Imagen 6.4
Imagen 6.4
Imagen 7.1
55
Ingrese Ruc, usuario y contraseña, luego de clic en “Entrar”. Imagen 7.2
Imagen 7.2
Imagen 7.3
56
Imagen 7.4
Una vez que ha seleccionado el año se abrirá una opción para subir el archivo
pac.zip, de clic en Examinar, localice el archivo y de clic en abrir. Imagen 7.5- Imagen
7.6
Imagen 7.5
57
Imagen 7.6
Imagen 7.7
Una vez que realice esta acción, podrá observar que el PAC ya ha sido cargado
exitosamente. Imagen 7.8
58
Imagen 7.8
Imagen 7.9
59
Imagen 7.10
Imagen 7.11
Imagen 7.12
60
En la pantalla a continuación podrá observar que se encuentran publicadas las
contrataciones registradas en el PAC USHAY. Revise el monto TOTAL, en caso de que
exista un valor diferente al registrado en el primer paso, podrá Regresar al paso 1 y
editar el Valor asignado para que cuadre con el valor registrado en este paso. Para
continuar con el registro de clic en el botón “Continuar”. Imagen 7.13
Imagen 7.13
61
El tercer paso de la publicación del PAC es el registro de la Resolución de Aprobación
del PAC, se recomienda escanear la resolución y subirla en archivo PDF, en todo caso
revise en la sección NOTA, los tipos de archivos en los que podrá subir el archivo de
la Resolución. El tamaño de cada archivo que cargue en esta sección podrá ser de
hasta 10MB.
Imagen 7.14
Imagen 7.15
62
Ingrese en la sección “Descripción” el nombre del documento que va a ser publicado,
finalmente de un clic en el botón “Subir”. Imagen 7.16
Imagen 7.16
Imagen 7.17
63
Para concluir con el registro del PAC de clic en “Finalizar”. Imagen 7.18
Imagen 7.18
8. Modificación al PAC
Para realizar modificaciones al PAC, ingrese al SOCE y diríjase luego al menú Entidad
Contratante-Plan Anual de Contrataciones- Ingresar/Actualizar PAC. De clic en la
opción “Editar”, tal como se muestra en la imagen a continuación.Imagen 8.1
Imagen 8.1
64
Diríjase al PASO 2, para ello de clic en el botón “Continuar”. Imagen 8.2
Imagen 8.2
Imagen 8.3
65
En la pantalla a continuación registre los Códigos de la partida presupuestaria
(Programa, Proyecto, Actividad, Renglón, Geográfico, Fuente, Organismo y
Correlativo). Imagen 8.5
Imagen 8.5
66
Para la selección del código CPC, de clic en el siguiente ícono. Imagen 8.6
Imagen 8.6
Una vez que haya ingresado todos los datos de clic en “Guardar”. Imagen 8.7
Imagen 8.7
Imagen 8.8
67
Ahora de clic en el botón “Regresar”, verifique que se encuentre registrada la
contratación. Imagen 8.9
Imagen 8.9
Imagen 8.10
Una vez que haya realizado todas las modificaciones correspondientes, diríjase al
final de la pantalla del PASO 2 y de clic en “Continuar”. Imagen 8.11
Imagen 8.11
68
En el siguiente PASO, suba la Resolución de Modificación al PAC, y para concluir con
el registro de la modificación, de clic en “Finalizar”. Imagen 8.12
Imagen 8.12
Es importante recordar que estos pasos los realizará cada vez que ingrese al SOCE a
realizar una modificación. Recuerde que la modificación no se realiza en USHAY, se lo
hace directamente en el SOCE.
69
Imagen 8.13
Imagen 8.14
70
Imagen 8.15
Imagen 8.16
71
Imagen 8.17
Imagen 8.18
En caso de que requiera Editar o Eliminar, use los iconos que se muestran en
pantalla. En caso de haya concluido con el registro, de clic en “Continuar”. Imagen
8.19
72
Imagen 8.19
Imagen 8.20
73
Imagen 8.21
Imagen 8.22
74
Ahora, diríjase al final de la pantalla del PASO 2, y de clic en el botón “Continuar”.
Imagen 8.23
Imagen 8.23
Imagen 8.24
75
Imagen 8.25
Con la finalidad de que las entidades contratantes puedan utilizar varias partidas
presupuestarias/cuentas contables para realizar determinado procedimiento de
contratación, el SERCOP ha desarrollado una funcionalidad que le permite al usuario
agrupar o consolidar varias partidas para la ejecución de determinado objeto de
contratación. Para ello el sistema le presenta las opciones en las que podrá realizar
estas acciones. Imagen 8.26
Imagen 8.26
76
8.2.1 Instrucciones y Consideraciones para la Consolidación de varias
partidas o cuentas contables
Para el caso en que las Entidades Contratantes requieren usar más de una partida
presupuestaria o cuenta contable para la ejecución del procedimiento de
contratación, utilizará la funcionalidad de CONSOLIDACIÓN de partidas
presupuestarias y cuentas contables.
77
A continuación, se detalla el procedimiento para consolidar las partidas o cuentas
contables en el sistema.
Imagen 8.27
78
Imagen 8.28
Imagen 8.29
79
Una vez realizada la selección de clic en el botón “Guardar”. Imagen 8.30
Imagen 8.30
Imagen 8.31
80
Imagen 8.32
Si los datos registrados para la consolidación son los correctos y los requeridos,
finalice el procedimiento, para ello de clic en el botón “Consolidar”. Imagen 8.33
Imagen 8.33
81
Imagen 8.34
Imagen 8.35
82
Imagen 8.36
83