VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Siclo vital

Etapas que atraviesan los documentos desde su creación hasta la disposición final.

Fases:

 Fase activa:

Archivo de tramite: es el encargado de recibir, clasificar y enviar los

documentos cotidianos.

 Fase semiactiva:

Archivos de concentración: responsable de la administración de

documentos y consulta no tan frecuentes.

Valoración primaria.

Se encarda de la identificación y determinar plazos y actividades de los

documentos.

Sus valores son:

 Administrativos.
 Legal.
 Fiscal.

Fase iniciativa.

Archivo histórico: tercera etapa del ciclo vital del documento recibe transferencias
del archivo central cuando ha culminado su vigencia.

Que es valoración secundaria.

Aquí se hace la identificación y aplicación de usos de los documentos en las

investigaciones científicas y sociales en todos sus campos como utilidad,
información de carácter permanente.

Sus valores son:

 Evidencial
 Testimonial
 Informativo

Ejemplos de documentos y disposición final.

1. Consentimiento informado: es una autorización que hacen los funcionarios

de la salud a un paciente para poder brindarle la atención adecuada y
procedimientos, este documento es obligatorio y se debe archivar en la
historia clínica.
 Disposición Final: 20 años contados a partir de la fecha de la última atención.
5 años en archivo de gestión de servicios de salud. 15 años en el archivo
central y permanecerá en el histórico.

2. Licitaciones.
Documentos de contratos realizados por las entidades en sus funciones son
de valor legal, fiscal, contable y administrativo.

Disposición final: su conservación es de 20 años y cumplido el tiempo de

retención se puede eliminar.

3. Informes a entes de control.

Estos contienen el seguimiento y evaluación de gestión de la entidad por
organismos de control y son de carácter misional.

Disposición final: se conservan como memoria institucional.

4. Ofertas.
Pertenecen l sector comercial y empresa privada.

Disposición final: Estarán 6 meses en el archivo de gestión y 2 años en el

central, luego pasan al archivo histórico solo las ofertas que son aceptadas
el resto se eliminaran.

5. Pedidos.
También comercial donde se define los productos adquiridos.

Disposición final: estos estarán un año en el archivo de gestión, luego 2 años

en el archivo central, luego pasarán al histórico, se digitaliza y se elimina el
papel.

6. Actas.
ES un documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y
que sirven de base o sustento para nuevas acciones, como puede ser para
la expedición de resoluciones, envió de circulares, oficios, etc.…

Disposición Final: estas estarán en el archivo de gestión durante un año en

proceso, luego de ser aprobadas pasarán a archivo central y estarán
durante 5 años, luego serán transferidas al archivo histórico donde
permanecerán y no serán eliminados.