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DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
de GESTIÓN DE ARCHIVOS
Ministerio Secretaría General de la Presidencia
DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS,
ARCHIVOS Y MUSEOS
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. Tabla de contenidos 3
2. Directrices generales 4
3. Gestión documental 5
4. Procedimientos en archivos locales 7
4.1. Organización documental 7
4.2. Traspaso de documentos (para aquellas reparticiones que posean un archivo central) 8
5. Procedimientos en archivo administrativo central del servicio 9
5.1. Consideraciones importantes del proceso de catalogación e instalación 9
5.2. Eliminación y disposición de documentos 10
5.3. Consideraciones para la eliminación de documentos 11
5.4. Consulta y préstamo de documentos 11
6. SITUACIONES ESPECIALES 12
6.1. Traslado de oficinas 12
6.2. Cese de funciones del personal 12
6.3. Documentos y/o archivos siniestrados 12
7. GLOSARIO 13
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS
Comisión de Probidad y Transparencia DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS,
ARCHIVOS Y MUSEOS
1. TABLA DE CONTENIDOS
En el marco de la Ley N° 20.285 sobre Acceso a la Información Pública, la Comisión de Probidad y Transparencia, dependiente del
Ministerio Secretaría General de la Presidencia, ha elaborado una Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión
de Archivos, cuyo objetivo es entregar herramientas para organizar y describir los archivos de documentos de los distintos organismos
de la Administración del Estado y facilitarles el cumplimiento de la nueva normativa. El desarrollo de este documento ha contado con el
apoyo de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, DIBAM.
Esta guía detalla los contenidos mínimos con que debe contar un manual de gestión de archivos y la idea es que cada servicio elabore
el suyo de acuerdo a su realidad particular. Las herramientas y consideraciones incluidas deben ser entendidas sólo como recomendaciones
a los servicios y organismos públicos para la gestión de sus archivos.
REVISIONES DE GUÍA
2. DIRECTRICES GENERALES
El manejo y proceder respecto a la documentación de una institución » Para hablar efectivamente de archivos, los documentos han de
contempla entre sus lineamientos básicos, lo siguiente: estar organizados y su información accesible para su uso, en
instalaciones adecuadas y bajo dirección de un funcionario de la
» Todos los documentos generados por funcionarios de un servicio misma repartición, nombrado especialmente para tal cometido, el
público en cumplimiento de sus funciones como tales y los cual se denomina habitualmente como “encargado de archivos”.
documentos generados por mandato del servicio a personas Esta persona puede tener a su cargo un equipo de apoyo en
naturales y jurídicas externas, se consideran parte integrante del aquellos casos en que el volumen de los documentos generados
patrimonio documental de dicho servicio. y administrados por el servicio así lo amerite.
» En el patrimonio documental del servicio están respaldadas sus Se debe tener presente que los documentos de carácter personal
políticas, responsabilidades legales y administrativas, así como su y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los
desarrollo y evolución institucional. En este sentido, todo documento institucionales.
tiene información y, consecuentemente, se hace necesario su control.
3. GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión documental es el conjunto de acciones asociadas al El ciclo de vida de un documento incluye cinco instancias
manejo y proceder respecto de la documentación que genera fundamentales:
una institución. Normalmente incluye una primera fase, cuando
los documentos están en proceso de tramitación, y una segunda » Unidad generadora del documento
fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las » Oficina encargada de la tramitación
tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase » Archivos locales o de oficina
son, propiamente, gestión de archivos. » Archivo administrativo central del servicio
» Archivo histórico
La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o
recepción del documento, y se extiende por todo el ciclo de vida
que tiene la documentación.
Archivo histórico
Conserva para la posteridad los documentos cuya información
resulta esencial para la investigación histórica. En el caso de la
documentación de los servicios y órganos de la administración
del Estado, el Archivo Nacional, por regla general, es el
depositario final de estos documentos.
4. PROCEDIMIENTOS
EN ARCHIVOS LOCALES
Los archivos locales de una institución, en tanto centros tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte
productores de información primaria, son la base de una eficiente de la estructura de un todo.
gestión documental. Consecuentemente se hace necesario
unificar los procedimientos de común aplicación, para lo cual se En el caso de la clasificación documental, ésta debe responder
recomiendan las siguientes prácticas: en primera instancia al organigrama institucional, y en segunda,
al tipo de documento (serie documental), trátese de oficios,
memorandos, egresos, entre otros.
1 Se entiende como archivo local el que se mantiene en la misma oficina en la cual se generó el documento y al interior de la misma repartición.
2 Generalmente la documentación técnica es aquella asociada a proyectos.
5. PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVO
ADMINISTRATIVO CENTRAL DEL SERVICIO
Para el caso que el servicio u organismo cuente con un archivo administrativo central, sin perjuicio de las políticas internas de
administrativo central, le corresponde a dicha unidad: cada organismo o servicio.
» Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores la correspondiente resolución7. Lo anterior, sin perjuicio de las
metálicos y otros. modalidades especiales contempladas en la ley8.
» La eventual eliminación de duplicados (siempre que esté el
original). a. Se distingue en dicha Circular aquella documentación no
» Verificar que la documentación se encuentre completa, oficial que ha perdido las condiciones que la hacían útil o
incluyendo los antecedentes. aprovechable por el servicio respectivo (Párrafos II N°3 y V), a
» Descripción del contenido de los documentos en una base de la cual se le aplica las prescripciones del Decreto N°577, de
datos. 11 de octubre 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonización
» Instalación de la documentación en archivadores en buen (hoy Ministerio de Bienes Nacionales).
estado o, idealmente, en carpetas.
» Proceder al empaste de las series documentales que deberán El mencionado Decreto señala en sus artículos 30, 31 y 32
ser enviadas al Archivo Nacional. que el material de desecho como el papel, cartulina, cartón,
» Identificación de empastes, carpetas y archivadores. tarjetas perforadas, celuloide y cualquier otro elemento en
» Almacenamiento de la documentación en cajas (excepto desuso o no aprovechable, será enajenado por el Ministerio
empastes), e identificación. citado, en representación del Fisco, mediante subasta pública
o privada, fijando al efecto las modalidades o condiciones más
favorables.
c. En cuanto a los documentos de la deuda pública, libros, 5. Tramitar una resolución que apruebe la eliminación, la que
documentos y cuentas aprobadas, documentos tributarios, debe estar acompañada por el inventario de la documentación
previsionales y situaciones especiales, las normas que rigen seleccionada para eliminar y el acta de eliminación
en este caso están contenidas en los artículos 14, 21 y 42 correspondiente.
de la Ley N° 10.336 Orgánica de la Contraloría General de la
6. El jefe del servicio debe firmar la resolución.
República, artículos 17 y 97 del Código Tributario, artículos 3 y
26 de la Ley N° 16.395, entre otros. 7. Proceder a la eliminación física de la documentación mediante
un mecanismo que garantice su total destrucción.
d. Sin perjuicio de las normas anteriores, la Contraloría General de
8. Hacer un acta que deje constancia de la eliminación. Se
la República sugiere, en su Oficio Circular N°28.704, algunas
recomienda incluir material visual (video/fotografía).
directrices sobre la documentación relativa al personal,
documentos del área operacional, documentos representativos
de obligaciones pendientes, documentos de fiscalía, entre
otros.
5.4. Consulta y préstamo de
5.3. Consideraciones para la documentos
eliminación de documentos El encargado del archivo administrativo central del servicio, para
efectos de respaldo y control de cualquier consulta y/o préstamo
de documentos, debe llevar un Registro de Consulta y/o Préstamo.
Para la eliminación de documentos, se recomienda considerar los
Cualquier usuario que realice una consulta debe completar este
siguientes aspectos:
registro en forma obligatoria.
1. Definir un cronograma de eliminación con cada una de las Como mínimo, este formulario debe indicar el documento que se
unidades que forman parte del servicio. está solicitando, quién lo solicita, fecha de la solicitud y fecha
de devolución. Una recomendación ineludible es que ningún
2. Según el cronograma, realizar un proceso de consulta y
documento original salga del depósito del Archivo. En caso
valoración de los documentos con las áreas involucradas en
contrario, es aconsejable que la solicitud sea firmada por quien
su generación, teniendo en cuenta la normativa legal y criterios
retira el documento.
institucionales, dependiendo del tema y la importancia que la
documentación puede haber adquirido con el transcurso del
tiempo.
3. Realizar un inventario de los documentos que serán
eliminados.
4. Hacer un Acta de Eliminación, donde se expongan los
procedimientos llevados a cabo. El acta debe ser firmada
por todos quienes participaron en el proceso de valoración y
selección.
6.
6.1. Traslado de oficinas
Situaciones especiales
confeccionar un acta de entrega o de traspaso de la documentación
asociada a la gestión del funcionario que se retira.
Ante la eventualidad del traslado de las dependencias del
servicio a otras instalaciones, o ante procesos de remodelación y En los casos de documentación correspondiente a procesos
reacondicionamiento de oficinas, es necesario proceder al traslado cerrados y que cumpla con las condiciones para su incorporación
y/o almacenamiento provisorio de la documentación, de manera al archivo, se debe proceder a su procesamiento para su traspaso
secuencial a la numeración de las unidades documentales, con correspondiente.
el propósito de mantener la organización de la documentación y
evitar pérdidas. 6.3. Documentos y/o archivos
En el caso de la documentación instalada en cajas de archivo, ésta siniestrados
se debe mantener almacenada, lo mismo que su orden secuencial.
Respecto a los documentos y/o archivos que por diversos
En estos casos, se sugiere la confección de un inventario de imprevistos, tales como inundaciones, anegamientos, incendios,
las unidades documentales existentes y su revisión, una vez terremotos, entre otros, queden inutilizados, se deberá proceder
instaladas en las nuevas dependencias. a su disposición a través de los mecanismos correspondientes,
por tratarse de material de desecho y a fin de evitar su mal uso y
otros eventuales efectos nocivos para la salud.
6.2. Cese de funciones del
personal Sobre el particular, la misma Contraloría General de la República10
ha señalado que tales circunstancias son imprevistos imposibles
Ante el cese de funciones de un funcionario del Servicio, se debe de resistir y constituyen un caso fortuito o fuerza mayor, regulado
en el Código Civil.
7.
Archivo
GLOSARIO
Conservación de documentos
Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el Conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar, por
ejercicio de sus funciones por las personas naturales o jurídicas, una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones
sean esta públicas o privadas. físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos
cuando la alteración se ha producido.
Dependiendo de su valoración o consulta, los archivos pueden ser
de tres tipos: Documentos11
» Archivos locales (archivo de oficina): con documentación Todo escrito, correspondencia, memorándum, plano, mapa, dibujo,
de consulta diaria o frecuente. diagrama, documento gráfico, fotografía, microforma, grabación
» Archivo Intermedio (archivo administrativo central): con sonora, video, dispositivo susceptible de ser leído mediante la
documentación de consulta media o baja. utilización de sistemas mecánicos electrónicos o computacionales
» Archivo Histórico: con documentación de interés para la y, en general, todo soporte material que contenga información,
investigación histórica. cualquiera sea su forma física o características, así como las
copias de aquellos.
Clasificación-Ordenamiento
Identificación y ordenación de documentos de acuerdo a categorías Documentos oficiales
y características formales y de contenido, tendientes a generar La jurisprudencia administrativa ha considerado como sinónimos
una adecuada organización de las unidades documentales. los términos “documentación oficial” e “instrumentos públicos o
auténticos”12.
Serie documental
Conjunto de documentos específicamente organizados que se
mantienen y usan juntos, como un sistema, en el organismo
generador. Por ejemplo, la serie “Expedientes de personal”.
Soporte
Elemento físico en el que se contiene o soporta la información
registrada, por ejemplo, papel, cintas magnéticas, disco compacto
y otros.
Traspaso de documentación
Corresponde al traslado, desde una dependencia a otra, e incluso
a una instancia externa, de un cierto cúmulo de documentos,
respecto de los cuales el servicio mantiene su dominio y tutela.