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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN

DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
de GESTIÓN DE ARCHIVOS
Ministerio Secretaría General de la Presidencia

DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS,
ARCHIVOS Y MUSEOS
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. Tabla de contenidos 3
2. Directrices generales 4
3. Gestión documental 5
4. Procedimientos en archivos locales 7
4.1. Organización documental 7
4.2. Traspaso de documentos (para aquellas reparticiones que posean un archivo central) 8
5. Procedimientos en archivo administrativo central del servicio 9
5.1. Consideraciones importantes del proceso de catalogación e instalación 9
5.2. Eliminación y disposición de documentos 10
5.3. Consideraciones para la eliminación de documentos 11
5.4. Consulta y préstamo de documentos 11
6. SITUACIONES ESPECIALES 12
6.1. Traslado de oficinas 12
6.2. Cese de funciones del personal 12
6.3. Documentos y/o archivos siniestrados 12
7. GLOSARIO 13
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1. TABLA DE CONTENIDOS
En el marco de la Ley N° 20.285 sobre Acceso a la Información Pública, la Comisión de Probidad y Transparencia, dependiente del
Ministerio Secretaría General de la Presidencia, ha elaborado una Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión
de Archivos, cuyo objetivo es entregar herramientas para organizar y describir los archivos de documentos de los distintos organismos
de la Administración del Estado y facilitarles el cumplimiento de la nueva normativa. El desarrollo de este documento ha contado con el
apoyo de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, DIBAM.

Esta guía detalla los contenidos mínimos con que debe contar un manual de gestión de archivos y la idea es que cada servicio elabore
el suyo de acuerdo a su realidad particular. Las herramientas y consideraciones incluidas deben ser entendidas sólo como recomendaciones
a los servicios y organismos públicos para la gestión de sus archivos.

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Nº REVISIÓN FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN PÁGINA ELABORADA O MODIFICADA

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2. DIRECTRICES GENERALES
El manejo y proceder respecto a la documentación de una institución » Para hablar efectivamente de archivos, los documentos han de
contempla entre sus lineamientos básicos, lo siguiente: estar organizados y su información accesible para su uso, en
instalaciones adecuadas y bajo dirección de un funcionario de la
» Todos los documentos generados por funcionarios de un servicio misma repartición, nombrado especialmente para tal cometido, el
público en cumplimiento de sus funciones como tales y los cual se denomina habitualmente como “encargado de archivos”.
documentos generados por mandato del servicio a personas Esta persona puede tener a su cargo un equipo de apoyo en
naturales y jurídicas externas, se consideran parte integrante del aquellos casos en que el volumen de los documentos generados
patrimonio documental de dicho servicio. y administrados por el servicio así lo amerite.

» En el patrimonio documental del servicio están respaldadas sus Se debe tener presente que los documentos de carácter personal
políticas, responsabilidades legales y administrativas, así como su y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los
desarrollo y evolución institucional. En este sentido, todo documento institucionales.
tiene información y, consecuentemente, se hace necesario su control.

» Los documentos de una institución son únicos, en tanto cada


trámite es producto de una acción administrativa. El hecho de ser
únicos y constituir una fuente primaria de información y prueba
jurídica de ello, demanda cuidados especiales de conservación.

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3. GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión documental es el conjunto de acciones asociadas al El ciclo de vida de un documento incluye cinco instancias
manejo y proceder respecto de la documentación que genera fundamentales:
una institución. Normalmente incluye una primera fase, cuando
los documentos están en proceso de tramitación, y una segunda » Unidad generadora del documento
fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las » Oficina encargada de la tramitación
tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase » Archivos locales o de oficina
son, propiamente, gestión de archivos. » Archivo administrativo central del servicio
» Archivo histórico
La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o
recepción del documento, y se extiende por todo el ciclo de vida
que tiene la documentación.

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Ciclo de vida de un documento


Unidades generadoras
(dependencias u oficinas del servicio)
Son las instancias administrativas que generan un documento.

Oficina encargada de la tramitación


Es la instancia que valida la recepción y emisión oficial de la
documentación de la institución. Entre sus funciones figura el
control del flujo documental.

Archivos locales o de oficina


Es el conjunto de documentos que se conserva en las oficinas de
la institución. Debieran estar integrados sólo por documentos que
generan un alto nivel de consultas por parte de los funcionarios
que trabajan en la oficina.

Es importante comprender que estos documentos no son


archivos personales, es decir, propiedad de él o los funcionarios
que trabajan en la oficina correspondiente, sino que pertenecen
a la institución y, como tales, deben estar sujetos a la normativa
que la institución establezca respecto de su gestión y control.

Archivo administrativo central del servicio


(para aquellos servicios en que exista)
Es la oficina o unidad que reúne toda la documentación de consulta
de nivel medio y bajo. Entre las funciones que habitualmente se
les asignan administrativamente se encuentra el participar en
la clasificación, valoración y selección de la documentación, así
como realizar su catalogación, instalación, conservación, envío
al archivo histórico y atención de su consulta, entre otras.

Archivo histórico
Conserva para la posteridad los documentos cuya información
resulta esencial para la investigación histórica. En el caso de la
documentación de los servicios y órganos de la administración
del Estado, el Archivo Nacional, por regla general, es el
depositario final de estos documentos.

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4. PROCEDIMIENTOS
EN ARCHIVOS LOCALES
Los archivos locales de una institución, en tanto centros tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte
productores de información primaria, son la base de una eficiente de la estructura de un todo.
gestión documental. Consecuentemente se hace necesario
unificar los procedimientos de común aplicación, para lo cual se En el caso de la clasificación documental, ésta debe responder
recomiendan las siguientes prácticas: en primera instancia al organigrama institucional, y en segunda,
al tipo de documento (serie documental), trátese de oficios,
memorandos, egresos, entre otros.

4.1. Organización documental » Ordenación:


Ordenar es el segundo procedimiento que debe aplicarse a los
Es recomendable que en los diversos órganos y servicios se documentos. Es la acción de reunir los documentos de una serie
designe a un funcionario encargado de la gestión de archivos, documental, relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una
con el fin de mantener organizada la documentación que se unidad-orden establecida previamente.
conserva en su propia oficina.
Cada serie de documentos tendrá su propio criterio de
Para lo anterior, existen dos operaciones básicas que permiten ordenamiento, según sea su contenido.
organizar la documentación: clasificación y ordenación.
Normalmente, los criterios de ordenamiento son de orden
» Clasificación: cronológico, alfabético, geográfico y numérico.
En su sentido más simple, clasificar es dividir o separar un
conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de

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4.2. Traspaso de documentos


(para aquellas reparticiones que posean un
archivo central)
Para el caso de aquellos organismos que dispongan de un archivo se especifique la unidad y el funcionario que está haciendo dicha
central distinto del archivo local1, se sugiere que periódicamente tarea, el inventario de los documentos que están siendo remitidos
los archivos locales remitan su documentación a dicho archivo (serie documental y período), la fecha del traspaso y el funcionario
administrativo central del servicio. La periodicidad del traspaso responsable del archivo administrativo central que recibe la
variará según el nivel de consulta que tienen los documentos, documentación.
definiéndose el correspondiente cronograma. Para aquellas
reparticiones que no tengan definido un procedimiento al respecto,
se recomienda seguir las siguientes pautas generales:

» Documentación administrativa y contable, se remite al


comienzo del segundo año calendario de haber sido generada.
Por ejemplo, la correspondencia enviada del año 2006 se
traspasa a comienzos del año 2008; la del 2007, a comienzos
del año 2009.

» Documentación técnica 2, se remite a partir del segundo


año calendario de haber finalizado la ejecución de los
proyectos. En estos casos, la documentación que forma parte
del expediente de un proyecto debe ser mantenida en el archivo
local, bajo el resguardo y control del funcionario a cargo, hasta
que el proyecto esté finalizado. Sólo entonces, es traspasable
al archivo administrativo central del servicio.

Una vez traspasado el documento al archivo administrativo


central es de responsabilidad de este último la conservación y la
disponibilidad para su consulta.

Por lo anterior, y con el objetivo de tener un adecuado control de


los traspasos de documentación, se recomienda que el archivo
administrativo central disponga de una Ficha de Traspaso, donde

1 Se entiende como archivo local el que se mantiene en la misma oficina en la cual se generó el documento y al interior de la misma repartición.
2 Generalmente la documentación técnica es aquella asociada a proyectos.

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5. PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVO
ADMINISTRATIVO CENTRAL DEL SERVICIO

Para el caso que el servicio u organismo cuente con un archivo administrativo central, sin perjuicio de las políticas internas de
administrativo central, le corresponde a dicha unidad: cada organismo o servicio.

» Recibir periódicamente documentación proveniente de los


archivos locales.
» Realizar su catalogación, identificación e instalación física en el 5.1. Consideraciones importantes
depósito del archivo.
» Mantener la documentación y el depósito de archivo en buen
del proceso de catalogación e
estado. instalación
» Satisfacer las consultas de información que las unidades
realicen. Al traspasar la documentación desde los archivos locales al archivo
administrativo central del servicio, es importante considerar las
Habitualmente las acciones referidas al cumplimiento de las siguientes acciones:
obligaciones impuestas por el Decreto con Fuerza de Ley N° 5.200
del año 19293, sobre el envío de documentos al Archivo Nacional, » Limpieza de las unidades documentales.
y las normas sobre disposición y eliminación de documentos » Retiro de notas y materiales que formen parte de la
contenidas en el Oficio Circular N° 28.7044 de la Contraloría documentación.
General de la República, le son delegadas también al archivo

3 Ver link: http://www.bcn.cl/leyes/129136


4 Ver link: http://www.dibam.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704.pdf

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» Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores la correspondiente resolución7. Lo anterior, sin perjuicio de las
metálicos y otros. modalidades especiales contempladas en la ley8.
» La eventual eliminación de duplicados (siempre que esté el
original). a. Se distingue en dicha Circular aquella documentación no
» Verificar que la documentación se encuentre completa, oficial que ha perdido las condiciones que la hacían útil o
incluyendo los antecedentes. aprovechable por el servicio respectivo (Párrafos II N°3 y V), a
» Descripción del contenido de los documentos en una base de la cual se le aplica las prescripciones del Decreto N°577, de
datos. 11 de octubre 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonización
» Instalación de la documentación en archivadores en buen (hoy Ministerio de Bienes Nacionales).
estado o, idealmente, en carpetas.
» Proceder al empaste de las series documentales que deberán El mencionado Decreto señala en sus artículos 30, 31 y 32
ser enviadas al Archivo Nacional. que el material de desecho como el papel, cartulina, cartón,
» Identificación de empastes, carpetas y archivadores. tarjetas perforadas, celuloide y cualquier otro elemento en
» Almacenamiento de la documentación en cajas (excepto desuso o no aprovechable, será enajenado por el Ministerio
empastes), e identificación. citado, en representación del Fisco, mediante subasta pública
o privada, fijando al efecto las modalidades o condiciones más
favorables.

5.2. Eliminación y disposición En caso calificado, la Seremi respectiva podrá autorizar la


venta directa del material de desecho, o bien su destrucción
de documentos o incineración.
La eliminación de documentos es el procedimiento mediante Ante cualquier duda, corresponde a dicho Ministerio determinar
el cual se determina y ejecuta la destrucción física de la si el material reúne las condiciones antes mencionadas.
documentación de un archivo, un proceso que sólo puede llevarse
a cabo tras el correspondiente análisis de las características En este punto cabe recordar que el artículo 13 del Decreto Ley
históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la N° 2.341, del 7 de octubre de 1978, autorizó a los Servicios de
documentación, y dejando un registro del material eliminado5. la Administración Pública para enajenar directamente el papel
de desecho y archivos en desuso, señalando que el producto
Las principales disposiciones legales e indicaciones asociadas al de tales enajenaciones tendrá el carácter de ingresos propios
proceso de eliminación de documentos están contenidas en el del servicio respectivo9.
Oficio Circular N° 28.704 (1981)6 de la Contraloría General de la
República. Dicha norma señala que la autorización para eliminar b. En cuanto a la documentación oficial de los órganos o servicios
documentos de los órganos de la Administración del Estado debe públicos, y de conformidad a lo dispuesto en el artículo 14 del
darla, por regla general, el Presidente de la República, en su Decreto con Fuerza de Ley N°5.200, debe ingresar al Archivo
calidad de Jefe de Estado, y en el caso de los órganos que gozan Nacional cuando haya cumplido 5 años de antigüedad, no
de autonomía administrativa, procede que dicha autorización procediendo su destrucción o disposición.
la confiera la respectiva Jefatura Superior, dictándose para ello

5 Circular N° 051 de 2009 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos.


6 Ver link: http://www.dibam.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704.pdf
7 Dictamen N°15.231/96 C.G.R
8 Ejemplo de ello es el artículo 6 del DL N°2859/79, Ley Orgánica de Gendarmería de Chile, que autoriza al Director Nacional para tal fin (aplica Dictamen N°1908/92 C.G.R.) y el artículo 17 del DFL N°830/80, Ley Orgánica
del Servicio de Impuestos Internos, que radica en el Secretario General tal facultad.
9 Sobre el particular, ver el N°2 del Oficio Circular N°4.369/87 de Servicio de Impuestos Internos.

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c. En cuanto a los documentos de la deuda pública, libros, 5. Tramitar una resolución que apruebe la eliminación, la que
documentos y cuentas aprobadas, documentos tributarios, debe estar acompañada por el inventario de la documentación
previsionales y situaciones especiales, las normas que rigen seleccionada para eliminar y el acta de eliminación
en este caso están contenidas en los artículos 14, 21 y 42 correspondiente.
de la Ley N° 10.336 Orgánica de la Contraloría General de la
6. El jefe del servicio debe firmar la resolución.
República, artículos 17 y 97 del Código Tributario, artículos 3 y
26 de la Ley N° 16.395, entre otros. 7. Proceder a la eliminación física de la documentación mediante
un mecanismo que garantice su total destrucción.
d. Sin perjuicio de las normas anteriores, la Contraloría General de
8. Hacer un acta que deje constancia de la eliminación. Se
la República sugiere, en su Oficio Circular N°28.704, algunas
recomienda incluir material visual (video/fotografía).
directrices sobre la documentación relativa al personal,
documentos del área operacional, documentos representativos
de obligaciones pendientes, documentos de fiscalía, entre
otros.
5.4. Consulta y préstamo de
5.3. Consideraciones para la documentos
eliminación de documentos El encargado del archivo administrativo central del servicio, para
efectos de respaldo y control de cualquier consulta y/o préstamo
de documentos, debe llevar un Registro de Consulta y/o Préstamo.
Para la eliminación de documentos, se recomienda considerar los
Cualquier usuario que realice una consulta debe completar este
siguientes aspectos:
registro en forma obligatoria.

1. Definir un cronograma de eliminación con cada una de las Como mínimo, este formulario debe indicar el documento que se
unidades que forman parte del servicio. está solicitando, quién lo solicita, fecha de la solicitud y fecha
de devolución. Una recomendación ineludible es que ningún
2. Según el cronograma, realizar un proceso de consulta y
documento original salga del depósito del Archivo. En caso
valoración de los documentos con las áreas involucradas en
contrario, es aconsejable que la solicitud sea firmada por quien
su generación, teniendo en cuenta la normativa legal y criterios
retira el documento.
institucionales, dependiendo del tema y la importancia que la
documentación puede haber adquirido con el transcurso del
tiempo.
3. Realizar un inventario de los documentos que serán
eliminados.
4. Hacer un Acta de Eliminación, donde se expongan los
procedimientos llevados a cabo. El acta debe ser firmada
por todos quienes participaron en el proceso de valoración y
selección.

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6.
6.1. Traslado de oficinas
Situaciones especiales
confeccionar un acta de entrega o de traspaso de la documentación
asociada a la gestión del funcionario que se retira.
Ante la eventualidad del traslado de las dependencias del
servicio a otras instalaciones, o ante procesos de remodelación y En los casos de documentación correspondiente a procesos
reacondicionamiento de oficinas, es necesario proceder al traslado cerrados y que cumpla con las condiciones para su incorporación
y/o almacenamiento provisorio de la documentación, de manera al archivo, se debe proceder a su procesamiento para su traspaso
secuencial a la numeración de las unidades documentales, con correspondiente.
el propósito de mantener la organización de la documentación y
evitar pérdidas. 6.3. Documentos y/o archivos
En el caso de la documentación instalada en cajas de archivo, ésta siniestrados
se debe mantener almacenada, lo mismo que su orden secuencial.
Respecto a los documentos y/o archivos que por diversos
En estos casos, se sugiere la confección de un inventario de imprevistos, tales como inundaciones, anegamientos, incendios,
las unidades documentales existentes y su revisión, una vez terremotos, entre otros, queden inutilizados, se deberá proceder
instaladas en las nuevas dependencias. a su disposición a través de los mecanismos correspondientes,
por tratarse de material de desecho y a fin de evitar su mal uso y
otros eventuales efectos nocivos para la salud.
6.2. Cese de funciones del
personal Sobre el particular, la misma Contraloría General de la República10
ha señalado que tales circunstancias son imprevistos imposibles
Ante el cese de funciones de un funcionario del Servicio, se debe de resistir y constituyen un caso fortuito o fuerza mayor, regulado
en el Código Civil.

10 Ver dictamen N° 39.565 de 2007

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7.
Archivo
GLOSARIO
Conservación de documentos
Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el Conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar, por
ejercicio de sus funciones por las personas naturales o jurídicas, una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones
sean esta públicas o privadas. físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos
cuando la alteración se ha producido.
Dependiendo de su valoración o consulta, los archivos pueden ser
de tres tipos: Documentos11
» Archivos locales (archivo de oficina): con documentación Todo escrito, correspondencia, memorándum, plano, mapa, dibujo,
de consulta diaria o frecuente. diagrama, documento gráfico, fotografía, microforma, grabación
» Archivo Intermedio (archivo administrativo central): con sonora, video, dispositivo susceptible de ser leído mediante la
documentación de consulta media o baja. utilización de sistemas mecánicos electrónicos o computacionales
» Archivo Histórico: con documentación de interés para la y, en general, todo soporte material que contenga información,
investigación histórica. cualquiera sea su forma física o características, así como las
copias de aquellos.
Clasificación-Ordenamiento
Identificación y ordenación de documentos de acuerdo a categorías Documentos oficiales
y características formales y de contenido, tendientes a generar La jurisprudencia administrativa ha considerado como sinónimos
una adecuada organización de las unidades documentales. los términos “documentación oficial” e “instrumentos públicos o
auténticos”12.

11 Artículo 3° letra e) del reglamento de la ley N° 20.285.


12 Dictamen N° 3191/04 y Dictamen N° 2921/87 de la Contraloría General de la República.

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Documentos no oficiales Valoración documental


Que no cumplen con los requisitos de los documentos oficiales13. Conjunto de acciones tendientes a calificar intelectual y
técnicamente las cualidades, servicios y contenidos de la
Fondo documental información de las unidades documentales.
Conjunto de documentos de cualquier formato o soporte,
producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una Valores de la documentación
persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las Conjunto de atributos que poseen los contenidos y formalidades
actividades de ese productor. de los documentos. Estos valores pueden ser:
1. Primarios o inmediatos: Administrativo, Legal, Contable, Fiscal.
Organización 2. Secundarios o permanentes: Informativos e Históricos.
Proceso mediante el cual se debe estructurar internamente el
material de un archivo o fondo documental, para lo cual se debe
clasificar y ordenar la documentación.

Serie documental
Conjunto de documentos específicamente organizados que se
mantienen y usan juntos, como un sistema, en el organismo
generador. Por ejemplo, la serie “Expedientes de personal”.

Soporte
Elemento físico en el que se contiene o soporta la información
registrada, por ejemplo, papel, cintas magnéticas, disco compacto
y otros.

Traspaso de documentación
Corresponde al traslado, desde una dependencia a otra, e incluso
a una instancia externa, de un cierto cúmulo de documentos,
respecto de los cuales el servicio mantiene su dominio y tutela.

13 Dictamen N° 3191/04 de la Contraloría General de la República

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