USO DE TECNOLOGIA DE INFORMACION PARA LA

COORDINACION Y EL CONTROL

Este capítulo inicia considerando los sistemas de tecnología de la

información aplicada a las operaciones organizacionales y después
examina la forma en que se utiliza dicha tecnología para la toma de
decisiones y el control de la organización.
En las siguientes secciones se consideran la forma en que la tecnología de
información puede añadir un valor estratégico mediante la utilización de
aplicaciones de coordinación interna, como las intranets, la planeación de
recursos empresariales y los sistemas de administración del conocimiento,
así como de las aplicaciones para la coordinación y la colaboración
externas, como las extranets, los sistemas de relaciones con el cliente, e –
business y la empresa integrada. La última sección del capítulo presenta
una perspectiva general de la forma en que la tecnología de la
información afecta el diseño organizacional y las relaciones
interorganizacionales.

Información para la toma de decisiones y el control

Los sistemas de información gerencial, incluidos los de reporte de la
información, los de apoyo a las decisiones y los de información ejecutiva,
facilitan una toma de decisiones rápida y efectiva. Estos sistemas
informativos son:

Para la toma de decisiones:

 SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL: (MIS por sus siglas en inglés) es un
sistema basado en la computadora que proporciona información y apoyo
para la toma de decisiones gerenciales. Este sistema está respaldado por
los sistemas de procesamiento de transacciones de la organización y por
las bases de datos organizacionales y externas. El sistema de reporte de la
información, la forma más común del MIS, proporciona a los gerentes de
nivel medio reportes que resumen los datos y apoyan la toma de
decisiones cotidiana.

 SISTEMAS DE INFORMACIÓN EJECUTIVA: (EIS, por sus siglas en Inglés) es un

nivel más alto de aplicación que facilita la toma de decisiones en los
niveles más altos de la gerencia. Estos sistemas se basan en un software
que puede convertir grandes cantidades de datos complejos en la
información pertinente y proporcionarla a los gerentes en el nivel superior
de forma oportuna.
 SISTEMAS DE APOYO DE LAS DECISIONES: (DSS, por sus siglas en inglés),
proporciona beneficios específicos a los gerentes en todos los niveles de la
organización. Esos sistemas interactivos basados en la computadora
dependen de modelos de decisión y de bases de datos integradas.
Utilizando el software de apoyo de decisiones, los usuarios pueden plantear
una serie de preguntas de qué sucederá si, para poner a prueba las
posibles alternativas. Con base en los supuestos utilizados en el software, o
especificados por el usuario, los gerentes pueden explorar varias
alternativas y obtener una información que los ayude a elegir la alternativa
que quizá tendrá el mejor resultado.

Para el control:

 SISTEMAS DE CONTROL DE RETRO – ALIMENTACIÓN: Los sistemas de control

eficaces implican el uso de la retroalimentación a fin de determinar si el
desempeño organizacional cumple con los estándares establecidos que
ayuden a la organización a alcanzar sus metas. El ciclo de control incluye
el establecimiento de metas estratégicas para los departamentos o para la
organización como un todo, el establecimiento de métricas y estándares
del desempeño, la comparación de las métricas del desempeño real con
los estándares y la corrección o el cambio de las actividades según sea
necesario. El control de la retroalimentación ayuda a los gerentes a hacer
ajustes necesarios en las actividades de trabajo, los estándares de
desempeño o las metas, con el fin de ayudar a la organización a tener
éxito.

 BALANCED SCORECARD

 SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO: se definen ampliamente como las

rutinas formales, los reportes y los procedimientos que utilizan la información
para mantener o alterar los patrones en las actividades organizacionales.
Estos sistemas de control de la retroalimentación incluyen las actividades
basadas en la información formalizada para la planeación, el cálculo del
presupuesto, la evaluación del desempeño, la asignación de recursos y las
recompensas de os empleados.

Los gerentes consideran tanto el control de la organización en general

como el control de los departamentos, los equipos y las personas. El control
también es un aspecto importante en el nivel operativo más bajo, donde
 los gerentes de departamento y los supervisores se enfocan en el
desempeño de los equipos y de los empleados en lo individual.

- Nivel Organizacional: BALANCED SCORECARD: Es un sistema de control

administrativo muy completo que equilibra las medidas financieras
tradicionales con las medidas operativas relacionadas con los factores
críticos de éxito de una empresa.

- Nivel Departamental: CONTROL DEL COMPORTAMIENTO FRENTE A CONTROL

DEL RESULTADO: Se basa en la observación por parte del gerente de las
acciones de los empleados, para ver si la persona sigue los procedimientos
deseados y desempeña las tareas como se lo indicaron.

ADICION DE VALOR ESTRATEGICO

Las principales aplicaciones de la tecnología de la información para la

coordinación interna son las intranets, las herramientas Web 2.0, los
sistemas de administración del conocimiento y la planeación de los
recursos empresariales (ERP).

1. Fortalecimiento de la Coordinación Interna

Las principales aplicaciones de la tecnología de la información para la

coordinación interna son:

 INTRANETS: La creación de redes o networking, que vincula a las personas y

los departamentos dentro de un edificio particular o con las oficinas
corporativas, permitiéndoles compartir información y cooperar en
proyectos, se ha convertido en una importante herramienta.

 HERRMIENTAS WEB 2.0: los servicios web se refieren a una variedad de

software que les facilita a las personas intercambiar información y hacer
operaciones de negocios a través de internet.

 ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO: es una nueva forma de pensar

acerca de organizar y compartir los recursos intelectuales y creativos de
una organización.

 PLANEACION DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES (ERP): estos sistemas

recaban, procesan y proporcionan información acerca de todas las
 iniciativas de una empresa, como procesamiento de pedidos, diseños de
productos, compras, inventario, manufactura, etc.

2. Fortalecimiento de la Coordinación Externa

Una extranet es un sistema de comunicación externa que utiliza internet y

se comparte entre dos o más organizaciones. Cada organización mueve
ciertos datos fuera de su intranet privada, pero pone los datos sólo a
disposición de las otras empresas que comparten la extranet.

 La Empresa Integrada
Es una organización que utiliza tecnología de la información avanzada
para permitir una estrecha coordinación dentro de la empresa, así como
proveedores, clientes y socios.

a. Enlaces de la Información: la aplicación de los sistemas de la cadena de

suministro permite que las organizaciones logren un equilibrio adecuado de
niveles bajos de inventario y capacidad de respuesta hacia el cliente.

b. Relaciones Horizontales: el propósito de integrar la cadena de suministro es

que todos trabajen en estrecha colaboración, avanzando en las filas
cerradas para satisfacer las demandas del cliente en cuanto al producto y
el tiempo.

 Relaciones con el Cliente

El fortalecimiento de las relaciones con el cliente es de un interés particular

para muchas organizaciones y, con este propósito, los gerentes aplican
una variedad de herramientas de TI. Un enfoque es utilizar los sistemas de
administración de las relaciones con el cliente (CRM, por sus siglas en
inglés). Estos sistemas ayudan a las empresas a hacer seguimiento de las
interacciones de los clientes con la empresa y permiten que los empleados
puedan ver registros de ventas y servicio pasados, los pedidos pendientes o
los problemas no resueltos.

DISEÑO ORGANIZACIONAL DE E – BUSINESS

E-business se puede definir como cualquier negocio que tiene lugar

mediante procesos electrónicos a través de una red de computadora, en
vez de que ocurra en un espacio físico.
 División Interna: Ofrece una estrecha integración entre la operación en
internet y la operación tradicional de la organización.

 Spin off: las ventajas de una Spin – off incluyen una toma de decisiones más
rápida, con más flexibilidad, y capacidad de respuesta a las condiciones
cambiantes del mercado, una cultura emprendedora y una administración
totalmente enfocada en el éxito de la operación en línea.

 Sociedad Estratégica: las sociedades ofrecen un terreno intermedio,

permitiendo que las organizaciones obtengan algunas de las ventajas y
superen algunas desventajas de las opciones puramente internas o de spin
– off.

Finalmente se menciona el impacto de la tecnología de información en el

diseño organizacional. Se comenta que en años recientes, los avances en
la tecnología de la información han tenido un mayor impacto en la
mayoría de las organizaciones. Algunas implicaciones específicas de estos
avances para el diseño organizacional son:

1. Organizaciones más pequeñas.

2. Estructuras descentralizadas de la organización.
3. Coordinación horizontal mejorada.
4. Relaciones interorganizacionales mejoradas.
5. Estructuras mejoradas de red.