Fecha de Aprobación:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos, formatos y registros pertenecientes
al SGI; establece los lineamientos para dar el alta, baja, difusión, actualización y destrucción
de documentos, así como la elaboración, identificación, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros y documentos.

RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad del coordinador ISO llevar a cabo el control documental del SGI.

Los documentos requeridos por el SGI son controlados por medio del software adhoc system
(www.calidad.com.mx/dypasa).

Este control asegura que todos los cambios propuestos, se revisan antes de su
implementación, para determinar sus efectos sobre la inocuidad de los alimentos y su
impacto sobre el Sistema de Gestión Integrado.

Así mismo es responsabilidad tanto del Líder de la Inocuidad de los Alimentos, como de los
encargados de las áreas de la organización, el dar cumplimiento a dichos documentos.

El control del sistema documentado (incluyendo registros) es a través de la matriz MAT-001,

cuya actualización es responsabilidad del coordinador ISO.

DESARROLLO
A través de éste software tenemos establecidos los controles necesarios para:

1. Autorización
Todos los documentos y formatos emitidos cuentan únicamente con una firma de
aprobación de la persona que autoriza el documento o formato; sin embargo, dentro del
sistema adhoc se lleva a cabo un flujo de aprobación electrónico en donde se definen los
tres niveles de autorización (elaboración, revisión y aprobación), requiriendo el comentario
de enterado de las personas involucradas en la aprobación.

Para realizar una autorización, el documento o formato es elaborado por el área que lo
requiera y adecuado por el Coordinador ISO para posteriormente crear el flujo de
aprobación en el sistema adhoc.

Una vez creado el flujo del documento o formato se envía a aprobar de manera secuencial
(la persona que realizo, la persona responsable del documento y la que lo autoriza).

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Cuando el documento o formato es aprobado es enviada una notificación a todos los

usuarios. En caso contrario la persona que rechaza el documento o formato incluye un
comentario para que el Coordinado ISO pueda hacer los cambios correspondientes al
documento y pueda ser aprobado.

2. Control de cambios e inclusiones

Todos los documentos contienen una relación de los cambios que han sufrido desde su
emisión, indicando lo que se efectúa.

En el apartado “cambios de esta revisión” se explica brevemente cual fue la modificación

que se realizó, fecha de emisión después de la modificación y el nivel de revisión;
consecutivamente cada vez que se lleva a cabo una modificación del documento. El
documento inicial tiene revisión 01 y las modificaciones tienen revisiones desde el 02 al 99.

En caso de tratarse de un documento nuevo el cuadro permanece en blanco.

En el caso del sistema adhoc, cuando se requiere hacer una revisión o actualizar los
documentos se tiene que acceder a “panel de control” y posteriormente a “documentos”
se identifica el documento a actualizar, una vez identificado se encontrara una “hoja” al final
de donde se encuentra el documento en la cual al darle clic se hace la solicitud para una
segunda versión; cuando esta nueva versión está en proceso en el campo “versión” el
triángulo se activa volviéndose de color amarillo, posterior a esto se envía nuevamente al
flujo de aprobación correspondiente.

De existir la necesidad de realizar un cambio en algún formato, el usuario deberá pedirlo al

coordinador ISO. Ningún formato podrá ser cambiado sin notificación y autorización del
coordinador ISO.

3. Codificación e identificación
El sistema adhoc permite codificar e identificar los documentos y formatos, evitando la
repetición de códigos; permite ubicarlos por diversas categorías, áreas o procesos. De esta
forma aseguramos de que permanecen legibles y fácilmente identificables

Los códigos de los documentos están compuestos de la siguiente forma:

Ejemplo:
PROC - AUD

Las siguientes 3 letras indican el

Las primeras letras corresponden al nombre al que pertenece el
tipo de documento. documento.

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A continuación, se muestra la codificación utilizada por tipo de documento:

Codificación Tipo de documento

PROC Procedimiento
MAT Matriz
FLU Flujograma
FOR Formato
CAL Calendario
RH Recursos humanos
PPR Prerrequisito
EXT Externos
DOC Documento

El coordinador ISO en caso de nuevas siglas para documentos, elabora una tabla
actualizada, la cual anexa al final del presente procedimiento o procede a elaborar una
nueva revisión de este.

4. Estructura
Se utiliza un formato establecido en todos los documentos que integran el sistema, tal y como
se establece a continuación:

Encabezado: Indica el nombre del procedimiento o formato, fecha de aprobación, código

del documento generado por el coordinador ISO, número de página, así como número de
revisión.

Los procedimientos, manuales, instructivos que integran el sistema deberán contener como
mínimo:

 Alcance
 Responsabilidades
 Desarrollo

Los formatos para ser llenados como registros tienen una estructura libre.

Cada punto se describe a continuación:

I. Alcance: Establece las áreas, procesos y/o productos donde aplica el procedimiento.
II. Responsabilidades: Se establecen los puestos responsables de llevar a cabo las
actividades o lineamientos que el procedimiento describe.

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III. Desarrollo: Explica en forma breve como llevar a cabo las actividades. Si el documento
establece necesario el uso de un registro para evidencia de su cumplimiento, se anota
la codificación correspondiente a este.

5. Documentos externos
Cuando un documento externo (contrato, factura, certificados, manuales de operación de
equipos, normas, entre otros) es utilizado para la operación, el responsable del mismo debe
cumplir con el control y almacenamiento.

En el sistema adhoc, los documentos externos son identificables y están ubicados en la

categoría de “externos” y poseen codificación para su control.

6. Distribución y Actualización
Cuando los registros se actualizan, también se debe actualizar el procedimiento
correspondiente, ya que éste contiene una referencia de los formatos oficiales a usar.

La distribución de la documentación es realizada por el coordinador ISO, a partir de la fecha

de aprobación tal como se describe a continuación:

 Física
El coordinador ISO entrega a cada jefe o encargado de área los registros que entran en vigor
a partir de la fecha de aprobación, asegurando el retiro de versiones anteriores.
 Electrónica
Cada usuario recibe en su cuenta del sistema adhoc una notificación en la que se informa a
las partes responsables sobre dos posibles situaciones:

Que se requiere de su visto bueno para aprobar algún documento, o bien se le informa que
ya se aprobó algún documento (que bien pudo ser aprobado por el usuario o por algún otro)
que los involucra.

La distribución puede ser de manera física o electrónica, según las necesidades del área.

El coordinador ISO, mediante el sistema adhoc permite a los usuarios observar únicamente
los documentos aprobados, asegurándonos de que están las versiones pertinentes de los
documentos aplicables están disponibles y que se identifican los cambios y el estado de
revisión actual de los documentos.

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7. Obsoletos
Todas las copias correspondientes a documentos y registros obsoletos son destruidas.

La destrucción del documento está a cargo del Jefe de control de calidad y/o el
coordinador ISO y es en presencia del responsable de la aplicación del documento.

En el sistema adhoc, los documentos obsoletos se conservan en las carpetas dentro del
campo de “versión” del sistema, conservando así las versiones anteriores para su consulta
exclusiva del coordinador ISO.

El manual de uso del software adhoc está disponible en formato PDF en su página de inicio,
haciendo clic en “Ayuda”.

El Coordinador ISO es el responsable de la administración del software adhoc y el Gerente

de Sistemas es el responsable de mantener su disponibilidad.

8. Matriz de Documentos
El sistema adhoc de manera automática genera la lista de documentos, la cual se mantiene
actualizada; en ella se definen responsables de los documentos (área, categoría, proceso,
especificando niveles de revisión y liberación de los mismos); sin embargo, la responsabilidad
de mantener actualizado lo anterior es del Coordinador ISO.

9. Almacenamiento
El almacenamiento de los registros se realiza en archiveros, folders, carpetas o cajas (según
aplique) identificadas de acuerdo al área a la cual pertenece y éstas se mantienen en
lugares en los que se preserva su calidad (alejadas de humedad, calor, polvo, etc.).

Los documentos y formatos se resguardan de manera electrónica mediante el sistema

adhoc.

Gracias a su forma de almacenamiento, los documentos, formatos y registros permanecen

legibles.

10. Llenado
Los registros deben llenarse a modo de que sean:

Permanentes: utilizar tinta de color negro o azul para su llenado. No utilizar corrector.
Claros: cualquier persona que lea el registro debe poder entenderlo (Letra legible).
Exactos: El contenido de la información debe ser correcto o determinado.

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NOTA: Cuando se requiera alguna modificación cruzar con línea el dato incorrecto y
enseguida anotar el dato correcto con una nota de error de transcripción con fecha y rúbrica
del responsable.

NOTA: En caso de que algún dato no aplique cancelar el espacio con una diagonal o
especificar que no aplica con las iníciales (NA)

11. Recuperación
Los documentos, formatos y registros que sufran deterioro, dado el caso, deben ser
reproducidos.

12. Tiempo de retención

La caducidad de los registros se basa en lo establecido por la normatividad vigente o aquella
que determina el coordinador ISO.

13. Disposición
La disposición de los registros, una vez que haya concluido su tiempo de retención es la
destrucción.

Cambios de esta versión

Primera versión:

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