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do Tempo
Ficha Técnica PRONACI
Edição 2002
Ficha Técnica PRONACI
Gestão do Tempo
Jorge Abreu
Rui Moreira
Página 4
Resumo
Página 5
Nota de enquadramento
Página 6
Como vai a gestão do seu tempo?
Questionário de autodiagnóstico
Página 8
Sinais de uma incorrecta gestão de tempo
Página 9
Organize o seu tempo
Página 16
Organize o tempo da sua equipa de trabalho
Página 24
Princípios da gestão do tempo
Página 27
Síntese final: seis factores para melhor gerir o tempo
Página 28
Conclusão
Referências Bibliográficas
4
RESUMO
Subtotal
x4 x2 x0
TOTAL
Extraído de Guia para a Administração do Tempo, Editora Campus, Alexander, Roy (adaptação)
7
. serviços atrasados
• estabelecer prioridades.
Medidas
• Como, através de que meios, que-
As medidas são actividades de
ro alcançar os objectivos estabele-
curto e médio prazo / tácticas, com
cidos?
prazos rigorosos, planos de exe-
cução, orçamentos e indicação de
• Que medidas devo implementar?
recursos.
Tipos de actividades
Actividades
B D
(planear, desenvolver, for- (actividades acessórias que
mar...). pouco contribuem para os
Não urgentes objectivos centrais da em-
presa).
Gastam normalmente 10%
a 40% do dia.
Exercício prático
• se identifique um responsável;
Designou-se o responsável?
surável? E quantificável?
não apenas a medida?
Formulação inicial
condições-base?
Elencaram-se as
Designou-se o responsável?
surável? E quantificável?
não apenas a medida?
Formulação inicial
condições-base?
Elencaram-se as
Exemplo de definição correcta
Fixou-se prazo?
A partir de 30 de Setembro,
dedicarei à classificação e orga-
4. Quero rentabilizar tem-
nização do material 25 min. no
po na arrumação diária Sim Não Não Sim Não
máximo, recorrendo para tal à
das ferramentas
colaboração do encarregado de
armazém.
Exemplo de ficha
Duração Decisão
Data Actividades Importante Urgente
Previsão Real Fazer Delegar Rejeitar Adiar
Eficiência Eficácia
O mecanismo de delegação
Para que consiga cumprir cabalmente a sua função, isto é, para que
possa rentabilizar os esforços do seu grupo de trabalho, impõe-se
a qualquer chefia que reserve uma parte significativa do seu tempo
para planear, organizar e avaliar o desempenho dos seus colabora-
dores, tendo em conta os objectivos previamente fixados. É funda-
mentalmente isso que se lhe pede!
O que é delegar?
Vantagens da delegação
Dificuldades da delegação
Responsabilidades /
Exemplificação
tarefas não delegáveis
• interrupções contínuas;
• serviços atrasados;
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• decisões demoradas;
• sobrecarga de trabalho;
Exemplo:
Quem posso
A quem posso
treinar para, num
Tarefa a realizar delegar desde já Com que meios Em que prazo
futuro próximo,
esta tarefa
delegar esta tarefa
Rui
cursos; sessões
Programações José João 2 meses
de grupo
Carlos
Se: Então:
Conhecimento da tarefa por Motivação/empenhamento
parte do colaborador em quem do colaborador para executar a Tipo/Nível de Delegação
se pretende delegar tarefa que se pretende delegar
++ ++ delegação plena
24
PRINCÍPIOS DA GESTÃO DO TEMPO
Na 1ª hora de trabalho,
resolvi praticamente todos os
problemas importantes do
dia!!
• Lei de Parkinson
Gostaria de dedicar
mais tempo para reunir
com o meu pessoal.
Mas tenho tanto que
fazer esta semana!
Tantas coisas urgentes
para acabar!
• Lei da contraprodutividade
Estamos há 3 horas
à volta do mesmo
E se parássemos e
Sinto-me estourado! problema. Já nem
continuásssemos
consigo pensar!
amanhã?
• Lei da alternância
Eu não, só consigo
funcionar a partir da
tarde...!
Com tantas vantagens, será que não vale a pena tentar? Fica o
desafio!
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
UNIÃO EUROPEIA
Fundos Estruturais
AEP - Associação Empresarial de Portugal • PRONACI - Programa Nacional de Qualificação de Chefias Intermédias
4450-617 Leça de Palmeira • Tel.: 22 998 15 00 / Fax: 22 998 17 71 • www.aeportugal.pt/pronaci