Fases de la auditoria administrativa

1. 1. ETAPAS PLANEACIÓN Son lineamientos de carácter general que regulan la

aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura sea
suficiente, pertinente y relevante. Se determinan los objetivos y alcance de la auditoria,
el tiempo que requerirá, los criterios a seguir, la metodología a aplicarse y la definición
de los recursos que serán necesarios para garantizar que el examen cubra las
actividades más importantes de la empresa, los sistemas y sus correspondientes
controles gerenciales OBJETIVO:Establecer las acciones que se deben desarrollar
para instrumentar o llevar a cabo la auditoria en forma secuencial y ordenada,
tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y
forma los objetivos establecidos. PLANEACION EVALUACION EXAMEN
PRESENTACIÓN IMPLANTACION SEGUIMIENTO
2. 2. FASES DE PLANEACIÓN: 1. Factores a revisar 2. Fuentes de información •
Internas • Externas 3. Investigación preliminar 4. Preparación del proyecto de auditoría
• Propuesta técnica • Programa de trabajo • Asignación de la responsabilidad 5.
Diagnóstico preliminar CARACTERÍSTICAS PARTICULARES:  Definición del
objetivo/Estudio  Secuencia de su desarrollo (Diagnostico Administrativo) 
Elaboración del programa de diagnostico  Aprobación del programa  Desarrollo del
diagnostico  Definición del objetivo (P.A., F.P.)  Determinación:  Alcance 
Personal  Tiempo  Técnicas, medios a utilizar y herramientas  Aprobación del plan
de auditoria FACTORES A REVISAR: A) PROCESO ADMINISTRATIVO: Verificar si
se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que
los fundamentan o complementan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la
organización de su secuencia y relación. (Razón de ser de cada fase) 1. Planes y
objetivos 2. Estructura organizacional 3. Políticas y practicas 4. Sistemas y
procedimientos 5. Métodos de control 6. Formas de operación 7. Potencial humano y
elementos físicos empleados
3. 3. PLANEACIÓN. Propósito estratégico: Definir el marco de actuación de la
organización Factores a revisar: • Visión • Misión • Objetivos y metas •
Estrategias/Tácticas • Políticas y procedimientos • Programas • Enfoques • Niveles •
Horizonte ORGANIZACIÓN. Propósito estratégico: Diseñar e instrumentar la
infraestructura para el funcionamiento de la organización Factores a revisar: •
Estructura organizacional • División de funciones • Distribución de funciones • Cultura
organizacional • Recursos humanos • Cambio organizacional • Estudios
administrativos • Instrumentos técnicos de apoyo DIRECCIÓN. Propósito estratégico:
Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización Factores a
revisar: • Liderazgo • Comunicación • Motivación • Grupos/equipos de trabajo • Manejo
del stress, conflicto y crisis • Información y tecnología • Toma de decisiones •
Creatividad e innovación CONTROL. Propósito estratégico: Medición del progreso de
las acciones en función del desempeño.
4. 4. Factores a revisar: • Naturaleza • Sistemas • Niveles • Proceso • Áreas de aplicación
• Herramientas • Calidad B) ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN SU PROCESO O
QUE SON PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO: Verificar si se es Incluyen los
elementos específicos que complementan el proceso administrativo, que enmarcan su
fin y su función, permitiendo determinar su contribución particular al proceso en su
conjunto y funcionamiento de la organización. - Sistemas - Proyectos - Coordinación -
Proveedores - Almacén e Inventarios - Servicios generales - Distribución del espacio -
Adquisiciones - Importaciones - Recursos financieros y contables - Producción -
Comercialización - Investigación y desarrollo - Servicio a clientes - Asesoría interna -
Asesoría externa  Adquisiciones: Abastecimiento de recursos  Distribución del
espacio: Disposición de instalaciones para el trabajo  Proveedores: Suministro de
 Insumos  Recursos financieros y contabilidad: Manejo de registros y control de
recursos  Informática: Manejo alterno de información  Asesoría interna: Asistencia
para mejorar el desempeño FUENTES DE INFORMACION: Son las Instancias a las
que se puede recurrir para captar información que se registra en P.T., • Internas •
Órganos de gobierno • Órganos de control interno
5. 5. • Socios • Niveles de organización • Unidades estratégicas de negocio • Órganos
colegiados y equipos de trabajo • Sistemas de información • Externas • Órganos
normativos (oficiales y privados) • Competidores , proveedores, clientes o usuarios
actuales y potenciales • Grupos de interés • Organizaciones lideres en el mismo giro
industrial, nacionales e internacionales que dicten normas regulatorias de calidad •
Redes de información en el mercado global INVESTIGACION PRELIMINAR: En esta
fase es necesario revisar la documentación técnica y legal, información del campo de
trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados,
así como el primer contacto con la realidad. Se lleva a cabo la formulación de los
objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución, permite perfilar
algunos problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva Para llevarla a cabo
de forma adecuada es necesario tomar los siguientes criterios Necesidad De Criterios:
1. Determinar las necesidades especificas 2. Identificar los factores que requieren
atención 3. Definir estrategias de acción 4. Jerarquizar prioridades en función del fin
que persigue 5. Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores 6.
Especificar el perfil del auditor Es importante estimar el tiempo y recursos necesarios
para cumplir con el objetivo definido. PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE
AUDITORÍA En base a la información preliminar se procede a preparar la información
para su instrumentación, Incluyendo: 1. Propuesta técnica 2. Programa de trabajo 3.
Asignación de la responsabilidad
6. 6. 1. PROPUESTA TÉCNICA:  Naturaleza (tipo)  Alcance (áreas)  Antecedentes
(recuentos previos y mejoramientos)  Objetivos (logros pretendidos)  Estrategia
(orientación-acción-asignación)  Justificación (necesidad de instrumentación) 
Acciones (actividades necesarias)  Recursos (h-m-t)  Costo (recursos financieros) 
Resultados (beneficios esperados)  Información Complementaria (material-
investigación-apoyo) 2. PROGRAMA DE TRABAJO:  Identificación (nombre) 
Responsable (s) (a cargo)  Área (universo bajo estudio)  Clave (numero progresivo) 
Actividades (pasos captación-examen información)  Fases (orden secuencial
actividades)  Calendario (asignación-inicio-final-cada fase)  Representación gráfica
(descripción cuadros-imágenes)  Formato (presentación)  Reportes de avance
(seguimiento)  Periodicidad (tiempos-avances-información). 3. ASIGNACIÓN DE LA
RESPONSABILIDAD Con base a la magnitud o grado de complejidad, se asignará al
auditor o equipo de auditores que se estime conveniente. Debiendo reunir los
conocimientos necesarios y la experiencia necesaria para una implementación. -
Capacitación: Información, proceso, preparación-aplicación-implementación - Actitud:
Labor de investigación-amabilidad-discreción. Para el personal asignado:  Objetivo
que se persigue  Áreas involucradas  Calendarización de actividades 
Documentos soporte  Inventario estimado de información a captar  Distribución de
cargas de trabajo  Registro de información  Forma de reportar  Mecanismos de
coordinación y supervisión.
7. 7. Integrando el personal y niveles de decisión, mandos, operativos, según el área,
equipo de trabajo, apoyos visuales, técnicos y pedagógicos, promoviendo un clima de
confianza y colaboración. DIAGNOSTICO PRELIMINAR. Es la percepción que el
auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión; en base a
esto se prepara un marco de referencia el cual fundamente la necesidad de auditar,
considerando para ellos los siguientes elementos:  Génesis de la organización.
(Creación, cambios, manejo, delegación de facultades)  Infraestructura. (Procesos-
 funciones, modificaciones de estructura, nivel de desarrollo tecnológico)  Formas de
operación. ( Desempeños, logros, expectativas, procesos de toma de decisiones) 
Posición competitiva. (Naturaleza, dimensión, sector, giro, competencias centrales,
clientes, proveedores) EXAMEN:  Recopilación de información:  Técnicas de
recolección o Investigación documental o Observación directa o Acceso a redes de
información o Entrevista o Cuestionarios o Cédulas Medición  Papeles de trabajo 
Evidencia  Supervisión del trabajo En esta etapa se inicia la ejecución de los
programas para obtener la información necesaria del área sujeta a revisión. Es de
selección y aplicación de las técnicas de recolección que se estimen viables de
acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, selección de instrumentos de
medición que se emplearan, manejo de papeles de trabajo y evidencia, así como
supervisión para una coordinación eficaz.
8. 8. Esto es: RECOPILACION DE INFORMACION TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN: Es
la manera de enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga
posible su exámen objetivo. Esta Información es para emplear sola o en combinación
de las siguientes técnicas. A) Investigación documental:  Normativa  Administrativa
 Mercado  Ubicación geográfica  Estudios financieros  Situación económica 
Comportamiento del consumidor B) Observación directa: Revisión física, para conocer
las condiciones laborales y clima organizacional imperante. C) Acceso a redes de
información: Para detectar información operativa o normativa y facilitar el intercambio
electrónico de datos, manteniendo una relación interactiva. D) Entrevistas: - Saber que
se quiere y tener claro el propósito y sentido - Establecer anticipadamente la
distribución del trabajo - Concertar previamente la cita - Atender el compromiso -
Clasificar la información obtenida - Registrar la información por escrito en una bitácora
E) Cuestionarios: Serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas
por capítulos con el propósito de mostrar la interrelación y conexión entre las
diferentes áreas y rubros que brinden un perfil completo de la organización F) Cédulas:
Están integradas por formularios que incluyen casillas, bloques y columnas que
facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis. Permiten
abrir el rango de captación de información y comparar conceptos en las respuestas
facilitando su análisis de resultados
9. 9. Métodos o escalas de Medición. Escalas de medición para garantizar la
confiabilidad y validez de información registrada.  Papeles de trabajo  Evidencia 
Supervisión del trabajo Estipuladas en la planeación, y su variedad, uso y precisión =
acciones del auditor. EVALUACIÓN:  Propósito  Procedimiento  Técnicas de
análisis administrativo  Formulación del diagnostico administrativo PROPOSITO Y
PROCEDIMIENTO: En esta etapa, se aplican procedimientos y técnicas de análisis
administrativo para evaluar la información obtenida en la fase de instrumentación-
exámen para emitir conclusiones tomando en cuenta lo siguiente: a) Concentración de
información obtenida b) Clasificación de la información c) Evaluación de resultados d)
Determinación de soluciones TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO: Se realiza
en base a una: A. Base conceptual.- Establecer naturaleza y magnitud de
necesidades, identificación de factores en sus funciones, determinación de recursos
disponibles, cauce de acciones B. Marco de referencia.- Partiendo del diagnostico
preliminar se determinan las bases de actuación de las variables y estrategias. C.
Contenido.- Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisión se
deben incorporar los siguientes aspectos:
10. 10. • Contexto: Fisonomía de la empresa de acuerdo a su situación actual y su
trayectoria • Información operativa: Gestión de funciones, procesos y proyectos,
análisis del proceso administrativo • Desempeño: Comportamiento, resultados, manejo
de indicadores y de gestión • Estrategia competitiva: Enfoques, procesos, habilidades,
propósitos • Liderazgo: Cultura organizacional, trabajo en equipo, calidad de vida •
Perspectivas: Estructura, oportunidades de negocio, potencial de innovación, control
 estratégico. FORMULACION DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO. Para realizar
adecuadamente el Diagnóstico Administrativo, es necesario llevar un orden lógico para
lograr recopilar e interpretar adecuadamente la información y cumplir con los objetivos
deseados, difícilmente se podrán obtener si no existen parámetros de evaluación que
indiquen los aspectos que se deben evaluar. PRESENTACION (INFORME). 
Aspectos operativos  Lineamientos generales para su preparación  Tipos de
informe – General – Ejecutivo – De aspectos relevantes  Propuesta de implantación •
Programa • Métodos • Integración de recursos • Ejecución del programa 
Presentación del informe INFORME: Es la narración escrita sobre los resultados que
se obtienen de una revisión. Es la prueba de sugerencias y acuerdos tomado;
señalando los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de la auditoria; debiendo
contener información respecto de la magnitud de los hallazgos, y la frecuencia con que
se presentan en relación con el número de casos o transacciones revisadas en función
de las operaciones realizadas, sustentadas por evidencia competente, relevante y
debidamente documentada, debiendo reunir: - Objetividad: Visión imparcial de los
hechos - Oportunidad: Disposición de la información en tiempo y lugar - Claridad: Fácil
comprensión del contenido - Calidad: Apego a las Normas de calidad - Lógica:
Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas
11. 11. ASPECTOS OPERATIVOS: Revisar antes de la entrega final los siguientes
aspectos: • Introducción (criterios emprender y ejecutar) • Antecedentes (génesis y
actualidad) • Justificación (necesidad de aplicación) • Objetivos de la auditoria
(razones y fines) • Estrategias (acciones y recursos) • Recursos (requerimientos) •
Costo (R.F. utilizados) • Alcance (ámbito, profundidad, cobertura) • Acciones
(actividades) • Metodología (técnicas-indicadores) • Resultados (hallazgos y evidencia)
• Conclusiones y Recomendaciones • Alterativas de implantación (programas y
métodos) • Desviaciones significativas (según Normas) • Opiniones de los
responsables de las áreas auditadas (puntos de vista) • Asuntos especiales (asuntos
de estudio) LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACION. Es necesario
que el informe se presente de forma oportuna, prestando atención a la formulación de
criterios susceptibles de llevarse a la práctica y con visión estratégica, tomando en
cuenta los siguientes aspectos: a) Objetiva al llegar a las conclusiones y
recomendaciones finales b) Ponderar las soluciones propuestas para determinar su
practicidad y viabilidad c) Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y
efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o
correctivas d) Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que
exista coherencia entres los hallazgos y los criterios para su atención e) Aprovechar el
apoyo para fundamentar sólidamente los resultados f) Establecer las bases para
constituir un mecanismo de información permanente g) Crear conciencia en los niveles
de decisiones, de la importancia del cumplimiento de las medidas recomendadas h)
Establecer forma y contenido de los reportes para el seguimiento de acciones i) Tomar
en cuenta los resultados de auditorías anteriores, para evaluación del tratamiento y
acciones tomadas en la implementación de resultados.
12. 12. TIPOS DE INFORME  Informe general  Informe ejecutivo  Informe de
aspectos relevantes INFORME GENERAL. Debe contener:  Responsable 
Introducción  Antecedentes  Técnicas empleadas  Diagnostico  Propuesta 
Estrategia de implementación  Seguimiento  Conclusiones y recomendaciones 
Apéndices o anexos INFORME EJECUTIVO Debe contener:  Responsable  Periodo
de revisión  Objetivos  Alcance  Metodología  Síntesis  Conclusiones INFORME
DE ASPECTOS RELEVANTES: Se integra con base a un criterio de selectividad que
considerando aspectos que reflejan obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas
durante el examen de una empresa, mediante este informe se puede analizar y
evaluar: • Proceso de aplicación de la auditoria • Observaciones relevantes • Auditoria
en proceso, reprogramada o replanteada • Horas hombre utilizadas • Causa y efectos
 de las observaciones formuladas • Posibles causas que se pueden derivar de las
observaciones formuladas Para la ayuda en la toma de decisiones se puede presentar
acompañado de un informe general o ejecutivo.
13. 13. PROPUESTA DE IMPLEMENTACION La implementación de las recomendaciones
constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización,
ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas
para cumplir con el propósito de la auditoria Se realiza en 3 fases: 1. Preparación del
programa: 2. Métodos de implementación 3. Integración de recursos PREPARACIÓN
DEL PROGRAMA:  Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia
de su realización  Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total de la
implementación  Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y
equipo  Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de la
ejecución MÉTODOS DE IMPLEMENTACIÓN o Instantáneo o Proyecto piloto o En
paralelo o Parcial o por aproximaciones sucesivas o Combinación de métodos
SEGUIMIENTO:  Objetivo general  Lineamientos generales  Acciones específicas 
Criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento OBJETIVO GENERAL:
Comprobar los resultados de las medidas implantadas y en su caso sugerir las
medidas correctivas necesarias para su mejor efectividad.
14. 14. LINEAMIENTOS GENERALES  La responsabilidad de seguimiento debe ser
definida por escrito dentro del informe o por medio de un manual  Las actividades de
seguimiento deberán ser incluidas en el plan de trabajo del grupo de auditoria 
Diseñar los programas específicos de seguimiento a fin de asegurar la cobertura de
todo el proceso  La administración es responsable de tomar las acciones correctivas
sobre los hallazgos u observaciones de auditoría reportados ACCIONES
ESPECÍFICAS Enfocarse a cierta área o función, definiendo por escrito, las acciones a
seguir en cuanto a: - Personal - Actividades - Papeles de trabajo - Tiempo - Programas
o proceso - Avances y resultados CRITERIOS PARA LA EJECUCIÓN DE
AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO. Hacer una revisión periódica del sistema para evitar
la obsolescencia del mismo, lo cual afectaría en forma directa la eficiencia de la
organización.