ANÁLISIS DE LOS FACTORES IMPOSITIVOS DE LA RETENCIÓN EN LA

FUENTE PARA EMPLEADOS E INDEPENDIENTES EN LA EMPRESA

ACCIÓN SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A.

JAIRO FELIPE GONZÁLEZ ROJAS, COD. 146759

ÓSCAR FERNANDO LAVERDE ORDÓÑEZ, COD. 146762

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CALI

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ESPEC. EN GERENCIA TRIBUTARIA Y AUDITORÍA DE IMPUESTOS COH. 24
SANTIAGO DE CALI
2015
1
 ANÁLISIS DE LOS FACTORES IMPOSITIVOS DE LA RETENCIÓN EN LA
FUENTE PARA EMPLEADOS E INDEPENDIENTES EN LA EMPRESA
ACCIÓN SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A.

JAIRO FELIPE GONZÁLEZ ROJAS, COD. 146762

ÓSCAR FERNANDO LAVERDE ORDÓÑEZ, COD. 146759

Trabajo de grado presentado como pre-

requisito para optar el título de Especialista
en Gerencia Tributaria y Auditoría de
Impuestos, al catedrático Edinson Ever
Guevara García, especialista en docencia
para la educación superior.

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CALI

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ESPEC. EN GERENCIA TRIBUTARIA Y AUDITORÍA DE IMPUESTOS COH. 24
SANTIAGO DE CALI
2015
2
 NOTA DE ACEPTACIÓN

Trabajo de grado presentado como prerrequisito para optar el título de

Especialistas en Gerencia Tributaria y Auditoria de Impuestos, al catedrático
Edinson Ever Guevara García Especialista en Docencia para la Educación
Superior, titulado ANÁLISIS DE LOS FACTORES IMPOSITIVOS DE LA
RETENCIÓN EN LA FUENTE PARA EMPLEADOS E INDEPENDIENTES EN
LA EMPRESA ACCIÓN SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A.

_________________________________
Director Trabajo de Grado

_________________________________
Jurado

__________________________________
Jurado

Fecha: DD______ MM______AA______

3
 TABLA DE CONTENIDO

Pág.
0. INTRODUCCIÓN

1. RESUMEN 6
1.1. ABSTRACT

2. PALABRAS CLAVES 7
2.1. KEYWORD`S 8

3. RESEÑA DEL CONTEXTO 10

3.1. MARCO LEGAL

4. ESTRUCTURA DEL REPORTE DEL CASO 15

4.1. MARCO CRONOLÓGICO
4.2. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN

5. FORMULACIÓN DEL REPORTE DEL CASO 15

6. OBJETIVOS DEL REPORTE DEL CASO 16

6.1. OBJETIVO GENERAL
6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

7. DESARROLLO DEL REPORTE DEL CASO 17

7.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA COMPAÑÍA
7.2. CONTROL INTERNO ACTUAL 18

8. CONCLUSIONES 19
9. RECOMENDACIONES 20
10. REFERENCIACIÓN 21
10.1. BIBLIOGRAFÍA
10.2. CIBERGRAFÍA

4
 0. INTRODUCCIÓN

La retención en la fuente es un sistema de recaudo anticipado de los impuestos en

el cual se descuenta o retiene de un desembolso o abono en cuenta, la parte
correspondiente al monto que la ley ha decretado previamente que se cobre al
sujeto pasivo realizador de la obligación tributaria sustancial.

Los gravámenes son el principal recurso económico del Estado moderno y como
tal es apenas natural que la Constitución Colombiana de 1991 haya establecido
unos principios fundamentales en materia tributaria, frente a los cuales debe haber
sujeción por parte de cualquier otra norma que disponga en el ámbito impositivo.

El gobierno colombiano ha realizado reformas tributarias con el fin de que a los

trabajadores independientes se les practicara la misma retención que a los
asalariados, pero finalmente esto lo único que hizo fue afectar el flujo de caja de
los trabajadores independientes, además de crear traumatismo en las empresas
en cuanto a la liquidación de la retención en la fuente a empleados e
independientes, generando mayor desgaste administrativo y confusión en las
liquidaciones afectando también el flujo de caja de las empresas que no se
prepararon bien para la aplicación de dicha reforma.

En Colombia, los constantes cambios en la normatividad tributaria demandan de

las empresas contar con personal capacitado y permanentemente actualizado, así
como un sistema de control interno que permita brindar seguridad a los usuarios
de la información de tal forma que las retenciones practicadas a los empleados y
trabajadores independientes sea correcta y permita evitar así que la compañía
incurra en errores en las declaraciones tributarias y por ende evitar sanciones de
tipo pecuniarias.

El análisis oportuno y veraz de la información permitirá a los usuarios interesados

tomar decisiones con una seguridad razonable del impacto de la fluctuación en los
flujos de efectivo; así como reducir el riesgo de incurrir en sanciones.

5
 1. RESUMEN

Algunas empresas como ACCIÓN SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A., no se

prepararon para los cambios sustanciales realizados por la reforma tributaria que
tiene como fin de que a los trabajadores independientes se les practicara la
misma retención que a los asalariados, lo tomaron a la ligera, sin tener en cuenta
que esto podría en el futuro acarrear problemas a la empresa tales como,
sanciones tributarias, pago de intereses por errores en la liquidación del anticipo al
impuesto y rechazo de las deducciones del gasto de los empleados a quienes no
se les ha practicado de manera correcta la retención en la fuente, afectando de
esta manera el flujo de caja y la liquidez de la empresa, lo que genera la
necesidad de diseñar mecanismos que permitan minimizar los riesgos tributarios y
financieros cuando se calcule la retención en la fuente y la capacitación continua
del personal encargado para no incurrir en estos errores.

1.1. ABSTRACT

Some companies like ACTION TRUST COMPANY SA, were not prepared for the
substantial changes made by the tax reform is to ensure that the self-employed
were the same retention practiced to employees, took it lightly, regardless that this
could eventually lead to problems such as the company, tax penalties, interest
payments due to errors in the settlement of the advance tax deductions and
rejection of expenditure of employees who have not practiced them correctly the
withholding, thus affecting cash flow and liquidity of the company, which generates
the need to design mechanisms to minimize tax and financial risks when
withholding and continuous training is calculated staff responsible for not incur
these errors.

6
 2. PALABRAS CLAVES

CONTRIBUYENTE: se define contribuyente tributario como aquella persona

física con derechos y obligaciones frente a un ente público, derivado de
los tributos. Es quien está obligado a soportar patrimonialmente el pago de
los tributos (impuestos, tasas o contribuciones especiales), con el fin de financiar
al Estado.

CONTROL INTERNO: se entiende como el sistema integrado por el esquema de

organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos
y mecanismos de verificación y evaluación adoptado por una entidad, con el fin de
procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las
normas Constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección
y en atención a las metas u objetivos previstos.

EMPLEADO: persona natural residente en el país donde el 80% o más de sus

ingresos son por prestación personal de su servicio o realizar una actividad por
cuenta y riesgo del patrono o contratante

IMPUESTO: tributo que se paga a las administraciones públicas y al Estado para

soportar los gastos públicos. Estos pagos obligatorios son exigidos tantos a
personas físicas, como a personas jurídicas.

PERSONA NATURAL: es aquella persona humana que ejerce derechos y cumple

obligaciones a título personal, al constituir una empresa como persona natural la
persona asume a título personal todas obligaciones de la empresa.

PROFESIÓN LIBERAL: toda actividad personal en la cual predomina el ejercicio

del intelecto, reconocida por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere
habilitación mediante título académico de estudios y grado de educación superior
o habilitación estatal para las personas que, sin título profesional fueron
autorizadas para ejercer. Se entiende que una persona ejerce una profesión liberal
cuando realiza labores propias.

RETENCIÓN EN LA FUENTE: un mecanismo para recaudar impuestos (renta,

IVA, timbre, entre otros) anticipadamente. El efecto sobre los impuestos es que en
el momento en el que se declara, estos valores podrán ser deducidos del valor
total del impuesto.

7
SERVICIO TÉCNICO: Se considera servicio técnico la actividad, labor o trabajo
prestado directamente por una persona natural mediante contrato de prestación de
servicios personales para la utilización de conocimientos aplicados por medio del
ejercicio de un arte, oficio o técnica sin transferencia de dicho conocimiento. Los
servicios prestados en ejercicio de una profesión liberal no se consideran servicios
técnicos.

TRABAJADORES DEPENDIENTES: En este tipo de relación se hace efectiva la

subordinación y dependencia del trabajador respecto de un empleador. Esta
relación comprende los diferentes aspectos del poder de dirección que ostenta el
empleador sobre el trabajador.

TRABAJADORES INDEPENDIENTES: aquellas personas que no están

vinculadas a una empresa mediante un contrato de trabajo sino mediante un
contrato de servicios y son remunerados bajo la figura de honorarios o servicios.

2.1. KEYWORDS

TAXPAYER: a taxpayer is defined as an individual with rights and obligations,

against a public body, derived from taxes. It is who is required to be financially
supporting the payment of taxes (taxes, fees or special contributions) in order to
finance the State.

INTERNAL CONTROL: is defined as comprising the scheme of organization and

set of plans, methods, principles, rules, procedures and mechanisms for monitoring
and evaluation adopted by an entity in order to ensure system all activities,
operations and proceedings and administration of information and resources are
conducted in accordance with constitutional and legal norms within the policies set
by management and attention to the goals or objectives.

EMPLOYEE: natural person resident in the country where 80% or more of their
income is from personal delivery service or perform an activity at the risk of the
employer or contractor

TAX: A tax is paid to the government and the state to support public expenditure
tax. These are mandatory payments required many to individuals as legal entities.

8
NATURAL PERSON: Natural Person is a human person who exercises rights and
fulfills obligations in a personal capacity, to be a company as an individual, the
person takes a personal basis all obligations of the company.

LIBERAL PROFESSION: liberal profession is understood, any personal activity in

which predominates the exercise of the intellect, recognized by the State and to the
exercise Enabling required by academic diploma and degree of higher education or
State qualification for people, without professional qualification they were
authorized to practice. It is understood that a person employed professionals when
making own work

WITHHOLDING TAX: is a mechanism to collect taxes (income, VAT, Ringer, etc.)

in advance. The effect on taxes is that the moment in which it is stated, these
values may be deducted from the total value of the tax.

SERVICE: Service is considered the activity, work or work performed directly by an

individual under contract to provide personal services for the use of applied
knowledge through the exercise of an art, craft or art without such knowledge
transfer. The services provided in the exercise of a profession are not considered
technical services.

DEPENDENT WORKERS: In this type of relationship is effective subordination

and dependence of the worker from an employer. This relationship includes the
various aspects of power steering that holds the employer of the worker.

INDEPENDENT WORKERS: The term self-employed or self-employed persons

who are not linked to a company by an employment contract, but through a service
contract and are paid in the form of fees or services.

9
 3. RESEÑA DEL CONTEXTO

El análisis de los factores impositivos de la retención en la fuente para empleados

e independientes se realiza en la empresa Acción Fiduciaria S.A. que es una
entidad que cuenta con 20 años de experiencia en el mercado, debidamente
autorizada para funcionar por parte de la Superintendencia Financiera de
Colombia, la cual es una Fiduciaria independiente, lo que les implica competir en
forma clara con servicio y aprovechar esa independencia para que los clientes
accedan a todas las entidades financieras, y a servir como medio de garantía
independiente ante las distintas entidades financieras. Cuidan igualmente del
posicionamiento de marca ya que los nuevos clientes deben sentir el respaldo de
la imagen, porque son el medio en los negocios y las partes que intervienen se
tienen que sentir tranquilas con la elección realizada por quien los contrata.

3.1. MARCO LEGAL

Para que se pueda hacer un análisis de las necesidades mínimas requeridas de la

empresa ACCIÓN SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A. ante este riesgo de practicar mal
la retención en la fuente para independientes, es necesario citar las normas que la
rigen.

ESTATUTO TRIBUTARIO: En el cual se encuentran las normas que regulan los

impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
DIAN

LEY 1607 DE 2012: Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se

dictan otras disposiciones.

DECRETO 1070 DE 2013: Establece la clasificación de las personas naturales

residentes en el país en categorías tributarias.

DECRETO 2972 DE 2013: Mediante el cual se fijan los lugares y plazos para la
presentación de las declaraciones tributarias y para el pago de los impuestos,
anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones.

10
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

Las obligaciones tributarias deben ser establecidas por la Constitución Nacional,

Art. 150 numerales 11 y 12 y el Art. 338. El cual trata sobre las funciones del
congreso, entre ellas la de hacer leyes. A continuación citamos los citados
artículos:

“Artículo 150:… 11. Establecer las rentas nacionales y fijar los gastos de la
administración. 12. Establecer contribuciones fiscales y, excepcionalmente,
contribuciones parafiscales en los casos y bajo las condiciones que establezca la
ley….”1

La reserva de ley es expresa en el sentido de la instauración de contribuciones,

vocablo que es utilizado en la norma anterior en sentido amplio como sinónimo de
“tributos”, sin distinguir entre un tributo estatal o uno de la órbita territorial.

“Artículo 338. En tiempo de paz solamente el Congreso, las asambleas

departamentales y los concejos distritales y municipales podrán imponer
contribuciones fiscales o parafiscales. La ley, las ordenanzas y los acuerdos
deben fijar, directamente, los sujetos activos y pasivos, los hechos y las bases
gravables, y las tarifas de los impuestos.
La ley, las ordenanzas y los acuerdos pueden permitir que las autoridades fijen la
tarifa de las tasas y contribuciones que cobren a los contribuyentes, como
recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los
beneficios que les proporcionen; pero el sistema y el método para definir tales
costos y beneficios, y la forma de hacer su reparto, deben ser fijados por la ley, las
ordenanzas o los acuerdos.
Las leyes, ordenanzas o acuerdos que regulen contribuciones en las que la base
sea el resultado de hechos ocurridos durante un período determinado, no pueden
aplicarse sino a partir del período que comience después de iniciar la vigencia de
la respectiva ley, ordenanza o acuerdo.”2

Este axioma entraña una significación política y otra legal. Desde el punto de vista
político se quiere que los representantes escogidos por el pueblo sean los que
precisen los alcances de la tributación. Legalmente, el principio exige que la
formulación de los tributos sea de carácter general, con el fin de que no tenga
cabida la arbitrariedad, ni la instauración de obligaciones tributarias específicas. La
Constitución también demanda que en la misma norma general estén definidos los
elementos básicos del gravamen: sujeto activo, sujeto pasivo, hecho generador,
base gravable y tarifa.

___________________________
1y2 Constitución Nacional de 1991
11
El sistema tributario debe fundarse sobre los principios de progresividad y
equidad:

“Artículo 363. El sistema tributario se funda en los principios de equidad,

eficiencia y progresividad.
Las leyes tributarias no se aplicarán con retroactividad.”3

La aplicación práctica de estos principios implica una serie de consecuencias: los

tributos deben fundarse en hechos reveladores de la capacidad económica del
sujeto y deben afectar a los contribuyentes con base en una medida de igualdad.
La progresividad debe corresponder al sacrificio que para cada uno representa el
pago del tributo, de tal manera que quien más tenga, más aporte, pero de manera
tal que la carga económica o sacrificio fiscal sea equitativa para todos los
contribuyentes.

La eficiencia en el sistema tributario pretende el cumplimiento de los siguientes

objetivos: La recaudación de los recursos necesarios para realizar los gastos e
inversiones públicas a través de los impuestos, al menor costo posible tanto para
el Estado como para el contribuyente.

Que el costo administrativo del tributo no sea desmedido frente al producto final
recaudado.
Que la organización de los tributos sea sencilla y proporcione el entendimiento de
los aspectos fundamentales de cada impuesto por parte de los contribuyentes.

El cumplimiento de la política fiscal del Estado, especialmente en términos de

control de la evasión y la elusión tributaria.

Legislación y doctrina.

Después de la Ley 38 de 1969 que estableció por primera vez un estatuto legal
sobre retención en la fuente se expidieron sucesivas normas sobre aspectos
relacionados con la retención en la fuente, hasta la promulgación del Decreto Ley
624 de 1989 mediante el cual se expidió el Estatuto Tributario y el cual en su libro
segundo, que comprende los artículos del 365 al 419, compila todas las normas
con fuerza de Ley relativas a la retención en la fuente.

_______________________________
3 Constitución Colombiana de 1991
12
Revisten particular importancia para el desarrollo de nuestro propósito los
siguientes artículos del Estatuto Tributario:

“Artículo 361: El gobierno nacional podrá establecer retenciones en la fuente con

el fin de facilitar, acelerar y asegurar el recaudo del impuesto sobre la renta y sus
complementarios, y determinará los porcentajes tomando en cuenta la cuantía de
los pagos o abonos y las tarifas del impuesto vigentes, así como los cambios
legislativos que tengan incidencia en dichas tarifas, las cuales serán tenidas como
buena cuenta o anticipo”4

“Artículo 367: Finalidad de la retención en la fuente. La retención en la fuente tiene

por objeto conseguir de forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible
dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause.”5

La Ley 6a. de 1992 extendió la aplicación del mecanismo de retención en la fuente

al impuesto de timbre nacional, y de igual manera la Ley 223 de 1995 decreto su
aplicación al impuesto sobre las Ventas (IVA).

De otro lado, no han sido pocas las ocasiones en que la Corte Constitucional ha
dirimido demandas solicitando la inexequibilidad de normas relacionadas con la
retención en la fuente, pero dentro de ese conjunto cabe resaltar dos de ellas que
presentan elementos de juicio importantes para la determinación de la
Constitucionalidad de la retención en la fuente.

Una de ellas es la sentencia C-421/95 cuyo Magistrado Ponente fue el Dr. Jorge
Arango Mejía. Las normas demandadas fueron los artículos 365 al 419 del
Estatuto Tributario, precisamente los pertenecientes al libro segundo que se ocupa
de la retención en la fuente.

La otra es la sentencia C-445/95, ponencia presentada por el Magistrado

Alejandro Martínez Caballero, en la cual se demandaban los artículos 816 inciso
primero y 854 inciso primero del Estatuto Tributario, referentes a los términos de
solicitud de compensación y de devolución de saldos a favor. En la misma la Corte
determina que el principio de eficiencia establecido en el artículo 363 de la
Constitución incorpora los principios de economía del tributo y de comodidad, así
como el deber de control a la evasión y elusión.

______________________________
4y5 Estatuto Tributario de Colombia
13
Legalidad de la retención en la fuente

Como primera medida debemos afirmar que no existe en la Constitución Política

postulado alguno que prohíba la utilización de mecanismos tributarios como el de
la retención en la fuente, y que ésta ha sido impuesta mediante leyes y normas
con fuerza de Ley en concordancia con lo dispuesto en el artículo 150 numerales
10, 11 y 12, que le otorgan la facultad de legislar en materia tributaria,
principalmente al Congreso de la República, de una manera suficientemente vasta
y discrecional de manera que se le permite precisar los elementos básicos de
cada tributo en atención a una estrategia impositiva que el mismo legislador
determina, de acuerdo a su pertinente valoración, sus criterios y sus lineamientos
en torno a las conveniencias más adecuadas para la economía y la actividad del
Estado.

Por otro lado los principios establecidos en el artículo 363 de la Constitución,

sobre los cuales debe fundarse el sistema tributario colombiano y bajo los cuales
ha considerado la Corte Constitucional debe evaluarse la validez de la retención
en la fuente, a nuestro juicio habilitan el empleo de este mecanismo
especialmente, el principio de eficiencia, ya que en desarrollo del propósito de la
enunciación de este principio como fundamento de nuestro sistema tributario, la
retención en la fuente permite un recaudo más económico para el Estado del
impuesto de renta, toda vez que descarga gran parte del deber de su recaudo en
manos de aquellos a quienes designo como agentes retenedores, provocando que
el cobro del tributo se cumpla al momento en que se dan los supuestos jurídicos y
de hecho que generan la obligación.

14
 4. ESTRUCTURA DEL REPORTE DEL CASO

4.1. MARCO CRONOLÓGICO

Siendo la función tributaria y financiera de ACCIÓN SOCIEDAD FIDUCIARIA

S.A., una actividad que impacta directamente en el desarrollo empresarial es
importante analizar los problemas tributarios que afectan directamente las finanzas
de la organización por el desconocimiento de la aplicación de las normas
relacionadas con las retenciones efectuadas a las personas naturales y jurídicas
que se les cancelan salarios, honorarios y servicios que le presten a la empresa
en los términos de ley y sus modificaciones; los cuales han generado en el ente
económico trastornos e incertidumbre a nivel interno y externo con los
beneficiarios y que repercuten en errores de liquidación de impuestos generando
correcciones y sanciones tributarias además del desgaste administrativo que
disminuye la liquidez de la empresa y genera atraso en las funciones de los
empleados, los cuales tienen que realizar los procesos dos o más veces por la
falta de conocimiento y mala interpretación de la norma que rige la reforma
tributaria en cuanto a retención en la fuente para empleados e independientes.

4.2. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN

La investigación permitirá analizar la efectividad de las estrategias de control

implementadas por la organización con el fin de garantizar la correcta aplicación
de la normatividad vigente en materia de retención en la fuente para empleados e
independientes.

Con la reforma tributaria del año 2012 (ley 1607) se dieron cambios significativos
en materia de retención para empleados e independientes lo cual implica la
necesidad de implementar los cambios necesarios que permitan practicar las
retenciones pertinentes, evitando sanciones y reprocesos por practicar una mala
retención.

El análisis propuesto busca mediante la aplicación de conceptos básicos de

control interno y normatividad vigente en materia de retención en la fuente para
empleados e independientes analizar la pertinencia de los instrumentos de control
15
existentes en la organización y las estrategias que garantizan la adecuada
aplicación de la normatividad vigente.

5. FORMULACIÓN DEL REPORTE DEL CASO

¿Cómo analizar el impacto impositivo de la retención en la fuente para empleados

e independientes en la empresa ACCIÓN SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A.?

6. OBJETIVOS DEL REPORTE DEL CASO

6.1. OBJETIVO GENERAL

Analizar el impacto impositivo de la retención en la fuente para empleados e

independientes de la empresa ACCIÓN SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A.

6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Verificar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad

de los procedimientos en el cálculo de la retención en la fuente.

 Determinar las condiciones y requisitos que permitan la clasificación de los

contribuyentes, para la aplicación de la retención den la fuente

 Estudiar los procesos internos que maneja ACCIÓN SOCIEDAD

FIDUCIARIA S.A. en la aplicación de la norma, para optimización de los
recursos de la empresa minimizando los errores.

 Implementar un sistema que le permita a la empresa ACCIÓN SOCIEDAD

FIDUCIARIA S.A. reducir los riesgos de no aplicación a la norma.

16
 7. DESARROLLO DEL REPORTE DEL CASO

7.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA COMPAÑÍA

La empresa ACCIÓN SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A. tiene una jerarquía contable

de la siguiente manera:

 Junta Directiva
 Revisor Fiscal
 Gerente
 Contador
 Auxiliares de nómina, cartera y cuentas por pagar.

Se realizó una entrevista a la contadora para constatar la situación interna del

departamento de contabilidad, en la que se pudo constatar los siguientes
lineamientos:
 El personal auxiliar del departamento carece de capacitaciones de
actualización de las normas aplicativas por la ley.
 La única que recibe información actualizada a través de una suscripción
sistemática es la contadora encargada del departamento, la cual a su vez
informa a sus colaboradores de manera informal de cualquier cambio o
modificación de la norma.
 Las facturas y documentos contables son recibidos por la recepcionista,
quien los entrega debidamente relacionados al departamento de compras
para su respectiva aprobación y ser dirigidos al departamento de
contabilidad para la programación de pago.
 Es de anotar que este proceso no es muy preciso a la hora de autorizar en
cuanto a condiciones de pago.
 El responsable de diligenciar y presentar las declaraciones tributarias es el
director de contabilidad, quien no cuenta con una persona dedicada al
seguimiento y análisis de los registros en el sistema, así como de la
correcta liquidación de las retenciones practicadas.
 La revisoría fiscal, ente externo de la organización, realiza visitas de
manera extraordinaria por requerimientos especiales y de manera ordinaria,
en el cierre contable de cada mes.
 La Empresa cuenta con la licencia de un software contable que soporta la
información y genera los reportes y estados financieros requeridos por la
administración.

17
De acuerdo al análisis de la estructura contable de La empresa ACCIÓN
SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A. y revisando con que soportes se apoyan para
determinar los descuentos de la retención en la fuente por pagos de empleados,
por la prestación de servicios y honorarios, teniendo en cuenta los requerimientos
que exige la norma para el cálculo de este impuesto, se le exigirá a cada persona
natural que cuando contrate con la empresa, suministre una información detallada
de su calidad de contribuyente al cual se le entregara un formato diseñado para tal
fin. Y a partir de esta información el departamento contable pasará a analizar y
clasificar a la persona natural según las disposiciones de la ley 1429 y sus
decretos reglamentarios paro lo cual también se diseñara un formato donde este
inmersa toda la información suministrada con la que determine la norma. A partir
de este mecanismo la empresa podrá reducir el riesgo de retener lo indebido a sus
acreedores, el departamento financiero reducirá la posibilidad de pagar sanciones
fiscales por no aplicar la ley tributaria según sus disposiciones y se tendrá un buen
ambiente laboral con las partes prestadoras de servicios ya que se les retendrá lo
justo partiendo de la información suministrada por ellos. Por lo cual los
presupuestos fiscales y la planeación fiscal serán muy acorde a la realidad de la
empresa.

7.2. CONTROL INTERNO ACTUAL

La empresa ACCIÓN SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A. a pesar que realiza las

retenciones en la fuente a empleados e independientes, debe generar muchas
correcciones por reclamos de retenciones mal practicadas, pues no cuenta con los
controles oportunos al momento de realizar los registros, ni tampoco existen
manuales de procedimientos que permita a las personas que realizan los registros
cumplir con la normatividad vigente.

18
 8. CONCLUSIONES

La aplicación oportuna de las normas establecidas y sus respectivas

modificaciones y actualizaciones juega un papel fundamental en el flujo de efectivo
de la empresa ACCIÓN SOCIEDAD FIDUCIARIA S.A., teniendo en cuenta que se
evitará cometer menos errores en las liquidaciones de las retenciones y por ende
generar sanciones por mala liquidación que ocasionen pagos que estén fuera del
presupuesto de la empresa.

Al analizar la situación actual de la empresa se verifica que la confiabilidad y

exactitud de los datos contables y la efectividad de los procedimientos en el
cálculo de la retención en la fuente, no son los adecuados y que aunque se
implementen mecanismos de control que permitan liquidar la retención en la
fuente de acuerdo a la normatividad vigente, existe la probabilidad de que la
compañía vuelva a incurrir en un desorden de este tipo sino establece controles
periódicos con los que se detectan estos errores a tiempo y así adoptar medidas
que permitan actuar en tiempo real, debido a que las normatividad de tipo fiscal en
Colombia es muy cambiante. Es por eso que requiere estar actualizados en los
cambios realizados en la normatividad, igualmente realizar las capacitaciones
necesarias al personal involucrado en el proceso.

19
 9. RECOMENDACIONES

Después de realizar el análisis de los factores impositivos de la retención en la

fuente para empleados e independientes en la empresa ACCIÓN SOCIEDAD
FIDUCIARIA S.A., y con el fin de no incurrir en errores en las declaraciones
tributarias y por ende evitar sanciones de tipo pecuniarias, se realizan las
siguientes recomendaciones:

 Diseñar manuales de procedimientos que permitan que la confiabilidad y

exactitud de los datos contables y la efectividad de los procedimientos en el
cálculo de la retención en la fuente sean más precisos.

 Actualizar en forma permanente al personal encargado de los registros en

materia tributaria para que apliquen las retenciones conforme lo ordene la
ley y sus modificaciones.

 Parametrizar el sistema de tal forma que permita tener control de los pagos
realizados en el mes y evitar el riesgo de realizar pagos a personas que
sobrepasan las bases para aplicarles la retención, optimizando los recursos
de la empresa minimizando los errores.

 Realizar un plan de control interno periódico que permita detectar de

manera precisa y oportuna las falencias en la aplicación de la normatividad
tributaria en los registros contables.

20
 10. REFERENCIACIÓN

10.1. BIBLIOGRAFÍA

 ACTUALICESE.COM. [Liquidador] Retención en la fuente a empleados

según cambios del Decreto 1070 de 2013. [En línea]. Información Contable
y Tributaria al día. Publicado el 5 de junio de 2013. [Consultado en julio de
2014]. Disponible en: http://actualicese.com/modelos-y-formatos/retención-
en-la-fuente-a-empleados-según-cambios-del-decreto-1070-de-2013/

 ESTATUTO TRIBUTARIO NACIONAL. Artículo 383. Tarifa [en línea].

[Consultado en julio de 2014]. Disponible en: http://estatuto.co/?e=774

10.2. CIBERGRAFÍA

 REFORMA TRIBUTARIA RETENCIÓN RENTA EMPLEADOS: LEY 1607

DEL 26 DE DICIEMBRE DE 2012: http://www.cijuf.org.co/documentos-de-
interes/2013/retenci%C3%B3n-en-la-fuente-renta-empleados

 RETENCIÓN EN LA FUENTE MÍNIMA PARA EMPLEADOS: LEY 1607

DE 2012:

http://www.legis.com.co/información/aplegis/archivos/retenciónenlafuentemí
nimaparaempleados.pdf

21