ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

Por: Yeisson Vásquez Ríos

Desde los inicios de la humanidad cuando se empezó a desarrollar la escritura el

ser humano ha manifestado la importancia de conservar su memoria y logros
realizados en las diferentes civilizaciones, por ello ha tratado de guardar en los
archivos la información de cada decisión tomada, para que las civilizaciones
posteriores puedan reconocer los avances y orígenes de los avances culturales,
sociales y tecnológicos.

Alguna vez Confucio dijo “El que no conoce su historia, está condenado a repetirla”,
una frase que cada día toma más vigencia en la archivística porque se puede ver
que una organización sin archivo es una organización sin memoria, por lo que está
reescribiendo cada vez sus procesos perdiendo optimización de los recursos.

Los archivos son un conjunto de documentos que sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material guardan información importante de personas naturales, jurídicas,
por lo que se hace necesario conservarlos en el tiempo para que no se pierda la
memoria ni la trazabilidad de las decisiones tomadas en las diferentes épocas.

Los archivos se clasifican de diversas maneras como son:

Según su organización como archivo centralizado que son aquellos que controla
una sola dependencia, archivo descentralizado son aquellos que lleva cada una de
las dependencias, archivo descentralizado con control descentralizado son aquellos
que el jefe es cada jefe de la dependencia y por último archivo descentralizados con
control centralizado que son los que siguen dependiendo del archivo central. Como
se puede ver los archivos se pueden manejar desde diferentes lugares conservando
lo importante que es la conservación de la información.

Según el tiempo los archivos se clasifican en archivos de gestión, central e histórico.

El archivo de gestión se encarga de conservar los documentos producidos por la
dependencia y que son de constante consulta, luego cuando los documentos
pierden la vigencia de consulta dentro de la unidad administrativa se hace una
transferencia primaria al archivo central que conserva los documentos en el tiempo
dependiendo de las tablas de retención de cada organización, pasados los tiempos
establecidos se procede a destruir los que no son de memoria histórica y el resto de
documentos se envían al archivo histórico para conservación permanente mediante
una trasferencia secundaria.
Se encuentran archivos públicos y privados que guardan información importante,
sobre personas, hechos decisiones y trámites realizados en el tiempo.

Las personas encargadas de los archivos de cada organización deben conservar

unas cualidades imprescindibles para llevar a cabo sus funciones adecuadamente
como son: el orden, la prontitud, la responsabilidad, la cordialidad, el sigilo
profesional y la concentración.

La ley general de archivos colombiana en varios de sus artículos explica que los
archivos se categorizan como archivo general de la nación compuestos por el
Archivo general del departamento, municipio y distrito. Según la organización del
estado en archivos de las ramas ejecutiva, legislativa, judicial, organismos de control
y organismos autónomos.

Como conclusión se puede retomar la frase citado al principio del ensayo ya que los
archivos son fundamentales para la conservación de la memoria y de la historia de
las diferentes organización y hechos de la humanidad, para que las generaciones
venideras puedan acceder a la información verídica de una manera adecuada y bien
conservada en el tiempo.