THE ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

FOR PURCHASING IN PT. PIRUS INTIDINAMIKA

Ambar Wati
Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma, 2010
Email : ambarwati15@yahoo.com
Pembimbing : Dr. Imam Subaweh, SE., AK., MM
Staf Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Gunadarma, Depok

ABSTRACT

This research was conducted in PT. Pirus Intidinamika that still use manual
system for purchase transaction. The purpose of this research is to determine whether
there are weaknesses in the accounting system of purchasing at PT. Pirus Intidinamika
and to provide an alternative design of accounting information system for the purchase at
PT. Pirus Intidinamika. This research is a descriptive analysis of qualitative research,
the case studies using qualitative data from internal sources. Data analysis techniques
include system analysis, which then proceed to the stage of conceptual design and
physical design. Based on the results of the research authors found that the procurement
system operated by the company still has weaknesses and shortcomings in terms of
separation of functions, purchasing procedures, document use, the purchase transaction
records, and reports are generated. In addition, author designed accounting information
system of purchase is able to overcome these weaknesses and shortcomings. This design
includes conceptual design and physical design, but extent to which the output design,
input design and database design.

Keywords: analysis, design, accounting information system, purchase

ABSTRAK

Penelitian ini dilakukan pada PT. Pirus Intidinamika yang masih menggunakan
sistem manual atas transaksi pembeliannya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk
mengetahui apakah terdapat kelemahan dalam sistem akuntansi pembelian pada PT. Pirus
Intidinamika dan untuk memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi
pembelian pada PT. Pirus Intidinamika. Penelitian ini merupakan penelitian analisis
deskriptif kualitatif yang berupa penelitian studi kasus dengan menggunakan data
kualitatif dari internal perusahaan. Teknik analisis data yang dilakukan meliputi analisis
sistem, yang kemudian dilanjutkan ke tahap desain konseptual dan desain fisik.
Berdasarkan hasil penelitian penulis menemukan bahwa sistem pembelian yang
dijalankan perusahaan masih memiliki kekurangan dan kelemahan dalam hal pemisahan
fungsi, prosedur pembelian yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan
transaksi pembelian, serta laporan yang dihasilkan. Selanjutnya penulis merancang sistem
informasi akuntansi pembelian yang mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan
tersebut. Perancangan ini meliputi desain konseptual dan desain fisik, tetapi sebatas
desain output, desain input dan desain database.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian.

PENDAHULUAN

Berbagai peluang yang ditemukan di pasaran, sangatlah berguna untuk diubah

menjadi potensi-potensi yang dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan keuntungan bagi
perusahaan. Namun jika tidak dilakukan dengan kecepatan dan ketepatan perhitungan
bisnis yang benar, sebaik apapun peluang yang dimiliki tidak akan mampu dimanfaatkan.
Disinilah peran dari teknologi. Teknologi telah berkembang dengan pesatnya.
Perkembangan teknologi ini memicu perusahaan untuk dapat membuat suatu sistem yang
dapat menggali potensi yang dimilikinya untuk lebih meningkatkan performance
perusahaan agar dapat meraih peluang-peluang yang ada di pasaran dengan kecepatan
dan ketepatan.
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu perusahaan, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu perusahaan. Suatu sistem yang kurang
mendapatkan informasi nantinya akan menjadi luruh, kerdil, dan akhirnya berakhir. Oleh
karena itu harus diusahakan agar informasi yang ada telah cukup, agar informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi akan dapat mengena sesuai dengan yang dibutuhkan
manajemen perusahaan.
Istilah sistem informasi akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan
siklus pemrosesan akuntansi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik,
tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian-kejadian
ini menghasilkan transaksi-transaksi yang dapat dikelompokkan menjadi empat siklus
aktivitas bisnis yang umum. Salah satunya dari empat siklus aktivitas bisnis yang umum
adalah siklus pengeluaran (Expenditure Cycle). Siklus pengeluaran adalah kejadian yang
terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain (pembelian) serta pelunasan
kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut.
Untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan, perusahaan harus dapat
menerapkan sistem pembelian yang baik, serta mengurangi penyimpangan-
penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasional sehari-hari. Dengan sistem
pembelian yang baik, diharapkan masalah persediaan yang menumpuk, masalah
penjadwalan pembayaran hutang dan giro yang dibayarkan, karena kurangnya informasi
dapat dihindari. Dalam hal mengurangi penyimpangan-penyimpangan, maka diperlukan
pengawasan, dan sistem pengendalian yang baik. Menurut Mulyadi (2008:311) unsur
pengendalian intern diperlukan dalam sistem pembelian yang dirancang untuk mencapai
tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini: menjaga kekayaan (persediaan)
dan kewajiban perusahaan (hutang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar),
menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (hutang dan persediaan).
Transaksi pembelian merupakan salah satu transaksi besar yang sering terjadi dalam
perusahaan, baik yang bergerak dibidang jasa, perdagangan, maupun manufaktur. PT.
Pirus Intidinamika merupakan perusahaan manufaktur, yang memproduksi berbagai
macam furniture. Dalam kegiatan produksi furniture dibutuhkan bahan-bahan seperti
triplek, kayu, kaca, thinner, cat dan lain sebagainya. Bahan-bahan tersebut didapatkan
dengan melakukan pembelian. Kegiatan pembelian PT. Pirus Intidinamika dilakukan
secara tunai dan kredit. Tetapi untuk pembelian tunai jarang sekali dilakukan oleh
perusahaan, dan sebagian besar pembelian dilakukan secara kredit.
 Setiap sistem pembelian mempunyai kelebihan maupun kelemahan. Demikian juga
dengan sistem pembelian di PT. Pirus Intidinamika. Oleh karena itu, perlu diteliti
kelebihan dan kelemahan untuk selanjutnya bisa dirancang alternatif sistem pembelian
yang lebih baik, yang bisa mengatasi kelemahan sebelumnya serta sesuai dengan
kebutuhan perusahaan agar sistem pembelian yang berjalan menjadi lebih optimal dalam
mengolah transaksi-transaksi pembelian perusahaan sejalan dengan perkembangan bisnis
perusahaan dan perkembangan teknologi sekarang ini.

1.1 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis merumuskan masalah dalam
penelitian ini sebagai berikut:
1. Apakah terdapat kelemahan dari sistem akuntansi pembelian pada PT. Pirus
Intidinamika?
2. Bagaimanakah alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian pada PT.
Pirus Intidinamika ?

1.2 Tujuan Penelitian

Sesuai dengan masalah yang dihadapi, maka tujuan penelitian dapat dinyatakan
sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan sistem akuntansi pembelian pada PT. Pirus
Intidinamika.
2. Untuk memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian pada
PT. Pirus Intidinamika.

TELAAH PUSTAKA

2.1 Pengertian Sistem

Menurut Romney dan Steinbart (2005:2) sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan.
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu
dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi,
2008:2).
Sedangkan dalam pengertian yang lain sistem adalah sekelompok atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang
bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose) (Hall, 2007:5).
Dari uraian tersebut diperoleh kesimpulan bahwa sistem adalah sekelompok
komponen, unsur, atau kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang
disusun untuk mencapai tujuan tertentu.

2.2 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, di
proses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna (Hall, 2007:9). Istilah
sistem informasi menyiratkan penggunaan teknologi komputer
dalam suatu organisasi untuk menyediakan informasi bagi pengguna. Sistem informasi
berbasis komputer merupakan satu rangkaian perangkat keras dan perangkat lunak yang
dirancang untuk mentransformasikan data menjadi suatu informasi.

2.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:1) sistem informasi akuntansi merupakan
kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah
data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.
Berkembangnya kebutuhan informasi telah mendorong perkembangan akuntansi
sebagai suatu sistem informasi. Perkembangan ini juga mengakibatkan perubahan
beberapa istilah dan teknik yang digunakan. Jika sebelumnya pemrosesan data akuntansi
menjadi informasi sebagai sistem akuntansi, maka dewasa ini relevan dengan sebutan
sistem informasi akuntansi, yang disebabkan oleh perkembangan ilmu akuntansi dengan
penerapan teknologi pengolahan data yang lebih efisien dan dapat mengolah informasi
akuntansi lebih banyak.

2.4 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi menurut La Midjan dan Azhar
Susanto (2001:37) adalah sebagai berikut:
1. Untuk meningkatkan kualitas informasi
2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian intern
3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha

2.5 Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang
yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua:
pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam
negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.

2.5.1 Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
1. Fungsi Gudang
2. Fungsi Pembelian
3. Fungsi Penerimaan
4. Fungsi Akuntansi

2.5.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian meliputi :
1. Prosedur Permintaan Pembelian.
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir
surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilikan pemasok.
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para
pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat
pembelian.
3. Prosedur order pembelian.
 Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan
memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order
pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur penerimaan barang.
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu
barang yang diterima dari pemasok dan membuat laporan penerimaan barang untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok.
5. Prosedur pencatatan utang.
Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari
pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur distribusi pembelian.
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.5.3 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah:
1. Surat permintaan pembelian
2. Surat permintaan penawaran harga
3. Surat order pembelian
4. Laporan Penerimaan Barang
5. Surat perubahan order
6. Bukti kas keluar

2.5.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
sebagai berikut:
1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Jurnal Pembelian
3. Kartu Utang
4. Kartu Persediaan

2.6 Analisis Sistem

Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut: Penguraian
dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya maksud
untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-
kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Atau secara lebih mudahnya, analisis
sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang
sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat
kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga
kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah
menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan
perbaikannya.
2.7 Perancangan Sistem
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi
analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut
perancangan sistem. Perancangan sistem terbagi dalam dua bagian, yaitu perancangan
sistem secara umum yang disebut juga perancangan konseptual dan perancangan sistem
secara terinci yang disebut perancangan sistem secara fisik. Tujuan dari perancangan
sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user
tentang sistem yang baru. Perancangan sistem secara umum merupakan persiapan dari
desain secara terinci. Perancangan secara umum mengidentifikasikan komponen-
komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. Perancangan terinci
dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan
mengimplementasi sistem. Tahap perancangan sistem secara umum dilakukan setelah
tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen.
Tahap perancangan sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama yaitu sebagai
berikut :
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada
pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

2.8 Alat dan Teknik Dalam Pengembangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai yang diberikan oleh metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur maka dibutuhkan alat dan teknik untuk
melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa
suatu gambar atau diagram atau grafik. Penggunaan diagram atau gambar ini lebih
mengena dan lebih mudah dimengerti.

2.8.1 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Mulyadi (2008:57) bagan alir data (Data Flow Diagram) adalah suatu
model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu
sistem.
Sedangkan Hall (2007:79) menyatakan bahwa diagram arus data (Data Flow
Diagram) menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data dan
penyimpanan data yang berkaitan suatu sistem.

2.8.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram digunakan untuk mengidentifikasi data yang akan
diambil, disimpan, dan dipanggil kembali (retrieve) untuk keperluan-keperluan tertentu
dalam mendukung kegiatan yang dilakukan organisasi. Bila ditinjau secara grafis, model
entity relationship menggunakan kotak segi empat untuk entitas, elips untuk atribut, dan
kotak belah ketupat untuk menggambarkan hubungan atau relasi.

2.8.3 Normalisasi
Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang berulang-ulang perlu
diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup
elemen yang berulang-ulang ini disebut normalisasi. Normalisasi juga banyak dilakukan
dalam merubah bentuk database dari struktur pohon atau struktur jaringan menjadi
struktur hubungan.

METODE PENELITIAN

3.1 Objek Penelitian

PT. Pirus Intidinamika merupakan perseroan terbatas yang bergerak di bidang
industri furniture. Perusahaan ini sudah berdiri sejak 1995 dan terletak di Jl. K.H. Agus
Salim GG. Angsana 2 No. 61. dengan No. Telp 021-8821254 dan No. Fax 021-8801145.

3.2 Data yang Digunakan

Dalam penelitian ini, data yang akan dibahas oleh penulis adalah data yang
berhubungan dengan sistem pembelian yang ada pada PT. Pirus Intidinamika.

3.3 Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh atau mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam
rangka penelitian ilmiah ini, maka penulis menggunakan beberapa metode diantaranya :
1. Wawancara
2. Observasi
3. Pengumpulan Sampel

3.4 Alat Analisis yang Digunakan

Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif yaitu
analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan
teori-teori. Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan dari penelitian dengan
memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan kenyataan. Berdasarkan analisis
yang telah dibuat kemudian penulis berusaha untuk memberikan usulan pemecahannya.
Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :
1. Sistem Analisis
Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistem
untuk mengumpulkan data tentang sistem manual atas transaksi pembelian pada PT.
Pirus Intidinamika.
2. Desain Sistem
Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses
(dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan
Entity Relationship Diagram), dan normalisasi.
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian

4.1.1 Sistem Pembelian pada PT. Pirus Intidinamika
Sampai saat ini sistem pembelian yang ada masih ditangani secara manual.
Diperkirakan laju pertumbuhan dari PT. Pirus Intidinamika akan terus meningkat dari
tahun ketahun dan untuk mencapai tujuan perusahaan dan hasil yang memuaskan, maka
haruslah mulai diciptakan suatu sistem yang cepat, akurat dan lengkap serta dapat
mengantisipasi permasalahan di masa yang akan datang.
4.1.2 Fungsi Yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pembelian pada PT. Pirus Intidinamika
adalah sebagai berikut :
1. Fungsi yang membutuhkan barang
2. Fungsi pembelian
3. Fungsi gudang
4. Fungsi akuntansi

4.1.3 Dokumen Yang Digunakan

Dalam kegiatan pembelian, PT. Pirus Intidinamika menggunakan dokumen-
dokumen sebagai berikut :
1. Buku Permintaan Pembelian
2. Surat Order Pembelian
3. Tanda Terima Barang
4. Faktur dan Surat Jalan

4.1.4 Prosedur Pembelian Yang Diterapkan

Berikut ini adalah prosedur dalam melakukan pembelian pada PT. Pirus
Intidinamika:
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Fungsi yang membutuhkan barang melakukan permintaan barang yang
dibutuhkannya dengan mengisi buku permintaan pembelian.
2. Prosedur Order Pembelian
Setelah menerima permintaan pembelian, fungsi pembelian menghubungi beberapa
pemasok, untuk menanyakan tentang ketersediaan barang yang dibutuhkan dan harga,
kemudian memilih pemasok yang cocok berdasarkan hal tersebut, dan membuat surat
order pembelian dua rangkap.
3. Prosedur Penerimaan Barang
Ketika barang datang, kemudian fungsi gudang menerima surat jalan dan faktur dari
pemasok. Fungsi gudang lalu memberitahu fungsi pembelian akan datangnya barang,
dan memperlihatkan surat jalan dan memberi faktur untuk dicocokkan dengan surat
order pembelian. Setelah cocok, kemudian fungsi gudang yang bertugas menerima
barang dari pemasok lalu memeriksa jenis dan kuantitas barang. Lalu fungsi gudang
membuat tanda terima barang yang dibuat sebanyak dua rangkap.
4. Prosedur Pencatatan Transaksi Pembelian
Fungsi akuntansi menerima dua rangkap surat order pembelian dan faktur dari fungsi
pembelian serta satu rangkap tanda terima barang dan surat jalan dari fungsi gudang.
Setelah mencocokkan semua formulir, fungsi akuntansi mencatat transaksi
pembelian, ke dalam jurnal pembelian.

4.1.5 Catatan Akuntansi yang Digunakan Dan Laporan Yang Dihasilkan

Dalam pelaksanaan kegiatan akuntansi, PT. Pirus Intidinamika melakukan
pencatatan transaksi pembeliannya ke dalam jurnal pembelian.
Adapun laporan yang dihasilkan dari sistem pembelian pada PT. Pirus
Intidinamika adalah laporan pembelian barang perbulan yang memuat data pembelian
barang yang telah dilakukan perusahaan selama sebulan.
4.2 Pembahasan
Penelitian ini membahas tentang analisis dan perancangan sistem komputerisasi atas
transaksi pembelian pada PT. Pirus Intidinamika. Penulis telah membahas mengenai
sistem manual yang telah dijalankan perusahaan saat ini. Dalam usaha merancang sistem
informasi akuntansi pembelian, penulis mengikuti prosedur formal yang dilalui untuk
membuat suatu rancang sistem seperti mengidentifikasi kebutuhan user akan informasi
pembelian dan melakukan analisis atas sistem yang berjalan. Kemudian dilanjutkan
dengan membuat desain konseptual dan desain fisik, tetapi sebatas desain output, input
dan database.

4.2.1 Analisis Sistem

4.2.1.1 Analisis Struktur Organisasi Dan Deskripsi Jabatan
Dalam deskripsi jabatan direktur utama bertugas untuk mengotorisasi order
pembelian barang. Hal ini kiranya memperberat tugas dari direktur utama, sedangkan
kepala bagian di bawahnya seharusnya dapat berfungsi dan bertanggung jawab terhadap
tugas tersebut, tetapi tidak dimanfaatkan dengan baik. Dalam sistem pembelian, otorisasi
order pembelian ini dapat dilaksanakan oleh fungsi pembelian. Berdasarkan analisis
diatas penulis mengusulkan agar otorisasi order pembelian dilimpahkan kepada kepala
bagian pembelian.

4.2.1.2 Analisis Fungsi Yang Terkait

Dalam kegiatan usahanya, PT. Pirus Intidinamika tidak melakukan pemisahan
antara fungsi penyimpanan barang dan fungsi penerimaan. Padahal pemisahan fungsi
penyimpanan barang dan fungsi penerimaan merupakan salah satu unsur pengendalian
intern organisasi. Dengan adanya pemisahan kedua fungsi ini akan dapat diketahui garis
tanggung jawabnya jika ada kerusakan barang yang dibeli. Pemisahan kedua fungsi
tersebut juga akan mengakibatkan penyerahan masing-masing kegiatan ke tangan fungsi
yang ahli dalam bidangnya. Sehingga informasi penerimaan dan persediaan barang yang
disimpan digudang dijamin ketelitian dan keandalannya. Oleh karena sebab di atas
penulis mengusulkan agar dilakukan pemisahan antara fungsi penerimaan dan fungsi
penyimpanan barang.

4.2.1.3 Analisis Dokumen

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian pada PT. Pirus
Intidinamika adalah buku permintaan pembelian, surat order pembelian, tanda terima
barang, faktur dan surat jalan. Berikut ini adalah analisis terhadap dokumen yang
digunakan.
1. Buku Permintaan Pembelian
Pada dokumen ini masih terdapat beberapa informasi yang tidak dicantumkan
seperti: tanggal barang diperlukan, keterangan tujuan penggunaan barang yang
dibutuhkan dan nama fungsi atau bagian yang melakukan permintaan pembelian.
Penggunaan buku sebagai dokumen juga dirasakan kurang efisien karena tidak
menyediakan tembusan atau rangkapan.
Penulis mengusulkan agar dokumen permintaan pembelian dibuat perlembar
dan juga disediakan rangkapannya. Informasi mengenai tanggal barang diperlukan,
keterangan tujuan penggunaan barang yang dibutuhkan dan nama fungsi atau bagian
 yang melakukan permintaan pembelian pada dokumen permintaan pembelian juga
perlu dicantumkan.
2. Surat Order Pembelian
Masih terdapat informasi yang tidak dicantumkan dalam surat order pembelian
yaitu tanggal permintaan barang dikirimkan. Tidak adanya informasi ini dapat
mengakibatkan waktu pengiriman yang tidak tepat pada waktu barang diperlukan.
Dalam hal rangkapan, dokumen ini memiliki dua rangkapan. Rangkapan yang
dimiliki oleh dokumen ini dirasakan kurang, karena fungsi-fungsi lain yang terkait
sistem pembelian tidak mendapat rangkapan dokumen ini.
Penulis mengusulkan agar dokumen order pembelian dibuat dan disimpan
dalam file komputer. Ketika order pembelian dicetak dari file komputer, sebaiknya
perlu ditambahkan rangkapannya untuk didistribusikan ke fungsi-fungsi lain yang
terkait. Informasi mengenai tanggal permintaan barang dikirim juga perlu
dicantumkan dalam order pembelian ini.
3. Tanda Terima Barang
Format tanda terima barang yang digunakan oleh PT. Pirus Intidinamika masih
tidak lengkap. Tidak ada kolom mengenai rincian barang yang diterima, juga tidak
ada kolom nomor order pembelian dan nomor surat jalan pemasok. Rincian mengenai
barang yang diterima, nomor order pembelian dan nomor surat jalan pemasok diisi
pada bagian keterangan.
Penulis mengusulkan dokumen ini dibuat dalam file komputer dan lembar
tercetak. Kolom mengenai rincian barang yang diterima, nomor surat jalan pemasok
dan nomor order pembelian juga perlu dipisahkan dalam dokumen ini.
4. Tidak Dilakukannya Pengarsipan Atas Dokumen
Semua dokumen pembelian yang ada, diberikan kepada fungsi akuntansi.
Sedangkan fungsi-fungsi lain yang terkait dengan sistem pembelian tidak melakukan
pengarsipan.
Oleh karena itu penulis mengusulkan agar fungsi-fungsi lain yang terkait sistem
pembelian melakukan pengarsipan atas dokumen, maupun penyimpanan dalam
bentuk file komputer.

4.2.1.4 Analisis Prosedur

Dalam prosedur pembelian pada PT. Pirus Intidinamika masih terdapat
beberapa kekurangan. Hal ini dapat dilihat dari prosedur order pembelian, dimana fungsi
pembelian hanya melakukan pemilihan pemasok berdasarkan harga barang saja tanpa
memperhatikan kualitas barang. Masalah ini dapat mengakibatkan pembelian barang
yang berkualitas rendah. Penulis mengusulkan agar sebaiknya dalam melakukan
pemilihan pemasok fungsi pembelian harus memasukkan kualitas barang yang
ditawarkan sebagai suatu pertimbangan.
Fungsi pembelian tidak melaksanakan pengarsipan atas surat order pembelian
yang dikeluarkan. Fungsi pembelian juga tidak memberitahukan fungsi-fungsi lain yang
terkait sistem pembelian akan adanya order pembelian yang telah dikeluarkan. Padahal
hal tersebut penting untuk dilakukan agar fungsi-fungsi yang lain dapat mengantisipasi
kelanjutan dari order pembelian yang telah dikeluarkan. Dalam hal ini penulis
mengusulkan fungsi pembelian memberitahukan kepada fungsi-fungsi lain yang terkait
sistem pembelian mengenai order pembelian yang dikeluarkan. Hal ini dimaksudkan agar
fungsi-fungsi tersebut dapat mengantisipasi kelanjutan dari adanya order pembelian yang
dikeluarkan.
Prosedur penerimaan barang dalam PT. Pirus Intidinamika dilakukan oleh
fungsi gudang. Prosedur ini dilakukan dengan memeriksa jenis dan kuatitas barang yang
dikirimkan oleh pemasok, tanpa memperhatikan kondisi kualitas barang. Apabila dalam
barang yang diterima terdapat barang yang rusak, maka akan dapat mengakibatkan
operasi produksi yang tertunda karena barang yang dipakai dalam produksi mempunyai
kualitas buruk. Penulis mengusulkan agar fungsi penerimaan dalam menerima barang
yang dikirimkan pemasok melakukan pemeriksaan menyeluruh mengenai jenis, kuantitas
maupun kualitas barang yang dikirimkan oleh pemasok.

4.2.1.5 Analisis Catatan Akuntansi

Dalam pelaksanaan kegiatan pembelian PT. Pirus Intidinamika, catatan
akuntansi yang digunakan adalah jurnal pembelian. Catatan akuntansi ini dalam
pelaksanaannya sudah cukup baik. Tetapi karena pencatatannya masih dilakukan secara
manual maka rawan terjadi salah catat.
Penulis mengusulkan agar perusahaan menggunakan sistem pembelian yang
telah terkomputerisasi, agar data-data akuntansi yang diolah dalam sistem dapat
diandalkan karena datanya dapat diolah dengan cepat, akurat dan lengkap.

4.2.1.6 Analisis Laporan

Laporan yang dihasilkan oleh sistem lama hanya laporan pembelian barang
perbulan. Laporan ini masih dirasa kurang lengkap. Laporan-laporan lain yang
dibutuhkan oleh pemakai sistem belum dihasilkan oleh sistem lama. Selain itu pembuatan
laporan dalam sistem lama bisa menghabiskan waktu yang lama. Hal ini dirasa sangat
memakan waktu dikarenakan pengolahan data dan pembuatan laporannya masih
dilakukan secara manual, sedangkan laporan dibutuhkan secara berkala untuk
kepentingan manajemen dan diperlukan ketelitian tinggi. Kemungkinan kesalahan oleh
operator (pekerja) atau human error dalam pengelolaan data masih sangat besar karena
masih menggunakan sistem manual. Belum lagi kesulitan dalam pencarian data baik itu
data pembelian, pemasok dan barang.
Penulis mengusulkan agar perusahaan menggunakan sistem pembelian yang
telah terkomputerisasi, agar laporan-laporan yang dihasilkan sistem dapat diandalkan
karena datanya akurat, cepat dan lengkap.

4.2.1.7 Analisis Kebutuhan Sistem

Kebutuhan sistem perusahaan adalah sebagai berikut ini.
1. Memerlukan suatu sistem informasi akuntansi pembelian berbasis komputer yang
mampu menyimpan, mengakses dan mengupdate data, serta meminimalkan terjadinya
kesalahan dalam pemprosesan data. Sehingga sistem informasi akuntansi pembelian
yang dirancang memiliki kemampuan sebagai berikut:
a. Memproses data secara cepat dan menghasilkan informasi yang memadai bagi
perusahaan.
b. Mengurangi kesalahan dalam hal human error.
c. Waktu yang dibutuhkan untuk memproses data dapat lebih singkat dan akurat
sehingga terjadi efisiensi waktu dan informasi yang dihasilkan dapat diandalkan.
2. Sistem informasi akuntansi pembelian yang terkomputerisasi akan mempermudah
pimpinan perusahaan ataupun bagian-bagian lain yang berwenang untuk mengetahui
data transaksi yang telah dilakukan, dokumen yang digunakan ataupun laporan yang
dibutuhkan.

4.2.2 Perancangan Sistem Yang Diusulkan

Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis
menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya dapat dicetak menjadi dokumen-
dokumen. Sistem informasi akuntansi pembelian ini masih memakai cara manual dalam
pendistribusian dokumen-dokumen tersebut. Tetapi dalam menghasilkan dokumen,
mengolah data akuntansi dan membuat laporan-laporan, sistem informasi akuntansi
pembelian yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi.

4.2.2.1 Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Yang Diusulkan

Fungsi-fungsi yang akan terlibat dalam sistem pembelian yang diusulkan adalah
sebagai berikut ini.
1. Fungsi yang membutuhkan barang
2. Fungsi pembelian
3. Fungsi penerimaan
4. Fungsi akuntansi

4.2.2.2 Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Yang Diusulkan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian yang diusulkan
adalah sebagai berikut ini.
1. Permintaan pembelian
2. Order pembelian
3. Tanda terima barang
4. Faktur dan surat jalan
5. Voucher

4.2.2.3 Prosedur Pembelian Dalam Sistem Yang Diusulkan

Berikut ini adalah uraian prosedur dalam melakukan pembelian pada sistem
yang diusulkan.
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Fungsi yang membutuhkan barang melakukan pengajuan permintaan pembelian,
dengan mengisi dokumen permintaan pembelian yang berangkap dua. Dokumen ini
lalu ditandatangani oleh fungsi yang melakukan pengajuan permintaan pembelian.
Kemudian satu rangkap didistribusikan ke fungsi pembelian dan satu lagi diarsipkan.
2. Prosedur Order Pembelian
Fungsi pembelian menerima permintaan pembelian. Kemudian berdasarkan data
barang dalam permintaan pembelian tersebut, fungsi pembelian melakukan
penawaran harga terhadap beberapa pemasok. Setelah mendapat data penawaran
harga dari beberapa pemasok, fungsi pembelian memilih pemasok yang cocok dalam
hal ketersediaan barang, harga barang dan kualitas barang yang ditawarkan, fungsi
pembelian lalu melakukan penginputan data order pembelian dan menyimpannya ke
dalam file order pembelian. Setelah itu fungsi pembelian mencetak order pembelian
 sebanyak lima rangkap. Kelima rangkap tersebut dididistribusikan kepada fungsi-
fungsi lain.
3. Prosedur Penerimaan Barang
Ketika barang yang dikirimkan pemasok datang, fungsi penerimaan akan
mencocokkan nomor order pembelian yang tertera dalam surat jalan pemasok dengan
rangkapan order pembelian yang diberikan fungsi pembelian. Setelah itu fungsi
penerimaan melakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap barang. Kemudian fungsi
penerimaan akan menginput data penerimaan barang ke dalam file order pembelian.
Setelah itu data barang akan diperbaharui. Fungsi penerimaan akan mencetak
dokumen tanda terima barang sebanyak tiga rangkap.
4. Prosedur Pencatatan Transaksi Pembelian
Fungsi akuntansi menerima satu rangkap order pembelian dari fungsi pembelian dan
satu rangkap laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan dan faktur dari
pemasok. Untuk memastikan akurasinya faktur akan dibandingkan dengan informasi
yang terdapat dalam order pembelian dan laporan penerimaan barang. Setelah itu
fungsi akuntansi akan menginput data faktur ke dalam file catatan voucher. Sistem
tersebut akan memperbaharui saldo hutang pemasok dan akun pengendali hutang
dalam buku besar.

4.2.2.4 Catatan Akuntansi Dan Laporan Dalam Sistem Yang Diusulkan

Dalam sistem yang diusulkan, penulis menggunakan metode voucher yang
terkomputerisasi sebagai metode pencatatan hutangnya. File catatan voucher telah
disiapkan dalam sistem. Nantinya sebuah dokumen voucher dapat dicetak dari file
tersebut.
Ada lima laporan yang dihasilkan oleh sistem yang diusulkan, yaitu laporan
hutang, laporan pembelian, laporan perbandingan waktu penerimaan barang dengan
waktu permintaan pengiriman barang, laporan order pembelian yang barangnya belum
diterima dan laporan umur faktur. Laporan-laporan ini terbuat dari query yang berasal
dari beberapa file dalam sistem pembelian. Semua laporan dapat berupa display di layar
komputer atau dapat dicetak.

4.2.2.5 Model Logika Dari Sistem Yang Diusulkan

Beikut ini adalah penjelasan dari model logika sistem yang diusulkan oleh
penulis dalam Data Flow Diagram.

Gambar 4.4 Diagram Konteks

 Gambar 4.5 DFD Level Nol

Gambar 4.6 DFD Level Satu Proses Satu

 Gambar 4.7 DFD Level Satu Gambar 4.8 DFD Level Satu
Proses Dua Proses Tiga

Gambar 4.9 DFD Level Satu Proses Empat

4.2.2.6 Entity Relationship Diagram

Penjelasan dari ERD sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut ini. Entitas
barang berelasi dengan entitas pemasok. Relasi ini diberi nama ‘order beli’. Pada relasi
ini setiap barang dapat dibeli dari beberapa pemasok, begitu pula sebaliknya. Hubungan
relasinya adalah many-to-many. Entitas pemasok berelasi dengan entitas buku besar.
Relasi ini diberi nama ‘catat voucher’. Dimana setiap pemasok dapat memiliki catatan
voucher yang mempengaruhi beberapa rekening buku besar, begitu pula sebaliknya.
Hubungan relasinya adalah many-to-many.
 Gambar 4.10 Entity Relationship Diagram

4.3.2.7 Normalisasi
Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang berulang-ulang perlu
diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup
elemen yang berulang-ulang ini disebut dengan normalisasi. Berikut ini adalah tahapan
dari normalisasi yang dilakukan.

Gambar 4.11 Normalisasi 1NF Gambar 4.12 Normalisasi 2NF

 Gambar 4.13 Normalisasi 3NF

4.3.2.8 Desain Output Sistem Yang Diusulkan

Berikut ini disajikan parameter dari output yang dihasilkan oleh sistem
pembelian yang diusulkan.

Tabel 4.1 Output Yang Dihasilkan

4.3.2.9 Desain Input Sistem Yang Diusulkan

Input yang dibutuhkan oleh sistem pembelian yang diusulkan mempunyai
parameter sebagai berikut ini.
Tabel 4.2 Input Yang Dibutuhkan
4.3.2.10 Desain Database Sistem Yang Diusulkan
File database yang dibutuhkan oleh sistem pembelian ini seperti yang tampak
di data flow diagram dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Tabel 4.3 File database yang dibutuhkan

PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai
berikut ini.
1. Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi pembelian
pada PT. Pirus Intidinamika. Seperti dalam hal pemisahan fungsi, prosedur pembelian
yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi pembelian dan
laporan yang dihasilkan.
2. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis
dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah
disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna
sistem.

5.2 Saran
Dalam waktu kedepannya diperkirakan laju pertumbuhan PT. Pirus Intidinamika
akan semakin berkembang. PT. Pirus Intidinamika membutuhkan sistem yang dapat
mengatasi kelemahan dan kekurangan yang ada pada sistem yang dimilikinya dan
mampu mengakomodasi kegiatan perusahaan yang semakin meningkat. Oleh karena itu
penulis mengajukan saran kepada PT. Pirus Intidinamika agar dapat mempertimbangkan
penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan
penulis dalam kegiatan operasional pembeliannya.