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Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1
AULA 3
A organização e a
rotina do assistente
administrativo
CURSO DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1
AULA 3
A organização e a
rotina do assistente
administrativo
CRÉDITOS
UNIDADE CURRICULAR 1
Presidente
Bruno Breithaupt
Diretor Regional
Rudney Raulino
Conteudista
Rafael Rodrigues de Souza
Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância
REFERÊNCIAS ........................................................................................................... 21
UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização
AULA 3
A ORGANIZAÇÃO E A ROTINA DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
CONTEXTUALIZANDO
Nesta aula, você estudará um pouco mais sobre a
organização, e esta será a oportunidade de conhecer
melhor seu conceito, sua tipologia, sua classificação,
sua natureza jurídica e seu organograma.
Conceito
Uma organização é fruto de esforços individuais que visam ao
alcance de propósitos coletivos.
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1) os membros da organização;
3) os clientes; e
4) o público em geral.
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Conceito
Um organograma serve como uma representação gráfica da
empresa, uma espécie de planta da corporação.
Alguns autores, como Cury (2005) e Hessel (1987), alegam que os organogramas
também possuem aspectos negativos, como o engessamento das pessoas através
de hierarquias predefinidas, o que, em muitos casos,
CURY, Antonio. Organização e pode atrapalhar o desenvolvimento de projetos devido
métodos: uma visão holística.
8. ed. São Paulo: Atlas, 2005. a questões burocráticas.
HESSEL, José Ribeiro.
Organização e métodos. 2. ed. Ao se criar um organograma, deve-se considerar
Porto Alegre: D.C. Luzzato, 1987.
que ele é uma representação da organização em um
momento específico e que, por isso, pode sofrer altera-
ções. Para tanto, é importante que o organograma seja flexível e de fácil interpretação.
Cabe lembrar que, embora um organograma sirva para deixar os papéis evidentes
e bem definidos, é importante que o assistente administrativo esteja preparado para
colaborar com seus colegas e equipes de trabalho sempre que solicitado.
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UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização
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Presidência
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Por isso, se a empresa da qual você faz (ou venha a fazer) parte adota o uso de
uniformes, lembre-se de mantê-los sempre limpos e passados. Se o seu ambiente
de trabalho permitir o uso de roupa própria, verifique
se as que você possui estão de acordo. De forma Leggings são calças justas que vão
da cintura até o tornozelo. São utili-
geral, evite cores e estampas chamativas, e, no
zadas para atividades físicas.
caso das mulheres, deve-se evitar decotes, roupas
justas e curtas ou leggings.
Manter uma boa apresentação significa, também, ter cuidados com a higiene pessoal,
o que inclui tomar banho diariamente, escovar os dentes após as refeições, manter
cabelos e unhas limpos e cuidar da pele. As mulheres devem evitar maquiagens
e vestuário exagerado, mantendo sempre um equilíbrio visual e sendo discretas.
Importante
É por meio da nossa imagem que imprimimos nossa marca pessoal
e reforçamos quem somos. Lembre-se de que o gerenciamento da
imagem não é feito de pequenas ações isoladas: é um processo
contínuo, em que você se autoavalia, fazendo ajustes de acordo
com a ocasião, objetivos e pessoas envolvidas. Um bom exemplo
são as confraternizações da empresa. Nesse sentido, é importante
que, junto à apresentação pessoal, se estabeleça uma postura
profissional, ou seja, se adotem comportamentos condizentes com
a imagem que se deseja projetar.
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Importante
A credibilidade tem relação com a imagem pessoal que se constrói
ao longo do tempo através do profissionalismo, da ética e do ato
de cumprir com a palavra. Essa é uma imagem que transmite
confiança aos superiores, colegas e clientes.
Adotar uma postura profissional também significa demonstrar bom senso, respeito
ao próximo, bom convívio no ambiente organizacional e social, delicadeza ao lidar
com todas as pessoas e situações, e ética.
A ética precisa ser percebida
A conduta ética, dentro das organizações, proporciona como um conjunto de princípios
um ambiente de trabalho respeitável, contribuindo que visam disciplinar e ajustar a
conduta, a moral e os costumes
para o desenvolvimento pessoal e profissional dos
dos indivíduos.
colaboradores, bem como para a excelência nos
resultados organizacionais.
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Por sua vez, atitudes como isolar pessoas, constranger colegas e assediar moral ou
sexualmente outras pessoas são atitudes antiéticas e não devem ser admitidas no
ambiente profissional. A competência de tratar desses assuntos, na maior parte das
organizações, é do departamento de Recursos Humanos, que é responsável por criar
estratégias a partir de diagnósticos, reuniões, planos de ação, ações motivacionais
e acompanhamento constante de mudanças que se façam necessárias para que o
ambiente profissional seja sempre saudável do ponto de vista ético e profissional.
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Essa mudança no cenário administrativo fez com que fosse preciso criar um setor
que se preocupasse com a gestão dessas pessoas, ou seja, um setor que visasse
gerir um ambiente altamente dinâmico e complexo.
Vale lembrar que, ao trabalhar com pessoas, é fundamental que atitudes como
uma boa apresentação pessoal e postura na forma de conduzir as relações estejam
presentes no encaminhamento das atividades.
Importante
A gestão de pessoas tem, portanto, o dever de trabalhar para
que os indivíduos de uma organização possam adequar suas
características individuais aos processos de produção.
5.2 LOGÍSTICA
A função da logística no ambiente organizacional é absorver atividades que vão
desde a aquisição de matéria-prima para a organização até os processos que
envolvem o consumidor final de determinado produto
ou serviço. Consumidor final é o indivíduo
que adquire um produto sem
A logística empresarial desempenha um importante intenção de repassá-lo a outro.
papel dentro da organização, uma vez que dela
dependem vários processos administrativos. Vamos conhecer mais sobre os
processos da logística:
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5.3 FINANÇAS
Assim como os demais departamentos,
o departamento financeiro é um dos mais
importantes em uma organização, pois é ele
que administra o capital da empresa, seus
investimentos, seus riscos e também o seu
relacionamento com os investidores. Além
disso, o departamento financeiro também é
responsável por estar interligado às áreas mais
complexas, trabalhando diretamente com fatores como fluxo de caixa, taxa de
câmbio, divisas, alterações de taxas de juros, entre
Taxa de câmbio é o preço de uma
outras funções.
moeda estrangeira medido em
unidades ou frações (centavos)
As finanças, como função organizacional, representam
da moeda nacional.
um setor que executa um grande número de
Divisas são recursos financeiros
cálculos, exigindo de sua equipe bastante atenção
disponíveis.
e concentração, além da capacidade de raciocínio
lógico e habilidade com matemática, que são fatores importantes para os profissionais
dessa área.
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Pode-se afirmar que o marketing é responsável por gerar demanda para que as
vendas possam gerar negócios. Uma boa equipe de marketing deve ser aquela que
é capaz de facilitar o trabalho do departamento de vendas, ou seja, faz com que
os produtos da empresa aparentem possuir qualidade suficiente, a ponto de não
exigir grandes esforços do vendedor. Esse trabalho objetiva vender os produtos da
empresa com o menor custo possível, gerando, assim, bons negócios à empresa.
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5.5 JURÍDICO
Na função organizacional jurídica, são tratados os
assuntos de caráter legal da empresa. Se a empresa
planeja dar um novo passo e precisa, por exemplo,
fazer a análise de uma viabilidade técnica, financeira,
ou mesmo verificar riscos à sua imagem, esse será o
departamento encarregado de verificar tais questões,
sempre zelando pelo sigilo das informações trocadas
entre colaboradores, fornecedores e clientes.
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CONSIDERAÇÕES
No estudo da Aula 3, nossa intenção foi aprofundar seus conhecimentos acerca das
organizações e seus departamentos, como, por exemplo, o de gestão de pessoas,
de logística, financeiro, de marketing e vendas, e também o de gestão jurídica.
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REFERÊNCIAS
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FORBES. Six surprising negotiation tactics that get you the best deal.
Disponível em: <http://www.forbes.com/sites/work-in-progress/2013/12/05/six-
surprising-negotiation-tactics-that-get-you-the-best-deal/2/>. Acesso em: 30 jul.
2015.
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SITE SUSTENTÁVEL. ISO 14000: o que é, para que serve e requisitos. Disponível
em: <http://inst.sitesustentavel.com.br/iso-14000-o-que-e-requisitos/>. Acesso
em: 26 jan. 2016.
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UOL ECONOMIA. Currículo: veja os dez erros mais comuns e fuja deles.
Disponível em: <http://economia.uol.com.br/empregos-e-carreiras/noticias/
redacao/2011/04/27/curriculo-veja-os-dez-erros-mais-comuns-e-fuja-deles.
htm#fotoNav=10>. Acesso em: 07 ago. 2015.
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