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ELABORACIÓN DEL MANUAL
DEL CURSO BáSICO DE ARCGIS
COMO HERRAMIENTA DE
AUTOAPRENDIzAJE PARA LA
ASIGNATURA DE GEOMáTICA
Graciela Carolina Franco Ariza
Jhon Jairo Cáceres Jiménez
Resumen
Este documento se realiza con el fin de presentar una
descripción de la metodología utilizada en la elabo-
ración del manual del curso básico de ArcGIS1, que
corresponde al nombre de un conjunto de productos
software de sistemas de información geográfica (SIG o
GIS, por la sigla en inglés de Geographic Information
System) producido y comercializado por ESRI, creado
con el propósito de proporcionar a los estudiantes de
ingeniería civil una herramienta de autoaprendizaje en
la asignatura de Geomática. La elaboración del manual
es presentada como proyecto en el área de especiali-
zación SIG del diplomado ‘Uso de Nuevas Tecnologías
para la Investigación Aplicada a la Ingeniería’, de la Es-
cuela de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial de
Santander. El manual es una adaptación del documen-
to llamado ArcGIS – Manual básico, escrito por Iván
Darío Gómez Araújo y Jorge Hernando Gómez Gómez,
basados en el libro Arc view GIS, curso básico, de Jorge
Hernando Gómez Gómez, Édgar Jesús Rojas Ramírez y
Edilma Ortiz, y editado por la Universidad Industrial de
Santander como material de apoyo pedagógico.
Palabras Clave: manual ArcGIS, autoaprendizaje, Arc-
View, Geographic Information System.
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, los sistemas de información geográfica
se han convertido en una herramienta no solo impor-
tante, sino indispensable en el trabajo de tratamiento
de la información geográfica de nuestro mundo físico.
Esta información es traducida en una agrupación de
datos geográficos referenciados por coordenadas es-
paciales y datos alfanuméricos presentados como atri-
butos que se pueden almacenar, organizar, manejar y
analizar de una manera sencilla mediante el uso de un
software especializado, como ArcGIS, acompañado de
una completa plataforma de módulos y extensiones.
1 En el texto, se transcribe este nombre de la forma como
fue registrado en Colciencias (N. del E.)
115
Es por ello que en la Escuela de Ingeniería Civil de la
Universidad Industrial de Santander se ha buscado la
forma en que los estudiantes conozcan las herramien-
tas que proporciona el software y las ventajas que tiene
su aplicación en el manejo de la información geográfi-
ca, que les permite que en la asignatura de Geomática
trabajen con ArcGIS.
Actualmente, los estudiantes se encuentran trabajan-
do con la versión 3.2 de ArcView, que, a pesar de te-
ner grandes ventajas en su facilidad de manejo, carece
de los grandes avances y herramientas que hoy en día
ofrece ArcGIS 9.3, el software base de la actualización
del manual de curso básico de ArcView.
Este manual está dirigido principalmente a los estu-
diantes de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial
de Santander para que sea utilizado como herramienta
de autoaprendizaje en la parte práctica de la asigna-
tura de Geomática. Sin embargo, puede ser utilizado
por profesionales, técnicos y estudiantes de otras ra-
mas de la ingeniería, con poca o ninguna experiencia
en el manejo del software ArcGIS, que deseen tener un
conocimiento general de la edición y el tratamiento de
información geográfica.
El curso básico presenta diez ejercicios aplicados a la
ingeniería con el fin de conocer las herramientas que
ofrece el software, perfeccionar las herramientas y ha-
cer uso de ellas en proyectos futuros. Es importante
mencionar que los ejercicios no abarcan el uso de to-
das las herramientas de las que dispone el software,
pero son esenciales y básicas en el desarrollo de cual-
quier proyecto que requiera la implementación de sis-
temas de información geográfica.
Este manual ha sido diseñado para un desarrollo de
autoaprendizaje, de manera que el estudiante no re-
quiera de una herramienta adicional de consulta para
lograr el entendimiento de los procesos que se propo-
nen.
CONTENIDO DEL MANUAL
El libro del curso consta de tres secciones principa-
les: conceptos básicos, ejercicios y bibliografía. En los
conceptos básicos, se presenta en forma general la
definición, la aplicación, la estructura y la interfaz del
software base de este manual. En la sección corres-
pondiente, se proponen diez ejercicios y se explica el
procedimiento para su desarrollo; también, se propo-
nen preguntas y ejercicios adicionales para que el estu-
 MEMORIAS del
MeMorias DEL diploMado
DIPLOMADO 2010
2011 - 2011
diante analice los resultados obtenidos. En la sección
de bibliografía, se presentan las fuentes de consulta
utilizadas para la elaboración de este documento.
Los conceptos básicos consignados en la primera parte
del manual corresponden a una traducción y una selec-
ción de información de la herramienta de ayuda virtual
de ESRI ArcGIS Desktop Help. La consigna de cada uno
de los ejercicios fue tomada del libro ArcView Gis-curso
básico. Los procesos mostrados para el desarrollo de
los ejercicios son propuestos por el autor y basados en
el documento ArcGIS – manual básico, de Iván Darío
Gómez Araújo y Jorge Hernando Gómez Gómez.
DESCRIPCIÓN DE EJERCICIOS
A continuación, se presentan los ejercicios para el es-
tudiante, de acuerdo con el procedimiento descrito en
el manual.
Ejercicio 1: creación de mapas básicos
Objetivo: Aprender la forma de apertura de mapas y
manejo de las herramientas básicas de visualización de
los mapas. Clasificar un mapa de acuerdo con uno de
sus atributos y manejar las primeras consultas utilizan-
do su información básica.
Herramientas clave: Data Frame Properties, Add Data,
Properties, Identify, Save.
Ejercicio 2: unión de dos mapas
Objetivo: Aprender a manipular dos o más mapas en
la misma vista, y modificar e interpretar sus atributos.
Herramientas clave: Properties, Symbol Selector.
Ejercicio 3: impresión de mapas
Objetivos: Elaborar el diseño de impresión de los ma-
pas, con sus coordenadas geográficas, el norte, la es-
cala gráfica y la escala numérica, las convenciones, etc.
Configurar la hoja de impresión. Aprender a elaborar
plantillas para impresiones en serie.
Herramientas clave: Layout View, Data View, Insert, Ex-
port Map.
Ejercicio 4: manejo de información alfanumérica
Objetivo: Aprender a manejar las tablas de atributos y
a importar otros atributos registrados en tablas inde-
pendientes para unirlas con las existentes.
116
Herramientas clave: Editor, Join, Select by Attributes,
Field Calculator.
Ejercicio 5: clasificación de mapas
Objetivo: Aprender a generar mapas con representa-
ciones de valores temáticos o numéricos, mapas de
puntos o con diagramas de barras.
Herramientas clave: Properties-Symbology, Labels.
Ejercicio 6: búsquedas
Objetivo: Aprender a realizar consultas en una base de
datos y a obtener información de localización a través
de sus atributos.
Herramientas clave: Find & Replace, Join, Select by At-
tributes, Select By Graphics, Select By Location.
Ejercicio 7: creación y edición de mapas
Objetivos: Aprender a editar un mapa. Crear mapas de
puntos, líneas y polígonos. Incluir representación foto-
gráfica en los mapas tratados.
Herramientas clave: ArcCatalog, HiperLink, Editor.
Ejercicio 8: afectación predial
Objetivo: Comprender la aplicación de la definición de
un “buffer” para cuantificar la afectación predial en un
proyecto urbano de ampliación vial. Manejar con ma-
yor destreza las tablas de atributos.
Herramientas clave: Buffer Wizard, Select by Location,
Select by Attributes, Field Calculator.
Ejercicio 9: visualización en 3D
Objetivo: Aprender a manipular información de mapas
en tres dimensiones para identificar líneas de visual,
realizar perfiles y mapas de pendientes. Igualmente,
aprender a manejar una herramienta útil en el cálculo
de volúmenes.
Herramientas clave: ArcScene, 3D Analyst, Line of
Sight, Create Profile Graph.
Ejercicio 10: geoprocesamiento
Objetivo: Aprender a manipular gráficamente mapas y
bases de datos aplicando los conceptos del álgebra de
conjuntos al manejo de la información geográfica.
Herramientas clave: ArcToolbox.
METODOLOGÍA
El manual tiene una estructura
totalmente práctica, acompa-
ñada de la base teórica nece-
saria para lograr una mejor
transferencia tecnológica en
los alumnos. figura 1. Ejemplo de presentación de ejercicio
La presentación de cada ejercicio incluye su correspon-
diente título, sus objetivos y las herramientas destaca-
das en el desarrollo de la actividad (figura 1).
Se explica con la ayuda de figuras e íconos, con la in-
tención de ser guía constante en la medida en que se
realiza el procedimiento indicado. Cada figura es cita-
da en el párrafo inmediatamente anterior con el fin de
garantizar en la lectura del estudiante la secuencia y la
organización (figura 2).
Aparecerá la ventana del asistente. En The
features of a layer escoja Ejevial, haga clic en
Siguiente. Para crear el buffer elija la opción At
a specified distance y ponga 14,8 m (verifique
que las unidades de distancia del buffer se
encuentren en metros; de no ser así, cámbielas
en el campo desplegable Distance units are:
Meters). Haga clic en Siguiente. En Dissolve
barriers between, escoja Yes. Para guardar el
buffer en una nueva capa (mapa), seleccione
la opción In a new layer, y especifique la
ruta donde se almacenará el nuevo mapa
(Recomendación: D:\Curso\Ejercicio 8\Buffer.
shp), y haga clic en Finalizar (figura 26).
figura 2. Extracción manual: citación de figuras
117
>>
Se creó una tabla con las herramientas más importan-
tes de ArcMap con el fin de proporcionar al estudiante
una forma rápida de consulta a cada una de ellas.
También se organizaron en tablas las extensiones con
las que se puede trabajar en ArcGIS y en ArcMap y las
extensiones de imágenes compatibles.
Referencias
[1] ESRI. 2011. Esri-The GIS Software Leader| Mapping software and
Data. ArcGIS Desktop Help. [En línea] Abril de 2011. [Citado el: 15
de abril de 2011.] Diponible en: http://webhelp.esri.com/arcgisdesk-
top/9.3/.
[2] FUENTES, Claudio. Tutorial N°1:Herramientas básicas de ArcGIS.
Chile: Universidad de Chile. Escuela de Geografía, 2010.
[3] GÓMEZ GÓMEZ, Jorge Hernando y GÓMEZ ARAÚJO, Iván Darío.
ArcGIS Manual básico. Bucaramanga: Universidad Industrial de
Santander, 2009.
[4] GÓMEZ GÓMEZ, Jorge Hernando; ROJAS RAMÍREZ, Édgar Jesús
y HERRERA ORTIZ, Edilma. ArcView GIS Curso básico - Autoapren-
dizaje. Bucaramanga: Universidad Industrial de Santander, 2005.
[5] SANTIAGO, Iván. Fundamentos de ArcGIS- Versión ArcView 9.1
-Tutorial de lecturas. Puerto Rico: Área de tecnología- Oficina de Ge-
rencia y Presupuesto, 2005.
[6] USDA Natural Resources Conservation Service. ArcGIS 8.3 Tips
and tricks. s.l.: National Cartography & Geospatial Center.
Autores:
Graciela Carolina Franco Ariza
Ingeniera civil
Universidad Industrial de Santander
graciela.franco@correo.uis.edu.co
Jhon Jairo Cáceres Jiménez
Ingeniero de sistemas, especialista en sistemas de información
geográfica, magíster en informática, “Doctor of Philosophy in Civil
Engineering”
Profesor de la Escuela de Ingeniería Civil
Grupo de investigación Geomática, gestión y optimización de sistemas
Universidad Industrial de Santander
jcaceres@uis.edu.co

DISEñO DE UNA BASE DE
DATOS DE ARTÍCULOS DE
INVESTIGACIÓN CON INTERfAz
GRáfICA DESARROLLADA EN
LENGUAJE VISUAL BASIC.NET
Andrés Felipe Gómez Chaparro
Sulay Tatiana Mesa Ribero
Laura Andrea Vargas Carvajal
Duván Yahír Sanabria Echeverry
Resumen
En este artículo se presenta el diseño de una base de
datos que permita organizar la información recopilada
para la elaboración del estado del arte de los proyec-
tos de grado ‘Algoritmo para reconocimiento de fallas
por deformación en pavimento flexible mediante la
adquisición de datos captados a través de sensores
remotos’ y ‘Algoritmo para reconocimiento de fallas
tipo fisura en pavimento rígido mediante tratamiento
de imágenes digitales’, actualmente en desarrollo en la
Escuela de Ingeniería Civil de la Universidad Industrial
de Santander. Su objetivo principal es presentar una
herramienta que facilite y optimice el manejo de la in-
formación y su posterior extracción. Para tal fin, se pre-
sentan los conceptos generales, el modelo relacional,
las entidades, los atributos y las relaciones utilizadas
y los mecanismos necesarios para consultar la base de
datos mediante el lenguaje SQL.
Palabras clave: base de datos, modelo relacional, enti-
dad, llave primaria, normalización, cardinalidad.
INTRODUCCIÓN
La explosión de nuevas tecnologías –y con ella la ac-
cesibilidad a un gran volumen de información– hace
de su manipulación una tarea difícil; por esta razón, se
hace necesario desarrollar una herramienta que per-
mita compilar y organizar gran cantidad de datos de
una manera eficiente y eficaz. Es aquí donde la aplica-
bilidad de las bases de datos se hace evidente.
Una base de datos es una colección que puede consul-
tarse en forma sistemática para organizar, mantener y
recuperar información. Su importancia radica en que
facilita el almacenamiento, la recuperación de forma
rápida y flexible, la organización y la reorganización, la
impresión y distribución de grandes cantidades de in-
formación. El proceso del diseño de las bases de datos
119
>>
se desarrolla en tres fases: diseño conceptual, diseño
lógico y diseño físico, cuyo producto final es la imple-
mentación física de la base de datos.
El presente trabajo se enfoca principalmente en el di-
seño de una base de datos en Microsoft Access, que
permita la organización de una gran cantidad de docu-
mentos en medio magnético y en línea, que hacen par-
te de la revisión bibliográfica y elaboración del estado
del arte de dos proyectos de grado adscritos al grupo
de investigación Geomática, de la Escuela de Ingeniería
Civil de la Universidad Industrial de Santander, actual-
mente en desarrollo, titulados ‘Algoritmo para recono-
cimiento de fallas por deformación en pavimento flexi-
ble mediante la adquisición de datos captados a través
de sensores remotos’ y ‘Algoritmo para reconocimien-
to de fallas tipo fisura en pavimento rígido mediante
tratamiento de imágenes digitales’.
A continuación, se plantea el procedimiento desarro-
llado para tal fin, y se presenta en primera instancia
una serie de conceptos básicos, seguida de un diagra-
ma del modelo entidad – relación, normalización de
entidades, determinación de cardinalidad de las re-
laciones, descripción de las entidades utilizadas y sus
atributos correspondientes, interacción con el usuario
por medio de una interfaz gráfica, posibilidad de hacer
consultas apoyadas en el lenguaje SQL y ejemplos co-
munes de estas consultas evidenciando la aplicabilidad
de la base de datos.
CONCEPTOS BáSICOS
Modelo entidad – relación:
Es un modelo formado por un conjunto de conceptos
que permiten describir la realidad mediante represen-
taciones gráficas y lingüísticas. Estos modelos expresan
entidades relevantes para un sistema de información,
así como sus interrelaciones y propiedades. [11]
Modelo relacional:
Es un modelo lógico que establece una estructura
sobre los datos mediante la creación de un esquema
compuesto de un conjunto de tablas que presentan re-
laciones entre los datos.
Entidad:
Cualquier tipo de objeto o concepto sobre el que se
recoge información: cosa, persona, concepto abstracto
o suceso, representado por sus características o atribu-
tos. Un nombre de entidad sólo puede aparecer una
vez en el esquema conceptual. [10]
 MEMORIAS del
MeMorias DEL diploMado
DIPLOMADO 2010
2011 - 2011
Atributo:
Los atributos son las características que definen o iden-
tifican a una entidad. Para cada atributo existe su domi-
nio, que hace referencia al tipo de datos que será alma-
cenado o a restricciones en los valores que el atributo
puede tomar (cadenas de caracteres, números, solo
dos letras, solo números mayores que cero, solo núme-
ros enteros…). Cuando una entidad no tiene un valor
para un atributo dado, este toma el valor nulo. [11]
Relación:
Describe cierta dependencia entre entidades o
permite su asociación.Las entidades involucradas en
una determinada relación se denominan participantes.
El número de participantes en una relación es lo que se
denomina grado de la relación. [8]
Cardinalidad:
Indica el número de entidades con las que puede es-
tar relacionada una entidad dada, las que se indican a
continuación: [11]
• Uno a uno: una entidad de A se relaciona única-
mente con una entidad en B y viceversa.
• Uno a muchos: una entidad en A se relaciona con
muchas entidades en B, pero una entidad en B se
relaciona con una única entidad en A.
• Muchos a muchos: una entidad en A puede rela-
cionarse con muchas entidades en B y viceversa.
Clave (llave) primaria:
Es una clave candidata que identifica unívocamente las
entidades en un conjunto de estas claves. Los valores
de los atributos de una clave no pueden ser todos igua-
les para dos o más instancias. [4]
Clave (llave) foránea:
Es un atributo o un conjunto de atributos de una re-
lación cuyos valores coinciden con los valores de la
clave primaria de alguna otra relación (puede ser la
misma). Las claves ajenas representan relaciones en-
tre datos. [4]
Normalización:
La normalización es el proceso mediante el cual se
transforman datos complejos a un conjunto de estruc-
turas de datos más pequeñas, que, además de ser más
simples y más estables, son más fáciles de mantener.
120
Hay tres niveles de normalización: Primera Forma Nor-
mal (1NF), Segunda Forma Normal (2NF) y Tercera For-
ma Normal (3NF). De acuerdo con el nivel de norma-
lización, se puede considerar la forma como esta fue
normalizada.
• Primera Forma Normal (1NF): establece que las
columnas repetidas deben eliminarse y ubicarse
en tablas separadas [12].
• Segunda Forma Normal (2NF): asegura que todas
las columnas que no son llave sean completamen-
te dependientes de la llave primaria, eliminando
dependencias parciales y separándolas dentro de
sus propias tablas.
• Tercera Forma Normal (3NF): asegura que todas
las columnas que no son llave sean completamen-
te dependientes de la llave primaria.
Interfaz gráfica:
Es un programa informático que actúa de interfaz de
usuario utilizando un conjunto de imágenes y objetos
gráficos para representar la información y las acciones
disponibles en la interfaz. Su principal uso consiste en
proporcionar un entorno visual y sencillo para permitir
la comunicación con el sistema operativo de una má-
quina o computador. [13]
ENTIDADES y ATRIBUTOS
En la primera etapa del diseño de la base de datos se
pretende determinar qué entidades intervienen en
esta y cuáles son las características o atributos de cada
entidad. Estas decisiones se toman a partir del uso que
se le dará a la base de datos.
En primera instancia, se requiere una entidad titulada
‘Documentos’, que tiene como atributos:
figura 1. Entidad y atributos
>>
• Título: el nombre del documento. MODELO ENTIDAD – RELACIÓN
• Idioma: el idioma en que se encuentra el docu- El siguiente esquema proporciona una perspectiva de
mento. qué datos se encuentran involucrados en el diseño de
la base de datos y de qué manera se relacionan unos
• Ruta: la dirección donde se encuentra el docu-
con otros. Para esto, se identifican las entidades que
mento. intervienen en el diseño de la base de datos, así como
• Vínculo: permite acceder al documento desde la sus respectivos atributos y la llave primaria de cada en-
base de datos en Microsoft Access. tidad, además de la forma como se relacionan entre sí
y el grado de esta relación (cardinalidad).
• Fecha: el año en que fue presentado el documento.
La cardinalidad se define a partir de las relaciones en-
• Tipo documentó: el tipo de documento al que hace tre las diferentes entidades y el número de correspon-
referencia. dencias en que puede tomar parte cada campo de una
entidad.
Para identificar la entidad, se crea un atributo adicional
A manera de ejemplo, a continuación, se explica la car-
que servirá de llave primaria:
dinalidad de la relación existente entre las entidades
• Id Título: llave primaria de la entidad ‘Documentos’. ‘Documentos’ y ‘Autores’. Se observa que el grado de
Las entidades restantes y sus correspondientes atribu- su cardinalidad es muchos a muchos (M,M), porque un
documento pudo haber sido desarrollado por muchos
tos se enuncian a continuación:
autores y un autor pudo haber desarrollado más de un
• Autores: documento.
o Id_Autor
M
o Autor
DOCUMENTOS AUTORES
• Temas:
M
o Id_Tema
o Tema DOCUMENTOS AUTORES
• Enfoques: figura 3. Cardinalidad
o Id_Enfoque
o Enfoque A continuación, se exponen las relaciones restantes:
• Documentos - temasá Uno a muchos (1,M)
• Institución:
o Id_Institución • Tema - enfoquesá Uno a muchos (1,M)
o Nombre • Documentos - institución a Muchos a muchos
o País (M,M)
figura 2. Modelo entidad –
relación
Nota: Para realizar las consultas en
la base de datos, es recomendable
que el nombre de las tablas y de
las entidades estén en mayúscula
sostenida y sin tildes
121
 MEMORIAS del
MeMorias DEL diploMado
DIPLOMADO 2010
2011 - 2011
MODELO RELACIONAL
La estructura básica de un modelo relacional está for-
mada por las tablas (definidas por las entidades), las
columnas o campos (atributos), las filas (los registros)
y las llaves.
El modelo relacional se elabora a partir del modelo en-
tidad – relación; cada entidad se convierte en una tabla
y sus atributos, en campos de la tabla. En esta sección,
se introduce el concepto de llave foránea.
En el modelo entidad – relación se presentan dos ti-
pos de cardinalidad, en el caso de las relaciones de tipo
uno a muchos (1,M), que existen cuando una fila en
una tabla tiene una o más filas relacionadas de una se-
gunda tabla. La llave primaria de la tabla 1 pasa a ser
llave foránea en la tabla 2. Para el siguiente caso, en
que se presenten relaciones entre entidades de tipo
muchos a muchos (M,M), es necesario convertir esta
relación en dos relaciones (1,M); para esto, se genera
una tercera tabla que contiene las llaves primarias de
las tablas originales, una llave única para la nueva tabla
y los atributos que contenga la relación, si existen.
En la siguiente figura, se presenta el modelo relacional,
que ya ha sido normalizado:
122
IMPLEMENTACIÓN DE LA INTERfAz
GRáfICA EN MICROSOfT ACCESS 2010
La implementación de la base de datos planteada an-
teriormente con los modelos entidad – relación y re-
lacional fue realizada a través del motor de base de
datos Microsoft Office Access 2010. Cabe aclarar que
las tablas fueron inicialmente diligenciadas en Micro-
soft Office Excel 2010 y posteriormente importadas
desde Access, debido a la facilidad que brinda Excel
para el manejo de grandes cantidades de información.
Finalmente, en Access se agregó el campo ‘Vínculo’ a
la tabla ’Documentos’, y desde este mismo programa
se enlazaron los archivos correspondientes a cada uno
de los artículos de investigación que componen la base
de datos.
DESARROLLO DE LA INTERfAz GRáfICA
Para que una base de datos pueda interactuar con
cualquier tipo de usuario, es necesario que tenga una
interfaz gráfica, que dejará buscar, ingresar, eliminar
y guardar documentos afines para la elaboración del
estado del arte de los proyectos mencionados en este
documento.
figura 4. Modelo relacional
La elaboración de la interfaz gráfica que permitió la in-
teracción con el usuario se realizó en Microsoft Visual
Studio 2010, en lenguaje Visual Basic.
figura 5. Interfaz gráfica desarrollada
La interfaz fue desarrollada como una aplicación para
Windows basada en Windows Forms, o formularios. Se
desarrollaron cinco formularios principales (Home, Do-
cumentos, Autores, Instituciones y Consultas) y cinco
formularios para las consultas (por año, por autor, por
institución, por título y por tema o enfoque).
Para realizar la conexión del programa a la base de
datos previamente realizada, fue necesario guardarla
primero como un archivo de Micorsoft Office Access
2002-2003 y posteriormente ejecutar la conexión a la
base de datos. Se guardaron, entonces, en un objeto
de clase DataSet, todas las tablas del proyecto a la vez,
para que las relaciones en Access siguieran siendo vá-
lidas y se pudieran realizar consultas compuestas por
varias tablas. Fue necesario, para estas últimas consul-
tas, crear nuevas tablas y agregarles métodos del tipo
Table Adapter para introducir las consultas con lengua-
je SQL.
Referencias
[1] URRUTIA, A., VARAS, M., GALINDO, J. Diseño de una base de
datos difusa modelada con UML, 6° Workshop iberoamericano de
ingeniería de requisitos y ambientes software, IDEAS 2003, Asunción
Paraguay, mayo. 145-155 p.
[2] Practical database design for relational database management
systems- The University of Kansas, 2007; [En línea]. Disponible en:
http://www.techdocs.ku.edu/docs/database_design.pdf Database
design.
123
>>
[3] El modelo relacional. [En línea]. (Citado el XX/03/2011) Disponi-
ble en: http://www.uazuay.edu.ec
[4] Progress database design guide. [En línea]. (Citado el XX/03/2011)
Disponible en: http: //www.progress.com
[5] Normalización de base de datos. [En línea]. (Citado el XX/03/2011)
Disponible en: http: //www.mysql-hispano.org
[6] ZULOAGA, L. Modelamiento y diseño de base de datos. [En línea].
(Citado el XX/04/2011) Disponible en: http: //www.galeon.com/zu-
loaga/Doc/ADS05.pdf
[7] Diseño de bases de datos relacionales: Principios básicos de di-
seño. [En línea]. Disponible en: http://mit.ocw.universia.net.
[8] Modelo relacional. [En línea]. Disponible en: http://ict.udlap.mx
[9] El modelo relacional. [En línea]. Disponible en: http://www.ua-
zuay.edu.ec
[10] Diseño de base de datos relacionales. [En línea]. Disponible en:
http://www.mailxmail.com/curso-diseno-base-datos-relacionales/
diseno-conceptual-bases-datos-modelo-entidad-relacion
[11] Modelo entidad – relación. [En línea]. Disponible en: http://
es.wikipedia.org/wiki/Modelo_entidad-relaci%C3%B3n
[12] Normalización de la base de datos. [En línea]. Disponible en:
http://www.buenastareas.com/temas/normalizacion-de-la-base-
de-datos/0
[13] Interfaz gráfica de usuario. [En línea]. Disponible en: http://
es.wikipedia.org/wiki/Interfaz_gr%C3%A1fica_de_usuario
Autores:
Andrés Felipe Gómez Chaparro
Estudiante de Ingeniería Civil
Universidad Industrial de Santander
andresfgch@hotmail.com
Sulay Tatiana Mesa Ribero
Estudiante de Ingeniería Civil
Universidad Industrial de Santander
sulaymesa@hotmail.com
Laura Andrea Vargas Carvajal
Estudiante de Ingeniería Civil
Universidad Industrial de Santander
lauvargas25@hotmail.com
Duván Yahír Sanabria Echeverry
Ingeniero de sistemas, estudiante de maestría en Ingeniería de
Sistemas
Grupo de investigación Geomática, gestión y optimización de sistemas
Universidad Industrial de Santander
duvanyahir@yahoo.es

GESTIÓN INTELIGENTE
DE DOCUMENTOS DEL
GRUPO RADIOGIS
Aura Liliana Beltrán Blanco
Homero Ortega Boada
Resumen
En la actualidad estamos pasando de una era de do-
cumentos físicos a la era del Internet, y más concre-
tamente a la era de la gestión inteligente de informa-
ción. El éxito de un grupo de investigación reside en
tener formas de mejorar el uso de información que a
diario manejan, que permiten un trabajo más eficaz.
Basándose en esta necesidad latente, el presente ar-
tículo realiza un informe del modo como se ha venido
ejecutando el manejo de documentos en el grupo y
plantea una solución para una gestión más rápida, al
igual que muestra el diseño del módulo que se usará
para gestionar la información de reuniones del grupo.
Palabras clave: gestión inteligente, flex, base de datos,
módulo.
INTRODUCCIÓN
Una de las principales herramientas que llevan al éxi-
to de las empresas radica en el tipo y la clase de in-
formación que estas manejan; es decir, el nivel de
conocimiento que se tenga de actividades, clientes y
necesidades juega un papel crucial para conseguir un
excelente desempeño.
Debido a que en la actualidad hay una gran demanda
de herramientas que permitan tanto manejar como
controlar los datos y la información relevante para la
actividad de las empresas, se genera en el grupo de
investigación la necesidad de llevar a cabo la gestión
inteligente de información que maneja a diario con el
fin de brindar una mayor organización. Uno de los tópi-
cos más relevantes tiene que ver con reuniones y pro-
yectos, así los mejores resultados están basados en el
hecho de que el grupo conozca plenamente cada uno
de los documentos que se producen.
La investigación, la experiencia, el trabajo y la capaci-
dad que un grupo de investigación tiene se ven refleja-
dos en la calidad de productos que está en capacidad
de generar. Una de las principales actividades que se
125
>>
ejecutan en el grupo de investigación RadioGIS1 tiene
lugar en la presentación de proyectos ante entidades
financiadoras; de esta forma, la organización de los
documentos del grupo es fundamental para tener una
excelente capacidad de respuesta respecto a convoca-
torias y demás, lo que reduce considerablemente el
tiempo para reunir la información necesaria. Si bien
es cierto que la mayoría de recurso humano del grupo
es constante, cierta cantidad del personal es miembro
provisional, cuya única función es el desarrollo del pro-
yecto de grado. Por tal razón, es fundamental que exis-
ta el mecanismo de aseguramiento de la disponibilidad
de información correspondiente a dichas personas.
GESTIÓN INTELIGENTE DE INfORMACIÓN
El llevar a cabo el archivo y manejo de información de
forma impresa mediante ficheros es una actividad ar-
dua. Así, aportar inteligencia documental impone un
gran beneficio y se evita la utilización de metadatos o
nombres para cada documento subido al gestor, por lo
que la búsqueda será mucho más eficiente.
La gestión inteligente de información se logra median-
te la aplicación de la tecnología semántica a la gestión
de documentos, de forma que se pueden automatizar
tareas relevantes para el grupo y brindar una reducción
drástica del tiempo requerido para ejecutar algunas ta-
reas.
ESTADO DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN RADIOGIS
Antes de comenzar con la ejecución del proyecto, se
realizó un estudio de las actividades que adelanta el
grupo de investigación RadioGIS, al igual que la forma
como actualmente se organizan los documentos.
Las principales actividades en que el centro de inves-
tigación se desempeña son la realización de proyectos
y cursos de capacitación para los miembros. Actual-
mente, las actas de reuniones son realizadas en Word
y guardadas en el servidor del grupo, y para el caso de
los certificados, no se realiza gestión alguna. Después
de lograr la apropiación de dichos temas, se deduce la
gran necesidad de realizar el diseño de un módulo que
mejore las condiciones de orientación de la informa-
ción. Las principales razones por las que se concluyó
dicho menester para el grupo son:
• Recepción y entrega de certificados impresos que
se acumulan y ocupan espacio importante.
1 En el documento, este nombre se mantiene de la forma
como fue registrado en Colciencias (N. del E.)
 MEMORIAS del
MeMorias DEL diploMado
DIPLOMADO 2010
2011 - 2011
• Existencia de información impresa más de una vez
y dispersa dentro de la oficina.
• Circulación de documentos importantes que sue-
len deteriorarse, demorarse o extraviarse.
SOLUCIÓN PARA LA GESTIÓN
Cuando se dispone de una estructura para el manejo
de la información, se facilitan los procesos, se realiza
una mejor utilización del tiempo, se mejora la capaci-
dad de respuesta, se progresa notablemente la acce-
sibilidad y se optimizan los recursos y la colaboración
entre miembros del grupo. Teniendo en cuenta que
se busca obtener un sistema que gestione de forma
eficiente la documentación, para que RadioGIS pueda
tener una mejor organización de esta documentación,
se plantea una gestión que abarque la definición tanto
de estructuras para almacenar la información como de
mecanismos para su gestión.
El módulo de gestión inteligente incluye la recopilación
y el aprovisionamiento de información que le permi-
tan tener un mejor manejo de datos relacionados con
reuniones, certificaciones y actas del grupo de inves-
tigación. Al automatizar de forma eficaz las tareas
rutinarias, se contará con el tiempo necesario para
concentrarse en otras tareas que puedan añadir más
valor. La primera solución que se maneja para lograr el
objetivo planteado es realizar la definición y el almace-
namiento de información mediante una base de datos
de los documentos seleccionados; en nuestro caso, las
actas, las reuniones y los certificados.
En la búsqueda de herramientas para un mejor manejo
de contenidos, se ha encontrado e implementado en el
grupo una aplicación web que permite organizar, com-
partir y disponer de los archivos desde cualquier sitio
con conexión a Internet, lo que agiliza las actividades y
permite consultas de manera simultánea. En el caso de
extracción de datos, como fechas, nombres, etc. de do-
cumentos que contienen diversa información, gracias
al módulo de gestión inteligente propuesto, se puede
realizar de manera muy fácil y rápida.
La solución tecnológica al problema abordado en este
proyecto radica en diseñar un producto que haga po-
sible que el grupo funcione mucho mejor, que permita
el acceso de manera ágil a la documentación y que re-
126
duzca los costos evitando espacios de almacenamiento
de documentos.
DESARROLLO
Gestión documental en base de datos:
figura 1. Modelo relacional de la base de datos
Se creó un archivo que contiene tablas en donde se
encuentra toda la información sobre las reuniones
realizadas en el grupo, con el propósito de brindar un
soporte digital para el almacenamiento masivo de in-
formación en formato de texto plano.
El objetivo principal es realizar la gestión de las reunio-
nes realizadas en el grupo, pues es así como se definen
las entidades y las relaciones que deben existir entre
ellas para que la base de datos sea exitosa.
Las entidades que se eligieron son:
• Reunión: contiene la información típica relaciona-
da con las reuniones, como el tipo –ordinaria o
extraordinaria– o el tema tratado, entre otros.
• Organizador: datos del miembro del grupo que
convocó a cada reunión.
• Tema: explícitamente, el tema que se abordó a lo
largo de la reunión.
• Ubicación: información referente a la ubicación de
los archivos físicos.
• Asistentes: cantidad de asistentes a la reunión.
Con esta base de datos, diseñada para la gestión de
información relacionada con reuniones, el grupo de
investigación RadioGIS tiene un gran mejoramiento en
sus labores. Esta base de datos fue desarrollada con
visión al futuro, pues cuando el número de reuniones y
actas generadas incremente la búsqueda en documen-
tos físicos de datos específicos, se hace muy difícil; en
>>
cambio, la presente base de datos gestiona informa- Durante el diseño del módulo, surgió la idea de crear
ción puntual relevante para el grupo. una introducción para cada sección; así, se crea un Ta-
bnavigator para que el usuario pueda entender de qué
Entre las gestiones o consultas que se pueden realizar
trata cada subsección del módulo. Se realizó la progra-
mediante la base de datos de reuniones, puede des-
mación del tabnavigator mediante el código corres-
tacarse la posibilidad de ordenar las reuniones por te-
pondiente, y se obtuvo como resultado una interfaz
mas, por fechas, por organizadores y de muchas otras
en donde el miembro interesado puede clarificar sus
maneras; de la misma forma, se puede consultar de
dudas.
manera particular la ubicación del documento del acta
mediante el informe de la ubicación de dicho folio.
Gestión inteligente de documentos:
En el diseño del producto final para este proyecto, y
para digitalizar los documentos ya existentes, se hace
uso de la herramienta Google Docs, con el fin de que
los miembros del grupo tengan la posibilidad de reali-
zar tareas colaborativas en línea, lo que facilita la eje-
cución de diferentes actividades desde el lugar donde
los integrantes se encuentren.
Se establecieron diferentes categorías, entre las cuales
figura 2.Visualización del producto final
están:
• Diplomado RadioGIS: se encuentran los documen- La segunda parte del diseño aborda cada subsección
tos utilizados para el diplomado que dicta Radio- por separado; es decir, debió programarse de forma
GIS y la información necesaria para generar los aislada cada uno de los temas de interés: reuniones,
certificados. actas y certificados.
• Reuniones: en esta categoría se organizaron las ac- Sección Reunión: Se digitará la información indicada
tas de las reuniones ordinarias. para cada una de las reuniones, ordinaria o extraordi-
naria, y al rellenar los campos requeridos se presionará
• Sitio web RadioGIS: en donde se recopilan los di-
el botón que se encuentra al final para gestionar esta
ferentes documentos relacionados con la creación
información.
en inglés de la página web del grupo.
Para entrar a la plataforma, se debe tener una cuenta
en Google que acredite a cada persona como miembro
activo del centro de investigación; así, cada persona
tiene una cuenta xxxxx@radiogis.uis.edu.co, desde la
cual tiene acceso.
De esta manera, la organización de la información en
este sitio mejora la facilidad de acceder a ella. Cabe
aclarar que para tener acceso el administrador, se debe
compartir la información con la persona que desee que
trabaje en ello.
Módulo de gestión inteligente documental: figura 3. Gestión de Reunión
Como segunda solución para realizar el módulo de ges-
tión inteligente de actas, reuniones y certificados del Sección Actas: Este formulario contiene los espacios de
grupo de investigación, se hace uso del software Flex, alta importancia en el acta, como, por ejemplo, el re-
que al igual que Access fueron temas de clase vistos a llenado de los miembros que asistieron a la reunión y
lo largo del diplomado. demás información allí consignada.
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figura 4. Gestión de Actas
Sección Certificados: Es la más sencilla, debido a que
en RadioGIS muy pocas veces se expide esta clase de
certificados; basta con llenar los campos necesarios,
aclarando que todos son un requisito para el correcto
funcionamiento, y dar clic en el botón ‘Gestionar’.
figura 5. Gestión de Certificados
128
CONCLUSIONES
El diseño del módulo de gestión inteligente para el
grupo RadioGIS aportó grandes ventajas, como el rá-
pido acceso a la información en poco tiempo y, desde
el computador de cada miembro del grupo, se puede
acceder al documento requerido a través del buscador;
incluso fuera de la oficina, permite la revisión del mis-
mo archivo simultáneamente por personas distintas.
Se reduce la utilización de papeles como soporte de los
procedimientos y se ahorra en gastos de distribución
física de la información.
Evita ocupar un gran volumen de espacio destinado al
archivo mediante carpetas o folios de la información.
Centraliza y distribuye la información de acuerdo con Geomática, gestión y optimización de sistemas
sus necesidades organizativas y de flujo de informa-
Geomática, gestión y optimización de sistemas, es un grupo de investigación y desarrollo de la Escuela de Inge-
ción. niería Civil de la Universidad Industrial de Santander, que inició sus labores en mayo de 1998, que tiene como
misión promover el desarrollo y la aplicación de nuevas tecnologías en el manejo, el análisis y la distribución de
Referencias
información, tanto alfanumérica como georreferenciada, necesaria en los procesos de toma de decisiones en los
[1] [En línea]. Disponible en: http://www.g2informatica.com/pdf/ sectores público y privado, en la región, el departamento y la nación.
addoc.pdf
Geomática, gestión y optimización de sistemas, se creó con el ánimo de dar soluciones concretas a problemas
[2] [En línea]. Disponible en: http://www.infonomia.com/infonomia/
específicos de los diferentes sectores de la sociedad colombiana, y a lo largo de estos años ha logrado consolidar
what.php
su labor con el desarrollo de proyectos de extensión, con los que presta asesoría especializada a los entes guber-
namentales regionales, y desarrolla a la par sus líneas de investigación, que son:
Autores:
Aura Liliana Beltrán Blanco • Ingeniería de preservación y conservación de recursos naturales
Ingeniera electrónica
• Ingeniería de transporte
Universidad Industrial de Santander
aura.beltran@radiogis.uis.edu.co • Modelos de optimización
Homero Ortega Boada • Tecnologías emergentes en geociencias e ingeniería
Ingeniero electrónico, especialista en docencia universitaria, “Doctor
Director:
of Philosophy in Engineering Sciences”
Profesor de la Escuela de Ingenierías Eléctrica, Electrónica y Tele- Hernán Porras Díaz
comunicaciones Ingeniero civil, magíster en gestión tecnológica, magíster en informática, doctor en ingeniería telemática
Director del grupo de investigación RadioGIS
Universidad Industrial de Santander
Profesor titular de la Escuela de Ingeniería Civil
hortegab@uis.edu.co Universidad Industrial de Santander