TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
Fecha: mayo 19 de 2018
De: Gerencia de gestión de calidad.
Para: Coordinación Gestión de documentos.
Asunto: Auditoría proceso transferencia de documentales.

La gerencia de gestión de calidad informa que se dará inicio a la Auditoría interna

de observación a los procesos mencionados en el asunto del presente
memorando; esto con el objetivo de verificar y evaluar de forma adecuada si se
aplican los procedimientos relacionados al servicio al cliente, horarios, atención
oportuna y acción de transferencias y transados de archivos dentro de las
instalaciones.

Asimismo, determinar la eficiencia y eficacia del sistema de calidad que se

implementó para alcanzar los objetivos específicos respecto a la calidad.
Proporcionar a los auditados correspondientes la oportunidad de mejorar el
sistema de calidad ya implementado.
La visita se realizará por un equipo de dos auditores de calidad y se debe atender
por el coordinador de gestión de documentos, el líder de transferencias de
documentos, el líder del archivo central y el líder de archivo inactivo; el 25 de junio
de 2018 a las 8:00 a.m. con una duración de 8 horas, dentro de las instalaciones
de archivo central.

A continuación, adjunto lista de chequeo y el procedimiento establecido según el

sistema de gestión de calidad empresarial para el proceso en cuestión. En caso
de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o alguna de sus
partes, por favor comunicarse con el auditor líder con un máximo de 10 días
hábiles a la fecha mencionada para la realización de la auditoría.

Cordialmente,

Gerencia de gestión de calidad.

 REUNIÓN DE APERTURA.
Gerencia de Fecha: 19 de mayo de 2018
calidad
Representante Ing. Darwin Lizarazo Tamayo
de calidad.
Auditor Líder. Andrés Camilo Arias
Equipo Juan Alcastro
Auditor. Ana María peña
Sección. Gestión de documentos.

Objetivos - -Determinación del grado de conformidad del sistema

de gestión de calidad con los criterios de establecidos
en la correspondiente norma ISO.
- Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos
del cliente, legales y reglamentarios del servicio.
- Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de
calidad para lograr los objetivos especificados.
- Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de calidad.
- Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atención y acción de las transferencias documentales
dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo
dentro de los estándares establecidos como modelo.
- Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de
calidad implementado para cumplir objetivos específicos
de calidad.
- Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa

Alcance Proceso de Auditoría de observación que se llevará acabo

dentro de la fecha y hora establecidas en el memorando.
Criterio ISO 9001 2015
metodología Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna
de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder máximo 10
días hábiles antes de la realización de la auditoría.
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
A1 Manual de calidad
A2 Procedimientos operativos
A3 Instrucciones para el trabajo
paso a paso
A4 Formas y registros
B1 Documentación completa
B2 Horario de apertura
B3 Señalización del proceso que
ha de auditarse en un lugar
visible.
B4 Tiempo de atención paso a
paso dentro del proceso.
C1 Lista de chequeo.

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
El auditor proporcionará el aseguramiento al equipo de alta gerencia y dirección a
cerca de la eficacia de la gobernanza, gestión de riesgos o control.
Para desarrollar esta tarea de manera eficaz, el auditor ha de manejar un amplio
dominio de comunicación y usará esta habilidad para construir relaciones con una
amplia variedad de partes interesadas a desarrollar.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o
estrategias de recolección y verificación de información usará durante la
auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).
Lista de verificación SI NO
Lista de verificación X
Manual de calidad X
Procedimientos operativos X
Instrucciones para el trabajo paso a paso X
Formas y registros X
Documentación completa. X
Horario de apertura de servicios. X
Señalización del proceso que ha de auditarse en un lugar visible. X
Tiempo de atención paso a paso dentro del proceso. x
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: 25 DE junio de 2018 Auditor (es): Andrés camilo Arias
Juan Alcastro
Ana María Peña
Proceso Auditado: Transferencia de Auditado (s): Equipo gestión de
documentos. documentos.
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Manual de Revisar que los El manual se
calidad requisitos se encuentra
encuentren desactualizado
actualizados siguiendo la x
conforme la norma ISO 9001
normatividad versión 2008
vigente.
2 Procedimientos Verificar los Ligeras demoras
operativos procedimientos y deficiencias en
que se llevan a los intervalos
cabo entre procesos. x
internamente
dentro del área
auditada.
3 Instrucciones Verificar la No se
para el trabajo eficiencia y encontraron
paso a paso eficacia entre los falencias
pasos estructurales en
correspondientes el plan de trabajo
a cada proceso interno paso a
interno en el paso; falta
X
parea auditada. únicamente
capacitar a los
empleados para
que tengan
mayor sincronía y
comunicación
entre ellos
4 Formas y Revisar los
registros formatos de los
documentos, que
cuenten con las
características x
adecuadas para
su buen
diligenciamiento
y archivo interno.
 5 Documentación Revisión de los No se
completa documentos, encontraron
verificando su falencias en su
x
adecuado metodología de
archivo y gestión archivo y
interna almacenamiento.
6 Tiempo de
atención paso a
x
paso dentro del
proceso.
7 Lista de Verificación de La lista de
chequeo. todos los chequeo se
procesos y las realizó de
respectivas manera optima y x
revisiones y sin inconveniente
observaciones alguno.
de cada uno.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
Informe de auditoría de calidad – CONCLUSIONES DE AUDITORÍA.
Actividades - Verificación de la implementación y actualización eficaz del
desarrolladas Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los
requisitos de la norma ISO9001:2015, siguiendo el plan de
auditoría, el día 325 de junio de 2018. En
las instalaciones de la empresa, en Bogotá D.C.
- Verificación de la capacidad de la organización para cumplir
aspectos reglamentarios
- Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro
(3) no
conformidades menores relacionadas con los numerales 1.
Manual de calidad; 2. Procedimientos operativos; 6. Tiempo
de atención paso a paso dentro del proceso.

- La empresa presentó las acciones correctivas para la

respuesta a las No conformidades encontradas.

- Verificación del cierre de tres (4) No conformidades

pendientes de la auditoría anterior

Aspectos • El liderazgo del coordinador de Gestión de Documentos, por

relevantes interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de
calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2015, a través de
la coordinación y participación activa en el desarrollo de los
procesos del sistema.
 • Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido
de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de
productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos

Aspectos a La comunicación del equipo debe mejorar un poco más, para que
mejorar. se refleje en una mejor sincronía de trabajo, asimismo poder
ofrecer un servicio de mayor calidad y eficiencia a los clientes sin
que se presenten mayores demoras o inconvenientes.
Responsabilidad - La planificación de los cambios que puedan afectar la
de la Dirección. integridad del Sistema de Gestión de la Calidad,
considerando entre ellos los que surgen de los cambios en
la reglamentación aplicable al objeto del negocio de la
empresa.
- La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de
plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de
los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los
problemas como a la eliminación de sus causas. La
metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de
plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de
los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención
de los problemas como a la eliminación de sus causas.

Confiabilidad de • La empresa cuenta con personal calificado para la realización de

la auditoria auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla
interna un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se
analizan las causas de las No conformidades, y a partir de ellos se
establecen las acciones correctivas pertinentes. Se evidencia un
adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las
actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor
principal.
• En la planificación y realización de las auditorías es importante
asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestión
de la Calidad y se evalúe con la profundidad requerida, el nivel de
cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001-
2015 asociados a los diferentes procesos.

Seguimiento de Se designó una nueva fecha para realizar una revisión a estos
las acciones puntos, con el fin de prestar una mayor atención a la verificación
correctivas de y seguimiento de los mismos.
auditoría
anterior.
Fecha de 25 de junio de 2018
ejecución
 Reunión de Archivo central Hora: 8:00 a.m.
apertura
Reunión de Archivo central Hora: 4:00 P.M.
cierre

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
REUNIÓN DE CIERRE.
Gerencia de Fecha: 25 de junio 2018
calidad
Representante Ing. Darwin Lizarazo Tamayo
de calidad.
Auditor Líder. Andrés Camilo Arias
Equipo Juan Alcastro
Auditor. Ana María peña
Sección. Gestión de documentos.

Objetivos - -Determinación del grado de conformidad del sistema

de gestión de calidad con los criterios de establecidos
en la correspondiente norma ISO.
- Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos
del cliente, legales y reglamentarios del servicio.
- Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de
calidad para lograr los objetivos especificados.
- Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de calidad.
- Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atención y acción de las transferencias documentales
dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo
dentro de los estándares establecidos como modelo.
- Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de
calidad implementado para cumplir objetivos específicos
de calidad.
- Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa

Alcance Proceso de Auditoría de observación que se llevará acabo

dentro de la fecha y hora establecidas en el memorando.
Criterio ISO 9001 2015
metodología Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión.
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
- La auditoría interna dentro de una organización es muy importante debido a
que esta ayuda a la detección o determinación de las falencias que se
puedan presentar dentro de la misma en todos sus procesos o acciones
internas, procurando siempre una mejora continua y aportando no solo a la
detección de falencias y sus acciones correctivas, sino que a su vez busca
la prevención de estas u otras fallas que se pudiesen llegar a presentar.

- La auditoria interna es la columna vertebral de un sistema de gestión de

calidad, debido a que esta herramienta ayuda a una compañía a detectar
sus deficiencias o fallas a nivel operativo, teniendo como objetivo siempre la
prevención, vigilancia y mejora continua.