BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rapat adalah sebagai alat manajemen unntuk mengambil suatu keputusan,
dengan mengumpulkan semua pendapat dari anggota atau memecahkan suatu
masalah. Berbagai keputusan yang menyangkut keberlangsungan organisasi akan
dibahaskan dan diputuskan dalam rapat. Rapat merupakan bentuk kegiatan yang
banyak dapat menyelesaikan masalah-masalah organisasi. Kesalahpahaman,
perbedaan pendapat, penyamaan ide dapat diselesaikan melalui rapat. Rapat adalah
pertemuan untuk merundingkan sesuatu.
Mengingat pentingnya rapat bagi keberlangsungan sebuah organisasi, maka
suatu organisasi harus selalu memasukkan rapat ke dalam agenda organisasi. Berbagai
jenis rapat pun harus diperhatikan. Jenis rapat tertentu akan digunakan untuk
membahas masalah tertentu pula. Jenis rapat mencerminkan tujuan dari diadakannya
rapat itu sendiri.
Untuk mencapai hasil maksimal, maka syarat-syarat untuk terlaksananya rapat
yang baik pun harus diperhatikan. Selain itu, bagaimana tata cara pelaksanaan rapat
juga harus diatur, kemudian tipe pemimpin dalam suatu rapat juga sangat menentukan
arah berjalannya suatu rapat.

1.2. Rumusan Masalah

Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam makalah ini antara lain adalah
sebagai berikut :
o Apa yang dimaksud dengan rapat?
o Apa saja jenis-jenis rapat?
o Bagaimana tata cara dalam melakukan rapat?
o Bagaimana etika dalam mengikuti rapat?
o Mengapa rapat itu penting?

1.3. Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah di atas, berikut ini tujuan yang akan dibahas
dalam makalah ini :
o Memahami pengertian dan jenis jenis-rapat.
1
o Memahami tata cara dan etika dalam mengikuti rapat.
o Mengetahui pentingnya suatu rapat.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Rapat

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok
yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi,
baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah
untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri
oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu,
dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai
kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Berikut ini adalah pengertian rapat menurut beberapa sumber.
2.1.1. Berdasarkan Para Ahli
Menurut Wursanto (1987), rapat adalah suatu bentuk media komunikasi
kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak
organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Menurut Hasibuan, rapat adalah visi dari dua atau lebih individu yang
berinteraksi secara verbal dan dengan saling bertatap muka dengan orang-orang yang
menjadi bagian dari rapat yang dilakukan.
Menurut Moh. User Usman, rapat adalah proses yang dilakukan secara teratur
dan melibatkan sekelompok orang yang akan melakukan interaksi yang akan menjadi
sebuah tujuan dari kegiatan rapat.
Menurut Nunung dan ratu Evi (2001) rapat merupakan suatu alat komunikasi
antara pimpinan kantor dengan stafnya.

2.1.2. Berdasarkan Ruang Lingkup

Rapat dalam arti luas dapat diartikan menjadi sebuah permusyawaratan, yang
melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan
daalam arti sempit rapat dapat diartikan sebagai diskusi yang hanya melibatkan
beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana.

3
2.2. Pentingnya Melakukan Rapat
2.2.1. Tujuan Rapat
Harimanto dan Indrojiono berpendapat bahwa secara garis besar tujuan rapat
adalah sebagai berikut :
1. Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud
jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat,
maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau
karyawannya.
2. Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan
membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai
penurunan gaji pegawai.
3. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk
memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat
segera diatasi.
4. Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang
diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya
akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian
lainnya.
5. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak
bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
6. Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
7. Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya
dari orang-orang yang teribat di dalamnya.

2.2.2. Alasan Dilakukannya Rapat

Adapun alasan diadakannya rapat menurut Wursanto ialah sebagai berikut :
1. Pimpinan memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya
atau para pembantunya karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan
secara sepihak.
2. Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat
bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada
umumnya.

4
 3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui
saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.
4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk
memberikan saran/pendapat secara langsung kepada pimpinan terhadap suatu
masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
6. Telah diputuskan oleh pemimpin agar diselenggarakan rapat atau telah tiba
saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.

2.2.3. Fungsi Rapat

Menurut Ernawati, ada beberapa kegunan atau fungsi rapat, yaitu sebagai
berikut :
1. Forum diskusi untuk memecahkan masalah.
2. Forum silaturahmi.
3. Sarana bernegosiasi.
4. Ketetuan hukum.
5. Forum demokrasi : dengar pendapat dan meminta pertanggung jawaban.
6. Brainstorming-sumbang saran.
7. Sarana berkonsultasi.

2.3. Prinsip Dasar Rapat

Menurut Sedarmayanti, dalam menyelengarakan rapat hendaknya bersandar
pada prinsip dasar dengan cara menjawab enam pertanyaan pokok yang biasa disebut
dengan 5W1H, yaitu :
1. Why, mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan
pentingnya rapat.
2. What, apa masalah yang dibicarakan dalam rapat. Hal ini penting untuk
menyediakan agenda rapat.
3. Who, siapa yang akan diundang dalam rapat. Peserta yang diundang
hendakny sesuai dengan masalah yang akan dibicarakan.
4. When, kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan
waktu yang dianggap paling sesuai untuk calon peserta rapat.

5
 5. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah secara berkala atau
cukup satu kali, tertutup atau terbuka, bahan rapat akan dibagi terlebih
dahulu atau tidak, memerlukan OHP atau sejenisnya, dan lain-lain.

2.4. Macam-Macam Rapat

Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang
berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi
peninjauannya :
1. Berdasarkan Tujuan
a. Rapat Penjelasan (Information Conference)
Adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada
para peserta rapat dari pimpinan. Dalam rapat ini, peserta rapat tidak hanya
mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan
untuk mengajukann pertanyaan.
b. Rapat Pemecahan Masalah (Problem Solving Conference)
Adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu
masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar
untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan
bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati tersebut digunakan untuk
memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
c. Rapat Perundingan (Negotiation Conference)
Adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya
suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2. Berdasarkan Sifat
Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
a. Rapat Resmi (Formal Meeting)
Adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu,
sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat formal akan mendapat
pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi
dengan agenda rapat.
b. Rapat tidak resmi ( informal meeting )
Adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi.
Rapat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk

6
 mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan
segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.
c. Rapat terbuka
Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi
yang dibahas merupakan masalah – masalah yang tidak bersifat rahasia.
d. Rapat tertutup
Adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah
yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan Jangka Waktunya

Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
a. Rapat mingguan
Adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas
masalah-masalah yang bersifat rutin.
b. Rapat bulanan
Adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-
masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
c. Rapat semester
Adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas
masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program
selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
d. Rapat tahunan
Adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Berdasarkan Frekuensi
Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a. Rapat rutin
Adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan).
Rapat ini digunakan untuk masalah – masalah rutin dalam suatu organisasi /
perusahaan.
b. Rapat insidentil

7
 Adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak
terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus
diselesaikan bersama..

5. Berdasarkan Nama
Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
a. Rapat kerja
Adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas
hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
b. Rapat dinas
Adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya
dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

6. Berdasarkan Urgensinya
Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a. Rapat biasa
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang sudah
dianggap biasa.
b. Rapat penting
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang
dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak
penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.

7. Berdasarkan Pesertanya
Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a. Rapat vertical
Adalah rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian
informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka
pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk
memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan
motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.
b. Rapat horizontal

8
 Adalah rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat.
Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi
dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya
duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing
pejabat dalam pelaksanaan tugas.

8. Berdasarkan Jenis
Menurut jenisnya, rapat dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Rapat Resmi.
Yaitu rapat yang diselengggarakan untuk membahas masalah yang sangat
penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui
surat undangan.
b. Rapat tidak resmi.
Yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pemimpin dengan stafnya serta
diadakan di ruang kantor pipmpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah
yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan
tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya.

9. Berdasarkan Hasil
Menurut hasilnya, rapat dibagi menjadi dua macam:
a. Rapat Mengikat
Bentukya adalah sebagai berikut:
 Kongres, musyawarah, muktamar, konferensi. Adalah suatu rapat yang
diadakan oleh orang-orang tertentu untuk memutuskan sesuatu yang
hasilnya mengikat peserta rapat.
 Rapat musyawarah kerja, konferensi kerja. Adalah suatu rapat yang
diadakan oleh suatu organisasi untuk membicarakan masalah-masalah
program kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan.
 Perundingan. Adalah suatu rapat yang membicarakan secara mendalam.
b. Rapat tidak Mengikat
Bentuknya adalah sebagai berikut:
 Debat, yaitu diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu
masalah.

9
  Polemik, yaitu diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan
biasanya dilakukan secara tertulis.
 Diskusi Panel, yaitu suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan
diikuti oleh sejumlah massa.
 Simposuium, hampir sama dengan diskusi panel, hanya jangkauannya
lebih luas.
 Temu Karya, yaitu forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat
teknis.
 Seminar, yaitu suatu diskusi yang membicarakan suatu masalah secara
alamiah dan didampingi ahli.
 Loka Karya, yaitu suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang
memiliki keahlian teretntu (bergerak di bidang tertentu) dengan maksud
dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada.
 Sarasehan, yaitu suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan /
unek-unek.
 Temu Wicara, yaitu forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, atau
usul, biasanya dilakukan dengan pejabat.
 Penataran, yaitu kegiatan pendidikan dalam rangka
menyempurnakan/meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.
 Penataran Loka Karya (Penlok), yaitu kegiatan pendidikan dalam rangka
meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan
yang bersifat teknis.

2.5. Rapat yang Baik

Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam rapat. Rapat dikatakan baik apabila memenuhi persyaratan sebagai
berikut :
a. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap,
dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat
berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak
otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk
memberikan suaranya.

10
 b. Suasana rapat terbuka
Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara
secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif
terhadap peserta rapat yang lain.

c. Peran aktif peseta rapat

Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli
pembicaraan.
d. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan
Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan
terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan
terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara
kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan
rapat.
e. Hindari perdebatan
Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah,
sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.
f. Pertanyaan singkat dan jelas
Setiap pertanyaan hendaknya diajukan dengan kata-kata yang singkat, jelas,
dan padat.

2.6. Rapat yang Efektif

Pemimpin rapat dapat menciptakan rapat yang lebih efektif dengan
menggunakan cara-cara praktis yang telah mendapat rekomendasi dari para top
manajer, pakar bisnis, dan buku-buku yang membahas ini. Cara ini bahkan bisa
langsung diterapkan untuk mendapatkan solusi yang lebih cepat dan lebih efektif.
a. Agenda Rapat
Tidak mungkin terjadi suatu rapat yang efektif, jika rapat dilakukan tanpa
agenda yang jelas. Buat suatu agenda yang jelas dan mampu menghasilkan solusi
yang tepat. Bukan hanya sketsa, tetapi juga deskripsi dari apa yang akan
dibicarakan. Sehingga mereka tahu hasil apa yang ingin didapat.
Peserta yang melakukan presentasi harus menyiapkan semua bahan dengan
lengkap agar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah

11
ditentukan. Agar lebih jelas, berikan lembaran agenda pada setiap peserta rapat.
Tentu saja agenda yang ditulis secara detail, bukan hanya berisi tema, karena hal ini
sangat rentan melenceng.
Agenda rapat sebaikanya hanya berisi permasalahan yang memang tengah
dialami saja. Sebab kebanyakan rapat, bukan hanya membahas hal yang
bermasalah, bahkan yang tidak bermasalah juga dibicarakan. Sehingga, orang yang
tidak bermasalah pun terpaksa harus bebicara di dalam rapat.
b. Komunikasi
Komunikasikan agenda rapat dengan cara membaginya terlebih dahulu.
Sehingga peserta rapat dapat mempersiapkan materi tentang topik yang akan
dibahas di dalam rapat.
c. Jadwal Rapat
Jadwal yang baku akan membantu para manajer mendapat laporan secara
tepat waktu dan mendisplinkan para karyawan untuk menghadiri rapat.
d. Perhatikan Situasi
Beberapa manajer mampu membuat rapat menjadi efektif dan efisien, tetapi
juga ada manajer yang memaksakan keputusannya pada peserta rapat agar rapat
bisa cepat selesai. Rapat yang efektif bukan dilihat dari waktu pelaksanaan yang
singkat, tetapi bagaimana kita mempu mempertemukan pendapat yang berbeda
dengan situasi yang nyaman dan kondusif.
e. Pengambilan Suara
Pengambilan suara merupakan cara tersingkat untuk mendapatkan
keputusan. Pengambilan suara dapat diambil bila diskusi yang terjadi tidak
memperlihatkan gambaran keputusan yang terang dan tidak ada mayoritas mutlak.
Sebelum melakukan proses pengambilan keputusan, voting akan lebih
mempercepat pengambilan keputusan, sehingga mereka harus siap menerima
apapun keputusannya.
f. Batasi Masalah Diskusi
Para pakar menyarankan untuk membahas permasalahan berbeda di rapat
yang berbeda pula. Saat membuka rapat, jelaskan bahwa mereka hanya akan
membahas permasalahan tertentu. Topik yang memerlukan diskusi, dilakukan
pada rapat yang khusus mendiskusikan masalah tersebut.

12
 Untuk mendapat keputusan, maka diperlukan rapat khusus pengambilan
suara. Pembatasan ini memberikan anggotanya untuk lebih siap dalam mencari
solusi dan menetapkan pilihan di luar rapat, sehingga hasil yang didapat pun
memuaskan. Dan rapat pun telah berjalan secara efektif dan efisien.

2.7. Tata Cara Rapat

Prosedur rapat yang harus dilakukan antara lain sebagai berikut.
a. Menentukan Masalah dan Tujuan Rapat
Setiap rapat yang akan diselenggarakan harus memiliki maksud atau tujuan
dan masalah apa yang akan dibahas dalam pertemuan/rapat tersebut. Misalnya,
tujuan pertemuan/rapat itu untuk memecahkan suatu masalah, membuat sebuah
keputusan, atau hanya mengumpulkan informasi.
b. Mempersiapkan Perlengkapan/Peralatan Rapat
Perlengkapan rapat harus dipersiapkan sebelum rapat dimulai.
Mempersiapkan perlengkapan rapat itu meliputi penyediaan papan tulis; spidol;
flip-chart (media tulis); overhead projector atau slide projector; LCD; tape recorder
untuk merekam jalannya rapat (jika perlu); laptop/komputer beserta perangkat
lunak dan keras pendukungnya; alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya
jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing
pensil, dan lain-lain. Segala perlengkapan/peralatan tersebut di atas harus
dipersiapkan dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan.
c. Menyediakan Tempat Rapat
Mempersiapkan ruangan atau tempat rapat sangat diperlukan. Hal ini harus
dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim kepada
peserta pertemuan/rapat. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan
dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi di
luar kantor, periksa kembali jumlah orang yang akan hadir pada rapat tersebut
karena akan memengaruhi kapasitas ruangan, jumlah meja maupun kursi yang
harus disiapkan, sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan.
Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat dan tata ruangan
rapat sebaik mungkin.

13
d. Membuat Daftar Acara Rapat
Daftar acara harus dibuat dan disusun sebelum pertemuan/rapat dimulai.
Daftar acara itu dapat dibuat dengan cara membuat pokok-pokok acara dalam garis
besar. Rancanglah acara rapat tersebut dengan efektif agar tak buang waktu. Daftar
acara itu dapat meliputi jadwal pembukaan acara pertemuan/rapat, pembahasan
materi pokok rapat, waktu istirahat, penutupan rapat, dan sebagainya.
e. Mempersiapkan Peserta Rapat
Sebelum pertemuan/rapat dimulai, peserta rapat harus dipersiapkan terlebih
dahulu. Persiapan itu dapat meliputi pembuatan daftar orang-orang yang akan
diundang dalam pertemuan/rapat tersebut, mempersiapkan konsep surat undangan
dengan baik, memeriksa dan mempertimbangkan kembali daftar orang-orang yang
harus diundang dalam pertemuan/rapat berdasarkan kontribusi mereka dalam
agenda rapat tersebut. Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan
kedudukannya seperti menentukan pemimpin rapat, moderator (jika diperlukan),
serta notulen rapat. Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-
orang yang diundang dalam kegiatan rapat itu. Jika tidak bisa hadir, minta mereka
menunjuk orang-orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas
untuk mewakilkannya.
f. Mempersiapkan Bahan Rapat
Mempersiapkan bahan pertemuan/rapat bagi peserta pertemuan/rapat sangat
diperlukan sebelum rapat dimulai. Bahan-bahan itu dapat berupa daftar acara atau
agenda pertemuan/rapat yang akan dilaksanakan, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas
kerja dari para peserta yang akan dibahas, dan sebagainya.
g. Mencatat Hasil Rapat
Hasil-hasil rapat harus dicatat oleh seorang notulen. Seorang notulen atau
notulis harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat itu berupa
inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara pertemuan/rapat. Hasil-hasil
rapat yang dicatat oleh notulen ini disebut notula rapat.
h. Pendistribusian Hasil Rapat
Notula rapat atau hasil rapat harus diketik rapi, kemudian diperbanyak atau
digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang
hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak

14
 luar/ekstern. Hasil rapat tersebut juga dapat diberitahukan melalui pesawat telepon
atau media komunikasi lainnya kepada anggota atau peserta rapat.
i. Melakukan Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Rapat
Hasil-hasil rapat yang telah diputuskan harus ditindaklanjuti agar tujuan rapat
yang telah ditetapkan sebelumnya benar-benar tercapai. Apabila rapat yang
diselenggarakan tersebut merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat
mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota
mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan dating, terutama
untuk menindaklanjuti hasil rapat sebelumnya. Berdasarkan hasil keterangan
peserta dalam slip ini, Anda dapat membuat daftar peserta yang akan hadir dalam
pertemuan mendatang.

2.8. Etika Rapat

Dalam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang penting.
Entah kita berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau sebagai seorang
penyelenggara meeting tersebut, tentu saja kita tidak menginginkan adanya gangguan
sekecil apapun dalam meeting yang dapat mengganggu tersampainya materi. Karena
meeting yang dilaksanakan diharapkan mampu memberikan hasil atau solusi secara
efisien. Sehingga diperlukan etika dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan
dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal.
a. Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting, akan selalu
mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin bila buku
catatan sampai saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis segala
kebutuhan ataupun informasi. Meskipun kini sudah tersedia note secara digital.
Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan.
b. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk keperluan
mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya diberitahukan terlebih
dahulu kepada peserta meeting yang lain. Agar para peserta meeting tidak
berfikiran kita akan melakukan hal yang lain selain mencatat.
c. Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop atau
smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau message yang
lain. Fokuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat apa saja informasi atau
kebutuhan dalam meeting.

15
d. Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat mengikuti meeting
hindari menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon genggam
bergetar, sebaiknya jangan menerima panggilan tersebut kecuali panggilan tersebut
memang perlu direspon cepat. Hal ini tentu saja akan mengganggu konsentrasi kita
dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting. Karena peserta meeting yang lain
secara tidak sengaja akan menyadari bahwa kita sedang tidak fokus dalam meeting
tersebut.
e. Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh pada
proses penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. Ketika kita
berkonsentrasi mengikuti semua alur dalam meeting dengan baik, maka informasi
yang akan kita dapatkan akan membantu kita dalam bekerja. Sehingga mengikuti
setiap alur dalam meeting sangat diperlukan.
f. Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam sebuah meeting
tentu saja kita akan memiliki pertanyaan – pertanyaan mengenai materi yang
diajukan. Usahakan catat terlebih dahulu pertanyaannya dan bila sudah tiba waktu
tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga tidak perlu melakukan sebuah percakapan
yang tidak relevan dengan peserta meeting yang lain, terutama saat meeting
berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil menggunakan tangan untuk
menutup gerakan mulut. Hal ini selain menggangu jalannya meeting, juga sangat
tidak sopan terhadap peserta meeting yang lain
g. Jangan meniru dan mengulangi apa yang peserta lain katakan sebelumnya. Dalam
meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan banyak bermunculan. Apabila
ada ide atau pendapat yang sudah diutarakan orang lain, maka usahakan jangan
meniru dan mengulai apa yang peserta lain katakan sebelumnya dalam meeting
dan mengaku bahwa ide tersebut dari kita dengan alasan: 1. hal ini membuang
waktu 2. mengundang persepsi negatif dari peserta meeting yang lain.
h. Hindari meninggikan nada bicara saat meeting. Ketika meeting berlangsung tidak
jarang terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat antar peserta meeting.
Cobalah bersabar ketika argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab sesuai yang
kita harapkan. Jangan berbicara dengan nada yang tinggi dan dirasa angkuh. Bila
hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara dengan jelas dan lambat.
Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap sebagai orang yang keras dan
kasar. Dan juga harus diingat, jangan memotong setiap pembicaraan yang ada di

16
 dalam meeting. Ini akan mengganggu jalannya meeting dan mendapatkan reaksi
yang tidak baik dari peserta meeting yang lainnya.
i. Jangan pernah telat. Point yang satu ini merupakan point yang sangat penting.
Usahakan datang 10 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai. Sehingga
kita bukan hanya akan mendapatkan informasi dengan lengkap, melainkan ini
akan menunjukkan kredibilitas anda dalam bekerja.
j. Usahakan mengikuti meeting hingga selesai. Hal terakhir ini perlu dilakukan,
karena bukan hanya akan membantu kita memperoleh informasi yang lengkap.
Melainkan juga menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti jalannya meeting.
Apabila tidak ada hal penting dan mendesak yang perlu dilakukan, maka usahakan
jangan meninggalkan meeting dan terus mengikuti meeting hingga selesai.

2.9. Tipe-Tipe Pemimpin Rapat

a. Tipe Otoriter
Sifat kepemimpinan yang demikian mengakibatkan rapat/ pertemuan
tidak hidup, statis, hanya menunggu perintah dari atas.
 Pimpinan menganggap dirinya sebagai orang yang paling
berkuasa, paling mengetahui
 Pimpinan menentukan segala kegiatan kelompok secara otoriter
 Pimpinan yang menentukan, apakah yang akan dilakukan oleh
kelompok
 Para peserta rapat tidak diberi kesempatan untuk memberikan
pandangan atau pendapat atau saran-saran
 Pemimpin tidak terlibat dalam interaksi kelompok peserta
 Pemimpin hanya memberikan instruksi-instruksi mengenai apa
yang harus dikerjakan.
b. Tipe Laissez-faire
 Disebut juga tipe liberal
 Pemimpin memberikan cukup kebebasan kepada para peserta
untuk mengambil langkah-langkah sendiri dalam menghadapi
sesuatu.

17
  Pemimpin menyerahkan segala sesuatunya kepada para peserta
[penentuan tujuan, langkah-langkah, kegiatan-kegiatan yang akan
diambil, serta sarana atau alat yang akan dipergunakan]
 Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam
kegiatan kelompok, tidak mengambil inisiatif apapun
 Pemimpin seolah-olah hanya bertindak sebagai penonton saja,
meskipun ia berada di tengah-tengah para peserta.
c. Tipe Demokratis
Tipe kepemimpinan demokratis sering dibedakan dengan dengan tipe
open management. Perbedaannya terletak pada pengambilan keputusan.
 Sifatnya terbuka ; memberikan kesempatan kepada para anggota
untuk ikut berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok,
berperan sebagai pembimbing.
 Memberi pengarahan, memberi petunjuk, memberi bantuan
kepada para peserta, terlibat langsung dalam interaksi rapat, ikut
serta dalam kegiatan kelompok
 Keputusan yang diambil berdasarkan hasil musyawarah

18
 BAB III
PENUTUP

Rapat mencerminkan esensi dari organisasi. Rapat menyingkap kondisi dari

orang-orang yang terlibat dalam organisasi tersebut. Rapat yang dikelola dan dipimpin
dengan baik akan mencerminkan efektifitas dari suatu organisasi.
Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya untuk
mendapatkan saling pengertian. Dari pihak pemimpin, rapat bertujuan memberikan
kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, ide-ide langsung
kepada pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik untuk
bertatap muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya. Demi
keberlangsungan suatu organisasi, rapat harus selalu daiagendakan dalam membahas
setiap kebijakan dan atau permasalahan.

3.1. Kesimpulan
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok
yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi,
baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah
untuk pengambilan keputusan
Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam rapat. Rapat dikatakan baik apabila memenuhi persyaratan sebagai
berikut :
a. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
b. Suasana rapat terbuka
c. Peran aktif peseta rapat
d. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan
e. Hindari perdebatan
f. Pertanyaan singkat dan jelas

19
 DAFTAR PUSTAKA

Google.com. 2014. Jenis-Jenis Rapat., Online,

(http://sandijundira.blogspot.co.id/2014/04/jenis-jenis-rapat.html, diakses pada
19 April 2018)

Google.com. 2014. Etika-Etika Rapat., Online,

(http://trustindonesiaku.blogspot.com/2014/01/etika-rapat-efektif-dan-
efisien.html, diakses pada 19 April 2018)

Google.com. 2012. Pengertian Rapat.., Online, (http://berbagi-informasi-dan-

pengetahuan.blogspot.co.id/2012/02/pengertian-rapat.html, diakses pada 19
April 2018

Google.com. 2016. Alasan Mengadakan Rapat., Online,

(http://www.ensikloblogia.com/2016/11/pengertian-rapat-fungsi-rapat-dan.html,
diakses pada 19 Aprl 2018)

20