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MEER INFORMATIE IK SNAP HET
MAY Los Requerimientos en las Implantaciones de Sistemas ERP/CRM
26
SEP Curso de Reportes Crystal + VB.Net + eFactory el 12/06/13
6
Factory Soft Venezuela C.A.
Curso Básico de Creación de Reportes para eFactory
Contenido:
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A continuación se listas las principales actividades del plan de implantación de eFactory ERP/CRM:
1. Instalar y Planificar
Evaluación de la plataforma de hardware y software
Instalación del servidor Web
Alquiler del Servidor VPS en la nube
Colocación del Servidor en Datacenter
Instalación del Windows Server 2008 R2
Instalación del servidor web IIS
Instalación del sitio web de eFactory
Instalación del servidor de base de datos
Instalación del Windows Server 2008 R2
Instalación de Sql server 2008
Instalación de las bases de datos
Instalación de estaciones de trabajo
Instalación de Mozilla firefox
Instalación de Google Chrome
Instalación de Safari
Instalación de lector PDF
Instalación de tablets y smartphone
Instalación de Mozilla firefox
Instalación de Google Chrome
Definir la estrategia de implantación
Identificación de factores críticos
Elaboración del plan de implantación
Elaboración del cronograma de visitas
Ejecutar informes de avance
Ejecutar reuniones de seguimiento
2. Levantamiento de Información
Analizar los procesos de inventarios
Analizar los procesos de ventas y cuentas por cobrar
Analizar los procesos de compras y cuentas por pagar
Analizar los procesos de tesorería
Levantar los formatos
Levantar los reportes Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.
Analizar y levantar la funcionalidad adicional o complementos
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3. Parametrizacion
Definición de estándares de tablas
Configurar parámetros de la empresa
Elaboración de formatos
Elaboración de reportes
Elaboración de etiquetas
Programación de funcionalidad adicional o complementos
4. Adiestramiento de Usuarios
Adiestramiento en inventarios y almacenes
Adiestramiento en compras y cuentas por pagar
Adiestramiento en ventas y cuentas por cobrar
Adiestramiento en tesorería
Adiestramiento en la administración del sistema
Adiestramiento en reportes y formatos
Adiestramiento en VB.Net
Adiestramiento en Crystal Report
Adiestramiento en desarrollo de funcionalidad adicional o complementos
Adiestramiento en VB.Net
Adiestramiento en Asp.Net
Adiestramiento en jQuery
Adiestramiento en HTLM 5 + CSS 3
5. Pre-operación
Migrar data del sistema anterior
Carga de tablas maestras
Carga de clientes
Carga de artículos
Carga de proveedores
Carga de saldos de cuentas por cobrar
Carga de saldos de inventarios
Carga de saldos de cuentas por pagar
Pruebas con data real con los usuarios
6. Validaciones de Procesos
Validación de los procesos de inventarios
Validación de los procesos de compras y cuentas por pagar
Validación de los procesos de ventas y cuentas por cobrar
Validación de los procesos de tesorería
Validación de la política de respaldos de datos
7. Puesta en Operación
Inicio de la facturación y control de inventarios
Inicio del control de compras
Inicio de operaciones de tesorería
Apoyo en la puesta en operación
Verificación de los procesos soportados
8. Cierre y pase a Estatus de Soporte
Ejecutar informe final de implantación
Firma de la carta de cierre de la implantación
1. Inicio
2. Fin
3. Estimado en Horas
4. Horas ejecutadas
5. % de avance
Puede solicitar adicionar cualquier información a este documento haciendo clic aquí
José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
Factory Soft Venezuela
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Parámetros de la empresa:
Es una empresa de sistema que desarrolla soluciones para terceros
Posee varios departamentos que seran sus centros de costos
Vende articulo de computaciones y presta servicios del area como mantenimientos de hardware y
servicios de consultoría
Un cliente puede tener varios proyectos abiertos a la vez
Se requiere un control de los procesos de desarrollo para clientes por cada desarrollador o
programador
2. Control de Proyectos
1. Los proyectos los crearemos en la tabla de revisiones.
2. Para acceder a la tabla de revisiones donde almacenaremos los proyectos debe:
1. Abrir el modulo de tesorería
2. Seleccionar la seccion de actualizaciones
3. Darle clic a la opción de revisiones
3. Casi la totalidad de los documentos del sistema incluyendo la nomina manejan el control de
revisiones (o control de proyectos), para asignar un proyecto a un documento de ventas o
compras el usuario debe seguir el siguiente procedimiento:
1. Estando trabajando en la actual opción (pedidos, facturas, pagos, etc.) darle clic a la
pestaña avanzado del actual formulario
2. Darle clic al botón de asignar revisión
3. Seleccionar el proyecto relacionado al actual documento
4. Darle clic al botón aceptar
4. Cualquier métrica adicional o atributo del proyecto en si debe ser creado como propiedades
ya sea en la ficha de revisiones o en el documento en si.
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6.
3. Control de Desarrolladores o Programadores
1. Todos los desarrolladores y programadores deben ser creados en el formulario de
vendedores, también debe ser creado cualquier persona involucrada en el control de costos y
gastos que se quiere implementar, ejemplo: recepcionistas, personal administrativo, etc.
2. Se recomienda usar la iniciales de la persona como códigos de esos registros, ejemplo: si se
llama Jose Rafael Quintero su código seria JRQ de esta forma podemos sacar listado
solamente mostrando el código del vendedor.
3. Para acceder al formulario de vendedores debe:
1. Abrir el modulo de ventas
2. Seleccionar la seccion de actualizaciones
3. Seleccionar la opción de vendedores
4. Clientes y Proveedores
1. Los registros de clientes y proveedores seran los asignados en los diferentes documentos de
ventas y compras, de esta forma podremos cruzar información de centros de costos y
proyectos asignados a los diferentes movimientos de costos y gastos en ventas y compras.
5. Control de Actividades (Ventas, gastos, programación, servicios)
1. Todas las actividades a las que les vamos a ejecutar un seguimiento y control deben ser
creadas en el formulario de articulos.
2. Estos artículos deben estar creados como servicio ya que no manejan inventarios.
3. Si son actividades muy particulares lo mas recomendable es crear artículos genéricos para
evitar crear demasiados artículos y que el control se vuelva inmanejable, esto debe
determinarlo el administrador del sistema junto al consultor funcional que esta implantando
eFactory en su empresa.
José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
Factory Soft Venezuela
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Los numero nos indican que entre el 40 y 60% de las implantaciones fracasan o se dilatan en los
tiempos de implantación en mas de 18 meses, las causas son muy variadas y de varios orígenes y
responsabilidades, en este articulo expondremos según nuestra experiencia practica a través de mas
de 15 años implantando sistemas.
1. El usuario quiere implantar la solución esta con el cambio pero no tiene el nivel o la
capacidad de ejecutar las actividades.
2. El usuario esta muy cómodo con el sistema actual, existen muchas "islas" de información y el
proceso que maneja esta "secuestrado".
3. La plataforma tecnológica o de hardware no permiten que el usuario haga el trabajo para
avanzar como se debe, ejemplo: equipos muy viejos, conexiones de red o internet deficientes,
etc.
2. Expectativas irreales sobre la funcionalidad del producto.
3. Desconexion entre los dueños de la empresa, los usuarios y el mundo real.
1. En ocasiones sucede que el que aprueba la compra del sistema es uno de los dueños y en
la mayoría de los casos la decisión fue porque el lo vio o uno de sus amigos de tragos lo
implanto y todo de maravillas pero este mismo usuario (dueño) no tiene ni acceso al sistema
y todo le llega en resúmenes de excel.
José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
Factory Soft Venezuela
www.factorysoft.com.ve
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Los requerimientos constituyen en si las necesidades funcionales que tienen nuestros usuarios o
clientes y que están o deben ser cubiertas por la solución que se esta implantando, cuando la
necesidad funcional ya esta cubierta por la solución implantada es simplemente un requerimiento de
adiestramiento o documentación.
Ambos grupos de requerimiento en la mayoría de la ocasiones constituyen la vía mas correcta para
escalar funcionalmente la solución que se esta implantando, toda tipo ERP debe poder escalar y no
ser una caja negra que solo acepta 5 formatos adicionales.
También se recomienda anexar videos funcionales del requerimientos de forma online en internet
mediante los diversos canales disponibles.
José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
Factory Soft Venezuela
www.factorysoft.com.ve
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la administración de la empresa (cotizar, facturar, cobrar, comprar, etc.), la carga de data para los
procesos contables, nomina, rma y crm serán abordados en otros documentos individuales.
9. Aplicar estrictos controles de seguridad y auditoría mediante los registros de todas sus
operaciones.
10. Trabajar con toda la información de su empresa online, sin ejecutar sincronizaciones.
11. Controlar gastos, ventas y costos en proyectos por centros de costos.
12. Operar desde cualquier dispositivo portátil tablets o teléfono inteligente (smartphone)
con solo tener conexión a Internet y un navegador web.
4. Acceso a las opciones y estructura de las pantallas
1. Módulos
1. Cada área funcional de la empresa esta dividida en modulo, es decir hay un modulo para
las operaciones de compras y cuentas por pagar, un modulo para ventas y cuentas por
cobrar, un modulo de inventario y así sucesivamente para todas las áreas soportadas por
la solución.
2. Si no puede ver un modulo especifico al ingresar al sistema debe consultar al
administrador o supervisor para obtener el acceso al mismo.
2. Secciones
1. Son 3 divisiones que tiene cada modulo del sistema para agrupar las diferentes
funcionalidades, las secciones son: Actualizaciones, Operaciones y Reportes.
2. La sección de actualizaciones agrupa todas las opciones de las tablas maestras
relacionadas a ese modulo.
3. La sección de operaciones agrupa los documentos y principales operaciones de cada
modulo, son las operaciones mas recurrentes que ejecutan los usuarios en
su operación diaria, ejemplo: facturación, cobros, pagos, devoluciones.
4. La sección de reportes agrupa las diferentes salidas, reportes o listados de las diferentes
tablas y operaciones ejecutadas por los usuarios, la información puede ser enviada a
diferentes destinos cuando es emitida
3. Opciones
1. Las opciones son las pantallas o formularios con los cuales interactua el usuario
ingresando y modificando la información en las operaciones diarias según sus
responsabilidades.
2. Una opción se puede abrir tantas veces como el usuario lo requiera.
3. Cada usuario tendrá tantas opciones activas como las que les haya dado acceso el
administrador del sistema o supervisor.
4. Cada opción o formulario consta de 3 pestañas o partes.
1. Pestaña General
1. En esta área se encuentra la información principal del maestro o documento
actualmente seleccionado.
2. Pestaña Resumen
1. Es un listado resumido de todos los registros del actual maestro, documento o
proceso.
3. Pestaña Avanzado
1. Son las funcionales adicionales de la pantalla o formulario.
2. La cantidad de opciones de esta pestaña dependerá del tipo de formulario
abierto, por lo general las principales funciones de esta pestaña son:
1. Filtros
2. Imágenes
3. Comentarios
4. Campos Extras
5. Auditorias
Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.
6 Exportar
6. Exportar
7. Importar Translate
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8. Consultas
9. Complementos
10. Duplicar
11. Información Contable
5. Las opciones están agrupadas y ordenadas según su modulo, sección y uso.
6. En la pestaña de iDesktop el usuario puede llevar un control de contactos, tareas o
actividades y notas.
4. Ventanas Emergentes
1. Esta funcionalidad permite abrir de forma separa y no dentro de la pantalla principal un
formulario, se pueden abrir de forma emergente tantas veces como el usuario lo requiera,
ejemplo de uso: estoy elaborando una cotización a un cliente y casi al finalizar llama un
segundo cliente pidiendo un precio u otra información, no es necesario cancelar la
actual operación porque se puede abrir una segunda o tercera pantalla
de cotización para abrir las nuevas transacciones de forma independiente.
5. Reportes, Formatos y Gráficos
1. Puede usar el asistente de búsqueda de reportes para ubicar rápidamente cualquier
reporte o listado dentro de eFactory sin necesidad de cambiarse de pantalla o modulo.
2. Los gráficos poseen una barra de herramientas personalizada a cada formulario que
permiten ejecutar estas funciones:
1. Filtrar el alcance de los registros mostrados.
2. Actualizar los valores del gráficos si se ha actualizado la información.
3. Enviar por correo la información del gráfico en una tabla y la imagen del mismo.
4. Abrir el mismo gráfico en una nueva ventana.
5. Abrir la ventana de chat para relacionar al gráfico comentarios con otros usuarios.
6. Exportar los datos directamente a Microsoft Excel.
5. Menú Superior General (Ver Imagen)
1. Seleccionar Usuario
2. Seleccionar Aplicación
3. Seleccionar Empresa
4. Pagina de Inicio de eFactory
5. Administrador de Claves
6. Chat
7. Notificaciones
8. Vídeos ¿Como lo Hago?
9. Información de la sesión actual
1. En esta opción se registran las diferentes formas de envío de la mercancía a los clientes
o proveedores, si la empresa cancela fletes o comisiones a camiones propios o de
terceros estos se deben registrar en esta tabla para luego ser asignados en los
documentos de despacho y así poder emitir la información requerida.
6. Tipos de Vendedores
1. Segmente en esta opción los diversos grupos de vendedores,
incluya también la segmentación de los operadores administrativos que ejecutan
cobranza así seguimiento de llamadas de cobranza.
7. Tipos de Documentos
1. En esta opción se crean los diferentes documentos (tipos) en los cuales se registras las
operaciones de ventas y compras, ejemplo: factura, NCR, NDD, etc. por defecto la tabla
ya esta cargada con información estándar.
8. Tipos de Devoluciones
1. En esta opción se cargan los registros de los principales motivos por los cuales se