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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTRO 1 de 4

Codigo: Estado de
XXX-03 Título: Control de los Registros Revisión: 4

1. Objeto

Establecer las directrices para asegurar la correcta y clara identificación,

recolección, indización, acceso, clasificación, almacenamiento, conservación y
disposición de los registros generados internamente o recibidos de las partes
interesadas del Sistema de Gestión de Calidad con el propósito de mostrar
evidencia de la implementación y funcionamiento del mismo.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable para todos los registros internos generados en el

Sistema de Gestión de la Calidad.

3. Responsables

La asistente de gerencia es la encargada de elaborar, revisar y/o controlar las

versiones originales de los formatos, y los departamentos designados con la
responsabilidad de controlar y conservar los registros generados en su área.

4. Definiciones

 Registros: Documento donde se consigna la información generada por el

Sistema de Gestión de Calidad para suministrar evidencia objetiva de las
actividades realizadas o de los resultados alcanzados en el mismo.

 Evidencia objetiva: Información cuya veracidad se puede demostrar con

base en hechos obtenidos a través de la observación, la medición, el
ensayo u otros medios.

 Identificar: Herramienta que permite reconocer los Registros y relacionarlos

con la actividad involucrada.

 Recolectar: Acción de recopilar los Registros para su posterior clasificación

y almacenamiento.

 Indizar: Acción de establecer un descriptor asociado a la actividad a la que

se refiere el registro, de manera que permita su clasificación.

 Accesar: Conjunto de medidas establecidas para recuperar los Registros y

restringir su consulta.
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 Clasificar: Acción de distribución de los registros según la indización

asignada. Esta indización hace más eficaz el acceso y el empleo de estos.

 Almacenar: Acción de ubicar físicamente los registros para garantizar su

conservación y clasificación ordenada.

 Conservar: Conjunto de medidas que permiten asegurar el buen estado de

los registros.

 Tiempo de Retención: Es el período establecido para determinar la vigencia

de un documento controlado.

5. Documentos de Referencia

 Norma NTC ISO 9001

6. Procedimiento

Todo documento que se establezca como registro del Sistema de Gestión de

Calidad, debe ser diligenciado de tal forma que la información cumpla con los
siguientes requisitos:

1. Permanencia: Que no pueda borrarse o modificarse fácilmente sin dejar

evidencia de cualquier cambio.
2. Legibilidad: Que puede leerse fácilmente.
3. Exactitud: Que incluya cálculos y datos correctos y completos.
4. Claridad: Que todo el que lo lea pueda entenderlo de la misma forma.
5. Consistencia: Que toda la información requerida como fecha y unidades de
medida esté presentada siempre igual.

Cuando un registro no sea legible, el responsable de su almacenamiento devuelve

el registro a la persona que lo diligenció para que se elabore nuevamente,
garantizando así su legibilidad.

Los registros internos del Sistema de Gestión de Calidad se encuentran radicados

por proyecto en el cual aparece el código y el nombre del registro, recolección,
indización, acceso, clasificación, almacenamiento, conservación, disposición y el
tiempo de retención, el cual lo define el responsable de cada proyecto.
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Identificación
Los registros se encuentran identificados por un código y su nombre.
La codificación de la documentación es Alfa-numérica y varía de acuerdo con la
clase de documentos: Procedimientos, Planes de Calidad, Planes SSOMA,
Instructivos, Matrices de peligros, Matrices Ambientales, Programas Internos entre
otros. Esta codificación se encuentra descrita en el Manual del Sistema de Gestión
Calidad “Estructura de la Documentación del Sistema de Gestión de Calidad”.

Almacenamiento: Recolección, Clasificación, Indización, Acceso

SEMANTEC ha definido responsables en cada proyecto por la recolección de los

registros para garantizar su adecuada recuperación. Así mismo se clasifican e
indizan de acuerdo con sus características y necesidades (Varían en cada
proyecto).

Los registros se almacenan acorde con las necesidades y procedimientos de cada

proyecto; asegurando su conservación, acceso y disposición de estos. El
responsable del área almacena, conserva y controla los Registros generados en
ella, definiéndose los niveles o cargos que tienen acceso a los registros. El
personal del área que requiera acceso a los registros, lo hará con previa
autorización del responsable de ésta.

Conservación: Tiempo de Retención y Disposición

En el área administrativa se cuenta con archivadores para garantizar la

conservación de los registros del SGC. El responsable establece un tiempo de
retención para los Registros, teniendo en cuenta las disposiciones legales y las
características del proyecto a que pertenecen. Cumplido el tiempo de retención
estipulado se determina la disposición del mismo colocándolo en un archivo
muerto o eliminando, de acuerdo con las características del proyecto.

Cuando el cliente requiere consultar con periodicidad los registros, este establece
un acuerdo o contrato con la empresa en caso de que sea apropiado.

Los registros en formato papel se destinarán al reciclado una vez que se proceda
a su eliminación.
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Registros en Medio Magnético

SEMANTEC asegura que los registros en medios magnéticos son controlados y

de acceso limitado, para evitar su alteración. A través del Sistema de Consulta
Electrónica del SGC, el personal autorizado puede acceder e imprimir los registros
actualizados del sistema integrado de gestión.

Cada archivo que contenga Registros de Calidad tiene una copia de seguridad
para prevenir su pérdida por daños en el sistema.
Los Registros en medio magnético son válidos únicamente al confrontar su
información con la contenida en el registro impreso.

7. Registros Asociados
 Control de Registros.

NIVELES CARGO NOMBRE FIRMA DD/MM/AA

ELABORADO
REVISADO
APROBADO