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LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
ÍNDICE
I. COMUNICACIÓN ............................................................................................................... 3
1.1 Concepto de comunicación ....................................................................................... 3
1.2 Elementos de la comunicación ................................................................................. 3
1.4 Barreras de la comunicación .................................................................................... 4
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LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
I. COMUNICACIÓN
1.1 Concepto de comunicación
E. Pichón ‘’comunicación es todo proceso de interacción social por
medio de símbolos y sistemas de mensaje. Incluye todo proceso en el
cual la conducta de un ser humano actúa como estímulo de la conducta
de otro ser humano. Puede ser verbal, o no verbal, interindividual o
intergrupal’’.
Según Berlo, ‘’el concepto de comunicación es un proceso reglado que
permite al ser humano negociar su posición en el entorno en el que
vive. De este modo, la comunicación es un valor de interlocución, de
poder, de influencia, de control’’.
Según Aristóteles, ‘’es la búsqueda de todos los medios de persuasión
que tenemos a nuestro alcance’’
1.2 Elementos de la comunicación
Para que se realice el acto de la comunicación, son indispensables los
siguientes elementos:
1.2.1 Emisor
Es quien empieza la comunicación, debe tener ideas, información y un
propósito para comunicar.
1.2.2 Receptor
Persona que recibe la información que le ha sido enviada por el emisor.
Ambos deben ser hábiles para hablar, para leer, para escribir o
escuchar y para razonar, el nivel de conocimiento influye en su
capacidad para recibir y transmitir mensajes.
1.2.3 Codificador
El código es un sistema común organizado de signos o símbolos,
regidos por reglas en la emisión y recepción de mensajes, constituyen
verdaderos sistemas de comunicación, puede ser simple cuando
maneja un solo tipo de signos y, complejo cuando emplea signos
tomados en préstamo de otros códigos. El código es un sistema de
señales conocido de antemano por el emisor. Los códigos se clasifican
en tres grandes grupos:
Los códigos lingüísticos: Están constituidos por signos y reglas
como, por ejemplo, una lengua.
Los códigos paralingüísticos: Son sistemas de signos que aunque
no se identifican con el lenguaje están próximos a él, al cual apoyan,
complementan o sustituyen en los procesos de la comunicación.
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Los códigos extralingüísticos: Su característica es la autonomía
funcional con respecto al lenguaje y la falta de relaciones directas de
recodificación sustitución o auxiliar con el mismo. Muchos códigos
lingüísticos se emplean combinadamente con signos lingüísticos.
1.2.4 El Mensaje
Es el propósito que se va a transmitir, el producto real.
♣ Cuando hablamos, la conversación es el mensaje.
♣ Cuando escribimos, la escritura es el mensaje.
♣ Cuando dibujamos o pintamos, la imagen es el mensaje.
♣ Cuando hacemos gestos, las expresiones son el mensaje.
1.2.5 El Canal
Es el medio a través del cual viaja el mensaje, los más comunes son: El
aire para la palabra hablada y el papel para la escritura, pero también
pueden intervenir cables y hondas eléctricas. Puede ser verbal y escrito.
Se puede transmitir a través de un memorando, un computador, el
teléfono, un telegrama, la televisión (transmite gestos, indicios visuales).
Puede ser simple cuando no presupone otros medios y compuestos
cuando interviene otro medio o cadena de medios, ejemplo los medios
masivos de comunicación.
1.2.6 El Decodificador
Es comprender o asimilar los mensajes que fueron enviados y los
asocia a un significado usando el mismo código, acá impera el buen
entendimiento del mensaje porque a partir de ahí se da la
retroalimentación.
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Ruido: Se denomina ruido a cualquier perturbación experimentada por la señal
en el proceso de comunicación, es decir, a cualquier factor que le dificulte o le
impida el afectar a cualquiera de sus elementos. Las distorsiones del sonido en
la conversación, en radio, televisión o por teléfono son ruido, pero también es
ruido la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en
un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa,
la distracción del receptor, el alumno que no atiende, aunque este en silencio.
CONCLUSIÓN:
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II. ADMINISTRACIÓN
Administración Antigua
En todo tiempo ha habido necesidad de coordinar actividades, de tomar
decisiones y de ejecutar, de ahí que en la administración antigua se encuentran
muchos de los fundamentos administrativos de la actualidad y que pueden
observarse en el código de Hammurabi, en el nuevo testamento, así como en
la forma de conducir los asuntos en la antigua Grecia, Egipto, Roma y China,
en donde se encuentran vestigios del proceso administrativo. La eclesía
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era el organismo de mayor autoridad que existía en Grecia y formaban parte de
ella todos los ciudadanos; las decisiones se tomaban por mayoría de votos y
las mismas eran irrevocables. En Grecia el emperador Pericles, 430 años antes
de Cristo, dejó testimonio de la necesidad de una selección de personal
adecuado e hizo un análisis sobre la democracia griega. En Egipto existía un
sistema administrativo amplio con una economía planificada y un gobierno
central de gran poder, basado en la fuerza y la compulsión. Aquí se creó el
primer sistema de servicio civil. El Sociólogo alemán Max Weber hizo un
estudio sobre la administración antigua de Egipto,
Concluyendo, que se aplicaban procedimientos definidos y sistemáticos y se
utilizaba un sistema administrativo burocrático. En China el filósofo Confucio
proporcionó una serie de reglas para la administración pública. En Roma que
vivió dos períodos, la República y el Imperio Romano, siendo en este último
donde se produjeron transformaciones administrativas. La administración del
imperio Romano se caracterizó por la centralización.
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en el desarrollo de algunos principios administrativos, como fueron, el de
selección y adiestramiento de personal, especialización de funciones y el
establecimiento de controles administrativos. En 1776 Adam Smith,
considerado como el padre de la Economía clásica publica su obra La riquezas
de las naciones, en donde aparece la doctrina del Laissez-Faire (dejar hacer,
dejar pasar), que sirvió de base filosófica a la revolución industrial y que ha
tenido su aplicación en la administración y en la economía; él anunció el
principio de la división del trabajo, considerándolo necesario para
especialización y para el aumento de la producción.
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Koontz y O¨Donnell: "La administración se define como la creación o
conservación en una empresa, de un ambiente donde los individuos,
trabajando en grupo, pueden desempeñarse eficaz y eficientemente, para
la obtención de sus fines comunes".
Henry Sisk y Mario Suerdlik: "Es la coordinación de todos los recursos a
través del Proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr
objetivos establecido".
Barcos Santiago: "La administración como disciplina científica constituye
un sistema de conocimientos, metódicamente fundamentado, cuyo
objeto de estudio son las organizaciones y la administración – en el
sentido de conducción, proceso, gestión de recursos, etc – de éstas"
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2.4 Teorías administrativas y sus enfoques
CONCLUSIÓN:
La administración ha ido evolucionando con el paso del tiempo, surgieron
teorías que ayudaron a entender el buen funcionamiento dentro de una
organización. La administración es indispensable en toda organización porque
permite a los individuos que cumplan eficientemente objetivos específicos de la
institución, mediante la coordinación de todos los recursos disponibles y con la
colaboración del factor humano.
Por ello, podemos decir que la administración es fundamental para un
desarrollo óptimo dentro de la organización, que facilita en delimitar las
funciones y permite un adecuado desarrollo de las actividades, permitiendo
lograr y alcanzar las metas fijadas.
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III. LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
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posibles. Es evidente que hay posibilidades de mejora en esta área
crucial de habilidades.
Importancia de la Comunicación
Las organizaciones no existen sin comunicación. Si no hay comunicación,
los empleados no saben lo que hacen sus compañeros, la administración
no puede recibir informes y los supervisores y líderes de equipos no
pueden dar instrucciones. La coordinación del trabajo es imposible, porque
la gente no comunica sus necesidades y sentimientos a los demás.
Podemos decir con certeza que todo acto de comunicación influye de algún
modo en la organización, así como el aleteo de una mariposa en California
influye (aunque sea ligeramente) en la subsiguiente velocidad del viento en
Boston. La comunicación ayuda a alcanzar todas las funciones básicas de
la administración: planeación, organización, dirección y control, de modo
que las organizaciones logren sus metas y superen sus retos.
Cuando la comunicación es eficaz, tiende a alentar un mejor desempeño y
satisfacción en el trabajo. Las personas entienden mejor sus puestos y se
sienten más comprometidas con ellos. En ciertos casos, incluso cede de
manera voluntaria algunos de sus privilegios de largo tiempo porque
considera que se justifica un sacrificio.
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Desarrolle una idea: El primer paso es desarrollar una idea que el emisor
trata de transmitir. Un paso clave porque, a menos que haya un mensaje
que valga la pena, todos los otros pasos son un poco inútiles. Este paso se
expresa en el letrero que algunas veces se ve en las paredes de oficinas o
fábricas, que dice: “asegúrese de tener conectado el cerebro antes de
poner en marcha la boca”.
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ajustar el siguiente mensaje para que se acomode a la respuesta previa del
receptor. El emisor necesita la realimentación porque ésta dice si el
mensaje se recibió, se decodificó propiamente y se utilizó. Si es necesario,
el emisor debe buscar y solicitar la realimentación del receptor. Cuando
ocurre esta comunicación bidireccional, ambas partes experimentan mayor
satisfacción, se evita la frustración y se mejora mucho la precisión del
trabajo.
Problemas potenciales
La comunicación bidireccional no siempre da beneficios. También causa
dificultades. Dos personas pueden tener profundos desacuerdos acerca de
algo y darse cuenta de ello sólo hasta que establecen una comunicación
bidireccional. Cuando exponen sus diferentes puntos de vista pueden
polarizarse todavía más, para llegar a posiciones aún más extremas. Cuando la
gente se siente más amenazada ante la posible situación penosa de perder
una discusión, tiende a abandonar la lógica y la racionalidad, y seguir una
conducta de razonamiento defensivo. Culpan a otros, reuniendo y usando
datos en forma selectiva, tratando de mantenerse en con-trol y reprimiendo los
sentimientos negativos. El razonamiento defensivo está diseñado para evitar
riesgos y la imagen de falta de competencia, pero suele generar una
motivación hacia el control y un acento en la victoria. Es previsible que estos
objetivos hagan fallar la eficacia en la comunicación.
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educación, raza, sexo, estatus socioeconómico y otros factores. Las
barreras personales son comunes en las situaciones de trabajo, como
muletillas que distraen (por ejemplo, la repetición innecesaria de “este…” o
terminar casi toda oración con un “tú sabes”) o acciones físicas (por
ejemplo, tamborilear con los dedos).
Símbolos de la comunicación
Palabras: Las palabras son el principal símbolo de comunicación en el trabajo.
Muchos empleados pasan más de la mitad de su tiempo en alguna forma de
comunicación verbal. No obstante, hay una gran dificultad en tanto que casi
cualquier palabra tiene varios significados. Esto ocurre porque tratamos de
hablar de un mundo infinitamente complejo con una cantidad limitada de
palabras.
Si en realidad las palabras no tienen un significado único, ¿cómo pueden los
administradores comunicarse con los empleados? La respuesta está en el
contexto, que es el entorno que rodea al uso de una palabra. Por ejemplo, la
palabra “burro” para describir a otra persona en una discusión en la oficina
puede ser ofensivo, pero es aceptable para referirse a una bestia de carga.
Necesitamos rodear las palabras clave con el contexto de otras palabras y
símbolos hasta acotar sus significados a límites bien definidos y se reduzca la
posibilidad de confusión. En con-secuencia, los comunicadores eficaces se
centran en ideas más que en las palabras. Saben que las palabras no aportan
significado, pero la gente sí.
Gran parte de los textos organizacionales enviados a los empleados y clientes
rebasa los niveles normales de facilidad de lectura. Los manuales para los
empleados, códigos de conducta, informes anuales a los accionistas, manuales
de ensamble de productos, planes estratégicos y contratos con los sindicatos
suelen calificarse de “difíciles” y “muy difíciles”. Tales calificaciones indican que
la redacción trasciende la lectura normal, incluso para un adulto promedio.
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El impacto de las barreras en el proceso de comunicación
Hasta ahora revisamos una muestra de las barreras que dañan el intercambio
de comunicación entre dos personas. Esto permite que los administradores,
como estudiantes de comportamiento organizacional, dirijan su atención a
disminuir los efectos de barreras específicas.
Las barreras físicas, como el ruido y la distancia geográfica, afectan sobre todo
la transmisión y recepción de mensajes, mientras que los asuntos semánticos y
diversos símbolos de comunicación crean más a menudo problemas en las
etapas de codificación, decodificación y aceptación. El mensaje global para los
administradores es que las barreras pueden afectar la eficacia de las
comunicaciones en las ocho etapas. Los participantes activos en un
intercambio de comunicación no se pueden arriesgar a bajar la guardia ni
siquiera un instante, ¡o las consecuencias negativas pueden ser duraderas!
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comunicación se construye sobre arena. Una sólida base tiene cuatro
pilares fundamentales que actúan como requisitos para la eficacia de un
enfoque. Primero, los administradores deben desarrollar una actitud
positiva hacia la comunicación. Deben convencerse a sí mismos de que la
comunicación es una parte importante de sus tareas, como lo demuestra de
manera convincente la investigación sobre las responsabilidades de los
administradores. Segundo, los administradores deben trabajar con
constancia para mantenerse informados. Necesitan buscar información
pertinente de interés para sus empleados, compartirla y ayudarlos a
sentirse informados. Tercero, los administradores necesitan planear
conscientemente la comunicación, y deben hacer esto al principio del curso
de acción. Por último, los administradores deben desarrollar la confianza;
como se mencionó antes, en toda comunicación es importante la confianza
entre emisores y receptores. Si los subordinados no confían en sus
superiores, no es probable que escuchen o crean en los mensajes de la
administración.
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3.6. Redes sociales y comunicación electrónica
Los miembros más jóvenes de la fuerza laboral, en particular, se “conectan”
por medio de su participación generalizada en el fenómeno de las redes
sociales. Las tecnologías de redes sociales son sitios de internet y
programas de software que permiten a las personas enlazarse en alguna
forma de comunidad social virtual. Millones de usuarios obtienen acceso a
YouTube, Facebook y MySpace, y así comparten perfiles de información
personal y obtienen noticias de otros. El sitio LinkedIn facilita la
comunicación en red porque conecta a las personas con círculos de
relaciones siempre crecientes. Los wikis son páginas web que permiten a
los usuarios agregar o modificar contenido; el ejemplo más famoso de esto
es Wikipedia, colección de 3 millones de artículos en inglés que se crearon
en colaboración y se actualizan constantemente. Aunque algunas
compañías bloquean el acceso a sitios como Facebook en el trabajo, la
mayoría sólo pide a sus empleados que usen su buen juicio en relación con
el tiempo que pasan en estos sitios y lo que incluyen en sus propias
páginas.
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árbol en árbol a la manera de una parra, y en algunas áreas crecieron
parras silvestres sobre las líneas. Como los mensajes de las líneas a
menudo eran erróneos o confusos, se decía que cualquier rumor procedía
de la parra. Hoy día, el término se aplica a toda comunicación informal,
inclusive a la información de la compañía que se comunica de modo
informal entre empleados y gente de la comunidad.
Aunque la información extraoficial tiende a entregarse en forma oral, puede
ser escrita. Algunas veces se usan notas escritas a mano o a máquina,
pero en la moderna oficina electrónica estos mensajes suelen
relampaguear en las pantallas de las computadoras, creando la nueva era
de la comunicación extraoficial electrónica.
3.8. Rumores
El problema principal con la comunicación extraoficial es el rumor. La
palabra “rumor” se usa algunas veces como sinónimo de “comunicación
extraoficial”, pero desde un punto de vista técnico hay una diferencia
importante entre ambos términos. El rumor es una comunicación extraoficial
que se transmite sin la certidumbre de la evidencia. Es la parte no
verificada e incierta de la comunicación extraoficial. Puede ser correcta por
casualidad, pero en general es incorrecta; por ello se le juzga indeseable.
En lo fundamental, el rumor es resultado tanto del interés como de la
ambigüedad en una situación. Si el asunto es trivial o carece de interés
para una persona, no habrá motivos para transmitir un rumor. Por ejemplo,
el autor de este libro nunca ha pasado rumores sobre la producción de
cocos del año anterior en la isla de Martinica. De modo similar, si no hay
ambigüedad en una situación una persona no tendrá interés en difundir
rumores, porque se conocen los hechos correctos. Dos factores, interés y
ambigüedad, deben estar normalmente presentes para comenzar y
mantener un rumor.
CONCLUSIÓN
La comunicación a nivel de la organización debe contar con un buen decodificador del
mensaje, para que los integrantes de dicha organización entiendan la importancia de
cumplir su función dentro del área que le corresponda, esto afianza la eficacia y
eficiencia que tenga la organización.
Por ello analizamos el libro de John Newstrom el capítulo de “La administración dentro
de las organizaciones”, donde refiere a la correlación que existe entre la comunicación
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y la administración, esto coactuan dentro de la organización, y esto permite un
adecuado desempeño para el logro de las metas y objetivos de la institución.
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IV. BIBLIOGRAFÍA:
http://teoriasdelaadministracion113.blogspot.pe/2013/03/administracion-por-
objetivos_9540.html
http://www.eumed.net/ce/2009a/rpps.htm
http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-administracion-y-las-organizaciones/
http://www.academia.edu/16146402/Comportamiento_humano_en_el_trabajo_-
_13va_Edici%C3%B3n_-_John_W._Newstrom
http://expresionsocosolishernandez.blogspot.pe/2012/03/clasificacion-de-los-
tipos-de.html
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