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Resumo: Este artigo apresenta o perfil do profissional de Secretariado Executivo, bem como
a sua evolução e as suas atuais atribuições. Além disso, apresenta a diversidade de atuação no
mercado, sendo uma delas a condução de projetos de melhoria de processos. Para isso, é
necessária a utilização de metodologias recentes que auxiliam as empresas na otimização de
processos. Dentre essas metodologias, podemos citar a de Gerenciamento de Processos de
Negócio (BPM – Business Process Management) que visa atender à expectativa dos clientes,
agregando maior valor aos produtos ou serviços, e a de Gerenciamento de Projetos (PMI –
Project Management Institute) que objetiva as melhores práticas de projetos. Na vivência da
condução de projetos da Assessoria de Desenvolvimento Organizacional – DO da
Universidade de Santa Cruz do Sul – UNISC, conclui-se que profissionais dessa área estão
alavancando grandes projetos de BPM.
1. INTRODUÇÃO
O atual cenário das organizações, públicas, privadas ou comunitárias, faz com que se
busque mais agilidade, eficiência e também uma postura mais responsiva frente à sociedade.
Esse momento está relacionado à busca pela sustentabilidade que requer o alinhamento entre
os objetivos organizacionais e os objetivos do mercado. Diante disso, surgem diversas
propostas de mudança organizacional, desde a adoção de tecnologias gerenciais até novos
modelos de gestão, dentre as quais se destaca a gestão por processos.
No setor público, conforme citado por Lopes, Mota e Cruz (2007), a adoção de
propostas de modernização deve considerar características específicas desse setor, visto que
essa realidade no Brasil é bastante complexa, e leva ao enfrentamento de problemas
relacionados com burocratização, formalismo, corporativismo, centralização e distanciamento
do cidadão.
Assim como no setor público, percebe-se também essa mesma necessidade no setor
privado, estando os exemplos disponíveis nos diversos meios de comunicação. Essa tendência
não é diferente nas instituições de ensino comunitárias, como no caso da Universidade de
Santa Cruz do Sul – UNISC.
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Nesse sentido, em 2006, visando atender à necessidade cada vez maior de flexibilidade
nos processos, de demandas internas das diferentes modalidades de cursos e programas, de
integrações com os demais sistemas legados da Instituição e ainda das diferentes legislações
externas, a UNISC decidiu desenvolver um novo sistema que atendesse aos processos da
dimensão ensino da Associação Pró-Ensino em Santa Cruz do Sul – APESC, mantenedora da
UNISC, do Centro de Educação Profissional – CEPRO, da Escola de Educação Básica
Educar-se e do Hospital Santa Cruz – HSC. Contudo, durante o levantamento das
necessidades para esse desenvolvimento, foram identificadas várias situações que não seriam
sanadas apenas com essa proposição.
Assim, a Reitoria da UNISC aprovou o projeto Novo Olhar que tem como objetivos a
implantação da gestão por processos e a modelagem dos processos da dimensão ensino, para
que então seja desenvolvido um sistema aderente aos processos, já redesenhados, da
Instituição.
Foi Albert Einstein quem inspirou o nome do projeto quando afirma que "Nenhum
problema pode ser resolvido a partir da mesma consciência que o criou. É necessário aprender
a ver o mundo de uma maneira nova e revigorada". E é com um novo olhar que os processos
da APESC estão sendo analisados e redesenhados.
Para Natalense (1995), esse profissional precisa ser alguém que apresente soluções ou,
ao menos, lance ideias que possam resolver determinadas situações. Além disso, o secretário
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precisa ter iniciativa, ser participativo, persistente, conhecedor de cultura geral, mostrando-se
comprometido com as suas atividades.
Nos dias de hoje, o profissional deve ser multifuncional, ter visão holística e agir
integradamente. A multifuncionalidade não só é uma vantagem, mas sim uma meta que as
empresas estão tentando alcançar. O profissional deve, principalmente, ter a capacidade de
aprender novos conhecimentos e estar preparado para oferecer soluções aos diversos
problemas e necessidades enfrentados pela organização.
O Guia BPM CBOK (2009) define a gestão de processos de negócio ou BPM – Business
Process Management como uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar (ou
projetar), executar, medir, monitorar e controlar processos de negócio, automatizados ou não,
para alcançar consistência e resultados alinhados com os objetivos estratégicos da
organização, envolvendo, ainda, com ajuda de tecnologia, formas de agregar valor, melhorias,
inovações e o gerenciamento dos processos ponta a ponta, levando a uma melhoria do
desempenho organizacional e dos resultados de negócios.
Essa nova forma de gestão, conforme Patching (1994), citado por Laurindo e Rotondaro
(2006, p. 27),
Para entender a gestão por processos (BPM), é necessário entender o que são os
processos de negócio. Segundo o Guia BPM CBOK® (2009, p. 20),
Para Cruz (2003, p. 63), “processo de negócio é o conjunto de atividades que tem por
objetivo transformar insumos (entradas), adicionando-lhes valor por meio de procedimentos,
em bens ou serviços (saídas) que serão entregues e devem atender aos clientes”. A Figura 02
representa as entradas no processo, que passa por atividades, onde são agregados valores, até
a entrega do produto ou serviço ao cliente.
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Rotondaro (2002) considera que existem visões diferentes entre clientes e empresas. A
visão do cliente é que a empresa está ali para fornecer um produto e/ou um serviço. Já a
empresa possui uma visão de departamentalização, isto é, cada setor desta empresa possui
uma visão separada do restante e, assim, possui objetivos de melhoria separadamente.
Em 2001, com o objetivo de criar uma simbologia mundial para o gerenciamento dos
Processos de Negócio, trinta e cinco empresas criaram uma organização, sem fins lucrativos,
a Business Process Management Initiative - BPMI. Em maio de 2004 saiu a primeira versão
da notação padrão, para modelar processos de negócio, Business Process Management
Notation – BPMN.
Por ser o BPMN uma simbologia mundial, essa notação tem como objetivo, desde sua
criação, a possibilidade de um entendimento global de seus processos. A utilização deste
padrão permite que diferentes empresas e profissionais possam compartilhar conhecimentos e
entendimentos sobre o funcionamento das regras de processos em comum.
4. GESTÃO DE PROJETOS
A figura abaixo mostra os processos pelos quais um projeto passa desde sua iniciação
até o encerramento.
Diante disso, a organização deve gerenciar os processos que impactam em sua Cadeia de
Valor, visando à otimização e à racionalização de atividades que não agreguem valor para o
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CONSIDERAÇÕES
A partir do ano 2000 a gestão por processos surge com força nas empresas. Com o
aumento da concorrência no mercado, as empresas começam a analisar seus processos,
sempre visando à satisfação do cliente. Segundo Laurindo e Rotondaro (2006), as empresas
tiverem que começar a melhorar seus desempenhos, reavaliar os valores de seus produtos e
conhecer seus processos de forma sistêmica e integrada. Para que as empresas se mantivessem
no mercado, elas tiveram que começar a se preocupar com a qualidade de seus produtos,
serviços e informações.
Nesse momento surge o papel do Analista de Processos, que deve possuir uma visão
holística da empresa. Esse novo profissional surgiu com o objetivo de mapear, implantar e
melhorar os processos da organização. Sua principal função é criar, quando o processo ainda
não existe, documentar o já existente, realizar um estudo detalhadamente e desenhar o
fluxograma, com o intuito de propor otimizações que destaquem sua eficiência, velocidade e
produtividade. (CRUZ, 2000)
Dessa forma, percebe-se na prática junto aos projetos que estão em desenvolvimento, na
Universidade de Santa Cruz do Sul, que o profissional de Secretariado Executivo vem
colaborando para alavancar a evolução e o alcance de resultados eficazes na gestão por
processos. A seguir estão elencados alguns dos projetos que vêm sendo executados por esses
profissionais:
Automatização da Solicitação de Compras;
Automatização da Solicitação de Movimentação de Bens Patrimoniais;
Redesenho dos processos da Área da Saúde para informatização;
Projeto Novo Olhar – Redesenho dos Processos de Ensino para informatização e
automatização;
Gestão Documental e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), entre outros.
Esse profissional atua na Assessoria de DO, durante a execução desses projetos, como
Analista de Processos, tem a responsabilidade de planejar, conduzir reuniões junto às equipes
de trabalho, gerenciar e controlar para que os projetos sejam finalizados dentro do prazo e
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com os resultados esperados. Além disso, é esse profissional que identifica os processos da
área, mapeia na notação BPMN, para após redesenhá-los. Os objetivos desses projetos de
Redesenho dos processos podem ser diferentes, como por exemplo:
Documentação para controle;
Automatização do processo;
Otimização com redução de custos e agilidade;
Desenvolvimento de sistemas aderentes aos processos.
É importante lembrar que para realização esses e os demais projetos são realizados e
gerenciados através de uma metodologia de Gestão por Processos e Projetos, ou seja, o
profissional de Secretariado Executivo está envolvido em assuntos da atualidade, em ascensão
no mercado. Muitas empresas estão apenas planejando ou já estão implantando escritórios de
processos, locais que terão o mesmo papel que a Assessoria de Desenvolvimento
Organizacional desempenha na Universidade. Dessa forma, podemos ter a certeza de que
estes serão locais, onde os futuros e atuais profissionais de secretariado poderão realizar suas
atividades. Com um perfil de formação multidisciplinar que abrange boa comunicação
interpessoal, postura ética, criatividade, iniciativa, visão sistêmica e espírito empreendedor,
ressalta-se a importância desse profissional na área gerencial das empresas, na execução de
projetos inovadores, assim como os profissionais do Secretariado vêm alavancando a gestão
por processos na UNISC.
REFERÊNCIAS
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< http://www.baguete.com.br/artigosDetalhes.php?id=320>. Acesso em: 15 mar. 2010.
BPM CBOK®, Guide to the Business Process Management Common Body of Knowledge,
versão 2.0. Disponível em: www.abpmp.org. 2009.
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<http://www.sisergs.com.br/leis.php>. Acesso em: março 2010.
BRASIL. Lei n.o 7.377, de 30 de setembro de 1985. Dispõe sobre o exercício da profissão de
Secretário e dá outras providências. Brasília, DF: Senado. Disponível em:
<http://www.sisergs.com.br/leis.php>. Acesso em: março 2010.
BRASIL. Lei n.o 9.261, de 10 de janeiro de 1996. Altera a redação dos incisos I e II do art. 2º,
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CRUZ, Tadeu. Sistemas, Métodos & Processos – Administrando Organizações por meio de
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CRUZ, Tadeu. Sistemas, Métodos & Processos – Estudo Integrado das Novas Tecnologias da
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LOPES, Daniel. P. T.; MOTA, Nomaston R.; CRUZ, Rafaela C. Gestão por processos:
repensando a entrega de valor para o cliente em uma empresa pública de Minas Gerais.
Publicado em XIV SIMPEP – Simpósio de Engenharia da Produção, 2007.