TALLER SESION 2

Partes de un procedimiento
Una vez definido qué es un procedimiento, pasamos a detallar qué apartados debe incluir:
– Portada: La primera página del procedimiento suele incluir el título, código, fecha de
redacción, numero de versión (o revisión), índice de contenido, número total de páginas, nombre y firmas
de las personas que lo han preparado, revisado y aprobado (y de quien realiza el control de calidad, si
aplica).
– Distribución: Aquí se nombran los departamentos o personas a las que se les debe distribuir el
procedimiento una vez emitido.
– Objeto y alcance: En el objetivo se describe un resumen del propósito y contenido del procedimiento.
Además, en el alcance se explican los puntos que incluye (y que no incluye) el mismo.
– Referencias: Se enumeran los documentos que han influido en la elaboración del presente
procedimiento. (por ejemplo la legislación aplicable, el manual de gestión integrada u otros
procedimientos relacionados con el procedimiento actual).
– Definiciones: Las definiciones de las palabras técnicas que se usen en el contenido del procedimiento.
– Responsabilidades: Una lista con los responsables (personas o departamentos) encargados de realizar
las actividades que se describen en el procedimiento.
– Desarrollo (o Descripción): La parte donde se describe la actividad a realizar. Este apartado es el más
importante del procedimiento, y el que más espacio suele ocupar. De hecho, se podría decir que todos los
apartados anteriores sólo sirven para definir y acotar lo que se va a incluir en este apartado.
– Anexos: Se suele incluir como anexo todo lo que se considera importante pero que ocupa demasiado
espacio como para incluirlo en el apartado de descripción. Se suelen poner aquí tablas, planos, esquemas,
etc.
De entre todas las partes nombradas, algunas de ellas se pueden omitir, y sólo son realmente
imprescindibles la portada y la descripción con el desarrollo del contenido.
Acerca de otros documentos como notas técnicas o guías, muchas veces suelen seguir el mismo índice que
los procedimientos, por lo que su forma de redactarlos es similar.

Redactar, codificar, emitir, distribuir, archivar y modificar procedimientos y otra documentación

Para crear un procedimiento hay ciertos requisitos formales que se deben seguir. En cada organización
esto se hace de forma diferente, pero todas siguen unas reglas comunes.
A continuación te exponemos los aspectos más importantes a la hora de redactar un procedimiento:
– Se debe codificar con un código único que lo identifique.
– Se debe indicar quién lo ha redactado, revisado y aprobado, y en su caso, quién ha hecho el control de
calidad. Esto se suele hacer añadiendo a la portada una casilla con las firmas, o si se emite digitalmente,
indicándolo así.
– Una vez aprobado, se emite y distribuye a las personas a las que afecte.
– Procedimientos, notas técnicas, informes y cualquier otro tipo de documentos y registros que sean
susceptibles de ser auditados en el futuro, deberán quedar archivados y disponibles para su consulta.
– Para modificar un documento, se suelen usar números de versiones (o revisiones). De forma que al
hacer una nueva revisión, se debe indicar qué cosas se han cambiado respecto a la revisión anterior (con
una tabla resumen de “control de cambios” o resaltando de otro color en el propio documento los
párrafos nuevos o modificados). Las revisiones suelen estar numeradas empezando por la revisión cero
(versión inicial) y añadiendo nuevas revisiones cada vez que se modifique el documento (1, 2 ,3…).
– Por último, se debe asegurar que las personas que lo usan, dispongan de la revisión en vigor del
documento.