UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

FRANCISCO DE MIRANDA
AREA DE TECNOLOGÍA
COMPLEJO DOCENTE El SABINO PUNTO FIJO
ASIGNATURA: Gestión Administrativa
Facilitador. Ing. Ronny Rojas F.

Tema 1. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

OBJETIVO DEL TEMA

Al finalizar la unidad temática el estudiante estará en capacidad de definir la naturaleza,
propósito y funciones de la administración, entendiendo que las mismas se aplican a todo tipo de
empresas y administradores de todos los niveles organizacionales, así como también la
comprensión de la evolución de la administración a través de los años.

INTRODUCCIÓN
La sociedad dinámica y cambiante en la que vivimos, se encuentra institucionalizada de tal
manera, que cada actividad que llevamos a cabo en cualquier tipo de empresa, pública ó privada,
se encuentra circunscrita a la planificación, organización, dirección y control de las actividades que
permitan el logro de los objetivos establecidos, con la mayor eficacia y eficiencia. Los gerentes ó
administradores de las organizaciones productivas, deben poseer las habilidades que le permitan
lograr las metas organizacionales y las metas personales del talento humano que le apoya, sin
importar en qué nivel gerencial se encuentre. Desde sus inicios, que implican siglos de cambios y
evolución, la administración ha contribuido a sentar las bases para el desarrollo de nuevas formas
de hacer las cosas, tomando en cuenta teorías y experiencias de estudiosos de este apasionante
tema.
LOS GERENTES Y LAS ORGANIZACIONES

Antes de establecer la definición de administración, es importante conocer lo que es una

organización y entender que son los gerentes y que hacen en esta. Una organización, es un
acuerdo deliberado de personas para llevar a cabo un propósito específico. Su escuela, su
universidad, son organizaciones; también los son los ministerios, iglesias, corporaciones privadas,
empresas de producción social, los concejos comunales, asociaciones de vecinos, instituciones sin
fines de lucro, entre otras. Todos los ejemplos nombrados tienen tres características en común:
un propósito definido, el componente principal: las personas, y una estructura deliberada. La
primera característica tiene que ver con los objetivos organizacionales, es decir que se espera
alcanzar, la segunda característica son las personas necesarias para llevar a cabo las actividades
que cumplan los objetivos de la organización, y la tercera característica tiene que ver con la forma
en que se establecen las actividades que sus miembros realizan durante su trabajo, obedeciendo a
normas y descripción de funciones específicas, aunque dichas estructuras pueden ser flexibles de
acuerdo a lo que establezca la organización, es decir, queda abierta la posibilidad de que el
enfoque utilizado no obedezca a estructuras rígidas. Las organizaciones requieren a su vez, de
personas que impulsen las acciones de los empleados al logro de los objetivos organizacionales,
estos son los gerentes. Un gerente, es aquella persona que establece y comunica el rumbo de la
organización a través de los objetivos y metas programadas, direcciona y motiva el accionar de
los empleados frente a estos objetivos, alineando los objetivos particulares de cada individuo a los
principales, y evalúa si estos se cumplen utilizando los recursos de manera racional. Dicho esto
podemos definir que es la administración.
Definición de Administración
La palabra administración viene del latin “ad” (hacia, dirección, tendencia), y “minister”
(subordinación u obediencia), y significa aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es
decir, aquel que presta un servicio a otro. Este término se transforma luego, y autores como
Chiavenato (2004), la define como “el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de
los recursos para lograr los objetivos organizacionales. (Pág. 10)
 Para Robbins y Coulters (2010), “la administración involucra la coordinación y supervisión
de las actividades de otros, de tal forma que estas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz.”
(Pág. 6)
Koontz y Weihrich (1998), señalan que “Es el proceso de diseñar y mantener, un entorno
en el que, trabajando en grupos, los individuos, cumplan eficientemente objetivos específicos.”
(Pág. 6). Básicamente la administración se esfuerza por ser eficiente y eficaz, tal como lo muestra
la siguiente figura:

La eficiencia implica que los gerentes o administradores deben obtener los mejores
resultados a partir de la menor cantidad de recursos (incluidos personal, dinero y equipos),
usualmente a esto se le conoce como “hacer bien las cosas”, es decir, no desperdiciar recursos.
Aunque ser eficientes es bastante importante, no es lo único, es necesario también ser
eficaces, que no es más que realizar actividades tales que se logren los objetivos
organizacionales, este concepto se relaciona con “hacer las cosas correctas”, es decir, realizar
aquellas actividades que ayudarán a la organización a alcanzar sus metas. Para alcanzar la
eficiencia y la eficacia, el administración debe seguir un proceso básico, como el que se sigue a
continuación.

Proceso Básico de la Administración

El proceso básico de los administradores se reduce a cuatro actividades elementales: la
planeación, la organización, la dirección y el control. Las mismas son conocidas como las
funciones administrativas, tal como lo muestra la siguiente figura:

La planeación: implica la definición de objetivos y las estrategias necesarias para cumplir

con estos, desarrollando planes para la integración y coordinación de actividades.
La organización: es la función mediante la cual los gerentes o administradores acuerdan
y estructuran el trabajo para cumplir con las metas de la empresa, se trata de determinar las
tareas por realizar, quien las llevará a cabo, como se agruparán, quien le reportara a quien y
donde se tomarán las decisiones.
La dirección: esta función va referida a como el administrador trabaja con las personas
(hoy se conoce como talento humano), logrando a través de ellas los objetivos organizacionales.
Para alcanzar esto, el administrador debe motivar a los empleados, ayudando a resolver conflictos
en los grupos de trabajo, influyendo en los individuos o equipos cuando trabajan, seleccionando el
canal de comunicación más efectivo y lidiar de cualquier forma con asuntos relacionados con el
comportamiento de los mismos.
El control: esta es la función final del administrador, y se inicia una vez que los objetivos
y planes están establecidos (planeación), las tareas y acuerdos estructurales son dispuestos
(organización), y la gente es contratada, entrenada y motivada (dirección). La misma consiste en
evaluar, si las cosas van tal cual fueron planeadas, esto se hace a través del seguimiento y
evaluación del rendimiento, que debe ser comparado con los objetivos establecidos. Si los
objetivos no se están alcanzando, es menester del administrador reajustar el trabajo. En
resumen, el control significa, hacer seguimiento lo planificado, comparar lo planificado con el
rendimiento real y corregir las desviaciones.

Niveles Administrativos
En la administración tradicional, existen distintos niveles gerenciales con características
particulares, entre los cuales podemos nombrar: Gerentes de nivel alto, gerentes de nivel medio,
gerentes de primera línea y empleados sin posición gerencial (nivel operativo), ver la siguiente
figura.

A continuación se definen los diferentes niveles:

Gerentes de nivel alto: son los responsables de tomar decisiones de la empresa y de
establecer los planes y objetivos que afectan a toda la organización. Estos individuos por lo
general se conocen como: vicepresidente ejecutivo, presidente, director administrativo, director
de operaciones, director ejecutivo o también como CEO.
Gerentes de nivel medio: son aquellos que se encuentran entre el nivel más bajo y el
más alto de la organización. Estos gerentes dirigen el trabajo de los gerentes de primera línea y
pueden ostentar títulos como gerente regional, líder de proyecto, gerente de tienda, o gerente de
división.
Gerentes de primera línea: estos dirigen el trabajo del personal que por lo general está
involucrado con la producción de la organización, o con el servicio a los clientes de la empresa.
Los gerentes de primera línea con frecuencia se conocen como supervisores, pero también pueden
recibir el nombre de gerentes de turno, gerentes de distrito, gerentes de departamento o gerentes
de oficina.

Habilidades Gerenciales
Son todas aquellas competencias técnicas, humanas y conceptuales que debe poseer un gerente
(ver figura), mismas que se describen a continuación:
Habilidades técnicas: son el conocimiento específico del trabajo y las técnicas necesarias
para realizar competentemente las tareas laborales. Estas suelen ser más importantes en el caso
de los gerentes de primera línea, ya que por lo general, manejan empleados que utilizan
herramientas y técnicas para manufacturar los productos de la empresa o para dar servicio a los
clientes. Con frecuencia, los empleados con excelentes habilidades técnicas son promovidos a
posiciones de gerentes de primera línea.
 Habilidades humanas: estas involucran la capacidad de trabajar bien con otras personas,
tanto de manera individual como en grupo. Debido a que todos los gerentes tienen que ver con
personas, estas habilidades son igualmente importantes en todos los niveles de la administración.
Los gerentes con buenas habilidades humanas obtienen lo mejor de su gente. Ellos saben cómo
comunicarse, motivar, dirigir e inspirar entusiasmo y confianza. Entre las habilidades que debe
poseer un gerente en este ámbito están: delegación eficaz, comunicación eficaz, razonamiento
crítico, administración de la carga trabajo/tiempo, identificación clara de los roles de los
empleados y creación de un entorno de apertura, confianza y reto.
Habilidades conceptuales: son utilizadas por los gerentes para pensar y conceptualizar
situaciones abstractas y complejas. A través de estas habilidades, los gerentes ven la organización
como un todo, comprenden la relación entre diversas subunidades y visualizan como encaja la
organización en su entorno general. Estas habilidades son las más importantes para gerentes de
alto nivel.

LA EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración ha sufrido trasformaciones a través del tiempo, estos cambios se

manifiestan en los diferentes enfoques existentes hasta hoy. En el siguiente grafico vemos un
resumen de los principales enfoques de administración y los eventos históricos que los anteceden: