Microsoft _.Access 2010 » MANUAL DEL PARTICIPANTE BROFICS \rosoft Corporation, Reservades todos 0s derechos, Microsoft ||T Academy — ProgramINTRODUCCION A BASE DE DATO: 1 DEFINICION DE UNA BASE DE DATOS, 2 FUNDAMENTOS SOBRE BASE DE DATOS 2 GGeSTION DE BASES De DATOS. 3 SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS 0 SGBD 3 CONCEPTOS INICIALES. 5 INICIAR ACCESS 2010 7 FORMAS DE INGRESAR A ACCESS 2010 7 RECONOCIENDO ELENTORNO DE TRABAJO 8 VENTANA DE INICIO 8 PARTES DEL ENTORNO DE TRABAJO 9 ‘OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS an (CREAR UNA BASE DE DATOS. 18 ESPECIFICACIONES DE ACCESS 2010 18 (CREAR UNA BASE DE DATOS UTILIZANDO PLANTILAS 23 [DESDE MICROSOFT OFFICE ONLINE 25 BASE DE DATOS EN BLANCO 28 RECONOCIMIIENTO DE LAS CINTAS Y GRUPOS DE OPCIONES 30 CCinTAS DE OPCIONES: 30 CONSTRUCCION Y ADMINISTRACION BASICA DE UNA BASE DE DATOS 39 MODELADO DE LA BASE DE DATOS 40 Disefo 0€ Base De DATOS 40 MoDELADO BASICO DE UNA BASE DE DATOS. 4a ATRIBUTOS 0 PROPIEDADES DE UNA ENTIDAD 4a CONJUNTOS DE ATRIBUTOS Y DE ENTIDADES a2 DIAGRAMA ENTIDAD RELACION 43 ADMINISTRACION DE LAS TABLAS 45 Vistas de una Tabla 46 Tipos de datos 61 Nuevos tipos de datos en Access 2010, 64 Crear Tablas en la Vista Disefio. 66 CREACION DE CAMPOS. 67 CCREACION DE CAMPOS DE BUSQUEDA 78 ADMINISTRACION DE CAMPOS, a3 ave Primaria o Clave Principal 84 INGRESANDO INFORMACION, a7 OPERACIONES CON REGISTROS 89 (ORDENAR REGISTROS 89 FieTRAR REGISTROS 90 CREAR TABLAS A PARTIR DE UNA PLANTILLA 94RELACION ENTRE TABLAS 97 CONDICION PARA LAS RELACIONES. 98 CCONDICION PARA LAS RELACIONES 99 Crean neLAciones, 99 VENTANA MOSTRAR TABLA 100 (CLASES DE RELACIONES 101 Establecer relacién: 102 \VENTAIAS DE ESTABLECER LAS RELACIONES, 103 Vista jerarquica de tablas 103 Integridad referencial 104 Actualizar en cascada 105 Eliminar en cascada ae [MoDIFicaR RELACIONES 108 108 EUIMINAR RELACIONES 108 CONSULTAS 115 CCLASIFICACION DE LAS CONSULTAS ne CCONSULTAS DE SELECCION 117 CCONSULTAS DE SELECCION QUE TOMAN DATOS DE UNA SOLA TABLA, 118 SSELECCIONAR CAMPOS EN LAS CONSULTAS. 122 EMPLEAR MAS DE UN CAMPO EN EL DISERO DE CONSULTAS 123 LUTIUZAR TODOS LOS CAMPOS DE UNA TABLA 123 'PROPIEDADES DE LOS CAMPOS EN LACONSULTA 124 PROPIEDAD TITULO Y FORMATO. Bs CCRITERIOS DE CONSULTAS 126 ‘ORDENAR LOS RESULTADOS DE UNA CONSULTA, 131 CAMPOS CALCULADOS 132 CGeNERADOR DF EXPRESIONES 132 [NUEVAS HERRAMIENTAS PARA ESCRIBIREXPRESIONESEN ACCESS 2010 133 INTELUSENSE V SUGERENCIAS RAPIOAS. 133 INFORMACION RAPIOA Y AYUDA 134 USAR EXPRESIONES PARA CREAR CAMPOS CALCULADOS EN UNA CONSULTA, 135 Gauros yroTaus. 147 PARAMETROS 149 \VALORES SUPERIORES, 151 CCONSULTAS CON 00S 0 MAS TABLAS 152 LUNIONES EXTERNAS. 156 CCONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS 159 ASISTENTE PARA BOSQUEDA OE OUPLICADOS:, 161 /ASISTENTE PARA BUSQUEDA DE NO COINCIDENTES 162NSULTAS SQL CCNSULTAS DE ACTUALIZACION, CCONSULTAS DE CREACION DE TABLAS CCONSULTAS DE ELIMINACION, CCONSULTAS Dé DATOS ANEXADOS ‘UmLzANoO ExeREsIONES SQL ExeRESIONES SQL: (CARACTERISTICAS DEL LENGUAIE 170 173 176 477 SRS ee eee EEE eee 07 180 182 IRR eee eee eee eee creer ASISTENTE PARA INFORMES CCONFIGURACION DE PAGINA EDTaR et osehio 188 ESTERS Steere eee eseeveeeeeeeceeceeet 904) 196 _____ 196 EDITAR EL INFORME EN LA VISTA PRESENTACION, EDITARELINFORME EN LA VISTA DISERO. SSECCIONES DEL INFORME [AGREGAR CONTROLES AL INFORME. (CREAR UN CONTROL UTILIZANDO LAS HERRAMIENTAS DEL GRUPO CONTROLES PROPIEDADES DE LOS CONTROLES, AGREGAR CAMPOS, ‘AGREGAR CAMPOS DEL PANEL LISTA DE CAMPOS, CAMPOS cALCULADOS. [AGRUPAR Y ORDENAR (CREAR UN NUEVO INFORME AGRUPADO MEDIANTE EL ASISTENTE PARA INFORMES, PROPIEDADES DE LA IMPRESORA [ENVIAR UN INFORME A UNA IMPRESORA 197 198 199 201 205, 206 206 207 208 2a 217 ECE E CER eee CEC PRC seEeeEEEEEECPECOMicrosoft Office Access 2010 Capitulo Introducci6én a base de datos En este capitulo se trataran los siguientes temas: Definicién de una Base de Datos. Identificar los elementos de una Base de Datos, Elementos de una Base de Datos. Iniciar MS Access 2010. Abrir y Crear una Base de Datos. Objetivo: Al finalizar el curso el participante identificard los elementos del entorno de MS Access. Ademds podré modelar, implementar, diseRar, modificar y administrar una base de datos con el fin de obtener informacion y tratarla de modo ordenado y organizadoaplicando los pasos indicados en este manual. Programa Nacional de InformeiticaMicrosoft Office Access 2010 SENATI DEFINICION DE UNA BASE DE DATOS Fundamentes sobre bate de datos El término base de datos fue mencionado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California. De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es mas que un conjunto de informacién relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. Unarchivo por si mismo, no constituye una base de datos, sino la forma en que esta organizada la informacién es la que da origen a la base de datos. Las bases de datosmanuales, pueden ser dificiles de gestionar y modificar. Por ejemplo, en una guia de teléfonos no es posible encontrar el numero de un individuo si no sabemos su apellido, aunque conozcamos su domicilio. Del mismo modo, en un archivo de pacientes donde la informacién esta desordenada, sera una tarea bastante engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zona determinada. Los problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creando una base de datos informatizada. Desde el punto de vista informatico, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos. Desde un punto de vista formal, podriamos definir una base de datos como un conjunto de datos estructurados, fiables y homogéneos, organizados independientemente en maquina, accesibles entiempo real, compartibles con usuarios concurrentes que tienen necesidades de informacién diferente y no predecible en el tiempo. Desde un punto de vista general estamos tratando con una coleccién de datos que cumplen las siguientes propiedades: + stn estructurados independientemente de las aplicaciones y de! soporte de almacenamiento que los contiene. + Presentan la menor redundancia posible. + Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones. Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 En una base de datos electrénica la definicién es casi la misma, con la diferencia de que trabajamos en la pantalla del monitor; de esta manera Podremos ingresar y modificar los datos directamente en el formulario de la pantalla, formulario que habremos disefiado previamente segin nuestra necesidad y en el que podremos incluir también material grafico (fotos) y sonidos. Una BD es un almacén de datos relacionados con diferentes modos de organizacién. Una base de datos representa algunos aspectos del mundo real, aquellos que le interesan al disefiador. Se disefia y almacena datos con un propésito especifico, Con la palabra "datos" se hace referencia a hechos conocidos que pueden registrarse, pueden ser nimeros telefénicos, direociones, nombres, etc. Las bases de datos almacenan datos, permitiendo manipularios facilmente y mostrarlos de diversas formas. El proceso de construir una base de datos es llamado disefio de base de datos. Gestién de bates de dato: Una base de datos puede mantenerse manualmente o ser informatizada (esta Ultima es la que nos interesa). La base de datos informatizada es creada y mantenida por un conjunto de aplicaciones que han sido disefiadas para esa tarea especifica o puede gestionarse empleando un SGBD. Sistema Gestor de Bases de Dat °$GED rar) Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI Un Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD) o DBMA (DataBase Management System) es una coleccién de programas cuyo objetivo es servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones. Se compone de Un lenguaje de definicién de datos, de un lenguaje de manipulacién de datos y de un lenguaje de consulta. Un SGBD permiten definir los datos en distintos niveles de abstraccién y manipular dichos datos, garantizando la seguridad e integridad de los mismos. Algunos ejemplos de SGBD son Oracle, DB2, PostgreSQL, MySQL, MS SQL Server, etc. a & ORACLE SOL Server2008 b, PostgreSOL wt Un SGBD debe permitir: a. Definir una base de datos: Especificar tipos, estructuras y restricciones de datos. b. Construir la base de datos: Guardar los datos en algtin medio controlado por el mismo SGBD c. Manipular la base de datos: Reali informes. i consultas, actualizarla, generar Las caracteristicas de un Sistema Gestor de Base de Datos SGBD son: 1. Abstraccion de la informacién. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento {isico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. Asi, se definen varios niveles de abstraccién 2. Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (fisico 0 légico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella. 3. Redundancia minima. Un buen disefio de una base de datos lograra evitar la aparicién de informacién repetida o redundante. Se debe lograr una redundancia nula; no obstante, en algunos casos la complejidad de los célculos hace necesaria la aparicién de redundancias. Programa Nacional de Informeéiticaa SENATI Microsoft Office Access 2010 4, Consistencia. En los casos donde no se logré redundancia nula, sora necesario vigilar a toda la informacién que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultanea. Seguridad. La informacién almacenada en una base de datos puede llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta informacién se encuentra asegurada frente a usuarios malintencionados, que intenten leer informacién privilegiada; frente a ataques que deseen manipular 0 destruir la informacién; o simplemente la inexperiencia de algin usuario autorizado un poco despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorias de permisos. Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la informaci6n almacenada. Respaldo y recuperacién. Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de respaldo de la informacién almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder. . Control de la concurrencia. En la mayoria de entornos (excepto el doméstico), lo mas habitual es que sean muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar informacién, bien para almacenarla. Y es también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simulténea. Asi pues, un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la informacion, que podria derivar en inconsistencias. CONCEPTOS INICIALES > Informac Dato: Conjunto de caracteres con algin significado, pueden ser numéricos, alfabéticos, o alfanuméricos. Es un conjunto ordenado de datos los cuales son manejados segiin la necesidad del usuario, para que un conjunto de datos pueda ser procesado eficientemente y pueda dar lugar a informacién, primero se debe guardar logicamente en archivos Programa Nacional de InformeiticaMicrosoft Office Access 2010 SENATI > Campo: Es la unidad mas pequefia en la estructura de una base de datos, es una porcién Unica de informacién. > Registro: Coleccion de campos de iguales o de diferentes tipos. > Base de datos: Las bases de datos son una compilacién organizada de informacién dividida en campos, suministran de datos Unicos que sirven para su anélisis y los procesos respectivos. La Base de datos esta estructurada por tablas, que a su vez est4 compuesta por columnas y filas, las columnas definen a los campos y las filas el numero de datos que existe en la tabla. Por ejemplo, los registros de los clientes de una empresa. Los clientes vendrian a ser una tabla para la base de datos general de la empresa, contiene una lista de registros, cada uno de los cuales contiene campos como por ejemplo: nombre, apellido, direccién, y teléfono. Peecees = ees err ee nes eres Programa Nacional de Informeéiticaa) Desde el botén Inicio 1. Hagamos clic en el botén Inicio. 2. Buscamos el programa Microsoft Access 2010 que normaimente estaré en una carpeta llamada Office tal como lo muestra la siguiente imagen. Wenn vow 1F beromenar debe ce {TE heromen cece te + b) Utilizando el cuadro de busqueda rere) 1. Hagamos clic en el botén Inicio. etn 2. Digitamos Access en el cuadro de =| Sj2msa busqueda tal como lo muestra la | Seemann imagen. oom Qaeven 3. Le damos clic en Microsoft Access 2010. Programa Nacional de InforméiticaMicrosoft Office Access 2010 SENATI c) Ingresar el nombre del ejecutable 1. Abrimos la caja de dialogo ejecutar, podemos utilizar la combinacién de teclas WINDOWS+R e ingresamos msaccess en el cuadro de texto. 2. Le damos clic sobre el botén Aceptar. RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO Ventana de inicio 8 f- Programa Nacional de Informeéiticawy SENATI Microsoft Office Access 2010 PARTES DEL ENTORNO DE TRAB) 1. Meniio ficha Inicio: 2. Archivos recientes: 3. Opciones: La vista Backstage ocupa la ficha Archivo en la cinta de opciones, y contiene muchos comandos que se encontraban en el meni Archivo en las versiones anteriores de Access. Ademas, la vista Backstage contiene otfos comandos que se aplican a todo un archivo de base de datos. Cuando abrimos Access pero sin abrir ninguna base de datos (por ejemplo, se abre ‘Access desde el menti Inicio), Distinguiremos la vista Backstage. En la vista Backstage, podemos crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente, publicar una base de datos en la Web a través de SharePoint Server y realizar muchas tareas de mantenimiento de archivos y bases de datos. Muestra los archivos que han sido _abiertos recientemente, el listado de todos estos archivos se ueden ver haciendo clic en el botén Reciente. Biwconntne a— —. | 2st. B emeamocana 5) ome Muestra las opciones de configuracién que administraran el comportamiento de la base de datos. Programa Nacional de Informéitica~*~ Microsoft Office Access 2010 4, Plantillas: En esta area tenemos dos tipos de plantillas, las que se encuentran instaladas en el equipo local y las que podemos descargar de Internet, también tenemos la opcién para crear una nueva base de datos. Panis ciponibies @ neo ip yb atlas de Ofce.con [sce pois Oficecon = a ie 5.Cuadrode nombre: En este cuadro de texto ingresaremos el nombre para la base de datos en la ruta especificada. Nembre de archive Aqui podremos ree uta actual o activa, piscedeDstoe sy Ce 6. Vista Previa: Muestra una vista en miniatura de la base de datos actual, al darle clic podemos acceder a la base de datos. OTROS ELEMENTOS En esta ventana podemos agregar comandos a la barra 1. Barra de de herramientas para faciitar su uso. herramientas de acceso répido: Al datle ce las ondene Seen er ar it ee es henramientas de ere we Programa Nacional de Informéiticaa SENATI Microsoft Office Access 2010 2. Botén Cerrar: Este botén permite cerrar la base de datos activa. Compiementos * 2 Opciones (OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS Archivo de base de datos Por medio de Microsoft Access 2010, podemos administrar toda la informacion desde un archivotinicode base de datos. Dentro del archivo, podemos utilizar: >» TABLAS:Para poder almacenar y organizar los datos. » CONSULTAS:Para buscar y recuperar los datos de manera organizada. > FORMULARIOS:Para visualizar, modificar, agregar y eliminar los datos de las tablas. > INFORMES:Para estudiar, examinar o imprimir los datos con un disefio especitico segiin los criterios del disefiador de base de datos. » MACROS:Para automatizar los procesos en las tablas de la base de datos. a Una tabla es una coleccién de datos sobre un tema especifico, como productos © proveedores. A usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan sélo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos mas eficaz y con menos errores de entrada de datos. TABLAS: 3 « |insooc RL nca z ss "a toocayse 503 seRRat0e%0 spire Romo Programa Nacional de Informeiticaa Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y_filas (denominadas registros). Microsoft Office Access 2010 Por ejemplo, cada campo en la tabla Pedidos contiene el mismo tipo de informacién para cada Pedido. Cada uno de los registros de esa tabla contiene toda la informacién acerca de un Pedido, por ejemplo, el cédigo del pedido, el cliente, el local, el monto, el vendedor, etc. CONSULTAS: Las consultas en Access permiten ‘filtrar’ la informacién proveniente de una tabla 0 varias tablas. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contenga una agenda telefénica, podriamos hacerlo mediante una consulta que aparezcan en pantalla Gnicamente los teléfonos de las personas que fueran de un determinado distrito, o los que tuvieran unos determinados apellidos. eee Pert 28° APELLIDOPAT FY, APELLIDOMAT = NOMBRE - TELEFONO - Rivera Robles Melisa 652219 Rivero Moran Javier ss22014 Muestra os ingresos Programa Nacional de Informeéiticaa SENATI Microsoft Office Access 2010 También podemos ejecutar consultas que contengan informacién extraida de varias tablas como por ejemplo el monto total generado por cada cliente. ere Rosado Ricardo ‘1.687200 ‘Acontara Alcon Walter s/.s311.00 [Au9 Ds Byam s/2830 [Aare Zambrano tus S/58.58 ce Robes Mario s/.8388.00 Calderon Garcia Gell s/aa7200 Castile Garcia Luca 72808 hanca Casio Sebastian 720.88 Imagen 1 La consulta anterior (Imagen 1) contiene informacién de tres tablas relacionadas, necesitabamos obtener los nombres de los clientes de la tabla CLIENTES y los totales de la tabla PEDIDO_DETALLE pasando por la tabla PEDIDO_C. FORMULARIOS: Un formulario generalmente es una hoja de papel en la que disponemos de lugares en blanco para introducir informacién, con un campo separado para cada dato. En una base de datos electronica la definicién es casi la misma, con la diferencia de que trabajamos en la pantalla del monitor; de esta manera podemos ingresar y modificar los datos directamente en el formulario de la pantalla, formulario que habremos disefiado previamente segiin nuestra necesidad y en el que podemos incluir material grafico (fotos) y sonidos. ‘Ademas un formulario en Access puede disponer de los llamados botones de comando. Pulsando estos botones se ejecutaran funciones 0 tareas que ayudaran a manejar la informacién. Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI PEDIDOS su TOTAL Szem00 Tora, 573,124.98 Regios ML geSt_ > woe Esta imagen muestra el formulario Pedidos. INFORMES: Un informe es una forma elegante de presentar los datos, puede enviarse a la pantalla o imprimirse. Debemos tener presente que se trata solamente de una visualizacién, pues no podemos modificar los datos que muestra la pantalla. Los informes resultan adecuados para presentar informacién agrupada, ofreciendo la posibilidad de agrupar y subagrupar con Ia finalidad de obtener ‘subtotales de distintos niveles. 4 Programa Nacional de Informeéiticaa SENATI Microsoft Office Access 2010 Es posible elaborar distintos tipos de informes, de acuerdo alas distintas necesidades en cuanto ala distribucién y presentacién de los datos; podriamos citar como ejemplos las etiquetas postales y las tablas. Cabe errr er ‘Ava Dian Bryan emma Miguel zane destacar que los informes pueden incluir textos, graficos, lineas y diversos elementos visuales. Para la elaboraci6n de los informes resulta muy ttl el Asistente para informes, a esta herramienta recurriremos para. elaborar los informes frecuentemente requeridos en una oficina. Mediante este Asistente sera posible crear diferentes tipos de informes como columnas simples, grupos con totales y subtotales, etiquetas postales, etc. El manejo es similar al del Asistente para formularios. Programa Nacional de Informéitica~~ Microsoft Office Access 2010 SENATI ie uit ‘TOTAL DE VENTAS POR EMPLEADO. [Zayas Ramos Miguel Gslrdo Tobar Maria (lan spine ana [Marquina Lopes my ‘mivomes Alarcon Miya} igina smarts 08 de marzo de2041 NOTA: Un informe es el objeto de Access 2010 diseftado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. MACROS: Una macro es un conjunto de érdenes que damos al ordenador para que las ejecute de forma simulténea cuando nosotros queramos. Una macro puede ejecutarse automdticamente, por ejemplo al abrir la aplicacién podemos asociarla a un bot6n de comand. 6 f- Programa Nacional de InforméticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas basicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ooultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc. Podemos crear métodos abreviados de teclado, para que se ejecuten tareas de manera automaticamente cada vez que se inicie la base de datos. ‘Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutaré automaticamente. Esto se debe a que Access al iniciar busca una macro con ese nombre, si la encuentra serd el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Esta opcién es empleada con mucha frecuencia cuando se efectien ‘comprobaciones 0 se ejecuten procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuracién por defecto de Access, impedird ejecutar ciertas acciones de macro, la base de datos se debe encontrar en una ubicacién de confianza, para evitar acciones malintencionadas. MODULOs: Access 2010 incorpora un lenguaje de programacién llamado Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Desde los médulos podemos programar ciertas operaciones para usarlas en Microsoft Access 2010. Oe a ee ee een ee ae ee Paawures @ i ==] Esta imagen muestra ae ern Programa Nacional de InformeiticaMicrosoft Office Access 2010 CREAR UNA BASE DE DATOS Especificaciones de Access 2010 Las siguientes especificaciones se aplican a las bases de datos creadas en Access 2007 y Microsoft Access 2010: GENERAL Atributo Maximo Tamafio de las bases de datos de|2 gigabytes, menos el espacio Access necesario para los objetos del sistema (archivo (.acedb) NOTA: Aunque el tamafo maximo para un solo archivo de base de datos es de 2 GB, podemos evitar esta limitaci6n usando una base de datos dividida. Un archivo de base de datos front-end puede apuntar a miles de archivos de base de datos back-end, cada uno de los cuales podrfa un tamafio de 2 GB. Numero de objetos en una base de ies 32.768 Numero de méddulos (incluidos los| 1.000 |formularios e informes con la propiedad “TieneUnMéduloAsociado” (HasModule) —establecida_ en Verdadero) Numero de caracteres en un nombre | , de objeto Nimero de caracteres en una| 9 Lcontrasefia Numero de caracteres en un nombre | ». de usuario 0 de grupo Numero de usuarios simultaneos 255 TABLA Atributo Maximo ‘Numero de caracteres en un nombre de tabla 64 cm Programa Nacional de Informéitica~ Namero de caracteres en un nombre de | 5, campo Numero de campos en una tabla 255 Numero de tablas abiertas 2.048; el ndmero real podria ser menor debido a las tablas que abre ‘Access internamente. Tamajio de tabla 2 gigabytes menos el espacio necesario para los objetos del sistema Numero de caracteres en un campo de | 255 texto Numero de caracteres en un campo Memo | 65.535 cuando se escriben los datos a través de |: interfaz de —_usuari 2 gigabytes de almacenamiento de caracteres cuando se escriben los datos mediante programacién ‘Tamafio de un campo Objeto OLE 1 gigabyte Numero de indices en una tabla 32 Numero de campos en un indice 10 Numero de caracteres en un mensaje de | 255 validacion Numero de caracteres en una regla de | 2.048 validacion Numero de caracteres en una descripcién | 255 de tabla o campo Numero de caracteres en un registro (sin | 4.000 incluir los campos Memo y Objeto OLE) cuando el valor de la propiedad UnicodeCompression de los campos es Si Programa Nacional de InformeiticaMicrosoft Office Access 2010 Numero de caracteres en el valor de una | 255 propiedad de campo CONSULTA Atributo Maximo Numero de _relaciones | 32 por tabla, menos el numero de indices que aplicadas hay en la tabla para campos o combinaciones de campos que no forman parte de las relaciones* Numero de tablas en una | 32* consulta Numero de combinaciones | 16° | en una consulta Numero de campos en un | 255 conjunto de registros “Tamafio de un conjunto de 1 gigabyte registros Limite para ordenar 255 caracteres en uno 0 varios campos Numero de niveles de | consultas anidadas 50" Numero de caracteres en una celda de la cuadricula de disefio de una consulta 1.024 [Numero de caracteres de un parametro en una consulta | de parametros 255 Numero de operadores AND en una clausula WHERE o HAVING 99" Numero de caracteres en una instruccion SQL ‘Aproximadamente 64.000* sf Programa Nacional de InforméiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 ()’Los valores maximos podria ser mas bajos si la consulta incluye campos de biisqueda multivalor”. FORMULARIO E INFORME Atributo Maximo Numero de caracteres en una etiqueta 2.048 Numero de caracteres en un cuadro de texto 65.535 ‘Ancho de formulario o informe 22 pulgadas (55,87 cm) Alto de seccion 22 pulgadas (55,87 cm) Alto de todas las secciones mas los encabezados de | 200 pulgadas (508 seccién (en la vista Disefio) om) Numero de niveles de formularios o informes | 7 anidados Numero de campos o expresiones que se pueden | 10 ordenar o agrupar en un informe Numero de encabezados y pies en un informe 1 encabezado/pie de informe; 1 encabezado/pie de pagina; 10 encabezadosipies de grupo Numero de paginas impresas en un informe 65.536 Numero de controles y secciones que se pueden | 754 agregar a lo largo de la vida del formulario o del informe Namero de caracteres en una instruccién SQL que | 32.750 acta como la propiedad OrigenDelRegistro (Recordsource) u OrigenDeLaFila (Rowsource) de un formulario, informe © control (tanto .accdb como .adp) Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI MACRO Atributo ‘Maximo Numero de acciones en una macro ‘999 ‘Numero de caracteres en una condicion 255 Numero de caracteres en un comentario 255 Numero de caracteres en un argumento de accion | 255 ESPECIFICACIONES DE PROYECTOS La siguiente lista de tablas se aplica a proyectos de Access 2007 y Access 2010: GENERAL Atributo Maximo Ni un proyecto de Access (.adp) | 32.768 Numero de médulos (incluidos los formularios e | 1.000 informes con la propiedad TieneUnMéduloAsociado (HasModule) establecida en Verdadero) Namero de caracteres en un nombre de objeto 64 Numero de columnas en una tabla 250 (Microsoft SQL Server 6.5) 1024 (Microsoft SQL Server 7.0, 2000 y 2005) Programa Nacional de Informeéiticaa Crear una bate de dates utilizando plantillas Microsoft Office Access 2010 Con Microsoft Access 2010 podemos trabajar y elaborar todo tipo de bases de datos gracias a las plantillas que se agregan al equipo durante el proceso de instalacién y de aquellas plantilas que se encuentran en su pagina oficial. PASO 1: Abrimos el programa Microsoft Access 2010 y seleccionamos Plantillas de ejemplo. = Same i ie ih ——_ | = Soot sees se —— | eee Programa Nacional de Informéiticaa Microsoft Office Access 2010 PASO 2: 1. Enla siguiente ventana seleccionamos la Plantilla Estudiantes. 2. Hacemos clic en el botén Crear, tal como lo muestra la imagen inferior. == © we PASO 3: Después del paso anterior se creara la base de datos en la carpeta indicada tal como lo muestra la siguiente imagen, la cual tiene elaborada un grupo de tablas, formularios e informes. Renna tte setae tt Prev cre Programa Nacional de Informeéiticaei ama Ty erect Alumnos por nivel NNingin nivel signado Desde Microsoft Office Online Si no encontramos ninguna plantilla que se ajuste a nuestras necesidades, podemos visitar el sitio Web de Office Online, donde encontraremos una gran variedad de plantillas. Programa Nacional de informética N=Microsoft Office Access 2010 SENATI PASO 1: Abrimos el programa Microsoft Access 2010 y seleccionamos la plantila Contactos del grupo Plantillas de Office.com. im & Rare plantilla ey PASO 2: 1. Enla siguiente ventana seleccionamos la plantilla Contactos. 2, Hacemos clic el botén Descargar para guardar el arc computador. en nuestro PASO 3: A continuacion de procedera con la descarga de la plantilla, la base de datos contiene tablas, formularios e informes tal como lo muestran las siguientes imagenes. Programa Nacional de InformeéiticaImagen 1: Proceso de descarga de la Plantilla. Ube de dene Nombre completo == Imagen 3: Muestra los objetos de la base de datos Imagen 4: Formulario en vista de ejecucién. Detalles de contactos Imagen 5: Informe mostrando los detalles de los contactos. Programa Nacional de Informéitica~~ Microsoft Office Access 2010 SENATI NOTA: Para descargar las plantillas desde la pagina de descargas de Office podemos utilizar la siguiente direccion URL: http://office. microsoft.com/es-hn/templates/CT010214400.aspx Baye de dates en blanco ‘Abrimos Microsoft Access 2010 y seleccionamos Base de datos en blanco que aparece seleccionado por defecto. Boweinacseetene, Paar a Programa Nacional de InformétticaSENATI Microsoft Office Access 2010 NOTA: Antes de crear la base de datos debemos indicar la ruta donde quedara guardada, estos parametros se configuran al inicio tal como lo muestra la siguiente imagen. eee cd seleccionar la donde se Peay ‘CAUsers\Administradon)Documents\ ae Nombre de archivo (MiBasedeDatos LU Ree eee Teer ear Aparece una ventana, desde aqui podemos empezar a crear las tablas para nuestra base de datos. ——e Kangen F 2 ‘22 ee Todos os objetos de Accu « Tobi Reconocer donde esta guardada la Base de Datos. (m= == Para determinar donde se ha guardado la base de datos, hacemos clic en la ficha Archivo, y seleccionamos wm Informacion. nacre fom id cova Informacién acerca de Contactos GL cua ome (CAs AdiniiedoADocuments\Cntactonacede By ar aes ator come Programa Nacional de Informéitica S 29a Microsoft Office Access 2010 SENATI RECONOCIMIENTO DE LAS CINTAS Y GRUPOS DE OPCIONES Access 2010 presenta una interfaz de usuario con cambios notables respecto a las versiones anteriores, sobre todo las anteriores a Access 2007. Con Access 2007, se introdujeron dos componentes principales de la interfaz de usuario: la cinta y el panel de navegacién. Ahora se ha modificado la cinta y se ha agregado un tercer componente de la interfaz de usuario, la vista Backstage de Microsoft Office, una novedad de Access 2010. Los tres componentes principales de la interfaz de usuario de Access 2010 son: > Cinta de opciones: Es la cinta que contiene fichas y esta situada la parte superior de la ventana del programa, contiene grupos de comandos. > Vista Backstage: Es la coleccién de comandos que se ven en la ficha Archivo. > Panel de navegacién: Es el panel que se encuentra al lado izquierdo de la ventana del programa de Access, permite trabajar con objetos de base de datos. El panel de navegacién reemplaz6 la ventana Base de datos en Access 2007. Estos tres elementos proporcionan el entorno en el que crear y usar bases de datos. Cintas de opciones: La cinta de opciones es el reemplazo principal de los menus y las barras de herramientas de las versiones anteriores a Access 2007. Se compone principalmente de fichas con grupos de botones. datos abot” Gamer La cinta de opciones tiene fichas principales que agrupan comandos usados frecuentemente, las fichas contextuales que aparecen tnicamente cuando podemos usarlas, la Barra de herramientas de acceso rapido, que es una pequefia barra de herramientas que puede personalizar con sus comandos favoritos. - we Bae 7 Beer Yscin- Ba copa pi, Bb oevenderte Encses~ ‘sine Teas bcuseae “F neviénotogritcn X eiminar = Bais a Programa Nacional de InforméiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 En las fichas de la cinta de opciones, algunos de los botones proporcionan una galeria de opciones, mientras que otros inician un comando. NOTA: La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comands. En Access 2010, las fichas de comandos principales son Archivo, Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen otros elementos en la nueva interfaz de usuario, como la galeria, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente. Los comandos que estan disponibles en la cinta de opciones indican que objeto esta activo actualmente. Por ejemplo, si tenemos una tabla abierta en la vista Hoja de datos y creamos un Formulario, Access crea el formulario, segtin la tabla activa. Es decir, el nombre de la tabla activa se especifica en la propiedad OrigenDelRegistro del nuevo formulario. Ademés, algunas fichas de la cinta de opciones sélo aparecen en determinados contextos. Por ejemplo, la ficha isefio slo aparece cuando tiene un objeto abierto en la vista Disefio. So Ficha Beovece Conran Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los métodos abreviados de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. El Sistema de acceso de teclado reemplaza a los aceleradores de ment de las versiones anteriores de Access. Este sistema usa pequenios indicadores con una sola letra 0 una combinaci6n de letras que aparecen en la cinta de opciones al presionar la tecla ALT. Estos indicadores muestran el método abreviado de teclado que activa el control situado debajo. Cuando seleccionamos una ficha de! Ribbon, podemos explorar los comandos disponibles en esa ficha. La siguiente tabla muestra un ejemplo de las pestafias y los comandos disponibles en cada ficha: Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI FICHA DE COMANDOS ‘ACCIONES COMUNES QUE SE PUEDEN REALIZAR Inicio Crear Seleccionar una vista diferente. Copiar y pegar del Portapapeles. Configurar las actuales caracteristicas de fuente. Configurar la alineacion de fuente. Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo. Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografia, Mas). Ordenar y fltrar los registros Buscar registros. Crear una nueva tabla vacia. Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla. Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule a ia lista recién creada. Crear una nueva tabla vacia en la vista Diseio Crear un nuevo formulario basado en la tabla 0 consulta activa. Crear una nueva tabla dindmica 0 un nuevo grafico dinamico. Crear un nuevo informe basado en la tabla 0 consulta activa. Crear una nueva consulta, macro, modulo 0 médulo de clase. a Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Datos externos Importar 0 Vineular a datos externos. Exportar datos. Recopilar y actualizar datos a través de correo electrénico. Crear importaciones y exportaciones guardadas Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas. Herramientas de Mover algunas 0 todas las partes de una base de datos base de datos aun sitio de SharePoint nuevo o existente. Iniciar el Editor de Visual Basic 0 ejecutar una macro. Crear y ver relaciones entre las tablas. Mostrar u ocultar dependencias de objetos Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento. Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Sélo tablas). Administrar los complementos de Access. Crear 0 editar un médulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Fichas de comandos contextuales Ademas de las fichas de comandos esténdar, Access 2010 también tiene fichas de comandos contextuales. Seguin el contexto (es decir, segin el objeto que hayamos seleccionado o la tarea que estemos llevando a cabo), podria aparecer una o varias fichas de comandos contextuales junto a las fichas de comandos estandar. ere Disefio Formato Organizar Programa Nacional de Informéitica S 3a Microsoft Office Access 2010 SENATI OBSERVACION: Ocultar Ia cinta de opciones Se puede requerir un poco mas de espacio en el area de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer la cinta de opciones de modo que se visualice la barra con las fichas de comandos. Para ocultar la cinta de opciones, hagamos doble clic en la ficha de comandos activa. Para mostrarla, hagamos nuevamente doble clic en la ficha de comandos activa. Vista Backitage La vista Backstage es una novedad de Access 2010. Contiene comandos e informacién plicable a toda una base de datos, como Compactar y reparar, también incluye algunos comandos que se encontraban en el ment Archivo en versiones anteriores, como Imprimir. Panel de navegacién El panel de navegacion ayuda a organizar los objetos de la base de datos, y supone el principal método para abrir o cambiar el disefio de un objeto de base de datos. El panel de navegacién reemplaza ala ventana Base de datos que habia en las versiones anteriores a Access 2007, of Programa Nacional de InforméiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 El panel de navegacién esta organizado por categorias y grupos. Podemos elegir entre diversas opciones de organizacién, y también podemos personalizar el panel de navegacién siguiendo nuestro propio esquema de organizacién. De manera predeterminada, una nueva base de datos usa la categoria Tipo de objeto, que agrupa los distintos tipos de objeto de acuerdo al tipo de objeto. La categoria Tipo de objeto organiza los objetos de la base de datos de forma similar a la ventana Base de datos que se encontraba predeterminada en versiones anteriores. ls 2B neas0590 1B meaposso cea Bente 5 a a a moo. a a a uuu Objetos agrupados por tipo. Podemos minimizar el panel de navegacién y también ocultarlo, pero no se puede oscurecer el panel de navegacién abriendo objetos de base de datos ante el mismo. Penne eats ry Coc rt cre Pee ore eee ete en Para abrir un objeto de base de datos o para aplicar un comando a un objeto de base de datos, hagamos clic con el botn secundario en el objeto y seleccionamos un elemento del meni contextual. Los comandos del ment contextual varian segun el tipo de objeto. Programa Nacional de Informéiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI NOTA: En la vista Backstage, podemos: crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente, publicar una base de datos en la Web a través de SharePoint Server y realizar muchas tareas de mantenimiento de archivos y bases de datos. Barra de herramientas de acceso rapide La Barra de herramientas de acceso rapido es una barra de herramientas adyacente a la cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos incluye Guardar, Deshacer y Rehacer, y podemos personalizar la Barra de herramientas de acceso rapido de modo que incluya otros comandos que usemos con mas frecuencia. Asimismo, podemos modificar la ubicacion de la barra de herramientas asi como el tamaito. aa La barra de herramientas pequefia aparece junto a las fichas de comandos de la cinta de opciones. Cuando se cambia al tamafio grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones. La barra de herramientas de acceso rapido, por defecto se encuentra encima de la cinta de opciones (forma pequeita), pero podemos situarla debajo de la cinta de opciones (forma grande) 1. Para cambiar la ubicaci6n de la barra () ovrmace a de herramientas de acceso rapido, wen hragamos clic en el botén Personalizar anon tode barra de herramientas de acceso répido. 2. Seleccionamos Mostrar debajo de la cinta de opciones. ef Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Barra de estado A igual que en las versiones anteriores de Access, Access 2010 puede mostrar una barra de estado en la parte inferior de la ventana. Este elemento de la interfaz permite visualizar mensajes de estado, sugerencias de propiedades, los indicadores de progreso, etc. En Access 2010, la barra de estado desempefia asimismo dos funciones adicionales que permiten cambiar de vista ventana y hacer zoom. Los controles disponibles en la barra de estado permiten cambiar de vista. Si visualizamios un objeto que admite zoom variable, podemos ajustar el nivel del zoom para ampliar 0 alejar su contenido. ee Vistas tabla dinémica Mostrar u ocultar la barra de estado v Hacemos clic en la pestafia Archivo y, a continuacién seleccionamos Opciones. Aparece el cuadro de didlogo Opciones de Access. En el panel izquierdo seleccionamos Base de datos actual. En la categoria Opciones de aplicacién, active o desactive la casilla de verificacién Mostrar barra de estado. Al desactivar la casilla de verificacién, se oculta la barra de estado. > Hacemos clic en el botén Aceptar. vv Podemos personalizar la barra de) pasa, come estado, haciendo clic derecho sobre ella. En el mend contextual que se ff. Reece muestra activas o desactivamos aS sopewnr opciones correspondientes. @ Tee et tee OES tec) Programa Nacional de Informeitica~*~ Microsoft Office Access 2010 SENATI Preguntas de Repaso 1. eQué es una base de datos? 2. éQuées una tabla? 3. Cudles son los elementos de una base de datos? 4, Para que me sirve una plantilla Online? 5. éCuales el uso del panel de navegacion? at Programa Nacional de InformeéiticaMicrosoft Office Access 2010 Capitulo Construccién y administracién basica de una base de datos En este capitulo se trataran los siguientes temas: Administrar las tablas. Definir el tipo de dato para cada campo. Definir las propiedades de campo. Administrar los campos (Clave Principal). Agregar, modificar y eliminar registros dentro de una tabla, Ordenar y Filtrar. ecceee Objetivo: Al finalizar el curso el participante aprenderd a crear un plan estratégico para elaborar bases de datos, aplicando herramientas de diseto adecuadas y consolidando la informacién para obtener reportes de manera segura y eficaz. Programa Nacional de Informeitica * 39a Microsoft Office Access 2010 SENATI MODELADO DE LA BASE DE DATOS Disefie de Base de datos El disefio de bases de datos es el proceso por el que se determina la organizacién de una base de datos, incluido su estructura, contenido y las aplicaciones que se desarrollaran. Durante mucho tiempo, el disefio de bases de datos fue considerado una tarea para expertos: mas un arte que una ciencia. Sin embargo, se ha progresado mucho en el disefio de bases de datos y éste se considera ahora una disciplina estable, con métodos y técnicas propios. Debido a la creciente aceptacién de las bases de datos por parte de la industria y el gobierno en el plano comercial, y a una variedad de aplicaciones cientificas y técnicas, el disefio de bases de datos desempefia un papel central en el empleo de los recursos de informacién en la mayoria de las organizaciones. El disefio de bases de datos ha pasado a constituir parte de la formacién general de los informaticos, en el mismo nivel que la capacidad de construir algoritmos usando un lenguaje de programacién convencional. Las ultimas dos décadas se han caracterizado por un fuerte crecimiento en el niimero e importancia de las aplicaciones de bases de datos. Las bases de datos son componentes esenciales de los sistemas de informacion, usadas rutinariamente en todos los computadores, el disefio de bases de datos se ha convertido en una actividad popular, desarrollada no s6lo por profesionales sino también por no especialistas. A finales de la década de 1960, cuando las bases de datos entraron por primera vez en el mercado del software, los disefiadores de bases de datos actuaban como artesanos, con herramientas muy primitivas. Los diagramas de bloques y estructuras de registros eran los formatos comunes para las especificaciones, y el disefio de bases de datos se confundia frecuentemente con la implementacién de las bases de datos. Esta situacién ahora ha cambiado: los métodos y modelos en el disefio de bases de datos han evolucionado paralelamente con el progreso de la tecnologia en los sistemas de bases de datos. Se ha entrado en la era de los sistemas relacionales de bases de datos, que ofrecen poderosos lenguajes de consulta, herramientas para el desarrollo de aplicaciones e interfaces amables con los usuarios. La tecnologia de bases de datos cuenta ya con un marco teérico, que incluye la teorfa relacional de datos, procesamiento y optimizacién de consultas, control de conourrencia, gestién de transacciones y recuperacién, etc. Programa Nacional de Informeéiticaa Microsoft Office Access 2010 Medelado basico de una base de datos Entidad Es la representacién de un objeto, una persona o una cosa, entre otros. Puede ser tangible 0 intangible, simplemente debe existir y tener una definicién clara. La definicién de un objeto se construye a partir de atributos 0 EE 8 opiedades. \ Pon Cee Un ejemplo de entidad puede ser la entidad “auto” .Sus atributos definen, el modelo, la marca, el color, su velocidad entre otros. Otro ejemplo de entidad intangible puede ser una factura, boleta 0 un pedido, estos documentos pueden tener un ntimero, un cliente, una direccién de destino, un monto total, una lista detallada, un vendedor, etc. Entonces por medio de entidades definimos que objetos se incluiran en la base de datos, por ejemplo tenemos a los clientes, empleados, productos, facturas, Pedidos, objetos activos de la empresa y todo lo que se necesite controlar y administrar desde el sistema que a su vez se conectard a la base de datos. Atributos 0 propiedades de una entidad Un atributo es parte de una entidad que nos ayuda a definirla, las entidades por lo general contienen muchos atributos, cada uno de estos son especificos. Ya sea un niimero, un texto, una fecha, un color. También puede ser otra entidad que a la vez tiene sus propios atributos, Ejemplo: La entidad Persona puede ser definida con los siguientes atributos: ATRIBUTOS. Nombre Es un texto. Edad es un numero Fecha de nacimiento Es una fecha Direccién de domicilio Es un texto. Numero telefonico Puede ser un texto o un nimero. Programa Nacional de Informeitica s 41a Microsoft Office Access 2010 SENATI Dominio de un Atributo (Condicién o propiedad del atributo) Dependiendo del tipo de dato que guarde y el uso que se le dé a un atributo este recibe un dominio. Este dominio indica un rango de valores del que no se debe salir. Ejemplos: Atributo Edad: Una edad en afos para una persona solo podria ser entre 1 y 120, este rango indica que no debe haber una persona con -5 afios 0 con 700 afios de edad. Atributo Fecha de nacimiento: Es poco probable que una persona haya nacido el 12 de enero de 1214 0 alguien que tenga como fecha de nacimiento 1 28/12/3205. Atributo Nombre: Un texto que se escribe arbitrariamente se puede limitar con un rango que especifique la cantidad de caracteres (Letras y simbolos) que pueda recibir como maximo 0 minimo. No disefiaremos un sistema para recibir nombres de personas con 700 caracteres. Conjuntos de atributos y de entidades Podemos tener un atributo que a su vez presente una lista de atributos o una lista de entidades, debemos definir una lista de atributos o una lista de entidades segin sea el caso. Ejemplo: Tenemos una base de datos para guardar pedidos en una libreria, por lo general para cada llamada se recibe el pedido de un solo libro, pero también pueden llamar a pedir libros, y no solo eso, también pueden pedir otros productos de la libreria como por ejemplo, cuadernos, lapiceros, borradores, etc. Entidad Pedido ATRIBUTOS. Numero pedido. Direccién de entrega Monto total. Detalle del pedido. (Contiene mas entidades). Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 En este caso lo més factible seria crear un conjunto de atributos llamados “Detalle de pedido" donde cada elemento es otra entidad de tipo “detalle” y cada detalle tiene sus atributos como producto, cantidad y precio unitario. De esta manera se puede asociar a un solo pedido miitiples productos. Esto es lo mismo que se ve en una factura de un restaurante, se tiene la entidad “factura” y esta factura tiene sus propios atributos, donde uno de estos atributos puede contener muchas otras entidades de tipo “producto” en una lista, donde a su vez, cada elemento de esta lista de productos tiene sus propios atributos producto, cantidad, precio unitario y subtotal. Por ejemplo, vamos a analizar el siguiente documento comercial. LIBRERIA MILUGAR M&M) a oN {_ (wooraze J Cada uno de los elementos marcados en color rojo es un atributo de la factura, el dotalle de la factura es un atributo que a su vez es una lista de otras entidades (Productos). Cada uno de los elementos marcados en color verde es una entidad (Producto), que a su vez tiene sus propios atributos (nombre del producto, cantidad, valor unitario y subtotal) Diagrama Entidad Relacion Un diagrama entidad relacién es un dibujo donde se plasman las relaciones que hay entre varias entidades, normalmente en este diagrama se dibujan ademas los atributos y los tipos de relaciones, en nuestro caso por facilidad no se muestran los atributos. Vamos a retomar la factura y plasmaremos la entidad en el diagrama, después se dibujan las entidades relacionadas (En este caso solo una més), luego se dibujan las relaciones entre estas entidades. Programa Nacional de Informeitica s 43a Microsoft Office Access 2010 El tipo de relacion se define tomando los maximos de las cardinalidades que intervienen en la relacién. Hay cuatro tipos posibles: 4. Una a una (1:1). En este tipo de relacién, una vez tijado un elemento de una entidad se conoce la otra. Ejemplo: nacién y capital. Una a muchas (1:N). Ejemplo: cliente y pedidos. 3. Muchas a una (N:1). Simetria respecto al tipo anterior segin el punto de visto de una u otra entidad. 4, Muchas a muchas (N:N). Ejemplo: personas y viviendas. io Toda entidad debe ser univocamente identificada y distinguida mediante un Conjunto de atributos (quiz un solo atributo) denominado identificador, clave principal o primaria. Podriamos escoger varios identificadores para una misma entidad, en cuyo caso se ha de escoger uno de ellos como identificador principal siendo el resto identificadores alternativos. Ejemplo: DNI y numero de seguridad social de una persona. 000.6 cues ¥ coor [Feo] coocewe roy como Aeanouat woo rouse core coon we a o arom TOTAL ef Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 En la figura anterior se puede ver el tipo de relacién de uno a muchos, por ejemplo un cliente puede tener varios pedidos, pero cada pedido le corresponde a un nico cliente. ADMINISTRACION DE LAS TABLAS Una base de datos es una coleccién de informacién relacionada con un tema u objetivo concreto, el seguimiento a los pedidos hechos por los clientes o el mantenimiento a una coleccién de canciones. Si la base de datos no esta almacenada en un equipo, o sélo lo estén partes de la misma, es posible que tenga que hacer el seguimiento de la informacién en diversos origenes que tendra que coordinar y organizar. Por ejemplo, supongamos que los némeros de teléfono de sus proveedores estan almacenados en diversas ubicaciones: en un archivo de tarjetas que contiene los niimeros de teléfono de los proveedores, en archivos de informacién de los productos, en un archivador y en una hoja de calculo que contiene informacién de pedidos. Si cambia el nimero de teléfono de un proveedor, tendria que actualizar la informacién en los tres sitios. En una base de datos de Access bien disefiada, el numero de teléfono se almacena sélo una vez, de modo que sélo tiene que actualizar esa informacién en un lugar. Como resultado, al actualizar el niéimero de teléfono de un proveedor, se actualiza autométicamente en cualquier lugar que lo utilice en la base de datos. Tablas Una tabla es un conjunto de informacién acerca de una persona, cosa 0 evento. Access representa las tablas en forma similar a las hojas de célculo, donde las columnas se les conocen como campos y las filas se les denominan registros. En una tabla, un campo almacena datos como la edad, localidad, sexo, DNI, etc. Un registro es un conjunto de datos acerca de una persona, cosa o evento especifico. Cabe destacar que cada registro debe ser tnico en la tabla correspondiente. Para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a través de todos los registros de la tabla; este campo se denomina clave principal. Las tablas son el eje sobre el cual giran los demés elementos de Microsoft Access. Como se dijo, una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los programas que los manipulan. Puede decirse que las tablas Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI constituyen los programas que NOTA: ‘Algunas bases datos en si y que los demas elementos de Access son los los manipulan. de datos de Access contienen vinculos a tablas que estan almacenadas en otras bases de datos. Por ejemplo, puede tener una base de datos de Access que no contenga nada més que tablas y otra base de datos de ‘Access que contenga vinculos a esas tablas, asi como consultas, formularios ¢ informes basados en las tablas vinculadas. En la mayoria de los casos, no tiene importancia si se trata de una tabla vinculada o si est4 realmente almacenada en CoS ones a = cy: | oo gm ra a2 [Iuivenotregerstmesc item venta | manent ‘Gay cm comertens Fess PASO 1: la base de datos. Tabla Productos Abrimos el archivo de Access “personal2010" y hacemos doble clic a la tabla Personal en el panel de navegaci6n, tal como lo muestra la siguiente imagen. @a x Tose «ll EE tseca conse = STI te cen DP Moo) car 1 z roe | 7 Xt? a Programa Nacional de Informeéiticaa SENATI Microsoft Office Access 2010 PASO 2: En la siguiente ventana hacemos clic en el comando Ver para visualizar todas las vistas disponibles para las tablas. Datos etemos __Hevramlenta: debate de datos | Campos Tabla DY Ascendente ‘seteccion aimee Kd descendente Tyavancadase EI ast cusraar ‘bo Quitar orden \¥ Aterartito | “fegge”” % Eliminar + E> Ordenarytitar Registios Fito ‘Mena Rojas Arturo ‘Alva Diaz Bryam Arce Vega Claudia Vega Vela Daniel Quispe Tijuan Davis Ascoy Ore Enrrique Castillo Durand Felipe Vista Hoja de datos Una hoja de datos muestra los campos y registros de una tabla, en formato tabular (fila y columna), como se muestra en la siguiente tabla: ‘Mena Rojas Arturo c-003 ‘Alva Diaz Bryam c-004 ‘Arce Vega Claudia Vega Vela Daniel ‘Quispe Tijuan Davis Programa Nacional de InforméiticaMicrosoft Office Access 2010 SENATI Podemos abrir la tabla de 3 maneras: a. Haciendo doble clic a la tabla en el Panel de navegacion. c. Haciendo clic en el comando Vista hoja de datos en la barra de estado solo si a tabla estuviese abierta, a apariencia del botén se muestra en la imagen inferior. BTR] Vista Hoja de datos| Vista Tabla dinamica La vista Tabla dindmica utiliza un componente de tabla dinamica de Office y facilita el andlisis de datos interactivos. 48 f- Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Con esta vista podemos arrastrar los campos a zonas especificas para obtener consultas de manera rapida y eficaz, este tipo de vista se utiliza en el rubro empresarial para la toma de decisiones. PASO 1: |. Abrimos la base de datos con nombre “Dindmica” y dentro de esta la tabla Empleados. 2. Clic sobre el comando Ver y seleccionamos Vista Tabla Dindmica. = ? [2 enolate = Empleaso coon ‘camara Galve PASO 2: A ejecutar el paso anterior obtendremos una ventana como se muestra a continuaci6n: (Campos de ce ore — ore Programa Nacional de Informéitica~*~ Microsoft Office Access 2010 SENATI PASO 3: > Hagamos clic sostenido sobre el campo sexo y lo soltamos en Campos de filas. > De la misma manera que el campo anterior arrastramos el campo condicién al area campos de columnas. > También llevar el campo Sueldo al area campo de totales. > Y por ditimo arrastre el campo Categoria al érea campos de filtros. Después de ejecutar todos los pasos anteriores obtendremos un disefio muy parecido al siguiente: EL ‘Sueldo +| Sueldo~ Sueldo + No hay totales 1500 1500) 11000 ‘600 1200 —— Total general shusgggheaeee ees guesses af Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Vista Gratico dinamico El disefio de una vista Grafico dindmico es similar al de una vista Tabla dindmica, excepto que, de manera predeterminada, las vistas Tabla dindmica muestran detalles mientras que las vistas Grafico dindmico muestran totales 0 resumenes (habitualmente en forma de sumas 0 cuentas). Ademas, en lugar de dreas de fila y de columna, las vistas Grafico dindmico muestran areas de serie y de categoria. Una serie es un grupo de puntos de datos relacionados y suelen estar representadas por una leyenda. Una categoria consiste en un punto de datos de cada serie y suele estar representada por una etiqueta en el eje de categorias (x). Los cambios en el disefio de una tabla, consulta 0 formulario en otras vistas no dependen del disefio hecho en Ia vista Tabla dindmica 0 Gratico dindmico. No obstante, un cambio de disefio realizado en la vista Tabla dindmica, como mover un campo desde el area de fila hasta el area de columna, se refleja en la vista Grafico dindmico, y viceversa. PASO 1: Abrimos la tabla PEDIDOS_C del archivo de Access llamado “Libreria” y ejecutamos la Vista Gréfico dindmico. EE venom staat nica PASO 2: Arrastrar los campos del panel de Lista de campos de grdfico hacia las areas respectivas en el area de disefio hasta conseguir un disefio como el que nos muestra la siguiente imagen. Programa Nacional de InformeiticaTuto cetee Vista Disefio Si la tabla ya ha sido creada y queremos cambiar su apariencia (por ejemplo, afiadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) se tendra que realizar una modificacién en su disefio. Esta vista permite crear la tabla y realizar las modificaciones necesarias en su estructura aplicando nuevos tipos de datos con sus validaciones respectivas en un ambiente gratico intuitivo para el usuario. PASO 1: Abrimos el archivo de Access llamado “ Libreria’. PASO 2: Hacemos doble clic a la tabla PRODUCTOS para proceder a abrirla. PASO 3: Una vez abierta la tabla seleccione la Vista disefio tal como lo muestra la siguiente imagen. et Programa Nacional de Informeéiticaa SENATI Microsoft Office Access 2010 ie ee Y Bi rcenaete Yseein= Fy ature E iss Ky Descendente ¥5 Avanzadas ~ ali Guardar Pp Quitac orden SF alternartitro | “tous, % Eliminar + Ee Ordenar y fittrar_ | Registros. ‘TRADUCTOR REVERSO 12 LITE MULTIUINGUE ‘TELLMEMORE Inglés 5 Niveles. (iNueva Versi6n!! ‘TELL ME MORE Inglés 10 Niveles. Curso Completo. jib ‘TELLME MORE Inglés - Negocios ‘TELLMEMORE-- Francés- 2Niveles PASO 4: Luego del paso anterior obtendremos una ventana se muestra en la parte inferior, desde aqui se puede configurar los pardmetros necesarios para modificar la estructura de la tabla activa. Beemer B cee 1B rooocen |B mec 7 sat coonncn Bue Beate B case, B contr, 3 sco. Programa Nacional de Informéitica Saa Microsoft Office Access 2010 SENATI OBSERVACION: Tras la creaci6n de la base de datos el siguiente paso que se debe realizar es la creaci6n de la tabla, 0 tablas, que almacenaran la informaci6n (los datos de los clientes, de los pedidos, de los socios, de las peliculas, de los articulos...). Esta informacion sera la que gestiona a los demas objetos de la base de datos (consultas, formularios, etc.), por lo que es muy importante planificar bien la estructura que van a tener los datos (cémo van a estar dispuestos en la tabla, de qué naturaleza 0 tipo va a ser cada uno, en qué orden estaran colocados, etc.), con el fin de poder dar respuesta a todas las cuestiones que se puedan plantear sobre el manejo de dicha informacién. Para disefiar una tabla, es preciso valorar todos los objetos de la base de datos en su conjunto: £Qué informacién sera més utilizada?, {Qué consultas vamos a realizar sobre esos datos con frecuencia?, 2De qué forma nos gustaria ver salir los datos de las tablas por impresora (informes)?, Esto ayudara a estar preparado para los demas pasos. + Buscar y organizar la informacién necesaria. Reunir todos los tipos de informacién que deseamos registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los numeros de pedidos. + Dividir la informacion en tablas. Dividir los elementos de informacién en entidades o temas principales, como Productos 0 Pedidos. Cada tema pasaré a ser una tabla. Ente anes prosederes ae nos semitones Programa Nacional de Informéiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI Convertir los elementos de informacion en columnas. Decidir qué informacién desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertira en un campo y se mostrara como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podria inoluir campos como Apellido y Fecha de contratacién Especiticar claves principales Elegir la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequivocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido. Definir relaciones entre las tablas. Examinar cada tabla y decidir como se relacionan los datos de una tabla con las demas tablas. Agregar campos a las tablas 0 crear nuevas tablas para clarficar las relaciones segiin sea necesario. a a wucHos ef Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 + Ajustar el disefio. Analizar el disefio para detectar errores. Creemos las tablas y agregamos algunos registros con datos de ejemplo. Comprobemos si podemos obtener los resultados previstos de las tablas. Realicemos los ajustes necesarios en el disefio. + Aplicar las regias de normalizacién. Aplicar reglas de normalizacién de los datos para comprobar si las tablas estan estructuradas correctamente. Realicemos los ajustes necesarios en las tablas. } 8) Crear Tablas en la Vista hoja de datos Vamos a elaborar la base de datos de una libreria, la misma que se est tomando como ejemplo en los pasos anteriores. Usando este procedimiento se crea una tabla autométicamente. Cuando se usa esta opcién, Access presenta una hoja de datos en blanco partiendo de la introduecién de informacién directamente. PASO 1: Abrimos Microsoft Access 2010 y creamos una nueva base de datos en nuestro disco duro. Programa Nacional de InforméiticaMicrosoft Office Access 2010 SENATI 4. Crear la base de 3. Indicar la ruta donde Romane ar a1D) PASO 2: En la siguiente ventana seleccionar el tipo de dato que contendran los valores del nuevo campo. eee 1 tine vane BS exaehow PASO 3: Ingresar el nombre del campo, luego de seleccionar el tipo texto en el paso anterior. id (Nuevo) [copicd] —_|Hagacle para agregar ~ * Programa Nacional de InformeéiticaPw SENATI Microsoft Office Access 2010 Completar hasta tener los siguientes campos creados. PASO 4: Guardar la tabla con el nombre LOCALES. * vero) Después de guardar debe generarse una tabla como lo muestra la siguiente imagen. OBSERVACION: Por defecto aparece Tablat, pero si en caso se elimine esa tabla podemos crearla directamente desde la ficha Crear y seleccionar el comando Tabla, tal ‘como se muestra la siguiente imagen: Programa Nacional de InforméiticaMicrosoft Office Access 2010 SENATI Podemos crear una tabla e ingresar los registros sin crear un nombre especifico para cada campo. Si elegimos esta forma de ingresar datos, Access otorgaré un nombre correlative para cada campo, por ejemplo Campot, Campo2, etc. Campe2 a MueBus + campod * | Podemos cambiar el nombre de un campo siguiendo los pasos que se muestran en la imagen inferior. reason De sree creer TSO Ceett| Cre EM eRe el nuevo campo. 60 Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Tipos de datos A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar el tipo de dato que se almacenard en ese campo. Cuando disefiemos una base de datos, debemos seleccionar el tipo de datos apropiado para cada campo. La siguiente tabla tiene informacion sobre los tipos de datos de Access y qué efecto tiene cada tipo de datos sobre la entrada de datos. eed Seu ke ed Texto Los campos de texto aceptan caracteres de texto o numéricos, incluidas las listas delimitadas de elementos. Un campo de texto acepta menos caracteres que un campo Memo (de 0 a 255 caracteres). En algunos casos, puede usar funciones de conversién para realizar cAlculos on los datos de un campo de texto. Memo Se pueden escribir grandes cantidades de texto o datos numéricos en este tipo de campo. Ademas, si el disefiador de la base de datos configura el campo para que admita formato de texto enriquecido, se pueden aplicar los tipos de formato que normalmente incluyen los programas de procesamiento de texto, como Word. Por ejemplo, se pueden aplicar diferentes fuentes y tamafios de fuente a caracteres especificos del texto y aplicarles el formato de negrita 0 cursiva, etc. Se pueden agregar, asimismo, etiquetas HTML (Lenguaje de marcado de hipertexto) a los, datos. Ademés, los campos Memo tienen una nueva propiedad llamada Sélo anexar. Cuando se habilita dicha propiedad, Access realiza el control de las versiones anteriores de los datos del campo. Para consultar el historial del campo, hagamos clic con el botén secundario y seleccionamos Mostrar historial de columna. Esta caracteristica esta destinada a ser usada en aplicaciones como bases de datos de seguimiento de problemas, donde probablemente tenga que llevar un registro permanente que no cambie. Cuando se coloca el cursor en un campo Memo que tiene habilitada la propiedad Sdlo anexar, de manera predeterminada, el texto del campo desaparece. No se podra aplicar ningun formato ni hacer otros cambios en el texto. Al igual que en el caso de los campos Texto, se pueden usar funciones de conversién con los datos de un campo Programa Nacional de InformeiticaMicrosoft Office Access 2010 SENATI Memo. Numero En este tipo de campo, se pueden escribir Unicamente nimeros y se pueden realizar cdlculos con sus valores. Fecha/Hora _Sdlo puede escribir fechas y horas en este tipo de campo. Segun cémo haya definido el campo el disefiador de la base de datos, pueden darse las siguientes condiciones: © Si el disefiador de la base de datos cre una mascara de entrada para el campo (una serie de caracteres literales y de marcadores de posicién que aparecen cuando se selecciona el campo), los datos deben escribirse en los espacios y con los formatos proporcionados por la mascara. Por ejemplo, si la mascara indica MMM-DD-AAAA, se debera escribir oct-11-2009 en los espacios previstos. No se podré escribir el nombre del mes completo ni un valor de afio de dos digitos. «Si el disefiador no creé una mascara de entrada para controlar la forma en que se escribe una fecha u hora, se puede escribir el valor en cualquier formato de fecha u hora valido. Por ejemplo, 11 oct. 2009, 11.10.09, 11.10.09, etc. © El disefiador de la base de datos puede aplicar un formato de presentacién al campo. En ese caso, sino hay mascara de entrada, se puede escribir un valor en casi cualquier formato, pero Access muestra las fechas de acuerdo con el formato de presentacién. Por ejemplo, se puede escribir 11.10.09, pero el formato de presentacién puede haberse configurado de modo que se muestre el valor como 11-oct-2009. Moneda Se pueden escribir Unicamente valores de moneda en este tipo de campo. Ademés, no es preciso esoribir manualmente el simbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el simbolo de moneda ( ¥, £, $, etc.) especificado en la configuracién regional de Windows. Auto En este tipo de campo, no se pueden escribir ni cambiar numeracion los datos en ningiin momento. Access incrementa los valores de un campo Auto numeracién cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. SiINo Cuando se hace clic en un campo configurado en este tipo de datos, Access muestra una casilla de verificaci6n o una lista desplegable, segin el formato aplicado al campo. Si el formato del campo indica que se muestre una lista, se a Programa Nacional de Informéitica~ SENATI Microsoft Office Access 2010 puede seleccionar Sio No, Verdadero o Falso, o bien, Activado 0 Desactivado en la lista, dependiendo del formato aplicado al campo. No se pueden escribir ni cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o una tabla. Objeto OLE Este tipo de campo se usa cuando se desea mostrar datos, de un archivo creado con otro programa de Office. Por ejemplo, para mostrar un archivo de texto, un grafico de Excel 0 diapositivas de PowerPoint. Nota: Los datos adjuntos proporcionan una forma mas répida, facil y flexible de ver los datos de otros programas. Veremos la entrada Datos adjuntos, mas adelante en esta tabla, para obtener informacién adicional. Hipervinculo En este tipo de campo se puede escribir cualquier clase de datos, y Access agrega hitp:// al texto. Si escribimos una direocién web valida, el vinculo funcionara, de lo contrario, se mostrar un mensaje de error. Ademés, la modificacion de un hipervinculo existente puede ser dificil porque al hacer clic en un campo de hipervinculo, se inicia el explorador y se abre el sitio especificado por el vinculo. Para editar un campo de hipervinculo, seleccionamos un campo adyacente, usando la tecla TAB o las teclas de direccién para mover el enfoque hacia el campo de hipervinculo y, a continuacién, presionamos F2 para habilitar la edicién o hacemos clic con el botén secundario en el campo que contiene el Hipervinculo y, a continuacién, seleccionamos Editar hipervinculo. Datos adjuntos Asistente para busquedas A este tipo de campo se pueden adjuntar datos de otros programas, pero no se puede escribir ni incluir de otra forma texto o datos numéricos. EI Asistente para busquedas no es un tipo de datos. Este asistente se usa para crear dos tipos de listas desplegables: las listas de valores y los campos de busqueda. Una lista de valores utiliza una lista delimitada de elementos que se especifican manuaimente cuando se usa el Asistente para busquedas. Estos valores pueden ser independientes de cualquier otro dato u objeto de la base de datos. Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI Nuevos tipos de dates en Access 2010 Los campos calculados, una novedad de Access 2010, permiten almacenar el resultado de un célculo. En Office Access 2007 se incluyeron los siguientes tipos de datos y controles nuevos y mejorados: > Campos multivalor. > Tipo de datos adjuntos. > Campos Memo mejorados. Campos calculados Podemos crear un campo que muestre un valor que se calcula a partir de otros datos de la misma tabla. Para crear el cdlculo se usa el Generador de expresiones, lo que permite aprovechar las ventajas de IntelliSense y el facil acceso a la Ayuda para los valores de expresin. No se pueden usar datos de otras tablas como origen del dato calculado. Los campos calculados no admiten algunas expresiones. Campos multivalor Presentados con Office Access 2007, los campos multivalor pueden almacenar mas de un valor por registro. Por ejemplo, si tenemos que asignar una tarea a uno de sus empleados o contratistas, pero no desee asignaria a mas de una persona. En la mayoria de los sistemas de administracién de bases de datos y en las versiones de Access anteriores a Office Access 2007, era necesario crear una relacién de varios a varios para hacer esto correctamente. NOTA: ‘Access crea una tabla oculta para mantener la relacién de varios a varios necesaria para cada campo multivalor. Los campos multivalor son especialmente apropiados cuando se trabaja con una lista de SharePoint que contiene uno de los tipos de campo multivalor usados en Windows SharePoint Services Access 2010 admite estos tipos de datos. David Hamilton, Eva Valverde Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Campos de datos adjuntos de archivos k El tipo de dato, Datos adjuntos permite almacenar facilmente todos los tipos de documentos y archivos t= binarios de la base de datos sin que su tamafio mero aumente de forma innecesaria. Access comprime de fssna4°" forma automatica los datos adjuntos si es posible para Autonumeracion minimizar el uso de espacio. El uso de datos adjuntos —_objevo oe facilita tareas como adjuntar un documento de Word a areywe Un registro o guardar una serie de imagenes digitales _“ en la base de datos. Podemos agregar incluso varios datos adjuntos a un nico registro. Eowroarnboastseoses) NOT) Puede utilizar el tipo de dato, Datos adjuntos en la base de datos web, pero cada tabla web puede tener como maximo un campo de datos adjuntos Los campos Memo ahora almacenan texto enriquecido y son compatibles con el historial de revisiones, Presentes a partir de Office Access 2007, los campos Memo de texto enriquecido ya no estan limitados al texto sin formato en los registros. Podemos aplicar formato al texto (negrita, cursiva 0 mediante las distintas fuentes y colores, y otras opciones de formato comunes) y almacenarlo en la base de datos. El texto con formato enriquecido se almacena en un campo Memo con un formato basado en HTML y compatible con el tipo de datos de texto enriquecido de Windows SharePoint Services. Establecer la nueva propiedad FormatoDeTexto en TextoEnriquecido 0 TextoSinFormato para que la informacién tenga un formato correcto en los controles de Cuadro de texto y la Vista Hoja de datos. Programa Nacional de InformeiticaMicrosoft Office Access 2010 SENATI Los Campos Memo son ttiles para almacenar grandes cantidades de informacién. Podemos configurar la propiedad Sélo anexar para conservar un historial de todos los cambios realizados en un Campo Memo. A continuacién, puede ver un historial de dichos cambios. Esta caracteristica también es compatible con la caracteristica de seguimiento de Windows SharePoint Services, por lo que también se puede usar Access para ver el historial de contenido de las listas de SharePoint. Crear Tablas en la Vista Disefio Para crear la estructura de tabla basica debemos definir todos los nombres de campo y tipos de datos, podemos crear la tabla en Disefiar vista. Para ello, seguimos estos pasos: PASO 1: Utiizamos la base de datos del ejemplo anterior para crear una nueva tabla en la Vista disefio, para ello vamos a la ficha Crear y le damos clic a la opcién Tabla. EEN 8S cas orereaas Elementos de apliacion > Prantiias PASO 2: Activamos la Vista Disefio tal como lo indica el siguiente grafico. as 2 Se 66 f Programa Nacional de InformeéiticaPw SENATI Microsoft Office Access 2010 PASO 3: Al activar la Vista Disefio, Access solicita el nombre de la tabla. Ingresamos el nombre VENDEDORES para este ejemplo. + Hoga clcpara agregar ~ CREACION DE CAMPOS Luego del Paso 3, obtendremos una ventana como se muestra en la imagen inferior en donde podremos indicar el tipo de datos y una pequefia descripcién por cada campo creado. Tipo de datos Deseripcion (conco ‘Texto £1 identifcativo de cada vendedor NOMBRE Texto ‘APELLIDO_PAT Texto ‘APELUDO_MAT Texto DIRECCION Texto Direccidn completa de los empleados TELEFONO Numero ‘Telefon fijo y celular Propiedades de los campos La ventana de disefio de la tabla esta dividida en dos partes, la parte superior se utiliza para introducir las caracteristicas basicas de los campos (Tipos de datos) y en la parte inferior introduciremos las propiedades de los campos. Como se puede ver, en la parte inferior hay dos pestafias, la ficha General se utiliza para definir las propiedades y la segunda pestafia Busqueda realiza una verificaci6n en otra tabla de la base de datos buscando un dato especifico del registro activo. Programa Nacional de InforméiticaMicrosoft Office Access 2010 SENATI 2 weer ‘Nome dl cmpo Biconso [reco J [=lerideneatwo decade vencesor Dneccon Teco ecin compet de los empeados TaeroNe Nimes Telefone Hoy eb een ae ionado Scorer Las propiedades que se establecen para los campos varian en funcién del tipo de dato que se va a introducir en los mismos; es decir, dependen del tipo de campo. Las distintas propiedades que se pueden presentar se localizan en dos fichas, General y Buisqueda, situdndose en la primera de ellas las propiedades que se pasan a detallar a continuacién: Tamafio del campo: Esta propiedad establece el numero maximo de caracteres que podré contener un campo si es de tipo texto. Para cada cardcter que se vaya a introducir como valor en el campo, habré que reservar un espacio para él, es decir un byte. Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Inicialmente se fija por Access en 50, pudiéndose modificar en cualquier instante por otro valor. Si el campo en cuestién, cuyas propiedades se estan definiendo, es de tipo numérico, al situar el cursor sobre esta opcién aparecera, a la derecha de la misma, un cuadro con una flecha negra. Si se hace clic sobre dicha flecha se despliegan una serie de opciones: > Byte: Admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255. (Ej. némero hijos, edad...). Ocupa 1 byte de espacio en el disco del ordenador. > Entero: Admite valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32767. (Ej. plantilla, paginas libro...). Ocupa 2 bytes de espacio en disco. » Entero largo: Admite valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. (Ej. horas vuelo de un piloto...). Ocupa 4 bytes. > Simple: Admite valores comprendidos entre -3,4 x 1038 y 3.4 x 1038, permitiondo hasta siete decimales. Ocupa 4 bytes. > Doble: Admite valores comprendidos entre -1,797 x 10308 y 1,797 x 10308, permitiendo hasta quince decimales. Ocupa 8 bytes. (précticamente cualquier némero seria admitido) El resto de los campos no disponen de esta propiedad, ya que el tamafio lo adjudica Access autométicamente y no es modificable por el usuario. Es conveniente ajustar el tamafio de los campos al minimo necesario, ya que hard aumentar la velocidad de ejecucién y reducir el espacio necesario en el disco, a mayor tamafo del campo mas espacio de disco se requiere. Formato: Permite establecer la forma en que se verdn los datos. La presentacién de ntimeros, fechas, textos y valores Si/No en distintos formatos. Al acceder al cuadro de texto Formato, apareceré a la derecha de! mismo el pequefio triéngulo negro que indica Lista desplegable. Al hacer clic sobre el mismo se muestran las distintas opciones de formato, en funcién del tipo de dato contenido en el campo del que se dispone El formato modifica el aspecto visual del dato almacenado, manteniéndose el valor original del mismo en el campo sin formato. Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI Mascara de entrada: Esta propiedad permite establecer limitaciones con el fin de controlar cada uno de los caracteres, y separadores fijos, que se pueden introducir en el campo, mediante un patron que se disefie para tal efecto. Un ejemplo del uso de estos patrones puede ser el establecer un formato Uniforme para introducir fechas (10/04/99), horas (12:30) o nuimeros de teléfono (976)- 44-36-18, Estableciendo el patron adecuado, al introducir los datos en el campo solo debemos digitar los nimeros, éstos saltarén sobre los caracteres de separacién disefiados en la mascara de entrada impidiendo la introduccién de cualquier otro caracter que no sea un nimero. Sirve para homogeneizar la forma de introducir datos en los campos de tipo texto. Por este motivo, si deseamos dar una mascara de entrada para los némeros de teléfono, el campo teléf., debera ser definido como de tipo texto, porque jamas vamos a operar con 6! matematicamente. Crear una mascara de entrada: Hay dos formas para crear una mascara de entrada: + Utilizando el Asistente para mascaras de entrada: Para tipos de datos comunes como fechas, ntimero de teléfono, DNI, ete. existen mascaras predefinidas. Para acceder a ellas basta con hacer clic sobre el botén Generador I, situado a la derecha del cuadro de texto Mascara de entrada, y seleccionar la mascara adecuada, siguiendo a continuacién las indicaciones del asistente. Para tener acceso tanto a este asistente como a otros que se detallaran mas adelante es preciso que se realice una instalacién completa del programa. La instalacién estandar no agrega esto asistentes. + Introduciendo el patron directamente: Se pueden crear mascaras de entrada personalizadas que se adapten a las necesidades de cada usuario introduciendo caracteres fijos y los de mascara, de acuerdo a los pardmetros que se detallan a continuacién. 70 Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Partes de una mascara de entrada Una mascara de entrada consta de tres partes separadas por un punto y coma Gs: + Laprimera parte es la mascara en si, establece los caracteres fijos y los caracteres de mascara. + La segunda parte establece si se almacenaran 0 no en la tabla los caracteres fijos. Si queremos almacenar todos los caracteres deberos establecer el valor 0, si solo queremos almacenar los caracteres introducidos debemos establecer el valor 1 dejar el espacio en blanco. + Latercera parte establece el cardcter que se quiere visualizar cuando se dejan espacios en blanco en la mascara. Este cardcter debe especificarse entre comillas. Si se omite esta parte, el cardcter que se presentard serd el de un guién bajo (_), si no queremos que aparezca ningin carécter, se debe indicar un espacio en blanco entre las comilas. Caracteres fijos y de mascara Una mascara de pantalla esté formada por una serie de caracteres especiales de mascara, acotando segin los que se utiicen, los datos que seran admitidos para dicho campo. A continuacién se indican los caracteres fijos y de mascara que se pueden para crear mascaras de entrada personalizadas. Crore Breer ry mascara 0 Obliga a introducir un nimero. 9 ‘Se puede introducir un numero, un espacio o nada. # Se puede introducir un ndmero, espacio, +, - 0 nada. L Obliga a introducir una letra. 2 Se puede introducir una letra o nada. A Obliga a introducir una letra o numero. a Se puede introducir una letra, un nimero o nada, & Obliga a introducir un caracter cualquiera o un espacio. c Se puede rire cuskler career jun expec o nada. petal Se utiizan como separadores decimales, miles, horas y fechas. < Convierte a mindsculas los caracteres situados por la derecha del simbolo. > Convierte en mayisculas los caracteres situados por la derecha del simbolo. ! La mascara se rellena de derecha a izquierda, cuando se definen caracteres opcionales en el extremo Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI izquierdo de la mascara. El simbolo puede situarse en cualquier parte de la mascara \ El caracter situado a su derecha se convierte en un caracter fijo Ejemplos de mascaras de entrada: Tre Weer +50, -2, 250, 5 >L<22222222222727_- Palabras de 15 0 menos letras, la primera obligatoria y el resto no. La primera letra estara en maytisculas y el resto en mintisculas. DNI00000000-L Se introducirén ocho nimeros y una letra de forma obligatoria, esta ultima siempre estar en maytisculas. Delante de los datos introducidos aparecerd DNI. 99\->L>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello se debe situar el puntero del ratén sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer clic sobre él, aparecerd seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir, éste lo sustituird. Ejemplos de reglas de validacion: El dato introducido debe ser mayor o igual que cero. <8500 O Es Nulo El dato introducido debe ser inferior a 8500 o estar en bianco. >=5000 ¥ <10000 El dato debe estar comprendido entre 5000 y 10000. /1/99# Y <=#30/6/99% La fecha que se introduzca debe corresponder al primer semestre de 1999. EI dato introducido debe tener diez caracteres y comenzar por M. =Ahora() y =. Programa Nacional de InformeiticaMicrosoft Office Access 2010 + Hacer doble clic sobre la carpeta Funciones, clic sobre la carpeta Funciones incorporadas y doble clic sobre Ahora. También se puede teclear la condicién directamente en el panel de regia de validacién. ae Programa Nacional de InforméticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Texto de validacion: Es el texto que, en una pequefia ventana, aparecera cuando se introduzca un valor que no cumpla la regla de validacién establecida, Requerido: Se utiliza cuando se quiere establecer como obligatoria la introduccién de un dato en el campo. Indexado: A\ activar esta casilla con el valor en Si, Access crea un indice para el campo, lo que permitiré realizar busquedas més répidas en él. Si por ejemplo, en un libro disponemos de un indice, buscaremos més rapidamente un determinado concepto. Esta propiedad dispone de tres opciones: + No: Es el valor por omisién, indica que no se crearé ningtin indice. + Si (Con duplicados): Crea un indice para el campo. + Si (Sin duplicados): Crea un indice unico para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este campo. En un Gestor de Base de Datos como Access, esta propiedad es muy importante ya que de su eleccién correcta va a depender la eficiencia en cuanto a velocidad de utiizacién de nuestra base de datos. Como regia valida podriamos establecer que cuando se emplee un campo para realizar busquedas de manera constante 0 se necesite ordenar con bastante frecuencia, ese campo deberemos especificarlo como indexado Si, Esto no significa que al definir dicho campo como indexado No, no se vaya a poder ordenar buscar. Claro que si podremos realizar dichas opciones, solo que se realizaran lentamente si lo compararamos con la propiedad de indexado en Si. El usuario frente a estos consejos puede estar pensando que entonces merece la pena definir todos los campos con la propiedad de indexado en Si. Lo aconsejable es definir la propiedad indexado en Si, solamente a los campos que lo necesiten. Pensar que se va a crear un indice por cada campo con esta propiedad, y que los indices ocupan sitio (bytes) y por lo tanto hacen mas pesada la base de datos. En cuanto a si serd con o sin duplicados dependiendo del campo va a admitir valores que se pueden repetir a lo largo de la tabla (va a tener duplicidades) Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI sera indexado si con duplicados y de contener valores Uinicos y que no se repiten a lo largo de la tabla, indexados si sin duplicados. CREACION DE CAMPOS DE BUSQUEDA A veces, para el valor que desea ya se ha realizado un seguimiento en otra tabla. Por ejemplo, suponga que desea registrar un pedido de un cliente en la tabla Pedidos. Sin embargo, se realiza un seguimiento de toda la informacion del cliente en la tabla Clientes. Podemos crear una columna de bisqueda que muestre la informacion del cliente en un control de cuadro combinado 0 de cuadro de lista. Entonces, cuando seleccionemos al cliente en dicho control, se almacenara un valor apropiado (por ejemplo el valor de la clave principal del cliente) en el registro del pedido. Una columna (0 campo) de biisqueda es un campo de una tabla cuyo valor se obtiene de otra tabla 0 de una lista de valores. Podemos usar una columna de bisqueda para mostrar una lista de opciones en un cuadro combinado o un cuadro de lista. Las sede Principal opciones pueden proceder anion de una tabla 0 consulta, 0 Javier Prado pueden ser —_ valores. Sede Principal sede Principal especificados. Podemos crear una columna de biisqueda manualmente, configurando las propiedades de campo de bésqueda de un campo, 0 automaticamente, completando el Asistente para bisquedas. Siempre que sea posible, debemos usar el Asistente para busquedas para crear una columna de busqueda. El Asistente para bisquedas simplifica el proceso y rellena automaticamente las propiedades del campo apropiadas y crea las relaciones de tabla apropiadas Podemos crear una columna de busqueda en la vista Hoja de datos 0 en la vista Disenio PASO 1: Abrimos el archivo de base de datos con nombre Busquedas, seleccionamos la Tabla PEDIDO_C en la Vista Disefio, luego elegimos el tipo de datos Asistente para busquedas. a Programa Nacional de Informeéitica1 omcons cams 1B owner 1B wows iB seventeen NOTA: En algunos casos podra salir una advertencia de seguridad como la siguiente, en la cual solo tendremos que Aceptar. tanamsn PASO 2: Cae) Grae) En la siguiente ventana hacemos clic en Siguiente para buscar los datos en otro objeto de la base de datos tales como tablas 0 consultas. Programa Nacional de Informéitica Sa E~ Microsoft Office Access 2010 PASO 3: A continuacién hacemos clic en la tabla Locales, ya que el objetivo es mostrar el nombre de los locales en la Tabla PEDIDOS_C en vez de los cédigos de los mismos. PASO 4: Agregar el campo CODIGO, que se guardara en la tabla PEDIDOS C y también el campo LOCAL que es el que sera visualizado. at Programa Nacional de Informeéiticaa PASO 5: Microsoft Office Access 2010 Ordenar los datos por el campo LOCAL. PASO 6: Activar la casilla de verificacién para ocultar el campo Cédigo del local y solo visualizar el nombre del mismo. Programa Nacional de InforméiticaMicrosoft Office Access 2010 PASO7: ‘Agregar una etiqueta o dejar la que se encuentra por defecto y hacer clic en el botén Finalizar. Crear las siguientes Tablas en una base de datos nueva a la cual Hamaremos "LIBRERIA2011" ss —— Tipe ator ¥ concat Nimero on |DESCRIPCION Teno free Nombredel campo # cooiso v coontnenanes Tipe de datos ‘aveuuooMAT © Nomene Testo NoMaRe ‘ApaLIDO PAT Tonto “omeccion ‘apewi00_MaT Testo “ossraro con ree TeLsFONO = man “ipo de ator Nombre del campo Tipo de datos pe ‘coniso ‘Nimero Teto coocar ee SOFERTA sine of Programa Nacional de Informeéiticaa SENATI Microsoft Office Access 2010 ADMINISTRACION DE CAMPOS Puede suceder que, después de haber disefiado una base de datos, surja la necesidad de llevar a cabo modificaciones afiadiendo o eliminado campos. Para tal fin, debemos tener en cuenta que si eliminamos un campo de una tabla sera preciso eliminarlo de las fichas, consultas e informes basados en esa tabla y que se eliminaran todos los datos contenidos en ese campo. Cambiar el nombre a un campo: Abrimos la tabla en modo Disefio y cambiamos el nombre del campo. ersonaizado « sassiaaa ‘Objetonne mignados = —— Tipo de deter catconas covico Texte cues ES rexto UBICACION Texto a a 1 osmanos BD tocas EI Insertar un campo: Nos situamos debajo de la posicién donde se insertard el campo y hacemos clic en el comando Insertar filas de la Ficha Disefio en el grupo Herramientas. 2 | Nota n) Sm ie Cee os aoe a, ae Perec si — Sareea? Eliminar un campo: Para eliminar el campo tenemos que situar el cursor en el campo a eliminar y ejecutar el comando Eliminar filas, tal como lo muestra la imagen adjunta Programa Nacional de Informeitica NsMicrosoft Office Access 2010 SENATI a cp perce ery Eliminar fas: UBICACION Mover un campo: Para mover un campo a otra posicién, basta con seleccionar el campo en la Vista Disefio de la tabla y desde la posicién de la fila arrastrar y soltar en la ubicaci6n deseada. [[ppicacion. Texto Llave Primaria o Clave Principal. Cada tabla de la base de datos debe tener un campo 0 un conjunto de campos que identifiquen inequivocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. Una clave principal es un campo 0 un conjunto de campos de la tabla que proporciona un identificador nico para cada registro. En una base de datos, la informacién se divide en tablas distintas en funcién del tera. Podemos incluir los campos con clave principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla que es el origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se denominan claves externas. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientes también podria aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla Clientes, ésta es la clave principal. En la tabla Pedidos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Una clave principal correcta debe tener varias caracteristicas: > Identifica inequivocamente cada fila. > Nunca debe estar vacia ni ser nula (siempre debe contener un valor). > Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien). Claves incorrectas Cualquier campo al que le falten una o mas caracteristicas para ser considerado una clave correcta es una eleccién poco adecuada para la clave principal. A continuacién se incluyen ejemplos junto con los motivos por los que las claves son incorrectas. » Nombre: No es una opcién adecuada, ya que no suele ser Gnico y puede cambiar. > Numero de teléfono: No es una opcién adecuada porque es probable que cambie. > Direccién de correo electrénico: No es una opcién adecuada porque es probable que cambie. > Combinaciones de palabras y ntimeros: No es una opcién adecuada si la parte de palabras esta sujeta a cambios. Ademds, puede ser dificil de mantener y podria causar confusion si se repite la parte de las Palabras como un campo independiente. Tablas que necesitan una clave principal Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea autométicamente un indice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto. Cuando creamos una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automaticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo "Id." y el tipo de datos Auto numeracién. El campo esta oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la Vista Disefio. Si una tabla no tiene una clave correcta, contemplamos la posibilidad de agregar un campo que contenga el tipo de datos Auto numeracién y usar ese campo como clave principal. Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 Definir clave principal a un campo de una tabla Para hacer que un campo de una tabla sea clave principal, solo basta con abrir la tabla en modo Disefio, seleccionar el campo y hacer clic en el comando Clave principal, tal como lo muestra la siguiente imagen: aaa Inicio Crear —_Datoserternos Herramientas de bas Sy einveraruas oe SP Eliminarfilas nerior Pier vee Gevvalidscen 8 Mociticar Disquedas py EE careconns | = cues orstRITOs DESCRIPCION UBICACION LOCALES Definir clave principal a mas de un campo de una tabla Para asignar como clave principal de un campo, solo debernos seleccionar los campos desde el selector de fila y repetir los pasos del ejemplo anterior. i F xcmwm 26% PMoaticarbisquesat py CATEGORIAS cuenmes cars ees reowo.c [IREeg a Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 INGRESANDO INFORMACION Para ingresar informacién a una tabla de Access debemos abrir la Tabla en la Vista hoja de datos, situar el cursor en el campo especifico y proceder a digitar la informacién dependiendo del campo y las reglas con las que se haya creado cada columna o campo. De Ly erent coer) Cee sun Sede Principal San sho om taMorina san Miguel fee saver redo Después de crear un campo, podemos establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Por ejemplo, mediante la configuracién de propiedades de campo se puede: > Controlar la apariencia de los datos de un campo. > Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo. » Especificar valores predeterminados para un campo. > Agilizar la bésqueda y la ordenacién en un campo. Podemos establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabajamos en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debemos usar la vista Diseno. En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo ponibles. Utilice esta propiedad Cereus TamafioDelCampo —_Definir el tamario maximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Numero 0 Autonumérico. Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime. LugaresDecimales —Especificar el numero de posiciones decimales utilizadas al mostrar ntimeros. Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor aleatorio. MascaraDeEntrada Mostrar caracteres de edicién como guia para la entrada de datos. Titulo Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los formularios, informes y consultas. ValorPredeterminado Asignar automaticamente un valor predeterminado a tun campo cuando se agregan nuevos registros. ReglaDeValidacion Proporcionar una expresion que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el valor de! campo. TextoDeValidacion Espocificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresién ReglaDeValidacién. Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo. PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Si) una cadena de longitud cero (") en un campo Texto o Memo. Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creacién y utilizacién de un indice. CompresiénUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran cantidad de texto (> 4,096 caracteres) ModolME, Controlar la conversién de caracteres en la version asidtica de Windows. ModoDeOracionesIME Controlar la conversién de caracteres en la version asiatica de Windows. Etiquetasinteligentes ‘Anexar una tarjeta inteligente al campo. ‘SdloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 propiedad en Si) de un campo Memo. FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar sélo texto. AlineacionDelTexto _Especificar la alineacion predeterminada del texto dentro de un control. Precision Especificar el nimero total de digitos permitidos, incluidos los que aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. Escala Especificar el numero maximo de digitos que pueden almacenarse a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. OPERACIONES CON REGISTROS Ordenar Registros Para manipularlos registros y mostrarlos de manera adecuada podemos ordenarios segin el campo indicado tal como se muestra a continuaci (Ordenar en base a la tabla PEDIDOS_C por el campo cliente: Hacer clic en la flecha situada a un costado del campo y seleccionamos la opcién Ordenar de A a Z indicando el orden ascendente. ee flere Tare Programa Nacional de Informeitica~*~ Microsoft Office Access 2010 SENATI Filtrar Registros Los filtros son usados para que se muestren sdlo los registros que cumplan una determinada condici6n. Estos filtros van a cambiar dependiendo del campo o columna a filtrar. reicio 1: Filtro al campo cliente de la tabla PEDIDOS_C para mostrar los clientes cuyos nombres empiecen con la letra "A". Ejercicio 2: Filtro al campo MONTO de la tabla PEDIDOS_C para mostrar solo los campos que tengan un monto menor a S/. 500.00. dere | Mae on ad (emo nero fa gue Ses rcp 11, crema se menor smi HL onearsemaoramense NOTA: También podemos filtrar activando las casillas de verificacion del campo a evaluar. wo Programa Nacional de InformeéiticaOtras formas de ejecutar los filtros: En el grupo de la Cinta de Opciones Ordenar y Filtrar, tenemos ademas los botones Seleccién y Avanzadas los cuales despliegan una serie de opciones que ya existian en versiones anteriores de Access. Y fn Aplicar FILTRO DE SELECCION al campo Fecha de pedido de la tabla anterior. PASO 1: erramintas de base of datos | Campos Tabla Sar | 7 | MS ae wn) Negi a ais Meade scenes sees as Programa Nacional de Informéitica~ Microsoft Office Access 2010 SENATI PASO 2: Ingresar el siguiente rango de fechas: RESULTADO: 12 poo010 Rivas Pedro amariea 318.00 Marquina sy 11/08/2005, ® poool1 __Chanca Sebastian __Sede Principal 1.108.88 ayala miguel 16/08/2006 © poms Rodriguez lio amariea 1.98.00 Gallardo Maria 6/10/2008 8 ponnis Alacer Luis Sede Principal 2.16766 Marquina ieny 22/12/2006 FILTRO POR FORMULARIO: Este tipo de filtro es muy selectivo para hacer que se muestren los datos. Utiizaremos la tabla PEDIDO_DETALLE. Para crearla, desde la vista Hoja de Datos haga clic en el bot6n Filtro por formulario. Veremos cémo la tabla del ejemplo cambia a la forma de la siguiente imagen en la cual ingresaremos los criterios del filtro tal como lo muestra la siguiente imagen: = A\situarnos sobre cada campo veremos cémo aparece una flecha J en la que al hacerle clic saldran los valores introducidos en la tabla. Seleccionando uno o varios valores de esta tabla crearemos una condicién para que se muestren los registros que deseamos. ‘Ademas en la parte inferior izquierda veremos también las pestafias puscar (OT Si le damos clic en Or podremos establecer mas at Programa Nacional de InformeéiticaPw SENATI Microsoft Office Access 2010 condiciones y ademas veremos una nueva pestafia Or para poder continuar estableciendo mas subcondiciones. Una vez establecidas todas, haremos clic en el elemento Aplicar filtro u ordenar. . ‘Seguin ejemplo tendremos como resultado todos detalles de los libros vendidos “INTEGRAL INGLES" donde se hayan solicitado cantidades de 25 unidades. Alternar el filtrado Al filtrar, se resalta en naranja un nuevo bot6n —sm:a (cucer Te Poniendo “Filtrado” en la barra de navegacién —« Wseein a wne del formulatio. me Caran Bowe a SX Pulsando sobre él, se [peoeiocnacal or an aT : Sh een te) seeeuvar: ol mOLy cambia el texto del botén a “Sin fitrar”. Si volvemos a pulsar, se vuelve a activar el filtro y a cambiar el texto. Es decir, el botén sirve para alternar la propiedad FilterOn del formulario, ELIMINAR FILTROS Para eliminar un filtro, debemos hacer clic en el elemento Borrar todos los filtros 0 Quitar filtro dependiendo del tipo de Filtro asignado a la tabla. Programa Nacional de InforméiticaMicrosoft Office Access 2010 Las tablas se encuentran estructuradas segin la plantilla de la base de datos seleccionada. Por ejemplo, crearemos la base de datos segiin la plantilla "Estudiantes": De manera automatica se crearon las siguientes tablas, cada una con su disefio de campos, propiedades y reglas. : af Programa Nacional de InforméticaSENATI Microsoft Office Access 2010 3. eQuées un tipo de dato? 4. EQué es el modelado de base de datos? 5, Qué es vistas existen en Access 2010 para las tablas? 6. éPara qué sirve un campo de busqueda? Programa Nacional de Informeitica~*~ Microsoft Office Access 2010 SENATI 7. Abr la base de datos con nombre “Libreria y ejecutar el siguiente fitro a la tabla DETALLES PEDO. i ~ cope See 10,P0000$ |CURSODE MECANOGRAFIAFLYINGF 20 21/Pooolt CURRICULUM FAcm. ‘ 28 POOOIS CURSO ON-LINE 5D STUDIO MAN 10 33 Poole cuRRicuLUM FACT. 20 35 POOOI? CURSODEMECANOGRAFIAFLYINGF 9 (9 Povoz0 cums onan sp sTuDIOMAX@ 6 14 POOosS CURRICULUM FACT. 2 vt Programa Nacional de InformeéiticaMicrosoft Office Access 2010 Capitulo Relaci6én entre Tablas En este capitulo se tratardn los siguientes temas: © Entender qué es una relacién y su importancia © Administrar las relaciones entre tablas. © Aplicar las ventajas de las relaciones en sus bases de datos. Objetivo: AL finalizar el curso el participante aprenderé a entender el porqué es necesario la creacién de las relaciones y analizar su importancia en el rendimiento general de una base de datos. Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI CONDICION PARA LAS RELACIONES En general, el objetivo del disefio de una base de datos relacional es generar tun conjunto de esquemas de relaciones que permitan almacenar la informacién con un minimo de redundancia, pero que a la vez faciliten la recuperacién de la informacién. Una de las técnicas para lograrlo consiste en disefiar esquemas que tengan una forma normal adecuada. Para determinar si un esquema de relaciones tiene una de las formas normales se requiere mayor informacién sobre la empresa del "mundo real’ que se intenta modelar con la base de datos. La informacién adicional la proporciona una serie de limitantes que se denominan dependencias de los datos. ‘Antes, de hablar de formas normales y dependencias de datos es conveniente considerar los detectos que pueden tener una base de datos mal disefiada. ‘Supongamos las siguientes relaciones: PERSONA (DNI, NOMBRE, APELLIDOS) COCHE (MATRICULA, MARCA. TIPO, POTENCIA, COLOR) TENER (DNI, MATRICULA, FECHA, PRECIO) Si en lugar de las anteriores relaciones que componen la BD, optasemos por una Unica relacién, formada por los atributos de las tres, ésta tendria los siguientes defectos: Algunos datos seran redundantes. En general, en esta relacién una persona aparecera tantas veces como coches posea. Esta redundancia conlleva unos riesgos de incoherencia durante las actualizaciones. Por ejemplo, si resulta que el nombre de Lépez no es Pedro sino Juan, se debe tener cuidado y actualizar todos los registros en las que aparece Lépez Recuerde que es importante considerar los valores nulos en una relacién de este tipo para poder mantener en la base, coches sin propietarios 0 personas que no tienen coches. Si muchos de los atributos no se aplican a todas los registros de la relacién, acabaremos con un gran nimero de nulos en esos registros. Esto puede originar un considerable desperdicio de espacio de almacenamiento. Ejemplo: Si sélo el 10% de los empleados tiene oficinas jiduales, no se justificara incluir un atributo NUM_OFIC en la relacién EMPLEADO; mas bien, podriamos crear una relacién OFICINAS EMPL (ONIEMP, NUM_OFIC) que contenga exclusivamente registros para los ‘empleados con oficinas individuales. Programa Nacional de Informeéiticaa Microsoft Office Access 2010 Por lo tanto, ademas de hacerse mas complicada la actualizacién (insercién, eliminacién y modificacién), se desperdicia espacio. Uno de los objetivos en el disefio de esquemas es minimizar el espacio de almacenamiento que ocupan las relaciones base (archivos). La agrupacién de atributos en esquemas de relacién tiene un efecto significativo sobre el espacio de almacenamiento, se requiere mas. Una base de datos relacional permite la utilizacion simulténea de datos procedentes de mas de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucién y facilitando al usuario el trabajo con tablas. Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del disefio de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre si se debera especiticar un campo en comin que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo seré clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas sera la tabla principal (de la que parte relacién) y la otra serd la tabla secundaria (destino de la relacién). Crear relaciones En lugar de crear combinaciones entre tablas dentro de la consulta, podemos definir estas relaciones en forma general para toda la base de datos. Las relaciones asi definidas permiten un mayor grado de control de la integridad y la coherencia de los datos de las tablas entre si, PASO 1: Abra el archivo de Access “Libreria_sinrelaciones’ y proceda a hacer clic a la ficha Herramientas de base de datos y ejecute el comando Relaciones. Programa Nacional de InformeiticaMicrosoft Office Access 2010 @iao-e-ls PMI ice ce tseees | erat cece & a ss [By Documentador de base de datos Br Anatarencimerto Compscaryrepsrar Vauel Recut tscce tos” | oem Psnotaart LUreriasinelaciones : Base g Personalzado Detine mo ze relsconan os dats en as sao {abla come hacer eemnaa campos de eee Idenbfeacion o compos de nombre en SD cuenres diferentes tbls. Ventana Mestrar Tabla En la siguiente ventana hacemos clic en el botén de comando Mostrar tabla. le | Libreria sinrlaciones ase de datos (Access 2007) Ido Crear Omer stemor He fora an Bintermesereacéo at ‘Oijetosnoasignados A= Gi cartconus Esta ventana nos permite seleccionar las tablas que varnos a relacionar, para nuestro ejemplo seleccionaremos la tabla CLIENTES y PEDIDOS. a Programa Nacional de InformétticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Luego de agregar las dos tablas en el paso anterior, obtendremos una ventana como la siguiente: (veo. owes Howto Clases de relaciones ‘Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relacién Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla solo puede estar relacionado con un tinico registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: Tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes. Una poblacién sélo puede tener un alcalde, y un alcalde lo seré unicamente de una poblacién. Relacién Uno a Vari Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) solo puede estar relacionado con un tinico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de ésta (tabla principal) puede tener mas de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria) Por ejemplo: Tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes. Una poblacién puede tener mas de un habitante, pero un habitante perteneceré (estar empadronado) en una nica poblacién. Relacién Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con mas de un registro de la otra tabla y viceversa. Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI Por ejemplo: Tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los articulos que se venden en la empresa, un cliente podré realizar un pedido con varios articulos, y un articulo podré ser vendido a mas de un oliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior, podriamos definir una tabla lineas de pedido relacionado con clientes y con articulos. Establecer relacién: En el ejemplo anterior agregamos las tablas PEDIDO_C y CLIENTES, y tenemos que plantearnos la siguiente pregunta: 4Un CLIENTE tiene 0 puede realizar varios PEDIDOS? 0 4Un PEDIDO puede pertenecer a varios CLIENTES? Para nuestro ejemplo, podemos llegar a la conclusion que un CLIENTE puede realizar varios pedidos, por tal motivo la relacion de CLIENTE a PEDIDO_C seria de Uno a Muchos. NOTA: La tabla CLIENTES y la tabla PEDIDO_C deben tener un campo en comin, en este caso el campo es el Cédigo del cliente, en la tabla CLIENTE el campo se llama CODIGO y en la tabla PEDIDO_C el campo se llama CODCLIENTE. Recuerde que el nombre del campo no necesariamente debe ser igual en ambas tablas pero si el tipo de datos. Pasos para establecer la relacién: PASO 1: Hacer clic al campo PEDO, CODIGO de Ia tabla ‘¥ cope CLIENTES y sin soltar mueva el iodiicar rel ae cursor del mouse y Temocrens: Thies caratareanatn suéltelo sobre el campo feo0ic__ CODCLENTE CODCLIENTE de la tabla. PEDIDO_C, (Ci rte luego obtendra. una ventana como la siguiente donde hard a Programa Nacional de InforméticaSENATI Microsoft Office Access 2010 clic en el boton Crear. Obtendré una ventana como la siguiente indicando que las tablas se encuentran relacionadas. Las relaciones entre las tablas de una base de datos nos facilitan el trabajo en estas para asi poder obtener la informacion de manera rdpida, organizada y consistente. Vista jerGrquica de tablas Access nos permite visualizar las tablas relacionadas a un registro, solo dando clic en la cruz desplegable que se encuentra a la izquierda de cada registro de la tabla. PASO 1: Abra el archivo de Access “Libreria_relacionada’ y en la vista Hoja de datos abrir la tabla CLIENTES en la cual hard clic en la cruz desplegable. NOMBRE ~ a Rosado, Ricardo Alarcon Walter A003 Alva Diaz Bryam Diaz Ruben Luego de hacer clic en el simbolo indicado en la imagen superior, obtendremos una ventana como la siguiente: Programa Nacional de Informéitica Saa Microsoft Office Access 2010 SENATI YF Beste Geen 3 aws BB oxvaros BB vocutt En la imagen anterior se muestra un listado de la tabla PEDIDOS_C mostrando todos los pedidos que ha solicitado el cliente Aguirre con cédigo AGR- RREO05O. Esto se puede hacer gracias a las relacion que existe entre ambas tablas. Integridad referencial La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son validas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes: > Elcampo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un indice Unico. > Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Existen dos excepciones: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamafio del campo establecida a Entero largo, y un campo Autonumérico con la propiedad Tamafo del campo establecida a Id. de réplica puede estar relacionado con un ‘campo Numérico con la propiedad Tamajio del campo establecida a Id. de réplica. > Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. a Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Cuando se exige la integridad referencial, deben observarse las reglas siguientes: 2 No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. 2 No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Si desea que Microsoft Access exija esas reglas para una relacién, seleccione la casilla de verificacién Exigir integridad referencial al crear la relacién. Si se exige la integridad referencial e infringe una de las reglas con las tablas relacionadas, Microsoft Access muestra un mensaje y no permite el cambio. 6n con Integridad referencial: PASO 1: Abra el archivo de Access “Libreria_relacionada’ y visualice las relaciones para agregar la tabla VENDEDORES tal como lo muestra la siguiente imagen. PASO 2: La relacién de VENDEDORES a PEDIDOS es de uno a muchos, por lo cual arrastraremos el campo CODIGO de la tabla VENDEDORES a la tabla PEDIDO_C en el campo CODVEN. Programa Nacional de Informeitica SSa Microsoft Office Access 2010 SENATI Con Este tipo de relaci6n estaremos indicando a Access que un vendedor puede realizar varios pedidos pero cada pedido pertenece a un unico vendedor. CENTS PEDIDO.C VENDEDORES [ ¥ coor cOOrED were perreaty ‘sso etlnocenmiba: —Tablno coma eacenat: (conc CODVEND =) Cee) Tad conbroven 7 Grew rive (CPs cascades capes elaconadas (letra en asada ls reites aconados Tooderelain; Uno avues Luego de hacer clic en el botén de comando Crear del paso anterior, obtendremos una relacién como la siguiente: Actualizar en cascada Actualizar en cascada significa que al realizar alguna modificacién en algiin registro de la tabla principal se modificara el mismo dato relacionado en las tablas referenciadas. Esta forma de actualizacién en cascada se puede activar solo cuando existe integridad referencial. Programa Nacional de InformeéiticaTWtlsoconita: —Talsocanaa cade: LY [eooico = cOocuENTE a Garry rcs occas ans lass an ear Tooderandin: Uno avaos Eliminar en cascada Esta forma de eliminacién significa que al oliminar un registro en la tabla principal se deben de eliminar todos los registros que estén relacionados en otras tablas. NOTA: Recuerde que solo debe de activar estas funciones de actualizacion y eliminacién cuando desee que ocutran cambios en las tablas relacionadas, caso contrario es mejor no activar estas herramientas. Programa Nacional de Informéitica Sera Microsoft Office Access 2010 Modificar relaciones Para modificar una relacion, debemos hacer clic derecho en la linea de relaci6n entre las tablas a modificar e indicar los campos y restricciones de la nueva relacion. Eliminar relaciones Para eliminar una relacién, debemos hacer clic derecho a la linea de relacién y seleccionar la opcién Eliminar del ment emergente. Tipes de combinaciones Existen tres tipos. de ne" ea Lose combinaciones: a | Combinacién 1: Define una combinacién interna. Una combinacién interna es aquélla en la que los registros de dos tablas se combinan en los resultados de una consulta sélo si los valores de los campos combinados cumplen una oe Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 condicién especificada. En una consulta, la combinacién predeterminada es una combinacién interna que s6lo selecciona los registros si los valores de los campos combinados coinciden. Combinacién 2: Define una combinacién externa izquierda. Una combinacién externa izquierda es aquélla en la que todos los registros del lado izquierdo de la operacién LEFT JOIN de la instruccién SQL de la consulta se agregan a los resultados de la consulta, aun cuando no haya ningiin valor coincidente en el campo combinado de la tabla de la derecha. Combinacién 3: Define una combinacién externa derecha. Una combinacién externa derecha es aquélla en la que todos los registros del lado derecho de la operacién RIGHT JOIN de la instruccién SQL de la consulta se agregan a los resultados de la consulta, aun cuando no haya ningun valor coincidente en el campo combinado de la tabla de la izquierda. Normatizacién de Base de datos La normalizaci6n es el proceso de organizar los datos de una base de datos. Se incluye la creacién de tablas y el establecimiento de relaciones entre ellas segiin reglas disefiadas tanto para proteger los datos como para hacer que la base de datos sea mas flexible al eliminar la redundancia y las dependencias incoherentes. Evitando redundancia, problemas de actualizacién y protegiendo la integridad de la base de datos. Los datos redundantes desperdician el espacio de disco y crean problemas de mantenimiento. Si hay que cambiar datos que existen en mas de un lugar, se deben cambiar de la misma forma exactamente en todas sus ubicaciones. Un cambio en la direccién de un cliente es mucho mas facil de implementar si los datos sdlo se almacenan en la tabla Clientes y no en algtin otro lugar de la base de datos. Programa Nacional de Informeitica Saa Microsoft Office Access 2010 SENATI Dependencia incoherente: Aunque es intuitive para un usuario mirar en la tabla Clientes para buscar la direcci6n de un cliente en particular, puede no tener sentido mirar alli el salario del empleado que llama a ese cliente. El salario del empleado esté relacionado con el empleado, o depende de él, y por lo tanto se deberia pasar a la tabla Empleados. Las dependencias incoherentes pueden dificultar el acceso porque la ruta para encontrar los datos puede no estar o estar interrumpida. Hay algunas reglas en la normalizacién de una base de datos. Cada regia se denomina una “forma normal". Si se cumple la primera regla, se dice que la base de datos esta en la “primera forma normal". Si se cumplen las tres primeras reglas, la base de datos se considera que esta en la “tercera forma normal’. Aunque son posibles otros niveles de normalizacién, la tercera forma normal se considera el maximo nivel necesario para la mayor parte de las aplicaciones. Al igual que con otras muchas reglas y especificaciones formales, en los escenarios reales no siempre se cumplen los estdndares de forma perfecta. En general, la normalizacién requiere tablas adicionales y algunos clientes consideran éste un trabajo considerable. Si decide infringir una de las tres primeras reglas de la normalizacién, asegtrese de que su aplicacién se anticipa a los problemas que puedan aparecer, como la existencia de datos redundantes y de dependencias incoherentes. Primera forma normal + Elimine los grupos repetidos de las tablas individuales. + Cree una tabla independiente para cada conjunto de datos relacionados. + Identitique cada conjunto de datos relacionados con una clave principal. No use varios campos en una sola tabla para almacenar datos similares. Por ejemplo, para realizar el seguimiento de un elemento del inventario que proviene de dos origenes posibles, un registro del inventario puede contener campos para el Cédigo de proveedor 1 y para el Cédigo de proveedor 2. 2Qué ocurre cuando se agrega un tercer proveedor? Agregar un campo no es la respuesta, requiere modificaciones en las tablas y el programa, y no admite facilmente un nimero variable de proveedores. En su lugar, coloque toda la informacién de los proveedores en una tabla independiente denominada Proveedores y después vincule el inventario a los proveedores con el nimero de elemento como clave, 0 los proveedores al inventario con el cédigo de proveedor como clave. ef Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Segunda forma normal + Cree tablas independientes para conjuntos de valores que se apliquen a varios registros. + Relacione estas tablas con una clave externa, Los registros no deben depender de nada que no sea una clave principal de una tabla, una clave compuesta si es necesario. Por ejemplo, considere la direccién de un cliente en un sistema de contabilidad. La direccién se necesita en la tabla Clientes, pero también en las tablas Pedidos, Envios, Facturas, Cuentas por cobrar y Colecciones. En lugar de almacenar la direccién de un cliente como una entrada independiente en cada una de estas tablas, almacénela en un lugar, ya sea en la tabla Clientes o en una tabla Direcciones independiente, Tercera forma normal + Elimine los campos que no dependan de la clave. Los valores de un registro que no sean parte de la clave de ese registro no pertenecen a la tabla. En general, siempre que el contenido de un grupo de campos pueda aplicarse a mas de un Unico registro de la tabla, considere colocar estos campos en una tabla independiente. Por ejemplo, en una tabla Contratacién de empleados, puede incluirse el nombre de la universidad y la direccién de un candidato. Pero necesita una lista completa de universidades para enviar mensajes de correo electrénico en grupo. Si la informacién de las universidades se almacena en la tabla Candidatos, no hay forma de enumerar las universidades que no tengan candidatos en ese momento. Cree una tabla Universidades independiente y vinedlela a la tabla Candidatos con el cédigo de universidad como clave NOTA: Cumplir la tercera forma normal, aunque en teoria es deseable, no siempre es préctico. Si tiene una tabla Clientes y desea eliminar todas las dependencias posibles entre los campos, debe crear tablas independientes para las ciudades, cédigos postales, representantes de venta, clases de clientes y cualquier otro factor que pueda estar duplicado en varios registros. En teorfa, la normalizacién merece el trabajo que supone. Sin embargo, muchas tablas pequefias pueden degradar el rendimiento o superar la capacidad de memoria o de archivos abiertos, Programa Nacional de Informeitica s ma Microsoft Office Access 2010 SENATI Puede ser més factible aplicar la tercera forma normal sdlo a los datos que cambian con frecuencia. Si quedan algunos campos dependientes, disefie la aplicacién para que pida al usuario que compruebe todos los campos relacionados cuando cambie alguno. Otras formas de normalizacién La cuarta forma normal, también llamada Forma normal de Boyce Codd (BCNF, Boyce Codd Normal Form), y la quinta forma normal existen, pero rara vez se consideran en un disefio real. Si no se aplican estas reglas, el disefio de la base de datos puede ser menos perfecto, pero no deberia afectar a la funcionalidad. Normalizar una tabla de ejemplo Estos pasos demuestran el proceso de normalizacién de una tabla de alumnos ficticia 1. Tabla sin normalizar: DE “1022 4123 Despacho-Tut Clase1 Clase2 Garcia 412 101-07 143-01 159-02 Diaz 216 201-01 211-02 2. Primera forma normal: no hay grupos repetidos, Las tablas sélo deben tener dos dimensiones. Puesto que un alumno tiene varias clases, estas clases deben aparecer en una tabla independiente. Los campos Clase1, Clase2 y Clase3 de los registros anteriores son indicativos de un problema de disefo. Las hojas de calculo suelen usar la tercera dimensién, pero las tablas no deberian hacerlo. Otra forma de considerar ese problema es con una relacién de uno a varios y poner el lado de uno y el lado de varios en tablas distintas. En su lugar, cree otra tabla en la primera forma normal climinando el grupo repetido (N° clase), segun se muestra a continuacién: a Programa Nacional de Informeéiticaa SENATI Microsoft Office Access 2010 DSR UTun Mn Sct et ool 1022 Garcia 412 101-07 1022 Garcia 412 143-01 1022 Garcia 412 159-02 4123 Diaz 216 201-01 4123 Diaz 216 211-02 4123 Diaz 216 214-01 3. Segunda forma normal: eliminar los datos redundantes Observe los diversos valores de N° clase para cada valor de N° alumno en la tabla anterior. N? clase no depende funcionalmente de N? alumno (la clave principal), de modo que la relacién no cumple la segunda forma normal. Las dos tablas siguientes demuestran la segunda forma normal: Alumnos: [GET 1022 Garcia 4123 Diaz Registro: 1022 1022 1022 4123 4123 4123 Pee 412 216 101-07 143-01 159-02 201-01 211-02 214-01 DOE oeey | | ] 4. Tercera forma normal: Eliminar los datos no dependientes de la clave En el itimo ejemplo, Despacho-Tut (el nimero de despacho del tutor) es funcionalmente dependiente del at ito Tutor. La solucién es pasar ese atributo de la tabla Alumnos a la tabla Personal, segin se muestra a continuacion: Programa Nacional de Informéitica a~*~ Microsoft Office Access 2010 SENATI Alumnos: 1022 Garcia 4123 Diaz Personal: Denese! Preguntas de Repaso 1, Qué es una relaci6n y para qué sirve? 2. Elaborar el siguiente diagrama de relacién estableciendo a su criterio si lleva o no actualizacién y eliminacién en cascada, - a Programa Nacional de InforméticaMicrosoft Office Access 2010 Capitulo Consultas En este capitulo se trataran los siguientes temas: © ciasificacién de las consultas © Crear consultas de una o més tablas. © Crear consultas de seleccién. Objeti Al finalizar este capitulo, el participante podrd realizar diferentes tipos de consultas a una base de datos, para esto, clasificaremos las consultas y realizaremos diversos ejemplos de aplicacién. Programa Nacional de Informéitica SSEa Microsoft Office Access 2010 SENATI Una consulta es una solicitud que realizamos a la base de datos. Podemos utilizar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar célculos, combinar datos de diferentes tablas 0 incluso agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que utiizamos para recuperar datos de una tabla 0 para realizar calculos se llaman consultas de seleccién. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se llaman consultas de accién. Las consultas son objetos de la base de datos (que apareceran en el panel de exploracién de objetos de Access 2010) que permiten seleccionar un conjunto de registros (de una o varias tablas) con los que poder trabajar en un momento determinado. Una consulta es un filtro sofisticado. Las consultas permiten: Visualizar los registros que cumplen una determinada condicién, Visualizar a la vez datos de distintas tablas (deberdn estar relacionadas previamente). Ver determinados campos de los registros que cumplen la condici6n, colocados a voluntad. Ordenar y representar de distintos modos, los campos seleccionados durante el disefio. Calcular nuevos valores, para cada uno de los registros, a partir de los datos almacenados en una tabla. Calcular pardmetros estadisticos, referidos a todos © algunos registros (sumas, promedios....) Clatificacién de las consultas Con Access 2010 podemos crear los siguientes tipos de consulta: Consultas de Seleccion: Son aquellas que permiten dar respuesta a las preguntas que se puedan plantear sobre los datos introducidos en las tablas. Consultas de Accién: ‘Son aquellas que permiten realizar diversas operaciones (acciones) con los datos de una tabla, de modo automdtico: Afiadir registros procedentes de una tabla a otra, actualizar u operar con los datos de un campo de una tabla, eliminar registros de las tablas, crear tablas con ciertos datos procedentes de otra tabla y muchas més. ef Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 Podemos dividir este tipo de consultas en: Consultas de actualizacién. Consultas de datos anexados. Consultas de eliminacién. Consultas de creacién de tablas. Consulta de Combinacién. Consulta de paso a través. Cada tipo de consulta cuenta con un icono representativo como puede apreciarse en la siguiente ilustracién, que muestra el grupo de herramientas Tipo de consulta en la ficha contextual Disefio. 000000 B! HHABXS™. 8 Notemos que las consultas de accién muestran un signo de admiracion a la derecha de sus iconos. ecion Consultas de 5 Una consulta de seleccién puede ser usada para crear subconjuntos de datos que nos sirvan para dar respuesta a preguntas especfficas. También podemos usarla para suministrar datos a otros objetos de base de datos. Una vez creada una consulta de seleccién, podemos utizaria siempre que sea necesario. Una consulta puede obtener datos de una o varias tablas, también de otras consultas existentes, 0 de una combinacién de ambas opciones. Las tablas 0 consultas que sirven para obtener datos para una nueva consulta se conocen como el origen de registros. Podemos crear consultas de seleccién de forma simple, mediante un asistente © trabajando en la vista Disefio, para los dos casos debemos tener en cuenta los siguientes pasos: Debemos elegir el origen de registros que desea utilizar. Elegir los campos que desea incluir en la consulta. Opcionalmente, podemos especificar criterios para depurar los resultados. Ejecutar la consulta. Guardar la consulta para su reutlizacién. Programa Nacional de Informeiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI A continuacién se presenta la actividad 1, en la cual usaremos el asistente para crear una consulta de seleccién de forma sencilla, esta actividad y las posteriores requieren de la base de datos LibreriaMM, en caso no contemos con dicha base de datos podemos solicitarla al instructor a cargo del curso. Actividad 1: Crear consulta de Seleccion en la Base de datos: LibreriaMM Hagamos clic en la ficha Archivo. Luego seleccionemos el comando Abrir. Busquemos y seleccionemos la base de datos: Libreria MM. Hagamos clic en Abrir. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, hagamos clic en Asistente para consultas. x @ Asistente para Disefio de consults consulta Consultas Peers 6. En el cuadro de didlogo Nueva consulta, hagamos clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuacién en Aceptar. =a a 7. En Tablas / consultas, hagamos clic en la tabla que contiene los datos que deseamos utilizar. En este caso, hagamos clic en la Tabla: Clientes. Recordemos que una consulta también puede usar otra consulta como jen de registros, Programa Nacional de Informeéiticaa Microsoft Office Access 2010 8. En Campos disponibles, hagamos doble clic en los campos APELLIDOPAT, APELLIDOMAT, Nombre, Direccién y Teléfono. Esto los agregara a la lista Campos seleccionados. Una vez agregados los cinco campos, hagamos clic en Siguiente. 9. En gDesea una consulta de detalle 0 resumen?, seleccionemos la primera opcién y pulsemos Siguiente. 10.Nombremos a la consulta Clientes de la empresa y pulsemos Finalizar. 11.En este momento se abrird la Hoja de datos que muestra en ejecucion una consulta sencilla la cual atin no incluye criterios. Programa Nacional de Informéiticaa Microsoft Office Access 2010 SENATI 12.En el panel de objetos, ubicado en el lado izquierdo, hacemos clic secundario en la nueva consulta creada, y escogemos Vista disefto. =] (B feepiry ates tor trad cones crn 2B ere eis enorse OB conprnontie 13.Podemos apreciar la ventana de consulta donde un cuadro denominado Lista de campos muestra todos los campos disponibles en la tabla y el rea denominada Cuadricula de la consulta, en la que se muestran los campos que intervienen en el disefio de la consulta. En este punto veremos cémo crear una consulta sencilla haciendo uso del disefiador de consultas, los pasos a seguir para crear la consulta Clientes de la Empresa sin utiizar el asistente son: 1. Hagamos clic en la ficha Archivo. 2. Luego seleccionemos el comando Abrir. ao Programa Nacional de InformeéiticaMicrosoft Office Access 2010 2 |. Busquemos y seleccionemos la base de datos: Libreria MM. . Hagamos clic en Abrir. 5. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, hagamos clic en Disefio consulta. gm Asistente para conzultes FS 6. En el cuadro de didlogo Mostrar Tabla hagamos doble clic en la tabla clientes para agregarla al disefiador de consultas y clic Cerrar. Brees sre Sei 3 teens ae 7. Luego aparecerd la tabla clientes de la cual podremos escoger los campos que se mostraran en la consulta. cumvres 8. Para seleccionar los campos que se mostraran en la consulta, hagamos doble clic en cada uno de estos desde la lista de campos y automaticamente serdn incluidos en la cuadricula de la consulta. Mas adelante se explicaran otros métodos para seleccionar los campos. Programa Nacional de Informeitica * 2a Microsoft Office Access 2010 SENATI 9. Verifiquemos que la consulta produce los resultados esperados haciendo clic en el botén Ejecutar o en la vista Hoja de Datos: r esa | "nae ‘neabaney ‘st 10.Hagamos clic en el botén Grabar y escribimos el nombre Clientes de la empresa, para guardar la consulta y posteriormente modificarla. Seleccionar campos en las consultas ‘Ademas de hacer doble clic en los elementos de la lista de campos, podemos agregar los campos en una consulta ejecutando una de las siguientes acciones: 1. Arrastremos el campo que necesitamos de la lista de campos hasta la cuadricula. a Programa Nacional de InformeéiticaSENATI Microsoft Office Access 2010 ooo Sage [arco 2. Hacer clic en la celda de la cuadricula en la que ird el campo, desplegar la lista y elegir el campo deseado. campo: Tabi cuentes I cues PELIDOPAT x) TELEFON Emplear més de un campo en el disefio de consultas Podemos seleccionar mas de un campo haciendo clic en el primero de ellos y luego seleccionamos los siguientes campos mientras mantenemos presionada la tecla CONTROL. Si los campos son consecutivos, podemos hacer clic en el primero que deseamos utilizar y manteniendo presionada la tecla SHIFT hacer clic en el Ultimo campo a mostrar. Utilizar todos los campos de una tabla Para que todos los campos de la tabla se inserten en la cuadricula de la consulta, haremos doble clic en el primer elemento en la lista de campos, es decir, aquel que muestra un asterisco (*) campo: [cuenres fe] Tabla | CuENTES orden: Mostrar w iterios: Programa Nacional de Informeiticaa Otro método consiste en seleccionar todos los campos de [a lista haciendo doble clic sobre el titulo de la lista de campos (donde aparece el nombre de la tabla) para luego hacer el arrastre hacia la cuadricula. Microsoft Office Access 2010 CUENTES —— | Propiedades de les campot Access 2010 incorpora la llamada Hoja de Propiedades, mediante la cual podemos modificar las propiedades de los campos que intervienen en una determinada consulta Por defecto, cuando disefiamos consultas, la Hoja de propiedades esta activa, ubicada normalmente al lado derecho de nuestra pantalla, en caso no esté activa podemos presionar F4 6 utilizar la herramienta Hoja de propiedades para mostrarla en cualquier momento. La Hoja de propiedades puede set usc; mma me) trasladada hacia algun lugar en la _— om pantalla que nos permita trabajar de manera mas cémoda, bastara con hacer clic sostenido en la Barra de titulo de la Hoja de propiedades y arrastrarla ae Programa Nacional de Informeéiticaa SENATI Microsoft Office Access 2010 Propiedad Titulo y Formato Actividad 2: Aplicar la propiedad Titulo a la Consulta Clientes de la empresa: Bere Hagamos clic en la ficha archivo. Luego seleccionemos el comando Abrir. Busquemos y seleccionemos el archivo: LibreriaMM. Pulsemos el botén derecho del ratén sobre la consulta Clientes de la empresa (creada en la actividad anterior) y elegimos la Vista disefio para abrir la consulta en modo disefto. oss Tic omenne ee 01 we En la cuadricula de la consulta hagamos olic en el campo APELLIDOPAT, las propiedades para este campo deben mostrarse en la hoja de propiedades, de no ser asi pulsemos la tecla F4. De la lista de propiedades para el campo hagamos clic en la propiedad Formato y digitamos > (mayor que), para hacer que el campo seleccionado muestre los datos en maytisculas, luego hagamos clic en la propiedad Titulo y digitemos: Apellido Paterno del Cliente, pulsemos ENTER — > Ejecutemos la consulta, podemos ver como el campo ApellidosPat, ahora muestra los datos en mayisculas y el titulo es Apellido Paterno del Cliente. Programa Nacional de Informeitica Nea Microsoft Office Access 2010 SENATI wv 7 Beane Ys AE bowie Benaen= | Objetos — 3m —_ i | SF chentes de te empress eaearar 2 Criterios de consultas Vamos a modificar la consulta Clientes de la empresa a fin de que nos sea de mayor utilidad, por ejemplo, también podriamos hacer las siguientes preguntas de los datos mostrados: 1. Clientes cuyo nombre sea Daniel. 2. Clientes que no consignan teléfono. Actividad 3: Clientes que tengan de nombre "Daniel": Hagamos clic en la ficha Archivo. Luego seleccionemos el comando Abrir. Busquemos y seleccionemos el archivo: LibreriaMM. Clic en el icono Disefio de Consulta del grupo Consultas de la ficha Crear. 5. En el cuadro mostrar tabla, agregamos Ia tabla Clientes y pulsamos cerrar. 6. De la lista de campos seleccionemos los campos jyonsene ApellidoPAT, ApellidoMAT, Nombre, Direccion, §—cusws 7. Hagamos clic en la columna bajo el campo ri Nombre. Danie 8. Enla fila Criterios escribimos Daniel 9. Ejecutemos la consulta, se mostrarén los clientes que tienen por nombre aeye Dar Daniel de La Unién 18, centro deuima GUTERRES crespo Daniel Micaela Basticas 310 ae Programa Nacional de Informeéitica