Manual Modulo1

ADMINISTRACION Y
FUNCIONAMIENTO
DE LA BODEGA
INTRODUCCIÓN:
Para quienes se inician en el complejo estudio de las actividades comerciales, es de

vital importancia comprender las funciones fundamentales de la administración de bodegas,
en una empresa industrial y como los procedimientos que se utilizan en la recepción de
materiales, distribuir los materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles
permiten a las empresas alcanzar grandes estándares de eficiencia.
Por lo anterior, es necesario utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de los
materiales, conocer las normas de documentación de la administración de bodegas y utilizar
adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los
procedimientos y técnicas relacionadas con inventarios de bodega.
Asimismo, los temas que la presente Unidad te presenta deberás analizarlos con el
mayor interés, utilizando tu capacidad lógica más que la memorización. Si te propones el
estudio con entusiasmo y dedicación, el aprendizaje no te presentará dificultades. Cabe
mencionar que, los contenidos están preparados y programados de tal forma que su
comprensión y posterior dominio de la unidad, te servirá para desarrollar de mejor forma tus
capacidades laborales.
OBJETIVOS
Las alumnas serán capaces de:

1. Comprender las funciones fundamentales de la administración de bodegas, en
una empresa industrial.
2. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepción de materiales.
3. Distribuir los materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles.
4. Utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales.
5. Conocer las normas de documentación de la administración de bodegas y
utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de
almacenamiento, los procedimientos y técnicas relacionadas con inventarios
de bodega.
Administración de Bodega y Control de Inventario
ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS
La Empresa:
A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la
misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o
controlar las personas de la empresa están estrechamente relacionadas entre sí.
Es de sentido común que, antes de empezar a discutir las técnicas de dirección, se
examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propósito es que los dirigentes de
un área de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un
conocimiento del funcionamiento de ella.
Para que se comprenda con toda claridad a qué se está haciendo referencia cuando
se habla de "empresa industrial", primeramente habrá que definirla. Se hablará indistintamente
de "empresa industrial", "empresa", "compañía" o "firma", si bien los últimos dos términos se
aplicarán generalmente a las empresas del sector privado.
Empresa industria
"Es toda organización de propiedad pública o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y
distribuir mercancías o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propósito
de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los
mismos".
En esta definición están comprendidas las organizaciones de propiedad de los

gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades anónimas,
sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de
cooperativas.
Se incluyen en la misma los pequeños establecimientos industriales, pero no las
industrias de artesanía y domésticas independientes, las pequeñas tiendas de venta al por
menor ni las pequeñas explotaciones agrícolas.
Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden
clasificar en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos:
PRODUCCIÓN
 Industrias manufactureras.
 Industrias de elaboración.
 Industrias extractivas.
 Edificación, Ingeniería civil y obras públicas (excepto
la edificación).
 Agroindustrial (en escala industrial).
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Carlos A. Sáez Andrades
Contador Auditor, Licenciado en Auditoria
Relator
E_mail: saezandrades@gmail.com
SERVICIOS
 Transporte
 Producción de energía eléctrica y
otros servicios públicos.
 Reparación, conservación, limpieza
y otros servicios.
 Distribución (al por mayor y grandes
comercios de venta al por menor).
 Hoteles y Restaurantes.
 Información y servicios de esparcimiento.
ACTIVIDAD
Realiza un listado de 15 empresas de la zona según la clasificación de sus
actividades industriales que reciben dentro de la administración de bodega.
Sugerencias: Busca en las páginas amarillas de la guía de teléfonos, en
Internet, llama por teléfono y consulta, o has una visita a través de sus sitios Web a
estas empresas, consultando que tipo de actividades industriales realizan.
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Relator
ADMINISTRACION DE BODEGA
"Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación de
los materiales y productos, verificando el cumplimiento de éstas disposiciones al interior de las
bodegas".
La utilización del espacio disponible implica una constante improvisación y traslado de

los artículos a lugares más convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicación
a nuevas recepciones.
PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS
Para realizar una gestión eficiente en la Administración de Bodegas se debe seguir

procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carácter
generalista, pudiendo existir otros específicos, según el tipo de material y características propias
de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.
1. Recepcionar los bienes, materiales y

suministros, comprobando que
correspondan a las cantidades y
calidades establecidas en la orden de
compra y factura o guía de despacho
del proveedor, y rechazar productos que
estén deteriorados o no correspondan a
la compra.
2. Informar al Departamento de Adquisiciones

o al Jefe Administrativo según corresponda,
cualquier irregularidad en la recepción.
4. Informar a la Jefatura sobre situaciones

anormales, tales como: problemas de
seguridad, como por ejemplo, cerraduras
en mal estado,
3. Almacenar puertas los
y resguardar o ventanas
bienes y que
pueden
materiales en buenas condiciones con
ser violentadas o abiertas de uso.
facilidad, rejas en mal estado que impidan
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Relator
el ingreso de personas o animales al interior
de las bodegas, instalaciones eléctricas
defectuosas, techos o cielos rotos que
permitan el ingreso de aguas lluvias o
humedad al recinto, mermas, pérdidas,
deterioros, peligros de contaminación e
incendio, etc.
5. Despachar los bienes y materiales, según

las cantidades y especificaciones
establecidas en el documento "solicitud de
abastecimiento" ú otro documento interno.
6. Mantener actualizados los registros de

control de existencias de los bienes bajo
su custodia.
1. RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS
La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de
almacenamiento. El encargado de la recepción ó de la bodega debe recibir las materias
primas, materiales, repuestos y mercaderías, adquiridas por la empresa.
Para la recepción de estas mercaderías debe actuar en conjunto con un
representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que ellos correspondan a
alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados.
Cuando sea necesario una revisión técnica, debe solicitar la participación del
solicitante de la compra.
Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de
Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de
pedido del proveedor.
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Relator
Responsabilidad Entregar productos en BUEN

proveedores ESTADO
Rechazar todo aquello que
SU responsabilidad no venga en perfectas
condiciones.
2. ALMACENAMIENTO
Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de

las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas más adelante.
No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, el encargado de bodega
es responsable de la protección, cantidad y seguridad de los productos.
3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERÍAS
Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes
de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible, con medio día de
anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas.
Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisición, sean controlados
por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de
Existencias y él debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contraloría.
El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento
escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.
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Relator
4.- REGISTROS
Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la

distribución; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo físico, a
lo menos, de:
x Órdenes de Compra (copia).
x Vales de requisición o entrega.
x Plano de Bodega y distribución de las áreas de almacenamiento.
x Guías de Despacho de proveedor ó salida.
x Guías de Ingreso
x Registros computacionales.
Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de
materiales dentro de una Bodega.
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Relator
ALMACENAMIENTO
RECEPCION
DESPACHO
REGISTROS
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES

El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las
instalaciones de la empresa, sean éstas materias primas, materiales, repuestos y mercaderías en
general, que se relacionan con alguna de las siguientes características y normas :
a. Que sean adquiridas por la empresa.
b. Que sean semi-elaboradas en la empresa ( o en proceso) y que deban almacenarse
hasta ser requeridas posteriormente.
c. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa ( o a otra sucursal), para recibir algún
tratamiento especial.
Por lo tanto, queda prohibido "guardar o almacenar" productos de proveedores o
clientes que no correspondan según las normas nombradas", a menos que estén autorizadas por
algún funcionario superior que se hará responsable de este hecho.
1. Cada vez que se emita una Orden de

Compra, la unidad encargada de la
función de adquisición deberá remitir
oportunamente copia de ella a la
bodega receptora. Esta copia tiene por
objetivo informar al bodeguero sobre los
artículos que van a recibir: cantidad,
código, calidad (especificaciones
técnicas), proveedor y fecha de
recepción.
2. Previo a la recepción de las
mercaderías, el bodeguero debe exigir
la Guía de despacho del proveedor,
que acompaña los artículos requeridos.
Cada guía debe corresponder a una
Orden de Compra.
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Relator
3. El encargado de bodega chequeará las
cantidades, calidades y especificaciones entre
la Orden de Compra y las Guías de Despacho.
Verificará que los artículos recibidos
corresponden exactamente a los solicitados.
4. Una vez otorgada la conformidad a los

materiales recepcionados, el encargado de
bodega procede a firmar las guías de
despacho en original y copia entregando al
transportista el duplicado de la guía y archiva
el original. En caso de ausencia de guía, el
encargado de bodega indicará su visto bueno
en el reverso de la factura original.
Algunas empresas emiten Guías de Recepción
internas, que se adjuntan a las guías de
despacho o factura y es el respaldo oficial de
la empresa.
5. Si el encargado de bodega verifica que los

materiales recibidos no coinciden con lo
señalado con la orden de compra, procede a
las siguientes instrucciones
x Recepción parcial por cantidad inferior (por esto
se usa Guía de Recepción).
x Recepción parcial por rechazo (constancia en
Guía de Recepción).
x Devolución de guía y materiales proveedor,
informando a su superior.
6. El encargado de la recepción deberá realizar

inspección en aquellos envases con roturas o
marcas de daño, para verificar su contenido, en
cuanto a cantidad, calidad y especificaciones
de lo pedido.
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Relator
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES
El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr:

x Aprovechamiento adecuado del espacio físico.
x Mayor rapidez de operación,
x Control más expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.
Las normas que se deben tener siempre en cuenta son :
1° Para permitir que la recepción, y la entrega de

materiales sea fácil, rápida y segura, se deberá
disponer de un área dotada con mesones a la
entrada de bodega, que permitan efectuar la
recepción y despacho de los materiales.
2° En el almacenamiento se debe
disponer de estantes y casilleros
apropiados para los diferentes
artículos y contar con pasillos entre
las estanterías para un fácil manejo
y transporte de los materiales.
3° Disponer medios de protección contra la

contaminación, daños y deterioros de los materiales
producida por organismos vivos, como hongos,
bacterias, roedores e insectos.
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Relator
4° Disponer medios de protección contra daños y deterioros

de los materiales y contar con extintores de incendios.
5° Se deberán tomar especiales

precauciones en el
almacenamiento y manejo de los
materiales con vigencia o duración
limitada, y aquellos que se alteran
por la acción de la luz, calor y
humedad.
6° Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de

la bodega de cualquier persona, sean o no funcionarios
de la empresa. El acceso sólo será posible con la
autorización del Jefe de Bodega o Encargado de
Bodega.
7° Apile sobre Pallets, nunca

directamente sobre el suelo, evita el
daño de los envases y la absorción
de la humedad de los pisos.
En el suelo puede apilar materiales
a granel como arena, ripio, bolones.
ACTIVIDAD
Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a implementar
procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual, el gerente
general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas que
debe realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los materiales
e insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo.
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Relator
Realizar esta actividad ocupando herramientas como:

 Internet
 Work
 Excel
PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCION

La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación
de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total
del espacio.
De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a las
áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas.
Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artículos que se

van a almacenar y tener una idea de los planes de utilización que se tenga con los mismos, con
el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deberá llevar un control
constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un máximo
aprovechamiento del espacio.
Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposición un Plano

de bodega y distribucion, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la
disposición general de los pasillos, las áreas de almacenamiento y sus límites, la posición de
los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc.
La Carta de Distribución constituye un elemento eficaz para el Control del

almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o
bien distribuirse como guía e información, entre los encargados de las actividades de Bodega.
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Relator
Distribución del almacenamiento
Para el almacenamiento de materiales se
recomienda utilizar edificios de un piso, ya
que la construcción de una sola planta
ofrece un mayor espacio útil por inversión, en
parte porque se ahorra espacio destinado a
escaleras y elevadores y porque hay ahorro
respecto a las construcciones de mayor
resistencia destinadas a soportar cargas en
los pisos superiores.
En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metálicas, modulares, de tipos

estándares, que reducen considerablemente los costos de construcción.
La limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en las
industrias ya instaladas.
La distribución de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente,
una serie de información, relativa a los materiales que se almacenarán, a la capacidad de los
recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para función, debiendo
considerarse los antecedentes relacionados con:
ACTIVIDAD
Agrúpese con 3 de sus compañeros y grafi que el plano para de la bodega de un
Supermercado, indicado las áreas donde se recepciona, almacena y despacha la mercadería
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Relator
NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS

x Capacidad de la Bodega
x Equipos empleados en la Bodega
Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para

definir su ubicación en la Bodega, por lo que deben contener información relativa a las
siguientes características:
1. Natura le2a
Las condiciones del almacenamiento varían según esta característica del material,
exigiendo en cada caso un tratamiento diferente.
Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas seguros,
en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los más expuestos a robos.
Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc.,
deben almacenarse separados entre sí y de los otros materiales.
Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la acción de algunos
agentes atmosféricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de
papel o cartón.
2. Volumen, peso y forma
Los materiales se diferencian entre si en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo

considerar las posibilidades extremas de cada una de estas características, al planearse un
almacenamiento racional.
Así, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos,
aquellos que ocupan un mayor volumen y además son pesados. Con aquellos bultos que sean
frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten dañados,
siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, los que se detallan
mas adelante.
 Actividad o movimiento de los artículos
Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida

de bodegas, debiendo almacenarse en áreas de fácil acceso, en donde se les pueda manejar
rápida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento,
pueden ubicarse en lugares mas apartados o donde por estructura del edificio su manejo
ofrezca una mayor dificultad.
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Relator
3. Respecto de esta característica hay que distinguir dos aspectos.

Primero: se refiere a la cantidad de
elementos por almacenar en un
determinado espacio; ello nos lleva a
considerar que un lugar demasiado
amplio en relación con la cantidad que
normalmente se depositará, no solo
representa un desperdicio de espacio sino
que también de tiempo y esfuerzo.
Segundo: se refiere a la cantidad y tamaño de

los elementos a almacenar. En este caso, la
dificultad en la distribución de los lotes de
almacenamiento depende de la cantidad y
tamaño de ellos; teniéndose que cantidades
grandes de bultos uniformes son fáciles de
distribuir, en cambio, cantidades pequeñas de
bultos distintos, requieren un planeamiento mas
especializado.
Lotes pequeños deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el
objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos.
Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a bultos estándares de
almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajonerías especiales. Si es corriente
este caso, habría que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribución
general de las Bodegas.
4. Capacidad de las bodegas
En relación a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar:

x Dimensiones de las superficies de almacenamiento.
x Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura.
x Ubicación de las puertas y ventanas.
x Servicios de carga y descarga.
x Distancias entre estantes, tanto para la conservación de las mercaderías, como para su
protección contra incendios.
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Relator
EQUIPOS EMPLEADOS EN LAS BODEGAS
La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de:

a) Estanterías,
b) Casilleros,
c) Pallets o tableros,
d) Cajoneras, etc.
La selección misma del equipo depende de la capacidad del área de

almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los usos a que se les destine.
Una clasificación general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se
detalla a continuación:
a) Estantes
La utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un máximo
aprovechamiento del espacio cúbico; en especial en el almacenamiento de artículos
voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros.
Los estantes pueden ser rígidos y desmontables,

construidos en acero en madera.
Los tipos de estantes de uso más frecuente son: de
tubo, de tablero, mixtos de cajonería para el
almacenamiento de artículos de despacho irregular.
Uno de estos tipos son las estanterías de tablero que se utilizan especialmente en el
agrupamiento y el apilado de lotes pequeños. Por lo general son desmontables.
Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondos
y estantes ajustables para permitir su adaptación al alto de la carga.
Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad.
Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas de
diferentes tipos.
b) Tableros
Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por unidad
de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. También son
conocidos como "pallets".
Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de
una combinación de ambos.
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Relator
La utilización de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran numero de bultos
y artículos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser
manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribución de la
Bodega implica un aprovechamiento racional y practico del espacio. Las dificultades que se le
presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de él, debiendo
considerarse como objetivo primordial de la Distribución de Bodegas, e l máximo y mejor
aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una protección
adecuada y una atención expedita de los materiales.
Factores que son necesario analizar para la determinación del espacio, es el siguiente
Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.
x Características relativas a tamaño, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas,

dificultad de manejo, etc.
x Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga.
x Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.)
x Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de materiales a
almacenar.
x Situación con respecto a los equipos de manejo.
x Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta.
x Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de
los materiales).
x Cargas admisibles de los pisos y su ubicación.
x Altura de las Bodegas.
x Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad,
deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.
En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una

distribución flexible, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la demanda
de espacio justifique.
Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales
El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las
mayores posibilidades de:
60
Relator
x Reducción de gastos.
x Aumento de la eficiencia de las
operaciones.
x Disminución de la posibilidad de
deterioros de los materiales en el
transporte.
x Ahorro de mano de obra.
x Disminución de gastos en subsidios por
accidentes en el trabajo.
x Reducción de pérdidas por ausentismo.
x Otros.
En atención a los múltiples y variados problemas que presenta la manipulación de los

materiales y que afectan a la eficiencia y economía de la bodega y al servicio que ésta presta,
es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales como:
x Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminándolos o combinándolos,
x Mecanización máxima de los movimientos,
x Recorrido mínimo de los materiales,
x Empleo de equipos estándares, que han probado su eficacia,
x Necesidad de montacargas, Grúas Horquillas, etc.
x Capacidad de los aparatos de manipulación (unidades por hora que puedan manejar),
x Características del material a transportar:
o Cantidad de materiales,
o Frecuencia de movimientos,
o Largo de la ruta,
o Dirección de los desplazamientos,
x Limitaciones :
o Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren),
o Ancho de pasillos,
o Clases de equipos aptos para mover los materiales,
o Conservación y reparación de los aparatos.
La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa

deberá contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto a l movimiento
de productos y capacidad financiera.
Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay
que manejar. Sin embargo, para facilitar la selección de ellos, se han dividido en cuatro clases
principales que son:
1. Transportadores, o correas,
2. Gruas horquillas,
3. Vehículos industriales (como puentes grúas, grúas de alta tonelaje,
camiones grúas)
4. Equipo colocador y transbordador.
61
Relator
 Normas de api lamiento
Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el

almacenamiento y traslado de materiales, mercaderías y productos.
Api lamiento de caja

Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor
aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los
almacenes como en los vehículos de transporte
En el apilamiento se pueden utilizar diferentes técnicas:
Empleo de esquineros verticales y ensunchado

EMPLEO DE ENVOLTORIOS O RECUBRIMIENTOS PLÁSTICOS
 Algunos tipos de pa llets
Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran:

Pa llet simple Pa llet de doble entrada
62
Relator
ROTACION DE PRODUCTOS SEGÚN FECHA DE VENCIMIENTO

La rotación de productos es una norma de gran importancia y tiene relación con la
entrega o salida de los materiales desde la bodega.
La rotación está en función de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de
productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento más próximo. No deben
mantenerse productos vencidos.
"E l primero en entrar será e l primero en salir". Esta regla también se aplica a los
materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de
cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del
tiempo. Todos los productos químicos presentan fecha de vencimiento y lote de fabricación,
pero su vida útil o su calidad se ve disminuida o deteriorada si están expuestos al calor, a la
humedad o a la luz del sol.
La rotación debe ser :
x Planificada anticipadamente.
x Realizada de manera de evitar la formación de
saldos.
x A tiempo, para evitar alcanzar el límite de
conservación de algún producto.
Las mercaderías poseen etiquetas, timbres o códigos que indiquen su fecha de

elaboración.
Las mercaderías con una misma fecha están almacenadas en lotes independientes de
otras mercaderías con fechas diferentes.
La no observación de esta norma conduce a pérdidas innecesarias y perfectamente

evitables.
ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES

NORMAS GENERALES
En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:
a. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisición, le sean
comunicadas en lo posible, con anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas.
b. El encargado de Bodega no debe entregar ningún artículo sin algún documento escrito o
los formularios dispuestos por la Empresa.
63
Relator
c. Todas las unidades de la empresa deberán solicitar los materiales a Bodega, mediante un
formulario, por ejemplo,"Pedido de Materiales". Este formulario se confeccionara en
triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario
autorizado.
d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si están
correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.
e. La solicitud se utilizará, además, para registrar el despacho de los artículos, debiendo
indicarse en ésta los materiales y las cantidades entregadas.
Los ejemplares de la solicitud deberá distribuirse de la siguiente forma:

 Copia 1: solicitante
1
Solicitante
2
Bodega
despachadora
3
Departamento
solicitante
 Copia 2: bodega despachadora

 Copia 3: envío al departamento de compras u otro solicitante
Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de

Bodega mantendrá el pedido en archivo pendiente y activara la reposición de su stock (pedirá
al departamento de Adquisición o Producción las cantidades para reponer su stock).
En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras
para no dañar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplácelas.
Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de pedidos y
despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de
preparación de documentos, archivar documentos y poner al día los stocks y formularios en
general.
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Relator
ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD
Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la

salud de los operarios, se han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad:
1) Los productos riesgosos de contaminación, deben transportarse en envases seguros y

por ningún motivo junto a productos alimenticios.
2) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse únicamente equipos y
herramientas que no dañen los envases. No debe haber empleo de ganchos que
pudieran pinchar o rasgar los envases.
3) En caso de derrame de productos líquidos químicos, evitar su escurrimiento haciendo
un cerco de aserrín, arena seca, caolín con un alcalinizante alrededor de la zona, para
luego recogerlo. Los químicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrín,
arena húmedos, caolín con un alcalinizante. En ambos casos enterrar el aserrín, la
arena, caolín con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de profundidad, lejos
de cursos de aguas.
4) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabón y paños limpios o de papel para
ayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.-
5) Utilizar guantes de goma durante la manipulación de productos químicos.
6) No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.
65
Relator
DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACION DE BODEGAS

NORMAS GENERALES
Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las siguientes
normas generales:
En la Bodega o recinto deberá mantenerse un registro de toda la documentación que
sea utilizada para la entrega y recepción de materiales, con el propósito de mantener un
respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la Bodega, para justificar su uso,
procedencia o despacho.
ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS) SON:
1. Ordenes de Compra
2. Notas de pedido o entregas internos
3. Guías de despacho
4. Guías de devolución
5. Guías de ingresos
6. Tarjetas de registro de cada articulo(si las tuviera)
7. Notas o solicitud de reposición de sus stocks.
8. Notas o Guías de productos dados de baja.
Deberá mantener al día todos los registros de la bodega, de manera de mantener

informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relación con la Bodega,
como por ejemplo:
Ventas, para que este enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y
ha ofrecer a sus clientes existencias reales.
Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Guía de Ventas, u otro
documento interno y no tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y disponibles.
Producción, para que abastezca oportunamente los materiales que estén bajo los
niveles de inventario establecidos por la Bodega.
Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volúmenes disponibles en
Bodega, como también de los productos dados de baja.
Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales
en bodega.
66
Relator
Todo producto dado de baja o por mermas deberá quedar registrado en los
documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.
ACTIVIDAD
El restaurante cafecito Limitada dentro del alcance de su gestión administrativa

abarca a los ítems que se encuentran en el área física de la bodega: tanto los abastos
(alimentos y bebidas) y activos fijos (suministros, refrigeradores, paredes, perchas, balanza, piso).
Asimismo, incluye en esta área al Sr. Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas, quien es el
responsable del manejo de la bodega y de los abastos y demás ítems que allí se guarden.
Sin embargo, debido a reiterados reclamos hechos por los clientes de este restaurante
sobre el mal estado de algunos alimentos han decidido revisar sus políticas administrativas ya que
es de responsabilidad del Jefe de alimentos y bebidas que esté siempre limpia y que no haya
contaminación entre los productos que se manejan en la Bodega, asimismo este debe sacar
productos de la bodega al empezar cada turno (dos veces diarias) previa lista de abastos
necesarios que la realiza la persona en cargo de la cocina en cada turno lo cual se puede hacer
más de dos veces, siempre y cuando esto sea realmente necesario (emergencias).
Al solicitar a don Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas los procedimientos de
la administración de la bodega este entrega los siguientes antecedentes:
a. Todos los integrantes de la cocina entran a la bodega/s para sacar los abastos e insumos
necesarios para la producción al empezar del turno respectivo. Esto lo hacen según la
necesidad de los abastos que haya en cocina, en función del menú del día y pasteles que
se vayan a hacer.
b. Una vez sacado los productos necesarios (no pesados y/o contados) quien retira los
productos informa el Jefe del turno en forma verbal el cual anota la transacción de
transferencia de bodega general a las áreas a las que se destina los productos. (Cocina-
Cafetería-Hostal) en una agenda.
c. La Bodega una vez al mes es limpiada completa (paredes, pisos, Refrigeradores, perchas)
d. Los Alimentos estan distribuidos de la siguiente manera:
 Cajas en el piso: Alimentos de Abasto
 Cajones: Frutas y Legumbres
 Suelo: Productos de Aseos y Limpieza
 Suelo: Licores
 Cajones todo tipo de verduras como: habas, ajo, fréjol, coliflor.
 Cajas: todo tipo de lácteos como: queso, leche, crema, yogurt
 Refrigeradora: cárnicos.
e. Para el uso de los abastos y suministros se determina cuales son los últimos en entrar para
ser usados en primera instancia.
f. La puerta de la Bodega siempre permanece abierta para evitar cualquier problema de
suministro para la preparación de los alimentos y otros productos.
g. En el caso de plagas se trata de controlar con algún liquido controle estas plagas.
h. Las cajas no tienen descripciones de cada producto que contiene aquello.
i. El Inventario de la Bodega se determina al momento que la Administración lo solicite.
j. No existe documentación alguna que soporte el retiro e ingresos de las mercaderías o
insumos a la bodega, solo están registradas en la agenda del jefe de turno.
Por lo anterior, el administrador general del restaurante cafecito ha considerado

contratar la asesoría de un especialista en administración de bodega y control de inventarios
para determinar si los procedimientos utilizados hasta ahora han sido los adecuados o si es
necesario reestructurarlos.
67
Relator
Considerando el caso anterior, con un grupo de 3 compañeros desarrolla los
procedimientos adecuados para administrar de buena manera el Restaurante.
CONTROL DE INVENTARIOS
CONCEPTO DE INVENTARIO
Los inventarios tienen un papel fundamental en la economía de las empresas e

instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administración de inventarios (incluyendo las
bodegas) un área fructífera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la Empresa, los
inventarios representan una inversión, ya que se requiere de capital para tener reservas de
materiales en cualquier estado.
El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se
mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten
comúnmente en:
 Materias primas
 Productos en proceso
 Productos terminados
 Suministros
CONTROL DE INVENTARIOS
El control de inventarios es la técnica que permite mantener la existencia de productos a niveles

deseados.
En manufactura, como el enfoque es el producto físico, se da mayor importancia a los

materiales y a su control; en el sector de servicios (como es el caso de ANASAC), el enfoque
principal es sobre el servicio y su manipulación (a menudo se consume en el momento en que
se genera una venta) y se da muy poca importancia a los materiales, por lo cual los inventarios
adquieren una mayor importancia. En las tiendas departamentales, los inventarios deben ser
importantes para estimular las ventas.
¿Por qué se deben tener Inventarios?
La razón fundamental es que resulta físicamente imposible y económicamente poco

práctico e l que cada artículo llegue a l sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por
ejemplo, aunque para un proveedor le sea físicamente posible suministrar materias primas o
productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto resultaría prohibitivo debido al
costo involucrado.
Otras ra2ones son:

a) Reducir los costos de manejo de materiales
b) Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento
c) Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos
d) Lograr una recuperación favorable de la inversión
68
Relator
TIPOS DE INVENTARIOS
Sistema de inventario perpetuo
Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o

producto que se tiene en la Bodega, reponiéndose las Existencias cuando éstas llegan a cierto
nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la cantidad se resta del
nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema computacional) para señalar en
forma exacta la cantidad que aún se tiene disponible en Bodega.
En la mayoría de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de
un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se
alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los
artículos. La computadora señala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias,
para mantener los stocks determinados por la empresa.
Importancia del Inventario Perpetuo
La uti li2ación del inventario perpetuo permite:

Mantener la información de los stocks al día y actualizada.
Verificar la rotación que tiene el producto, ya que la información de Entradas y Salidas
es diaria.
Al departamento de Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus
clientes.
En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar

controlar el inventario perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias.
69
 Realizar despachos "reales" a los

clientes, no basados en
cantidades supuestas
 Que el departamento de producción
sepa con que suministros puede contar.
 Que el departamento de contabilidad
conozca el valor o capital inmovilizado
que posee en sus bodegas.
 Mantener la información "al día" de los
productos que deben ser eliminados
de las existencias ( dados de baja por
daños, mermas u otras causas.

Relator
Sistema de inventario periódico
En un inventario periódico el número de artículos que se tienen en el almacén se revisa

con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el
concepto ABC, los artículos que tienen una utilización monetaria alta se comprueban con más
frecuencia que los artículos de menor valor monetario o C. Después de cada revisión, se hace
un pedido. La magnitud de éste depende de la tasa de utilización durante el tiempo que media
entre las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden está diseñada para que
aproxime al nivel de las existencias a un número máximo deseado.
En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las
revisiones es alta.
El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para
situaciones del intervalo en que existen muchos retiros pequeños y son bajos los costos de la
orden.
Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las
comprobaciones periódicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha
sido mal colocada o almacenada en más de un lugar.
Codificación por barras
Los códigos de barras son líneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco
que etiquetan los artículos de inventario con información codificada digitalmente.
Estos son leíbles con lector óptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o
microprocesadores.
La forma de codificación de datos Alfanumérica fue ampliamente estandarizada con
la adopción de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los códigos son ahora un método
barato, adaptable y que facilita la automatización de la entrada de datos que identifican una
partida de inventario, su costo, su localización y otra información necesaria del inventario. Son
también muy útiles para concentrar la información de producción, como la fuente del artículo,
el trabajo hecho en él y quién lo hizo, y otros datos.
Los códigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas
industriales, comerciales y de servicios. Su uso más conocido es la identificación de los productos
comercializados en los supermercados; pero es sólo uno de los campos donde se puede
implementar.
En una serie de líneas y espacios (símbolos de códigos de barras) es posible almacenar
gran cantidad de información, la cual puede ser rescatada automáticamente con la ayuda de
un rayo láser, para ser recuperada en un computador.
70
Relator
Codificación de las unidades de consumo

La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos,
vestuario, ferretería, libros, etc. Se debe identificar usando el código EAN-13 ( que consta de trece
dígitos), yen artículos de tamaño reducido con el código EAN-8 ( que consta de ocho dígitos).
EAN 13 es el código que se utiliza para la identificación de productos en la
comercialización de los mismos. Consta de trece dígitos de los cuales 12 son realmente el
código y el 13° es un dígito de control que sirve para detectar lecturas erróneas, siendo los dos
primeros dígitos los que identifican el país de origen.
Los códigos de barra que llevan los productos permiten su registro automático en el
punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderías, como control de
inventarios y de productos en proceso, administración de bodegas, despacho de mercaderías,
etc.
Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas
ofrecen su instalación, puesta en marcha y manejo. Los códigos en estos paquetes ya vienen
asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre del artículo,
ubicación y otros datos importantes del producto.
Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepción de Materiales para
registrar en forma inmediata los artículos recibidos (en algunos casos basta "leer" con el Lector
un artículo y digitar manualmente el número de artículos), y en la Bodega de Despacho, donde
se registrará en forma rápida la cantidad despachada y que el computador rebajará
automáticamente.
71
Relator
El computador arrojará inmediatamente las cantidades de materiales que existan en
Bodega, lo que restaría por realizar sería el inventario lógico arrojado por el Computador y que
es necesario comprobar en bodega mediante un inventario físico.
ACTIVIDAD
De acuerdo al caso del Restaurante Cafecito con tres compañeros en work o excell
diseña un sistema de Control de Inventarios perpetuo y periódico para la bodega de esta
empresa.
Utiliza herramientas como Internet o averigua en empresas dentro de la zona como
realizan el control de cada uno de estos tipos de inventario.
72
Relator

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