El proceso de compras está relacionado con todas las compras o alquileres realizados por el área

de Compras de Tuberías Plásticas S.A.C. Todas las compras de materiales o productos para el
proceso de producción se gestionan directamente en la Oficina de la Jefatura correspondiente,
considerando el pedido generado vía SPRING y siguen el procedimiento que se indica a
continuación, exceptuando aquellas compras menores y que se requieren con urgencia, las que
son compradas directamente de caja chica previa autorización de la Jefatura Administrativa.

El proceso de compras de Materia Prima, comienza cuando el Jefe de Planificación y Operaciones

de planta, envía el Programa de Producción. En dicha programación, se indican los distintos
insumos que se utilizarán para el cumplimiento de la programación.

Una vez cuantificadas las cantidades de Materia Prima que se van a requerir, se inicia la emisión
del pedido de Cotización a las empresas correspondientes que se encuentren registradas en el
Listado de Proveedores Aprobados / Críticos; la solicitud de cotización es lanzada desde el área
de Compras o del Jefe de Administración o quien él designe, previa revisión de las
especificaciones técnicas o necesidades.

El proveedor emite su cotización, especificando cantidades, plazos de entrega, especificaciones

técnicas, etc. De acuerdo a los requerimientos solicitados por Tuberías Plásticas S.A.C.

El coordinador Logístico, revisa la cotización, gestiona la aprobación de la misma mediante firma

y sello del Gerente de Administración y Planta o cualquiera que éste designe. Una vez aprobada
la cotización de compra, se le comunica al proveedor vía correo electrónico, para programar la
compra y el envío a planta de la materia prima.

El Coordinador Logístico, gestiona la contratación de la unidad de transportes para recoger

resina e insumos, en ambos puntos de despacho.

Si en la base de datos de iconstruye no existe el recurso requerido, el profesional administrador

de obra o la persona designada solicitará al encargado de adquisiciones vía email la creación de
éste. Dicha solicitud debe contener claramente el nombre del recurso y la unidad considerada.
Desde la recepción de dicha solicitud, el encargado de adquisiciones tendrá un plazo de medio
día para responder a éste requerimiento, es decir, los plazos máximos son si la solicitud se recibe
en la mañana, ese mismo día en la tarde dará solución al requerimiento y si esta solicitud se
recibe en la tarde, a más tardar se responderá en la mañana del día siguiente.

El pedido de materiales es enviado por El profesional de obra a Adquisiciones. Los pedidos de

materiales deben traer identificación precisa de lo solicitado, de las cantidades y plazos de
entrega. Si la solicitud de recursos se emite con descripciones erróneas el encargado de
adquisiciones rechazará dicho pedido. En el caso de solicitar equipos computacionales, dicho
pedido se hará al encargado de Redes y Sistemas indicando claramente la fecha para entrega de
lo solicitado, empresa o lugar de destino, uso que se le dará al requerimiento y persona que
quedará a cargo del equipo. Una vez que se reciben los pedidos de materiales para la
construcción, Adquisiciones comienza la cotización o revisión de precios convenios dependiendo
del recurso solicitado. Se solicitan como mínimo 3 cotizaciones a proveedores integrados y no
integrados, los cuales se exportan a una planilla Excel, donde se incorporan ambos tipos de
proveedores (Integrados y No integrados). Luego se adjudica al más conveniente usando como
parámetros precio, calidad, compromiso de entrega. Desde la recepción del pedido de
materiales el departamento de adquisiciones tendrá un plazo máximo de 7 días corridos para
emitir y enviar la orden de compra. Si el pedido es de carácter urgente, para lo cual la urgencia
debe estar debidamente fundamentada, el plazo anterior se reducirá dependiendo de la
disponibilidad del departamento de adquisiciones. Una vez aprobado el proveedor por
Adquisiciones, el Encargado de adquisiciones genera la Orden de compra a través de iconstruye.
Este documento debe contener, a lo menos, los siguientes datos: - Fecha de emisión de la orden
- Identificación de la obra y dirección - Nombre del solicitante y del aprobador de la OC -
Condiciones de pago - Proveedor y datos del contacto - Identificación de los productos, precio
unitario, moneda, IVA, valor total y la fecha de entrega cuando corresponda. Una vez aprobada
la orden de compra por el Encargado de adquisiciones se envía al proveedor, según corresponda
si es integrado o no. La obra deberá consultar, a través de iconstruye, en la etapa en que esta su
requerimiento. A posterior, se debe hacer el seguimiento desde obra para coordinar la recepción
de lo solicitado. En caso de que los requerimientos no puedan ser solucionados, se solicitará a
Adquisiciones que revise el estado de la orden de compra. Para aquellos pedidos en que el
material se ocupará durante el transcurso de la obra, el Profesional de obra o quien el designe,
coordinará directamente con el proveedor las entregas parciales, de acuerdo a las necesidades
de la obra. Una vez enviada al proveedor la orden de compra, la responsabilidad de seguimiento
del material es del Profesional de obra o de quien el designe. 5.2. Verificación de productos
comprados Una vez recibidos los productos en obra, el Encargado de bodega revisa la orden de
compra y la contrasta con la Guía de despacho del material. Si hay conformidad firma la guía de
despacho y genera el registro Recepción de materiales (Módulo de Bodega Iconstruye). Las
personas con las competencias necesarias según el producto o material que se está revisando,
debe chequear la conformidad del mismo en el momento en que éste llega a la obra. Cualquier
diferencia entre el material recibido y la guía de despacho deberá quedar explícita en todas las
copias de esta última, cuya constancia servirá para dilucidar controversias con el proveedor.
Dichas diferencias podrían deberse por ejemplo, a cantidades no despachadas o rechazos
parciales o totales de los materiales llegados. Se debe anotar, en forma explícita en la guía de
despacho, la razón del rechazo del material. Una vez recibidos los materiales y almacenados o
acopiados en un lugar seguro (Ver Procedimiento de Gestión de Bodega PE -03), el Encargado
de bodega ingresará éstos al formulario de Ingreso de materiales (Módulo de Bodega/Recepción
de recursos en iconstruye), en forma detallada y cronológica. 5.3. Gestión de compra para
Servicio al cliente Las compras de Servicio al cliente comienzan cuando el Encargado de Servicio
al cliente emite un pedido de materiales, ya sea por correo electrónico o a través de iconstruye.
Dependiendo de la prioridad, entra en el proceso de cotización o se compra de inmediato. Para
los materiales recibidos por Servicio al cliente, la verificación se hace mediante la comparación
entre el pedido de materiales, orden de compra y las guías de despacho, confirmando esto con
la firma del Encargado en la guía de despacho y la factura. 5.4. Selección de proveedores La
selección de nuevos proveedores para los integrados, se basa principalmente en el programa
iconstruye, tomando en cuenta criterios como las formas de pago, el historial o permanencia en
el mercado, ubicación geográfica, forma y calidad de despacho. Esta selección la hace el
Encargado de Adquisiciones en conjunto con obra. De no estar en la base de datos de iconstruye,
Adquisiciones lo integrará previa evaluación en un cuadro comparativo de los precios
presentados a la cotización. En el Listado de proveedores se encuentran, los proveedores
potenciales que merecen confianza de la empresa para trabajar con ellos y se identifica el
producto o actividad que prestan, contacto, razón social, número telefónico, y el resultado de
evaluación de su desempeño. Este Listado estará disponible en la intranet de la empresa para
su consulta. Excepcionalmente, se pueden solicitar ofertas a proveedores no incluidos en las
listas del programa, por solicitudes de urgencia, recomendación y/o solicitud del cliente y por
exigencias del mercado. Para este último supuesto se debe contar con la autorización del
Gerente Técnico. • Eliminación del proveedor: la herramienta de eliminación para un proveedor
es mediante la evaluación de proveedores (ver punto 5.5). • Mantenimiento de la lista de
proveedores: Es responsabilidad del Encargado de adquisiciones, o quien el designe, realizar la
actualización y mantención de este listado.