CAPÍTULO III

PLANEACIÓN Y CONTROL

3.1 PLANEACIÓN

La planeación comprende la definición de objetivos o metas de la organización, el

establecimiento de una estrategia general para alcanzar estas metas y el
desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar
actividades, así esta se ocupa de los fines (lo que se tiene que hacer) al igual que
de los medios (como se va a hacer).Robbins y De Senzo. (1996).

La planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya

que planear implica tomar las decisiones más adecuadas acerca de lo que se
habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para determinar
el elemento riesgos y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran
parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por sí
mismos, es necesario establecerlos con anticipación. Benavides. (2007).

3.1.1 OBJETIVOS DE LA PLANEACION

Establece un esfuerzo coordinado, éste proporciona orientación a los

administradores y a los no administradores por igual. Cuando todos los que
están involucrados sepan hacia donde se dirige la organización y que es lo
que deben aportar para lograr el objetivo, entonces pueden empezar a
coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.

Reduce la incertidumbre al obligar a los administradores a ver hacia

el futuro, anticipar los cambios, considerar el impacto del cambio y
desarrollar las respuestas adecuadas. También aclara las consecuencias
 de las acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al
cambio.

Reduce las actividades empalmadas y antieconómicas. La

coordinación ante este hecho posiblemente no cubra las perdidas y la
redundancia. Además, cuando son claros los medios y los fines, las
ineficiencias se vuelven obvias.

Establece objetivos estándares que facilitan el control. Si no estamos

seguros de lo que tratamos de lograr, ¿Cómo podemos determinar si lo
hemos logrado? Al planear, se desarrollan los objetivos, en la función
control se compara el desempeño real contra los objetivos, se identifica
cualquier desviación significativa y se toman las medidas correctivas
necesarias. Sin la planeación, no puede haber control. Op.cit. (1996).

3.1.2 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

La planeación es la herramienta que ayuda a los administradores a

desarrollar nuevas aptitudes y procedimientos para encarar los negocios de
mañana. Aunque también proporciona a la empresa muchas otras cosas
valiosas, su mayor aporte radica en hacer frente al cambio: el cambio de los
negocios de hoy a los de mañana.

La planeación atisba en el futuro, anticipando el posible curso de los

acontecimientos, con el propósito de delinear el desarrollo de nuestras
acciones futuras.

3.1.3 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Factibilidad

Lo que se prevé debe ser realizable; es inoperante elaborar objetivos

demasiado ambiciosos u optimistas que resulten imposibles de alcanzar.
Las previsiones deben ser congruentes con la realidad y las condiciones
objetivas que actúan en el ambiente.

Objetividad y cuantificación

Cuando se hacen planes, es necesario basarse en datos reales,

razonamientos precisos y exactos, más que en opiniones subjetivas,
especulaciones o cálculos arbitrarios, para ello es necesario emplear
técnicas estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad,
cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, todo ello
para reducir al mínimo los riesgos.

Flexibilidad

Al planear es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan

afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de
acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

Cambios de estrategias

Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será

necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se
abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar sus
estrategias y, en consecuencia, políticas, programas, procedimientos y
presupuesto para lograrlas.

Contribución a los objetivos generales

Todo plan y los que de él se deriven deben contribuir positivamente a

asegurar los objetivos empresariales. Todos los planes específicos de la
empresa deben integrarse en un plan general y dirigirse al logro de los
propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes y
armónicos.

Eficiencia en los planes

Un plan es eficiente si cuando se le pone en práctica, da lugar a la
consecución de los objetivos, con un mínimo de consecuencias imprevistas
y con resultados mayores que los costos.

Primacía de la planeación

La planeación es el resultado primario para las funciones de organización,

dirección y control.

Extensión de la planeación

La función de la planeación es la labor de todos los dirigentes de la

empresa. Aunque su amplitud varía con su autoridad.

3.1.4 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACIÓN

Las ventajas se pueden sintetizar en los siguientes puntos:

1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de uso

racional de los recursos.

2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el

futuro, aunque no lo elimina.

3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se

presenten, con las mayores garantías de éxito.

4. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las

oportunidades.

5. Establece un esquema o modelo de trabajo (plan) y suministra las

bases a través de las cuales opera la empresa.

6. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

7. Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al

administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

8. Reduce el trabajo improductivo.

Las desventajas:

1. No se puede contar con datos precisos para el futuro.

2. En algunos casos, su costo puede exceder a su utilidad.

3. En ocasiones paraliza la iniciativa individual.

4. Puede retardar la acción.

3.1.5 TIPOS DE PLANES

Según: Robbins y De Senzo. (1996), se clasifican,

Por su amplitud, por su tiempo, por su especificidad. Ver figura 3.1.

 Programas
Planes estratégicos

Planes de un Proyectos
Por su amplitud
solo uso
Presupues
Planes operacionales
Procedimi

Planes fijos Reglas

Políticas
Planes a corto plazo
Por su tiempo
Planes a largo plazo

Planes específicos
Por su especificidad
Planes direccionales

Figura 3.1. Clasificación de los planes

Fuente: op.cit. (1996).

Por su amplitud en:

- Planes estratégicos.
- Planes Operacionales.

Planes estratégicos

Son los planes que se aplican a toda la organización, establecen los

objetivos generales de la organización y buscan determinar la posición
de la organización en términos de su ambiente, tienden a incluir un
periodo extenso, generalmente de cinco años o más.

Planes operacionales

Son los planes que especifican la manera en que se van a lograr los
objetivos generales y se supone que los objetivos ya son conocidos.
Los planes operacionales tienden a cubrir periodos cortos, planes
mensuales, semanales y diarios de una organización.

Los planes operacionales se subdividen en

- Planes de un solo uso.

- Planes fijos.

Planes de un solo uso

Planes cuyo fin es lograr una serie de metas que difícilmente se

repetirán en el futuro. Ejemplo: programas, proyectos y presupuestos.
Daft. (2004)

Programas: planes para cumplir la meta una sola vez, poseen un

esfuerzo importante cuya realización puede tardar varios años, es de
gran alcance; puede relacionarse con varios proyectos. Ejemplo:
convertir todos los archivos en documentos digitales.

Proyectos: constituye una serie de planes para alcanzar la meta una

sola vez, es de menor alcance y complejidad que un programa; menor
horizonte temporal. A menudo parte de un programa más extenso.
Ejemplo: renovar la oficina.

Presupuesto: es el instrumento de planeación fundamental de muchas

organizaciones, dado que obliga a la compañía a realizar por
anticipado una recopilación numérica del flujo de efectivo, gastos e
ingresos, desembolsos de capital. El presupuesto es necesario para el
 control de actividades, por lo general pone en marcha los programas y
proyectos. Ejemplo: asignación de dinero para ejecutar programas y
proyectos.

Planes fijos

Son los que sirven para guiar las actividades que se realizan varias
veces en la empresa. Ejemplo: procedimientos, reglas y políticas.
Op.cit. (2004).

Procedimientos: también llamados procedimientos estándar de

operación, definen una serie exacta de pasos para alcanzar ciertas
metas.

Reglas: de corto alcance, describen cómo se efectúa una acción en

particular y pueden aplicarse a un ambiente concreto.

Políticas: de amplio alcance, una directriz general basada en las

metas globales (plan estratégico de la empresa). Definen los límites
dentro de los que deben tomarse las decisiones.

Por su tiempo en:

- Planes a corto plazo.

- Planes a largo plazo.

Planes a corto plazo

Planes que cubren menos de un año, son inflexibles.

Planes de largo plazo

Planes que se extienden a más de cinco años, ofrecen flexibilidad.

Por su especificidad:
 - Planes específicos.
- Planes direccionales.

Planes específicos

Tienen objetivos claramente definidos. No existen las ambigüedades, ni

problemas de malas interpretaciones.

Planes direccionales

Identifican patrones generales. Éstos proporcionan un enfoque pero no

bloquean a la administración dentro de los objetivos específicos o
dentro de los cursos específicos de acción.

3.2 EL CONTROL

El control puede ser definido como el proceso de verificar las actividades para
asegurarse de que se están llevando a cabo como se planearon y así corregir
cualquier desviación importante. Op.cit (1996).

El control está estrechamente relacionado con la planeación, a la cual sirve

de realimentación para futuros planes. Op.cit. (2007).

3.2.1 FUNCION DEL CONTROL

Consiste en establecer sistemas para medir y corregir las ejecuciones de

los integrantes del organismo social; por tanto, cuanto más claros,
completos y ordenados sean los planes, más se facilitará la función control
que es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se
han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para
alcanzarlos. Op.cit. (2007).
3.2.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL

El control es importante debido a su vínculo final en la cadena funcional de

la administración. Sin embargo, el valor de la función de control radica en su
relación con la planeación y la delegación de actividades. Op.cit (1996).

La importancia del control se basa en los siguientes puntos:

 Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se

alcancen los planes exitosamente.
 Se aplica a todo: a los objetos, a las personas y a las acciones.
 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
 Localiza los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen las medidas correctivas.
 Proporciona datos acerca del status de la ejecución de los planes, lo
que sirve como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Op.cit. (2007).

3.2.3 EL PROCESO DE CONTROL

El proceso de control implica tres grandes pasos:

1. Establecimiento de normas o estándares de rendimiento.

2. Medición del desempeño real y comparación con las normas y
estándares de rendimiento.
3. Corrección de las variaciones respecto de normas y planes. Ver figura
3.2.
 Proceso de Control

Establecimientos de
normas, con base en
lo investigado acerca
del desempeño
anterior

Corrección de las Medición de lo

desviaciones, realizado:
aunque signifique Presupuesto
modificar los planes Contra
iniciales real

Figura 3.2. Proceso de Control.

Fuente: Benavides, J. (2004).

Establecimiento de normas o estándares

Un estándar es un nivel de desempeño establecido para que sirva de

modelo o punto de referencia. Lo mismo puede establecerse un estándar
para servir de modelo para una actividad específica, que para evaluar la
eficacia y eficiencia organizacional.

Los estándares se pueden clasificar en diversas categorías. Ver

figura 3.3.
 • Estadísticos

Según su método • De apreciación

• Técnicos

• Físicos
• Costos
Estándares Cuantitativos • Capital
• Ingreso
• Programas

• Evaluación del
desempeño
Cualitativos • Curvas de
comportamiento
• Perfiles

Figura 3.3. Clasificación de los estándares.

Fuente: Op.cit. (2004).

Conforme al método utilizado para establecerlos, pueden ser

estadísticos o históricos, de aparición y técnicos.

 Estándares estadísticos o históricos: son los que se establecen con

base en el análisis de experiencias pasadas ya sea de la misma
empresa o de la competencia, reflejadas en registros, graficas o
cualquier otro instrumento de información.
 Estándares de apreciación: son aquellos que se formulan con
fundamento en el juicio y criterio del administrador. Su fijación es, por
lo tanto, subjetiva y no muy confiable para su aplicación.
  Estándares técnicos: están formulados con base en un análisis
objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica; para su
establecimiento se utilizan técnicas como el estudio de tiempos y
movimientos, la determinación objetiva y precisa del desempeño tanto
de maquinas como de las personas, estudio de costos, etc.

Conforme a la naturaleza de los estándares, se les clasifica en

cuantitativos y cualitativos.

Cuantitativos: son aquellos que son de fácil medición o cuantificación, se

cuenta con unidades de medida precisa para establecerlos.

Cualitativos: constituyen criterios de muy difícil medición; para determinar

el nivel de la moral de los trabajadores se requiere evaluar criterios tales
como el índice de absentismo, de accidentes de trabajo, de rotación de
personal, etc.

Los estándares cuantitativos pueden establecerse tomando en

cuenta cuatro unidades de medida: cantidad, calidad, tiempo y costo.

Cantidad: se establece señalando el número de piezas por producir

o vender, de contar en el almacén, de artículos defectuosos
permitidos, el número de personas destinadas a un proyecto o
actividad.

Calidad: señalan las características o especificaciones que debe

reunir un producto o ciertas funciones de la empresa. Estas unidades
de medida se podrán referir tratándose de productos, por ejemplo, la
durabilidad, grado de compactación u otros rasgos distintivos del
producto que indiquen el nivel de calidad del mismo.

Tiempo: (invertido para realizar una operación, en atender

oportunamente a un cliente, en contar con la materia prima
 necesaria, etc.) constituye una unidad de medida apropiada como
estándar de desempeño.

Costo: lo que cuesta fabricar determinado producto, prestar

determinado servicio, etc., constituye también una unidad de medida
apreciada por todo directivo.

Medición del desempeño

A fin de efectuar este segundo paso, se requiere se requiere que la

empresa cuente con un sistema de información oportuno y preciso que
permita identificar el avance de todas y cada una de las actividades
desarrolladas en la empresa.

Este sistema de información puede ser de tipo manual o con el

apoyo de la tecnología más moderna como el uso de las computadoras,
puede basarse en la observación, los informes estadísticos, informes
verbales o escritos, o una combinación de todos ellos, lo cual incrementará
el grado de confiabilidad en dicha información.

El registro oportuno de todas y cada una de las actividades que se

realizan en la empresa permitirá medir el desempeño de la misma.

Corrección de desviaciones

Es el punto donde el control realiza el proceso cíclico de la administración,

ya que al corregir las desviaciones se reinicia el proceso administrativo, es
decir, los directivos deberán planear nuevamente. Los administradores
pueden corregir desviaciones rediseñando sus planes o modificando sus
metas. (esta es una aplicación del principio de cambio de navegación).
3.2.4 CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

Oportunidad: un buen sistema de control debe manifestar las desviaciones

de inmediato, pero es ideal que las descubra antes de que ocurran.

Ubicación estratégica: es necesario establecer controles en ciertas áreas

de la empresa, siguiendo criterios de valor estratégico. Saber cuáles son los
puntos de verificación clave, minimizar la posibilidad de que algún producto
defectuoso llegue a manos de los consumidores.

Económico: controlar de manera excesiva puede significar más costos.

Flexibilidad: cualquier sistema de control debe responder a las situaciones

cambiantes de la organización.

Adaptación a la organización: los controles deben ser diseñados a la

medida de la organización.

Control directo: cualquier sistema de control debe ser diseñado para

mantener contacto directo entre la persona que controla y la que es
controlada.

3.2.5 CLASIFICACION DEL CONTROL

Control de producción: busca el incremento de la eficiencia, la reducción

de costos y el mejoramiento de la calidad del producto, incluye los
siguientes:

Control de inventarios: materia prima, maquinaria y equipo,

herramientas, artículos en proceso y terminados.

Control de calidad: porcentaje de artículos defectuosos, de

devoluciones, etc.
 Sistema de tiempos y métodos de operación: tiempos y
movimientos, programas de abastecimiento, etc.

Control de desperdicio: máximos y mínimos tolerables.

Control de mantenimiento y conservación: programación y su

costo.

Control de compras: selección adecuada de proveedores,

comprobaciones de precios, etc.

Control de mercadotecnia: se refiere a la evaluación de la eficiencia de

las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al
consumidor.

Control de recursos humanos: su función es la evaluación de la

efectividad en la implementación y ejecución de todos y cada uno de los
programas de personal, y de del cumplimiento de los objetivos del
departamento; se lleva acabo básicamente a través de la auditoría de
recursos humanos.

Control contable y financiero: ninguna empresa por pequeña que sea,

puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y
fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos
en determinado periodo.

Control general: una de las grandes ventajas del control general es que
permite, en las diferentes áreas administrativas de la empresa, evaluar las
ejecuciones a nivel general, a fin de determinar la acción necesaria.

3.3 RELACIÓN ENTRE PLANEACIÓN Y CONTROL

La tarea control es inútil si no existen planes, en la figura 3.4 se muestra la
relación entre la planeación y el control.
 Nuevos Planes

Control: Desviaciones
Comparación de los
Planeación Instrumentación
de planes planes no
de los planes
con resultados Indeseables

Desviaciones
indeseables

Acción correctiva

Figura 3.4. Relación Entre Planeación Y Control.

Fuente: Koontz, H. (1998).

El comparar los resultados constituye medios de control, y las referencias

utilizadas han sido elaboradas durante la etapa de la planeación, de esto se
observa que sin una adecuada planeación el control no podría ser realizado.