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Gestión del Cronograma

conceptos

Curso Gestión de Proyectos PMI

Segunda Unidad : Sesión6
Ciclo 2018-I
 Conceptos Planificar la gestión Definir las Secuenciar las Estimar duración de Desarrollar el Controlar el
del cronograma actividades actividades las actividades Cronograma Cronograma

Cuerpo del Conocimiento - PMBOK

GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DEL CONOCIMIENTO INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCION SEGUIMIENTO Y CONTROL CIERRE
4.1. Desarrolla 4. Dar seguimiento y 4.6. Cerrar
4. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL r el acta de 4.2 . Desarrollar el plan para la dirección 4.3 . Dirigir y gestionar la ejecución del Controlar el proyecto o
PROYECTO constitución del proyecto proyecto trabajo del proyecto. fase.
del proyecto 5. Realizar el Control
Integrado de Cambios
5. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL 1. Planificar la Gestión del Alcance 5. Validar el Alcance
2. Recopilar Requisitos 6. Controlar el Alcance
PROYECTO
3. Definir el Alcance
4. Crear la EDT
1. Planificar la Gestión del Cronograma.
2. Definir las actividades.
3. Secuenciar las actividades.
6. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL 4. Estimar los Recursos de las actividades 6.7. Controlar el Cronograma.
PROYECTO
5. Estimar la duración de las actividades
6. Desarrollar el Cronograma

7. GESTIÓN DE COSTOS DEL 1. Planificar la Gestión de los costos

2. Estimar los costos 7.4. Controlar los costos.
PROYECTO
3. Preparar el presupuesto de costos
8. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL 8.1. Planificar la Gestión de Calidad 8.2. Realizar el aseguramiento de la 8.3. Controlar la calidad.
PROYECTO calidad
9. GESTIÓN DE LOS RR.HH DEL 2. Adquirir el equipo del proyecto.
PROYECTO 9.1. Planificar la Gestión de los RR.HH 3. Desarrollar el equipo del proyecto
4. Dirigir el equipo del proyecto
10. GESTIÓN DE LAS 10.1. Planificar la Gestión de las 10.2. Gestionar las comunicaciones 10.3. Controlar las
COMUNICACIONES DEL PROYECTO Comunicaciones de proyecto. comunicaciones.
1. Planificar la Gestión de riesgos.
2. Identificar los riesgos
11. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL 3. Analizar cualitativamente los riesgos
11.6. Controlar los riesgos.
PROYECTO 4. Analizar cuantitativamente los riesgos
5. Planificar la respuesta a los riesgos
12. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 12.1. Planificar la Gestión de las 12.3. Controlar las adquisiciones 12.4. Cerrar
adquisiciones. 12.2. Efectuar las adquisiciones las
DEL PROYECTO adquisiciones
13. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 13.1. Identifica 13.2. Planificar la Gestión de los 13.3. Gestionar la relación con los 13.4. Controlar la Relación con
DEL PROYECTO r los Interesados. Interesados. los Interesados.
Interesados .
Conceptos

INTRODUCCIÓN

http://www.youtube.com/watch?v=fNrmdCwsN5Y
 Conceptos Planificar la gestión Definir las Secuenciar las Estimar duración de Desarrollar el Controlar el
del cronograma actividades actividades las actividades Cronograma Cronograma

Agenda

Procesos:

• Planificar la Gestión del Cronograma.

• Definir las actividades.
• Secuenciar las actividades.
• Estimar la duración de las actividades.
• Desarrollar el Cronograma.
• Controlar el Cronograma.

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

Conceptos

Gestión del Tiempo

• Incluye todos los procesos requeridos para

gestionar la terminación del proyecto dentro del
plazo establecido.

• El objetivo principal es definir y controlar la

duración de cada actividad y los recursos
necesarios para llevarla a cabo.

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

Conceptos
 Planificar la gestión
del cronograma

6.1 Planificar la Gestión del Cronograma

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

 Definir las
actividades

6.2 Definir las actividades

• Descomposición • Lista de actividades

• Plan de gestión del
• Planificación • Atributos de las
cronograma
gradual actividades
• Línea base del
• Juicio de Expertos • Lista de hitos
alcance
• Factores ambientales
• Activos de procesos de
la organización

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

Componentes de la planificación en la EDT

Cuando todavía es difuso el alcance del proyecto, se pueden utilizar cuentas de control o paquetes
de planificación en la EDT para estimar actividades a nivel agregado.

Los paquetes de planificación están ubicados en la EDT por debajo de las cuentas de control y por
encima de los paquetes de trabajo (último nivel de la EDT)
 Atributo de la actividad
Identificador en la EDT 3.4.1

Nombre Estudio de mercado

Código 3.4.1.2

Descripción Estimar ingresos de turistas al país

Actividad predecesora 3.4.1.1

Actividad sucesora 3.4.1.3

Relación de dependencia discrecional

Adelanto o retraso Comenzar cuando 3.4.1.1 tiene 50% de avance

Requisito de recursos 1 licenciado en comercialización y 1 notebook

Fechas impuestas No finalizar después del 15-08-2011

Restricciones Presupuesto máximo de 50 horas

Supuestos Se accede a base de datos del gobierno

Persona responsable Juana Tingo

Lugar de realización Oficina de +C

Nivel de esfuerzo Discreto / prorrateado

DINÁMICA!
Lista de Actividades

 Elabora una lista de actividades por paquetes de trabajo.

Revise los paquetes de trabajo y los entregables de tu EDT
Desglose las actividades.

 Define algunos atributos de las actividades.

 Elabora algunos hitos de tu proyecto.

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

 Secuenciar las
actividades

6.3 Secuenciar las actividades

• Plan de gestión del

cronograma • Método de • Diagramas de red del
• Enunciado del alcance cronograma del
diagramación por
• Factores ambientales proyecto
precedencia (PDM) • Actualizaciones a los
• Activos de procesos de la • Determinación de
organización documentos del
• Lista de actividades
las dependencias proyecto
• Atributos de las • Adelantos y
actividades retrasos

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

 Secuenciar Actividades

¿Qué herramientas puedo utilizar?

• Plantillas de red de otros proyectos similares.

• Diagramación por precedencia (PDM: precedence diagramming method):
las actividades se representan en cada nodo y las flechas indican
precedencia, también conocido como AON (activity on node).
• Determinación de dependencias: definir qué tipo de dependencia existe
entre las actividades. Existen tres tipos de dependencias: obligatorias
(lógica dura), discrecionales (lógica blanda) y externas.
• Aplicación de adelantos y retrasos.

¿Qué obtengo al final del proceso?

• Diagrama de red del cronograma: todas las actividades del proyecto y su

secuencia desde el comienzo hasta el fin. Podría ser en formato PDM o
ADM, como se ilustra en el gráfico a continuación, aunque en la actualidad
casi todo software utiliza el formato PDM con la actividad en el nodo.
 Dependencias entre las actividades
La diagramación por precedencia permite cuatro tipos de dependencias
entre las actividades: final a inicio, final a final, inicio a inicio, e inicio a
final. Esta última no se utiliza, siendo la más utilizada la relación final a
inicio.

Final a inicio: B comienza cuando A termina A: buscar info B: analizar info

A: realizar planos
Final a final: B no puede finalizar hasta que A finalice
B: controlar planos

A: colocar vigas
Inicio a inicio: B no puede comenzar hasta que A
comience B: rellenar hormigón

Inicio a fin: B no puede finalizar hasta que comience A (no en uso).

 Determinación de dependencias

Secuencias obligatorias: no puedo colocar los pisos hasta que no termine de

fraguar el hormigón

#1: Fraguar hormigón #2: Colocar pisos

Secuencias discrecionales (o elegidas): puedo realizar el estudio de

viabilidad legal antes que el estudio de viabilidad económica, pero podría ser
al revés.
#1: Viabilidad legal #2: Viabilidad económica

Secuencias externas: hasta que no apruebe el permiso la municipalidad, no

podemos instalar el gas.
#1: Permiso aprobado #2: Instalar gas
 Adelantos y Retrasos

Adelanto: la “viabilidad económica” puede comenzar cuando la “viabilidad legal”

tenga un avance del 50%.
#1: Viabilidad legal

#2: Viabilidad económica

Retraso: la “viabilidad económica” debe comenzar a los 30 días de finalizada la

“viabilidad legal”
30 días
#1: Viabilidad legal
#2: Viabilidad económica
 Diagrama de red del cronograma

Identificar y documentar las dependencias entre las actividades del proyecto.

Las actividades del cronograma pueden estar ordenadas de forma lógica con
relaciones de precedencia adecuadas, así como también adelantos y atrasos, para
respaldar el desarrollo posterior de un cronograma de proyecto realista y confiable.

B D G

A
E H I J
C

F
DINÁMICA!
Diagrama de Red
 Elabora un diagrama de Red de actividades que hayas
definido previamente en el trabajo integrador.

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

 Estimar los recursos
de las actividades

6.4 Estimar la duración de las actividades

• Plan de gestión del • Juicio de expertos

• Estimación análoga • Estimación de la
cronograma
• Estimación duración de las
•Recursos requeridos
paramétrica actividades
para las actividades
• Estimación por tres • Actualizaciones a los
• Factores ambientales
valores documentos del
• Activos de procesos de
• Técnicas grupales de proyecto
la organización
• Lista de actividades toma de decisiones
• Atributos de las • Análisis de reserva
actividades
• Registro de riesgos
• Calendarios de recursos
• Enunciado del alcance
• Estructura de desglose
de recursos

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

Estimar la duración de las actividades
¿Qué herramientas puedo utilizar?

• Estimación análoga (o por analogía): se realiza la estimación de la

duración en función de otras actividades similares realizadas con
anterioridad. También se conoce como estimación descendente.
Suele ser la técnica más rápida y económica, pero también la más
imprecisa.
• Análisis de reserva: agregar a las actividades una reserva de tiempo
para contingencias.
• Estimación paramétrica: utilizar parámetros en base a información
histórica para poder estimar la duración de una actividad futura
• Estimaciones por 3 valores (PERT): consiste en estimar la duración
de una actividad utilizando las estimaciones pesimista, más
probable y optimista. Esta técnica también es conocida como PERT:
Program Evaluation and Review Technique.
 Ejercicio .– Estimación paramétrica de tiempos
Formularios Duración en
En tu empresa se ha llevado a cargados horas
(Variable X) (Variable Y)
cabo en varias oportunidades la 5 18
2 7
actividad de cargar formularios. 15 53
10 47
La duración de esta actividad 1 3
En la tabla a continuación 15 50
depende de la cantidad de se presentan los registros 14 40
formularios que hay que cargar. históricos. 2
4
6
10
11 30
5 16
Quieres estimar la duración de 14
16
40
59
una actividad del proyecto que 9
5
30
14
consiste en cargar 10 11 35
9 25
formularios. 16 48
14 43

a) ¿Cuál sería la duración para cargar 10 formularios con una estimación análoga?
b) ¿Cuál será la duración de esa misma actividad con una estimación paramétrica?
Para realizar una estimación paramétrica, vamos a utilizar toda
la información histórica y aplicaremos el método de los
mínimos cuadrados ordinarios para estimar el futuro.
Duración en horas
Pasos con Excel para aplicar este método:
(Variable Y)
70
1. Cargar datos de la variable “X” en la primera columna
y = 3.2699x - 0.4229
2. Cargar datos de la variable “Y” en la segunda columna 60
R² = 0.9236
3. Seleccionar todo el rango de datos 50
4. Clic en Insertar / Gráfico dispersión
40
5. Clic en alguno de los puntos del gráfico
6. Clic con el botón derecho del mouse sobre uno de los puntos 30
7. Agregar línea de tendencia 20
8. Tipo de tendencia: lineal. Seleccionar: presentar ecuación y
10
presentar el valor R cuadrado.
9. Cerrar 0
0 5 10 15 20
 Estimaciones por 3 valores (PERT)

En la técnica PERT, el tiempo de la actividad se considera como

una variable aleatoria según una distribución de probabilidad
Beta como se presenta en el gráfico a continuación.
 Estimaciones por 3 valores (PERT)

• Para estimar la duración esperada de cada actividad es también

deseable tener experiencia previa en la realización de tareas
similares.
• Estimación por tres valores:
• O = tiempo optimista al menor tiempo que puede durar una actividad.
• M = tiempo más probable que podría durar una actividad.
• P = tiempo pesimista, o el mayor tiempo que puede durar actividad.

( P  4M  O) ( P  O)  ( P  O) 
2

 
6 6  6 
ESTIMACIÓN POR DESVIACIÓN ESTANDAR VARIANZA DE
TRES VALORES DE UNA ACTIVIDAD UNA ACTIVIDAD
 Duración de una Actividad
MAS
ACTIVIDAD OPTIMISTA PESIMISTA ESTIMADO DESV STD VARIANZA
PROBABLE
Proyecto Pintar Habitación
Planificación 0.5 1 1.5 1 0.167 0.028
Adquisición de Materiales
Adquisición Papel Lija 1 2 3 2 0.333 0.111
Adquisición de Pintura 2 4 6 4 0.667 0.444
Procura de Escalera 1 2 3 2 0.333 0.111
Procura de Brochas y Rodillos 0.5 1 1.5 1 0.167 0.028
Actividades Preliminares
Cobertura de Muebles y Pisos 0.5 1 1.5 1 0.167 0.028
Lijado de pared 1 2 3 2 0.333 0.111
Pintado 2.5 5 7.5 5 0.833 0.694
Limpieza de habitación
Limpieza de Brochas y Rodillos 0.5 1 1.5 1 0.167 0.028
Limpieza pintura de zocalos 1 2 3 2 0.333 0.111
Eliminación de Coberturas 0.5 1 1.5 1 0.167 0.028
 Desarrollar el
Cronograma

6.5 Desarrollar el Cronograma

• Plan de gestión del • Análisis de la red del

cronograma cronograma • Línea base del
• Recursos requeridos para las
actividades • Método de la ruta cronograma
• Factores ambientales crítica • Cronograma del proyecto
• Activos de procesos de la • Datos del cronograma
organización
• Método de la cadena
• Lista de actividades crítica • Calendarios del proyecto
• Atributos de las • Técnicas de • Actualizaciones al plan
actividades para la dirección del
• Registro de riesgos optimización de
• Calendarios de recursos
proyecto
recursos
• Enunciado del alcance • Actualizaciones a los
• Estructura de desglose de
• Técnicas de
documentos del proyecto
recursos modelado
• Diagramas de red del • Adelantos y retrasos
cronograma del
proyecto • Compresión del
• Estimación de la cronograma
duración de las
actividades
• Herramienta de
• Asignaciones de personal al programación
proyecto

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

 Desarrollar el
Cronograma

Ruta Crítica
http://www.youtube.com/watch?v=62mQQIQcY94

Diagramas de Gantt con Excel

http://www.youtube.com/watch?v=KRFet8XlFyg

Diagramas de Gantt con Excel con Hitos y Recursos

http://www.youtube.com/watch?v=oP8hHozXw0A

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

 Desarrollar el
Cronograma

Holgura libre: Tiempo que se puede demorar una

actividad sin retrasar la fecha más temprana de
inicio de su sucesora.

Holgura del proyecto: Tiempo que se puede ¿La holgura

demorar el proyecto sin retrasar la fecha externa puede ser
de finalización. negativa?

Holgura Total : Tiempo que se puede demorar una

actividad sin cambiar la duración del proyecto.

La fecha de finalización según el plan es de 69 días, mientras

que la fecha establecida en el contrato con el cliente es de 60
días. En este caso la holgura total del proyecto es de -9 días.

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

 Holgura Total : Tiempo que se puede demorar una
actividad sin cambiar la duración del proyecto.
Esto se obtiene con cualquiera de las siguientes
ecuaciones :

HOLGURA TOTAL = LS- ES

HOLGURA TOTAL = LF-EF

ES: Early Start

ES EF
EF: Early Finish
LS: Late Start A

LF: Late Finish LS LF

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

 Desarrollar el
Cronograma

ACTIVIDAD TIEMPO ( días) PREDECESOR

INICIO - -
A 5 INICIO
B 8 A
¿Ruta Crítica?
C 10 A
D 12 B
E 5 C
FIN - D, C

¿Cuál es el Tiempo de ¿Cuál es la Holgura Libre ¿Cuál es la Holgura Total

todo el proyecto de la actividad “ C”? de la actividad “E”?

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

 Desarrollar el
Cronograma

¿Cuál es el Tiempo de todo el proyecto? : 25 días

¿Ruta Crítica? : La Ruta Crítica es INICIO-A-B-D-FIN

¿Cuál es la Holgura Libre de la actividad “ C”? : 5 días

¿Cuál es la Holgura Total de la actividad “E”? : 5 días

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.

DINÁMICA!
Desarrollar el
Cronograma

¿Cuál es la ruta crítica?

¿Cuál es el impacto en el
proyecto si la actividad H
aumenta 1 semana?
Si el cliente solicita que
finalicen el proyecto 3
semanas antes, ¿Cuál es la
holgura del proyecto?.
¿Cambia la ruta crítica?

PABLO LLEDO 2017

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición. 22

6.6 Controlar el Cronograma
• Plan para la dirección
del proyecto
• Cronograma del
proyecto
• Datos de desempeño
del trabajo
• Activos de los procesos
de la organización
• Datos del cronograma
• Calendarios del
proyecto
Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.
Controlar el
Cronograma
• Revisiones del • Información de
desempeño desempeño del trabajo
• Software de gestión de • Pronóstico del
proyectos cronograma
• Técnicas de • Solicitudes de cambio
optimización de • Actualizaciones al plan
recursos para la dirección del
• Técnicas de modelado proyecto
• Adelantos y retrasos • Actualizaciones a los
• Comprensión del documentos del proyecto
cronograma • Actualizaciones a los
• Herramienta de activos de los procesos
de la organización
programación
23/36
 Tabla de actividades
Actividades Predecesora Tiempo

36
 Gráfico del diagrama de red

Actividades Predecesora Tiempo B D

A - 3

B A 4
A
C A 3

D B 5

C E
E C 8

37
 Gráfico del diagrama de red

Actividades Predecesora Tiempo

B D
A - 3

B A 4

C A 3
A
D B 5

E C 8
C E

38
 Gráfico del diagrama de red
Actividades Predecesora Tiempo

A - 3
B D
(4) (5)
B A 4

C A 3

D B 5
A
(3)
E C 8

C E
(3) (8)

39
 Gráfico del diagrama de red
B D
(4) (5)

I A
(3) F

C E
(3) (8)
 Gráfico del diagrama de red

B D
(4) (5)
0

I A
(3) F

C E
(3) (8)
 Gráfico del diagrama de red
B D
(4) (5)
0 3

I A
(3) F

C E
(3) (8)
 Gráfico del diagrama de red
3 7 7 12

B D
(4) (5)
0 3
14
I A
(3) 6 F
3 6 14
C E
(3) (8)
 Gráfico del diagrama de red
3 7 7 12

B D
(4) (5)
0 3 14
5 9 9 14
I A
(3) 6 F
3 6 14
0 3 C E
(3) (8)

3 6 6 14
 ITe FTe

ITa FTa

Donde:
ITe = inicio temprano
FTe = finalización temprana
ITa = inicio tardío
FTe = finalización tardía
 Gráfico del diagrama de red
3 7 7 12
Hb = 2 B D - Hd = 2
(4) (5)

Ha = 0 0 3
5 9 9 14 14
I A
(3) 6 F
3 6 14
0 3 C E
(3) (8) He = 0
Hc = 0
3 6 6 14
 Gráfico del diagrama de red
3 7 7 12
Hb = 2 B D - Hd = 2
(4) (5)

Ha = 0 0 3
5 9 9 14 14
I A
(3) 6 F
3 6 14
0 3 C E
(3) (8) He = 0
Hc = 0
3 6 6 14
HASTA AQUÍ!
¿ Qué hemos aprendido hoy ?
El área de gestión del tiempo incluye 6 procesos :

 Planificar la gestión del cronograma

 Definir las actividades
 Secuenciar las actividades
 Estimar la duración de las actividades
 Desarrollar el cronograma
 Controlar el cronograma

 El desarrollo y control de un cronograma es crucial para el

éxito de cualquier proyecto.

Fuente: PMI. PMBOK 6ª Edición.