Modulo 2. Entorno de Trabajo de Microsoft Project 2010

Modulo 2.
Entorno de trabajo de
Microsoft Project 2010
Manual Microsoft Project 2010 15
INTRODUCCIÓN
Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo
escolar, personal, negocios, construcción, arte… lo principal en ellos es
tener un objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de
donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos
tener en cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier
tipo de proyecto.
OBJETIVO, COSTO y DURACIÓN.
Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto.
Costo: Todo lo que costará llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos,
alquileres…).
Duración: Este es un punto muy importante ya que con este se determinará
cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto.
Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de
proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para
asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes,
asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso,
administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la
versión 2010 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos,
aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of
Knowledge) del PMI (Project Management Institute).
¿QUE ES MICROSOFT PROJECT 2010?

Microsoft Project (o MSP) es un Software de administración de
proyectos desarrollado y vendido por Microsoft el cual esta creado
para asistir a los administradores de proyectos. La primera versión de
Microsoft Project fue lanzada para DOS en 1984 por una compañía
que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos
del software en 1985 y liberó la versión 2. La versión 3 para DOS fue
liberada en 1986. La versión 4 para DOS fue la última versión para
este sistema operativo, liberada en 1987. La primera versión para
Windows fue liberada en 1990, y fue llamada versión 1 para Windows.
Un dato interesante es que la primera versión para DOS introdujo el
concepto de Líneas de dependencia (link lines) entre tareas en la
gráfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como
miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido
incluido en ninguna de las ediciones de Office. Está disponible en dos
versiones, Standard y Professional.
Centro de Computación
Una versión para Macintosh fue liberada en julio de 1991 y su
desarrollo continuó hasta Project 4.0 para Mac en 1993. En 1994,
Microsoft detuvo el desarrollo para la mayoría de las aplicaciones Mac,
y no ofreció nuevas versiones de Office hasta 1998, después de la
creación del nuevo Microsoft Macintosh Business Unit el año anterior.
El MacBU nunca lanzó una versión actualizada para Proyect, y la
versión anterior de 1993 no es ejecutada nativamente en Mac OS X.
Las versiones fueron lanzadas en 1992 (v3), 1993 (v4), 1995,
1998, 2000, 2002, 2003 y 2007.
La aplicación crea calendarización de rutas criticas, además de
cadenas críticas y metodología de eventos en cadena disponibles
como add-ons de terceros. Los calendarios pueden ser resource
leveled, y las gráficas visualizadas en una Gráfica de Gantt.
Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de
usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a
proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como
calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un
servidor que comparte la información a todos los usuarios.
Microsoft Project y Project Server son piezas angulares del
Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM).

ACCEDER AL PROGRAMA
Se accede siguiendo la ruta básica de todos los programas de la

familia Microsoft.
La ruta es:
Inicio → Todos los programas →Microsoft Office → Microsoft

Office Project 2007
ENTORNO DE TRABAJO
Una vez que tenga instalado el Project, ingrese al Project y para
crear un proyecto se debe acceder al project, seleccionar el menú de
la parte superior izquierda denominado “Archivo” y en las opciones
de la parte izquierda seleccionar “Nuevo” y dentro de este la opción
“Proyecto en blanco”, presione el botón Crear
Una vez creado se puede definir para el proyecto algunas
propiedades, seleccionado en el menú proyecto y en la parte izquierda
de la barra de herramientas información del proyecto.

PANTALLA PRINCIPAL DE PROJECT 2010
La barra de título
Presenta el nombre del programa así como el nombre del archivo
actual de trabajo. Cuando el usuario aún no ha guardado con ningún
nombre un archivo de proyecto, el nombre por defecto que se le asigna
es Project1.
Cinta de opciones
La cinta de opciones desplegables dispone de una serie de
categorías principales en donde se resumen las opciones comunes y
posibilidades del programa.
Escala de tiempo
Es la sección en donde se visualiza el periodo de tiempo en el
que se está llevando a cabo la planificación del proyecto.
Tabla de entrada
La tabla de entrada muestra una serie de campos básicos cada
uno identifica la información clave del proyecto.
Vista Diagrama Gantt
El diagrama de Gantt representa la vista por defecto de Microsoft
Project, este visualiza la información contenida en las tareas en formas
de barras, tomando en cuenta la duración de las mismas.

CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones de Microsoft Project 2010 está conformada
por las siguientes categorías: tarea, recurso. Proyecto, vista, formato
(herramienta de diagrama Gantt)
Tarea
En esta ficha se muestra los comandos más comunes,
relacionados a las acciones que se pueden llevar a cabo para la gestión
de la lista de tareas en un proyecto.
Recurso
En esta sección se encuentran los comandos más comunes,
relacionados con los recursos en un proyecto.
Proyecto
En esta sección, se encuentran comandos como: insertar un
proyecto, propiedades del proyecto, opciones de programación del
proyecto, entre otras.
Vista
Esta sección muestra los iconos de las vistas más utilizadas.
Proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con sólo
hacer click en los iconos, estas se cambian depende del requerimiento
del usuario.
Herramientas de Diagrama Gantt (formato)

La pestaña Herramientas de Diagrama Gantt (formato),
muestra una serie de opciones orientadas a la estética o formato que
pueden ser aplicados a las barras del diagrama de Gantt, con la
finalidad de cambiar y personalizar su apariencia.
FUNCIONES IMPORTANTES
Vistas y tablas.
Para un mejor manejo de la información Project nos ofrece
diversas vistas. La vista predeterminada es Diagrama de Gantt, pero
podemos ver los datos en otras vistas como Hoja de recursos, Uso
de tareas, Uso de recursos y otras más que iremos utilizando a lo
largo del curso.
Cada vista a su vez tiene distintas tablas donde nos muestra
información, la tabla predeterminada es Entrada.
Cambiar vistas y tablas.
Las vistas las podemos cambiar desde la cinta de opciones
vista
La opción Más vistas… abre un cuadro de diálogo en el cuál

tenemos mayor cantidad de vistas.
Mostrar y/u ocultar columnas
En Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas

por defecto, pero podemos ocultar (sin perder los datos) o insertar
nuevas columnas. Esto es muy útil ya que nos permite trabajar
cómodamente teniendo los datos cuando los necesitemos.
Mostrar columnas.
1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que

quede a la derecha de la columna a insertar y hacer clic con el
botón derecho.
2. En el menú desplegable seleccionar Insertar columna.

Seguidamente, se visualizara un listado de campos, en donde

podrá seleccionar el campo requerido.
En el caso de trabajar con la personalización del campo, una

vez insertada la columna, situarnos en el encabezado de la
columna que acabamos de insertar y hacer clic con el botón
derecho, En el menú desplegable seleccionar configuración de
campo.
Aparecerá el cuadro de diálogo configuración de campo
1. Campo Nombre de campo:
Al desplegar las opciones aparecerán todas las columnas que
podemos insertar. Hacemos clic sobre la que deseemos.
2. Campo título:
Si queremos ponerle un nombre diferente en el encabezado
debemos escribirlo en este campo.
3. Campos Alinear títulos y Alinear datos:
En el menú desplegable aparecen las opciones de alineación
izquierda, centro y derecha.
4. Campos Ancho y Ajuste perfecto:
Ancho me permite personalizar el ancho de columna y Ajuste
perfecto establece el ancho de acuerdo con la columna más ancha.
Si está tildada la opción Ajustar texto al encabezado se ajusta el
texto a la línea siguiente.
Ocultar columnas
1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos
ocultar y hacer clic con el botón derecho.
2. En el menú desplegable seleccionar Ocultar columna.
En ambos casos si las columnas a ocultar contienen algún dato
éstos no se perderán, lo que si se perderá es el título si es que lo
hemos puesto.
Definir fecha de inicio o fin del proyecto
En este momento se debe definir si la programación se hará a
partir desde la fecha de finalización o de la fecha de inicio del
proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de
finalización, las tareas que no requieran una fecha específica se
programarán lo más tarde posible, en lugar de hacerlo lo más pronto
posible).
Cuando ya tenga toda la información clara:
Haga clic en Proyecto – Información del Proyecto
En el cuadro de diálogo que aparece escriba:
Fecha de comienzo escriba la fecha de comienzo del proyecto. El
programa calculará automáticamente la fecha de fin.
Programar a Partir de Escoja si va a utilizar la programación
desde el inicio o desde el final del proyecto
Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que
debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha
Inicio del Proyecto
Por defecto el programa utilizará la fecha del día que aparece en
el cuadro Fecha de Hoy para iniciar la programación. Si usted desea
iniciar desde otra fecha modifíquela.
Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el
cuadro de Diálogo.

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Modulo 2.

Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo

escolar, personal, negocios, construcción, arte… lo principal en ellos es

tener un objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de

donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos

OBJETIVO, COSTO y DURACIÓN.

Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto.

Costo: Todo lo que costará llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos,

Duración: Este es un punto muy importante ya que con este se determinará

cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto.

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de

proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para

asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes,

asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso,

administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la

versión 2010 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos,

aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of

Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

¿QUE ES MICROSOFT PROJECT 2010?

proyectos desarrollado y vendido por Microsoft el cual esta creado

para asistir a los administradores de proyectos. La primera versión de

que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos

del software en 1985 y liberó la versión 2. La versión 3 para DOS fue

liberada en 1986. La versión 4 para DOS fue la última versión para

este sistema operativo, liberada en 1987. La primera versión para

Windows fue liberada en 1990, y fue llamada versión 1 para Windows.

Un dato interesante es que la primera versión para DOS introdujo el

concepto de Líneas de dependencia (link lines) entre tareas en la

gráfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como

miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido

incluido en ninguna de las ediciones de Office. Está disponible en dos

versiones, Standard y Professional.

Una versión para Macintosh fue liberada en julio de 1991 y su

desarrollo continuó hasta Project 4.0 para Mac en 1993. En 1994,

Microsoft detuvo el desarrollo para la mayoría de las aplicaciones Mac,

y no ofreció nuevas versiones de Office hasta 1998, después de la

creación del nuevo Microsoft Macintosh Business Unit el año anterior.

El MacBU nunca lanzó una versión actualizada para Proyect, y la

versión anterior de 1993 no es ejecutada nativamente en Mac OS X.

Las versiones fueron lanzadas en 1992 (v3), 1993 (v4), 1995,

1998, 2000, 2002, 2003 y 2007.

La aplicación crea calendarización de rutas criticas, además de

cadenas críticas y metodología de eventos en cadena disponibles

como add-ons de terceros. Los calendarios pueden ser resource

leveled, y las gráficas visualizadas en una Gráfica de Gantt.

Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de

usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a

proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como

calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un

servidor que comparte la información a todos los usuarios.

Microsoft Project y Project Server son piezas angulares del

Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM).

Se accede siguiendo la ruta básica de todos los programas de la

Inicio → Todos los programas →Microsoft Office → Microsoft

crear un proyecto se debe acceder al project, seleccionar el menú de

la parte superior izquierda denominado “Archivo” y en las opciones

de la parte izquierda seleccionar “Nuevo” y dentro de este la opción

“Proyecto en blanco”, presione el botón Crear

Una vez creado se puede definir para el proyecto algunas

propiedades, seleccionado en el menú proyecto y en la parte izquierda

de la barra de herramientas información del proyecto.

PANTALLA PRINCIPAL DE PROJECT 2010

Presenta el nombre del programa así como el nombre del archivo