You are on page 1of 23

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

SISTEM MANAJEMEN MUTU

PT. TIGA MUTIARA BALIKPAPAN


KALIMANTAN TIMUR

Status Penerbitan dan Persetujuan

Status Dibuat Ditinjau Disetujui


Rev Tanggal
Penerbitan oleh oleh oleh

17 September Terbitan
1
2017 pertama
QHSE MR DIREKTUR
Asep M. Tatang Daeng S.
DAFTAR ISI
1. Ruang Lingkup…………………………………………………………………………1
2. Referensi Normatif…………………………………………………………………….1
3. Istilah dan Definisi…………………………………………………………………….1
4. Konteks Organisasi…………………………………………………………………...1
4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya………………………………………..1
4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak Yang Berkepentingan………….1
4.3 Lingkup Sistem Manajemen Mutu PT. Tiga Mutiara…………………………….2
4.4 Sistem Manajemen Mutu…………………………………………………………...2
4.4.1 Proses SMM…………………………………………………………………2
4.4.2 Informasi terdokumentasi organisasi……………………………...………2
5. Kepemimpinan…………………………………………………………………………3
5.1 Kepemimpinan dan Komitmen…………………………………………………….3
5.1.1 Ketentuan Umum……………………………………………………………3
5.1.2 Fokus pada pelanggan……………………………………………………..3
5.2 Kebijakan Mutu………………………………………………………………………4
5.2.1 Penetapan kebijakan mutu…………………………………………………4
5.2.2 Komunikasi kebijakan mutu………………………………………………..5
5.3 Peran, tanggung jawab dan wewenang organisasi……………………………..5
6. Perencanaan……………………………………………………………………………6
6.1 Tindakan pada peluang dan risiko………………………………………………...6
6.1.1 Pertimbangan isu serta penentuan risiko…………………………………6
6.1.2 Perencanaan Organisasi…………………………………………………...6
6.2 Sasaran Mutu serta perencanaan pencapapaian sasaran mutu………………6
6.2.1 Sasaran mutu………………………………………………………………..6
6.2.2 Penetapan sasaran mutu…………………………………………………..7
6.3 Perubahan mutu…………………………………………………………………….7
7. Dukungan……………………………………………………………………………….8
7.1 Sumber daya………………………………………………………………...………8
7.1.1 Pemantauan dan pengukuran……………………………………………..8
7.1.2 Orang…………………………………………………………………………8
7.1.3 Infrastruktur…………………………………………………………………..8
7.1.4 Lingkungan untuk operasi proses…………………………………………8
7.1.5 Pemantauan dan pengukuran sumber daya……………………………..9
7.1.6 Pengetahuan Organisasi…………………………………………………...9
7.2 Kompetensi…………………………………………………………………………10
7.3 Kepedulian………………………………………………………………………….10
7.4 Komunikasi…………………………………………………………………………10
7.5 Informasi terdokumentasi…………………………………………………………11
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
7.6 Pengendalian informasi yang terdokumentasi………………………………….11
8. Operasi…………………………………………………………………………………11
8.1 Perencanaan dan pengendalian operasi………………………………………..11
8.2 Persyaratan produk dan jasa……………………………………………………..12
8.3 Desain dan pengembangan produk dan jasa…………………………………..12
8.4 Pengendalian proses, produk dan jasa yang disediakan eksternal………….12
8.5 Produk dan penyediaan jasa……………………………………………………..13
9. Evaluasi Kinerja………………………………………………………………………13
9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi………………………………13
9.1.2 Kepuasan pelanggan……………………………………………………...13
9.1.3 Evaluasi dan analisis………………………………………………………14
9.2 Audit Internal……………………………………………………………………….14
9.3 Tinjauan manajemen………………………………………………………………14
10. Peningkatan…………………………………………………………..……………….15
10.1 Ketentuan umum…………………………………………………………...….15
10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan korektif………………………………………15
10.3 Peningkatan berkelanjutan………………………………………………..….16
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
COMPANY PROFILE
Profil Perusahaan

PT. Tiga Mutiara didirkan pada tanggal 30 September 2009 di Jl. Rawa-rawa No.
77 Balikpapan oleh Bapak Daeng Soekoco dengan akta pendirian perusahaan No.
77 TH. 30 September 2009 oleh kuasa hukum Anto Daging, SH.

VISI
Visi didirikannya PT. Tiga Mutiara adalah menjadi kontraktor pengadaan dan jasa
yang handal dan memberikan kepuasan terhadap seluruh pelanggan yang bekerja
sama dengan PT. Tiga Mutiara.

MISI
Secara konsisten menjalankan dan menerapkan sistem manajemen mutu dengan
efektif, konsisten serta secara berkesinambungann melakukan perbaikan yang
diperlukan dan peningkatan berkelanjutan.

Lingkup Usaha
Dibidang pengadaan dan jasa.

Alamat :
Jl. Rawa-rawa No 77 Balikpapan 6996
Telp : (0542) 777777
Fax : (0542) 5555
Email : contractor@tigamutiara.co.id
Website : www.tigamutiara.co.id
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017

QUALITY POLICY
KEBIJAKAN MUTU

PT. Tiga Mutiara berkomitmen untuk memberikan pengadaan dan jasa yang
sesuai dengan kebutuhan pelanggan/ client, dengan mutu pengadaan dan jasa yang
konsisten, harga bersaing dan pengirimin yang tepat waktu dan tepat jumlah.
Seluruh jajaran manajemen dan karyawan PT. Tiga Mutiara mendukung penuh
kebijakan ini secara loyal dan kebijakan mutu ini dievaluasi secara berkala dari
kesesuaian dengan harapan pelanggan. PT. Tiga Mutiara juga berkomitmen penuh
menjaga mutu lingkungan kerja yang ada di PT. Tiga Mutiara dan selalu update
terhadap segala standar dan peraturan yang berkaitan dengan proses pengadaan
dan jasa serta lingkungan kerja di PT. Tiga Mutiara.

Balikpapan, 24 September 2011

Daeng Soekoco
Director
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017

ORGANIZATION CHART
STRUKTUR ORGANISASI

DIREKTUR

HSE

HRD PROC. FA QA SALES PROJECT


LOGISTIC MARKETING

Balikpapan, 24 September 2011

Daeng Soekoco
Director
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017

JOB DESCRIPTION
1. Direktur
 Sebagai pimpinan tertinggi yang bertanggung jawab atas kelancaran dan
pelaksanaan kegiatan perusahaan mengkoordinir serta membimbing
kegiatan perusahaan sehari-hari.
 Mempertanggungjawabkan semua kewajiban yang menyangkut rugi laba
perusahaan.

2. FA Manager
 Menangani semua masalah yang menyangkut segi dana, dengan cara
merencanakan, mengatur dan mengawasi penerimaan dan pengeluaran
dana sehubungan dengan transaksi-transaksi yang terjadi.
 Menyediakan informasi kepada bagian-bagian yang lain mengenai
kedudukan keuangan perusahaan.
 Mengevaluasi laporan tahunan keuangan.

3. Project Manager
 Memimpin langsung proyek induk dan tetap stand by di site office. Project
Manager juga berfungsi sebagai wakil dari pihak pemilik untuk memimpin
dan mengawasi pelaksanaan proyek.

4. Sales & Marketing Manager


 Menyusun program dan strategi pemasaran, baik jangka pendek maupun
jangka panjang sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan oleh
perusahaan.
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
 Menawarkan produk perumahan melalui media eletronik, media cetak,
maupun presentasi ke instansi-instansi baik pemerintahan maupun
swasta serta pameran.

5. Procurement & Logistic Manager


 Menyediakan spesifikasi material yang di request oleh klien dan jadwal
penggunaan material.
 Membuat jadwal pengadaan material, berdasarkan jadwal penggunanya.
 Melakukan pengadaan material sesuai jadwal.
 Mengatur laporan mengenai stock barang.
 Mengatur pengeluaran barang/ material sesuai permintaan dan kebutuhan
proyek.

6. HSE Manager
 Mengawasi dan menerapkan sistem keselamatan dan kesehatan kerja di
perusahaan.
 Mengatur dan mengawasi persediaan APD karyawan.
 Membuat laporan tahunan HSE.
 Mengidentifikasi potensi bahaya dan pengendalian setiap pekerjaan.

7. HRD Manager
 Memastikan SDM yang berkualitas terhadap keefektifan SMM.
 Mengelola SDM sesuai dengan visi misi perusahaan

8. QA/QC
 Mengontrol seluruh kualitas dan perbaikan proses SMM
 Memastikan seluruh peralatan tersersetifikasi
 Menjaga kualitas pelayanan perusahaan.
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017

1. Ruang Lingkup
Ruang lingkup sistem manajemen mutu PT. Tiga Mutiara mencakup semua
persyaratan sistem manajemen mutu 9001:2015.

2. Referensi Normatif
- Standar ISO 9001:2015

3. Istilah dan Definisi


- SMM adalah Sistem Manajemen Mutu atau Quality Management System
- Client/ customer/ pelanggan adalah pihak yang memberi pekerjaan dan
menerima jasa atau hasil pekerjaan yang dimintanya, serta membayarnya.
- Manual adalah dokumen level I pada sistem manajemen PT. Tiga Mutiara.
- SOP adalah Standar Operasional Prosedur atau pedoman kerja bagi pekerja
dalam beraktivitas di area kerjanya.
- WI atau Work Instruction adalah dokumen yang menjelaskan tahapan-tahapan
suatu pekerjaan.
- Wakil manajemen / management representative adalah karyawan yang ditunjuk
atau karyawan senior yang mengelola dan menjalankan sistem manajemen
mutu.

4. Konteks Organisasi
4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya
PT. Tiga Mutiara memiliki organisasi yang menentukan masalah internal
dan eksternal yang relevan dengan tujuan dan arahan strategi yang dapat
berpengaruh pada kemampuan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak Yang Berkepentingan

1|QMS PT. Tiga Mutiara


Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
Seluruh jajaran manajemen PT. Tiga Mutiara memastikan seluruh
kepentingan yang relevan terhadap pelanggan/ client.

4.3 Menentukan Lingkup Sistem Manajemen Mutu


Memastikan isu internal dan eksternal sesuai klausul 4.1 dan memastikan
persyaratan terkait pihak yang berkepentingan yang relevan.

4.4 Sistem Manajemen Mutu

4.4.1 Proses Sistem Manajemen Mutu


PT. Tiga Mutiara menentukan proses yang diperlukan bagi Sistem
Manajemen Mutu dan penerapannya dan harus :

a) Menetapkan masukan yang diperlukan dan keluaran yang diharapkan dari


proses;
b) Menetapkan urutan dan interaksi proses;
c) Menetapkan dan menerapkan kriteria, metode (termasuk pengukuran dan
indicator kinerja terkait) yang diperlukan untuk memastikan operasi dan
kendali proses yang efektif;
d) Menetapkan sumber daya yang diperlukan dan memastikan ketersediaan;
e) Penunjukan tanggung jawab dan wewenang;
f) Menangani risiko dan peluang sesuai dengan persyaratan, merencanakan
dan menetapkan tindakan yang tepat untuk mengatasinya;
g) Mengevaluasi metode untuk memantau, mengukur, bila sesuai,dan
mengevaluasi proses dan, jika diperlukan, perubahan proses untuk
memastikan hal tersebut mencapai hasil yang dimaksud;
h) Meningkatkan proses sistem manajemen mutu.

4.4.2 Sejauh yang diperlukan, organisasi harus :


a) Memelihara informasi terdokumentasi untuk mendukung operasi dari
prosesnya;
2|QMS PT. Tiga Mutiara
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
b) Menyimpan informasi terdokumentasi untuk mempunyai keyakinan bahwa
proses yang dilakukan sesuai rencana.

5. Kepemimpinan

5.1 Kepemimpinan dan Komitmen

5.1.1 Umum
Manajemen puncak harus memperlihatkan kepemimpinan dan komitmen
terhadap sistem manajemen mutu dengan :
a) Mengambil tanggung jawab atas keefektifan sistem manajemen mutu;
b) Memastikan kebijakan dan sasaran mutu ditetapkan untuk sistem
manajemen mutu dan selaras dengan konteks dan arahan strategi
organisasi;
c) Memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen mutu dalam
proses bisnis PT. Tiga Mutiara;
d) Mempromosikan kepedulian pada pendekatan proses dan pemikiran
berbasis risiko;
e) Memastikan sumber daya yang diperlukan untuk SMM tersedia;
f) Mengkomunikasikan pentingnya manajemen mutu yang efektif dan
kesesuaian terhadap persyaratan SMM;
g) Memastikan SMM mencapai hasil yang dimaksud;
h) Melibatkan mengarahkan dan mendukung orang untuk berkontribusi pada
keefektifan SMM;
i) Mempromosikan peningkatan;
j) Mendukung peran manajemen yang relevan lainnya untuk memperlihatkan
kepemimpinan dalam bidang tanggung jawab mereka.

5.1.2 Fokus Pada Pelanggan


Manajemen puncak harus memperagakan kepemimpinan dan komitmennya
untuk fokus pada pelanggan dengan memastikan bahwa;

3|QMS PT. Tiga Mutiara


Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
a) Persyaratan pelanggan dan peraturanserta perundang-undangan
ditentukan dan dipenuhi;
b) Risiko dan peluang yang mempunyai pengaruh terhadap produk dan
jasa serta kemampuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
ditentukan dan disampaikan;
c) Fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan dipelihara.

5.2 Kebijakan Mutu

5.2.1 Penetapan Kebijakan Mutu


Manajemen puncak harus menetapkan, menerapkan dan memelihara
kebijakan mutu yang :
a) Sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi dan mendukung arah
strategi;
b) Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan sasaran mutu;
c) Termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku;
d) Termasuk komitmen untuk peningkatan berkelanjutan dari sistem
manajemen mutu.

5.2.2 Komunikasi Kebijakan Mutu


Kebijakan mutu harus :
a) Tersedia dan dipelihara sebagai informasi terdokumentasi;
b) Dikomunikasikan, dimengerti dan diterapkan dalam PT. Tiga Mutiara;
c) Tersedia untuk pihak berkepentingan yang relevan, bila perlu.

Seperti :

a) Pertemuan umum untuk seluruh karyawan;


b) Rapat kerja;
c) Memo dan pengumuman-pengumuman;

4|QMS PT. Tiga Mutiara


Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
5.3 Peran, tanggung jawab dan wewenang organisasi
Manajemen puncak harus menunjuk tanggung jawab dan wewenang untuk :
a) Memastikan SMM memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2015;
b) Memastikan proses menghasilkan keluaran yang dimaksud;
c) Memastikan keutuhan SMM dipelihara apabila perubahan pada SMM
direncanakan dan diterapkan;
d) Melaporkan kinerja SMM dan peluang untuk peningkatan, khususnya pada
pimpinan puncak PT. Tiga Mutiara;
e) Tanggung jawab dan wewenang masing-masing departemen yang
mengelola, melaksanakan, dan memverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi
mutu harus ditetapkan dan disosialisasikan.

Manajemen PT. Tiga Mutiara menunjuk seorang anggota manajamen atau pegawai
senior di PT. Tiga Mutiara yang mengetahui proses-proses yang dikelola sebagai
wakil manajemen, dengan tanggung jawab sebagai berikut :
a) Menjamin bahwa sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan, dan
dipelihara sesuai standar ISO 9001:2015;
b) Melaporkan kepada manajemen PT. Tiga Mutiara mengenai kinerja SMM
termasuk memberikan masukan untuk perbaikan;
c) Mengkomunikasikan persyaratan pelanggan di PT. Tiga Mutiara melalui
media yang sesuai;
d) Menjadi penghubung antara manajemen PT. Tiga Mutiara dengan pihak luar
perusahaan yang berkaitan dengan SMM seperti pelanggan, penyedia
eksterenal, dan lembaga sertifikasi.

6. Perencanaan
6.1 Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang

5|QMS PT. Tiga Mutiara


Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
6.1.1 PT. Tiga Mutiara mempertimbangkan isu yang berkaitan dengan
persyaratan yang diminta pelanggan dan menentukan risiko dan
peluang yang perlu ditujukan untuk :
a) Memberikan kepastian bahwa SMM dapat mencapai hasil yang
diinginkan;
b) Meningkatkan pengaruh yang diinginkan;
c) Mencegah, mengurangi pengaruh yang tidak diinginkan;
d) Mencapai peningkatan.

6.1.2 Pimpinan puncak PT. Tiga Mutiara merencanakan :


a) Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang;
b) Bagaimana untuk :
1) Mengintegrasikan dan menerapkan tindakan pada proses SMM;
2) Mengevaluasi keefektifan dari tindakan tersebut.

6.2 Sasaran Mutu dan perencanaan untuk mencapai hasil sasaran


6.2.1 Pimpinan puncak PT. Tiga Mutiara menetapkan sasaran mutu pada
fungsi yang relevan, tingkat dan proses yang dibutuhkan untuk
SMM.
Manajemen puncak bertanggung jawab menetapkan sasaran mutu :
a) Sasaran mutu harus ditetapkan bagi setiap fungsi dan tingkatan yang
relevan;
b) Sasaran mutu harus termasuk sasaran yang diperlukan untuk
memenuhi persyaratan produk (barang dan jasa);
c) Sasaran mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan
mutu;
d) Sasaran mutu harus konsisten dengan kebijakan mutu, terukur,
memperhitungkan persyaratan yang berlaku, relevan terhadap
kesesuaian produk dan jasa untuk meningkatkan kepuasan
pelanggan, dipantau, dikomunikasikan.

6|QMS PT. Tiga Mutiara


Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
6.2.2 Penetapan kebijakan mutu
Ketika merencanakan bagaimana untuk mencapai sasaran mutu,
pimpinan puncak PT. Tiga Mutiara menetapkan :
a) Apa yang akan dikerjakan;
b) Sumber daya apa diperlukan;
c) Siapa yang bertanggung jawab;
d) Kapan akan selesai;
e) Bagaimana hasil akan dievaluasi.

6.3 Perubahan perencanaan


PT. Tiga Mutiara menentukan kebutuhan untuk merubah SMM perubahan harus
dilakukan secara terencana. Manajemen PT. Tiga Mutiara harus
mempertimbangkan :
a) Tujuan dari perubahan dan konsekuensi potensialnya;
b) Keutuhan dari SMM;
c) Ketersediaan sumber daya;
d) Alokasi atau realokasi tanggung jawab dan wewenang.

7. Dukungan
7.1 Sumber Daya
7.1.1 Umum
Pedoman ini mencakup kebutuhan personil sesuai dengan kemampuan
atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan, dan pengalaman untuk
menerapkan dan meningkatkan SMM di PT. Tiga Mutiara.

7.1.2 Orang
Pimpinan puncak PT. Tiga Mutiara harus menentukan dan menyediakan
orang yang diperlukan untuk penerapan SMM yang efektif dan untuk operasi
serta pengendalian prosesnya.
7|QMS PT. Tiga Mutiara
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017

7.1.3 Infrastruktur
Pimpinan puncak PT. Tiga Mutiara harus menentukan, menyediakan dan
memelihara infrastruktur untuk operasi dari proses untuk mencapai
kesesuaian produk dan jasa. Setiap manager terkait bertanggung jawab atas
pemeliharaan dan perawatan infrastruktur guna menghasilkan barang/jasa
yang sesuai dengan persyaratan pelanggan :
a) Fasilitas untuk memenuhi produk yang sesuai harus tersedia;
b) Masing –masing manajer bertanggung jawab atas pemeliharaan dan
perawatan infrastruktur yang dibutuhkan demi mencapai produk dan
jasa yang sesuai, seperti :
- Bangunan, fasilitas tempat kerja, dan fasilitas pendukung.
- Peralatan, baik perangkat keras maupun perangkat lunak,
- Perlengkapan pendukung antara lain transportasi, komunikasi
atau sistem informasi.

7.1.4 Lingkungan untuk operasi proses


Manajemen PT. Tiga Mutiara harus menentukan, menyediakan, dan
memelihara lingkungan yang diperlukan untuk operasi proses dan untuk
mencapai kesesuaian terhadap produk dan jasa.

7.1.5 Pemantauan dan pengukuran sumber daya


7.1.5.1 Umum
Manajemen PT. Tiga Mutiara memastikan sumber daya
yang disediakan :
a) Sesuai dengan kegiatan untuk jenis pemantauan dan
pengukuran yang spesifik yang sedang dilakukan;
b) Dipelihara untuk memastikan kesesuaian terhadap
pemenuhan tujuannya berlanjut.

7.1.5.2 Telusur pengukuran


8|QMS PT. Tiga Mutiara
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
PT. Tiga Mutiara memastikan dalam persyaratan ISO
9001:2015 untuk memberikan keyakinan pada keabsahan hasil
pengukuran, peralatan pengukuran harus:
a) Dikalibrasi atau diverifikasi pada rentang waktu yang
ditentukan, atau sebelum digunakan terhadap standar
pengukuran yang mampu telusur pada standar pengukuran
internasional, dasar untuk kalibrasi atau verifikasi harus
disimpan sebagai informasi terdokumentasi;
b) Identifikasi untuk menentukan status kalibrasi;
c) Dijaga dari penyetelan, perusakan atau penurunan mutu yang
dapat membuat status kalibrasi dan sebagian hasil
pengukuran menjadi tidak sah.

7.1.6 Pengetahuan organisasi


Pimpinan PT. Tiga Mutiara harus menentukan pengetahuan yang cukup
untuk operasi dari proses dan untuk mencapai kesesuaian dari produk dan
jasa. Pengetahuan harus dipelihara, dan dibuat tersedia sejauh yang
diperlukan.

7.2 Kompetensi
Manager terkait harus :
a) Menentukan kompetensi yang cukup bagi orang yang melaksanakan
pekerjaan dalam kondisi terkendali yang dapat berpengaruh pada kinerja
dan keefektifan SMM;
b) Memastikan orang yang kompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, atau
pengalaman yang sesuai;

9|QMS PT. Tiga Mutiara


Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
c) Bila memungkinkan, mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi
yang diperlukan dan mengevaluasi keefektifan dari tindakan yang diambil;
d) Menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai bukti
kompetensi.

7.3 Kepedulian
Manajer terkait memastikan orang yang melakukan pekerjaan dibawah kendali
organisasi peduli terhadap :
a) Kebijakan mutu;
b) Sasaran mutu yang relevan;
c) Kontribusinya terhadap keefektifan SMM, termasuk manfaat dari
peningkatan kinerja;
d) Pengaruh bila tidak mentaati persyaratan SMM.

7.4 Komunikasi
Manager terkait di PT. Tiga Mutiara menentukan komunikasi internal dan
eksternal yang relevan dengan SMM, termasuk :
a) Pada apa yang akan dikomunikasikan;
b) Kapan berkomunikasi;
c) Dengan siapa berkomunikasi;
d) Bagaimana berkomunikasi;
e) Siapa yang berkomunikasi.

7.5 Informasi terdokumentasi


7.5.1 Umum
SMM PT. Tiga Mutiara harus mencakup :
a) Informasi terdokumentasi yang diperlukan oleh standar ini;
b) Informasi terdokumentasi yang ditentukan oleh organisasi yang
perlu untuk keefektifan SMM.

7.5.2 Membuat dan Memutakhirkan


10 | Q M S P T . T i g a M u t i a r a
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
Membuat dan memutakhirkan informasi terdokumentasi seperti
manual, SOP, WI, dan lainnya, unit kerja terkait harus memastikan
kesesuaian :
a) Identifikasi dan deskripsi ( seperti judul, tanggal, penulis, atau
nomor referensi )
b) Format ( seperti bahasa, edisi piranti lunak, grafik ) dan media (
seperti kertas, elektronik )
c) Tinjauan dan persetujuan untuk kecukupan dan kesesuaian.
7.6 Pengendalian informasi terdokumentasi
Informasi terdokumentasi yang diperlukan oleh SMM dan oleh standar ini
harus dikendalikan untuk memastikan :
a) Ketersediaan dan kesesuaian untuk digunakan, kapan dan dimana jika
diperlukan;
b) Dilindungi secara cukup seperti kehilangan kerahasiannya, penggunaan
yang tidak sesuai, atau kehilangan integritas).

8. Operasi
8.1 Perencanaan dan pengendalian operasi
PT. Tiga Mutiara merencanakan, menerapkan dan mengendalikan proses yang
diperlukan untuk memenuhi persyaratan bagi pengadaan dan jasa serta untuk
menerapkan tindakan yang ditentukan, dengan :
a) Menentukan persyaratan bagi pengadaan dan jasa;
b) Menetapkan kriteria untuk proses dan keberterimaan produk dan jasa;
c) Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian
terhadap persyaratan jasa dan pengadaan;
d) Menerapkan kendali proses sesuai dengan kriteria;
e) Menentukan memelihara, dan menyimpan informasi terdokumentasi sejauh
yang diperlukan.

8.2 Persyaratan pengadaan dan jasa

11 | Q M S P T . T i g a M u t i a r a
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
PT. Tiga Mutiara memastikan bahwa komunikasi dengan pelanggan tetap
terjaga dan intens dalam bekerja sama dan sesuai dengan persyaratan maupun
peraturan, perundang-undangan.

8.3 Desain dan pengembangan pengadaan dan jasa


Dalam menentukan tahapan dan kendali untuk desain dan pengembangan
manajemen PT. Tiga Mutiara mempertimbangkan :
a) Sifat lamanya dan rumitnya kegiatan dari desain dan pengembangan;
b) Tahapan proses yang diperlukan termasuk kegiatan desain
pengembangan yang berlaku;
c) Keperluan kegiatan verifikasi dan validasi desain dan pengembangan;
d) Tanggung jawab dan wewenang yang terlibat dalam proses desain dan
pengembangan;
e) Sumber daya internal dan eksternal yang diperlukan untuk desain dan
pengembangan pengadaan dan jasa;
f) Keperluan untuk mengendalikan bidang temu antara orang dalam proses
desain dan pengembangan.

8.4 Pengendalian proses, pengadaan dan jasa yang disediakan eksternal


PT. Tiga Mutiara menentukan pengendalian yang dapat diterapkan pada proses,
yang disediakan secara eksternal bila :
a) Produk dan jasa dari penyedia eksternal yang dimaksudkan untuk
dimasukkan pada produk dan jasa organisasi;
b) Produk dan jasa yang disediakan langsung pada pelanggan oleh penyedia
eksternal;

8.5 Produksi dan penyediaan jasa


PT. Tiga Mutiara menerapkan penyediaan pengadaan dan jasa dalam kondisi
terkendali harus mencakup, jika sesuai :
a) Ketersediaan informasi terdokumentasi yang menentukan jasa yang
disediakan;
12 | Q M S P T . T i g a M u t i a r a
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
b) Penerapan kegiatan pemantauan dan pengukuran pada tahapan yang
sesuai untuk memverifikasi kriteria pengendalian proses dan keluaran
proses, dan kriteria keberterimaan untuk jasa.
c) Penggunaan infrastruktur dan lingkungan untuk operasi proses yang
sesuai.

9. Evaluasi Kinerja
9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis, dan evaluasi
9.1.1 Umum
PT. Tiga Mutiara menentukan :
a) Apa yang diperlukan untuk dipantau dan diukur;
b) Metode untuk pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi, yang
diperlukan untuk memastikan keabsahan hasil;
c) Penerapan menjamin kesesuaian sistem manajemen mutu
dilaksanakan audit internal;
9.1.2 Kepuasan Pelanggan
Pengukuran kepuasan pelanggan dilaksanakan pada setiap proyek
sepanjang project berlangsung atau di akhir proyek. Manajer project
bertanggung jawab untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan dengan
cara mengirimkan kuisioner kepada pelanggan dan menganalisa data yang
didapat, dan melaporkannya kepada manajemen.

9.1.3 Evaluasi dan analisis


Hasil analisis harus digunakan untuk evaluasi :
a) Kesesuaian terhadap persyaratan;
b) Tingkat kepuasan pelanggan;
c) Kinerja dan keefektifan SMM;
d) Kinerja penyedia eksternal;
e) Keperluan untuk peningkatan pada SMM.

9.2 Audit Internal


13 | Q M S P T . T i g a M u t i a r a
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
Audit internal dilaksanakan pada waktu yang direncanakan untuk menilai :
a) Kesesuaian sistem manajemen mutu dengan aturan yang direncanakan,
persyaratan standar ISO 9001:2015 dan sistem manajemen mutu yang
telah ditetapkan oleh PT. Tiga Mutiara.
b) Efektifitas penerapan dan pemeliharaan sistemn manajemen mutu
Program audit direncanakan dengan mempertimbangkan status dan
kepentingan proses serta area yang diaudit maupun hasil audit
sebelumnya. Kriteria, ruang lingkup, frekuensi, dan metode ditentukan.
Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit dijamin objektif dan metode
independen. Auditor tidak mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Auditee
menjamin ketepatan waktu dan tindakan yang dilakukan untuk
menghilangkan ketidaksesuaian. Kegiatan tindakan lanjut meliputi verifikasi
tindakan yang dilakukan dan pelaporan hasilnya.

9.3 Tinjauan Manajemen


Manajemen PT. Tiga Mutiara meninjau penerapan sistem manajemen mutu
minimal 1 (satu) tahun sekali atau dilakukan lebih sering jika diperlukan, untuk
menjamin efektifitasnya. Tinjauan ini termasuk melihat kemungkinan
pengembangan dan perubahan sistem manajemen serta tinjauan terhadap
kebijakan mutu dan sasaran mutu. Tinjauan manajemen melibatkan semua
bagian yang tercakup dalam sistem manajemen mutu, baik untuk memberi
masukan dalam tinjauan maupun menindaklanjuti hasil tinjauan. Rekaman
pelaksanaan tinjauan manajemen dan hasil-hasilnya disimpan.

10. Peningkatan
10.1 Umum
PT. Tiga Mutiara menentukan dan memilih peluang untuk tindakan
peningkatan dan penerapan seperlunya untuk memenuhi persyaratan pelanggan
dan meningkatkan kepuasan pelanggan, mencakup :
14 | Q M S P T . T i g a M u t i a r a
Quality Management System
No. Dok. QUA-M001-A1
Issued Date :17 September 2017
a) Meningkatkan pelayanan pengadaan dan jasa untuk memenuhi persyaratan
seperti juga untuk kebutuhan dan harapan masa depan;
b) Memperbaiki, mencegah atau mengurangi pengaruh yang tidak diinginkan;
c) Meningkatkan kinerja dan keefektifan SMM PT. Tiga Mutiara.

10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan korektif


PT. Tiga Mutiara memastikan bila terdapat ketidaksesuaian terjadi, termasuk
yang timbul dari keluhan dari internal harus :
a) Bereaksi terhadap ketidaksesuaian dan jika berlaku mengambil tindakan
untuk mengendalikan dan memperbaiki;
b) Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian, agar tidak terulang, dengan :
- Meninjau dan menganalisis ketidaksesuaian
- Menentukan penyebab ketidaksesuaian
- Menentukan kesamaan ketidaksesuaian yang sudah ada, atau
potensial terjadi.
c) Menerapkan tindakan yang diperlukan;
d) Meninjau keefektifan tindakan koreksi yang diambil;
e) Memutakhirkan risiko dan peluang yang ditetapkan saat perencanaan, bila
perlu;
f) Melakukan perubahan pada SMM PT. Tiga Mutiara.

10.3 Peningkatan berkelanjutan


PT. Tiga Mutiara terus meningkatkan kesesuaian, kecukupan, dan keefektifan
SMM secara berkelanjutan. PT. Tiga Mutiara mempertimbangkan hasil dari
analisis dan evaluasi, serta tinjauan manajemen untuk menentukan jika ada
keperluan atau peluang yang harus ditangani sebagai bagian dari peningkatan
berkelanjutan.

15 | Q M S P T . T i g a M u t i a r a