Módulo 4 – Grabar Datos 1

MÓDULO 4. GRABAR DATOS

Objetivo

Reconocer el funcionamiento del proceso de digitación en el programa Grabar Datos.

Objetivos de Aprendizaje

Que vamos a aprender

1. A reconocer una vista o tabla.
2. Cómo se graba un registro en la tabla o base de datos
3. Cómo realizar un recorrido por los campos o variables.
4. Cómo hacer búsquedas, aplicar filtros y hacer correcciones de la base de datos.

Introducción

Hemos diseñado nuestro cuestionario mediante la inclusión de los campos que queríamos
tener a partir de nuestro formato físico y la generación de rutinas que mejoren el desempeño
en el proceso de digitación. Para esto trabajamos el cuestionario internacional de actividad
física –IPAQ.

Como vimos previamente, el programa Crear Formulario sólo nos permite diseñar el
formulario que utilizaremos. Para digitar tuvimos que convertir nuestra Vista en Tabla, en el
programa Grabar Datos. Esto quiere decir que en este programa no trabajamos con vistas si
no con tablas.

Para acceder al programa, haga clic en el botón Grabar Datos de la pantalla principal o en la
herramienta Programas. También puede hacerlo desde Crear Formulario, en la herramienta
Archivo y luego, clic en Grabar Datos o en el ícono de la parte superior.

Una vez abierto el programa, hacemos clic en la herramienta Archivo y luego Abrir
Formulario. También puede utilizar el ícono respectivo.

Se despliega la ventana Abrir. En Proyecto actual buscamos la carpeta CRONICAS y allí el

proyecto CRONICAS.prj. Ahora se abre la ventana con los formularios disponibles. Tomamos
el IPAQ.

Recuerde, que por defecto, siempre se abrirá primero la carpeta Epi_Info.

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 Si se encuentra en otro proyecto, haga clic en los puntos suspensivos de Proyecto

actual y busque la carpeta de proyecto que requiere Cambiar Proyecto de la ventana
Seleccione tabla y se realiza el procedimiento de Archivo y Abrir.
 Si es una tabla que recientemente abrió, la encontrará al final del menú de la
herramienta Archivo, como formulario reciente (Recent Forms)

Podemos dar clic en la tabla IPAQ. Nos abrirá nuestra vista convertida en un formulario en el
que podemos digitar. Observe que la mayor área de la pantalla es el área de digitación. Al
lado izquierdo encontrará un administrador de las páginas de cada cuestionario y un
generador de relaciones con otras bases de datos. También puede localizar un mecanismo
de recorrido y búsqueda entre registros; los íconos de interacción con los programas y en la
parte superior ubicará la barra de herramientas.

Reconozcamos cada una de estas partes a continuación.

Administrador de páginas
Contiene las páginas que ha diseñado previamente para organizar sus campos. En algunos
casos para pasar a una página diferente a la inicial (generalmente con un 1) aparecerán tres
mensajes, que veremos más adelante.

Mecanismo de recorrido entre registro

Nos permite ubicar un registro específico en el que revisaremos la información que ha sido
digitada.

Antes de esta barra encontrará el ícono Buscar que permite filtrar los registros (la base de
datos). Después están los botones de borrar o no.
Interacción con otros programas
Mediante íconos puede interactuar con los programas Analizar Datos (Panel de análisis),
Crear Mapas (Mapas) y Crear Formulario (Editar formulario)
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Generador de relaciones
Permite la interacción con los campos de otras bases de datos que compartan una información
de identificación común.

Barra de herramientas
 Archivo: podemos Abrir, Editar o Cerrar un formulario. Guardar y Salir. Además
podemos Importar datos de otro dispositivo o Empaquetar para el transporte. En
este menú se puede Imprimir un formulario en blanco para su uso físico.
 Editar: permite las funciones o acciones sobre el registro como Marcar como borrado
y Deshacer borrado. Tiene la herramienta Buscar para filtrar los registros.

Paso 1. Repaso crítico de Crear Formularios

Para este Módulo no utilizaremos nuestro proyecto CRONICAS.prj y su vista IPAQ, si no

BOGOTAGYTS2007.prj en la que se digitó la información de la Encuesta Global de
Tabaquismo en Jóvenes (del ingles Global Youth Tobacco Survey) para Bogotá DC en el
2007, realizada por el Instituto Nacional de Cancerología. Esta base está publicada en el
repositorio de datos de las encuestas realizadas en el mundo en este tema: Global Tobacco
Surveillance System Data (GTSSData). El directorio y las preguntas fueron traducidas al
español para hacer más fácil su comprensión.

La tabla que abriremos será Colombia. En este ejercicio realizaremos la crítica del diseño de
la Vista. Haremos inicialmente unas preguntas, que serán resueltas posteriormente.

En los archivos que les suministramos se encuentra la hoja de cálculo Formato Encuesta
GYTS Colombia.xls, en ella podrá conocer el cuestionario y el directorio de la base de datos.

A partir de esta información, critique la vista Colombia. Revise la definición de los campos, la
impresión visual de la pantalla, faltantes o sobrantes de la vista, etc.

Antes de pasar a la siguiente página, en la que encontrará nuestra crítica, escríbala en una
hoja.

Advertimos que la base de datos original tenía las consideraciones faltantes, que
fueron modificadas para este ejercicio.

Algunas consideraciones generales sobre la encuesta como tal:

1. Muchas variables que eran cuantitativas, por ejemplo Edad o Edad de inicio del
consumo (CR2), se tomó como una categoría ordinal y no con el valor numérico que
permitiría después generar las agrupaciones que se requerirían.
2. Tiene muchas variables de control sobre el tema No fumo o Nunca he fumado. Esto
debe tenerse en cuenta en el análisis. Es posible que esto se pudiera hacer de otra
forma. Si nunca ha fumado, pasar a las preguntas sobre percepciones de riesgo (un
salto).
3. Las preguntas sobre cesación de tabaco deberían tener las opciones Nunca he
fumado y No fumo, pues lo que se está preguntando lo ameritaría.
4. La pregunta 2 (COR2) tiene categorías que pueden sobreponerse a pesar de intentar
diferenciarlo en la frase: Hoy no, en el último mes estará incluido en Hoy no, en los
últimos seis meses. Esto sucede también con los medios de comunicación donde unas
preguntas pueden incluirse en otras.
5. Las expresiones durante el último mes o último año siempre deben ser muy precisas.
Las personas creen que el último mes es en el que están a si esté iniciando, por lo que
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es recomendable poner en los últimos 30 días. Lo mismo sucede con el último año,
que se debe describir como los últimos 12 meses.
6. Las categoría de la pregunta sobre ¿sus padres saben que fuman? (COR18) deberían
ser iguales a las de ¿sus padres fuman? (CR13).

Sobre el diseño de la Vista:

1. Es importante tener un código de la encuesta que se repita en cada página para
asegurar que estemos digitando el formato correspondiente. Se puede usar un campo
tipo espejo para las tres últimas páginas.
2. Las preguntas en el cuestionario son extensas, pero podrían ser más sintéticas o
resumidas para la Vista. La pantalla muestra la pregunta como una cascada que ocupa
varias filas. Esto se evitaría si la pregunta no tuviera más de 128 letras.
3. Los nombres de los campos son de difícil recordación. Podría utilizarse una
nomenclatura, P.ej., como CR01FUMA, para la primera pregunta.
4. El cuestionario tiene preguntas originales que tienen como prefijo CR y preguntas
desarrolladas para Colombia con el prefijo COR. Se podría tener para la pregunta 2,
el nombre de ampo CR02FUMAMES_COL
5. La mayoría de los campos son numéricos cuando son textos, a pesar que se puedan
digitar con códigos alfanuméricos. Adicionalmente, las preguntas con variables
cuantitativas (Edad o Edad de inicio) están categorizadas ya como variables ordinales,
que son capturadas como números.
6. Como los campos son numéricos no se pueden crear listas o tablas que permitan una
selección por el digitador o un diseño más comprensivo.
7. Al reiterar la categoría NO fuma o Nunca he fumado, no posibilita hacer saltos.
8. No podremos calcular medidas de resumen para variables cuantitativas, pues no las
hay. Nos aproximaríamos con las fórmulas para datos agrupados. El único caso donde
las utilizaríamos serían para aquellas variables tipo likert tales como CR14, CR17,
CR18, CR25, CR26 y CR29, donde le mantendríamos el valor numérico original.
9. No se usa el Código Check.

Como ejercicio complementario, usted podría crear el formulario con las correcciones
correspondientes. Le sugerimos no hacerlo sobre el proyecto actual. Lo puede hacer en
nuestro Proyecto CRONICAS.prj con el nombre GYTS.

Paso 2. Grabar un registro en la base de datos

Vamos a suponer que usted tiene 15 años, recuerde su situación frente al tabaquismo en esa
época (No hace mucho, ¡afortunadamente!). Usted va a contestar la encuesta con esos datos.

1. Si tenemos la vista abierta por el anterior Paso, vamos Grabar Datos para entrar a
nuestra tabla. Si no la tenemos abierta, abra directamente el programa Grabar Datos.

2. Haga clic en el botón Registro nuevo. Digite la información a partir de sus recuerdos.
Observe que para pasar de página tienen que dar clic en la página correspondiente.
Al final de la digitación haga clic en el botón Guardar.

3. Usted creó el registro #1.922. Los restantes 1.921 corresponden a la encuesta que se
administró en Bogotá DC y que ya están diligenciados. Recordemos donde podemos
ver que es el registro #1.922.
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Durante la digitación observó lo difícil y denso que es el proceso de responder las preguntas,
más cuando se repiten muchas respuestas si la persona no ha fumado en la vida o no fuma
en el momento.

Este proceso de auto-administración debía hacerse como un piloto para tener la percepción
del desempeño al diligenciar la encuesta y de la vista diseñada. En el caso de nuestra tabla
IPAQ, esto lo podríamos hacer antes de aplicar la encuesta o digitar el primer formulario, para
realizar las correcciones correspondientes.

Paso 3. Moverse a través de los registros

1. En la parte superior de la pantalla localice los botones de flechas y haga clic en ellos
para moverse de un registro a otro, al principio (<<) o al final (>>).

2. Para ir a un registro concreto, haga clic en la casilla de Registro y escriba a donde

quiere ir, por ejemplo #30 y luego enter.

3. Recuerda que el campo #1.922 fue la información “ficticia” que digitamos. Vayamos a
ese registro (>>). Hagamos clic en el botón Borrar o en el menú Editar>Marcar como
borrado. Observe que los valores de cada campo de la página 1 cambiaron de color,
ahora tienen fondo gris. Esto quiere decir que el registro está bloqueado.

4. Si quisiéramos activar este registro, hacemos clic en Deshacer borrado. Los campos
tiene su contenido en fondo blanco, ahora.

Paso 4. Buscar registros que cumplen una determinada condición

Epi Info dispone de una herramienta que permite localizar y editar de forma fácil los datos de
un registro que cumple una determinada condición.

Para esto tenga en cuenta:

 La búsqueda puede contener entre uno y seis criterios.
 Se usan criterios de igualdad (Edad=15) o de desigualdad (Edad >15);
 Puede usar conectores (Nivel educativo=primaria OR secundaria).
 En el caso de los campos de texto, P.ej., Sexo=Masculino.
 En el caso que el criterio sea de igualdad no se utiliza el signo.
 Si estoy buscando un texto podría utilizar un prefijo, sufijo o parte de la palabra, P.ej.,
*san*
 En los campos de si/no, P.ej., Enfermo=si.
 En los campos de fecha, en formato americano, MM/DD/AAAA.
 La búsqueda se hace esperando que cumplan un criterio dentro de un rango, por ejemplo
edad entre 34 y 45 (34 to 45).
 Cada criterio que se sume será una intersección. P.ej., si buscamos Sexo=Masculino y
Edad=15… filtrará los registros que cumplan las dos condiciones.

1. En la vista, pulse el botón Buscar o en el menú Editar>Buscar. Se abre una pantalla

denominada Find Records (Buscar Registros). Al lado izquierdo estarán los campos y la
derecha, las órdenes.
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2. En esta, elija campo(s) de búsqueda (Select/Unselect Search Fields) a CR60 (75. ¿Cuál
es su sexo?) y en la casilla que aparece a la derecha escriba 1 (que corresponde a los
hombres) y luego Buscar (Search).

3. Será mostrada una tabla con la información de las personas a quienes se registró que eran
hombres. Pulse Reset (Limpiar) para una nueva búsqueda.

4. Elija ahora el campo CR60 (# 2) y el campo CR59 (74. ¿Cuántos años tiene?) y en la
casilla de los criterios escriba el rango de 1 a 3 (1 to 3). Se desplegará el subgrupo
correspondiente a las mujeres de menos de 14 años de la base de datos.

Las búsquedas pueden ser de máximo 6 campos al tiempo

5. Puedo recorrer la base de datos como lo hago en una hoja de cálculo. Si encuentro un
registro al que le quiero corregir algo, le hago doble clic al inicio de la fila correspondiente
para que me abra el cuestionario de ese registro y corregirlo allí.

6. Para volver a la ventana Find Records, hacemos clic en Buscar.

Paso 5. El diccionario de datos

Recuerdan que en el último paso del Módulo 3 diseñamos un diccionario de nuestros campos.
Les cuento que Crear Vistas tiene la forma automática de hacerlo.

1. Con la tabla Colombia abierta en Grabar Datos, nos vamos a

Herramientas>Diccionario de datos.

2. Nos despliega la ventana Diccionario de datos, con la estructura de la base de datos:

página (Page name), pregunta (Prompt), tipo de variable (Field Type), nombre del
campo (Name), tipo de variable (Variable Type), formato (Format). Además nos
presenta los grupos como una variable, esto será importante para el módulo siguiente.
 Módulo 4 – Grabar Datos 7

3. Hacemos clic en Ver/Imprimir como página Web. Al hacer esto nos abrirá el
explorador de internet que esté predeterminado en su computador (si no lo tiene
abierto, por supuesto).

4. Estando allí, lo guardamos en la ruta que queramos, pero en el tipo de archivo,

seleccionamos lo siguiente:

5. Para abrir, editar o modificar este directorio, abrimos Excel. Damos las instrucción
Abrir, buscamos la ruta. En el tipo de archivo seleccionamos Toda las páginas Web
(o archivos HTML) y en Nombre de archivo escribimos Colombia.

6. Ahora tenemos nuestro directorio en Excel. Le damos Guardar como, ubicamos ruta,
nombre del archivo y en tipo seleccionamos un formato de Excel preferido.

Esto lo vamos a necesitar un par de módulos más adelante. No lo olvide.

Paso 6. Impresión del formulario

Si quisiera imprimir el formato físico del formulario creado, lo podemos hacer de la siguiente
forma.

1. Haga clic en el botón Imprimir y se abrirá la ventana Print.

2. Vamos a seleccionar un formato en blanco (No Records – Blank Form) y damos clic
en vista previa (Preview). Luego puedo imprimirlo (Print).

3. Si quisieramos mejorar la edición de la página, podemos hacerlo en Crear

Formularios… ¿lo recuerdan? Formato>Configurar página

Con esto terminamos nuestro Módulo 4 y hemos reconocido la funcionalidad del programa
Grabar Datos.