¿Cómo mejorar la calidad de vida en

tu organización a través de la Técnica

5S?
Javier Salvador Adrianzen López
Administración 01.09.2016

Como buenos gestores de las organizaciones en general, debemos estar muy

interesados en que todo marche bien, todo se coordine con anticipación, todo esté
limpio y ordenado, finalmente todo esté ok. Sin duda debe ser así, porque gracias
a esto podremos lograr los objetivos trazados.

Particularmente estoy interesado en el día a día, por conocer recetas y tips,

recomendaciones y técnicas, y aprovecho al máximo cualquier instrumento
válido que me ayude a trabajar mejor y me haga sentir mejor.

En ese afán diario, me ha llamado mucho la atención la siguiente frase citada en

una artículo sobre mejora continua y calidad : “Debemos ser amos de casa y serlo
también en nuestro trabajo “. Reflexionando un poco y haciendo una analogía de
los contextos, el amo de casa muestra una preocupación interna porque en su
hogar todo esté pulcro y ordenado porque quiere sentirse bien y hacer sentir bien
a su familia, es el objetivo válido. Me pregunto entonces ¿ por qué no ser amo
de casa en mi trabajo?.

Todas estas palabras en el orden de ideas se refieren a la gestión interna de una

organización, conocida en el idioma inglés como HOUSEKEEPING y que
precisamente nos lleva a aplicar una técnica para la Calidad Total , ideada en
Japón y que está referida al “mantenimiento integral”, no solo de la maquinaria ,
equipos e infraestructura; sino también al mantenimiento integral del entorno y de
todos los recursos.

Este mantenimiento integral tiene que ver con la técnica 5 s, tema central de este
artículo. Por cierto es una técnica sencilla y fácil de aplicar y sobre todo muy
efectiva pues nos ayuda a mejorar los niveles de calidad, eliminación de
tiempos muertos y reducción de costos.

Para que funcione correctamente se requiere compromiso personal de todos los

colaboradores, liderados por los gerentes y jefes de área , dueños o
promotores del negocio como principales interesados pues de su patrimonio y
recursos se trata. Trabajo en equipo hace falta, valoración de aportaciones y
conocimiento, mejora continua como tarea de todos y una orientación hacia un
auténtico modelo de organización, limpieza, seguridad e higiene.

Mejorar la productividad significa producir más y mejor con menos recursos.

Tendremos menos productos defectuosos, menos averías, menos accidentes,
menos reclamos, menos movimientos improductivos , menos traslados inútiles,
entre otros . En otras palabras seremos más eficientes.

Un mejor lugar de trabajo significa, espacio necesario, orgullo del lugar en que se
trabaja, mejor imagen ante nuestros clientes, mayor cooperación y motivación del
puesto y del lugar en que se desarrolla. Mayor seguridad para desarrollar mis
tareas sin temor a accidentarme.

Que interesante suena todo esto decía el director de la organización educativa que
escuchaba atentamente la presentación de este tema y que a la vez planteaba la
siguiente pregunta , ¿ cómo aplico las 5 S ?, he aquí el desarrollo de cada una.

La primera S se refiere a SEIRI, relacionado con la clasificación y descarte de

recursos físicos que nada producen y por el contrario estorban, interrumpen el flujo
de trabajo y hacen más pesada la carga laboral.

Analicemos un momento nuestra empresa o área haciendo las siguientes

preguntas, por cierto puede con su equipo idear otras preguntas :

 ¿Qué debemos botar?

 ¿Qué debemos conservar ?
 ¿Qué puede ser útil para otra área o departamento?- te sobra a ti, pero a
otro le falta.
 ¿Qué debemos vender?, hay cosas que generan costos por mantenimiento.

Estoy seguro que más de un problema tendremos como respuesta. Es hora

entonces de actuar.

La segunda S se refiere al SEITON , y tiene que ver con

la organización . Podemos medir la capacidad de respuesta que damos ante un
pedido del cliente o usuario. Tiene que ver con la disponibilidad de los insumos, la
cantidad necesaria en el lugar indicado y en el tiempo indicado y el cómo
identificamos los productos para rápido uso y atención.

Podemos medir la organización de nuestra empresa con las siguientes preguntas:

  ¿Tenemos los recursos en el lugar correcto y están identificados con su
nombre?
 ¿Está codificado cada producto?
 ¿Cada persona conoce sus funciones?
 ¿Sabemos los procedimientos de la empresa?
 ¿Contamos con los estantes necesarios para colocar los productos?

La tercera S se refiere al SEITON, el Seiso , que tiene que ver con la limpieza ,
donde cada uno asume la responsabilidad de mantener limpio y aseado su lugar
de trabajo. Hay que crear hábitos sobre el uso de los recursos y espacios. Debe
haber orden y un lugar apropiado para desarrollar las actividades y necesidades.
Debemos crear condiciones favorables para que haya limpieza. No esperar a que
otros lo hagan por mí. Demos el ejemplo.

Aquí algunas preguntas que nos ayudarán a lograrlo.

 ¿Hay algún protocolo de limpieza en el área que debamos cumplir?

 ¿Hay algunos estándares de calidad, cantidad de insumos que debemos
cumplir?
 ¿Qué insumos tenemos y que nos falta?
 ¿Qué herramientas nos falta?
 ¿Cómo lograr esa limpieza?

Juzgue usted por las respuestas la situación que tiene en este momento, pero no
se preocupe, hay que empezar ya.

La cuarta S se refiere al SEIKETSU , que indica las bondades del mantener

la higieney sobre todo visualizarla , y para ello debo preocuparme de la
señalética de los lugares peligrosos y las indicaciones del flujo o desplazamiento
correcto para evitar inconvenientes. Hay que fomentar las indicaciones sobre el
uso de ambientes, los lugares para realizar ciertas actividades usando colores,
avisos e instrucciones sobre los EPPs (equipos de protección personal) y sobre
todo hacer que se cumplan .

Analice conjuntamente con su equipo de colaboradores sobre cómo estamos

trabajando en esta S. No olvidar que tan pronto tenga la respuesta un plan de
acciones debe ejecutar.

Finalmente, la quinta S , no menos importante por el orden en que se presenta ,

está el SHITSUKE que nos exige compromiso y disciplina, para lo cual hay que
generar voluntad en la gente. Hay que enseñarles a hacer las cosas, que sientan y
se identifiquen con lo que hacen, hay que generar autonomía e independencia
bajo la cultura de la iniciativa y pro actividad. Hay que formar a las personas,
romper los viejos paradigmas como el que acá si, allá no. La empresa es un
sistema abierto donde la actuación de uno genera impacto en los
demás. Hay que crear el sentido de pertenencia a una organización y que sientan
orgullo por lo que hacen y donde lo hacen, estoy seguro que los ayudará a crecer
y desarrollar. Lo que se promete se debe cumplir. Acostumbrar a las personas a
trabajar con metas y planes que se tienen que medir con indicadores que
relacionen la misión y visión de la empresa. Hay que capacitar y evaluar
con retroalimentación positiva, que no solo se reconozca los puntos débiles o
aspectos de mejora, sino también destaque los aspectos positivos. Hay que
demostrar que todo esto si funciona.

No quiero cerrar este artículo, sin antes generar en los lectores y sobre todo los
responsables y promotores de las organizaciones, el compromiso de la mejora
continua porque tenemos que vivir mejor, tenemos que trabajar mejor día a
día. No esperemos que el otro lo haga, hay que empezar nosotros mismos y
hay que hacerlo desde ahora, desde nuestros propios espacios. Recuerde
que si nosotros cambiamos, el resto también cambia.