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Código: SIG-PD-005

PROCEDIMIENTO Fecha de
Versión:
DE AUDITORIA actualización:
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para establecer la planificación y realización de
auditorías internas para el Sistema Integrado de Gestión.

2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos de la organización y sus partes interesadas.

3. RESPONSABLES

3.1 ASISTENTE SYSO


Responsable de construir los lineamientos de este procedimiento y
garantizar su cumplimiento.
NOTA: El equipo auditor estará a cargo de un externo.
4. DEFINICIONES
4.1 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de las auditorías y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

4.2 Criterios de auditoría: Conjunto de políticas procedimientos o requisitos.

4.3 Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier


otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
verificables.

4.4 Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de


la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

4.5 Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría, que proporciona


el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los
hallazgos de la auditoría.

4.6 Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.

4.7 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con
el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
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4.8 Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para


un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

4.9 Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles


acordados de una auditoría.

5. GENERALIDADES

Las auditorías cumplen la función de comprobar que todos los procesos cumplen
los requisitos constituidos en el Manual Integrado de Gestión, en los procedimientos
y documentos que conforman el Sistema, elaborando y almacenando los registros
que se necesiten para realizar sus actividades.

6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

CARGO
DOCUMENTOS
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSAB
ASOCIADOS
LE
Inicio

Seleccionar al equipo
Responsable
Seleccionar un auditor de acuerdo con el Perfil ocupacional
equipo auditor del SGI
perfil del auditor interno.
Elaborar la programación
Gerente
de auditoría a partir del
Elaboración de General
análisis de los procesos, Programa de
programa Responsable
considerando la Auditoria
del SIG
importancia de la
auditoria.
Revisión y aprobación
Program del programa de auditoria
a de
Responsable
Auditoria Programa de
No del SIG
auditoria

Si
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1 Ajustes del
Programa de
Ajustes del Auditoria según
Responsable del Programa de
documento observaciones
SIG Auditoria
realizada.

Comunicar el
programa a las
Comunicación partes interesadas
del programa (Auditadas y
Responsable del
de auditoria Auditores). A través
SIG
de correo,
memorando o
comunicación
escrita.
Elaborar el Plan de
Elaboración Auditoria en el
de plan de formato, para
Auditoria revisión y
Equipo Auditor Plan de Auditoria
aprobación por
parte del
Responsable del
Proceso.

Comunicar y
Comunicación concertar Plan de
del programa Auditoria con el
de auditoria responsables del
proceso a Auditar
como son:
Información
Equipo Auditor Plan de Auditoria
registrada, fecha,
duración, cargo de
auditor y otros
aspectos.

2
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CARGO DOCUMENTOS
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE ASOCIADOS
2 Elaboración de listas de
verificación en el formato
establecido para la
Elaboración de auditoria asignada:
listas de
verificación
Documentos aplicables
para el alcance.
Identificar actividades
Listas de
claves o riesgosas. Equipo Auditor
verificación
Identificar registros que
se deriven de las
disposiciones o de la
auditoria.
Identificar los cargos que
se deriven de la auditoria.

Realizar reunión de
apertura de la auditoria
Reunión de con los funcionarios que Acta de reunión
apertura participan en la ejecución Equipo Auditor
de apertura
de los procesos de
auditoría.
Ejecución de la auditoria
según el programa de
Ejecución de la auditoría y listas de
auditoria verificación para obtener
Equipo Auditor
evidencias de la auditoría
sobre el grado de
implementación del SGI.

Elaborar informe
Ejecución de la
preliminar de la auditoria.
auditoria Informe
Equipo Auditor
preliminar

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3 Reunión de cierre para


presentar informe
preliminar de la auditoria
Reunión de Equipo Auditor,
al responsable del
cierre Líderes de Informe
proceso, para discutir las
proceso, preliminar
No conformidades y las
SGI
evidencias recolectadas
por los auditores.

Entrega de informe final a


Entrega de líderes de procesos para Equipo Auditor y
informe Informe final
aprobación. lideres de proceso

Entrega de informe final


Informe final Equipo Auditor y
de la auditoria. Informe final
lideres de proceso
Elaborar el informe
consolidado del ciclo de
las auditorias, incluyendo
Entrega de las fortalezas,
Informe de
informe debilidades del SGI, Equipo Auditor
consolidado
relación de los hallazgos
y conclusiones con
respecto al objetivo de la
auditoria
Preparar, formular e
implementar las
Formato de
acciones correctivas, ,
Responsable del acciones
Acciones de a partir de los proceso
mejora correctivas y de
hallazgos encontrados
mejora
en la auditoria.

Hacer seguimiento del Formato de


cumplimiento de las
Seguimiento de Responsable del acciones
cumplimiento acciones correctivas
de las acciones
proceso y SGI correctivas y de
4
mejora

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FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE ASOCIADOS
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4 Evaluar el Ciclo de
Auditoria adelantado y
establecer el plan de
Evaluación de
la auditoría mejoramiento del
interna procedimiento de Líderes de
Auditoría Interna de proceso,
Calidad, en conjunto SGI
con el Jefe de la
Oficina de Control
Interno.
Archivar documentos
Archivar
de trabajo que
documentos de soportan las SGI
auditoria actividades de la
auditoria.
Realizar seguimiento
de los planes de
Seguimiento de mejora, acciones
acciones
correctivas o de mejora
el grado de avance y Auditoria SGI
cumplimiento de las
acciones debe ser
trimestral.

Fin

7. REGISTROS

Código Almacenamiento y recuperación


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Nombre Periodo
Método/
del Responsable de Disposición
Ubicación
registro retención
Informe de Auditor Interno Archivo 2 años Back up/
SIG-FR-
Auditoría digital y Reciclaje
001
Físico
Acciones Auditor Interno/ Archivo 2 años Back up/
de SIG-FR- Responsable o digital y Reciclaje
Seguimien 002 Líder del Físico
to Proceso
Lista de Auditor Interno Archivo 2 años Back up/
SIG-FR-
Verificació digital y Reciclaje
003
n Físico
Plan de Auditor Interno Archivo 2 años Back up/
SIG-FR-
Auditoría digital y Reciclaje
004
Físico
Programa Auditor Interno Archivo 2 años Back up/
SIG-PG-
de digital y Reciclaje
001
Auditoría Físico

CONTROL DE CAMBIOS
N° Ítem del Motivo del Fecha del
Cambio realizado
Versión Cambio Cambio cambio
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Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma:

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