VALORACION DOCUMENTAL

FREITHER AGUILAR RIVAS

3 DE MAYO DE 2018
SENA
APENDISAJE
 VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los
plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total.
Teniendo en cuenta que la valoración documental, no puede ser manejada, como una
actividad y/o acción intuitiva, sino que debe responder a una acción sistemática y
planificada, se requiere que el Administrador, Gestor Documental o Comité Evaluador tenga
en cuenta ciertas cualidades y/o características que son propias de los documentos; u otras
herramientas que igualmente pueden servir a la hora de valorar o de Conservar Totalmente,
Seleccionar, Microfilmar y Eliminar.
En este orden de ideas, se deben establecer unas políticas y unos criterios técnicos que
permitan una correcta Gestión de la Información, desde el momento de su producción. Así
mismo ejercer un control, más minucioso, de todos y cada uno de los registros que de una
manera indirecta impacta y afecta con la eficacia y eficiencia de todos los procesos
archivísticos. En relación con la valoración y basándonos en las diversas corrientes de
pensamiento, de algunos tratadistas, hemos encontrado ideas, que hasta el día de hoy se
siguen utilizando. Las cuales nos pueden aportar un sinnúmero de estrategias a la hora de
aplicar Valoración a los documentos que conforman el patrimonio documental de una
empresa o institución. Una de ellas son las tres reglas básicas que estableció Meisner en
1973, a la hora de valorar:

 La edad de los documentos

 El contenido informativo
 El orden Jerárquico de las administraciones

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las Tablas de Retención Documental (TRD) o en las
Tablas de Valoración Documental (TVD), con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe
garantizar la legalidad y perdurabilidad de la información.
Se podría decir, que de acuerdo a la anterior definición, suministrada por el Archivo
General de la Nación, la disposición final, resulta ser uno de los procesos técnicos
más delicados a la hora de elaborar las Tablas de Retención Documental. Teniendo
en cuenta que la Disposición Final de los documentos, concluye con:
 Conservación Total
 Microfilmar
 Seleccionar
  Eliminar

CONSERVACIÓN TOTAL: Se conservan totalmente, aquellos documentos que

adquieren con el tiempo, valores secundarios, es decir se convierten en fuentes de
consulta para a la investigación, la ciencia y la cultura.
MICROFILMAR: Esta técnica que permite registrar fotográficamente documentos
como pequeñas imágenes en películas de alta resolución, se aplica a aquellos
documentos que se van tanto a conservar totalmente, como a seleccionar con el fin
de garantizar la consulta de la información en otro soporte, para asegurar la
preservación del documento original.
SELECCIÓN: Este procedimiento se aplica para aquellas series y/o subseries
documentales que no ameritan conservarse totalmente, pero que poseen valor
informativo que se repite o se encuentra registrado en otras series y/o subseries
documentales. Una vez que se efectué la selección, implícitamente se está
determinando eliminación sobre la documentación no seleccionada. Para que un
proceso de selección documental se realice de manera acertada, es indispensable
la participación de personas que tengan total conocimiento de los documentos
objeto del estudio, de manera que pueda aportar elementos importantes para la
correcta toma de decisiones sobre los documentos que son objeto de selección. Los
procesos de identificación, valoración y selección documental permiten establecer
que documentos deben ser eliminados.
ELIMINACIÓN: Se aplica para aquellos documentos que pierden sus valores
primarios (Administrativo, legal, fiscal, contable y jurídico) y no adquieren valores
secundarios (históricos, científicos, culturales). La eliminación es un proceso
irreversible, por lo que esta decisión debe estar muy bien sustentada, de acuerdo
con el estudio de valoración abordado durante el proceso de elaboración de la tabla
de retención documental. Los anteriores procedimientos deben ser abordados por
personal capacitado y con pleno conocimiento sobre la producción documental al
interior de la institución, identificando características propias de los documentos que
permitan de una u otra forma establecer aspectos que permitan concluir en cada
uno de los procedimientos antes mencionados, sin que esto afecte la toma de
decisiones en el desarrollo de las actividades.
EJEMPLOS DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
 CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA Y RECIBIDA: Documentos que
soportan el cruce de correspondencia de la dependencia con destinatarios o
remitentes internos de una empresa. Se conservarán como parte de la
memoria institucional. Retención en el archivo de gestión 3 años y en el
archivo central: 5 años.
 ACTAS: Son documentos que reflejan decisiones de carácter administrativo,
legal y fiscal, tratado o acordado en una junta o reunión. Forman parte de la
memoria institucional por lo tanto son de conservación total. 1 Año en el
 Archivo de Gestión y 24 en el Archivo Central una vez finalizado su tiempo
de retención en el Archivo Central se deben conservar totalmente por poseer
valores secundarios e históricos.
 INFORMES: Exposición oral o escrita sobre el estado de una cosa o de una
persona, sobre las circunstancias que rodean un hecho. refiere a una
declaración, escrita u oral, que describe las cualidades, las características y
el contexto de algún hecho. Se trata, pues, de una elaboración ordenada
basada en la observación y el análisis. La finalidad de elaborar un informe es
sumamente variable, aunque siempre presupone la eventual necesidad de
poner en conocimiento de otro/s algo sucedido. 2 años en el Archivo de
Gestión y 5 en el Archivo Central.
 CONVENIOS: Acuerdo entre dos o más personas sobre un asunto.
Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio
de sus funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Al
terminar su tiempo de retención en el archivo central esta serie se selecciona
por muestreo del 10% del total de la producción documental y se conserva
en el archivo histórico. 2 Años en el Archivo de Gestión y 5 en el Archivo
Central, teniendo en cuenta que la serie de convenios es de carácter primario
se hará la transferencia al Archivo Central y luego se conservara en su
totalidad.
 CONTRATOS: Acuerdo generalmente escrito por el que dos o más partes se
comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
El contrato es una de las instituciones esenciales de la sociedad moderna. El
ser humano cuando satisface sus necesidades individuales y colectivas a
través del intercambio de bienes y servicios utiliza el contrato como vehículo
para realizar y ordenar sus actividades económicas. 5 Años en el Archivo de
Gestión y 20 en el archivo Central, se conservan en su totalidad.
 PROYECTOS: Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se
establece un modelo determinado. Es aquel que se refiere a un conjunto
articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios
objetos relacionados con la generación, adaptación o aplicación creativa de
conocimiento. Para ello se sigue una metodología definida que prevé al logro
de determinados resultados bajo condiciones limitadas de recursos y tiempo,
especificados en un presupuesto y en un cronograma, respectivamente. 5
Años en el Archivo de Gestión y 10 en el Archivo Central.