INDICE

INDICE ................................................................................................................................. 1
TEMARIO.............................................................................................................................. 3
BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................... 4
SESIÓN 1 - INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 5
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 5
EL ALMACÉN Y LA LOGÍSTICA ...................................................................................... 5
LA PROGRAMACION ......................................................................................................... 6
LAS COMPRAS .................................................................................................................... 6
ALMACENES ....................................................................................................................... 7
OBJETIVO DEL ALMACÉN ............................................................................................... 7
ORGANIZACIÓN AL ALMACÉN ...................................................................................... 8
SESIÓN 2 - PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES ........................................... 10
PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES ........................................................... 10
ALMACENAMIENTO........................................................................................................ 11
EL CATÁLOGO .................................................................................................................. 11
EL CÓDIGO ....................................................................................................................... 11
UBICACIÓN....................................................................................................................... 15
CLASIFICACIÓN DE LOS STOCKS ................................................................................ 15
SESIÓN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................. 21
CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................................. 21
Almacenes Financieros o Warrants ................................................................................ 21
Almacenes autorizados de Aduana .............................................................................. 21
Almacenes de importación temporal ........................................................................... 22
Almacenes de exportación temporal ........................................................................... 22
De consignación .............................................................................................................. 23
Tipos de almacenes ......................................................................................................... 23
SESIONES 4 Y 5 - GESTIÓN DE STOCKS .......................................................................... 25
MÉTODOS DE PROGRAMACIÓN................................................................................... 25
PRM ................................................................................................................................. 25
Máximos y Mínimos ........................................................................................................ 27
MÉTODO DE LOTE ECONÓMICO DE COMPRAS.................................................... 30
METÓDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS ............................................................... 35
MÉTODO GRÁFICO ...................................................................................................... 36
SESIÓN 6 - EXAMEN PARCIAL .......................................................................................... 38
SESIÓN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS............................................................................... 39
EL PEDIDO DE COMPRAS ............................................................................................... 39
LA RECEPCIÓN ................................................................................................................. 40
SESIÓN 8 - ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO........ 42
ÁREAS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................... 42
UBICACIÓN DE LOS ALMACENES ............................................................................... 43
DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES ........................................................................ 44
SEGURIDAD DEL ALMACÉN ......................................................................................... 44
MEDIOS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................. 46
LOS DESPACHOS .............................................................................................................. 47
RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACÉN ................. 49
EL KARDEX ....................................................................................................................... 50
EL ALMACÉN .................................................................................................................... 51
SESIÓN 9 - CONTROLES DEL ALMACÉN ........................................................................ 54
CONTROLES DEL ALMACÉN ......................................................................................... 54
CHEQUEOS........................................................................................................................ 54
TOMA DE INVENTARIOS ................................................................................................ 54
Clase de toma de inventarios......................................................................................... 55
Preparación...................................................................................................................... 56
SESIÓN 10 - CONTROL DE GESTIÓN................................................................................ 57
CONTROL DE GESTIÓN................................................................................................... 57
SESIÓN 11 - EVALUACIÓN FINAL .................................................................................... 59
SESIÓN 1 - INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN
Almacén es el lugar, interno ó externo, propio ó contratado, en donde tenemos los
materiales de stock que son necesarios para las operaciones, ya sean de ventas,
producción o servicios.
También el almacén es el lugar obligatorio por donde deben pasar física y/o
administrativamente TODOS los materiales que por cualquier motivo ingresen a la
empresa.
Las personas que trabajamos en el almacén, tenemos un desafío: demostrar
que éste es capaz de obtener utilidades para la empresa y no es simplemente un
gasto inútil; tenemos que lograr que el costo del almacenamiento es mucho menor
que los beneficios que se obtienen al satisfacer en forma oportuna y económica
los requerimientos del usuario y/o cliente. Para este fin, la principal labor que le
corresponde al almacén, es ADMINISTRAR en forma óptima los stocks, de lo
contrario, será una carga costosa.
EL ALMACÉN Y LA LOGÍSTICA
Nosotros sabemos que el objetivo logístico es el abastecimiento eficiente de los
materiales para las operaciones de una empresa o institución, en:
- Calidad
- Oportunidad y
- Cantidad,
- al menor costo posible.
Para poder conseguir este objetivo, es necesario realizar las siguientes funciones:
- Control de materiales
- Programación
- Compras
- Almacenes
El control de materiales determina ¿Qué es lo que debemos adquirir?. Señala las
especificaciones mínimas necesarias que debe reunir un material para satisfacer
las necesidades de la empresa.
El control de materiales también se encarga de "Estudio de Materiales" y de la
determinación y mantenimiento del Catálogo de Materiales.
El control de materiales se encarga de que la calidad (determinada por un
conjunto de especificaciones) de cada uno de los materiales esté bien definida.
Cuando no existe control de materiales, es decir, no se especifica bien lo que se
compra, en la empresa existirán muchos Materiales Inactivos, que incrementan
innecesariamente los costos de almacén. Para cumplir este cometido, control de
materiales, debe coordinar con el usuario, control de calidad, ingeniería, compras
y en muchos casos, solicitar asistencia de los proveedores y con empresas amigas.
LA PROGRAMACION
Es la base del ordenamiento que debe existir en todo proceso logístico. La
programación determina la Cantidad y la Oportunidad en que deben estar los
materiales en el almacén.
Cuando no existe la programación, Compras se convierte en un Mandadero de la
empresa.
Si se programan adecuadamente las necesidades de materiales, se tendrá el
tiempo suficiente para Administrar las compras, de lo contrario, todo será urgente,
y ya sabemos, que muchas veces, los proveedores se aprovechan de las
emergencias, encareciendo los productos.
LAS COMPRAS
Compras es el encargado de buscar la mejor oferta que cumpla con la
calidad, cantidad y oportunidad, previamente determinados.
Compras es pues el encargado de obtener el menor Costo, pero que cumpla con
los requerimientos anteriormente citados. Para este fin, compras debe conocer
perfectamente el mercado de proveedores.
ALMACENES
Luego de compras, el proveedor entrega la mercadería al almacén, el cual
es responsable de la recepción, almacenamiento y distribución.
Ya hemos mencionado que:
• Control de materiales determina la Calidad
• Programación de materiales determina la Cantidad y Oportunidad
• Compras determina el Costo
¿Cómo contribuye "almacenes" al objetivo logístico?
Almacenes debe ser responsable del CONTROL DE MATERIALES y de la
PROGRAMACIÓN.
OBJETIVO DEL ALMACÉN
¿Por qué almacenamos?
Almacenamos para:
 Garantizar la continuidad de las operaciones
 Prever épocas de escasez
 Obtener en algún momento, compras por oportunidad u ofertas
 Estos motivos por los que almacenamos, deben ser compatibles con los
objetivos del almacén, que son:
 Mantener niveles adecuados de stock
 Mantener la mercadería en perfectas condiciones desde que ingresa hasta
que es requerida, minimizando las mermas
 Minimizar los costos de posesión
 Llevar un control eficiente de los materiales a su cargo, eliminando las
pérdidas.
 Llevar un control de consumos de los materiales, de acuerdo a los objetivos
de la empresa y de los ratios establecidos.
 Normalización y estandarización de los materiales, racionalizando el número
de items.
 Creación y/ó mantenimiento del catálogo de materiales
 Estudio de materiales, buscando permanentemente nuevos items que
reemplacen con ventajas a los existentes.
ORGANIZACIÓN AL ALMACÉN
Es muy relativo hablar de "Organización", pues cada empresa es un "Universo" que
tiene problemas y situaciones muy diferentes de otras.
El almacén debe organizarse de tal manera que cumpla con las funciones básicas
y los objetivos de la empresa, algunos de los cuales hemos enumerado en el
capítulo anterior.
A continuación podríamos señalar como ejemplo la siguiente organización:

G. OPERAC.

Producción Mantenim. Logística C. Calidad

Compras Almacenes Transportes

RECEPCIÓN: La función de recepción debe ser independiente de la función

específica de almacenamiento ya que ésta le corresponde al responsable de
cada uno de los almacenes que pueda tener la empresa. Es necesario que exista
esta independencia para que pueda existir el control "cruzado".
SESIÓN 2 - PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES
PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES
Ya hemos mencionado que el almacén debe administrar los stocks, por eso, es
responsable de la programación de los materiales de stock y también de realizar el
control de materiales.
A través de esta última función, el almacén debe realizar:
a) Control de pedido de materiales de stocks y no stocks: Esta labor consiste
en revisar que los pedidos que realizan los usuarios, sean compatibles con las
necesidades reales de la empresa. Generalmente, con los pedidos de reposición
de stocks, no existen mayores problemas porque ya se conocen y consumen
constantemente pero son los pedidos de no stock los que nos ocasionan las
mayores dudas en cuanto a su real necesidad, cantidad que se solicite y si
las especificaciones están completas. Para realizar este control, de acuerdo
al tipo de empresa y materiales que consume, la empresa debe tener personal
técnico y que realice una función de campo, es decir In- Situ, en donde se requiere
el material.
b) Estudio de materiales: El personal técnico debe estar permanentemente en
búsqueda de materiales nuevos que reemplacen con ventajas a los existentes,
en cuanto a:
- Costo
- Rendimiento
- Obtención
- Disponibilidad en el mercado
- Procedencia
- Integración nacional
- Desarrollo de proveedores, etc.
c) Catalogación : El catálogo, como vamos a ver posteriormente es una
herramienta indispensable para la empresa. El encargado de crearlo y mantenerlo
actualizado es control de materiales.
ALMACENAMIENTO
El almacenamiento propiamente dicho, consiste en ingresar el material al almacén
y entregarlo en perfectas condiciones, cuando sea requerido por el usuario o
cliente. Es responsable del control físico y del control contable de la mercadería y
de la generación de la documentación administrativa.
Todos los materiales de la empresa deben ser controlados directa o indirectamente
por almacenes. Para poder realizar un control eficiente de cada uno de ellos,
debemos tener un catálogo.
EL CATÁLOGO
El catálogo es la relación ordenada de los diferentes materiales que existen en
la empresa.
Consta de:
- Código
- Descripción
- U/M (Unidad de medida o manejo)
- Ubicación
El catálogo es la base del sistema de control, pues sin él, no podremos tener
un buen kardex y por consiguiente tampoco podremos Administrar los materiales.
Sin un buen catálogo, tampoco podremos mecanizar los almacenes, ni las
compras, por consiguiente la información contable será deficiente.
EL CÓDIGO
Es la identificación de todos y cada uno de los items de la empresa. Así mismo
es la base de todo sistema de control. Todo a nuestro alrededor está codificado:
Nombre (código alfabético), # de L.E o DNI., # de carnet de seguro, # de teléfono,
# de brevete, placa del carro, # de L. Militar, dirección, cta. cte, talla de ropa,
etc., etc.
El código puede ser:
1. Alfabético (A-Z)
2. Numérico (0-9)
3. Alfa numérico (A-9)
A continuación vamos a ver un ejemplo de codificación de artículos de una
ferretería: Primero tenemos que realizar un levantamiento de información en los
almacenes para saber los materiales que tenemos:
RELACIÓN SEGÚN LEVANTAMIENTO
perno cab. Hex. Fga. 1/2" x 1 1/2"
pintura esmalte sint.blanco anyp x 1 gl
papel granate N. 60 ASA
taladro c/perc. 1/2" - 3/4" De Walt
brochas de nylon 1" Tumi
stove bolt 1/4" x 2" c/t
Pintura supermate Vencedor x 1 gl
barniz DD
juego de llaves mixta x 20, Bahco
candados león de 2"
thinner acrílico envasado x 1 gl
laca acrílica perlada S W
masking tape x 1"
válvula de globo x 1/2" italiana
cemento portland "El sol" x 42.5 kg
cemento blanco x 1kg
cera al agua emperatriz x 330 ml
tela de esmeril ASA NO. 60
pinza pela cable
cable thw 12 awg
En segundo lugar, establecemos el "patrón" codificador.
Es la forma en que vamos a estructurar nuestro código. Luego del levantamiento
de información, ya sabemos la cantidad y variedad a artículos ó items que existen
en el almacén. En ésta base, establecemos el número de dígitos que debe tener
nuestro catálogo, y la composición de éste. Por ejemplo:
XX - XX - XX

FAMILIA
GRUPO
ARTICULO
Luego, para cada artículo, le buscamos una familia. El nombre de la familia
depende de cada empresa.
Por ejemplo, para el primer artículo, perno de cabeza hexagonal, le asignamos la
familia "Pernos de cabeza hexagonal", ala pintura latex,la familia de "Pinturas y
solventes" y así sucesivamente.
Para cada familia, según nuestro patrón codificador le corresponden 2 dígitos. Se
los asignamos, teniendo en cuenta que siempre hay que dejar espacios para poder
intercalar algunas familias "nuevas".
39 PERNOS CAB. HEXAGONAL
45 PINTURAS Y SOLVENTES
03 ABRASIVOS FLEXIBLES
15 HERRAMIENTAS ELECTRICAS
18 HERRAMIENTAS MANUALES
05 CERRAJERIA
36 PEGAMENTOS Y ADHESIVOS
70 VALVULAS
28 MATERIALES P/CONSTRUCCIÓN
25 MATERIALES DE LIMPIEZA
09 CONDUCTORES ELECTRICOS
Por último, ordenamos en forma ascendente a todas las familias, y les buscamos
grupos que contengan a los artículos determinados en el levantamiento.
PLG
PLG

PZA

03 ABRASIVOS FLEXIBLES

10 PAPEL GRANATE

03 10 20 PAPEL GRANATE ASA No. 60

20 TELA ESMERIL

03 20 20 TELA ESMERIL ASA No. 60

05 CERRAJERIA

5 ARMELLAS

10 CERRADURAS

15 CANDADOS

05 15 30 CANDADO LEÓN 2"

09 CONDUCTORES ELECTRICOS

5 CABLES Y ALAMBRES DESNUDOS

10 CABLES Y ALAMBRES THW

09 10 20 CABLE THW 12 AWG MTR
15 CABLES Y ALAMBRES TW
15 HERRAMIENTAS ELECTRICAS
5 ESMERILES
10 LIJADORAS
15 TALADROS
15 15 12 TALADRO CON PERCUTOR 1/2" • 3/4" DE WALT PZA
18 HERRAMIENTAS MANUALES
10 AJUSTE
18 10 40 LLAVES MIXTA 1/4" • 1" X 20 PZA JGO
15 PARA ELECTRICISTA
18 15 30 PINZA PELACABLE PZA
20 PARA PINTOR
18 20 16 BROCHA NYLON 1" TUMI PZA
25 MATERIALES DE LIMPIEZA
06 CERAS
25 06 10 CERA AL AGUA EMPERATRIZ X 330 ML COJ
12 DETERGENTES
18 INSECTICIDAS Y VENENOS
28 MATERIALES P/CONSTRUCCIÓN
06 CEMENTO
28 06 06 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" X 42.5 KGM BOL
28 06 07 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" GRANEL KGM
28 06 30 CEMENTO BLANCO X 1 KGM BOL
10 PORCELANA
36 PEGAMENTOS Y ADHESIVOS
10 COLAS
20 MASKING TAPE
36 20 15 CINTA MASKING TAPE 3M 1" X 60 YD PZA
39 PERNOS CAB. HEXAGONAL
10 DE ACERO
20 DE FIERRO NEGRO
30 GALVANIZADOS
39 30 25 PERNO CAB. HEX. FGALV. RC 1/2" X 1 1/2" PZA
 45 PINTURAS Y SOLVENTES
10 BARNICES
45 10 05 BARNIZ DD TEKNO JGO
20 LACAS
45 20 10 LACA ACRILICA PERLADA SW AZUL BÁLTICO GLN
30 LATEX
45 30 15 PINTURA SUPER MATE VENCEDOR ROJO TEJA GLN
70 VALVULAS
03 DE COMPUERTA
06 DE GLOBO
70 03 10 VALVULA GLOBO CR. 1/2" ITALIANA PZA

UBICACIÓN.

CLASIFICACIÓN DE LOS STOCKS

1. Por su procedencia
- Local
- Nacional
- Importado
2. Por su demanda
- Regulares
- Irregulares
- Eventuales
3. Por su importancia operativa
- Estratégico
- Normal
- No operativos
4. Por su existencia
- De stock
- De no stock
5. Por su obtención
- Preparados
- Fabricación
6. Por su movimiento
- Activos: Son aquellos que tienen movimiento dentro de un periodo previamente
establecido.
- Inactivos: Son los que no tienen movimiento dentro de un periodo establecido.
- Agotados: Son los que tienen movimiento, pero en el momento de hacer la
clasificación, se encuentran sin stock. Estos materiales, previo análisis, debemos
reponerlos con premura porque podrían estar causando
desabastecimiento.
- Códigos muertos: Son items que existen en el catálogo pero no tienen stocks y ya
no se utilizarán. Estos materiales debemos eliminarlos. Muchas veces, se
quiere guardar "Historia", en ése caso, podríamos guardarlos en un back up.
(borrador).
Cómo determinamos la "Inactividad" de un material?
7. Por su importancia económica
Llamada también: Ley de Pareto, Curva 80 . 20, Clasificación ABC
A fines del siglo pasado un economista italiano llamado Pareto, realizó un estudio
socio - económico de la realidad de su país y encontró que un gran porcentaje
de la riqueza del país (80%) estaba concentrado relativamente en una pequeña
minoría (20%), siguiendo con su estudio, determinó que el siguiente 15% de las
riquezas, estaba en manos del 30% de los habitantes y el 5% se distribuía entre la
gran mayoría (50%).
No fue sino hasta después de la 2da Guerra Mundial en que un ingeniero de la
General Electric, llamado Dickens (por eso se conoce también como clasificación
Dickeniana), aplicó esta teoría a los items de su empresa, viendo que se cumplía la
ley. Primero en resumen y luego graficado:

% item (acumulado) % económico (acumulado)

A 20 20 80 80
B 30 50 15 95
e 50 100 5 100
Esta clasificación es una de las más importantes en el campo administrativo, pues
nos ayuda a identificar los items más importantes, cuya atención nos será muy
útil para controlar los aspectos que sean necesarios.
En el caso logístico hay muchas aplicaciones, como por ejemplo:
Compras:
- Clasificación ABC por volumen de compra
- Clasificación ABC por proveedores
Almacenes:
- Clasificación ABC valor - consumo
- Clasificación ABC de materiales inactivos
Ventas
- Clasificación ABC por volumen de venta
- Clasificación ABC por margen de utilidad
- Clasificación ABC por clientes
La más importante en nuestro caso es la de valor - consumo.
Así, por ejemplo, si tenemos los siguientes materiales de los que conocemos su
valor unitario y su consumo anual:

Valor Consumo anual

1 30,000 1
2 0.10 500,00
3 700 800
4 1,000 2
5 15,000 0
¿Cuál será el más importante?
Será el primero si nos basamos por su precio unitario, el segundo si nos basamos en
el consumo anual; pero anualmente. ¿en cual invertimos y gastamos más?
Si calculamos el valor consumo anual de cada uno de ellos, tendremos:

1 30,000
2 50,000
3 560,000
4 2,000
5 0
Es decir, la importancia económica de un material no se calcula por su valor
unitario, ni por su consumo anual, sino por el VALOR DE SU CONSUMO ANUAL.
Para confeccionar un cuadro que nos permita llegar a determinar la clasificación
ABC, debemos calcular el valor - consumo anualizado de cada item y luego
clasificarlos de mayor a menor. En el punto superior quedarán los A, en el
intermedio los B, y al final los C.
No debemos limitarnos estrictamente por la ley de Pareto, sino, utilizar nuestro
criterio para definir la clasificación; es decir nosotros decidimos cuáles son A, cuáles
son B y cuáles son C.
Entonces como conclusión podemos definir:
Materiales "A" son muy importantes económicamente
Materiales "B" son medianamente importantes económicamente
Materiales "C" no tienen mayor importancia económica.
Utilizamos el ABC para establecer nuestra política de stocks. Así tenemos que el
stock que debemos mantener para cada clase de materiales es:
A Lo mínimo necesario, tendiendo a cero (JIT - Just in Time o JAT Justo a
tiempo) Porque en estos materiales, una economía en el costo de posesión o en
el precio de compra o ventajas en la forma de pago, serán muy significativos
para la empresa, lo que no ocurre para los otros materiales, por lo que para ellos
decidiremos:
B Stocks para un tiempo mediano; (4 meses por ejemplo).
C Lo máximo posible (8 ó 12 meses) porque son materiales de un valor -
consumo no significativo.
Esta política de stocks es modificada por 2 factores importantes:
- Duración del bien
- Capacidad del almacenamiento
Así mismo, para comprar, debemos tener más dedicación para los materiales "A",
pues una ventaja en la adquisición de los insumos, será importantísimo para la
empresa.
SESIÓN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO
CLASES DE ALMACENAMIENTO
Podemos considerar los siguientes tipos:
1. Almacenes financieros o warrant
2. Almacenes autorizados de Aduana
3. Almacenes de importación temporal
4. Almacenes de exportación temporal
5. Almacenes de consignación.
Almacenes Financieros o Warrants
Son aquellos en que se almacena mercadería que se entrega en garantía
(warrants) por un préstamo, generalmente bancario. Estos pueden ser alquilados a
almaceneras o se puede negociar para que se utilice un almacén dentro de la
empresa, pero al cual tiene acceso únicamente la empresa financiera acreedora.
Bien utilizado, puede ser un medio importante de financiamiento. Se pueden
"warrantear" mercaderías o insumos o productos terminados.
Los materiales "warranteados" se pueden liberar parcialmente pagando al banco,
el valor del material más los intereses correspondientes.
Almacenes autorizados de Aduana
Los terminales marítimos y aéreos, tienen los siguientes inconvenientes:
1. Son inseguros por pérdidas y robos.
2. Existen plazos para retirar la totalidad de la mercadería, en cuyo defecto es
declarada en abandono.
3. No se puede retirar parcialmente la mercadería.
Para evitar estos inconvenientes, podemos gestionar que apenas se
desembarque la mercadería importada, sea depositada en almacenes
autorizados de aduanas con el fin de eliminar los problemas mencionados pues,
nuestra mercadería estará:
1. Segura.
2. No se declarará en abandono mientras paguemos los derechos de
almacenamiento.
3. Se puede desaduanar parcialmente.
Almacenes de importación temporal
Las empresas que exporten productos, pueden solicitar la importación de
insumos que sean productivos, liberados de los derechos de aduana y del IGV.
El Estado es muy riguroso en el control de los materiales que ingresan al país con
esta facilidad, que es necesaria para poder competir con productos de otros
países.
La falta de materiales que no corresponden al balance importación temporal -
exportación, puede ser asumido como contrabando, con las penalidades
correspondiente.
Almacenes de exportación temporal
En el caso que tengamos que remitir un material para su reparación al extranjero,
que deba volver a internarse, o de devoluciones al proveedor con cargo a
reingreso, por los que ya se pagaron los derechos de aduana correspondiente,
pueden ser solicitados como exportación temporal para no duplicar el pago de los
derechos.
Dentro de estos, podemos considerar también, los TIC: terminales interiores de
carga, creados por la Ley Nº 25327 "Normas sobre el transporte multimodal
internacional de mercaderías", que se dio para facilitar el comercio internacional
de zonas que no dispongan de servicios de embarque - desembarque de cargas
en contenedores ni otras formas análogas.
Estos almacenes están bajo el control de la Sunad y toda la mercadería que se
interne en ellos se consideran "Exportadas" para todos sus efectos.
De consignación
Es cuando el proveedor nos da los materiales que serán pagados con la
condición de ser consumidos o vendidos por nosotros.
Como es lógico, son aplicables para materiales "A", pues no vale la pena hacerlo
para materiales B ó C.
Este sistema es importantísimo porque minimiza la inversión necesaria y porque baja
considerablemente el costo de posesión.
Es muy útil pero hay que tener un buen sistema de control de los stocks y de los
consumos, pues este tiende a aumentar por el sólo hecho de tener los materiales
disponibles o porque puede ser "incentivado" por el proveedor.
Tipos de almacenes
Estos son los lugares de almacenamiento que debemos considerar dentro de
una empresa.
- De insumos
- De productos terminados
- De recuperos
- De mercadería
- Sub almacenes o bodegas
Estos pueden ser únicos o varios, según sea necesario.
1. De insumos.· Son aquellos que contienen los materiales que se consumen en la
empresa, ya sea para uso interno o producción pueden ser especializados o
tener 1 sólo, general:
Por ejemplo:
- Almacén de materias primas
- Almacén de repuestos
- Economato
- Almacén de materiales pesados, etc.
2. De productos terminados.· Como su nombre lo indica, son los que contienen los
materiales que produce la empresa. En este almacén, podríamos tener también los
semi-terminados.
3. De recuperos.· Están los materiales usados, susceptibles de ser reparados o para
su venta "donde estén y como estén" o para ser eliminados.
4. De mercadería: Es donde están los materiales que compramos para
comercializar directamente. Podrían también estar junto con los productos
terminados.
5. Bodegas o sub·almacenes: Son almacenes pequeños, en los que tenemos
materiales de uso frecuente y/o emergencia, que son necesarios cuando los
usuarios están muy alejados del almacén o cuando este no cubre todos los
turnos de trabajo que tiene la producción.
SESIONES 4 Y 5 - GESTIÓN DE STOCKS
MÉTODOS DE PROGRAMACIÓN
La programación es indispensable en cualquier actividad, especialmente en
la logística.
Programar es prever, es adelantarnos a los requerimientos de los usuarios para
tener los materiales en la cantidad necesaria y en el momento oportuno.
Es decir, mediante ella vamos a determinar ¿Cuánto necesitamos? y ¿Cuándo
debe estar disponible?,
Existen varios métodos de programación.
1. PRM (Programa de Requerimiento de Materiales). Se aplica a los materiales
productivos directos.
2. Máximos y Mínimos. Se aplica para materiales B y C
3. Estacional o fechas fijas. Se usa para materiales de demanda irregular.
4. Gráfico. Se aplica para materiales "A"
5. Lote económico de compras. Se aplica a materiales "A".
PRM
En Inglés, sus siglas son MRP.
Este método, si bien es cierto, existe como principio desde tiempos muy antiguos,
pero en la década del 70 fue sistematizado, con la ayuda de la nueva
generación de computadoras 360/20.
Se basa en el concepto de RATIO DE CONSUMO:
𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑀𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎𝑙
𝑅𝑎𝑡𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 =
𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜 𝑇𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑎𝑑𝑜
Es la cantidad de materiales que se requieren para fabricar un producto
terminado.
Es un concepto que utilizamos a diario en muchos de nuestros actos.
Por ejemplo, para fabricar un pantalón talla "L" utilizamos 1.20 mt de tela. El ratio
será :1.20 mt/pantalón
Nos sirve para calcular el consumo necesario de tela y también para controlarlo.
Pero para fabricar 1 pantalón no sólo necesitamos tela, sino otros materiales.
Indicando solo los materiales productivos directos, con sus ratios que necesitaremos
para fabricar el pantalón, tenemos:

Ratio Talla "L" Ratio para niños Ratio para short

Tela principal 1.20 mt 0.70 mt 0.60 mt
Hilo 0.10 cono 0.07 cono 0.06 cono
Botones 2.00 unid 2.00 unid --
Cierre 1.00 unid 1.00 unid. 1.00 unid.
Broches 1.00 unid 1.00 unid. 1.00 unid.
Tela/p/bolsillos 0.30 mt 0.20 mt --
Etiqueta 1.00 unid. 1.00 unid. 1.00 unid.
Bolsa 1.00 unid 1.00 unid. 1.00 unid.
El conjunto de materiales con sus respetivos ratios, son necesarios para fabricar una
unidad, se llama "árbol de estructuras". Cada producto que se fabrique en una
empresa debe tener su árbol de estructuras.
Por supuesto que para fabricar 1 pantalón necesitamos otros materiales que no
son productivos directos (no dependen de la producción) tales como: agujas,
repuestos máquinas, útiles de oficina, materiales de limpieza, tijeras, etc., etc.) que
serán programados de acuerdo a los otros métodos.
Si tenemos todos los árboles de estructura grabados en el computador,
bastará indicar la cantidad que tengamos que producir de cada uno de ellos y
automáticamente el computador calculará la cantidad necesaria para
confeccionar cada producto y sumará la cantidad total.
Además comparará este total con la cantidad "disponible" (no es igual al
stock) y calculará la cantidad a comprar.
Máximos y Mínimos
Este método se utiliza para materiales B y C, es decir aquellos que no tienen mayor
importancia económica. Puede incluir a materiales productivos directos.
Como su nombre lo indica, este método se basa en que cuando tengamos una
cantidad mínima, debemos adquirir la cantidad máxima permitida.
Para programar, necesitamos los siguientes datos:
- Consumo

- Tiempo de reposición (es el tiempo que transcurre desde que surge la

necesidad hasta que el material está disponible en el almacén).
- Stock inicial
- Política de stocks (para saber cuánto o para cuánto tiempo debemos
solicitar el material)
Veamos este método con un ejemplo.
Si un ltem cualquiera tiene los siguientes datos:
Consumo anual : 1200 unidades
Tiempo de reposición : 30 días
Stocks inicial : 400 unidades
Política de stocks : Si el item es B => Solicitamos para 6 meses Si el item
es C => Solicitamos para 12 meses
Veamos cómo varía el stocks con respecto al tiempo:

El consumo anual es 1200 unidades, mensual será 100.

Si partimos de un stock inicial de 400 unidades, al cabo de 1 mes, ya habremos
consumido 100, o sea nuestro stocks será 300.
A fines de febrero, será 200, a fines de marzo, será 100 y a fines de abril, se habrá
producido una rotura de stock, es decir, llegaremos a stock cero.
Si nosotros realizamos nuestro pedido a fines de abril, tendremos que esperar 30
días (tiempo de reposición) para que nuestro pedido llegue, es decir, estaríamos
30 días sin stock. Como esto no es deseable, en 1ra instancia, decidimos
adelantarnos para realizar nuestro pedido; ¿cuánto nos adelantamos?: 30 días,
porque ese es el tiempo de reposición, es decir vamos a pedir cuando tengamos
stocks para 1 mes, que es igual a 100 unidades.
Probemos ahora: cuando nuestro stock llegue a 100 (fines de marzo) realizamos
nuestro pedido, que debe llegar en 30 días, a fines de abril, cuando estamos
llegando a cero.
Pero ¿siempre llegan a tiempo nuestros pedidos y si aún llegando a tiempo, nuestro
consumo o venta, aumenta?
Para poder evitar quedarnos sin stocks, por los motivos anteriormente anotados:
- MAYOR CONSUMO o DEMANDA
- DEMORAS EN EL ABASTECIMIENTO
Debemos tener una cantidad que los proteja de estas contingencias, que lo vamos
a llamar "stock de seguridad".
Uno de lo errores que frecuentemente se cometen, es tratar de hacer el cálculo
del stock de seguridad, en forma científica, exacta. Recordemos que este método
de programación es aplicable para materiales B y C, que no tienen mayor
importancia económica. Debemos asumirlo en forma aproximada; si no es
correcto, lo corregimos y si es acertado, lo dejamos.
Tracemos una línea en el punto de 100 unidades que señala nuestro stocks de
seguridad (para 1 mes), a partir de este momento, esta línea será nuestro "cero"
aparente, tratamos de que nuestro stock no llegue a este nivel.
El stock de seguridad es conocido también con el nombre de stock de protección
y desde mi punto de vista, como stock mínimo.
A partir de esta cantidad (100 unidades) nos adelantamos un periodo igual al
tiempo de reposición (30 días), que equivale a 100 unidades, nos da 200 unidades.
ESTE PUNTO CONSTITUYE "EL PUNTO DE REPEDIDO" (REORDER POINT) O STOCK DE
REPOSICIÓN.
En consecuencia, el punto de repedido, es: LA CANTIDAD en que debemos
ordenar la reposición de un material. El punto de repedido es independiente
del "tiempo" pues nuestro consumo no siempre es ideal, parejo, es muy variable,
por lo que debemos considerar hacer nuestro pedido cuando lleguemos a 200
unidades (en el caso del ejemplo).
AC = AB + BC
El segmento AC es el punto de repedido
El segmento AB es el stock de seguridad
El segmento BBC es el consumo en el tiempo de reposición.
Punto Repedido = Stock Seguridad + Consumo en tiempo reposición.
Pero cada vez que deseemos establecer el punto de repedido, no es necesario
realizar el gráfico, este lo podemos hacer con el Kardex, que lo veremos en el
siguiente capítulo.
Cuando lleguemos al punto de repedido debemos solicitar una cantidad que nos
permite llegar al stock máximo permitido, de acuerdo a nuestra política,
considerando el consumo durante el tiempo de reposición.
MÉTODO DE LOTE ECONÓMICO DE COMPRAS
Cuando compramos un artículo, incurrimos automáticamente en 2 costos:
- Costos de adquisición
- Costo de posesión
La suma de estos costos nos da el costo total. El lote económico de compra es
el que hace que el costo total sea el mínimo posible.
COSTO DE ADQUISICIÓN.
En lo que nos cuesta la acción de comprar.
Está conformado por:
- Costos directos del departamento de compras
• Sueldos y leyes sociales
• Materiales y útiles de oficina
• Servicios (Tlf, fax, luz, etc.)
• Movilidad, etc.
• Depreciación de equipos (fax, computadora, fotocopiadora)
- Costos indirectos de las compras
• Costo de la recepción (almacén, control de calidad)
• Costo de programación de stocks
• Costo de apoyo del centro de cómputo
• Costo de finanzas
• Costo de contabilidad
La suma de los costos, dividida entre el número de órdenes de compras colocadas
mensualmente, nos da el costo de adquisición, que es lo que nos cuesta colocar
una orden de compra.
El costo de adquisición es muy útil para establecer el monto de compras de caja
chica.
Costo de posesión.
Es lo que nos cuesta poseer un material, desde que ingresa, hasta que se consume.
Está conformado por:
- Costo del capital invertido
- Prima de seguro
- Costo de almacén
- Costos administrativos
- Mermas y pérdidas
- Riesgo de obsolescencia
- Impuesto de revalorización
- Costos de mantenimiento
Estos costos son muy particulares para cada empresa, pero en nuestro medio,
el costo de posesión está alrededor del 30% anual, en US$, sobre el valor promedio
del stock.
Debemos notar que en ningún caso figura el costo del producto.
Para ilustrarlo podemos ver un ejemplo para un item cualquiera de una
empresa:
Costo de posesión : 20%
Costo de adquisición : 200 U.M.
Costo de adquisición : 7,200 unidades
Precio unitario : 10
Tanteando para diferentes formas de compra, podemos ver el siguiente
cuadro:

# de veces Tamaño Costo Inventario Valor del Costo Costo

compra Lote adquisición promedio stock Posesión Total
Prom.
1 7200 200 3600 36000 7200 7400
2 3600 400 1800 18000 3600 4000
3 2400 600 1200 12000 2400 3000
4 1800 800 900 9000 1800 2600
5 1440 1000 720 72000 1440 2440
6 1200 1200 600 6000 1200 2400
7 1028 1400 514 5140 1028 2428
8 900 1600 450 4500 900 2500
En el cuadro vemos que el costo total baja desde 7400 UM hasta que se hace
mínimo (2400 UM) y luego vuelve a subir. Esta subida se debe a que el costo de
adquisición se hace más importante que el costo de posesión.
Cuando el costo total es mínimo, se dice que estamos comprando en LOTE
ECONÓMICO; en este caso: 1200 unidades.
El lote económico se presenta cuando el costo de adquisición y el costo de
posesión son iguales. Este es una condición indispensable para que se produzca el
lote económico.
Pero para calcularlo más rápidamente existe una fórmula:

2𝑥𝐶𝑥𝐴
𝑄= √
𝑃𝑥𝑈
En donde:
Q = Lote económico
C = Consumo anual
A = Costo de adquisición
P = Costo de posesión (en fracc. decimal)
U = Precio unitario
CONSIDERACIONES DE LOTE ECONÓMICO
1. El lote económico debe aplicarse sólo para materiales tipo A, no es
interesante aplicarlo a materiales tipo B y C, pues su poca importancia económica
no lo justifica, pues sería como ahorrar en la comida del canario.
2. En el ejemplo que hemos visto, el lote económico es de 1200 unidades, es decir,
tenemos que comprarlo 6 veces al año. Pero ¿vale la pena comprar 6 veces al año
1 material tipo A? Creemos que no. para comprar 1 material A yo solicitaría
cotización por el total del lote y negociaría con el proveedor 2 aspectos
importantísimos: entregas parciales (lo mínimo posible) y forma de pago; esto, por
supuesto, luego de seleccionar la mejor oferta,
En el cuadro del ejemplo del lote económico, comprando de esta forma
tendremos:
A. Costo de adquisición = 200 U.M.
(Porque compraría 1 sola vez)
Tamaño del lote = 300 unidades
(entregas quincenales)
Stock promedio = 150 unidades
Valor del stock promedio = 150 X 10 = 1500 U.M.
Costo de posesión = 20% de 1500 U.M.
= 0.2 X 1500 = 300 U.M.
Costo Total : Costo adquisición + Costo posesión
200 + 300
= 500 U.M.
Este costo es mucho menor que los 2400 U.M. obtenidos con la aplicación
tradicional de la teoría de lote económico.
METÓDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS
Este Método se aplica a materiales que en determinadas épocas del año,
tiene unas ventas excepcionales. En una empresa comercial, el encargado de
ventas debe determinar qué campañas de ventas va a realizar; indicando además
la fecha de inicio de cada una de ellas. En una empresa de grandes almacenes,
tendremos:
 Campaña Fecha de inicio Fecha del pedido
Escolar 1º feb 15 oct
Día de la madre 1º abril 1º dic
Día padre 1º junio 15 feb
Invierno 15 junio 3 marzo
Primavera 1º set 4 abril
Navidad 1º nov 15 jun
Verano 15 nov 30 jun
Una vez que el encargado de compras nos de esa información (2 primeras
columnas) nosotros debemos, basarnos en:
- Procedencia, obtención, disponibilidad financiera, forma de pago, etc.
Determinar la fecha máxima en que debemos tener el pedido, con todos sus datos,
en nuestro poder, y establecemos la columna 3. Si nosotros tenemos pedidos en
las fechas indicadas, debemos garantizar la entrega de los materiales para
la fecha de inicio de la campaña, de lo contrario, no podremos asegurarlo.
Así como hay campañas de ventas, también, en empresas industriales, existen
campañas de producción, de mantenimiento, de promoción, etc,. que pueden
programarse siguiendo el mismo método. Debemos recordar que en las empresas
las áreas más críticas son producción y mantenimiento por lo que debemos
exigirles que programen sus campañas.
Este método también se aplica para items de consumo regular, cuando se trata
de pocos items.
Por ejemplo, 1 farmacia, puede programar sus pedidos de medicinas, por
laboratorios; fijando la fecha en que deben realizarse.
También se aplica a empresas que tienen muchos usuarios, para que todos realicen
sus pedidos en 1 fecha determinada, por familias.
MÉTODO GRÁFICO
Este método es aplicable a materiales tipo "A", es decir, aquellos de mucha
importancia económica.
Lo vamos a realizar con el siguiente cuadro:

EN FE MZ AB MY JN JL AG ST OC TOTAL
Stock inicial P
R
Ingresos P
(compras)
R
Consumos P
R
 Stock final P
R
Producción P
R

P = PROGRAMADO R = REAL
Lo primero que tenemos que hacer, es calcular el consumo.
Como la mayoría de los materiales (A) dependen directamente de la producción,
hemos colocado esta fila para calcularlo.
El consumo será igual a la producción multiplicada por el ratio de consumo.
En las empresas comerciales, no hay producción, no se coloca esta fila, el consumo
será igual a la venta estimada y se colocará directamente en esa fila.
Otro dato real, es el stock inicial que lo podemos obtener del Kardex o mediante
un conteo físico.
También debemos determinar el stock final, que es lo que deseamos mantener
para garantizar el abastecimiento. Esto lo vamos a definir mediante una política de
stocks. Ya hemos visto, en el sistema de máximos y mínimos que, para los materiales
B y C teníamos una política de stocks genérica, es igual para todos los materiales
(B = 6 meses C = 12 meses por ejemplo).
La política de stocks para materiales A, es definida para cada uno de ellos, y
se debe tener en cuenta:
- Procedencia del material
- Disponibilidad en el mercado
- Oferta del material
- Forma de pago
- Variedad de proveedores, etc.
El cuadro se basa en un principio muy simple:
STOCK INICIAL + INGRESOS - CONSUMOS = STOCK FINAL
Cada Fila tiene 2 posiciones:
P = Programado
R = Real
Para poder comprar frecuentemente nuestra programación con lo que realmente
ha sucedido y poder tomar así, la las medidas correctivas y controlar los consumos.
SESIÓN 6 - EXAMEN PARCIAL
SESIÓN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS
EL PEDIDO DE COMPRAS
Una vez que hemos determinado la cantidad y la OPORTUNIDAD, de acuerdo a
nuestra programación, debemos definir claramente QUE, es lo que necesitamos,
es decir, detallar las especificaciones mínimas que debe reunir un material y
para que compras pueda adquirirlo inequívocamente.
Estos datos, los plasmamos en un documento que se llama "pedido de compras"
ó "requisición". El pedido debe ser debidamente revisado y aprobado, antes de
iniciar el proceso de compras.
En la mayoría de empresas, la revisión es realizada por el almacén, pero ¿está en
condiciones de hacerlo eficientemente o tiene personal técnico que conozca de
especificaciones y consumos?, si no es así, se debe designar una persona o área
que cumple con revisar los pedidos.
Los aspectos que debemos revisar para aprobar un pedido, son:
1º Que sea realmente necesario.
2º Que la cantidad esté de acuerdo a una política.
3º Que las especificaciones estén completas.
4º Que la fecha de entrega sea razonable (excepto las urgencias, que
DEBEN SER LAS EXCEPCIONES).
5º Que se defina el embalaje.
6º Debe indicarse al responsable de realizar la verificación del material
cuando se ingrese.
El proceso de compras, se debe iniciar necesariamente, con un pedido
debidamente aprobado.
Después del proceso de compras el proveedor entrega el material al almacén y
así iniciamos el proceso de almacenamiento.
LA RECEPCIÓN
Para la recepción de cualquier empresa, es indispensable la o/c y la guía
de remisión del proveedor; no se debe de recibir ningún material sin estos requisitos.
El personal que trabaje como recepcionista debe ser capacitado, si es posible, con
formación técnica, para poder analizar la calidad de los materiales. Debe tener
ayudante, pues siempre debe estar manipulando y desembalando materiales;
también deben estar dotados de las herramientas mecánicas, de medición y/o
precisión para efectuar su trabajo.
Pasos de la recepción:
- DESCARGA
- DESEMBALAJE
- VERIFICACIÓN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA
- INGRESO
1. Se debe establecer un horario para recibir la mercancía.
2. Se debe establecer la zona de descarga más adecuada para minimizar la
necesidad de manipuleo.
3. Debe haber una zona de recepción, debidamente separada.
4. El recepcionista debe conocer claramente quién es el responsable de la
verificación cualitativa del material:
- El mismo recepcionista
- El usuario del material
- Un especialista (laboratorio, compras de calidad, etc).
 Terminada la verificación cuantitativa y cualitativa, se debe confeccionar
la nota de ingreso por el material que esté de acuerdo con la especificación
en la orden de compra.
 Por el material que no esté de acuerdo debe confeccionarse la "NOTA DE
RECHAZO" indicando claramente el motivo.
Esta nota es necesaria para que quede constancia del material que se rechaza
y poder evaluar a los proveedores. Sin esta nota no quedara historial.
Todo material que ingrese a la empresa, debe pasar física y/o
administrativamente por recepción del almacén.
Existen diferentes motivos por los que ingresa material a un almacén:
- Por compra
- Por préstamo
- Por devolución de cliente
- Por devolución de usuario
- Por devolución de proveedor
- Por inventario
- Por ajuste de inventario
Por razones de un mejor control, todo material que salga del la empresa,
excepto ventas, debe pasar por recepción del almacén.
De esta manera, se llevará un control de la mercadería que es reingresada; de
lo contrario, reclamará su devolución al responsable.
Motivos por los que salen materiales que deben pasar por recepción:
- Préstamos
- Devolución de préstamo
- Reparaciones
- Devolución a proveedor
- Muestra, etc.
SESIÓN 8 - ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO
ÁREAS DE ALMACENAMIENTO
Debemos seleccionar los materiales, teniendo en cuenta:
- Mercadería que deba ir en lugar cerrado
- Mercadería que no necesita lugares cerrados
- Mercadería frágil
- Mercadería que se consume frecuentemente
- Mercadería pesada
- Mercadería voluminosa
- Mercadería valiosa
- Mercadería peligrosa (explosiva o carburante venenosa, corrosiva).
- Mercadería que requiere almacenamiento especial (refrigeración,
deshumecedor).
Para cada de una ellas, decimos si deben ir en almacenes AD-HOC, o deben estar
dentro de un solo almacén, pero, ojo, debemos acondicionar las áreas necesarias.
Esta decisión es importante para nuestro almacén; si no tenemos espacios
adecuados para cada tipo, o la capacidad de almacenamiento no es la
adecuada, vamos a tener almacenes caóticos y desordenados, que puedan
conducirnos al fracaso.
Un funcionario de almacenes debe enfrentar el reto de tener que convencer a la
gerencia general de que provea al almacén de las áreas y medios necesarios,
justificando, si es precio, con un análisis costo - beneficio. Cualquier pedido que
no esté debidamente sustentado, esta condenado al rechazo.
- Las áreas cerradas son las más caras, por lo tanto deben dedicarse sólo a
los materiales que por su tamaño y necesidad de protegerlo de la intemperie, lo
requieran.
- Las áreas de almacenamiento al aire libre, son más baratos; pueden
ser asfaltados o con piso de concreto o afirmado, con techo total o parcial,
siempre tendiendo a la economía. Deben estar protegidos por mallas de
alambre. Se usan para materiales voluminosos (cilindros, carretes de cables, fierro
de construcción, tuberías, etc) que difícilmente pueden ser sustraídos.
- Las áreas de seguridad se destinan a materiales "deseables", de
fácil sustracción. Sólo muy pocas personas deben tener la llave de acceso.
- El área para mercadería frágil debe estar en lugares poco transitados y seguros.
- La mercadería voluminosa debe estar en lugares abiertos o si no es
posible, dentro del almacén, en lugares en que puedan ser manipulados, sin
estorbar el paso.
- La mercadería peligrosa debe estar en lugares que en casos de siniestro,
no afecta al almacén ni a los trabajadores ni a otras áreas de la empresa. Dentro
de esta mercadería tenemos (dinamita, gases, combustibles, reactivos, etc,).
- Las áreas de almacenamiento especial, de acuerdo a su volumen puedan
estar en almacenes especiales o dentro del almacén central, pero debidamente
acondicionada.
UBICACIÓN DE LOS ALMACENES
Debe estudiarse convenientemente, de tal forma que facilite el acceso a los
usuarios y a los proveedores y que esté libre de la contaminación (humos) que a
veces la misma fábrica produce.
 DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES
La distribución de los materiales dentro del almacén, se realiza de acuerdo a los
siguientes criterios:
- Frecuencia de movimiento
- Volumen I peso
- Peligrosidad
- Costo unitario
- Necesidad de conservación especial
- Fragilidad
- Deseabilidad
Cualquiera que sea el almacén, o el criterio que escojamos, siempre debe de estar
en orden de Código para facilitar la ubicación del material.
SEGURIDAD DEL ALMACÉN
La seguridad del almacén debe ser:
- Contra robos: Internos y externos
- Contra otros siniestros
` Sismos
` Incendios
` Plagas
` Aniegos
` Contaminación.
Debemos también tener especial cuidado en la Seguridad del personal.

En el 1er caso, debemos, si es posible con asesoría de especialistas, asegurar

nuestro almacén, tanto en el perímetro (puertas, ventanas, tomas de aire,
extractores), como en el interior del mismo (rendijas, rejas), asegurándose que
impida el paso furtivo de personas y de materiales.
Se deben tener manuales de procedimientos que establezcan que está prohibido
el libre paso de personas no autorizadas al almacén, y que el supervisor o el jefe
del almacén o el personal de seguridad puedan revisar a las personas y/o vehículos
que salen del almacén, incluyendo al propio personal, sin que se sientan
"Ofendidos", sino lo consideren como rutina.
- Las funciones de limpieza y/o toma de inventarios, deben ser realizados por
personal del mismo almacén, en el 1er caso o de confianza, de la misma
empresa, en el 2do caso. SI permitimos rutinariamente la presencia de
extraños, estos serán excusa en el caso de pérdidas y robos. En el caso de
seguridad contra siniestros, también necesitamos asesoría de expertos en
seguridad industrial que nos ayuden a determinar y ubicar convenientemente las:
- Tomas contra - incendio
- Extintores
- Rejillas y sumideros
- Detectores de humos
- Rociadores
- Evacuación y zonas de protección en caso de sismos.
- Tipos de puerta y sentido de giro (vertical, interior, exterior, lateral).
Es muy frecuente tener un plano de ubicación de cada almacén, en que se
indiquen la distribución de la mercadería, posición de los dispositivos de
seguridad, posición de las llaves y tableros eléctricos, zonas de seguridad. Zonas de
mayor peligro.
Se deben realizar periódicamente simulacros de siniestros.
Seguridad del Personal
El personal, dentro del almacén, debe tener los protectores de seguridad
necesarios:
- Ropa adecuada
- Protectores de oído
- Orejeras
- Lentes
- Respiradores
- Guantes adecuados
- Zapatos de seguridad
- Fajas protectoras de columnas para manipular pesos.
- Cinturones de seguridad
- Capacitación necesaria.
MEDIOS DE ALMACENAMIENTO
El jefe de almacén es responsable de proveer a su personal de los medios más
adecuados para que desarrollen su trabajo en forma óptima, sin poner en riesgo
su integridad. Dentro de estos tenemos:
a) De Almacenamiento:
- Estantería
- Estantería móvil
- Tanques y tolvas
- Parihuelas
- Caballetes para cables
- Casilleros
- Escaleras
- Linternas
b) De Acarreo:
- Fajas transportadoras
- Rodillos transportadores
- De elevación (cangilones)
- Carretillas mecánicas
- carretillas hidráulicas
c) De Manipuleo:
- Montacargas (petróleo, eléctricos)
- Montacargas mecánicos
- Montacargas eléctricos.
d) De Medición:
- Balanzas
- Winchas
- Micrómetros
- Vernier, etc.
LOS DESPACHOS
Como principio: NADA DEBE SALIR DEL ALMACÉN SIN ESTAR AMPARADO POR UN
DOCUMENTO DEBIDAMENTE APROBADO.
El despacho es la fase culminante del proceso logístico, y de proceso logístico, y
de su ordenamiento depende la calidad del servicio que brinde el almacén y el
control de los consumos, es por esto que debe estar muy bien controlado.
Los principales documentos de salida son:

FACTURA
Empresas BOLETA DE VENTA
Comerciales GUÍA DE REMISIÓN

VALE DE SALIDA
Empresas que VALE DE SALIDA PROVISIONAL
Consumen TRANSFERENCIA INTERNA
Material TRANSFERENCIA EXTERNA

El almacén, debe horarios horarios y fechas de atención a los usuarios, de

acuerdo a las necesidades de consumo o a los programas de producción.
Todos los documentos que sustentan una salida, tienen una finalidad contable,
por lo que, cualquiera que sea el sistema de control que exista, debe figurar como
documento debidamente firmado por:
- El solicitante
- La persona que autoriza
- El despachador
- La persona que recibe.
Se debe determinar claramente a las personas autorizadas, de los cuales el
almacén debe llevar una relación en la cual estén registradas las firmas
autorizadas y para qué línea de materiales.
El almacén debe llevar un archivo correlativo y organizado de cada uno de los
documentos que sustentan un ingreso y salida.
Los formatos de la factura, guía de remisión y boleta de venta, están es
establecidos por la Sunat, por lo que sólo veremos cómo es un vale de salida.

VALE DE SALIDA NUMERO

FECHA MOTIVO

USUARIO C. COSTOS
JUSTIFICACIÓN

IT. CODIGO DESCRIPCION U/ CANTIDAD CUENTA

M SOLICITA DESPACH.
D

solicitante aprobación almacén recibí conforme

RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACÉN

1º Mantener los niveles adecuados de stock.
2º Mantener el orden del almacén
3º Mantener la limpieza del almacén
4º Mantener los productos en perfectas condiciones hasta que sean solicitados.
5º Entregarlos de acuerdo a las condiciones fijadas (en caso de venta).
6º Mantener actualizados el catálogo.
7º Toda la mercadería debe estar identificada con una tarjeta que contenga:
- Código
- Descripción
- Unidad de medida
- Ubicación
8º Seleccionar la mercadería inactiva y proponer su destino final.
9º Establecer junto con contabilidad y auditoría los sistemas de control
del almacén (verificaciones e inventarios).
EL KARDEX
El kardex es el control de ingresos y salidas de materiales, Puede ser mecanizado
(software) o manual, el principio es el mismo, pero obviamente el primero tiene
muchas ventajas.
Tipos de Kardex
El kardex puede ser contable o de saldos físicos.
El kardex contable es, como su nombre lo dice, el que lleva contabilidad, con fines
de control del almacén. Es valorizado.
El kardex de saldos físicos, en compañías medianas o grandes, es necesario, para
que el almacén pueda llevar sus propios controles y la programación de stocks,
pero sólo de saldos físicos, ya que las auditorías, recomiendan que el almacén no
lleve costos ni precios unitarios.
En la siguiente hoja, existe una muestra de un kardex.
Esto se puede llevar en una hoja o una tarjeta o puede ser un registro de
computador por tele - proceso.

PTO. STOCK STOCK TIEMPO PROCE CLASE IMPORT DEMAN MOV OBTE
PEDID MINIMO MÁXIM REPOSI DENCIA ANCIA DA IMIEN NCIÓ
AÑ EN FE M A M JU JU A SE O N DI TO PEDIDO ORDEN DE INGRESO
O
MES O C. FE C PR F. # TO
FE C N
O E B A BR A N L G P CT O C TA # FE C # COMPRA ACU
199 C A C A O EN C A M.
2000 R Y O V L
9 H NT H NT V. T. H NT
2001
DOCU FECH INGR SALI SALD A . A . A .
MENT A ESO DA O
O

CODIGO DESCRIPCION U/ UNIC

M ACIO
N
EL ALMACÉN
- Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las
funciones básicas de la logística y como tal, debe realizarse en forma óptima en
todas las empresas e instituciones.
- La mayoría de los empresarios toma al almacén como un "Mal
necesario" puesto que "ocasiona gastos no productivos", pero esto está muy
alejado de la realidad, puesto que el almacenamiento es los gastos del almacén,
constituyen una inversión, que si es bien planificado y utilizada racionalmente, va a
ocasionar utilidades directas a la empresa.
Una de las utilidades directas que origina el almacén son:
- Disminución del COSTO DE POSESIÓN, lo cual aumenta las utilidades,
en forma directa.
- Optimiza la inversión en stocks.
- Permite la continuidad de aquellas operaciones al tener los
materiales en el "momento oportuno" en la "cantidad necesaria" en la "calidad
requerida".
- Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para
poder controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.
- Máxima utilización de los materiales; controlando y administrando
eficientemente la recuperación de muchos de ellos.
- Estudiando el rendimiento de los materiales en uso.
- Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se
están usando.
- Normalizando y estandarizando los materiales del catálogo de la empresa.
- Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar
una eficiente recepción e ingreso de la mercadería requerida.
- Corresponde al jefe de almacén y al personal de esta área,
cumplir los objetivos trazados en base a un "Programa de trabajo", cuya
evaluación sea motivo de un informe, que "DIVULGUE" los logros obtenidos, y
también los problemas que se tienen en el almacén, analizándolos
convenientemente y proponiendo soluciones.
EL personal del almacén es responsable de cómo la dirección de la empresa
reúne a los almacenes, demostrándolo, no solo con brindar un excelente servicio a
los usuarios y/o clientes, sino demostrando los logros obtenidos, en cuanto a
parámetros específicos.
Estos parámetros, llamados también "BENCHMARKING" deben demostrar la
situación real del almacén, y tratar de cuantificar la forma económica los
resultados buenos o malos que se obtengan.
De una manera muy general, sugiere algunos de estos parámetros:
- Índice de rotación: general y por
- Composición del stock: principales productos
 # Total de ítems en stock
# Total de ítems en activos -%
# Total de ítems inactivo -%
# Total de ítems con stock "O" - %
# Total de ítems sobre stock - % - motivo
Si esto se pudiera valorizar, sería óptimo.
- # de vales de salida atendidos - # de ítems
- # de ítems atendidos / personal del almacén
- # de ingresos - # ítems
- # de ítems con normas y/o pérdidas
- # de pedidos emitidos - # ítems
- # de pedidos urgentes (indicando motivos)
- # de vales no atendidos por falta de stock
- # de ítems de no stock
- Verificaciones de stock y resultados
- Apreciaciones sobre la seguridad del almacén.
- Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los últimos 6
meses y analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos
estamos alejando de ella.
- Así mismo, conviene que el almacén posea un manual de
procedimientos y un perfil del personal que debe realizar las funciones según el
organigrama.
SESIÓN 9 - CONTROLES DEL ALMACÉN
CONTROLES DEL ALMACÉN
En el almacén poseemos mucho dinero invertido, más de los que puede tener el
cajero en un buen día; por lo tanto, el personal del almacén y las demás
autoridades de la empresa deban tener un buen control de existencias.
Para poder llevar el control, existen:
- Los chequeos
- Toma de inventarios
- Para cualquiera de los controles se debe tener un buen kardex, al día,
porque es la base para verificar se las existencias están de acuerdo con lo
que SE DEBE HACER.
CHEQUEOS
Estos son sorpresivos y/o aleatorios. El jefe del almacén debe realizarlos en forma
diaria, pero también, lo realizan en forma eventual: El jefe de logística, auditoría y
contabilidad.
El procedimiento es obtener los saldos de un número indeterminado de ítems y
compararlos con un conteo físico. Las diferencias que pudieran existir, deben
aclararse inmediatamente.
TOMA DE INVENTARIOS
Toma de inventario es la comparación entre el saldo contable (Kardex) y el conteo
físico de los materiales.
Este, a diferencia de los chequeos, no debe ser sorpresivo, sino, lo principal, es su
preparación.
Clase de toma de inventarios
Existen 2 clases: Totales y rotativos o selectivos.
- Los inventarios totales, como su nombre lo indica, se toman sobre
la totalidad de los ítems. Es recomendable para empresas pequeñas o con poco
número de ítems. Como es para poco número de ítems, se pueden tomar con
intervalos no muy grandes de tiempo y además no cierra la atención y requiere
de personal no muy especializado.
- Toma de inventarios rotativos o selectivos. Son recomendables
para empresas grandes o con muchos números de ítems. Son selectivos porque,
seleccionamos a menudo especialmente, basados en la clasificación ABC. Así
tenemos por ejemplo:
Para materiales A y de mayor valor unitario: c/2 meses
Para materiales B y de mayor valor unitario: c/6 meses
Para materiales B y de mayor valor unitario: c/12 meses
Para los medianos o grandes empresas, es más recomendable por:
- No cierra la atención
- Pueden hacerse más frecuentemente para los materiales más importantes.
- Como son muy frecuentes, es necesario tener personal estable que se va a
especializar en el conocimiento de los materiales, documentos contables y
sistemas.
Preparación
La preparación consiste en:
1º Creación o perfeccionamiento del catálogo.
2º Creación o perfeccionamiento del cardes contable
3º Conciliación entre físico y kardex
4º Ordenamiento y limpieza del almacén
5º Pre - conteo
6º Depuración del procedimiento y formatos. Fecha de inicio y término.
7º Determinación del personal que intervendrá.
8º Determinación del personal que intervendrá.
9º Preparación de los medios necesarios.
1Oº Corte documentario.
11º Conteo y reconteo
12º Listado de discrepancias
13º Aclaración de discrepancias
14º Informe final y ajuste de inventarios.
SESIÓN 10 - CONTROL DE GESTIÓN
CONTROL DE GESTIÓN
Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las funciones básicas de
la logística y como tal, debe realizarse en forma óptima en todas las empresas e
instituciones.
- La mayoría de los empresarios toma al almacén como un "Mal
necesario" puesto que "ocasiona gastos no productivos", pero esto está muy
alejado de la realidad, puesto que los gastos del almacén, constituyen una
inversión, que si es bien planificado y utilizada racionalmente, va a aumentar la
rentabilidad de la empresa la empresa.
Una de las utilidades directas que origina el almacén son:
- Disminución del COSTO DE POSESIÓN, lo cual aumenta las utilidades, en
forma directa.
- Optimiza la inversión en stocks.
- Permite la continuidad de las operaciones al tener los materiales en el
"momento oportuno" en la "cantidad necesaria" en la "calidad requerida".
- Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para poder
controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.
- Máxima utilización de los materiales; controlando y administrando
eficientemente la recuperación de muchos de ellos.
- Estudiando el rendimiento de los materiales en uso.
- Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se están
usando.
- Normalizando y estandarizando los materiales del catálogo de la empresa.
- Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar
una eficiente recepción e ingreso de la mercadería requerida.
Corresponde al jefe de almacén y al personal de esta área, cumplir los objetivos
trazados en base a un "Programa de trabajo", cuya evaluación sea motivo de
un informe, que "DIVULGUE" los logros obtenidos, y también los problemas que se
opongan a la eficiencia, analizándolos convenientemente y proponiendo
soluciones.
EL personal del almacén es responsable de cómo la dirección de la empresa
considere a los almacenes, demostrándolo, no solo con brindar un excelente
servicio a los usuarios y/o clientes, sino haciéndole conocer los logros obtenidos, en
cuanto a parámetros específicos.
Estos parámetros, llamados también "BENCHMARKING" deben demostrar la
situación real del almacén, y tratar de cuantificar la forma económica los
resultados buenos o malos que se obtengan.
De una manera muy general, sugiere algunos de estos parámetros:
- Índice de rotación: general y por cada material "A"
- Composición del stock:
# Total de ítems en stock
# Total de ítems activos -%
# Total de ítems inactivo -%
# Total de ítems agotados -%
# Total de ítems con sobre stock - % - indicando los motivos.
(Sería muy conveniente valorizarlos y también determinar el porcentaje en
valores).
# de vales de salida atendidos - # de ítems
# de ítems atendidos / personal del almacén
# de ingresos - # ítems
# de ítems con mermas y/o pérdidas
# de pedidos emitidos - # ítems
# de pedidos urgentes (indicando motivos)
# de vales no atendidos por falta de stock
# de ítems de no stock
Verificaciones de stock y resultados de los chequeos. Apreciaciones sobre la
seguridad del almacén contra siniestros.
Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los últimos 6 meses y
analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos estamos alejando de
ella.
Así mismo, conviene que el almacén posea un manual de procedimientos y un
perfil
BIBLIOGRAFÍA
Gestión de Almacenes: David de la Cruz Ponce
Gestión de Stocks : Santiago Segura