ARCHIVO PERMANENTE

I. DEFINICIONES:

- Está conformado por todos aquellos datos y todos los papeles que retenga
por más de un año y por lo general esta información no es preparada por el
Auditor, si no que se obtiene directamente del cliente cada año debe revisarse
críticamente su información a fin de contener información de interés actual,
aquella que no sea necesaria examinar para la revisión de los años futuros
deberá transferirse a un archivo permanente inactivo que tienen el carácter de
continuación en la empresa y que por lo tanto se pueden volver a utilizar en
auditorias futuras.

- Debe mantenerse actualizado de año en año según lo establece

la Contraloría General de la República (NAGU)

- También la NAGU manifiesta que para cada entidad sujeta a control se debe
implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente).

- Permite mantener un conocimiento permanente y actualizado de las

actividades o hechos de la compañía auditada relacionada con el tipo de
servicio ofertado. La información tiene vigencia por más de un periodo.

- Se le ha codificado con la letra “P”.

II. OBJETIVOS:

 Proporcionar a los nuevos miembros del cuerpo de auditores, un breve

sumario de las políticas y de la organización del cliente.
 Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que muestren
relativamente poco o ningún cambio, eliminando consecuentemente, la
necesidad de su preparación año tras año.

III. IMPORTANCIA:

- Sirven como evidencia de los objetivos y el alcance de cada trabajo realizado

y de los procedimientos de auditoria utilizados.
- Es de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin
tener que reproducir la información de cada año
- Sirven de ayuda para la discusión del informe con los responsables de las
áreas auditadas y terceros interesados.
- Son el soporte de los informes que emite el auditor.
 - Sirven de referencia histórica y archivística vigente.
- Sirven de punto de partida para la siguiente auditoria.

IV. CARACTERISTICAS:

- Son archivos de una sola vez. No son actualizables.

- Deben elaborarse completamente cada vez que se realice la auditoria.
- El de la última revisión es el del valor actual.

V. CLASIFICACION:

 Archivo Permanente General de la entidad:

- Descripción general de la entidad.

- Organigrama de la entidad.
- Descripción del área de sistemas.
- Organigrama del área de sistemas.
- Descripción de funciones.
- Guía de normas.
- Relación de manuales.
- Configuración de la red de cómputo.
- Plano de la distribución física del centro de cómputo.
- Inventario de hardware. Commented [E1]:

- Inventario de software.

 Archivo Permanente de cada aplicación particular :

- Descripción general de la aplicación.

- Manuales de la aplicación.
- Flujograma descriptivo del ciclo total de la aplicación.
- Diagrama de pasada con el procesamiento significativo controles a nivel
programa.
- Relación de programas que componen la aplicación.
- Relación de mensajes de ayuda.
- Relación de mensajes de error.
- Guía de documentos de entrada.
- Copia programas fuente.
- Perfiles de acceso y seguridad a la aplicación.
VI. INFORMACION QUE CONTIENEN:

- Análisis de la acta constitutiva de la empresa.

- Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables
establecidas.
- Contratos de arrendamientos, participación de utilidades y bonificaciones.
- Graficas de organización y alcance de la autoridad y responsabilidad de los
funcionarios.
- Extracto de la acta de la asamblea de accionistas.
- Análisis de cuentas(terrenos, capital social, pasivo a largo plazo)

VII. DOCUMENTAR LA AUDITORIA EN UN ARCHIVO PERMANENTE :

Sirve Para:

- Planear y desempeñar la auditoria

- Dirigirla y supervisarla
- Tener registro de los asuntos importantes para futuras auditorias
- Facilitar revisiones e inspecciones de control de calidad
- Facilitar las inspecciones externas

VIII. TIPOS DE ARCHIVOS PERMANENTES:

 CONSTANTES: están formados por registros que contienen campos fijos y

campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

 DE SITUACION: son los que en cada momento contienen información

actualizada.

 HISTORICOS: contienen información acumulada a lo largo del tiempo de

archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos
de variación periódica en el tiempo.

IX. SECCIONES DEL ARCHIVO PERMANENTE:

I. Organización

 Actas
 Manuales de organización y procedimientos
  Organigrama
 Objetivos y funciones de la operación
 Descripción de puestos
 Procedimientos
 Antecedentes de la operación
 Historia de la dependencia o entidad

II. Sistema de Información y control

 Formatos y reportes
 Estadísticas
 Análisis FODA

III. Sistema Legal, Fiscal y Contable

 Régimen Legal
 Régimen Fiscal
 Sistema Contable

IV. Contratos (Copia o Extractos)

 Servicios
 Compra
 Arrendamiento
 Financiamiento
 Asistencia técnica
 Comisión
 Concesión

V. Auditoria

 Objetivos
 Programa de Trabajo
 Cronograma de Actividades
 Informes de Resultados
 Seguimiento de Recomendaciones
X. CONSERVACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO DEL ARCHIVO
PERMANENTE

- Conviene utilizar una carpeta que permita su crecimiento, tanto en número de

secciones como en volumen.

- Al inicio de la carpeta debe existir una cedula que indique las distintas
secciones que comprende, cuya documentación deberá estar ordenada
cronológicamente.

XI. MODELO DEL ARCHIVO PERMANENTE:

 Su contenido se encuentra regulado desde el “P 1” hasta el código “P 19”.

  La información normalmente no cambia de un año a otro y que por lo
tanto, no requiere ser duplicada.

XII. VENTAJAS:

 Hace posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más
riguroso, ya que existe información comparativa con años anteriores.

 Un más rápido y mejor entendimiento por el auditor de las características

principales del negocio del cliente y de la industria.

 Evita que todos los años se hagan las mismas preguntas al personal del
cliente. Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoria.

 Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar el

equipo de auditoria.
 BIBLIOGRAFÍA

 https://es.scribd.com/document/280042122/Caratula-Archivo-
Permanente-2015-2016
 file:///C:/Users/Keylin/Downloads/mod4-100930095859-phpapp01.pdf
 http://slideplayer.es/slide/3440667/
 https://auditoriagubernamental1.wordpress.com/2015/07/22/auditoria-
gubernamental/
 https://pt.slideshare.net/600582/archivo-de-papeles-de-trabajo-2-
21355720/5