INFORME ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Luis Eduardo Díaz Timana

Juan Camilo Moreno López
Santiago Quiroga Zuluaga
Richard Álvaro Taimal Cañar

Universidad de caldas
Manizales
Octubre 2017
CONCEPTOS

La administración del tiempo es uno de los recursos más apreciados. Sin

embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no
retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy
valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo,
tanto a corto como a medio y largo plazo.

Administrar es utilizar los artículos, materia prima, herramientas y en general todos

los bienes que nos rodean, de tal manera que nos permitan obtener el máximo
provecho de ellos y al mismo tiempo mantenerlos en el mejor estado posible, de
aquí la importancia se saber administrar bien nuestro tiempo.
“El manejo del tiempo para un gerente es fundamental, al tener el control total de
la organización, donde puede llevar una muy buena gestión como lo contrario
hacer que la empresa no tenga el nivel esperado en sus manos, donde debe
involucrar todos los aspectos de la organización tanto externos como internos,
saliendo adelante en todos” (Martha Janeth Angarita Reyes).

El uso personal del tiempo también se ve afectado por la personalidad de cada

uno, la cual se manifiesta en diferentes estilos organizacionales, que satisfacen
diferentes necesidades personales, corresponden a maneras características de
actuar y devienen de la naturaleza propia de cada cual. Desde el punto de vista de
la psicología se han identificado cinco estilos organizacionales en relación con el
uso personal del tiempo: el saltón, el ultra perfeccionista, el alérgico a los detalles,
el indeciso y el desidioso. Al saltón "le gusta tener muchos asuntos entre manos y
trabajar en varias tareas simultáneamente, pero constantemente salta de una cosa
a otra y nunca termina ninguna" (Schlenger y Roesch).

La administración del tiempo es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las
personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración
del tiempo es la administración de sí mismo, es decir, el manejo adecuado de los
recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al
tiempo.

“No trate de mantener ocupado a su personal puesto que puede terminar siendo
experto en mantenerse ocupado usted mismo, lo que le puede impedir alcanzar
Resultados” (Eric Gaynor Butterfield).

Dentro del campo administrativo Peter Drucker ha sido uno de los primeros
tratadistas en analizar el tiempo como otro de los recursos de la empresa y la
administración del mismo como un talento especial que debe poseer cualquier
ejecutivo. que desee desarrollar efectivamente su labor.
Drucker analiza el tiempo en términos de conceptualizarlo como un recurso
singular, el cual no puede ser alquilado, arrendado, obtenido o comprado, con
provisión inelástica, sin precio, sin capacidad de almacenamiento, perecedero,
escaso, irreemplazable y presente en cualquier situación. Para él, el ejecutivo
eficaz es aquel que "no comienza a actuar, antes de verificar su tiempo y no
planifica antes de aclarar el sentido real de éste. Luego intenta manejarlo y elimina
toda demanda improductiva de su tiempo. Por último, consolida su tiempo
discrecional mediante la más grande cadena posible de unidades consecutivas"
(Peter Drucker).
OBJETIVOS

 Que los participantes se concienticen del valor del tiempo como recurso
vital, escaso y no renovable.
 Que cada uno analice y descubra el modo como ha estado usando este
precioso recurso.
 Que identifiquen y desenmascaren todas las situaciones de mal manejo del
tiempo, así como las causas de ello.
 Que adquieran la capacidad de controlar los elementos de su medio para
no ser objeto de ellos.
 Que manejen adecuadamente la economía del tiempo laboral, logrando la
máxima eficiencia con el mínimo esfuerzo y desgaste.
 Que se capaciten para establecer no sólo una administración productivo-
rutinaria de su tiempo, sino también un uso creativo; que además de
aprender a no desperdiciarlo aprendan a enriquecerlo y hacerlo rendir para
disfrutarlo y para autorrealizarse.
 Que quienes son los lideres aprendan estrategias para aumentar y
garantizar el buen manejo del tiempo de todos sus subordinados.
 Que evalúen la organización y la productividad de las diversas áreas a su
cargo y determinen los ajustes necesarios para obtener mayor eficiencia y
mejores resultados.
CONSIDERACIONES BÁSICAS

Cuando se habla de administración del tiempo se tiene en consideración dos

definiciones importantes, eficiencia y eficacia.
Eficiencia: Hacer más en menos tiempo
Eficacia: Capacidad de lograr lo que nos proponemos

De igual manera se tienen en cuenta unas herramientas para mejorar la gestión

del tiempo:
1. Planificación y Programación

Sin objetivos no se puede saber qué hacer y sin planificación no se sabe cuándo
hacerlo.

Una vez que se tienen claros los objetivos y se han priorizado las tareas a realizar
en base al modelo de la Matriz de Administración del tiempo, se debe de adecuar
las actividades a los objetivos, es decir, se debe de planificar y programar la
realización de estas tareas.
Planificación:
Planificar es traer el futuro al presente para actuar sobre él, planificar permite:

 Disminuir las incertidumbres que presenta el futuro

 Establece previsiones para alcanzar los objetivos deseados
 Anticiparse a los problemas

Programación:
Las cosas no ocurren solas, hay que hacer que ocurran y para eso hay a
programarlas.
La programación sirve para:

Evitar urgencias y actividades a realizar, organizadas por proyectos y con fecha de

cumplimiento. Una vez listadas todas las actividades a realizar, se han de priorizar
las mismas en base al cumplimiento de los objetivos, según su grado de
importancia y urgencia.

A continuación, se ha de repartir estas actividades entre los días de la semana,

teniendo en cuenta la duración real de cada tarea (concediendo un margen real y
no siendo demasiado estricto con la duración de cada tarea) e intentando
acompasar las tareas a los ciclos y al resto de programación.
  crisis.
 Abarcar sólo las tareas posibles.
 Trabajar sobre lo significativo.
 Descartar la indecisión y los aplazamientos.
 Rechazar el estrés y la agitación.
 Mantener el control de las acciones y del entorno inmediato

Dentro del proceso de Planificación y Programación, es recomendable la

elaboración de un plan de acción, en el cual se han de listar las distintas.

2. La agenda: Algunas consideraciones

La agenda es un instrumento de planificación y organización, por lo que es bueno

sacarle el máximo partido. La tecnología actual, que además incorpora casi a
diario innovaciones útiles, permite disponer de agenda electrónica disponible en
cualquier parte: en el móvil, PDAs, tablets, aplicaciones de internet, etc.
Puntos a tener en cuenta:

 Tener solamente una agenda

 Anotar solo horas reservadas
 Reservar para citas importantes los momentos de máximo rendimiento
 Contemplar los tiempos de preparación y síntesis, tiempos de
desplazamiento, de descansos…
 Reagrupar citas al comienzo o final de la jornada
 NO APLAZAR LAS TAREAS

En muchas ocasiones se demoran las tareas que se han de realizar. Esto puede
deberse a que:

 La tarea es desagradable
 La tarea es difícil y no se sabe por dónde empezar
 La tarea produce sentimiento de indecisión.

Cuando las cosas no discurren como se había pensado o era de esperar, a

menudo se debe a que se presentan interrupciones o impedimentos que trastocan
los planes. El gestor es responsable de algunos de estos impedimentos, pero de
otros, el responsable es el ambiente que le rodea. Estos factores perturbadores
del tiempo disponible, son los llamados ladrones del tiempo.
Los ladrones del tiempo presentan un doble impacto negativo: son derrochadores
y fragmentadores de tiempo, puesto que hacen pasar de lo productivo a lo
improductivo, desequilibrando la asignación de prioridades.

Se expone a continuación los ladrones de tiempo más representativos, y algunos

consejos para paliar su acción negativa:

Visitas: Las visitas tanto internas como externas, suelen ser una fuente común de
interrupciones.

Llamadas telefónicas: Tanto las llamadas recibidas, como las emitidas, son unos
de los principales ladrones de tiempo.

Reuniones: Una reunión mal preparada y controlada puede hacer perder una
gran cantidad de tiempo, especialmente cuando se tienen varias al día o a la
semana.

E-mails, Redes sociales: El gran abanico de posibilidades de comunicación

actual, tanto interna como externa a la empresa, aporta grandes ventajas a la hora
de facilitar la comunicación con compañeros, clientes, proveedores, etc, pero
también supone un ladrón de tiempo cada vez más patente, que realmente llega a
“enganchar”.

Factores para liberar tiempo

Tener ordenado el puesto de trabajo: Buscando la optimización del tiempo y de

los recursos que se utilizan en el día a día, es necesario trabajar de manera
organizada y ordenada, empezando por el puesto de trabajo.

Gestionar eficientemente la información: Coger varias veces un mismo papel

sin decidir qué se va a hacer con él, es un buen ejemplo de una gestión ineficaz.
(Tirarlo, remitirlo, actuar o archivar)
Delegación: Delegar es la mejor forma de liberar tiempo y el mejor modo de
potenciar el desarrollo de cada uno de los miembros del equipo. El gestor ha de
plantearse: “¿Qué debo de dejar de hacer de lo que habitualmente hago?” La
respuesta adecuada sería que h a de delegar todo aquello que pueda realizar uno
de sus subordinados.
TIPS PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

A la hora de gestionar su tiempo, el gestor ha de tener en cuenta estos aspectos:

 Planificar sus grandes objetivos

 Asignar prioridades
 Programar sus acciones para conseguirlos
 Dar a cada acción el tiempo necesario
 Trabajar sobre lo esencial, lo prioritario
 Pasar a un punto cuando termine el anterior
 Tener todo bajo control, en un único lugar
 Evaluar los resultados y programar el día siguiente
 Trabajar en un entorno libre de agresiones
 Reservar tiempo para su vida privada
CASO EMPRESARIAL
INNOVACIÓN EN PROCESOS Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE
ALPINA
Alpina S.A. Multinacional productora de alimentos, empresa especializada en la
fabricación y comercialización de productos lácteos y bebidas, que además
pretende pertenecer al grupo de empresas líderes en cuanto a desarrollo y alta
calidad que además cubra las necesidades de los consumidores con alimentos y
bebidas saludables, con atributos de confianza, cercanía y valor agregado; siendo
responsables con los accionistas, colaboradores, clientes, la sociedad y el medio
ambiente.

En el año 2011, Alpina evolucionó su modelo corporativo: pasó de una estructura

jerárquica e independiente, a un modelo más especializado, de redes
colaborativas donde están las unidades de negocio operando cada una con el
soporte de los procesos centralizados y cumpliendo las directrices y estrategias
del Centro Corporativo.

Esta evolución buscaba que Alpina pudiera acelerar los niveles de crecimiento,
ganar mayor velocidad en la toma de decisiones, optimizar el uso las capacidades
instaladas y mayor cultura de emprendiendo e innovación. Este modelo nos ha
permitido trabajar en redes, con equipos interdisciplinarios, con emprendimiento y
apertura, lo que convierte a Alpina en una compañía más competitiva (Figura 7).
La innovación en la estructura organizacional tiene la finalidad de agrupar los
procesos de la organización de forma especializada maximizando cada una de las
capacidades de liderazgo, por lo anterior se agruparon en tres grandes áreas:

 El Centro Corporativo, con la función de liderar el desarrollo estratégico,

planeación de nuevas fronteras, creación de capacidades en la
organización, monitoreo, control y acompañamiento a la operación de los
países, está integrado por la Vicepresidencias Corporativa de innovación y
marketing y desarrollo de nuevos negocios, y asuntos corporativos.

 La Vicepresidencia Corporativa de Servicios y Productividad, como líder en

gestión centralizada de la eficiencia, la productividad y los servicios de la
organización, ampliando el modelo de servicios compartidos (ASC),
administrativos y financieros a servicios industriales y logísticos e
incluyendo el Centro de Excelencia como actor clave para la productividad y
eficiencia de nuestros procesos.

 Unidades de negocio de los países, bajo Gerencias Generales que

gestionan integralmente la cadena de valor en el país e implementan
estrategias locales de negocio.

Para mantener la excelencia en sus productos ALPINA S.A cuenta con algunos
lineamientos en los cuales se encuentran.

1. Cronograma y constancia de capacitaciones Alpina S.A.

Los empleados de ALPINA son capacitados constantemente y en diferentes áreas
esto con el fin de que sus empleados estén en la capacidad de efectuar diferentes
trabajos, esto con el fin de evitar cuellos de botella y también que estos se
dediquen al ocio cuando una máquina no esté en funcionamiento.
Las capacitaciones se realizarán en unos cronogramas estipulados con
anticipación en lugares, horas y según cargo (gerentes, jefes de planta,
empleados etc).

1.1. CONSTANCIA CAPACITACIÓN ISO 14001 ALPINA S.A

Capacitación realizada por el departamento de gestión ambiental de la empresa,
con el fin de capacitar a la alta gerencia acerca de los lineamientos que se deben
y deberían cumplir por parte de la NTC- ISO 14001, para velar por la preservación
y conservación del medio ambiente, dando a conocer las metas y objetivos
ambientales y asi lograr el cumplimiento de la política ambiental.
"Lo más importante para poder administrar el tiempo es tener siempre en cuenta la
brújula. Es decir, que el tiempo se administra siguiendo el norte y el reloj",
aconseja, en primer lugar, identificar lo importante y diferenciarlo de lo urgente.
Una vez determinadas cuáles son las actividades más importantes, se debe
priorizarlas y definir el tiempo que se le dedicará a planificar y realizar cada una.

Los pasos básicos que ayudan a optimizar el uso del tiempo son:
*Establecer objetivos de forma clara y planificada
* Organizar la vida personal y profesional
* Evitar interrupciones
* Aprender a delegar
* Saber decir no a las visitas inesperadas
* Concentrarse únicamente en una tarea y no en cientos al mismo tiempo

Para evitar distracciones en esta empresa está prohibido el uso de teléfonos

inteligente, tablets, u otro aparato tecnológico que conlleve a la distracción por
parte de las personas que laboran aquí.

Según ERNESTO FAJARDO presidente de alpina desde el 15 octubre "El tiempo

es un recurso limitado. Fluye sin posibilidad de almacenarlo. Este fluir es incesante
y la vida de cada uno transcurre sobre él. Sino planificamos nuestra actividad
consumimos el recurso tiempo improvisando. El tiempo que podemos administrar
es el que nos falta vivir, que cada vez es menos, por lo tanto, merece toda nuestra
atención"
1.2. CONSTANCIA CAPACITACIÓN ISO 9001 ALPINA S.A

Los beneficios de la certificación ISO 9001 son muchos y de gran importancia para
la empresa que lo obtiene:

 Genera confianza en los clientes de Alpina S.A., tanto en los comerciales

como en el consumidor final, debido a que la norma ISO 9001 garantiza que
los procesos de la compañía están controlados y son manejados como un
sistema integral.

 Dentro de la compañía mejora el desempeño, la coordinación y la

productividad. Además la posibilidad de contar con procedimientos escritos
les proporciona a los trabajadores un método de consulta. Por otra parte,
permite el estudio de los procesos establecidos para mejorar la
productividad de la empresa.
 El punto de partida de un sistema de aseguramiento de la calidad es el
cliente. Por eso el inicio y el final del proceso se basan en los
requerimientos del cliente y los criterios elegidos para la satisfacción de los
mismos.

 La certificación estimula a la empresa a mantener la calidad de su producto

y servicio, para beneficio de los clientes.

 Es también el instrumento que abre las puertas en el mercado internacional

y mantiene su participación en el nacional.

 El modelo ISO 9001 garantiza que los procesos de diseño de producto

cumplen con las normas internacionales y resaltan la labor de innovación
de la empresa que lo recibe.
CONCLUSIONES

Para un ingeniero de alimentos, la administración del tiempo es fundamental, ya

que si se sabe manejar este de una forma adecuada, se pueden realizar las
actividades de una forma más eficaz.

La correcta gestión del tiempo determinará los beneficios de una empresa, se

podrían desarrollar nuevos productos más rápidamente así mismo logrando una
producción más acelerada para distribuirlos de la manera más eficazmente y el
negocio será un éxito; por ende el tiempo no se debe desperdiciar ya que es un
recurso no renovable porque es irrecuperable.

La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El

trabajo en equipo implica coordinación de actividades, ayuda mutua y
sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo cuando se
practica en toda la organización.

Se puede entender que el tiempo es un recurso de valor trascendental tanto para

el ser humano, como para las Instituciones y Empresas. Que utilizarlo de forma
inefectiva constituye un malgasto de recursos.

El tiempo es irrecuperable debemos organizarnos, planificarnos y aprovechar

nuestras cualidades para obtener resultados satisfactorios.

La desorganización y la falta de conocimiento en la organización y distribución de

nuestro tiempo, puede reflejar el fracaso en los proyectos o metas que nos
trazamos.
BIBLIOGRAFIA

Angarita Reyes, M. L. (2012). HABILIDADES GERENCIALES EN LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO.

Bogota.

Flory Fernandez, L. (1985). EL TIEMPO Y SU ADMINISTRACION EFECTIVA. Bogota: Norma.

Gaynor Butterfield, E. (18 de Enero de 2006). Desarrollo organizacional y administracion del

tiempo. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/desarrollo-organizacional-y-
administracion-del-tiempo/

Rodriguez Estrada, M. (2011). ADMINISTRACION DEL TIEMPO. Ciudad de Mexico: El Manual

Moderno.