Consejo Colombiano de Seguridad

Escuela De Ciencias Agrícolas, Pecuarias Y Del Medio Ambiente-UNAD

Módulo de Auditorias
TAREA 3

PRESENTADO POR:
OLFA JANETH POVEDA CC 1.121.148.187
LIZ ADRIANA VALENCIA TRIANA CC: 1.123.085.877
LUISA FERNANDA PINILLOS PEÑA CC: 1.122.137.648
JOHNNATHAN SMIT CARDENAS PINILLOS CC: 1.122.126.888

TUTORA DEL MÓDULO:

CLAUDIA BELLO RODRÍGUEZ

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA –UNAD

CEAD-ACACIAS META
ECAPMA
INGENIERÍA AMBIENTAL
ABRIL 30 DEL 2018
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Módulo de Auditorias
POLICIA METROPOLITANA DE VILLAVICENCIO

INTRODUCCION

La Dirección de Seguridad Ciudadana, previo a la auditoria especifica al SGI por parte de

Control Interno durante las semanas comprendidas del 17 al 27 de abril del año en curso,
desarrollará actividades de acompañamiento lideradas por la dependencia de Planeación, a los
responsables de procesos misionales y de despliegue, de acuerdo a la estructura interna, lo que
demanda una revisión a los procesos misionales y despliegue con el fin de identificar
debilidades que podrán ser subsanadas mediante acciones de mejora por dichos responsables,
de acuerdo a lo establecido en la Orden de Servicios N° 016 DISEC-PLANE del 28/02/2018
“Fortalecimiento del Sistema de Gestión Integral e Implementación del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión-MIPG2”.
Así mismo, esta dependencia realizó un autodiagnóstico realizando una inducción
contemplando los temas de transición de la norma ISO 9001:2008 – 2015, verificación de las
caracterizaciones de procesos de despliegue Direccionamiento Estratégico, Direccionamiento
del Sistema de Gestión Integral y las actividades de los procesos de Primer Nivel Control
Interno y Mejora Continua e Innovación.
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OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Identificar las debilidades frente al desarrollo de las actividades de los procesos que aplican a
esta Dirección, con el fin fortalecer el cumplimiento de los requisitos de la ISO 9001:2015,
teniendo en cuenta metodologías, aplicación de procedimientos, utilización de formatos
vigentes y soportes documentales que evidencien el cumplimiento de las caracterizaciones de
procesos, con el fin de verificar las situaciones por las cuales se presenta un alto nivel de
accidentalidad y ausentismo laboral en algunas unidades de la Policia Nacional.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

Realizar visita de acompañamiento interna a la Dirección de Seguridad Ciudadana teniendo

en cuenta su estructura orgánica y responsabilidades.

METODOLOGIA

Para el desarrollo de la auditoria e identificación de oportunidades de mejora, se tuvo en

cuenta la guía para la realización de auditorías internas 1CI-GU-0002 y las técnicas de
auditorías como son: el uso de tecnología de información y comunicación, la observación, la
entrevista, la verificación de soportes, la realización de pruebas técnicas (sustantivas, de
cumplimiento y de doble propósito), bajo los parámetros de las Normas Internacionales de
Auditoria, Normas Gubernamentales Colombianas de Auditoria, que permitieron realizar una
observación objetiva de las actividades, indicadores, riesgos y puntos de control para obtener
evidencias suficientes sobre el desempeño de los procesos ejecutados en las unidades
auditadas.

DESARROLLO DE AUDITORIA

En cumplimiento a lo dispuesto en los objetivos de auditoria, se realizaron pruebas selectivas

con técnicas de auditorías como: la entrevista, la observación directa, la inspección, y el
inventario físico, identificando las oportunidades de mejora que adelante se relacionan.

ACTIVIDADES REALIZADAS

Jueves y viernes 19-20/04/2018

 Presentación e Inducción frente a la transición de la norma ISO 9001:2015.

 Verificación de las Caracterizaciones de los procesos de despliegue Direccionamiento

Estratégico, Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral y las actividades de los
procesos de Primer Nivel Control Interno y Mejora Continua e Innovación, teniendo
en cuenta el ciclo PHVA.
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 Socialización de los Factores Críticos de Éxito y su metodología para su despliegue y
desarrollo.

EJECUCION DEL PLAN DE AUDITORIA

Página 1 de 1 CONTROL INTERNO

Código: 1CI-
FR-0004
Fecha: 26-04- PLAN DE AUDITORÍA
2018

Versión: 1 POLICÍA NACIONAL

OBJETIVO Verificar las situaciones por las cuales se presenta un alto nivel de accidentalidad y
ausentismo laboral en algunas unidades de la Policía Metropolitana de Villavicencio
ALCANCE La auditoría interna específica a los índices de accidentalidad y ausentismo laboral
en algunas unidades de la Policía Metropolitana de Villavicencio, la cual se
efectuará a partir del 17/04/2018 al 20/04/2018, teniendo como criterio el Modelo
Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Versión 2, norma NTCGP
1000:2009, la norma ISO 9001:2015, la normatividad y lineamientos institucionales
vigentes.
CRITERIOS Directiva administrativa permanente N° 007 del 01/04/2017 "directrices a observar
DE en la expedición y registro de las excusas de servicio por incapacidad médica o
AUDITORÍA licencia por maternidad y para el control y seguimiento del personal excusado del
y servicio" Directiva administrativa permanente N°049 DIPON-DISAN del
DOCUMENT 01/01/2018 "reporte de la accidentalidad interna, investigación de los accidentes y
OS DE comités de salud ocupacional en la Policía Nacional, directiva administrativa
REFERENCI permanente N°029 DIPON-DISAN del 01/04/2018 “Ejecución y seguimiento del
A programa de prevención de la accidentalidad en la Policía Nacional.
AUDITOR Olfa Janeth EQUIPO Olfa Janeth Poveda, Liz Adriana Valencia, Johnatan
LIDER Poveda AUDITOR Smit Cárdenas, Luisa Fernanda Pinillos
FE HORA PROCESO - ACTIVIDAD AUDITOR AUDITADO
CH PROCEDIMI (ES) (Dependencia)
A ENTO
07:30 Apertura de la auditoría Equipo Diego Fernando
08:30 1CI-GU- (Presentación de los objetivos, Auditor Ospina
0002- GUIA alcance, criterios, equipo Gutierrez
PARA auditor y compromisos)
REALIZAR
AUDITORIA
17-Abr-18

S INTERNAS
08:30 DESPLIEGU Verificar el cumplimiento de Olfa Janeth Andrea M.
12:00 E las actividades relacionadas con Poveda Castañeda
DIRECCION los numerales de la Norma ISO Torres
AMIENTO 9001:2015:
DEL
TALENTO 7.1.2 Personas
HUMANO 7.2 Competencia
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(1DH-DP-
0001)

DESPLIEGU Verificar el cumplimiento de Liz Adriana Carlos Arturo

E DEL las actividades relacionadas con Valencia Rojas Trujillo
PROCESO los numerales de la Norma ISO Triana
INTEGRIDA 9001:2015:
D POLICIAL
(1IP-DP- 8.2.1 Comunicación con el
0001) cliente
9. Evaluación del desempeño
9.1 Seguimiento, medición,
análisis y evaluación
9.1.1 Generalidades

* Manual de Atención, Servicio

al Ciudadano y Calidad de la
Atención a las Peticiones,
Quejas, Reclamos y
Sugerencias en la Policía
Nacional.
* 1IP-GU-0003 Guía para la
Atención de Peticiones, Quejas,
Reclamos, Reconocimientos del
Servicio Policial y Sugerencias.
* Resolución CRAET.
* Directivas e instructivos.
* Lista de Chequeo.
* Registrar en el aplicativo
tecnológico SIPQRS, los
requerimientos, los trámites y
acciones adelantadas para la
solución de los mismos.
Verificar que se de Johnatan Diego Fernando
DESPLIEGU cumplimiento a las actividades Smit soler Moreno
E dispuestas en el numeral 4 de la Cárdenas
DIRECCION Directiva Administrativa
AMIENTO permanente N° 008 del
DEL 04/04/2017 " directrices a
TALENTO observar en la expedición y
HUMANO registro de las excusas del
(1DH-DP- servicio por incapacidad
0001) médica o licencia por
maternidad y para el control y
seguimiento del personal
excusado de servicio". Verificar
que la seccional de sanidad
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META realice el proceso de la
expedición de excusas del
servicio por incapacidad
médica o licencia de
maternidad de acuerdo a lo
dispuesto.
12:00 ALMUERZO
14:00
14:00 verificar que la oficina de Olfa Janeth Carolina Serrato
18:00 DESPLIEGU talento humano realice el Poveda Ortiz
E proceso de radicación y
DIRECCION legalización de las excusas del
AMIENTO servicio por incapacidad
DEL médica o licencia de
TALENTO maternidad de acuerdo a lo
HUMANO dispuesto en el numeral 6 de la
(1DH-DP- Directiva Administrativa
0001) permanente N°049 DIPON-
DISAN del 01/01/2018 "reporte
de la accidentalidad interna,
investigación de los accidentes
y comités de salud ocupacional
en la Policía Nacional
07:30 Reunión diaria de auditoria: Equipo Funcionario de
08:00 1CI-GU- Revisión diaria de plan de Auditor Enlace
0002- GUIA acción de ejecución de la
PARA auditoria y posibles hallazgos
REALIZAR encontrados
AUDITORIA
S INTERNAS
08:00 Verificar que el comité de Luisa Víctor Alfonso
12:00 DESPLIEGU seguridad y salud en el trabajo, Fernanda Loaiza
E seccione mensualmente y Pinillos Velásquez
DIRECCION cumpla con las funciones
18-Abr-18

AMIENTO emanadas por la Directiva

DEL Administrativa Permanente
TALENTO N°049 DIPON-DISAN del
HUMANO 01/01/2018. verificar que el
(1DH-DP- comité de seguridad y salud en
0001) el trabajo, presente los análisis
del comportamiento de la
accidentalidad
GESTIÓN Verificar el cumplimiento de Liz Adriana Erika Tatiana
DOCUMENT las actividades relacionadas con Valencia Monsalve Talero
AL (1GD-CP- los numerales de la Norma ISO
0001) 9001:2015:
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7.5 Información documentada

12:00 ALMUERZO
14:00
14:00 Verificar que se dé Johnatan Sergío Andres
18:00 DESPLIEGU cumplimiento a la directiva Smit Villalba
E administrativa permanente Cárdenas
DIRECCION N°029 DIPON-DISAN del
AMIENTO 01/04/2018 “Ejecución y
DEL seguimiento del programa de
TALENTO prevención de la accidentalidad
HUMANO en la Policía Nacional.
(1DH-DP-
0001) Identificar los aspectos que
afectan los índices de
accidentalidad y ausentismo
laboral en las unidades de la
Policía metropolitana de
Villavicencio y que inciden
significativamente en el
aumento de estas novedades de
personal.
07:30 1CI-GU- Reunión diaria de auditoria: Equipo Funcionario de
08:00 0002- GUIA Revisión diaria de plan de Auditor Enlace
PARA ejecución de la auditoria y
REALIZAR posibles hallazgos encontrados
AUDITORIA
S INTERNAS
08:00 Verificar las acciones Olfa Janeth Luis Carlos
12:00 DESPLIEGU tendientes a ejecutar Poveda Agudelo Díaz
19-Abr-18

E programas de promoción y
DIRECCION prevención con el fin de
AMIENTO disminuir los índices de
DEL accidentalidad y ausentismo
TALENTO laboral e identificar
HUMANO debilidades tanto en la
(1DH-DP- infraestructura como en lo
0001) relacionado con los elementos
del servicio que puedan incidir
en el aumento de la
accidentalidad.
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DESPLIEGU verificación de actividades del Luisa Beatriz Rojas
E ciclo PHVA de la Fernanda Rojas
DIRECCION caracterización del proceso. 1 Pinillos
AMIENTO identificar las actividades de
DEL corresponsabilidad para el
TALENTO cumplimiento del proceso 2.
HUMANO Identificar e administrar los
(1DH-DP- riesgos asociados al proceso. 3
0001) planificar los recursos
requeridos. 4 aplicar inducción,
re inducción y/o entrenamiento
del personal

12:00 ALMUERZO
14:00
14:00 DIRECCION Verificar el cumplimiento de Olfa Janeth Nancy Luz
18:00 AMIENTO las actividades relacionadas con Poveda Restrepo Perez
DEL los numerales de la Norma ISO
SISTEMA DE 9001:2015:
GESTIÓN
INTEGRAL 9. Evaluación del desempeño
9.1 Seguimiento, medición,
Realizar análisis y evaluación
autoevaluació 9.1.1 Generalidades
n del control y 4.1 Comprensión de la
de la gestión. organización y de su contexto
4.3 Determinación del alcance
del sistema de gestión de la
calidad
4.4 Sistema de gestión de la
calidad y sus procesos, 4.4.1
a,b,c,d, e, f, g, h.
6.1 Acciones para abordar
riesgos y oportunidades, 6.1.1,
6.1.2.
7.5.2 Creación y actualización
08:30 1CI-GU- Consolidación y revisión de los Auditor Líder y Equipo Auditor
12:00 0002- GUIA resultados de la auditoría.
PARA
20-Abr-18

REALIZAR
AUDITORIA
S INTERNAS
12:00 ALMUERZO
14:00
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14:00 Reunión de cierre de la Equipo Funcionarios
18:00 1CI-GU- auditoría (Presentación de los Auditor auditados
0002- GUIA resultados de la auditoría,
PARA conclusiones, recomendaciones
REALIZAR y compromisos)
AUDITORIA
S INTERNAS
Olfa Janeth Poveda Gerente Carolina Sepúlveda
Auditora Líder ALTA DIRECCION

FORTALEZAS O ASPECTOS RELEVANTES

En el desarrollo de la auditoria especifica a los índices de accidentalidad y ausentismo laboral

en algunas unidades de la policía metropolitana de Villavicencio, no se detectaron fortalezas o
aspectos relevantes que relacionar.

PRESENTACION RESULTADOS DE AUDITORIA

Hallazgo No. 1
La Policía Metropolitana de Villavicencio incumplió lo establecido en la Directiva
Administrativa permanente No. 027 DIPON DISAN del 15/09/2010 “Reporte de la
accidentalidad interna, investigación de los accidentes y comités de salud ocupacional en la
Policía Nacional “ , anexo 2, Numeral III literal a “ En los casos de accidentes graves o riesgo
inminente, el comité se reunirá de manera extraordinaria y con representantes del área donde
ocurrieron los hechos, dentro de los cinco siguientes días a la ocurrencia del hecho”.
No conformidad:
La Policía Metropolitana de Villavicencio no ha convocado al comité de seguridad y salud en
el trabajo de forma extraordinaria para los casos donde se han presentado accidentes graves.
Hallazgo No. 2
La Policía Metropolitana de Villavicencio incumplió lo establecido en la Directiva
Administrativa permanente No. 027 DIPON DISAN del 15/09/2010 “Reporte de la
accidentalidad interna, investigación de los accidentes y comités de salud ocupacional en la
Policía Nacional” , Decreto 1796 del 14/09/2000 “ por el cual se regula la evaluación de la
capacidad sicofisica y de la disminución de la capacidad laboral, y aspectos sobre
incapacidades, indemnizaciones, pensión por invalidez e informes administrativos por
lesiones, de los miembros de la fuerza pública, alumnos de las escuelas de formación y sus
equivalentes en la Policía Nacional, persona civil al servicio del Ministerio de Defensa
Nacional y de las Fuerzas Militares y personal no uniformado de la Policía Nacional
vinculado con anterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993, Art. 24 informe
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administrativo por lesiones. “ Es obligación del comandante o jefe respectivo, en los casos de
lesiones sufridas por el personal bajo su mando, describir en el formato establecido para tal
efecto las circunstancias de modo, tiempo y lugar, en las que se produjeron las lesiones e
informaran si tales acontecimientos ocurrieron en una de las siguientes circunstancias.
No conformidad:
El día 18/04/2018 , se realizó la visita a la oficina jurídica de la unidad donde se verificaron
aleatoriamente 23 procesos de personal accidentado en la vigencia 2017 - 2018 y como
resultado se pudo determinar que los jefes directos o comandantes de los policiales
accidentados, presentaron el informe de la ocurrencia de accidente fuera de los términos
establecidos en la Directiva Administrativa Permanente No. 027 DIPON DISAN del
15/09/2010 “ dos días hábiles siguientes a la ocurrencia del accidente”.

Hallazgo No. 3
La policía Metropolitana incumple lo establecido en la directiva administrativa permanente
No. 027 DIPON DISAN del 15/09/2010 “ reporte de la accidentalidad interna, investigación
de los accidentes y comités de salud ocupacional en la Policia Nacional “ Numeral IV, literal
c “ visitar periódicamente los lugares de trabajo previo cronograma de actividades e
inspeccionar los ambientes, maquinas, herramientas, elementos de protección personal y/o las
operaciones realizadas por los funcionarios en cada área de la institución e informar a las
respectivas instancias de la unidad policial, sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir
las medidas correctivas y de control”.
No conformidad:
Verificado el cumplimiento a las funciones del comité de seguridad y salud en el trabajo en la
Policía Metropolitana de Villavicencio, no existen soportes documentales del cronograma de
actividades para las visitas periódicas a los lugares de trabajo; de igual forma, los soportes
presentados por la unidad no permiten establecer específicamente que se haya hecho la
inspección a los ambientes, maquinas, herramientas, elementos de protección personal y/o las
operaciones realizadas por los funcionarios en cada área de la institución e informar a las
respectivas instancias de la unidad policial, sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir
las medidas correctivas y de control.
ALTERNATIVAS Y ASPECTOS A MEJORAR
Proceso de despliegue Direccionamiento de Gestión Integral

1. Fortalecer los conocimientos y apropiación de la formulación estratégica (Política y

objetivos de calidad, misión, visión, mega, principios y valores institucionales) por parte
de los funcionarios de esta dependencia.

2. Fortalecer la documentación del informe de diagnóstico del sistema de gestión de la

calidad DISEC, de acuerdo a la metodología.

3. Incluir en la Orden de Servicios N° 016 DISEC-PLANE del 28/02/2018 (…) un anexo

con el cronograma de autoevaluación del control de los procedimientos y guías asociados
a los procesos misionales de esta Dirección.
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4. Fortalecer la inducción del informe de autoevaluación del control y la gestión a los
responsables de procesos misionales y de despliegue.

5. Fortalecer las actividades que son responsabilidad de DISEC en materia ambiental

teniendo en cuenta los lineamientos de OFPLA (programas, planes y campañas).

6. Orientar a los jefes de Área y Grupo en la actualización de procedimientos, guías y demás

metodologías utilizadas para tal fin.

7. Tener en cuenta las transversalidad de la gestión del riesgo realizando el seguimiento y

control frente a los planes de tratamiento formulados por los procesos misionales y el
cumplimiento a las tareas que son generadas por los dueños de proceso y que son
desplegadas como recurso por esta Dirección.

8. Fortalecer los conocimiento en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG2 y

su operacionalización en esta Dirección.

9. Fortalecer las asesorías a Áreas y Grupos de la DISEC cuando estas lo requieran.

Proceso de despliegue Direccionamiento Estratégico

1. Consultar con el dueño del proceso Mejora Continua las actividades a desarrollar frente al
incumplimiento de las metas de indicadores estratégicos, el cual presentan debilidades ya
que son impuestas por el Ministerio de Defensa Nacional.

2. Realizar el Comité mensual del plan del plan de compras teniendo en cuenta que se
presentan inconsistencias en la solicitud de recursos por parte de los grupos operativos de
DISEC, metropolitanas y departamentos de policía.

3. Verificar de acuerdo a la estructura orgánica de DISEC el cargo, perfil y competencia de

acuerdo a las funciones del personal adscrito a esta Dirección, ya que se presentan
debilidades en tabla TOP y de cargos en la dependencia de Planeación.

4. Solicitar mediante comunicación oficial al dueño de Proceso Direccionamiento

Estratégico de la aclaración de la actividad de Gestión Territorial, ya que en su versión
vigente se da responsabilidad a esta dependencia.

5. Dar claridad a la actividad del Acta Informe de Gestión, ya que no existe un responsable
directo para el cumplimiento y desarrollo de este producto.

6. Solicitar al dueño de Proceso Direccionamiento Estratégico la aclaración de la actividad

frente a los conceptos de planeación de viabilidad estratégica – operacional para la
construcción de comandos de región, metropolitanas, departamentos, distritos, estaciones,
subestaciones de policía y CAI.

De igual manera esta actividad involucra dar respuesta a las autoridades político
administrativas sobre los diferentes derechos de petición, en los que solicita la
construcción de nuevas instalaciones policiales, lo cual implica realizar coordinaciones
con los enlaces en el Ministerio del Interior-FONSECON.
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7. Asignar el responsable del proceso.

Actividad de Control Interno

1. Necesidad de empoderamiento y fortalecimiento en el perfil y competencia al funcionario

de apoyo para esta actividad.

Mejora Continua

1. Fortalecer el seguimiento del cumplimiento de las tareas producto de los planes de

mejoramiento formulados por las diferentes unidades.

2. Socialización en la metodología para formular los planes de mejora para obtener más
efectividad de los mismos.

3. Verificar la metodología en materia de proyectos de innovación, ya que esta actividad del

proceso no se ve evidenciada en soportes documentales.

RECOMENDACIONES

1. Adoptar la nueva metodología de trabajo sugerida por parte del señor Jefe de
Planeación, por parte de los funcionarios de esta dependencia.

2. De acuerdo a lo evidenciado los responsables de las actividades de los proceso

deberán formular las acciones correspondientes para subsanar dichas debilidades
evidenciadas en la visita de acompañamiento.

CONCLUSIONES

En mayores debilidades se presentaron en la conformación, realización y cumplimiento de las

funciones de los comités de seguridad y salud en el trabajo y en la presentación del informe
por accidente de manera espontánea por parte de los comandantes directivos
Se presentaron debilidades en el cumplimiento a la directiva administrativa permanente N°
027 DIPON DISAN. Reporte de la accidentabilidad interna, investigación de los accidentes y
comités de salud ocupacional en la policía nacional.
Verificada la expedición y registro de las excusas de servicio por incapacidad médica o
licencia por maternidad y el control y seguimiento del personal excusado de servicio en las
unidades auditadas, se evidencia el cumplimiento a las directrices dadas en la directiva
administrativa.
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Verificando el sistema de información donde se plasma las directrices excusas del servicio
por incapacidad médica o licencia de maternidad, se evidencia que estas son acordes con las
que reposan en las historias laborales.
La directiva administrativa permanente se encuentra desactualizada, en lo relacionado a la
regulación de la licencia de maternidad y adopción, teniendo en cuenta que dicha
reglamentación fue modificada por la ley 1468 de 2011.
Se evidencian debilidades en cuanto a la conformación, realización y cumplimiento de las
funciones de los comités de seguridad y salud en el trabajo de la metropolitana de
Villavicencio.
Se observó el incumplimiento en lo relacionado a lo del informe por accidente por parte del
comandante directivo de la policía metropolitana de Villavicencio.
Verificada la concentración del personal de las unidades auditadas de manera aleatoria, se
pudo observar que las anotaciones en los formularios de seguimiento tienen coherencia con
las funciones que desempeñan y la notificación del cargo de los funcionarios.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Consejo Colombiano de Seguridad. (2018). Modulo auditorias. Material de consulta. Recuperado de:
http://campusccs.nivel7.net/

Policía Nacional de Colombia. Policía Metropolitana de Villavicencio – MEVIL. Recuperado de:

https://www.policia.gov.co/villavicencio

SGS-HSEQ. (2017). Auditor Interno Integral HSEQ ISO 9001:2015 - ISO 14001:2015 - OHSAS
18001:2007. Recuperado de: http://www.uvirtual.edu.co/wp-content/uploads/Brochure-SGS-
HSEQ.pdf