CUADERNO ELECTRONICO

EMMANUEL EDUARDO VARGAS AGUDELO

JUAN FELIPE GARCIA
OLMER GIOVANNY DURANGO
804

HECTOR CUARTAS
Profesor

INSTITUCION EDUCATIVA SAN LUIS GONZAGA

SEDE 1

SANTA FE DE ANTIOQUIA
2010
 CUADERNO ELECTRONICO

Formulas y funciones en Excel

Como ya hemos mencionado en varias ocasiones a lo largo del

curso, las fórmulas son operaciones que nos van a facilitar la
obtención de datos a partir de información extraída de la propia
hoja.

Para insertar las fórmulas, debemos situarnos con el puntero del

ratón en la propia celda, o bien en el campo de texto superior a
continuación del botón . Una vez tengamos el cursor situado en
uno de estos dos campos pasaremos a escribir el símbolo =. A
continuación de este carácter ya podemos pasar a introducir las
operaciones que deberá realizar la fórmula.

Veamos primero los operadores de tipo aritmético, que son aquellos

que nos sirven para realizar operaciones que tendrán como valor de
retorno un número

LAS FUNCIONES

Las funciones son operaciones que se aplican a unos valores y

realizan una acción o nos devuelven un resultado. Son de gran
utilidad pues para muchas de las acciones que podemos realizar de
manera habitual (suma, multiplicación, etc.) o sobre todo
operaciones complejas que si tuviéramos que prepararlas desde
cero nos resultaría un proceso extremadamente costoso.

Para llamar a esta función debemos proceder como si de una

operación se tratara, pero, en lugar de utilizar los operadores que
hemos visto nos bastará con escribir el nombre de la función y
pasarle los parámetros necesarios escribiéndolos dentros de un
paréntesis. Para verlo más claro veamos un ejemplo, si quiero
sumar un parámetro que esta en la celda C3 con uno que esta en la
D2, escribiríamos lo siguiente en la línea de operaciones:
 =SUMA (C3; D2)

En cualquier caso, para insertar funciones, disponemos de un

asistente que nos proporciona Excel y nos ayudará a emplear las
funciones con mayor facilidad. Para emplear este asistente
debemos hacer clic con el ratón sobre el icono de funciones ,
tras lo cual se nos abrirá una ventana en la que podemos localizar
la función mediante un listado o sirviéndonos del buscador que
veremos en la parte superior de la ventana, donde bastará con
escribir palabras relacionadas con la operación que buscamos y nos
devolverá las funciones que dispone para esos criterios de
búsqueda. Tras seleccionar la función pasaremos a otra ventana en
la que bastará con introducir cada parámetro que intervendrá en la
función, bien escribiendo el número o bien seleccionando la celda
cuyo valor nos interese para este fin.

Si queremos visualizar la mayoría de comandos que nos ayudan

con la inserción de funciones lo ideal es que pulsemos sobre la
pestaña Funciones, donde podremos visualizar los comandos de la
biblioteca de funciones, donde nos permitirá encontrar la función
deseada y además disponemos del grupo Auditoria de fórmulas,
que nos proporcionará herramientas más complejas para la
optimización de nuestros cálculos basados en fórmulas.

Pero para ver esto de una manera más clara veamos un vídeo
demostrativo que nos aclarará mejor estos conceptos

. Gráficos de columnas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de

una hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico
es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o
para ilustrar comparaciones entre elementos.
En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se
organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Gráficos de líneas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o

filas de una hoja de cálculo en un gráfico de líneas. Los
gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el
tiempo, establecidos frente a una escala común y, por
tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a
intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de
categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal
y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en
el eje vertical.

Use un gráfico de líneas si las etiquetas de categorías son

texto, y representan valores que están separados
uniformemente entre sí, por ejemplo meses, trimestres o
ejercicios fiscales. Este tipo de gráfico es válido
especialmente si hay más de una serie. Si sólo hay una, se
recomienda utilizar un gráfico de categorías. Utilice también
un gráfico de líneas si tiene etiquetas numéricas con
valores separados uniformemente entre sí, especialmente
años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en
su lugar un gráfico de dispersión.

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en

filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras
de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas
 contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de
datos, de hecho también se denominan listas de base de datos.
Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos
componer como máximo una lista con 255 campos y 65535
registros.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar

información, incluyen una serie de operaciones que permiten
analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar

con las listas tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo

de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de

Excel, pero bajo el término Listas de datos. Incluso encontrarás,
que en algunos cuadros de diálogo, se refire a las tablas como
listas.

A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.

Crear una tabla

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que

queremos incluir en la lista.

- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla .

 Si nos hemos saltado el paso de
seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras

(recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista
tiene encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones

aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio

de la tabla.
Barra de Herramientas

Se necesitan inspeccionar todas las barras de herramientas Dónde están:

de Excel y aprender donde existen diferencias con el
JegsWorks > Lec
material que se esperaría encontrar. Esas diferencias
podrían crear sorpresas muy poco felices si no está Números
enterado de que existen. Antes de empez
Proyecto 1: Ex
Interfaz
Barra de
herramientas
Panel de ta
Etiquetas in

Abrir Exc
Seleccionar y
Tareas comun
Sumario
Examen
Ejercicios
Proyecto 2:
Fundamentos
Proyecto 3: Fo
y Ordenar
Proyecto 4: Gr
Fórmulas
Proyecto 5: Dis
Buscar
Glosario
Apéndice

La Barra de Herramientas Estándar

La mayor parte de los botones de Excel en la Barra Estándar, son
verdaderamente estándar. Verá a los mismos botones en otros programas de
Microsoft, como por ejemplo en Word. No obstante esto, hay algunas diferenci
en la manera en que los botones funcionan, lo que podría causar problemas.

Clic en un botón en la imagen de la Barra Estándar de arriba. Aparecerá una

corta explicación sobre lo que hace ese botón, en una ventana por separado.
Puede cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas o puede usar el botón
Siguiente, en la nueva ventana, para ir en orden a través de todos los botones.

Puede ver todas las descripciones o todas las descripciones en una

página en una ventana nueva.

La Barra de Formato

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de su

números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene
una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los
mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como se espera.

Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También

puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda
(fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de
números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los
alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de
toda la página u hoja de cálculo.

Clic en un botón en la imagen de la Barra de Formato de arriba. En una

ventana separada, aparecerá una corta explicación de que es lo que hace el botó
Puede ir hacia adelante y atrás, entre las ventanas, o puede usar al botón
Siguiente en la nueva ventana, para ir en orden a través de todos los botones.

O
 Puede ver todas las descripciones en una página en una ventana nueva.

La Barra Fórmula

Para ayudar a que la vida siga siendo confusa, el término Barra Fórmula, es
usado tanto para significar toda la barra que se ve debajo de la barra de
herramientas Formato, como también para el cuadro de texto a la derecha, que
exhibe lo que contiene la celda seleccionada.

Los botones en Excel 97/2000 son algo diferentes:

Clic en cada parte de la Barra Fórmula de la imagen de arriba. Aparecerá en

una ventana separada una corta explicación sobre la función de esa parte. Pued
cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas, o puede usar el botón
Siguiente, en la nueva ventana para ir en orden a través de todos los botones.

Puede ver todas las descripciones en una página en una ventana nueva.

La Barra de Estado

La Barra de Estado está bastante escondida al fondo de la ventana. Se ve muy

vacía la mayor parte del tiempo. Su función es de mantenerlo informado sobre
que es lo que está sucediendo - y cual es el estado.

La parte izquierda de los mensajes se refiere a que es lo que está sucediendo. Lo

indicadores de Modo, muestran las características especiales que han sido
activadas.

Clic en cada parte de la Barra de Estado de la imagen de arriba. En una

 ventana separada, aparecerá una corta explicación sobre que es lo que hace esa
parte. Puede cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas, o puede usar el
botón Siguiente en la nueva ventana para ir en orden a través de todos los
botones.

Son utilizados en aquellos casos donde nos interesa no sólo

mostrar el número de veces que se da una característica o
atributo de manera tabular sino más bien de manera
gráfica, de tal manera que se pueda visualizar mejor la
proporción en que aparece esa característica respecto del
total.

Ejemplo

Continuando con el ejemplo de las motocicletas, el gráfico

de pastel o torta o circular es dado en la figura 5.

Figura 5. Diagrama circular para los datos de las

motocicletas

Para construir el diagrama circular anterior, se parte del

hecho de que el círculo encierra un total de 360 grados.
Luego a cada categoría se le asigna sus grados en el
círculo, mediante una regla de tres simple, por ejemplo
para la característica Harley-Davinson, el sector
correspondiente es:

Procedimiento para construir diagramas circular o de

pastel en Excel

Elabore la tabla de frecuencias como se hizo anteriormente.

Sombrear la tabla de frecuencias editada y escoger el icono

de barras en el menú principal (barras superiores de la
ventana de Excel). Esto muestra inmediatamente una
ventana titulada Asistente para gráficos. paso 1 de
4:tipo de gráfico. Aquí elija circular y luego el tipo de
diagrama circular deseado. Haga click en Siguiente y se
presentan nuevas ventanas en la cuales debe entrar la
información necesaria. Por último en la ventana de paso 4
hacer click en Finalizar.

EJEMPLO
 Vamos a confeccionar una tabla que calcule el importe los pagos
mensuales a realizar en la devolución de un préstamo, variando el tipo de
interés.

Para ello, el primer paso será crear una hoja de cálculo que resuelva el
problema básico: calcular el importe de los pagos mensuales, conociendo:
el tipo de interés, el principal o cantidad prestada y el plazo de devolución
del préstamo.

1º.- Abre un nuevo libro de Excel y crea una hoja con el siguiente
contenido:

A1: “Calculadora de préstamos” (en negrita y letra de 14 ptos.)

A3: “Principal”
B3: 7500 €
A4: “Interés”
B4: 11%
C4: “anual”
A5: “Plazo”
B5: 4
C5: “años”
A7: “Pago”
B7: utilizaremos aquí la función PAGO, que incluye varios
argumentos necesarios y alguno opcional. Centrándonos en los argumentos
necesarios, su estructura es la siguiente:

PAGO (tasa de interés por periodo;nº de periodos de pago;principal

a pagar)

Tasa Nper Va

En nuestro caso, esto se traduce en la siguiente función: =PAGO

(B4/12;B5*12;B3). El resultado de esta función será un número negativo;
Excel lo considera negativo por tratarse de devolución de un préstamo.

2º.- En A11 escribe Interés; en el rango A12:A18 introduce tipos de

interés crecientes en medio punto porcentual, desde el 10% al 13% (10%,
10,5%, 11%...)

Puedes introducir el primer tipo de interés, 10%, y luego utilizar el

relleno de series del siguiente modo:
  Selecciona el rango a rellenar (A12:A18) y ve a Edición,
Rellenar, Series....

 En el cuadro de texto Incremento (del cuadro de diálogo

Series) escribe 0,5% y pulsa Aceptar

 Si los tipos aparecen sin decimales, añádeles un decimal.

Puedes hacerlo seleccionando las celdas (si no lo están ya) y
pulsando el botón de la barra de herramientas Formato.

3º.- En la celda B11 introduce la siguiente fórmula: =B7. Con esta

fórmula indicamos que el contenido de la celda B11 ha de ser el
mismo que el de la celda B7. Otra posibilidad sería reescribir la
misma fórmula que aparece en B11 aunque adaptando las referencias
de celdas; pero es un trabajo innecesario.

4º- Selecciona el rango A11:B18. Luego ve a Datos (del menú

principal), Tabla...

En el cuadro Celda de entrada (fila) no escribas nada, dado que

en esta tabla sólo hay una variable, el tipo de interés, y está dispuesta
en una columna.

En el cuadro Celda de entrada (columna) escribe (o selecciona

con el ratón) B4, que es la celda en la que se encuentra el tipo de
interés implicado en la fórmula de B7.

Pulsa Aceptar y observa cómo se ha llenado la tabla con los

valores correspondientes.

Así, cuando se trata de crear una tabla con una sola variable el
proceso básico es:

 Situar en la primera columna (a la izquierda) de la tabla los

diferentes valores de la variable

 Situar en la primera fila la(s) referencia(s) (en forma de

fórmula del tipo =CELDA) a la fórmula o fórmulas que opera(n)
con dicha variable
  Introducir, en el cuadro de diálogo Tablas, como variable la
celda en la que aparece aquel valor de la variable con el que se ha
operado en la fórmula.

Es posible, no obstante, que nos interese operar con dos

variables: por ejemplo, en el caso anterior, averiguar el importe de los
pagos mensuales a diferentes tipos de interés y partiendo de
cantidades diferentes (como principal del préstamo).

En tal caso el proceso será algo diferente. Antes de iniciarlo,

guarda el libro con el nombre Préstamo1. A continuación, sigue los
siguientes pasos:

1º.- En A11 escribe la fórmula =B7

2º.- En el rango A12:A18 deja los tipos de interés tal como están.

3º.- En el rango B11:F11 has de introducir 5 valores posibles del

principal a devolver: desde 6500 hasta 8000 €, variando en intervalos
de 500 € (puedes utilizar el sistema de llenado de series de la forma
antes vista).

4º.- En A11 escribe la fórmula =B7

5º.- Selecciona toda la tabla (el rango A11:F18) y ve a Datos,

Tablas....

6º.- En el cuadro Celda variable fila selecciona la celda B3

(donde aparece el valor del principal con el que se ha operado en la
fórmula).

En el cuadro Celda variable columna, selecciona la celda B4.

7º.- Pulsa Aceptar y observa cómo se completa la tabla con los

resultados correspondientes.

Por tanto, el proceso básico para crear una tabla con dos
variables es el siguiente:

 Situar:
  en la primera columna (a la izquierda) de la tabla, los diferentes
valores a analizar de una de las variable

 en la primera fila de la tabla, los diferentes valores a analizar de la

otra variable

 en la celda que forma el vértice superior izquierdo de la tabla, la

referencia (en forma de fórmula del tipo =CELDA) a la fórmula que
opera con ambas variables.

 Introducir, en el cuadro de diálogo Tablas, como variables las celdas en

la que aparecen aquellos valores de cada variable con los que se ha
operado en la fórmula.

NOTA: los mismos resultados que se consiguen con el

procedimiento de creación de tablas podrían conseguirse
también mediante el procedimiento de escribir la fórmula o
función correspondiente en una de las celdas de la tabla
(p.ej., en B14) y copiarla a las restantes. Pero eso nos
obligaría a pensar bien en la fórmula o función a introducir
y, sobretodo, en las referencias a utilizar en dicha fórmula o
función. El procedimiento de creación de tablas nos ahorra
toda esa tarea.