Curso Regional Zona D

Reunión Extraordinaria del Comité Organizador

Domingo, 29 de abril del 2018

Se ha celebrado la Reunión Extraordinaria del Comité Organizador del Curso Regional de

Zona D, el domingo 29 de abril del 2018 en la Facultad de Medicina de la Universidad
Panamá, Salón CCEMUP. Preside la Reunión el Univ. Diego Carrillo, presidente. La reunión
da inicio a las 9:40 a.m. y culmina a las 10:30 a.m.

Asistentes

Asisten un total de 12 miembros

Agenda

I. Pase de Lista Inicial

II. Verificación del Quórum
III. Aprobación del Orden del Día
A. Discusión de los cambios al contrato del Hard Rock Hotel.
B. Asuntos Varios
IV. Pase de Lista Final

Resumen

Se convoca a una reunión extraordinaria por los siguientes motivos:

 Estamos teniendo una baja inscripción en comparación con el número esperado

(aproximadamente 300 inscritos hasta la fecha, con un contrato establecido para 800
personas) faltando solo un mes para el evento.
 No se logrará, según la tendencia de los ingreso en los últimos meses, cubrir el costo total
del evento, dejándonos un monto adeudado elevado.
 Se plantea solicitar una adenda al contrato, con un número de asistentes mucho menor.
Dicha propuesta será evaluada en la reunión, y el producto final, el cual será aprobado por
la mayoría de los asistentes, se presentará al Hard Rock Hotel.
En resumen, estos son los ingresos estimados
- Bl. 27 000 ( si los 300 inscritos hacen el pago completo del congreso)
- Bl. 1000 (patrocinio del Instituto Gorgas)
- Bl. 3000 (patrocinio del MINSA)
- Bl. 4000 (ganancias esperadas por la cena del día del médico, vendiendo 200 boletos)
- Bl. 10 000 (abono inicial a partir de fondos de CCAEMP, lo cual debe ser repuesto)
- Si logramos que se inscriban 100 personas más, tendremos Bl. 9 000 adicional.

- Bl. 54 000 total de ingresos esperados.

Esto es lo contratado con el hotel hasta el momento

- 15 habitaciones, por 4 noches en el Radisson Decapolis.
- Centro de Convenciones (Salas 1- 9)
- Lobby Bar (Centro de convenciones)
- After Party en (Bling o Bitz) 2 días del evento
- Coffee Break AM y Almuerzo Buffet para 800 personas.
Monto total del contrato con el Hotel: Bl. 89 860.00

Estas son las modificaciones que queremos proponer al hotel

- Eliminar las reservas en las habitaciones del Radisson Decapolis.
- Cambiar el evento del Centro de Convenciones a los salones del Hard Rock Hotel:
o Con un Auditorio principal con capacidad de 250 personas
o 4 salones con capacidad de 40 personas
- Coffee Break AM y Almuerzo Buffet para 400 personas.
- Mantener After Party en (Bling o Bitz) 2 días del evento.

- Se espera tener un nuevo total, luego de las negociaciones con el hotel, por Bl 50 000.

Gastos estimados luego de las negociaciones

- Bl 50 000 del Hotel
- Bl. 2500 en alquiler de pantallas para el evento
- Bl. 500 del boleto aéreo de uno de los expositores internacionales
- Bl. 250 en gastos de certificados para los asistentes
- Bl. 400 en trípodes y pantallas
- Bl. 620.00 de los gastos estimados por la Comisión Científica en los días del evento
- Bl. 1000 en premios, gafetes, etc.
- Bl. 10 000 del dinero que hay que regresar a CCAEMP por el abono inicial
- Bl. 65 270 en total
o Esto no toma en cuenta los recordatorios para los expositores y la tercera fiesta
del congreso, cuya realización depende de que se recaude más dinero de la cena
del día del médico y de las inscripciones.
o Tampoco toma en cuenta 5 habitaciones en el Hotel Panamá, para los
delegados, subdelegados y expositor internacional durante los días del evento.

Balance Final
Ingresos esperados: Bl. 54 000

Gastos estimados: Bl. 65 270

Pérdidas estimadas: Bl. 11 270
Se somete a votación:

 Enviar la solicitud de adenda al contrato, con las modificaciones explicadas

anteriormente, al Hard Rock Hotel. En caso de que falte dinero, CCAEMP se hará
responsable; en caso de haber ganancias, el dinero irá destinado a los fondos de
CCAEMP.

Los 11 votantes aprueban por unanimidad, 0 votos en contra, 0 abstenciones.

Se insta a seguir trabajando en las últimas semanas del congreso, y esforzarse a que más personas
se inscriban.

Se cierra la sesión.