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GERENCIA DE PROYECTOS y/o OBRAS CON MS-PROJECT-2017

M.Sc. Julio César Llallico Colca


INGENIERO CIVIL
CIP N° 39259
El software ofrece grandes bondades, para lograr mayor eficacia y eficiencia en la gestión de obras y proyectos, así se
podrá tener muchas ventajas como: Mantenerse informado de todas las actividades y componentes del proyecto,
controlar y hacer el seguimiento de las actividades, la programación de tiempos por actividades, control de costos,
seguimiento de equipos y personal; entre otros, que permitan mejorar la productividad y calidad de las obras en
ejecución y proyectos, como los informes oportunos para una buena gestión.

GERENCIA DE OBRAS Y/O PROYECTOS EN LA INGENIERÍA DE CONSTRUCCIÓN


¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Es una secuencia bien definida de eventos, con un principio y un final identificados para alcanzar
un objetivo claro. Según el (PMI), es un conjunto de acciones:
 No repetitivas.
 Únicas.
 De duración determinada.
 Formalmente organizadas.
 Que utilizan recursos
Podemos considerar un proyecto, a efectos de aplicarle los métodos de gestión de proyectos, a cualquier actividad
que podamos dividir en tareas que no sean cíclicas, que puedan caracterizarse con precisión y cuyas relaciones entre
ellas sean conocidas.
Un proyecto funciona sobre uno o varios objetos, pudiendo ser: Un sistema, o un proceso.
Sistema: Consistente en componentes, cada uno con características específicas, y relaciones o
interacciones entre esos componentes.
Contenidos del Sistema:
 Información acerca de los niveles que hay en el sistema.
 Que componentes hay en cada uno de estos niveles.
 Las propiedades de cada componente.
 Las propiedades de todas las relaciones.

SISTEMA:
INPUT Ejm. Centro Recreacional OUTPUT
ENTRADAS: SALIDAS:
COMPONENTE 1:
Información Información
Bongalows
Energía COMPONENTE 2:
Energía
Recursos Piscina Recursos

SUBSISTEMA

COMPONENTE 3:
Concha acústica

COMPONENTE N:
Otros

AMBIENTE EXTERNO
SUPERSISTEMA

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PROCESO: Conjunto de actividades o pasos de trabajo independientes, incluyendo
puntos de decisión correspondientes, y procesos de decisión.
Una descripción de un proceso contiene:
 Información acerca de las actividades y pasos de trabajo que se ejecutan en el
proceso.
 Los métodos de trabajo y6 ayudas que se utilizarán en las actividades y pasos de
trabajo.
 La interdependencia mutua de las actividades.
LA GERENCIA DE OBRAS Y PROYECTOS
Como parte de la gestión administrativa, basado en obras y proyectos, viene a ser un
conjunto de actividades interdependientes orientadas a la realización de un
determinado proceso, con un principio y un fin perfectamente definidos.
La coordinación de un proyecto requiere la coordinación en el tiempo de equipos,
proveedores, personas, tareas y dinero.
Todo proyecto elaborado, implica la ocurrencia de tres etapas:
1. Planeación.
2. Programación.
3. Control y seguimiento.
Planeación: Es una visión del conjunto de actividades que deben desarrollarse en un
proyecto.
Programación: Cuando el proyecto se asocia al factor tiempo, es decir cuando se calcula
la duración de las diferentes actividades, iniciaciones y terminaciones y se calcula la
fecha de terminación de la obra y/o proyecto.
Control y seguimiento: El administrador del proyecto, deberá recoger información
sobre el avance del proceso, comparar lo programado con lo realizado, y hacer las

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modificaciones necesarias (Cronograma acelerado de avance si esta atrasado), de
acuerdo a las circunstancias.
EL TIEMPO, COSTOS Y SU PROGRAMACIÓN
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE:PMI

CIERRE INICIO

CICLO DEL
PROYECTO

EJECUCIÓN PLANIFICACIÓN

ENTREGABLES
Estudio de factibilidad
Especificaciones
Documentos de Planificación
Diseño Definitivo
Planos Constructivos
HERRAMIENTAS
Estructura del Trabajo
Matriz de responsabilidades
Diagrama de Gantt
Estimado del Costo Global

El más famoso y reconocido producto del PMI es el Project Management Body of Knowledge
(PMBOK).

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BONDADES DE LA PLANEACION, PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

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PRODUCTIVIDAD EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS
PRODUCTIVIDAD: Se define como la relación entre la producción obtenida y los recursos
utilizados para obtenerla.
Es directamente proporcional a los productos e inversamente proporcional a los
recursos, de manera que cuando se quiere tener una mayor productividad, es necesario
balancear los recursos, optimizándoles.
𝑷𝒓𝒐𝒅𝒖𝒄𝒄𝒊ó𝒏 𝑹𝒆𝒔𝒖𝒍𝒕𝒂𝒅𝒐𝒔 𝒍𝒐𝒈𝒓𝒂𝒅𝒐𝒔
Productividad= 𝑰𝒏𝒔𝒖𝒎𝒐𝒔 = 𝑹𝒆𝒄𝒖𝒓𝒔𝒐𝒔 𝒆𝒎𝒑𝒍𝒆𝒂𝒅𝒐𝒔
Los recursos pueden ser diversos:
 Mano de obra.
 Materiales.
 Maquinaria y equipos.
 Financieros, Tiempo, Tecnología, etc.

La productividad nos conduce a la rentabilidad.

El criterio de EFICIENCIA debe relacionar los objetivos del proyecto y generalmente es


evaluado en términos de tiempo y costo.

PRODUCTIVIDAD
Relación entre los productos y uno o más de los recursos
utilizados en el proceso de producción

PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
La PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS implica graficar los requerimientos de recursos o
progreso anticipado en terminar actividades componentes sobre el horizonte de tiempo
del proyecto.
Los REQUERIMIENTOS de recursos son mejor administrados dando atención especial a
las necesidades de personal, materiales y financieras del proyecto
La gráfica nos ofrece las diferentes maneras de cronogramar, comparar, los niveles
reales con los niveles planeados. Hoy en día existen diversos programas que son de
soporte a la ingeniería.
Las técnicas para programación de proyectos incluyen las tradicionales gráficas de Gantt
(Carga y avance) y las técnicas de redes.
Las gráficas de Gantt son fácilmente comprensibles y actualizables (MS Project), pero no
reflejan las interacciones ante los recursos o las relaciones precedentes entre las
actividades del proyecto. Las técnicas de redes tales como CPM y PERT, aunque más

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complejas, muestran las relaciones precedentes y proporcionan información valiosa
para mejorar el uso de recursos y tiempo.
SISTEMA DE REDES
En el desarrollo de los programas gerenciales y en la ley de contrataciones del estado,
se involucró la ruta crítica para su planeación y administración.
Consiste principalmente, en la Planeación, Programación, y Control de un proyecto, o
de un proceso, llevado a un diagrama de red, en el cual se describe las etapas del
proyecto, y su relación.
Esta técnica o mallas, se utiliza principalmente para:

 La organización de trabajos, y
 Establecer control y seguimiento

BONDADES DEL SISTEMA DE REDES


Nos permite:
 Visión panorámica de un proyecto a lo largo del tiempo, estableciendo
claramente relaciones de precedencia entre sus actividades.
 Indicar puntos críticos (hitos) en el cumplimiento de los objetivos propuestos.
 Aplicar medidas correctivas, luego de haber detectado los puntos críticos.
 Alternativas de planificación, para una óptima utilización de los recursos
disponibles.
 Tiempos de iniciación y terminación de las etapas, sub-etapas, actividades, y sus
variables.
 Duración del proyecto.
 Control del proyecto, de las etapas, sub-etapas y de las relaciones entre sus
actividades

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SIMBOLOS UTILIZADOS EN LOS DIAGRAMAS DE REDES

En el Ms Project
1. FIN A COMIENZO: Termina A y Comienza B

A
B

2. COMIENZO A COMIENZO: Comienza las Actividades A y B simultáneamente.

3. FIN A FIN: Sí o sí Terminan A y B a la misma vez o simultáneamente.

04 días de duración A

06 días de duración B

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4. COMIENZO A FIN:

CONTROL DE PROYECTOS (SIMBOLOGÍA)


DIAGRAMA DE FLECHAS: Relaciones de precedencia (Antes) y dependencia (Después),
determina que actividades deben terminarse para iniciar otras.
EVENTO: representa un punto en el tiempo donde se da inicio de
unas actividades y fin de otras actividades

ACTIVIDAD: es aquel trabajo que debe llevarse en un proyecto.

ACTIVIDAD FICTICIA: es aquella actividad imaginaria que existe


dentro del diagrama de red, con el propósito de establecer
relaciones de precedencia y no asigna ningún tiempo.

REPRESENTACIÓN DE UNA o VARIAS ACTIVIDADES


Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

Actividad A tiene su evento de inicio y su evento de finalización, también la Actividad B


con su evento de inicio y su evento de finalización y la Actividad C se va a realizar cuando
se termine la actividad A y la actividad B.
CRITICAL PATH METHOD (METODO DE LA RUTA CRITICA)- CPM
Se utiliza frecuentemente en el desarrollo y control de proyectos.
OBJETIVO

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Determinar la duración de u proyecto, entendiendo éste como una secuencia de
actividades relacionadas entre si, donde cada una de las actividades relacionadas entre
sí, donde cada una de las actividades tiene una duración estimada.
El supuesto de CPM es que las actividades y sus tiempos de duración son conocidos, es
decir no existe incertidumbre. Por lo tanto, este supuesto simplificador hace que esta
metodología sea fácil de utilizar.
PASOS BÁSICOS PARA IMPLEMENTAR EL MÉTODO DEL CPM
1. Definir el proyecto y disponer la estructura de la división del trabajo,
2. Definir las actividades y decidir qué actividad se dispone primero y cual precede
de las otras.
3. Dibujar la red conectando las actividades.
4. Asignar estimaciones de tiempo a cada actividad.
5. Calcular la ruta crítica, que es la ruta de tiempo más larga a través de la red.
TERMINOLOGÍA
 IC: Inicio más cercano, lo más pronto que puede comenzar la
actividad.
 TC: Término más cercano, lo más pronto que puede terminar la
actividad.
 IL : Inicio más lejano. Lo más tarde que puede comenzar la
actividad sin retrasar el término del proyecto.
 TL: Término más lejano, lo más tarde que puede terminar la
actividad sin retrasar.

Se define el término de HOLGURA para cada actividad que consiste en el tiempo máximo
que se puede retrasar el comienzo de una actividad sin que esto retrase la finalización
del proyecto. La HOLGURA de una actividad se puede obtener con la siguiente fórmula:
HOLGURA = IL –IC = TL - TC
EJEMPLO 1: Construcción de una Mesa de madera. Encontrar la ruta crítica para llevar
un control y optimización de costos mediante la programación y planeación adecuada
de las actividades.

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CONSTRUCCIÓN DE LA RED PERT

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Diagrama de barras o Gráfico de Gantt
Frederick W. Taylor y Henry L. Gantt, trabajaron intensamente en el desarrollo de
métodos que permitieran agilizar procesos administrativos que se tornaban más
complejos y difíciles.
Fue entonces que Gantt, asociado con Wallance Clark, desarrollaron y aplicaron un
método gráfico sencillo, un método administrativo para planear y controlar proyectos:
el Diagrama de Gantt.
Los datos en el cuadro de Gantt, deben seguir algunos parámetros:
 Ordenes de trabajo, o actividades, que generalmente se presentan en la parte
izquierda.
 Escala horizontal de tiempos, en donde se colocan las duraciones previstas para
la realización de cada orden.
Usos del Diagrama de barras o Diagrama de Gantt:
 Planificación en la producción industrial (en un principio) y otras actividades.
 Comparación entre lo programado y lo ejecutado realmente.
 Cuantificar y controlar avance en tiempo, rendimiento de obreros y maquinaria
(en un principio).

Desventajas del Diagrama de Barras, y que favorecen el uso de redes:


 Es un elemento básicamente de control. La actualización permanente que
requiere el
 gráfico, hace que este sea un instrumento más de control que de planeación.
 Presentan actividades que ocurren en secuencia cuando coinciden la fecha de
terminación de unas actividades y de la iniciación de las que siguen, pero a la vez
otras que se traslapan, sin que en ningún caso se precise la magnitud del trabajo
del trabajo indicado, ni lo que ocurre en un momento determinado.
 A mayor número de actividades, menos se puede precisar su interrelación.

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 La subdivisión de actividades, para una más fiel representación del trabajo.
 Se realizan simultáneamente planificación y programación, conduciendo muchas
veces a tareas con tiempos irreales.
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN - FAYOL
1. UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior. De esta forma, se evitan cruces de
indicaciones a modo de fuego cruzado.
2. AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendrá obediencia si no existe la
capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad de dar órdenes y que ellas se cumplan. La autoridad
conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas.
3. UNIDAD DE DIRECCIÓN: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de
procesos y plan determinado para ser logrado. Además, de contar con un administrador para cada caso.
4. CENTRALIZACIÓN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la
responsabilidad final, se necesita delegar a subalternos la capacidad de supervisión de cada actividad.
5. SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS PARTICULAR AL GENERAL: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las
individualidades. Siempre se debe buscar el beneficio sobre la mayoría.
6. DISCIPLINA: Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la empresa, como también los acuerdos de
convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicación de
sanciones.
7. DIVISIÓN DEL TRABAJO: La correcta delimitación y división de funciones es primordial para el buen funcionamiento de
la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar
la especialización del personal para aumentar la eficiencia.
8. ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. Todo material debe estar en el lugar adecuado en
el momento que corresponde.
9. JERARQUÍA: El organigrama y jerarquía de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes
de sección, todos deben conocer a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.
10. JUSTA REMUNERACIÓN: Todo empleado debe tener clara noción de su remuneración y debe ser asignada de acuerdo al
trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.
11. EQUIDAD: Todo “líder” debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado. A su vez
deben tener un trato amistoso con sus subalternos.
12. ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la empresa.
Debe existir una razonable permanencia de una persona en su cargo, así los empleados sentirán seguridad en su puesto.
13. INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para que
determinen cómo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se
cometerán errores.
14. ESPIRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo colaborativo, que
también ayuda a generar un mejor ambiente laboral.

¿Por qué fracasan los proyectos?

1.- La planificación fue inadecuada:


• No se previno el aumento de costos durante el tiempo de ejecución.
• No se planificaron todas las actividades que era necesario realizar.
• No se tomó en cuenta factores que impedían cumplir los objetivos.
2. Ausencia de controles adecuados de lo que estaba sucediendo.
• Sólo en algunos casos se dio seguimiento a las decisiones que se adoptaban.
3.No se comunicó los problemas que estaban ocurriendo.
• No se tomó en cuenta la opinión de los beneficiarios.
4. No se evaluaron otras experiencias similares.
5. Mala conformación del Equipo de Trabajo.
• La capacidad estaba debajo de lo que se necesitaba.
• No se ponían de acuerdo en lo que tenían que realizar.
• Se cambió a los miembros del equipo.
6. No se documentó suficientemente la formulación del proyecto.
7. No se motivó a quienes trabajaban en el proyecto.

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