MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

1
 ÍNDICE

• CONOCIENDO MI NIVEL DE DESORANIZACION 5

• CONOCIENDO EN QUE CONSISTE LA
PASO I DESORGANIZACIÓN 6
• IDENTIFICANDO LAS CAUSAS DE LA
PASO
II DESORGANIZACION 7-9
PASO • AFRONTANDO LA DESORGANIZACION
III 10-12

2
 Apoyar y guiar a las personas que
presentan problemas de organización, el
80 % de la población joven es más
vulnerable a ser parte de este problema ya
que desde niño no se ha inculcado una
cultura de organizar las actividades. Por
ello es la razón de poner en práctica
algunas herramientas que contribuirán a
la mejora de ser personas organizadas y
no vivir espontáneamente.
El manual se inicia con un test que te permitirá conocer en que medida se encuentra
tu problema, de acuerdo a ello paso a paso será guiado para poner en práctica las
herramientas que necesita, cada herramienta inicia con una breve definición, luego
el cómo se utiliza y por último un ejemplo para que pueda ser más entendible. No
dudamos que será de mucha ayuda para superar hábitos malos que desde años
perjudican su vida personal y profesional.

3
PASO 1: PROCESO PARA SUPERAR LA
FALTA DE ORGANIZACIÓN
El siguiente cuadro muestra los pasos que se
llevará a cabo en el manual para superar tu

RECONOCER ENTENDER AFRONTAR PROBLEMA

EL EL EL SUPERADO
PROBLEMA PROBLEMA PROBLEMA

problema, te ayudará a tener una idea general.

Haciendo Conceptos Generando Resultado

uso del breves y lluvia de ideas esperado
test consecuenc para la
ias de la solución
falta de
organizació
n
4
 Diagrama de
afinidad

Aplica PDCA

PASO 2: CONOCIENDO MI NIVEL DE

DESORGANIZACION
Test para saber qué tan organizado eres

El orden que tienes en tu aspecto y tu espacio habla mucho de ti, descubre con este test que es lo
que dice

1. ¿Sueles llegar a la hora fijada a una cita?

a. Sí, soy una persona muy puntual.

b. En algunas ocasiones sí, pero en otras llego tarde
c. No, no suele llegar a tiempo.

2. ¿Amontonas la ropa sobre una silla o sobre la cama?

a. No, suelo doblar y guardar la ropa en el armario.

b. Suelo colocarla encima de la cama hasta el día siguiente sólo si estoy
muy cansado.
c. Sí, suelo amontonarla en la silla de la habitación.

3. ¿Sueles tener la mesa de trabajo llena de cosas?

a. No, suelo guardar cada cosa en su sitio.

b. Si. Pero soy capaz de trabajar con la mesa llena de cosas innecesarias.
c. Sí, suelo tener montones de cosas en la mesa.
5
4. ¿Sueles comer lo que primero encuentras en la cocina o en el frigorífico?
Fuente: Katia Wittkowsky, organizadora profesional de la empresa Del Caos al orden

6
 Ahora suma las respuestas del test de acuerdo al
cuadro de verde y luego ubica tu puntaje en los tres
criterios

a. 1 puntos
b. 2 puntos
c. 3 puntos

ENTRE 8 A 11 PUNTOS ENTRE 12 - 18 PUNTOS

FELICITACIO ESTAS EN
NES CAMINO

ENTRE 19 - 24 PUNTOS

NECESITAS
AYUDA

Interpretando los
puntajes

7
 ENTRE 8 A 11 ENTRE 12 A 18
PUNTOS PUNTOS
Aunque el desorden no interrumpe
Felicitaciones: Estas en buen camino, tu vida, con seguridad fluiría mejor
eres una persona organizada si aprendieras algunas destrezas de
organización

La falta de ella te esta generando

problemas que en un futuro serán
incontrolabes. Ayúdate.

ENTRE 19 A 24
PUNTOS

¡No entres en pánico, tu problema

tiene solución...!

Ahora que reconoces tu

problema, daremos inicio con el
objetivo del manual.

8
 PASO 3: CONOCIENDO EN QUE CONSISTE LA
DESORGANIZACIÓN
En este paso, te explicaremos brevemente en que consiste la desorganización
y de que manera pueden perjudicarte personalmente y profesionalmente para
así entender las herramientas que poco a poco te ayudaran a reducir tu
desorden.

1. ¿Qué es?

Que no
planifica y no
desarrolla sus
actividades con
orden y método

2. ¿Qué provoca?

Falta de Refleja
Estres Desorden tiempo Ansiedad mala
imagen

9
Marie Kondo es una autora japonesa y
consultora de organización. Ha escrito cuatro
libros sobre el arte de organizar

Ahora que conoces tu problema, debemos

identificar las razones, el por qué ocurre…

PASO 4: IDENTIFICANDO LAS CAUSAS DE LA

DESORGANIZACION PERSONAL
En este paso conoceremos las principales causas que
generan tú desorganización personal, que servirá de base
para la construcción del árbol de objetivos

¿QUE ES EL ARBOL DE CAUSAS?

Es una técnica que ayuda a saber cómo sucedieron los

hechos, es decir responder la pregunta "¿Qué tuvo que
ocurrir para que este hecho se produjera?". Mayormente
ésta técnica ésta relacionada con los accidentes de
trabajo y seguridad laboral

¿CÓMO FUNCIONA?

PRIMERA ETAPA: Recolección de Información

10
Recoger la información más relevante posible. Es
importante recordar que para la investigación siempre el
objetivo será encontrar las Causas y no Responsables

SEGUNDA ETAPA: Construcción del Árbol

Luego de tener toda la información será representada en

forma de un árbol iniciando con el problema principal,
seguido de las causas y así sucesivamente. Como el
siguiente gráfico:

Representación Gráfica del árbol de causas

11
12
Observemos un ejemplo sobre una desorganización personal

13
Ahora es tu turno….

CAUSA 2.1
CAUSA 1

CAUSA 2.2
PROBLEMA CAUSA 1

CAUSA 2.3
CAUSA 3

14
 PASO 4: AFRONTANDO LA
FALTA DE ORGANIZACIÓN
En este paso generaremos ideas de
las posibles posibles, lo cual será
necasario para el diagrama de
afinidad que es el paso siguiente

1. APLICA LLUVIA DE IDEAS

¿Qué es?

Es una técnica de pensamiento creativo utilizada para

estimular la producción de un elevado número de ideas,
acerca de un problema y de sus soluciones o, en general,
sobre un tema que requiere de ideas originales.

¿Cómo se utiliza?

1. Elegir el tema
2. Promover las ideas locas: Este tipo ideas pueden ayudar a
emerger los saltos creativos
3. Mantenerse enfocado en el tema: Se debe tratar de
mantener el objetivo de la discusión, de lo contrario se
puede divagar más allá del enfoque de lo que se quiere
diseñar
4. Ser gráfico y visual: Se recomienda usar marcadores de
colores para escribir en notas

15
 5. Apuntar a la cantidad: Deben
apuntar a crear tantas ideas
nuevas como sea posible
6. Escribir las ideas

Ejemplo: Lluvia de ideas para las posibles soluciones de la falta

de organización

Ten un lugar Crea una lista de OJO: La forma

para todo Usa una agenda tareas de la lluvia de
ideas puede ser
como un listado,
Escribe las Organiza tu Deshazte de lo en nubes,
tareas mas tiempo innecesario círculos,
importantes
cuadrados, etc.
la idea es
Revisa las citas y generar ideas
Organizar tu los eventos con
espacio horario que tienes para una
planeados solución, del
porqué ha
ocurrido o
entre otros.

16
 falta de
organiza
cion

2. DIAGRAMA DE
AFINIDAD

¿Qué es?
Es una forma de organizar la
información reunida en la
lluvia de ideas también agrupa
aquellos elementos que están
relacionados de forma natural.

¿Cómo se utiliza?

Establecer un problema

Generar lluvia de ideas

Las ideas que son similares se consideran de

afinidad mutua y se colocan en un solo grupo

Crear un titulo jerarquico superior para cada grupo de

ideas

EJEMPLO
a. Tomaremos las ideas de la lluvia de ideas anteriormente realizado

17
 Ten un lugar Uso de una Crea una lista de
para todo agenda tareas

Escribe las Organiza tu Deshazte de lo

tareas mas tiempo innecesario
importantes

Revisa los eventos

Organizar tu importantes y
espacio anotalo en el
calendario

b. Diagrama de Afinidad

PRIORIZAR GESTION DE
TAREAS TIEMPO

Crea una lista de Ten un lugar para

tareas todo en tu
Escribe las Hacerouso de una
escritorio
tareas más agenda
trabajo
Revisa los
importantes Organiza tu
eventos tiempo
importantes y Organiza tu
anótalo en el espacio
calendario Deshazte de lo
innecesario

Como se observa, las ideas fueron ordenadas para conocer que

factor o aspecto tiene mayor impacto en este caso la gestión de
tiempo es el factor que carece en la falta de organización en la
siguiente herramienta será aplicado.

18
 LLUVIA DE IDEAS

DIAGRAMA
DE
AFINIDAD

19
 3. APLICANDO EL MÉTODO PDCA

¿Qué es?

Es una estrategia de mejora

continua de la calidad basada en
cuatro pasos planear, hacer,
verificar y actuar.

¿Cómo se utiliza?

Se inicia planteando una solución, luego se colocan actividades

relacionadas a la planificación, luego las de ejecución y
seguimiento y por último las de aseguramiento

¿Para qué sirve?

El Ciclo de mejora continua PDCA se utiliza para llevar a cabo

la mejora continua y lograr de una forma sistemática y
estructurada la resolución de problemas

20
 En el diagrama de afinidad la
posible solución fue gestionar el
tiempo y planificar actividades,
ahora aplicaremos en el PDCA por
cada solución un PDCA

Ejemplo

SOLUCIÓN 1 : GESTION DEL TIEMPO

P • Definir la visión personal y profesional

• Realizar listado de actividades por día y semana
• Fijar que cantidad de tiempo dedicas a cada tarea
• Evaluar cada actividad en función de la importancia y urgencia
• Identificar los ladrones del tiempo

D • Comprar una agenda

• Clasificar actividades importantes y urgentes
• Crear un horario
• Cumplir las actividades
• Evitar los ladrones del tiempo

C • Comprobar si las actividades han contribuido a alcanzar la visión

• Controlar en que medida se cumplió las actividades
• Realizar a consciencia una autoevaluación de las actividades
• Eliminar actividades que siendo realistas no serán cumplidas

A • Modificar actividades que no contribuyen a alcanzar la visión

• Ajustar y priorizar las actividades no cumplidas
• Responder preguntas de test sobre gestión de tiempo

21
 SOLUCIÓN 2: PRIORIZAR TAREAS

P • Registrar todas las actividades

• Determinar objetivos principales
• Evaluar que temas son importantes o urgentes

D • Clasificar actividades importantes y urgentes

• Crear un horario

C • Revisar los objetivos y hacer reajustes

• Deshacerse de actividades que siendo realistas no serán
realizados

A • Agrupar tareas similares o iguales para lograr máxima eficiencia

Ahora es tu turno….

Coloca la posible solución de acuerdo al diagrama de

afinidad y empieza a desarrollar las fases de planear,
hacer, verificar y actuar

22
 SOLUCIÓN 1
P

4. APLICANDO 5W + 1H

Es una metodología de análisis que consiste en contestar seis

preguntas básica

23
 Facilita la
planificación
de las acciones
a desarrollar
para la
aplicación de
las acciones
generadas por
la utilización del ciclo mejora PDCA.

En el siguiente cuadro se agrupa las posibles soluciones surgidas en el diagrama de afinidad,

se responde a las seis preguntas, luego para verificar su cumplimiento hacemos uso del
diagrama de Gantt.

EJEMPLO DE 5W + 1H DE LAS SOLUCIONES

WHEN (CUÁNDO)
WHAT WHY WHERE WHO HOW

(QUÉ) (POR QUÉ) QUE QUE (DÓNDE) (QUIÉN) (CÓMO)

QUE 1 QUE 3
2 4

24
GESTIONAR CASA – YO
EL TIEMPO OFICINA
EL UNIVERS
PROPÓSITO
DE Realizar un listado
Definir la GESTIONAR de todos los
visión EL TIEMPO ES eventos
personal y HACER MÁS
Plasmarlo en una
profesional COSAS EN
agenda
MENOS
Realizar un TIEMPO Crear un horario:
listado de Establecer plazos
actividades para cada tarea
diaria

Hacer uso de
una agenda
Haga una lista de
sus metas
PRIORIZAR CASA – YO principales para el
TAREAS OFICINA- día
INVERTIR EL UNIVERS
Registrar TIEMPO DE Determine qué
todas las LA MANERA 20% de las
MAS
actividades actividades
PRODUCTIVA producirá el 80%
(HACER de resultados
Determinar
PRIMERO, LO
que act son Definir qué
PRIMERO)
importantes actividades son
o urgentes las más
importantes en
Crear un comparación con
horario las más urgentes.

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA - GANTT

25
Para que el problema sea controlado, haremos uso de los
indicadores para conocer en qué medida hemos avanzado

Un indicador es una característica específica, observable y

medible que puede ser usada para mostrar los cambios y
progresos que está haciendo un programa hacia el logro de un
resultado específico.

26
Para poder nosotros mismos realizarnos una evaluación si
somos unas personas organizadas, nos mediremos con los
siguientes indicadores:

 EFICACIA :

Grado de cumplimiento de los objetivos

estratégicos planteados.
Formula:

(Resultado alcanzado*100)/Resultado previsto

Puntuación Significado
1 Muy ineficaz
2 Bajo nivel de eficacia
3 Regular nivel de eficacia
4 Eficaz
5 Muy eficaz

 EFICIENCIA :

27
 Se refiere a la producción de bienes o
servicios que la sociedad valora más, al
menor costo social posible.

Formula:

(Resultado alcanzado/Costo real)*Tiempo

invertido/(Resultado esperado/Coste
estimado)*Tiempo previsto

Puntuación Significado
1< Ineficiente
=1 Eficiente
<1 Muy eficiente

Con ambos indicadores evaluaremos si el proceso realizado se

está desarrollando de la mejor manera, a continuación
presentaremos un ejemplo:
De acuerdo al resultado
obtenido se puede decir que
Eficacia (0.15x100)/20=0.75 no se actuó con eficacia.

Eficiencia (70/120)*48/(100/90)*24= 0.85

Nuevamente los
resultados no
fueron los mejores.

Eficacia: (____*____)/____ = ____ Eficiencia:

(____/____)*_____/(____/_____)
*_____=_____
28
 PASO 6: “QUICK WINS PARA LA GESTION DE
TIEMPO”

A continuación vamos a presentar ideas que nos facilitaran el

trabajo que queremos realizar y alcanzar el éxito.

 Comenzar con las tareas principales.

 Establecer horarios para cada actividad a realizar.
 No inicies nunca una tarea antes de tener todos los
materiales o informaciones que necesites para su
realización
 Concentración absoluta en la tarea que tienes
delante.
 Evitar las interrupciones a la hora de realizar las
actividades.
 Realizar un plan de optimización en la agenda para
identificar las actividades importantes y no
importantes
 Organizar nuestra mesa de trabajo para evitar
perder tiempo a la hora de realizar las actividades.

29
 PASO 7: PLAN DE MEJORAMIENTO
¿Por qué?

El presente manual te ha permitido utilizar herramientas para

afrontar tu desorganización, identificar las causas de ellas y
además determinar que tareas debes priorizar para lograr superar
el problema, así mismo debemos siempre establecer los objetivos
de forma clara y precisa para así también desarrollar qué tipo de
metodología utilizaras para cumplir con los diferentes roles que
nos encargan.

¿Qué es?

30