¿Qué es la factura?

La factura o documento equivalente es un medio de prueba mediante el cual pueden

demostrarse los hechos económicos. Sin embargo, para que con ella se soporten las
partidas a las que se cree tener derecho, es necesario que se cumplan los requisitos.

Ello significa que para el comprador o adquirente del bien o servicio no le serán aceptados
los costos, deducciones e impuestos descontables que pretendan soportarse con las
facturas expedidas, sin el lleno de los requisitos legales por parte del obligado a facturar.

¿Quiénes deben expedir factura?

El artículo 615 del Estatuto Tributario establece que para efectos fiscales, todas las
personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones
liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen productos de la actividad
agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia
de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su
calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

¿Cuándo se debe expedir la factura?

Una vez se perfeccione la venta o la prestación del servicio, debe expedirse la factura
correspondiente. Las facturas deben contener la fecha de su expedición, la cual debe
corresponder a la de la realización de la operación de venta o de la prestación del servicio.

¿Cuántas copias de la factura debe conservar el obligado a facturar?

Legalmente la obligación es la de conservar una sola copia de la correspondiente factura.
Esto no quiere decir que el obligado no pueda conservar más copias para otros efectos.

¿Se debe exigir factura a una persona que pertenece al régimen simplificado?
No se debe exigir factura a una persona que pertenece al régimen simplificado.

¿Cuál es la sanción por no expedir factura o expedirla sin el lleno de los requisitos?
Si el obligado está incumpliendo la obligación de expedir factura o documento
equivalente, o si la expide sin el lleno de los requisitos legales, le puede generar el cierre
del establecimiento por tres (3) días, o podrá ser sancionado pecuniariamente,
dependiendo el caso.

Como consumidores podemos recibir uno de los siguientes comprobantes:

• Factura por talonario

• Factura por computador
• Factura por máquina registradora con sistema POS VANESSA FLOREZ
• Factura por máquina registradora con sistema PLU
• Documentos equivalentes, como boletos de espectáculos y tiquetes
• La factura electrónica, la cual garantiza economía y un control automático .

¿Cuáles son los requisitos de una factura? VANESSA FLOREZ

• Estar denominada expresamente como factura de venta;

• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios y
discriminación del IVA pagado;
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas
de venta;
• Fecha de su expedición;
• Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;
• Valor total de la operación;
• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
ELIZABETH MELGAREJO
¿Cuáles son las funciones generales de la factura?
• Prueban la posesión de un bien o de un servicio.
• Permiten la solicitud de cambio en caso de resultar defectuoso el producto.
• Garantizan el ingreso al Estado del impuesto -IVA- o del impuesto al consumo pagado en
el precio final de un producto.

De esta manera, se evita que el vendedor retenga para sí mismo la totalidad del IVA ya
incluida dentro del precio final del producto y que el impuesto que estamos pagando por
el producto adquirido, ingrese efectivamente al Estado.

TIPOS DE FACTURAS APROBADAS POR LA DIAN

Todas las personas naturales o jurídicas que facturen en territorio colombiano, tienen que
acogerse a uno de los tipos de facturas aprobadas por la DIAN (Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales). ¿Sabes cuáles son esos modelos? A continuación, las abordamos en
detalle.
En la solicitud de autorización de numeración de facturación (formato 1302) aparecen
cuatro opciones con su respectivo código, cada una atendiendo a las necesidades y
posibilidades específicas de cada negocio o actividad comercial. De esta manera, las
facturas aprobadas por la DIAN son las siguientes:
1. Facturación en papel o tradicional
Se trata del modelo de facturación más conocido por los colombianos. Se encuentra
regido por los artículos 617 y 618 del Estatuto tributario, y hace referencia a los talonarios
membretados y timbrados, cuyas facturas van numeradas según autorización de la DIAN y
llevan impresos los datos de la empresa: Número de Identificación Tributaria (NIT),
dirección, razón social y teléfono.
El resto de la información necesaria para la tramitación de la factura (nombre del cliente,
monto o cantidad de productos vendidos) se puede llenar a mano, en máquina de escribir
o mediante impresora al momento de concretar la transacción comercial.

Aunque en su momento fue la única herramienta para el control fiscal y un medio de

facturación al alcance de la mayoría de obligados a facturar, hay que reconocer que
presenta serias falencias:
 Riesgo de falsificación de facturas.
 Evasión de impuestos.
 Errores humanos en el proceso de emisión.
 Altos costos operativos por factura.
 Gestión de archivo compleja y alto riesgo de pérdida.
 Desperdicio de papel.
Dadas las innovaciones tecnológicas y las políticas de masificación de la factura electrónica
en el país, su uso tenderá a desaparecer en los próximos años. De hecho, se prevé que
para el 1 de enero de 2019 todas las empresas tengan la obligación de facturar
electrónicamente.
2. Facturación mediante máquina registradora (sistemas POS y PLU)
Modelo ampliamente conocido por ser la modalidad utilizada en almacenes de cadena y
gran parte de los establecimientos comerciales pequeños y medianos. En ésta, se le da el
status de factura al tiquete generado por la máquina registradora en el momento en que
el cliente cancela su compra. Los sistemas modernos permiten almacenar copia digital de
los documentos generados.
Para el control fiscal, el Estatuto Tributario exige contar con una autorización de
numeración e imprimir al final de la jornada un comprobante de las ventas realizadas
durante el día. Además, al ser el tiquete de registradora un documento equivalente a la
factura de venta, debe cumplir al menos con los siguientes requisitos:
 Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.
 Número consecutivo de la transacción.
 Fecha de la operación.
 Descripción de los productos o servicios vendidos.
 Valor total de la transacción.
Antes del año 2003, era obligatorio incluir en el recibo los datos del comprador, pero el
artículo 4 del Decreto 522 de 2003 eliminó tal obligación. No obstante, es de esperarse
que en cualquier momento se vuelva a exigir este dato, pues es una de las formas en las
que la DIAN puede rastrear los consumos de las personas naturales, factor importantísimo
para determinar quiénes deben presentar declaración de renta y quiénes no.
La ventaja de este modelo radica en la generación de la factura y el comprobante fiscal
mientras se registra la compra y se realiza una copia de seguridad que queda almacenada
en el sistema, es decir, se ahorra tiempo y se simplifican procesos. Sin embargo, en el
corto plazo este modelo tendrá que buscar la forma de adaptarse a la facturación
electrónica que comenzará a regir dentro de los meses venideros.

3. Facturación por computador

Este tipo de facturación se encuentra regulado por el artículo 617 Estatuto tributario.
Consiste en la tramitación y generación de recibos de venta en formato electrónico. Excel
puede servir para ello luego de añadirle la función de Visual Basic y realizarle ciertas
modificaciones que permitan cumplir con todos los requisitos técnicos que exige la DIAN.
Sin embargo, es recomendable utilizar un software especializado en el que se pueda
asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del IVA. Además, para que la
factura generada por este medio sea legal, debe incluir:
 Denominación del documento como Factura de venta.
 Razón social y NIT del vendedor o de la empresa prestadora del servicio.
 Número de identificación y nombre completo o razón social del cliente.
 Número consecutivo de la factura.
 Fecha de expedición.
 Descripción de los productos o servicios vendidos.
  Valor total de la venta y del IVA pagado.
En este modelo, al cliente se le entrega la factura impresa en papel, pero las empresas no
están obligadas a conservar una copia física en sus archivos, puesto que su formato
permite verificar la existencia de los recibos de venta e imprimirlos cuando sea necesario.
Esto supone una simplificación en la gestión de archivo físico, además de ciertos
beneficios propios de la era digital:
 Reducción del tiempo en la transcripción de datos.
 Adaptabilidad del tamaño de factura a necesidades específicas.
 Ahorro de gastos al no ser necesario comprar talonarios de facturas.
 Reducción drástica del consumo de papel, lo cual contribuye al cuidado del medio
ambiente.
Una de las desventajas que enfrenta este modelo es el riesgo de que el computador sea
atacado por un virus informático y se pierda la información de la facturación. Por eso es
recomendable guardar copias de seguridad en discos alternos.

4. Facturación mediante factura electrónica

La factura electrónica es un documento tributario electrónico que soporta transacciones
de venta de bienes y/o servicios. La diferencia principal de este modelo con el de
facturación por computador es que toda la gestión (expedición, firma, entrega, aceptación
y almacenamiento) se da en medios y formatos electrónicos, aprovechando el desarrollo
de las tecnologías de la información y la comunicación, especialmente de Internet.
La normativa que regula este modelo de facturación exige que el software para hacerlo
esté certificado por la ISO 9001:2000, garantizando así las condiciones de seguridad
necesarias para la gestión de este tipo de documentos y dándoles la validez legal para
efectos fiscales.
Este tipo de facturas aprobadas por la DIAN no gozan de gran popularidad en el país, pues
son pocas las empresas que lo utilizan y los esfuerzos para su masificación son
relativamente recientes. De hecho, solo hasta el 2015 se iniciaron pruebas piloto y el 2016
fue considerado el año de transición para empezar a preparar a las empresas grandes en
la obligatoriedad de la facturación electrónica. Sin embargo, de todas las modalidades
enunciadas hasta el momento, es la que mayores ventajas reporta para las empresas de
todo tipo y tamaño. Además de que las incorpora en los procesos de digitalización
empresarial que actualmente se viven a nivel global, garantiza los siguientes beneficios:
 Reducción de gastos: al eliminar los procesos de impresión, mensajería y
almacenamiento, bajan considerablemente los costos de facturación.
  Simplificación del proceso de facturación: para emitir una factura solo se necesita
de un dispositivo con conexión a Internet y de un software especializado.
 Mayor seguridad: el software certificado garantiza las condiciones necesarias para
la emisión de facturas. Por lo tanto, las falsificaciones y estafas quedan eliminadas
del panorama comercial.
 Simplificación de los procedimientos administrativos: el almacenamiento de
facturas es bastante dinámico y ordenado, garantizando la ubicación rápida y
sencilla de documentos fiscales en todo momento.
 Mejor servicio al cliente: los compradores pueden tramitar sus facturas desde la
comodidad de sus casas u oficinas.
 Reducción de errores en la gestión de datos: el proceso de generación, captura,
entrega y almacenamiento de información tributaria opera con bases dadas de alta
previamente, los que reduce significativamente los errores humanos.

La facturación electrónica es el modelo a adoptar dentro de los próximos años, pues las
Reformas Tributarias y las políticas de masificación lo exigen, especialmente, porque es el
único medio con el cual las autoridades fiscales pueden combatir efectivamente la evasión
de impuestos. La meta de la DIAN es que, a finales de 2018 y principios de 2019, su uso
sea obligatorio en todo el país y para empresas de todo tipo y tamaño, a excepción de
aquellas que operen en regiones donde no haya cobertura de Internet.
Sin embargo, mientras se estandariza su uso, hay que adoptar alguna de las facturas
aprobadas por la DIAN. Recuerda que incumplir con la obligación de facturar, puede
generar sanciones que van desde la eliminación de las deducciones de impuestos a que
tiene derecho la empresa, hasta el cierre del negocio.

PARTES DE LA FACTURA