Anexo A

ANEXO A.
OBLIGACIONES HSE DEL CONTRATISTA Y PROVEEDOR

1. OBJETIVO
Presentar los requisitos mínimos en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente (SST-
MA) que deben cumplir todo CONTRATISTA o PROVEEDOR cuya intención sea prestar
servicios o suministrar productos a la organización, entendiéndose esta como Consultoría
Colombiana, sus empresas afines y los consorcios, lo anterior con el fin principal de
controlar los riesgos potenciales a los que están expuestos los trabajadores y asegurar el
cumplimiento de las obligaciones que en SST-MA establecen la legislación nacional, así
como las especificaciones técnicas de los proyectos y de la organización. Este documento
hace parte integral del contrato y no implica el reemplazo de las obligaciones de ley que
apliquen.
2. ALCANCE
Aplica para el desarrollo de todas las actividades de evaluación de gestión de

CONTRATISTAS y PROVEEDORES de la organización, y a los trabajadores de estos o
SUBCONTRATISTAS. Inicia con la inscripción del nuevo CONTRATISTA o
PROVEEDOR y la verificación en el cumplimiento de los requisitos iniciales para la
inscripción y continúa con la evaluación del servicio prestado o producto entregado según
sea el caso y el cumplimiento de los requisitos establecidos para esta etapa. Aplica para
todos los CONTRATISTAS y PROVEEDORES de Consultoría Colombiana, sus empresas
afines y sus consorcios.
3. DEFINICIONES
Actividades de alto riesgo: En el proceso de identificación de peligros, valoración de

riesgos, corresponde a aquellas actividades que después de valorarlas en la matriz de
peligros en cuanto a consecuencias, probabilidad y categorización del riesgo en la
interpretación de categorías de riesgo sea clasificada como un riesgo no aceptable.
Adicionalmente para efectos de este documento, se asimilan como de alto riesgo, aquellas
actividades correspondientes a las clases IV (riesgo alto) y V (riesgo máximo) referenciado
en el Decreto Ley 1295 de 1994 y la clasificación de actividades económicas establecidas
en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Las
actividades catalogadas como de alto riesgo son: Trabajos en altura, Trabajos en caliente y
energías peligrosas, Trabajos en espacios confinados y Transporte de materiales, equipos o
personal
A.F.P: Administradora de Fondos de Pensión.
A.R.L: Administradora de Riesgos Laborales.
Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una
organización que pueden interactuar con el medio ambiente.
1
Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 04
Calificación: Resultado de la evaluación de la gestión realizada que permite identificar el
grado de satisfacción o conformidad del producto o servicio prestado por el contratista o
proveedor.
Casi Incidente de Trabajo: Suceso con potencial de ser un incidente, en el que hubo
personas involucradas sin que sufrieran lesiones, o se presentaran daños a la propiedad.
Condición de emergencia: Estado de alteración parcial o total de actividades de una
empresa, ocasionado por la ocurrencia de un evento que genera peligro inminente y cuyo
control supera la capacidad de respuesta de las personas y de la Firma.
Condiciones de trabajo y salud: características materiales que pueden ser generadas por el
ambiente, la organización y las personas, que contribuyen a desarrollar enfermedades que
afectan la salud de los trabajadores.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito de norma, cumplimiento de especificaciones
técnicas determinadas para el servicio contratado o el bien adquirido.
Contratista: Es la persona natural o jurídica que asume contractualmente ante Consultoría
Colombiana, sus empresas afines y los consorcios, el compromiso de ejecutar la totalidad
del servicio y/o producto contratado.
Contratista de Estudios: Actividad o conjunto de actividades realizadas por persona
natural o jurídica especialista, las cuales sirven con insumo para el desarrollo de cualquier
tema de tipo técnico.
Contratista de Asesorías: Persona natural o jurídica experta en el desarrollo de un tema
técnico.
Copasst: Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo
Equipos de Protección Personal (EPP): Conjunto de elementos y dispositivos diseñados
para proteger las partes del cuerpo que se encuentran expuestos a riesgos durante el
ejercicio de una labor.
Enfermedad Laboral: Es la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo
inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a
trabajar.
E.P.S.: Empresa Promotora de Salud.
Equipos de Protección Contra Caídas (EPC): Conjunto de elementos y dispositivos
diseñados para proteger las partes del cuerpo que se encuentran expuestos a trabajos en
altura (Altura superior a 1,50 metros y que tenga riesgo de caída libre).
Impacto ambiental: Es cualquier cambio en el medio ambiente, que sea adverso o
benéfico, total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de la
Firma.
Incidente de trabajo: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o por ocasión
del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional
o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se
produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución
de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se
considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o
contratista desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo
suministre el empleador. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se
produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se
actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate
2
de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión (Ley
1562 de 2012).
Incidente grave: Accidente que trae como consecuencia amputación de cualquier
segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito);
trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano,
tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con
compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo
visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva (Resolución 1401 de 2007).
Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas
con el trabajo, bajo el control de la organización.
Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas
con trabajo, bajo el control de la Organización.
Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el agua, el
suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
PESV: Plan estratégico de Seguridad Vial.
Proveedor: Una persona u organización que suministra productos y/o servicios a la
organización de conformidad con las especificaciones, plazos y condiciones convenidos.
Proveedor de Adquisiciones (Suministros): Es considerado un proveedor de suministros
aquella persona u organización que suministra productos y/o elementos a la organización de
conformidad con las especificaciones, plazos y condiciones convenidas. Ejemplo proveedor
de papelería, insumos, dotación, muebles, etc.
Proveedor de Mantenimiento: Es toda persona natural o jurídica que se contrata para
conseguir que las instalaciones, equipos de emergencia, redes eléctricas y equipos críticos
se conserven en condiciones óptimas de funcionamiento, previniendo las posibles averías,
fallos, incendios, cortocircuitos y accidentes en las instalaciones donde opere Consultoría
Colombiana, sus empresas afines y los consorcios; consiguiendo así que el trabajo se
realice con los niveles de calidad y seguridad.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Generalmente Ïmplícita¨ significa que es habitual o una práctica común para la
organización, clientes o partes interesadas. El termino Öbligatorio¨ se refiere generalmente
a disposiciones de tipo legal.
SG-SST: Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo.
SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.
SSTMA: Seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente.
4. POLITICA DE HSEQ
Consultoría Colombiana S.A., en cumplimiento de su misión orienta sus operaciones a la

realización de estudios, diseños, estructuración, desarrollo y supervisión integral de
proyectos, con un propósito continuo de innovación tecnológica, disponibilidad de los
recursos técnicos, financieros, talento humano y el fortalecimiento empresarial y la
responsabilidad social, para generar valor agregado en las soluciones que entregamos a
nuestros clientes del sector público y privado, trabajando para construir una sociedad
próspera que beneficie a los Trabajadores de planta, en misión, clientes, socios, contratistas,
proveedores y demás grupos de interés.
3
Por lo tanto, estamos comprometidos a:
• Asegurar la satisfacción del cliente en el marco del alcance de los compromisos

contractuales.
• Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los controles
necesarios para su gestión, en especial los riesgos prioritarios con el fin de prevenir
las lesiones y enfermedades laborales de todo el personal que está bajo su control y
de terceros que se vean afectados por el desarrollo de nuestras operaciones.
• Identificar los aspectos e impactos ambientales y desarrollar acciones encaminadas a
la prevención de la contaminación ambiental y el daño de los bienes y recursos
materiales de la empresa y de terceros que se vean afectados por el desarrollo de
nuestras operaciones.
• Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas dentro del Sistema de Gestión
Integrado de HSEQ.
• Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales en Seguridad, Salud en el
Trabajo y Medio Ambiente de sus contratistas, proveedores y demás grupos de
interés que se relacionen con el desarrollo de nuestras operaciones.
• Promover buenas prácticas de responsabilidad social con los grupos de interés.
• Garantizar el mejoramiento continuo de los procesos.
• Cumplir la legislación vigente en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente
y demás requisitos que apliquen.
• Fortalecer el conocimiento en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente de
sus colaboradores, y exigirá programas similares a sus contratistas.
• Asegurar el funcionamiento y participación continua del copasst y del comité de
convivencia laboral.
• Asegurar el cumplimiento del plan de trabajo anual HSE.
• Asegurar el manejo y archivo adecuado de los documentos propios del sistema de
gestión HSEQ.
5. CONDICIONES GENERALES
El presente documento establece los requisitos que debe cumplir todo CONTRATISTA o
PROVEEDOR y a través del mismo se relacionan los aspectos tenidos en cuenta para
evaluar la gestión realizada durante la ejecución del contrato, orden de compra, orden de
servicio u otro que la organización tenga establecido.
Es responsabilidad de la empresa CONTRATANTE comunicar a los CONTRATISTAS y

PROVEEDORES el presente documento y los requisitos aquí establecidos y de estos
últimos es responsabilidad cumplir con las disposiciones en materia de seguridad, salud en
el trabajo y medio ambiente que se requieran por el desarrollo de las actividades
contratadas.
6. OBLIGACIONES GENERALES PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
4
• Proveer un ambiente de trabajo saludable y seguro, que proteja al personal de cualquier
peligro asociado con la prestación del servicio para la cual ha sido contratado. Hacen parte
del ambiente de trabajo todas las instalaciones, equipos, herramientas y demás elementos
utilizados por el CONTRATISTA , así como prácticas de trabajo.
• El CONTRATISTA deberá demostrar compromiso con el cumplimiento de la

legislación vigente sobre seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente, así como las
disposiciones administrativas, reglamentarias, instrucciones escritas o verbales que sobre la
materia imparta el representante autorizado por la organización durante la ejecución de la
obra o servicio.
7. REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
Estos requisitos aplican y deben verificarse durante cada una de las etapas definidas en el
procedimiento de adquisiciones HSEQ-PRO-001. Se han clasificado los CONTRATISTA y
PROVEEDORES por tipo de servicio prestado:
- Proveedor de adquisiciones (suministros).

- Proveedor de transporte.
- Proveedor de mantenimiento.
- Contratista de estudios.
- Contratista de asesorías.
A continuación, se relacionan las actividades que hacen parte del proceso administrativo de
los CONTRATISTAS y PROVEEDORES y que son de su entera responsabilidad. Es parte
fundamental de este proceso cumplir con todos los requisitos exigidos y entregar la
documentación de manera oportuna.
Aquí la relación de documentos que es necesario presentar y requisitos que se deben

cumplir por cada tipo de servicio contratado:
7.1 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE ADQUISICIONES

(SUMINISTROS)
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de

adquisiciones (suministros) durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación
del servicio sea esta persona natural o persona jurídica.
5
ADQUISICIONES - PERSONA NATURAL
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
PRESENTAR EL
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
INSCRIPCIÓN
DOCUMENTO
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
Administración o Coord.
Registro de proveedores completamente diligenciado. X
Administrativo según aplique
Registro Único Tributario (RUT). X
Fotocopia de la cedula. X
Certificación bancaria X
Experiencia (Hoja de Vida) X
Administración, Coord.
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ X Administrativo o Coord.
HSE según aplique
Evaluación de seguimiento en HSEQ X Administrativo o Coord.
HSE según aplique
Presentar uno de los dos documentos aqui relacionados:
-Certificado de afiliación emitido por la EPS, ARL y Administración, Coord.
AFP a la cual este afiliado (NO mayor a 30 días). X X X Administrativo o Coord.
-Planilla de pago de seguridad social de la empresa HSE según aplique
contratada (NO mayor a 30 días).
Formulario de autoevaluación (Resolución 1111 de
Departamento de HSEQ o
2017) estándares mínimos del sistema de gestión de la
X X X Coordinador HSE según
seguridad y salud para empleadores y contratistas
aplique
(Aplica entre 01/06/2017 al 30/08/2017)
Plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial,
relacionado con las acciones necesarias para corregir las
debilidades encontradas en la autoevaluación (Resolución
1111 de 2017) estándares mínimos del sistema de
aplique
gestión de la seguridad y salud para empleadores y
contratistas (Aplica entre 01/09/2017 al 31/12/2017)
6
ADQUISICIONES - PERSONA JURIDICA
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
PRESENTAR EL
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
INSCRIPCIÓN
DOCUMENTO
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
Registro de proveedores completamente diligenciado X
HSE según aplique
Registro Único Tributario (RUT) X
Fotocopia de la cedula del representante legal X
Administrativo según aplique.
Brochure de la empresa X
Registro de cámara y comercio X
-Constancia firmada por contador publico que certifique
estar al dia en pago de seguridad social anexando copia
de tarjeta profesional de contador que firma la misma Administración, Coord.
(No mayor a 30 dias). X X X Administrativo o Coord.
-Certificado de afiliación emitido por la EPS, ARL y HSE según aplique
AFP a la cual este afiliado (NO mayor a 30 días).
-Planilla de pago de seguridad social de la empresa
contratada (NO mayor a 30 días).
Formulario de autoevaluación (Resolución 1111 de
2017) estándares mínimos del sistema de gestión de la
seguridad y salud para empleadores y contratistas
aplique
(Aplica entre 01/06/2017 al 30/08/2017)
Plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial,
relacionado con las acciones necesarias para corregir las
debilidades encontradas en la autoevaluación (Resolución
1111 de 2017) estándares mínimos del sistema de
aplique
gestión de la seguridad y salud para empleadores y
contratistas (Aplica entre 01/09/2017 al 31/12/2017)
Evaluación de seguimiento en HSEQ X Administrativo o Coord.
HSE según aplique
7
7.2 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE TRANSPORTE
Los servicios de transporte de personal deben contratarse con empresas de transporte

legalmente constituidas. Para los casos excepcionales debe contarse con la aprobación de
Presidencia, Vp. Administrativa y/o Gerencia de Proyecto según aplique.
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplir en la prestación de servicios

de transporte, tanto la persona jurídica (empresa de transporte), como el conductor y el
vehículo que prestaría dicho servicio, para las diferentes fases de inscripción, antes y
durante la prestación del servicio.
En el siguiente cuadro se presentan los requisitos para el proceso de inscripción del

proveedor, antes de la prestación del servicio y durante la prestación del servicio si es
persona natural o si es persona jurídica.
7.2.1 REQUISITOS A CUMPLIRSE PARA LA EMPRESA DE TRANSPORTE
Toda empresa de transporte que preste los servicios de movilización de personal para
Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los consorcios debe cumplir con los
siguientes requisitos:
8
REQUISITOS EMPRESA DE TRANSPORTE PERSONA JURIDICA
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
INSCRIPCIÓN
PRESENTAR EL
PARA LA
DOCUMENTO
REQUISITO
SOPORTE
A QUIEN
Resolución del Ministerio de Transporte donde se autoriza la operación como Administración o Coord.
X
empresa de transporte especial Administrativo según aplique
HSE según aplique
Constancia firmada por contador publico que certifique estar al dia en pago de Administración, Coord.
seguridad social anexando copia de tarjeta profesional de contador que firma X Administrativo o Coord.
la misma (No mayor a 30 dias). HSE según aplique
Planilla de pago de seguridad social de la empresa contratada (NO mayor a
X X Administrativo o Coord.
30 días).
HSE según aplique
Formulario de autoevaluación (Resolución 1111 de 2017) estándares mínimos Departamento de HSEQ o
del sistema de gestión de la seguridad y salud para empleadores y contratistas X X X Coordinador HSE según
(Aplica entre 01/06/2017 al 30/08/2017) aplique
Plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial, relacionado con las
acciones necesarias para corregir las debilidades encontradas en la Departamento de HSEQ o
autoevaluación (Resolución 1111 de 2017) estándares mínimos del sistema de X X X Coordinador HSE según
gestión de la seguridad y salud para empleadores y contratistas (Aplica entre aplique
01/09/2017 al 31/12/2017)
Carta de radicación del Plan estrategico de seguridad vial ante las entidades
que corresponda (secretaría de movilidad, superintendencia de puertos y X X X Administración
transporte u otra según aplique).
La empresa de transporte debe reportar cada mes al contratante los siguientes
datos, esto mientras dure el contrato:
· Total Horas Hombre Trabajadas.
· No. de casos de fatalidades por Accidente Laboral (AL).
· No. casos de Accidente Laboral (AL) con tiempo perdido.
· No. de casos reportados por Accidente Laboral (AL) (no incluye casos con
tiempo perdido ni fatalidades).
· Total de días cargados y perdidos por Accidente Laboral (AL).
· No. de casos reportados por Casi – Accidente.
· No. Fatalidades por Enfermedad Laboral (EL).
· No. casos de Enfermedad Laboral (EL) con tiempo perdido. X Coordinador HSE
· No. de casos reportados por Enfermedad Laboral (EL) (no incluye casos
con tiempo perdido).
· Total de días cargados y perdidos por enfermedad profesional.
· No. de eventos reportados por accidente vehicular.
· No. de eventos reportados por incendios.
· Horas de capacitación recibida por cada trabajador del CONTRATISTA
en temas relacionados con HSE.
· No. de incapacidades de origen común reportados en el mes.
· No. de días reportados por incapacidad de origen común.
· No. de ejercicios de simulacro realizados.
9
** El control a las empresas de transporte, vehículos y conductores se debe asegurar con el
reporte que administración y/o coordinadores administrativos realicen a los coordinadores
de HSEQ. Así mismo si dentro del análisis de peligros se identifican actividades de
transporte en el proyecto será responsable el coordinador HSE de realizar los controles que
correspondan tanto a la empresa de transporte, como al vehículo y conductor que presenten
el servicio.
7.2.2 REQUISITOS A CUMPLIRSE PARA EL CONDUCTOR
Todo conductor que preste el servicio de transporte de vehículos contratados por

Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los consorcios debe cumplir como mínimo
con los siguientes requisitos iniciales a ser considerados:
Edad mínima de 18 años, con mínimo 2 años de experiencia en conducción.
Certificado de vacunas de tétanos y fiebre amarilla cuando se requiera de acuerdo a

la zona de operación de la empresa contratante.
Además se deben cumplir con los siguientes requisitos durante el proceso de contratación y
prestación del servicio de transporte para el caso del conductor:
10
DOCUMENTOS DEL CONDUCTOR
PRESENTAR EL
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
INSCRIPCIÓN
DOCUMENTO
PARA LA
SOPORTE
A QUIEN
REQUISITO
Suministra alguno de estos documentos:

- Planilla de pago de seguridad social de a empresa de transporte contratada
en donde aparezca la cotización a EPS, ARL y AFP del condutor que presta
el servicio. La ARL a la que cotiza el conductor NO puede ser inferior a
riesgo 4.
- Se puede presentar en su defecto certificación de EPS y ARL del conductor
X X Administrativo o Coord. HSE
que preste el servicio donde se valide la afiliación vigente (No mayor a 30
según aplique
dias). La ARL a la que cotiza el conductor NO puede ser inferior a
riesgo 4.
- Planilla de pago de seguridad social del conductor (es) que presta (n) el
servicio. La ARL a la que cotiza el conductor NO puede ser inferior a
riesgo 4.
Cédula de ciudadanía del conductor X Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Licencia de conducción categoría C1 (servicio público) del conductor (es) que
X Administrativo o Coord. HSE
presta (n) el servicio
según aplique
Examenes Medicos Generales, Visual y Auditivo con fecha inferior a un año del
conductor (es) que presta (n) el servicio
según aplique
Examenes Psicometricos ( Psicologico y Motriz) con fecha inferior a un año
del conductor (es) que presta (n) el servicio
según aplique
Consulta de comparendos del conductor (es) que preste (n) servicio (s) de
transporte en el periodo evaluado (no menor a un mes).
según aplique
Certificación vigente de ¨Curso de Manejo Defensivo¨ del conductor (es) que
X X
presta (n) el servicio con vigencia no inferior a dos (2) años. Coordinador HSE
Nota: Si durante la prestación del servicio se cambia el conductor se deben presentar los documentos
para el nuevo conductor.
Categoría C1: Especializado en automóviles, motocarros, cuatrimotor, camperos, camionetas y
microbuses de servicio público.
7.2.3 REQUISITOS A CUMPLIRSE PARA EL VEHÍCULO
Todo vehículo que preste el servicio de transporte de personas para Consultoría
11
Colombiana, sus empresas afines y los consorcios debe tener y/o contar con los siguientes
elementos:
Cinturones de seguridad reglamentarios en todos los asientos, incluyendo buses y

busetas, según ficha técnica del fabricante. (Ley 769 de 2002 art. 82).
Tercera luz de frenado (tercer stop).
Luces reglamentarias en perfecto funcionamiento.
Apoya cabezas en todos los asientos, incluye el puesto central trasero.
Espejos conductor y del pasajero.
Bolsas de aire (donde sea posible, pero al menos en el asiento del conductor).
Sistema de bloqueo ABS.
GPS (Sistema de Posicionamiento Global Satelital).
Dispositivo de velocidad.
Vidrios de seguridad; para ventanas laterales y posteriores vidrios templados y para
parabrisas vidrios laminados y en perfecto estado (Sin fisuras). Los vidrios deben
ser transparentes y libres de propaganda, publicidad o adhesivos que obstaculicen la
visibilidad.
Sistema que permita abrir las puertas desde el interior o exterior del vehículo en
caso de emergencia.
Llanta de repuesto con labrado mixto.
Alarma sonora de reversa.
Kit básico de herramientas (alicate, destornilladores (pala y estrella), llave de
expansión y llaves fijas, linterna, chaleco reflectivo, guantes en vaqueta).
Kit ambiental para control de vertimientos.
Extintor según código nacional de tránsito y transporte.
Sistema de comunicación ya sea radio y/o telefonía celular.
Botiquín de primeros auxilios.
Todos los indicadores del tablero de instrumentos deben funcionar adecuadamente.
Un gato con capacidad para elevar el vehículo y una cruceta.
Dos señales forma de triángulo o lámparas de señal de luz amarilla intermitentes.
Además se deben cumplir con los siguientes requisitos durante el proceso de contratación y
prestación del servicio de transporte para el caso del vehículo:
12
DOCUMENTOS DEL VEHÍCULO
PRESENTAR EL
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
INSCRIPCIÓN
DOCUMENTO
PARA LA
SOPORTE
A QUIEN
REQUISITO
SOAT X X
Licencia de tránsito que acredite prestación de servicio público X X
Revisión tecnico mecánica anual sin observaciones X X
Tarjeta de operación del vehículo X X
Póliza de responsabilidad civil contractual que deberá cubrir al menos, los
siguientes riesgos:
a) Muerte
b) Incapacidad permanente. Administración o Coord.
X X
c) Incapacidad temporal. Administrativo según aplique
d)Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios.
El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60
S.M.M.L.V. por persona.
Póliza de responsabilidad civil extracontractual que deberá cubrir al menos los
siguientes riesgos:
a) Muerte o lesiones a una persona.
b) Daños a bienes de terceros. X X
c) Muerte o lesiones a dos o más personas.
El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60
S.M.M.L.V. por persona.
Revisión técnico mecánica preventiva cada dos (2) meses con observaciones
subsanables (Si las mismas no aseguran condiciones mecanicas adecuadas X X
del vehículo No se aceptara).
Registros de mantenimiento realizados al (los) vehículo (s) contratado (s) X X
Nota: Si durante la prestación del servicio se cambia el vehículo se deben presentar los mismos
documentos para el nuevo vehículo.
7.3 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE MANTENIMIENTO
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de

mantenimiento durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio
sea esta persona natural o persona jurídica.
13
MANTENIMIENTO - PERSONA NATURAL
PRESENTAR EL
INSCRIPCIÓN
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
DOCUMENTO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
Fotocopia de la cedula X
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ X Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Evaluación de seguimiento en HSEQ X Administrativo o Coord. HSE
según aplique
-Certificado de afiliación emitido por la EPS, ARL y AFP a la cual este Administración, Coord.
afiliado (NO mayor a 30 días). X X X Administrativo o Coord.
-Planilla de pago de seguridad social de la empresa contratada (NO mayor HSE según aplique
a 30 días).
Formulario de autoevaluación (Resolución 1111 de 2017) estándares Departamento de HSEQ o
mínimos del sistema de gestión de la seguridad y salud para empleadores y X X X Coordinador HSE según
contratistas (Aplica entre 01/06/2017 al 30/08/2017) aplique
autoevaluación (Resolución 1111 de 2017) estándares mínimos del sistema X X X Coordinador HSE según
de gestión de la seguridad y salud para empleadores y contratistas (Aplica aplique
entre 01/09/2017 al 31/12/2017)
Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de
clasificación del nivel de riesgo de trabajador que realizara la actividad
(certificación de la ARL, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1607 de X Coordinador HSE
2002 Tabla de Clasificación de Actividades Económicas para el Sistema
General de Riesgos Profesionales)
Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de X Coordinador HSE
HSEQ del Contratante)
Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el
X Coordinador HSE
Departamento de HSEQ)
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas X Coordinador HSE
Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto
riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de X Coordinador HSE
conformidad con la legislación colombiana.
Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo:
- Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts.
- Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no
permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o
egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación.
- Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.
14
MANTENIMIENTO - PERSONA JURIDICA
PRESENTAR EL
INSCRIPCIÓN
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
DOCUMENTO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ X
Evaluación de seguimiento en HSEQ X Coordinador HSE
Constancia firmada por contador publico que certifique estar al dia en pago Administración, Coord.
de seguridad social anexando copia de tarjeta profesional de contador que X Administrativo o Coord. HSE
firma la misma (No mayor a 30 dias). según aplique
Planilla de pago de seguridad social de la empresa contratada (NO mayor
X X Administrativo o Coord. HSE
a 30 días).
según aplique
clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara X X Coordinador HSE
la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente)
entre 01/09/2017 al 31/12/2017)
X Coordinador HSE
Departamento de HSEQ)
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de X Coordinador HSE
HSEQ del Contratante)
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas X Coordinador HSE
riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de X Coordinador HSE
Para Centros de Diagnóstico Automotriz (CDA) se les debe exigir la
X Administrativo o Coordinador
acreditación de la ONAC.
HSE según aplique
Programa de gestión adecuada de residuos sólidos. X X Coordinador HSE según
aplique
Licencias ambientales para disposición adecuada de residuos sólidos Administración o Coord. HSE
X
peligrosos. según aplique
15
7.4 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ESTUDIOS
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA

de estudios durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea
esta persona natural o persona jurídica.
ESTUDIOS - PERSONA NATURAL
PRESENTAR EL
INSCRIPCIÓN
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
DOCUMENTO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
según aplique
según aplique
Planilla o constancia de pago de aportes a seguridad social EPS, ARL y Administración, Coord.
AFP, con base de cotización correspondiente al 40% del valor del contrato.
X X X Administrativo o Coord.
(NO mayor a 30 dias). Si la persona e s pensionada, debe adjuntar la
HSE según aplique
resolución de pe nsión.
clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara X X X Coordinador HSE
la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente).
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de
X X Coordinador HSE
HSEQ del Contratante en los casos en que el desarrollo del contrato implique
la realización de acitividades en campo o en las instalaciones de la firma)
Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del X X Coordinador HSE
contrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma)
Registros de entrega de EPP (Persona natural regimen común) y porte de
dotación y EPP para las labores contratadas (cuando sean necesarios para el X X Coordinador HSE
desarrollo de la actividad contratada)
riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de X X Coordinador HSE
entre 01/09/2017 al 31/12/2017)
16
ESTUDIOS - PERSONA JURIDICA
PRESENTAR EL
INSCRIPCIÓN
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
DOCUMENTO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
a 30 días).
HSE según aplique
entre 01/09/2017 al 31/12/2017)
Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del X Coordinador HSE
X Coordinador HSE
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas
X X Coordinador HSE
(cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada)
La empresa de transporte debe reportar cada mes al contratante los
siguientes datos, esto mientras dure el contrato:
· Total Horas Hombre Trabajadas.
· No. de casos de fatalidades por Accidente Laboral (AL).
· No. casos de Accidente Laboral (AL) con tiempo perdido.
· No. de casos reportados por Accidente Laboral (AL) (no incluye casos
con tiempo perdido ni fatalidades).
· Total de días cargados y perdidos por Accidente Laboral (AL).
· No. de casos reportados por Casi – Accidente.
· No. Fatalidades por Enfermedad Laboral (EL).
· No. casos de Enfermedad Laboral (EL) con tiempo perdido. X Coordinador HSE
· No. de casos reportados por Enfermedad Laboral (EL) (no incluye casos
con tiempo perdido).
· Total de días cargados y perdidos por enfermedad profesional.
· No. de eventos reportados por accidente vehicular.
· No. de eventos reportados por incendios.
· Horas de capacitación recibida por cada trabajador del
CONTRATISTA en temas relacionados con HSE.
· No. de incapacidades de origen común reportados en el mes.
· No. de días reportados por incapacidad de origen común.
· No. de ejercicios de simulacro realizados.
17
7.5 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ASESORÍAS
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA

de asesorías durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea
esta persona natural o persona jurídica.
ASESORIAS - PERSONA NATURAL
PRESENTAR EL
INSCRIPCIÓN
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
DOCUMENTO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
según aplique
según aplique
Planilla o constancia de pago de aportes a seguridad social EPS, ARL y
AFP, con base de cotización correspondiente al 40% del valor del contrato.
X X X Administrativo o Coord.
(NO mayor a 30 dias). Si la pe rsona e s pensionada, debe adjuntar la
HSE según aplique
re solución de pe nsión.
la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente).
X X Coordinador HSE
Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del X X Coordinador HSE
Registros de entrega de EPP (Persona natural regimen común) y porte de
dotación y EPP para las labores contratadas (cuando sean necesarios para el X X Coordinador HSE
desarrollo de la actividad contratada)
entre 01/09/2017 al 31/12/2017)
18
ASESORIAS - PERSONA JURIDICA
PRESENTAR EL
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
INSCRIPCIÓN
DOCUMENTO
PARA LA
SOPORTE
A QUIEN
REQUISITO
a 30 días).
HSE según aplique
entre 01/09/2017 al 31/12/2017)
Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del X Coordinador HSE
X Coordinador HSE
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas
X X Coordinador HSE
(cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada)
19
8. REQUISITOS LEGALES
Todas las actuaciones del CONTRATISTA en materia de seguridad, salud en el trabajo y

medio ambiente, deben regirse por los requisitos de ley establecidos en la legislación
colombiana actual y la que entre en vigencia durante la ejecución del contrato. De igual
manera, las mencionadas actuaciones, deben orientarse al cumplimiento de las políticas,
estándares y condiciones contractuales establecidas por el CONTRATANTE.
NORMAS GENERALES
Ley 9 de 1979 El empleador debe responsabilizarse de un programa permanente de medicina,
higiene y seguridad en el trabajo destinado a proteger y mantener la salud de los
trabajadores de conformidad con la Ley.
Resolución Todos los empleadores públicos, oficiales, privados, contratistas y
1016 de 1989 subcontratistas, están obligados a organizar y garantizar el funcionamiento de un
programa de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con la presente
Resolución.
Ley 100 de Obligación en la afiliación y cotización a pensión, salud y riesgos laborales de
1993 todo trabajador.
Decreto 1295 Obligaciones del Empleador: Pago de la totalidad de la cotización de seguridad
de 1994 social de los trabajadores a su servicio.
Obligación del empleador: Notificar a la entidad administradora de riesgos
laborales a la que se encuentre afiliado, los accidentes laborales y las
enfermedades laborales.
Decreto 1703 Cotizaciones en contratación no laboral. En los contratos en donde esté
de 2002 involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural a favor de una
persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de
obra, de arrendamientos de servicio, de prestación de servicio, consultoría,
asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá
verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social
en Salud.
Decreto 510 de Las personas naturales que prestan servicios al estado o a empresas del sector
2003 privado bajo la modalidad de contrato de prestación de servicio o cualquier otra
modalidad de servicios deberán estar afiliados al sistema general de pensiones.
Decreto 2800 La afiliación de los trabajadores independientes a ARL se hará a través del
de 2003 contratante, en las mismas condiciones y términos establecidos en el Decreto-ley
1295 de 1994.
Decreto 1393 La celebración y cumplimiento de las obligaciones derivadas de contratos de
de 2010 prestación de servicios estará condicionada a la verificación por parte del
contratante de la afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social,
conforme a la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los
artículos 18 y 204 de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de
salario de las trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total
de la remuneración. Los empleadores deberán informar a los empleados sobre los
aportes pagados a la protección social o garantizar que estos puedan consultar
que tales sumas hayan sido efectivamente abonadas. Las cotizaciones al Sistema
General de Seguridad Social en Salud deben hacerse sobre la misma base de las
20
cotizaciones efectuadas al Sistema de Riesgos Profesionales y de las realizadas al
Sistema General de Pensiones. Para afiliar a un trabajador, contratista o a
cualquier persona obligada a cotizar al Sistema de Riesgos Laborales debe
demostrarse que se encuentra cotizando a los Sistemas Generales de Seguridad
Social en Salud y de Pensiones.
Ley 1562 de Son afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales en forma obligatoria:
2012 - Los trabajadores dependientes nacionales o extranjeros, vinculados mediante
contrato de trabajo escrito o verbal y los servidores públicos; las personas
vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con
entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles,
comerciales o administrativos, con una duración superior a un mes y con
precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha
prestación.
- Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el
Ministerio de Trabajo como de alto riesgo. El pago de esta afiliación será por
cuenta del contratante.
Decreto 723 de Se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las
2013 personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con
entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes
que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1072 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (Requisito 2.2.4.6).
de 2015
Circular Practicar los exámenes médicos laborales de ingreso, periódicos y de retiro, los
Unificada de cuales son a cargo y por cuenta del empleador.
2004
Resolución Se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad y salud en
1111 de 2017 el trabajo para empleadores y contratistas.
SEGURIDAD VIAL
Ley 769 de Todo vehículo debe garantizar el perfecto funcionamiento de frenos, del sistema
2002 de dirección, suspensión, señales visuales, audibles permitidas y sistema de
escape de gases; igual demostrar estado adecuado de llantas, vidrios de
seguridad, espejos y cumplir con las normas de emisión de gases que establezcan
las autoridades ambientales.
Ley 379 de La licencia de conducción habilitará a su titular para conducir vehículos
2010 automotores de acuerdo con las categorías que para cada modalidad establezca la
reglamentación que para el caso adopte el Ministerio de Transporte, estipulando
claramente si se trata de un conductor de servicio público o particular.
Decreto 19 de - Las licencias de conducción para vehículos de servicio particular tendrán una
2012 vigencia de diez (10) años para conductores menores de sesenta (60) años, cinco
(5) años para personas entre sesenta (60) y ochenta (80) años, y un (1) año para
mayores de ochenta (80) años.
- Las licencias de conducción para vehículos de servicio público tendrán una
vigencia de tres (3) años para conductores menores de sesenta (60) años y un (1)
año para mayores de sesenta (60) años.
- La revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes se realizará en
centros de diagnóstico automotor, legalmente constituidos, que posean las
condiciones que determinen los reglamentos emitidos por el Ministerio de
21
Transporte y el Ministerio de Ambiente, en lo de sus competencias. El Ministerio
de Transporte habilitará dichos centros, según la reglamentación que para tal
efecto expida.
Resolución 378 El mantenimiento preventivo se realizará a cada vehículo en los periodos

de 2013 determinados por la empresa, para lo cual se garantizará como mínimo el
mantenimiento cada dos (2) meses, llevando una ficha de mantenimiento donde
consignará el registro de las intervenciones y reparaciones realizadas, indicando
día, mes y año, centro especializado e ingeniero mecánico que lo realizó y el
detalle de las actividades adelantadas durante la labor.
Resolución Por la cual se expide la Guía metodológica para la elaboración del Plan
1565 de 2014 Estratégico de Seguridad Vial.
Decreto 1079 Decreto Único Reglamentario Sector Transporte.

de 2015
**Aquí se relacionan algunas de las normas establecidas para el presente documento pero
además se deben considerar todas aquellas que la legislación colombiana tenga establecidas
y que hagan parte de las obligaciones según el tipo de CONTRATISTA o PROVEEDOR y
del servicio o producto contratado aunque las mismas no aparezcan aquí incluidas.
9. CONDICIONES PARA EL INICIO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL

CONTRATO
9.1 INDUCCIÓN HSE DEL CONTRATISTA
Previo al inicio de las actividades del contrato, se debe realizar una reunión con el
Departamento de HSEQ del CONTRATANTE, en esta reunión participan:
- El responsable HSE del CONTRATISTA o PROVEEDOR, según sea el caso.

- El coordinador técnico de la actividad por parte del CONTRATISTA.
- El coordinador HSE designado para el proyecto por parte del CONTRATANTE.
- El personal del CONTRATISTA que fue reportado y con documentación previa
validada que desarrollara las actividades objeto del contrato.
- Si es un PROVEEDOR debe por lo menos una vez al año el representante del
mismo participar en el proceso de inducción HSE.
Para el caso de CONTRATISTAS o PROVEEDORES del área administrativa la reunión

debe concertarse con el Jefe del Departamento de HSEQ de la organización o con quien
este delegue.
La reunión tiene por objeto dar a conocer por parte del CONTRATANTE las obligaciones
que en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente (HSE) deben ser
consideradas para el desarrollo del contrato. De igual manera en la misma se darán a
22
conocer aspectos importantes del sistema de gestión de HSEQ del CONTRATANTE y se
construirá de manera conjunta la matriz de peligros de la actividad a desarrollarse.
10. ESPECIFICACIONES PARA LA ETAPA DE EJECUCIÓN
10.1 INCIDENTES Y CASI INCIDENTES DE TRABAJO
Durante la ejecución de contrato el CONTRATISTA debe reportar al CONTRATANTE

todos los incidentes y casi incidentes ocurridos con potencial de daño a las personas o al
medio ambiente durante el desarrollo de la actividad contratada en un plazo no mayor de 24
horas después de ocurrido el evento, este reporte se debe hacer al Coordinador HSE de la
Firma responsable del proyecto y/o al Departamento de HSEQ según corresponda.
El CONTRATISTA debe investigar lo sucedido y presentar el informe al

CONTRATANTE en un plazo no mayor a 7 días hábiles si el evento no es grave, en dicho
informe se deben incluir las causas básicas e inmediatas, así como los planes de acción
establecidos para evitar la repetición del evento o la ocurrencia de eventos similares.
Cuando el evento sea considerado como grave o tenga consecuencias mortales en la
persona afectada los plazos no pueden ser mayores a 15 días calendario desde el momento
de ocurrido el evento. El Informe debe cumplir con todo lo estipulado en la Resolución
1401 de 2007). Así mismo debe reportar ante el Ministerio del Trabajo los accidentes
graves y enfermedades de acuerdo a la definición del Decreto 472 de 2015
10.2 PERMISOS DE TRABAJO
Para el desarrollo de actividades que involucren riesgos clasificados como ¨Críticos¨, es

necesario que se tramite antes del desarrollo de la actividad un ¨Permiso de Trabajo¨ el cual
tendrá validez únicamente con la firma del funcionario del CONTRATANTE responsable
de la supervisión de la actividad el cual será definido por el Jefe del Departamento de
HSEQ o Coordinador se HSEQ según corresponda..
10.3 AUDITORIAS EN HSE
Con el propósito de verificar y evaluar el cumplimiento a los requisitos legales y

contractuales en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente (SST-MA)
el CONTRATANTE en el momento que lo considere podrá realizar auditorías HSEQ al
CONTRATISTA derivadas de las actividades propias del contrato. La planificación de
estas auditorías se realizará considerando la importancia y criticidad de las actividades
contratadas y del desempeño del CONTRATISTA.
Las auditorías a CONTRATISTAS realizadas por el CONTRATANTE comprenderán,

como mínimo los siguientes aspectos:
- Verificar el cumplimiento de cada una de las etapas establecidas en la resolución

1111 de 2017 para definir los estándares mínimos del sistema de gestión de
23
seguridad y salud en el trabajo para empleadores y contratantes.
- Verificación a la existencia y cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
- La eficacia de las actividades de control del riesgo e impactos ambientales
propuestos para el desarrollo del objeto contractual.
- Respuesta a los requerimientos HSE del CONTRATANTE.
- Gestión de No conformidades,
- Cumplimiento a requisitos legales en seguridad, salud en el trabajo y medio
ambiente que apliquen según sea el caso.
La planeación de la auditoría interna al CONTRATISTA será comunicada con al menos 5

días hábiles de anticipación, mediante el envío de una comunicación que incluya el plan de
auditoria que se aplicará, para su coordinación interna. El CONTRATISTA debe asegurar
que el día de la auditoría interna se disponga de la documentación, recursos humanos,
tecnológicos y de terreno necesarios para que el trabajo del equipo de auditores sea
pertinente, proporcionando la evidencia objetiva correspondiente a todo evento, para
evaluar el nivel de cumplimiento de la gestión interna del CONTRATISTA con los planes y
procedimientos definidos para el desarrollo del alcance del contrato.
El informe de auditoría será entregado por parte del CONTRATANTE al CONTRATISTA

luego de 5 días hábiles de ser realizada la auditoría interna, el cual incluirá los hallazgos
detectados en el proceso, conclusiones del equipo de auditoría y si el sistema de gestión
HSEQ es eficaz o no con las actividades planificadas.
El subcontratista deberá realizar el tratamiento de los hallazgos y no conformidades del

proceso de auditoría interna sin demora justificada, y debe informar a CONTRATANTE a
través de su área de HSEQ sobre el estado de avance y cierre de las mismas aportando las
evidencias que el CONTRATANTE considere.
11. RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y

MEDIO AMBIENTE
11.1 DEL CONTRATANTE CON EL CONTRATISTA
- Impartir el Curso de Inducción en HSE al personal de la empresa CONTRATISTA

que desarrollara las actividades propias del contrato en el momento en que el
CONTRATISTA o PROVEEDOR sea requerido.
- Exigir de manera formal los programas, procedimientos, instructivos o formatos
HSE documentados que sean considerados y aplicables a los servicios y/o productos
brindados por el CONTRATISTA y que serán de obligatorio cumplimiento por
parte de este y de su personal.
- Realizar inspecciones, y auditorías de HSE, en las cuales se verificará el
cumplimiento de los requisitos en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente
contenidos en el presente documento según lo considere pertinente el
CONTRATANTE.
24
- La comunicación del Änexo A. Obligaciones en Seguridad, Salud en el Trabajo y
Medio Ambiente del Contratista y Proveedor¨, se realiza durante el proceso de
selección y evaluación inicial establecida por el CONTRATANTE y deberá ser
realizado por el responsable del proceso de contratación.
11.2 DEL CONTRATISTA CON EL CONTRATANTE
El CONTRATISTA mensualmente debe reportar al CONTRATANTE los siguientes datos

básicos durante el tiempo de ejecución de la labor contratada, los cuales hacen parte del
proceso de gestión del sistema de seguridad y salud en el trabajo que corresponden a:
• Total Horas Hombre Trabajadas.

• No. de casos de fatalidades por Incidente Laboral (IL).
• No. casos de Incidente Laboral (IL) con tiempo perdido.
• No. de casos reportados por Incidente Laboral (IL) (no incluye casos con
tiempo perdido ni fatalidades).
• Total de días cargados y perdidos por Incidenete Laboral (IL).
• No. de casos reportados por Casi – Incidente Laboral.
• No. Fatalidades por Enfermedad Laboral (EL).
• No. casos de Enfermedad Laboral (EL) con tiempo perdido.
• No. de casos reportados por Enfermedad Laboral (EL) (no incluye casos con
tiempo perdido).
• Total de días cargados y perdidos por Enfermedad Laboral (EL).
• No. de eventos reportados por incidente y casi-incidente vehicular.
• No. de eventos reportados por incendios.
• Horas de capacitación recibida por cada trabajador del CONTRATISTA en
temas relacionados con HSE.
• No. de incapacidades de origen laboral o común reportados en el mes.
• No. de días reportados por incapacidad de origen laboral o común.
• No. de ejercicios de simulacro realizados.
• Registro de Entrega de Equipos de Protección Personal (esto en el caso en
que la labor contratada requiera el uso de estos elementos).
• Inspecciones a equipos de protección personal y equipos de protección
contra caídas (esto en el caso en que la labor contratada requiera el uso de
estos elementos).
• Registro y control de ausentismo de personal incapacitado por incidentes
laborales (IL), enfermedades laborales y también de origen común
• Seguimiento a compromisos de Salud.
• Registros de inspecciones y medidas de control para mitigar la exposición a
los factores de riesgo.
• Investigaciones de incidentes, casi incidentes y enfermedades laborales, asi
mismo las evidencias de los planes de acción propuestos producto de las
investigaciones.
25
• Análisis de trabajo seguro de la actividad a desarrollar y permisos de trabajo
(esto en el caso en que la labor contratada y en su análisis de peligros se
tengan contemplados la realización de ATS y permisos de trabajo).
• Registros de actividades de promoción, prevención y control del riesgo que
se realicen (esto en el caso en que se tengan establecidas en el plan de
trabajo HSE, actividades de promoción, prevención y control del riesgo).
- Asistir cuando el contratante lo requiera a las capacitaciones en HSEQ las cuales

serán de obligatorio cumplimiento, sobre todo las establecidas al inicio de los
contratos. De igual manera si es un contratista frecuente el mismo deberá asistir a la
capacitación anualmente a la que cite el contratante.
- Recibir las auditorias en HSE que programe el CONTRATANTE.
- Atender la totalidad de requerimientos en seguridad, salud en el trabajo y medio
ambiente realizado por el CONTRATANTE al CONTRATISTA.
- Presentar el sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente
en donde se consideren los controles de mitigación del riesgo en la salud e impactos
ambientales específicos para las actividades objeto del contrato, el cual debe
cumplir con la normatividad vigente.
- El CONTRATISTA debe informar oportunamente al CONTRATANTE, sobre
cualquier hecho que afecte o pueda afectar el desempeño HSE relacionado con las
actividades propias del contrato.
- Para toda persona natural se debe entregar de manera obligatoria antes de la
prestación del servicio la constancia de pago de aportes a seguridad social sin
excepción.
- Los contratistas personas naturales o independientes que contraten servicios
directamente con la compañía, deberán presentar sus aportes al sistema de seguridad
social (Salud, Pensión y ARL) en debida forma según lo establece la legislación
nacional.
11.3 DEL CONTRATISTA CON SUS TRABAJADORES
Los CONTRATISTAS como empleadores que son, deben cumplir con todos los requisitos
legales vigentes, incluyendo lo establecido en la Ley 1562 de 2012 y Decreto 723 de 2013,
o las normas que las modifiquen y/o deroguen con el fin de garantizarles a sus trabajadores:
- Afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

- Afiliación a la Entidad Promotora de Salud (EPS)
- Afiliación a la Administradora de Fondo de Pensiones (AFP).
Además debe contar con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

(Decreto 1072 de 2015), cumplir con lo establecido en la Resolución 1111 de 2017
Estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para
empleadores y contratantes o en su defecto un Programa de Salud Ocupacional (Resolución
1010 de 1989) en el cual se establezcan los controles para mitigar la exposición al riesgo
26
ocupacional asociados directamente a la actividad contratada.
12. GESTIÓN AMBIENTAL RELACIONADA CON EL DESARROLLO DEL

SERVICIO CONTRATADO
El CONTRATISTA por el desarrollo del objeto del contrato si es del caso, debe contar con
una matriz de identificación de aspectos e impactos ambientales en donde se incluyan todos
aquellos elementos de control y de mitigación a los impactos ambientales que se generen
por el desarrollo del contrato. Se debe evidenciar durante el desarrollo del objeto del
contrato que los elementos de control y de mitigación a los impactos ambientales
propuestos sean desarrollados.
13. CANALES DE COMUNICACIÓN
Es necesario mantener canales de comunicación apropiados en lo referente a aspectos de

seguridad, salud en el trabajo, medio ambiente durante la ejecución del contrato y que estén
relacionados con las actividades objeto de desarrollo del alcance del mismo.
Los siguientes son los aspectos mínimos que deben ser informados por el CONTRATISTA
al CONTRATANTE:
- Planilla de pago de seguridad social o certificación de afiliación a seguridad social,

según sea el caso con la clasificación de riesgo.
- Requerimientos, quejas, solicitudes o cualquier comunicación realizada por la
comunidad, el CONTRATANTE, o cualquier autoridad competente (en caso de que
se presenten).
- Certificación de competencias para el desarrollo de actividades de alto riesgo.
- Permisos de trabajo para tareas de alto riesgo (si aplica).
- Reporte de incidentes, casi incidentes laborales (en caso de su ocurrencia).
- Certificado de disposición de residuos (si aplica).
- Cambios en el equipo de trabajo del CONTRATISTA durante el desarrollo del
contrato (si aplica).
- Formulario de autoevaluación (Resolución 1111 de 2017) estándares mínimos del
sistema de gestión de la seguridad y salud para empleadores y contratistas (Aplica
entre 01/06/2017 al 30/08/2017).
- Plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial, relacionado con las acciones
necesarias para corregir las debilidades encontradas en la autoevaluación
(Resolución 1111 de 2017) estándares mínimos del sistema de gestión de la
seguridad y salud para empleadores y contratistas (Aplica entre 01/09/2017 al
31/12/2017).
14. CONSIDERACIONES GENERALES
- Para el caso de servicios de transporte, el conductor que presente servicio de manera

continua se debe involucrar en las actividades de promoción y prevención que
27
organice la empresa CONTRATANTE, en este caso Consultoría Colombiana, sus
empresas afines y los consorcios.
- Se prohíbe la ingestión de bebidas alcohólicas durante el desarrollo de las labores
propias del contrato o trabajar bajo sospecha de haber consumido licor o sustancia
psicoactiva alguna es motivo de sanción por parte del CONTRATANTE.
- El Departamento administrativo y/o Coordinador Administrativo del proyecto debe
informarle al Coordinador HSE durante el proceso de contratación el próximo
ingreso del CONTRATISTA para la respectiva gestión de control en seguridad,
salud en el trabajo y medio ambiente establecida en el presente documento.
- Se debe presentar al área administrativa y/o al Departamento de HSEQ según
corresponda durante los diez (10) primeros días del mes, los aportes de seguridad
social de la (s) persona (s) que apliquen si el desarrollo de la actividad contratada
excede los treinta (30) días calendario.
- Cuando se identifiquen documentos que no cumplan con los requerimientos por
falta de claridad, el CONTRATISTA o PROVEEDOR deberá aclarar las
inconsistencias y en ausencia de las aclaraciones el CONTRATANTE podrá dar por
terminado el contrato por inconsistencias y/o falsedad en los requisitos inicialmente
pactados.
15. SANCIONES
Es obligación del CONTRATISTA y PROVEEDOR cumplir con los requisitos HSEQ

establecidos en el presente documento según el tipo de servicio contratado, el
incumplimiento a los requisitos establecidos generara sanciones definidas por el
CONTRATANTE las cuales se relacionan a continuación:
- Amonestaciones por incumplimiento que afectarían la calificación de seguimiento

en HSEQ para lo cual el CONTRATISTA o PROVEEDOR deberá asistir a una
capacitación en seguridad y salud en el trabajo según determine el
CONTRATANTE la cual debe ser solicitada por el Departamento Administrativo al
Departamento de HSEQ según resultados de las evaluaciones (calificaciones
inferiores al 70%).
- Si se presenta reincidencia en el incumplimiento de obligaciones HSE por parte del
CONTRATISTA o PROVEEDOR se aplicaría la no contratación por un periodo de
seis (6) meses a un (1) año, el tiempo se determinara según la gravedad de la falta.
Para este caso el Departamento Administrativo, quien recepciona las evaluaciones
finales y les da trámite debe generar la alarma para aplicar la sanción que
corresponda.
- Si hay reincidencia en el incumplimiento de las obligaciones HSE por parte del
CONTRATISTA o PROVEEDOR, la sanción estará relacionada con el veto
definitivo y no se volverá a contratar. Para este caso el Departamento
Administrativo, quien recepciona las evaluaciones finales y les da trámite debe
generar la alarma para aplicar la sanción que corresponda.
16. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTRATISTA Y/O PROVEEDOR
28
Los criterios de evaluación HSE considerados por el CONTRATANTE están considerados
según la etapa en la que se realice la evaluación, para la evaluación inicial de HSEQ que se
hace a todo CONTRATISTA o PROVEEDOR en el momento de la inscripción y que tiene
en cuenta entre otros aspectos relacionados a continuación:
Experiencia general y específica.

Capacidad técnica / personal calificado.
Garantía sobre los productos o servicios prestados.
Imagen profesional de la empresa y sus representantes, atención, servicio y asesoría
al cliente.
Capacidad económica.
Cumplimiento de aspectos normativos en seguridad, salud en el trabajo y medio
ambiente según aplique.
Para el caso de las evaluaciones de desempeño las cuales se realizan en la terminación del
contrato y/o durante la prestación del mismo según sea el caso y que es aplicada por el
CONTRATANTE a todo CONTRATISTA o PROVEEDOR considera entre otros aspectos
relacionados a continuación:
Calidad del servicio o producto contratado.

Tiempos, garantía, atención al cliente.
Cumplimiento de aspectos normativos y del CONTRATANTE en seguridad, salud
en el trabajo y medio ambiente según aplique.
Se cuenta de igual manera con una evaluación de desempeño única para la contratación de
servicios de transporte en donde se evalúan cumplimiento de criterios de la empresa de
transporte contratada, conductor y vehículo según sea el caso.
El puntaje obtenido por el CONTRATISTA y PROVEEDOR por el servicio contratado

será tenido en cuenta en siguientes contrataciones, la gestión evaluada a través del puntaje
obtenido se clasificará en las siguientes categorías:
D = Deficiente (0 al 69%) A = Aceptable (70 al 79%)

B = Bueno (80 al 89%) MB = Muy Bueno (90 al 99%)
E = Excelente (100%).
Cuando la calificación es menor o igual al 69% la gestión se considera Deficiente (D) y por
lo tanto se requiere implementar acciones correctivas; para esto el CONTRATANTE le
comunicara al CONTRATISTA o PROVEEDOR los incumplimientos y le solicitará la
aplicación de medidas correctivas para eliminar las causas de las desviaciones generadas. Si
el CONTRATISTA o PROVEEDOR no suministra o implementa los correctivos necesarios
para mejorar la calificación (en caso de ser necesario subsanar los faltantes o
incumplimientos) se suspenderán los pagos hasta que se corrijan todas las anomalías.
29
La evaluación que se desarrolla al final del servicio prestado o del bien suministrado
permitirá determinar el cumplimiento frente a los siguientes factores: Calidad del bien,
servicio u obra, cumplimiento de los plazos de entrega, aspectos administrativos Y
ASPECTOS de desempeño a las obligaciones HSE (seguridad, salud en el trabajo y medio
ambiente).
De acuerdo al puntaje obtenido se deberán generar planes de mejoramiento por parte del
CONTRATISTA o PROVEEDOR a los cuales se les hará seguimiento por parte del
CONTRATANTE para verificar su cumplimiento y mejorar para futuras oportunidades si
es del caso el desempeño del CONTRATISTA o PROVEEDOR.
17. PERIODICIDAD DE LA EVALUACIÓN
La evaluación de gestión del desempeño del CONTRATISTA o PROVEEDOR se realizara

por cada servicio facturado por lo cual la factura que se radique para cobro deberá ir
acompañada de la evaluación completamente diligenciada para todo CONTRATISTA o
PROVEEDOR sin excepción.
18. OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN
En los casos donde el CONTRATISTA o PROVEEDOR no esté de acuerdo con la

calificación dada por el CONTRATANTE, tendrá 5 días hábiles para presentar sus
comentarios u observaciones a la calificación y los documentos que soporten las
observaciones.
19. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

DE CONTRATISTAS O PROVEEDORES
a. El CONTRATISTA o PROVEEDOR debe suministrar al CONTRATANTE todos

los documentos o soportes necesarios para asegurar los resultados de la evaluación
de gestión.
b. Si durante la ejecución del contrato se generan no conformidades en el proceso, se
deben subsanar las desviaciones e incumplimientos y al final si los mismos no han
sido subsanados o son incumplimientos de ley deberán quedar registrados en la
evaluación del desempeño.
c. La información no veraz suministrada en la evaluación de desempeño del
CONTRATISTA o PROVEEDOR, será considerada como falta grave y esto se
entenderá como una mala calificación, cancelación de contrato y veto.
d. En los casos en que el CONTRATANTE lo requiera, el CONTRATISTA o
PROVEEDOR deberá permitir la validación del cumplimiento de los requisitos del
servicio o producto contratado.
20. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
El desarrollo de la evaluación de desempeño de CONTRATISTAS y PROVEEDORES se
30
encuentra bajo responsabilidad en primera instancia del profesional del Departamento
Administrativo y/o Departamento de Planeación y Control según sea el caso;
consecuentemente y con el trámite de los primeros la responsabilidad se direcciona al
evaluador técnico, y por ultimo al evaluador HSE.
En caso tal de que el CONTRATISTA o PROVEEDOR obtenga una calificación igual o

menor al 69% el Departamento Administrativo quien da tramite final a las evaluaciones
para la posterior recepción de la factura deberá gestionar con las áreas de la compañía que
contratan el servicio o producto o en su defecto con el CONTRATISTA o PROVEEDOR
los planes de mejora correspondientes.
31

Anexo A

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ANEXO A.

OBLIGACIONES HSE DEL CONTRATISTA Y PROVEEDOR

Aplica para el desarrollo de todas las actividades de evaluación de gestión de

Actividades de alto riesgo: En el proceso de identificación de peligros, valoración de

Consultoría Colombiana S.A., en cumplimiento de su misión orienta sus operaciones a la

• Asegurar la satisfacción del cliente en el marco del alcance de los compromisos

Es responsabilidad de la empresa CONTRATANTE comunicar a los CONTRATISTAS y

6. OBLIGACIONES GENERALES PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

• El CONTRATISTA deberá demostrar compromiso con el cumplimiento de la

7. REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

- Proveedor de adquisiciones (suministros).

Aquí la relación de documentos que es necesario presentar y requisitos que se deben

7.1 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE ADQUISICIONES

A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de

Los servicios de transporte de personal deben contratarse con empresas de transporte

A continuación se presentan los requisitos que deben cumplir en la prestación de servicios

En el siguiente cuadro se presentan los requisitos para el proceso de inscripción del

7.2.1 REQUISITOS A CUMPLIRSE PARA LA EMPRESA DE TRANSPORTE

7.2.2 REQUISITOS A CUMPLIRSE PARA EL CONDUCTOR

Todo conductor que preste el servicio de transporte de vehículos contratados por

Edad mínima de 18 años, con mínimo 2 años de experiencia en conducción.

Certificado de vacunas de tétanos y fiebre amarilla cuando se requiera de acuerdo a

Suministra alguno de estos documentos:

7.2.3 REQUISITOS A CUMPLIRSE PARA EL VEHÍCULO

Todo vehículo que preste el servicio de transporte de personas para Consultoría

Cinturones de seguridad reglamentarios en todos los asientos, incluyendo buses y

7.3 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE MANTENIMIENTO

A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de

A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA

A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA

Todas las actuaciones del CONTRATISTA en materia de seguridad, salud en el trabajo y

Resolución 378 El mantenimiento preventivo se realizará a cada vehículo en los periodos

Decreto 1079 Decreto Único Reglamentario Sector Transporte.

9. CONDICIONES PARA EL INICIO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL

9.1 INDUCCIÓN HSE DEL CONTRATISTA

- El responsable HSE del CONTRATISTA o PROVEEDOR, según sea el caso.

Para el caso de CONTRATISTAS o PROVEEDORES del área administrativa la reunión

10. ESPECIFICACIONES PARA LA ETAPA DE EJECUCIÓN

10.1 INCIDENTES Y CASI INCIDENTES DE TRABAJO

Durante la ejecución de contrato el CONTRATISTA debe reportar al CONTRATANTE

El CONTRATISTA debe investigar lo sucedido y presentar el informe al

10.2 PERMISOS DE TRABAJO

Para el desarrollo de actividades que involucren riesgos clasificados como ¨Críticos¨, es

10.3 AUDITORIAS EN HSE

Con el propósito de verificar y evaluar el cumplimiento a los requisitos legales y

Las auditorías a CONTRATISTAS realizadas por el CONTRATANTE comprenderán,

- Verificar el cumplimiento de cada una de las etapas establecidas en la resolución

La planeación de la auditoría interna al CONTRATISTA será comunicada con al menos 5

El informe de auditoría será entregado por parte del CONTRATANTE al CONTRATISTA

El subcontratista deberá realizar el tratamiento de los hallazgos y no conformidades del

11. RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y

11.1 DEL CONTRATANTE CON EL CONTRATISTA

- Impartir el Curso de Inducción en HSE al personal de la empresa CONTRATISTA

11.2 DEL CONTRATISTA CON EL CONTRATANTE

El CONTRATISTA mensualmente debe reportar al CONTRATANTE los siguientes datos

• Total Horas Hombre Trabajadas.

- Asistir cuando el contratante lo requiera a las capacitaciones en HSEQ las cuales

11.3 DEL CONTRATISTA CON SUS TRABAJADORES

- Afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

Además debe contar con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

12. GESTIÓN AMBIENTAL RELACIONADA CON EL DESARROLLO DEL

13. CANALES DE COMUNICACIÓN

Es necesario mantener canales de comunicación apropiados en lo referente a aspectos de

- Planilla de pago de seguridad social o certificación de afiliación a seguridad social,