Introducción

La organización es una etapa del proceso administrativo esta pretende delegar

poderes y definir niveles de jerarquización es decir distribuir los recursos humanos,
materiales y financieros con el fin de lograr los objetivos de una manera más eficiente
y con el mínimo esfuerzo. La organización es de carácter continuo ya que no se puede
decir que esta termine en un determinado tiempo sino que esta es siempre contante.

Nos ayuda a evitar la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos
e incrementado la productividad, siendo de suma importancia en el proceso
administrativo para poder llegar al cumplimiento de los objetivos de manera ordenada
y eficaz.

Organización
La organización es la función administrativa relacionada con la distribución de tareas
a los equipos o departamentos. Por consiguiente, es el proceso de distribuir y asignar
el trabajo, establecer la autoridad y distribuir los recursos entre los miembros de una
empresa, para conseguir los objetivos fijados.

Organizar consiste en identificar y clasificar las actividades de la empresa; también

involucra agrupar las actividades que conducirán a cumplir todos los objetivos
impuestos, asignándole cada una de esas actividades a una persona en particular.
(Delegar funciones).

Para esto es fundamental determinar que cargos hay disponibles y que perfil de
trabajador se requiere para desempeñar la actividad determinada.

Una empresa puede organizarse por áreas, en las que una persona con autoridad y
responsabilidad desempeña varias actividades específicas. Así mismo en una
empresa se deben organizar las labores de tal forma que las personas conozcan sus
funciones y sepan quien dirige o coordina los trabajos.

Elementos de la organización

1. División del trabajo: Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia
que abarca las siguientes etapas:

2. Jerarquización, que dispone de las funciones del grupo social por orden de
rango, grado o importancia.

3. Departamentalización, que divide y agrupa todas las funciones y actividades,

en unidades específicas, con base en su similitud.

4. Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo

social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo
de los objetivos.

En general, lo que hace toda empresa es agrupar sus actividades y personas de

acuerdo con las funciones que realiza. Las funciones básicas de una empresa son:
  Producción: creación y procesamiento de bienes y mercancías, incluyéndose
su concepción, procesamiento en las diversas etapas, transformación,
fabricación, manufactura de un producto, prestación de un servicio.

 Ventas: capacidad de encontrar clientes, pacientes, parroquianos, estudiantes

o miembros que acepten un bien o un servicio a cierto precio o costo.

 Finanzas: reunir y cobrar, guardar y gastar los fondos de la empresa.

La base de toda empresa es el organigrama o distribución de funciones por

departamentos.

En resumen, la estructura organizacional es la serie de actividades que deben

desempeñarse en un puesto determinado por un individuo que cubre un perfil
específico para llevarlas a cabo con profesionalismo. Además, en la estructura se
establecen niveles jerárquicos de autoridad y comunicación necesarios para el buen
desempeño de las tareas con base en las técnicas correspondientes al diseño de la
organización.

Tipos de estructuras organizacionales

La estructura es una de las bases de la organización como proceso de administración.

Una buena estructura permitirá una mejor integración y coordinación de todos los
integrantes de una empresa. Al estar mejor organizados se lograra un mejor
aprovechamiento de los recursos que a la larga puede hacer una empresa más
eficiente. Es por eso que es importante que como empresa sepamos cuales son los
diferentes tipos de sistemas de organización para ver cual se adecua a nuestra
organización e implementarlo.

ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien

toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior
asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un
sólo jefe.
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada

hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de
funciones.

Organización Lineo- funcional

Es una combinación de Organización Lineal y Funcional

LINEAL: la responsabilidad y autoridad se transmite a través de un sólo jefe para cada

función especial.

FUNCIONAL: La especialización de cada actividad en una función, es más aplicable

en las empresas.

En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las

ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la
funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la
autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función
en especial.
ORGANIZACIÓN STAFF

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer

decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la
tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Criterios para diferenciar línea y staff:

Relación con los objetivos de la organización: las actividades se relacionan directa e

íntimamente con los objetivos de la organización o el órgano del cual forman parte,
mientras que las actividades del staff se asocian en forma indiferente. Por ejemplo,
los órganos de producción y de ventas representan las actividades básicas y
fundamentales de la organización: las actividades metas, los demás órganos
complementarios y secundarios representan las actividades medio. Si se produce
algún cambio en los objetivos de la organización, la estructura línea-staff también
cambiará.

Generalmente, todos los órganos de línea se orientan hacia el exterior de la

organización donde se sitúan sus objetivos, mientras que los órganos de staff se
orientan hacia dentro para asesorar a los demás órganos, sean de línea o de staff.

Tipo de autoridad: el área de línea tiene autoridad para ejecutar y decidir los asuntos
principales de la organización. El área de staff no necesita esa autoridad porque esta
se ejerce sobre ideas o planes. Su actividad consiste en pensar, planear, sugerir,
recomendar, asesorar y prestar servicios especializados. El hombre de línea necesita
el staff para desarrollar sus actividades, mientras que el hombre del staff necesita de
la línea para aplicar sus ideas y planes.
Las principales funciones del staff son:

 Servicios.

 Consultoría y asesoría.

 Seguimiento.

 Planeación y control

ORGANIZACIÓN MATRICIAL

Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se

distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad
de mando o de dos jefes.

La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples. Una

organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura
simultáneamente. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con
dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo
que se diagrama en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una
disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o
departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado
por un gerente de proyecto o un grupo, que es experto en el campo de especialización
asignado al equipo.
Organización divisional

Utilizada por grandes organizaciones que han crecido diversificando sus productos o
sus mercados. Utiliza la departamentalización en base a productos, áreas o clientes.
Y esos departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, tienen
capacidad para tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su área
geográfica. Cuando esta descentralización existe, se habla siempre de división y no
de departamentación.

Cada división realiza todas las funciones necesarias para servir correctamente a su
producto, a su mercado o a sus áreas geográficas. Y el director de división es un
semi-director general de la empresa.

La sede central controla la actuación de todas las divisiones normalmente a través de

normalización de resultados.

Realiza además funciones de apoyo centralizadas y se suele encargar de nombrar y

sustituir a los directores de cada división.
Organización por comités

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas

que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Clasificación:

 Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.

 Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los

acuerdos que ellos toman.

 Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores

de los empleados de la empresa.

 Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten

dictámenes sobre asuntos que les son consultados. (GentioPolis, 2017)

Principios de la Organización.

Los principios de la organización administrativa constituyen la plataforma sobre la cual

se sienta la actividad de los órganos que la integran hallándose condicionados por su
organización social, y la base jurídica de esos principios está determinada por la
Constitución del Estado y las demás leyes administrativas, que en estrecha
vinculación subyacen para configurarla.

1. Del objetivo. Todos y cada una de las actividades establecidas en las

organizaciones deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la
empresa.

2. Especialización. El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea

posible a la ejecución de una sola actividad.

3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de la que emane la

comunicación necesaria para lograr los planes en los cuales la autoridad y
responsabilidad fluyan en una línea clara ininterrumpida.
 4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir
dicha responsabilidad.

5. Unidad de mando. Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada

función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán
reportar a más de un supervisor.

6. Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las organizaciones

de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y
ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa
que tengan relación con las mismas.

7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de

subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda
realizar todas las funciones eficientemente.

8. Coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse

en equilibrio.

9. Continuidad. Una vez que se ha establecido la estructura organizacional

requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente. (eumed.net, 2017)

Técnicas de organización

Son herramientas necesarias que nos ayudan a formar una organización formal.
Estas técnicas deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada
organización.

Organigrama

“El organigrama representa la estructura de una organización; estructura significa…

la disposición u ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa”
(Hernández Orozco, 2007)
“Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que
muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y
la autoridad existentes dentro de ésta” (Münch Galindo, 2006).

 Lineal o militar

 Funcional o de Taylor

 Lineo funcional

 Staff

 Matricial

 Por comités

Asimismo, los organigramas los podemos encontrar clasificados por su presentación

en verticales, horizontales, mixtos y circulares (Scribd)

ORGANIGRAMA VERTICAL. Son los organigramas que encontramos comúnmente

en las organizaciones. Presentan los niveles jerárquicos en orden vertical de arriba
hacia abajo.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL. Los niveles jerárquicos los encontramos ordenados

en forma de columnas desplegadas de izquierda a derecha.
ORGANIGRAMA MIXTO. Conjuga el organigrama tipo vertical y el organigrama tipo
horizontal para ampliar las posibilidades de graficación.

ORGANIGRAMA CIRCULAR. Formado por un cuadro central en el que se coloca a

la autoridad máxima, mientras que alrededor se trazan círculos concéntricos que
constituyen un nivel de organización. En cada círculo se coloca a los jefes inmediatos
y se les relaciona con líneas que representan los canales de autoridad y
responsabilidad.
MANUALES

Son documentos detallados que contienen de forma ordenada y sistémica información

acerca de la organización de la empresa.

A) Manuales departamentales

Contienen:

· Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate

y, los de sus secciones básicas.

· Políticas y normas generales de la empresa y del departamento

correspondiente.

· Carta de organización general y departamental.

· Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.

· Análisis de puestos.

· Graficas de proceso y de flujo.

B) Manuales ínter departamentales

Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre

proporciona la misma cantidad de información:
 · Comprenden a todos los departamentos de la organización

· Describen los procedimientos y relaciones que abarcan dichos

departamento.

En todo tipo de organización se utilizan los manuales.

Manual es: un conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que cubren distintas

materias como políticas, métodos, planes de cuentas, trabajos, etc.

Dentro de una empresa se emplean diversos tipos de manuales los cuales se

presentan a continuación:

C) Manual de Historia

Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus

comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al
empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.

Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal

a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

D) Manual de organización

Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a

través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de
los distintos puestos, y las relaciones.

E) Manual de políticas

Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma

de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización
proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una
adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

a. Agilizar el proceso de toma de decisiones

b. Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

 c. Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:

producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

F) Manual de procedimientos

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales

se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como
hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de
nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de
que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al
realizar su trabajo.

G) Manual de contenido múltiple

Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura

organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede
ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual
es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en
combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa.
En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más
conceptos, debiéndose separar en secciones.

DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO O DE FLUJO (FLUJOGRAMAS)

Estas representaciones gráficas muestran la sucesión de pasos que conforman un

procedimiento. Utilizan los siguientes símbolos:
ANÁLISIS DE PUESTOS

Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se

desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las
características, conocimientos y actitudes, que debe poseer el personal que lo
despeña. Como podemos observar, para organizar una empresa se utilizan diferentes
técnicas y una de ella son los organigramas los cuales son básicos para establecer la
estructura organizacional de una empresa.

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO.

El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una buena

distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las
facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres
personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las
funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de distribución del trabajo. Este
cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u
oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el programa de
simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos
que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa.

Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qué
empleados desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo necesario para
su ejecución. Permite hacer una redistribución más eficaz del trabajo.

Reglas y políticas de la organización

Existe un principio universalmente aceptado según el cual toda organización de

carácter nacional debe ser estructurada en tres niveles, adoptando la forma de una
pirámide. De esta manera, en el vértice de la misma se encuentre ubicada la máxima
autoridad. En la base de la misma se ubica el menor grado de autoridad, y se
encuentra el mayor número de personas para la ejecución de los planes, programas
y para el logo de los objetivos.

Nivel superior o nivel normativo: Tiene a su cargo las siguientes funciones

generales.

1. Establecer la política básica, las normas generales y los sistemas

relacionados con el plan sectorial nacional (de salud, de educación, etc..

2. Diseñar la organización, delegar la autoridad en los responsables del nivel

inferior y solucionar todos los problemas prácticos relacionados con el plan
sectorial nacional.

3. Diseñar, las políticas, normas generales y los métodos para seleccionar los
cuadros competentes para las diferentes posiciones de responsabilidad
dentro de la organización.

4. Establecer las medidas de control más efectivas, de acuerdo con la

organización y su funcionamiento, a través de informes, publicaciones,
estadística, etc.

5. Elaborar el plan sectorial nacional de la organización.

Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoría: Las funciones del nivel
intermedio son más especializadas.

1. Adaptar el plan nacional a las necesidades y recursos de su nivel.

2. Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel

3. Coordinar las distintas dependencias y unidades bajo su control para el

mejor cumplimiento de los planes de trabajo.

4. Dar asesoría técnica a todos los organismos bajo su control y desarrollar

cuadros directivos a través del adiestramiento de persona.

5. Llevar un control eficiente de las dependencias a su cargo

Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor: Este nivel tiene la responsabilidad directa
de la ejecución de las actividades y tareas, para el cumplimiento de los objetivos y
metas de la organización. Sus funciones generales son.

1. Elaborar el programa de trabajo de su nivel, de acuerdo a los lineamientos

o normas del plan nacional.

2. Ejecutar las actividades del programa de trabajo.

3. Asegurar el cumplimiento de las tareas asignadas tanto en cantidad como

en calidad.

4. Mantener un control continuo durante la ejecución del programa.

5. Asegurar el buen uso y mantenimiento de los materiales disponibles.

6. Fomentar y mantener la moral del trabajo.

7. Aplicar las normas administrativas, y leyes vigentes solucionando los

conflictos y problemas que se puedan presentar.

8. Registrar y evaluar continuamente las actividades bajo su control.

9. Lograr la coordinación entre todas las unidades de su nivel.

 10. Informar en el ámbito superior sobre actividades, experiencias,
necesidades y realizaciones en su nivel.

Política Organizacional

Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos
los miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y
responsabilidades de cada área de la organización. Las políticas son guías para
orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones,
sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. En
este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que complementan el
logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. Las políticas
deben ser dictadas desde el nivel jerárquico más alto de la empresa.

Tipos de políticas

Generales; son las que aplica a todos los niveles de la organización, son de alto
impacto o criticidad, por ejemplo: políticas de presupuesto, políticas de
compensación, política de la calidad, política de seguridad integral, entre otras.

Específicas; son las que aplican a determinados procesos, están delimitadas por su
alcance, por ejemplo: política de ventas, política de compras, política de seguridad
informática, políticas de inventario, entre otras.

Metodología recomendada

Fase I: Diseño y desarrollo, en la cual se contempla desde la necesidad, definición,

hasta su redacción.

Fase II: Validación y aprobación, se procede a realizar las revisiones y ajustes

requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.

Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a

todos los miembros de la organización la vigencia y aplicación de la misma.
Fase IV: Mantenimiento en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a los ajustes
o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o
actualizaciones al menos una vez por año.

Beneficios de la aplicación de las políticas y reglas

 Aseguran un trato equitativo para todos los empleados.

 Generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

 Es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto

nuevos empleados.

 Facilita una comunicación abierta y promueve la honestidad.

 Desarrolla la autoridad, poder y liderazgo.

 Asegura la confianza, transparencia, objetividad y aprendizaje.

 Son indispensables para una adecuada delegación de autoridad.

 Reflejan la imagen de la empresa y deben reajustarse a tiempo.

 Recomendaciones

Su redacción debe ser sencilla y con lenguaje claro, concreto y preciso, no deben
existir ambigüedades.

Las reglas son parte esencial de la vida organizacional de una empresa, por lo cual
su letra no debe ser muerta (definir, aplicar y cumplir).

Debe ser adaptable a través del tiempo, por lo cual entra en juego la fase de
mantenimiento. (GentioPolis, 2017)
Conclusión

El proceso de organización busca establecer la estructura orgánica más eficiente y

eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Una buena
organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador
conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el
menor costo y el máximo rendimiento, por lo que se puede decir que la organización
es un conjunto estructurado de recursos, componentes y relaciones que busca el
cumplimiento de un objetivo en común.

Una de las técnicas de la organización es el organigrama el cual cumple la función de

establecer la comunicación entre el gerente general, los departamentos y los
trabajadores, pero no solo indica esto sino que también indica la autoridad y
responsabilidad, así como los canales de supervisión y comunicación como ya se ha
mencionado.
Glosario

Delegación: distribución o concesión de autoridad y responsabilidad para actuar.

Tramo de control: Se refiere al número de empleados que debe supervisar un

superior.

Jerarquización: Consiste en una cadena de mando. Es la disposición de funciones de

una organización por orden de rango, importancia o grado.

Departamentalización: Es el agrupamiento de las actividades similares en unidades

más pequeñas y específicas.

Bibliografía
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http://www.eumed.net/libros-
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