Documentele specifice locului de munca

Potrivit legii, fiecare angajator are obligatia de a-i intocmi fiecarui nou angajat un
dosar personal care sa contina documentele de angajare. Acesta se va pastra la departamentul
de HR al companiei, pentru ca poate fi oricand cerut de Inspectia Muncii. Unele acte pentru
angajare sunt obligatorii, in timp ce altele sunt cerute numai de catre unii angajatori, in functie
de politica fiecarei companii in parte.

Documentele specifice unui loc de munca sunt:

1. Cartea/ buletinul de identitate este un act de angajare obligatoriu pe care il va solicita

orice angajator;

2. CV-ul este in lista de acte necesare la angajare, care trebuie pus obligatoriu la dosarul de
angajare. O copie dupa actele de studii (diploma de Bacalaureat, diploma de licenta, atestate,
diplome care certifica numite calificari) este inclusa in mod neaparat pe lista de acte
obligatorii la angajare. Referitor la atestate, de regula, angajatorul ti le va cere pe cele care au
legatura cu domeniul in care urmeaza sa lucrezi;

3. Documente necesare la angajare sunt si cele care sa ateste starea civila (copie dupa
certificatul de casatorie, acolo unde este cazul), cat si copii dupa certificatul de nastere al
copiilor (unde este cazul), pentru deducerea personala;

4. Certificatul de cazier judiciar face parte din lista de acte necesare la angajare facultative
si este cerut numai de catre unii angajatori. Pentru obtinerea unui certificat de cazier judiciar,
persoana fizica trebuie sa depuna o cerere-tip la orice subunitate de politie unde este un ghiseu
de cazier judiciar, alaturi de actul de identitate;

5. Nota de lichidare: documentul este necesar in cazul celor care au mai avut un loc de
munca. Unii angajatori mai pot cere si una/doua recomandari de la locul de munca anterior.
Rolul acestora este de a atesta ceea ce este scris in Curriculum Vitae, insa sunt si un
instrument util prin care sunt scoase in evidenta anumite calitati ale persoanei in cauza.
Scrisorile de recoamndare pot fi scrise de fostul sef sau de un manager ori de un sef de
departament, pentru a evidentia aptitudinile persoanei care urmeaza sa se angajeze. Scrisoarea
este cel mai adesea redactata in limba romana sau in limba engleza;

6. Fisa de medicina muncii este un act obligatoriu la angajare, atat pentru cei care au un
contract pe perioada nedeterminata, cat si pentru cei care au contracte pe perioade
determinate. Potrivit Codului Muncii, “o persoana poate fi angajata in munca numai in baza
unui certificat medical, care constata faptul ca cel in cauza este apt pentru prestarea acelei
munci”. Astfel, fisa este ceruta atat in cazul in care te afli la primul job, daca iti schimbi locul
de munca sau in cazul in care iti schimbi profesia sau esti detasat, dupa cum spune legea.
Medicul de medicina muncii face un examen medical general la angajare, ale carui rezultate
vor fi trecute in fisa personala a angajatului. Un examen clinic de medicina muncii poate sa
contina si un set de analize de sange pentru angajare.

De asemenea, medical de medicina muncii poate sa solicite si un certificat care sa ateste

starea de sanatate a viitorului angajat de la medicul de familie al acestuia. Mai mult decat atat,
la angajare, ti se pot solicita si examene medicale in functie de profesie (de exemplu, se poate
solicita un examen oftalmologic in cazul celor care au o profesie in IT).

La final, cand toate rezultatele sunt gata si persoana in cauza este declarata apta de munca,
medicul de medicina muncii va completa o fisa de ”aptitudini medicina muncii”. Costurile
pentru medicina muncii sunt suportate intotdeauna de catre angajator;

7. Declaratie pe proprie raspundere cu privire la functia de baza;

8. Contractul individual de munca: Potrivit art. 10 din Codul muncii, contractul individual
de munca este contractul in temeiul caruia o persoana fizica, denumita salariat, se obliga sa
presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, in
schimbul unei remuneratii denumite salariu. Ca orice contract, contractul de munca este
rezultatul acordului de vointe dintre cele doua parti, intre care se incheie. Angajatorul si
salariatul negociaza si, ajunsi la un acord, incheie contractul de munca. Atat de simplu? Nu.
Contractul de munca nu seamana cu celelalte contracte. In cazul contractului de munca,
prevederile legale sunt foarte restrictive.
Partile nu pot negocia orice si nu pot cuprinde in contractul incheiat orice clauze.Codul
muncii prevede chiar ca stipularea in contractul individual de munca a unor clauze contrare
dispozitiilor legale constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la
5.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. d)). Pe langa aceasta sanctiune contraventionala, clauzele
respective se vor considera nescrise, deci se vor aplica in locul lor dispozitiile legii.
Capacitatea deplina de a incheia un contract individual de munca se dobandeste la
implinirea varstei de 16 ani (art. 13 alin. (1) din Codul muncii, republicat. Varsta minima de
incadrare in munca este, potrivit art. 45 alin. (4) din Constitutie, de 15 ani. In concordanta cu
aceasta norma constitutionala, art. 13 alin. (2) stabileste ca persoana fizica poate incheia un
contract de munca in calitate de salariat si la implinirea varstei de 15 ani cu acordul parintilor
sau al reprezentantilor legali pentru activitati potrivite cu dezvoltarea fizica, aptitudinile si
cunostintele sale, daca astfel nu ii sunt periclitate sanatatea, dezvoltarea si pregatirea
profesionala.
Nu pot incheia un contract de munca (orice contract individual de munca) in
calitate de salariat:
- minorii in varsta de pana la 15 ani (art. 3 alin. (3) din Codul muncii, republicat);
- persoanele puse sub interdictie judecatoreasca din cauza alienatiei sau debilitatii mintale
(chiar daca au peste 16 ani).
In mod traditional, contractul individual de munca se considera ca are caracter
consensual, adica, independent de eventuala sanctiune contraventionala aplicata angajatorului,
el producea efecte juridice chiar si daca nu era incheiat in forma scrisa. Legea nr. 40/2011,
publicata in Monitorul Oficial nr. 225 din 31 martie 2011, a modificat aceasta regula. In
prezent, potrivit art. 16 alin. (1) in noua sa redactare, Contractul individual de munca se
incheie in baza consimtamantului partilor, in forma scrisa, in limba romana.
Obligatia de incheiere a contractului individual de munca in forma scrisa revine
angajatorului. Forma scrisa este obligatorie pentru incheierea valabila a contractului.In
prezent, contractul de munca neincheiat in forma scrisa este nul absolut si nu poate produce
niciun efect juridic. Angajatorul este obligat ca anterior inceperii activitatii sa inmaneze
salariatului un exemplar din contractul individual de munca.
9. Fisa postului este un alt document necesar in momentul angajarii, care se anexeaza la
contractul individual de munca. Fisa postului trebuie sa cuprinda cateva elemente de baza,
printre care se numara denumirea si descrierea postului, codul COR pentru pozitia respectiva,
unde se incadreaza postul in structura organizationala, relatiile pe care le are cel care ocupa
postul cu ceilalti angajati ai firmei, precum si aptitudinile necesare pentru ocuparea postului.
Mai departe, fisa postului cuprinde informatii referitoare la cui i se subordoneaza pozitia in
organigrama, din punct de vedere ierarhic, precum si cate persoane are in subordine cel care
ocupa postul, daca este cazul. Pe langa aceste informatii, documentul trebuie sa mai
cuprinda scopul principal al postului, departamentul (structura departamentala in care
functioneaza postul), relatiile postului care vizeaza raporturile postului cu interiorul sau
exteriorul organizatiei si responsabilitatile principale. In acelasi timp, fisa postului include
si date despre standardele de performanta, unde se prezinta limitele de luare a deciziilor si
nivelele de performanta ce urmeaza a fi atinse de ocupantul postului respectiv. In plus, fisa
postului trebuie sa contina si competentele/abilitatile/cunostintele/aptitudinile necesare
pentru nivelul pozitiei respective, precum si pe cele cu caracter obligatoriu. Astfel, specialistul
ne-a precizat ca aptitudinile sunt clasificate in aptitudini de baza, aptitudini de rezolvare a
problemelor complexe, aptitudini de management al resurselor, aptitudini sociale, aptitudini
sistemice, aptitudini tehnice, iar abilitatile in abilitati cognitive, abilitati fizice, abilitati
psihomotorii, abilitati senzoriale.
Totodata, in fisa postului sunt incluse si cerintele privind experienta necesara ocuparii
pozitiei respective. Corina Neagu ne-a declarat ca experienta poate fi experienta in
munca(indiferent de posturile ocupate si organizatiile in care a activat), experienta in
specialitate(pe acelasi post sau posturi asimilate, indiferent de organizatiile in care a
activat), experienta in domenii conexe (pe posturi comparabile, indiferent de organizatiile in
care a activat, pe posturi de conducere, in cadrul organizatiei), la care se adauga perioada de
acomodare la cerintele postului (durata normala de acomodare).
Tot pe lista elementelor de baza ale fisei postului figureaza si responsabilitatile si
obligatiile privind siguranta si sanatatea muncii si conditiile de munca. Acestea din
urma reprezinta totalitatea factorilor care influenteaza natura si calitatea muncii.

10. Regulamentul intern de functionare. Conform legislatiei muncii, Regulamentul Intern este
actul juridic elaborat de catre angajator, prin care se stabilesc regulile de functionare a
societatii din punctul de vedere al aspectelor profesionale si disciplinare. Intocmirea
Regulamentului Intern este obligatorie pentru toti angajatorii. In conformitate cu prevederile
cuprinse in Legea nr. 53/2003 din Codul Muncii cu modificarile si actualizarile ulterioare, un
angajator nou este obligat sa intocmeasca Regulamentul Intern in termen de 60 de zile de la
data dobandirii personalitatii juridice, respectiv de la data inregistrarii societatii la Oficiul
National al Registrului Comertului.
Desi nu exista o sanctiune mentionata in mod expres pentru cazul in care un angajator
nu intocmeste Regulamentul Intern, inspectorii de munca din cadrul Inspectoratelor
Teritoriale de Munca pot cere, totusi, intocmirea acestuia. In cazul neconformarii cu masura
dispusa, angajatorul poate fi sanctionat cu amenda contraventionala. Regulamentul Intern este
actul unilateral al angajatorului de reglementare a relatiilor de munca in cadrul societatii
Regulamentul Intern este un act unilateral al angajatorului, nefiind necesar acordul salariatilor
pentru valabilitate. Angajatii pot fi consultati cu privire la prevederile Regulamentului Intern,
prin intermediului reprezentantului salariatilor sau a sindicatului, dupa caz, daca acesta este
constituit la nivelul societatii. Regulamentul Intern trebuie sa contina o serie de prevederi
minime obligatorii.
 In general, Regulamentul Intern poate contine orice fel de reguli sau proceduri pe care
angajatorul le doreste aplicabile in cadrul societatii, sub rezerva ca acestea sa nu contravina
normelor legale stabilite de legislatia muncii. Codul Muncii stabileste categoriile de dispozitii
care trebuie sa existe in mod obligatoriu in orice Regulament Intern:
 Reguli privind protectia, igiena si securitatea in munca in cadrul societatiii;
 Reguli privind respectarea principiului nediscriminarii si al inlaturarii oricarei forme de
incalcare a demnitatii;
 Drepturile si obligatiile angajatorului si ale salariatilor;
 Procedura de solutionare a cererilor sau a reclamatiilor individuale ale salariatilor;
 Reguli concrete privind disciplina muncii in cadrul societatii;
 Abaterile disciplinare si sanctiunile aplicabile;
 Reguli referitoare la procedura disciplinara;
 Modalitatile de aplicare a altor dispozitii legale sau contractuale specifice;
 Criteriile si procedurile de evaluare profesionala a salariatilor.
Regulamentul Intern se comunica salariatilor de catre Angajator. Pentru a se putea
prevala de Regulamentul Intern, angajatorul trebuie sa faca dovada faptului ca salariatii
cunosteau regulile interne stabilite prin acesta. Informarea salariatilor in legatura cu
prevederile Regulamentului Intern trebuie realizata la fiecare modificare a acestuia.
Modul de informare a fiecarui salariat cu privire la continutul Regulamentului Intern se
stabileste prin continutul Regulamentului Intern, metoda cea mai sigura de a dovedi ca
salariatii cunosteau continutul documentului fiind semnarea de luare la cunostinta a
Regulamentului de catre salariati si/sau afisarea intr-un loc vizibil de la sediul angajatorului.