UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

1. EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN SU RELACIÓN CON LA

AUDITORÍA

1.1. El Proceso Administrativo

Básicamente administrar consiste en conducir esfuerzos coordinados hacia el
logro de metas trazadas. En este contexto, la administración empresarial
puede definirse como un proceso sistemático, permanente e ininterrumpido
que tiende al logro de un objetivo predeterminado por parte de personas que
aportan sus mayores esfuerzos, de acuerdo con acciones interrelacionadas y
coordinadas. Esto implica definir qué deben hacer, determinar cómo lo deben
hacer, adoptar las medidas para que lo hagan y verificar la efectividad de sus
esfuerzos. En este simple enunciado podemos apreciar las funciones o áreas
de actividad de la empresa que involucra este proceso y que se pueden definir
de la siguiente forma:

 La Planeación para determinar los objetivos en los cursos de acción que

van a seguirse.
 La Organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y
para establecer y reconocer las relaciones necesarias.
 La Ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas
prescritas con voluntad y entusiasmo.
 El Control de las actividades para que se conformen con los planes.

1.1.1 Planeación

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar

identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse?
¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del

1
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un

patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la
facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

 Actividades importantes de planeación

a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
b. Pronosticar.
c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el
trabajo.
d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
f. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
g. Anticipar los posibles problemas futuros.
h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
i. Pronosticar los volúmenes de ventas que se puedas alcanzar en
determinados periodos.
j. Fijar los resultados finales deseados u objetivos.
k. Desarrollar estrategias que señalen cómo y cuándo alcanzar las metas
establecidas.
l. Formular presupuestos.
m. Establecer procedimientos.
n. Determinar políticas que orientan los gerentes en la toma de decisiones

1.1.2 Organización

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hallan sido

determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o
señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e
indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo

2
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las

actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas
disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un

mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que
se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o
en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros.
Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a
su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

 Actividades importantes de organización

a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos.)
b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)
c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
d. Aclarar los requisitos del puesto.
e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón..
g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
h. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

1.1.3 Ejecución

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo
ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a
los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia
creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

3
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

 Actividades importantes de la ejecución.

a. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la
decisión.
b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
c. Motivar a los miembros.
d. Comunicar con efectividad.
e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
g. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el
trabajo.
h. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

1.1.4 Control

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé

está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir
las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de
cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción
correctiva.

 Actividades Importantes de control

a. Comparar los resultados con los planes generales.
b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
d. Comunicar cuales son los medios de medición.
e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y
las variaciones.

4
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

1.1.5 Interrelación Entre las Funciones

En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están de

modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa
por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se
ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación.
Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se
indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede
encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y
luego planear.

La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente

se haya involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada
uno. Para el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de
orden. En tanto que en realidad el gerente talvez está actuando con todo
propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas
funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como
algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse
en acción.

La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas

o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de
igual manera el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que
controlar.

En realidad, la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y

controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear,

5
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

ejecutar y controlar con efectividad. Cada función fundamental de la

administración afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el
proceso administrativo.

Gráficamente, el proceso administrativo puede visualizarse de la siguiente forma:

1.1.6 Principales Tipos de Planeación Administrativa.

Los gerentes tratan diariamente con muchos diferentes tipos de planes; algunos
se refieren a una sola actividad o individuo en tanto que otros pertenecen a todo
un depto. O a toda la compañía. Estudiaremos 6 tipos de planes comunes
encontrados por los gerentes con regularidad.
1. Política
2. Procedimientos
3. Método
4. Estándar
5. Presupuesto

6
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

6. Programa

1.1.7 La Planificación en la Empresa

La planificación empresarial es un proceso de toma de decisiones que
consiste básicamente en determinar los objetivos a cumplir en el futuro, que
guiarán las acciones que emprendan en la empresa. Para llevar a cabo esta
tarea, se deben reunir antecedentes y estadísticas necesarias para la
formulación del plan, los cuales una vez recopilados se proceden a examinar para
establecer su veracidad y el grado en que ellos interesan para el objetivo
buscado. Al mismo tiempo se planifican y ordenan, lo que permite un uso
posterior más eficiente.

Sin embargo se debe tener en cuenta que todo plan en forma conciente o
inconsciente se basa en ciertos supuestos o premisas que sustentan la
planificación. Por esta razón y además por los cambios normales que se
producen en las condiciones en que se desenvuelve la planificación, es que se
advierte la conveniencia de formular planes alternativos para lograr el objetivo
planteado. Es necesario posteriormente evaluar estas alternativas y definir una de
ellas como plan definitivo, sobre la base de la más probable.

De lo anterior, se desprende que la importancia de la planificación radica en que se

otorga una dirección u orientación común a todos los esfuerzos que se
emprenden en la empresa, que se materializa a través de la preparación de
diversos tipos de tiempo de planes los que se diferenciarán de acuerdo a la
amplitud de los mismos, su especificidad, el plazo que abarcan y el nivel de la
empresa al que se formulan.
Estos son:

7
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

a) Objetivos: Representan el nivel más fundamental de la planificación y

constituye una expresión o formulación del estado futuro
deseado por la empresa a mediano o largo plazo.

b) Metas: Constituyen los objetivos generales enfocados más

claramente ya que especifican dimensiones temporales para
su logro; medidas cuantitativas y subdivisión de
responsabilidades.

c) Programas: Permiten distribuir las metas en el tiempo, de modo que

su logro resulte de un paulatino cumplimiento de metas
parciales con una exacta dimensión del tiempo.

d) Presupuestos: Corresponden a metas o programas expresados

cuantitativamente, generalmente en términos de dinero.

e) Políticas: Constituyen orientaciones o delineamientos generales,

reglamentos y normas específicas dentro de las cuales
deberá desenvolverse la acción de la empresa.

f) Estrategias: Establecen la base para el logro de los objetivos y las metas,

es decir, especifican como atacar un problema a través de
decisiones puntuales.

g) Procedimientos y métodos: Describen detalladamente la forma de

como ejecutar un cierto trabajo u operación específica.

Desde un punto de vista más genérico o conceptual, podemos reagrupar estos

tipos de planes bajo otra tipología alternativa. Así entonces, tendremos la

8
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

planificación estratégica que se centra en los niveles gerenciales de la

empresa y que genera los objetivos y metas empresariales, la planificación
política que proporciona los lineamientos para la toma de decisiones, la
planificación operativa que involucra programas y presupuestos, y finalmente la
planificación adaptativa que vela por la adaptación de los planes al medio.

1.1.8 Fundamentos y Alcances de la Planificación

La planificación constituye una función fundamental en la administración de una
empresa ya que sin la formulación de los objetivos no habría para qué organizar,
nadie para dirigir y nada que controlar. De acuerdo a esto, el planeamiento es
esencial pues genera y orienta en un sentido definido las acciones futuras de la
empresa hacia la consecución de dichos objetivos, y al eliminarse todos los
trabajos que no se encuadren o no sirvan al logro de los objetivos, la
planificación resulta ser económica para la empresa.

Por otra parte, el planeamiento de las operaciones permite que las acciones
que se ejecuten puedan ser controladas al establecer metas precisas que puedan
ser comparadas con lo efectivamente realizado.

También es importante destacar que la planificación facilita la coordinación de

las distintas acciones llevadas a cabo, dado que los planes para cada una de
las funciones de la empresa deben estar en coordinación y al servicio de un plan
general.

Como se aprecia, la planificación ofrece ventajas o posibilidades importantes

para desarrollar con éxito el proceso administrativo, sin embargo ésta debe
presentar algunas características esenciales para ser eficiente. En primer lugar
debe ser flexible, es decir debe tener la capacidad de irse adaptando a los
cambios que se vayan observando durante el periodo planificado. Además, debe

9
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

ser motivadora a fin de lograr el compromiso de todos quienes intervienen en

el proceso y así favorecer su cumplimiento. También es indispensable que los
planes estén debidamente integrados y encaminados hacia un objetivo central a
fin de que los esfuerzos de las acciones no se diseminen y la planificación no se
torne antieconómica o inútil.

Estas características que deben poseer los planes nos permiten deducir que el
costo de la planificación, su rigidez y la incertidumbre del entorno son factores
que limitan la utilidad y validez de la planificación. Debemos entender que la
planificación pretende determinar hoy lo que pasará mañana y para esto
muchas veces utiliza supuestos y predicciones así como antecedentes
estadísticos que deben proyectarse al futuro. Por esto, generalmente un plan
contempla un cierto margen de error que se espera sea el mínimo posible en
comparación con los objetivos delineados inicialmente.

1.2. El Presupuesto en el Proceso Administrativo

1.2.1 Uso de Presupuestos en la Planificación

Como ya se indicó, la planificación administrativa es el elemento primordial en el
proceso administrativo y al ser conocidos los objetivos generales, es
necesario que éstos sean cuantificados en forma ordenada y sistemática a fin
de expresar la planificación en términos más concretos y medibles.

Los objetivos y metas empresariales se formulan en forma de expresiones

generales que representan las pretensiones de la empresa para el periodo
planificado en cuanto a potenciales económicos, calidad de productos y
servicios, actitudes hacia los clientes, empleados y propietarios o
contracción de líneas y productos y servicios, áreas geográficas a cubrir,
porción del mercado a abarcar, metas de producción y ventas, márgenes de

10
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

utilidad esperados, etc.

Esta planificación expresada cualitativamente, debe traducirse a términos

numéricos mediante una cuantificación o valorización en términos que
dicen relación con aspectos financieros, de gastos o ingresos dentro de
márgenes de tiempo delimitados, es decir se debe determinar si los objetivos y
metas son realizables o convenientes desde un punto de vista económico y
financiero. La cuantificación misma, se manifiesta a través de presupuestos, los
que en términos contables y monetarios valorarán lo programado y podrán
prever los resultados de las operaciones que se realizarán durante el período
planificado. Posteriormente dichos resultados se confrontarán con las cifras
reales obtenidas por la empresa durante el período cubierto por la planificación
presupuestaria. Esto permitirá a la administración contar con una herramienta
que evaluará la efectividad de la planificación y la eficiencia de la gestión
empresarial durante el período presupuestado.

Producto de lo anterior se mejorará el planeamiento y con ello el proceso

administrativo, puesto que podrán corregirse los errores y apoyarse los aciertos
mediante este sistema de retroalimentación de la empresa.

1.2.2 Rango de Aplicación de los Presupuestos

El proceso de preparación de los presupuestos puede considerarse como una
colección sistemática de planes administrativos presentados a diversos niveles
y en todas las unidades de la empresa, puestos en relación entre si a fin de
constituir un programa general para la empresa en su conjunto. Es decir, los
presupuestos conforman su sistema de presupuestos o sistema presupuestario.

11
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

1.2.3 Aporte de los Presupuestos a la Planificación

El tomar la decisión de implantar un sistema de presupuestos, emana del hecho
de querer dotar a la empresa de una herramienta tal, que permita darle una
mejor gestión a la misma, es decir, una mayor facilidad para alcanzar los
objetivos y metas a través de una planificación, un control y una coordinación de
todas las actividades que se llevarán a cabo durante el período específico. Así,
se obtienen algunos beneficios, en favor de la empresa y de los individuos, que
en ella laboran, tales como:

i) Cada vez que se presupuesta, se debe analizar cuantitativamente información

del medio que dice relación con las condiciones del mercado, la situación de la
competencia, las facilidades crediticias, etc., a fin de contar con un marco real
dentro del cual poder definir objetivos y metas posibles de ser concretadas por
cada uno de los miembros de la empresa.

ii) Al presupuestar se establecen estándares razonablemente calculados de

cantidades, tiempo y costos los que permitirán a la planificación cuantificar el
rendimiento que se espera obtener de una unidad de la empresa, de un
individuo, de una máquina, etc. Esto otorgará una pauta que permitirá evaluar
posteriormente el desempeño de cada uno de estos componentes.

iii) La presupuestación logra llegar a un nivel de detalle tal, que se pueden

establecer objetivos y metas parcializadas para cada parte constitutiva de la
empresa, delimitándose obligaciones y derechos de cada uno de los
individuos, es decir, se produce una asignación definida de
responsabilidades.

iv) Todas las decisiones tienen repercusiones financieras entre sí. La

presupuestación en este caso, permite a los encargados de estas áreas y

12
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

evaluar el impacto financiero de sus decisiones sobre el resto de la empresa,

favoreciendo con ello la coordinación de las iniciativas que se planean.
v) La presupuestación obliga a la administración a planificar el uso más
económico posible de los recursos, estimulándose un mejor aprovechamiento
de éstos en toda la estructura de la organización, ya que se fomenta el apego a
los cálculos presupuestarios que son realizados en forma conservadora.

vi) Los presupuestos constituyen una herramienta que torna más científico el
proceso de planificación, puesto que se hace uso de técnicas estadísticas,
contables, financieras, etc., que lo mejoran.

Otros beneficios específicos, que resultan de la utilización de los presupuestos

en el proceso de la planificación, son la programación de los flujos de efectivo,
la programación de recursos humanos, materiales y de información, la
incorporación de adelantos tecnológicos, el establecimiento de programas de
desarrollo de productos, etc. También debemos mencionar, que la adopción de
los presupuestos representa un elemento integrador del personal, puesto que
todos trabajan para un mismo fin mediante la acción coordinada de sus
esfuerzos y sabiendo que aportan "un granito de arena" a la consecución de los
objetivos y metas, de la empresa por lo cual podrán ser recompensados
adecuadamente.

En síntesis, se puede apreciar, que la presupuestación es una herramienta

técnica que brinda un apoyo a la planificación, puesto que la agiliza y formaliza
de tal forma que se pueden visualizar resultados futuros esperados, producto
de las acciones que se emprenderán en el período planificado.

13
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

1.2.4 Los Presupuestos Como Sistema de Información

Se mencionó anteriormente que la planificación corresponde a un proceso de
toma de decisiones acerca de las acciones que se emprenderán en el futuro.
Para tal efecto es necesario contar con un elemento esencial como es la
información, la que debe ser completa, adecuada y oportuna. Esta información
sin embargo, debe estructurarse para que se logre el adecuado tratamiento de
la misma, lo que conducirá a mejorar el conjunto de decisiones que requieren
ser tomadas en los distintos ámbitos de la empresa.

1.2.5 El Presupuesto en los Sistemas de Control

El control es una función básica de la administración que se fundamenta en la
existencia de la planificación. Es decir, sí existe un plan éste necesita ser
controlado a fin de que opere de acuerdo a lo estimado.

Diremos entonces, que el control es la función que permite verificar el correcto

cumplimiento de los planes en el logro de los objetivos de una empresa, y si
son detectadas desviaciones o errores, tomar las medidas adecuadas para
evitar su repetición.

El control por lo tanto, comprende las siguientes etapas:

1.- Establecer una norma o base de control
2.- Medir y juzgar lo realizado
3.- Evaluar los resultados de acuerdo a lo planeado
4.- Analizar y corregir desviaciones

En este contexto, podemos entrar a definir lo que es el control administrativo.

14
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

1.2.6 Control Administrativo

Puede calificarse como un proceso dinámico que se desarrolla a partir del
momento en que se determinan los objetivos y metas y que pretende asegurar a
la administración el uso eficiente de los recursos en el cumplimiento de estos
objetivos y metas.

El control administrativo se expresa de distintas formas y así tenemos controles

cuantitativos, de calidad, de tiempo y monetarios. También podemos encontrar
controles más generales que se aplican a toda la empresa o a una gran parte
de ella, como es el caso de la auditoría (control interno), el control por área
clave y el control presupuestario.

Como sea que se de el control administrativo, éste debe abarcar todos los
aspectos del funcionamiento de la empresa, aplicándose en todos los niveles y
todas las áreas donde exista actuación o dirección de cualquier tipo. Así por
ejemplo, en la función compras tenemos el control de inventarios, en la función
producción el control de calidad, en la función finanzas el analista financiero,
etc.

Es evidente, sin embargo, que no todas las áreas requieren el mismo tipo y la
misma intensidad de control. Lo importante es que no queden actividades sin
controlar.

Hay que destacar que la labor de control se realiza a medida que transcurre el
proceso de acción y no sólo cuando éste termina. Sin embargo, existen
determinadas actividades en las cuales no es posible controlar antes que acabe
el proceso y se conozca su resultado global.

Por último, se debe tener presente que el control administrativo no sólo sirve

15
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

para corregir la actuación, sino también para revisar y eventualmente

reformular el plan, es decir, el control cumple un rol retro alimentador del
proceso administrativo.

1.2.7 El Presupuesto como Mecanismo de Control

Gran parte del control administrativo está construido alrededor de una
estructura financiera, pues las finanzas son el lenguaje común a todas las
actividades de la empresa. Prácticamente todas las acciones y operaciones
que se emprenden pueden ser expresadas en términos monetarios, es decir, en
términos más medibles y por lo tanto con mayores posibilidades de ser
controlados adecuadamente.

El presupuesto es la herramienta adecuada que permite llevar a cabo

parte del control administrativo, pues otorga a la administración un
elemento (parámetro) de juicio de las actividades que se desarrollan
durante el período planificado, posibilitándose medidas correctivas cuando
ellas no contribuyan a optimizar el rendimiento de la empresa.

El presupuesto se enmarca en el siguiente proceso:

1. Programación: en esta etapa se toman decisiones importante que se

adoptan en el contexto de los objetivos y estrategias delineadas
previamente, es decir, se determina un programa a implementar.

2. Presupuesto: corresponde a la expresión financiera del programa ya

preparado y convenido para una período de tiempo.

3. Contabilidad: durante el período de operaciones reales de llevan

registros de los recursos consumidos y de los productos elaborados

16
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

realmente, es decir, se recolecta y acumula la información de lo que

ocurrió realmente durante el período planeado.

4. Informes y análisis: en esta etapa se realiza una comparación de los

productos e insumos reales con los productos e insumos planeados,
determinándose un análisis del desempeño.

De acuerdo a lo planteado anteriormente, el presupuesto representa en si un

mecanismo de control pues verifica si lo planificado se ha llevado a efecto y en
qué forma se ha logrado esta realización. Esta función es fundamental para
asegurar la correcta ejecución de los planes y objetivos y puede aplicarse al
plan mismo a los medios empleados para su concretización. Para esto se
requiere un elemento de comparación y son los informes contables, los que
permitirán confrontar el presupuesto y la ejecución, determinándose las
variaciones que se hubiesen producido, sus causas y las rectificaciones que se
deban implementar. Al mismo tiempo, esta valorización de los resultados que
representan el término de un periodo o ciclo administrativo contable
(generalmente un mes) será la base para la fase preliminar de un nuevo ciclo.

Una clasificación tentativa de los presupuestos nos da una pauta general de

cómo éstos desempeñan la función de control:

1.2.7.1 Presupuesto de Operación

Planifican las actividades operacionales de la empresa en términos de costos y
de ingreso por un período de tiempo. Este sería el caso del estado de
resultados.

Este presupuesto consta de dos partes, una destinada a describir los

ingresos y costos presupuestarios (programas) y otra destinada a determinar

17
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

las personas responsables de llevar a cabo los programas. Esta dualidad

permite controlar directamente, al asignar a una persona determinada la
responsabilidad del programa y permite informar, al establecer programas
básicos de ingresos y costos.

El presupuesto de programas describe las operaciones que la empresa desea

realizar y los resultados esperados en un período futuro para cada línea
de producción y los costos presupuestados para cada producto, permitiendo
examinar la relación y coordinación entre diferentes programas.

El presupuesto de responsabilidad, asigna a personas determinadas el manejo

del programa, transformándose en una herramienta de control, entre las
actividades esperadas y la actuación real con que será comparada después.

1.2.7.2 Presupuesto Financiero

Planifica el origen y la aplicación de los fondos que usará la empresa para el
desarrollo de sus actividades en un período futuro.

Este presupuesto cumple una importante función de control ya que calcula la

estimación de las entradas de efectivo y de los pagos o desembolsos que
deberán realizarse en un tiempo futuro. De este modo, pueden determinarse en
forma anticipada los saldos disponibles al final de un período y si es necesario o
no financiamiento externo.

Sin embargo, no basta con elaborar un presupuesto sino que además éste debe
confrontarse con los resultados reales. Esta operación de valoración y control
de lo presupuestado se conoce como control presupuestario.

18
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

1.3. EL CONTROL PRESUPUESTARIO COMO PROCEDIMIENTO DE

AUDITORÍA

Definamos primeramente que es Control Presupuestario.

1.3.1 Control Presupuestario

El control presupuestario, es el aporte de la presupuestación al control
administrativo puesto que compara los rendimientos reales y los
presupuestados (estandard) obteniéndose en un período de tiempo por una
empresa, lo que representa un medio eficaz de verificar el proceso
administrativo. Cualquier diferencia entre expectativas y resultados significa
una de dos cosas: o bien que el pronóstico sobre el cual se basó la decisión
estaba equivocado, o que los responsables de poner en práctica la decisión no
lograron, por uno u otro motivo, hacer lo que de ellos se esperaba. Sin
embargo, en cualquiera de los dos casos lo indicado es emprender alguna
acción correctiva; pues si el plan estaba equivocado, debe mejorarse y si el plan
era acertado, pero las operaciones no se realizaron de manera correcta,
los métodos de comunicación o de operación necesitan mejorarse.

En todo caso, es claro que son las causas y no los resultados los que requieren
remedios, que eviten que se repitan acciones indeseadas con respecto a lo
planeado. El control presupuestario funciona fundamentalmente a través del
manejo de información de tipo contable y puede calificarse como un mecanismo
de retroalimentación que permite potencializar al plan presupuestario ajustando
a la realidad sus estimaciones iniciales. Para esto, una vez que los ejecutivos
han tomado una decisión y determinando la forma de hacerla operable deben
basarse en los informes de la contabilidad (general y de costos) para controlar
las operaciones ya realizadas.

19
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

De esta comparación entre lo planificado y lo realizado derivarán los ajustes que

sea necesario hacer, cuando el resultado de las decisiones no esté de acuerdo
a lo esperado. Este sistema de control puede calificarse como un sistema de
administración "en base de excepción" por el cual los ejecutivos no se
preocupan de las realizaciones coincidentes con lo planificado, sino de aquellas
excepciones que llaman su atención.

El proceso de control presupuestario expuesto anteriormente puede

sintetizarse en los siguientes pasos:

1. Fijación de estándares de rendimiento en base a la experiencia o a

cálculos ingenieriles. Es decir las metas que fija la empresa para ser
cumplidas en un plazo determinado se valorizan (estándares). Un
estandard es una medida en unidades, dinero o tiempo del rendimiento
que se espera para la producción, las ventas, los costos, etc., en que
para su determinación la administración se ha basado previamente en la
experiencia de rendimientos anteriores o en estimaciones de ingeniería
que permiten fijar nuevas metas dentro del nivel de eficiencia que se
espera obtener.

2. Medición de los rendimientos reales obtenidos por la empresa

durante el período presupuestado. Los rendimientos reales resultantes
de la gestión empresarial se expresan a través de informes estadísticos,
informes acerca de asuntos específicos y por medio de informes de
resultados propiamente tales como el balance general, el estado de
resultados, informes de costos, de gastos, de ventas, etc., los cuales
acumulan la información del período analizado.

20
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

3. Comparación de los rendimientos reales obtenidos con el plan

originalmente trazado y determinación de las diferencias (variaciones) de
importaciones que se hubiesen producido. Corresponde a la medición de
los resultados y su comparación con los planes preestablecidos. La
comparación constituye una medición de la efectividad del control
durante un período transcurrido específico que proporciona las bases
para una retroalimentación positiva. Se precisan las diferencias o
variaciones que se han producido y que pueden corresponder a la
cantidad de unidades programadas, al monto en dinero que se esperaba
obtener o al tiempo que se tardó en la ejecución de un plan.

4. Análisis de las diferencias producidas y determinación de las causas que

las originaron. En esta etapa son analizadas las variaciones
detalladamente, buscando su origen. Estas variaciones pueden provenir
de errores en la confección del presupuesto, debido a un pronóstico
equivocado o a fallas en la ejecución de lo presupuestado. Para efectuar
este análisis deben separarse las partidas que representan gastos de
aquellas que representan volúmenes.

5. Adopción de medidas de rectificación para las variaciones desfavorables

de importancia que se produzcan entre lo presupuestado y lo real
(ajustes). El sistema comienza por una evaluación de las tareas que la
empresa debe realizar, de las cuales se eligen las alternativas más
favorables para llegar a la elaboración de un plan.

La orden y la ejecución de este plan, pasa simultáneamente a los encargados

de realizarlo y a un departamento contralor quien se encarga de comparar lo
planificado con lo realizado.

21
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

Entre el departamento ejecutor y el departamento contralor, fluye una corriente

de información que permite efectuar la comparación indicada. Si los datos de
las operaciones coinciden con lo preparado, dentro de los márgenes
aceptables, no se emprende ninguna acción especial; pero si el rendimiento
no es satisfactorio, se procede a informar para tomar las medidas de
rectificación que sean necesarias.

El sistema de control por retroalimentación se considera una doble corriente de

información; una regular que permite conocer la efectividad de las operaciones
realizadas en consonancia con los objetivos de la empresa, y una adicional que
proporciona los datos necesarios para modificar las realizaciones o planes
cuando surgen problemas o cuando el resultado no se considera
satisfactorio.

Es decir, el control presupuestario permite realimentar el proceso administrativo.

1.3.2 El Control Presupuestario como Procedimiento de Auditoria

El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones
dentro de unos límites razonables, mediante él se comparan unos resultados
reales frente a los Presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la
Administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas sin
presupuesto la dirección de una Empresa no sabe hacia cual meta debe
dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse.

El control es la cuarta etapa de un presupuesto ya que el presupuesto es una

especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las
actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no
incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede
marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.

22
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

La función de los buenos presupuestos en la Administración de un negocio se

comprende mejor cuando esto se relacionan con los fundamentos de la
Administración misma o sea, como parte de las funciones administrativas:
Planeación, Organización, Coordinación, Dirección y Control.

La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que

dependen en grado sumo de la planificación. La Gerencia es dinámica si recurre
a todos los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual,
empleado de manera eficiente, genera grandes beneficios. El presupuesto es el
medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe recorrer la gerencia al
encarar las responsabilidades.
El departamento de auditoría debe velar que todo presupuesto cumpla con las
responsabilidades siguientes:
 Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las
expectativas de los inversionistas.
 Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción,
distribución, finanzas y relaciones industriales) en pos de un objetivo
común mediante la delegación de la autoridad y de las responsabilidades
encomendadas.
 Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no
cubran con las metas que justificaron su implantación.

El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información

necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación.
Además es necesaria la acción para poner en marcha los planes y modificar las
actividades futuras.

23
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
FINANZAS II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIÓN, SU RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

El control presupuestario, por tanto, va mucho más allá de la mera localización

de una variación. La implantación de un mecanismo de control a través del
presupuesto supone comparar los resultados con los correspondientes
programas, y si no coinciden deberán analizarse las causas de tales diferencias.

En este contexto, pues, para ejercer un control eficaz deben realizarse las
siguientes consideraciones:
 Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de
control.
 Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un
motivo que hay que analizar y que puede deberse a un fallo en la
programación, un defecto en la ejecución o a ambas razones.
 Toda desviación debe ser asignada a un responsable concreto, lo que
requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación.
 Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin
último del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos,
sino hacerles ver las deficiencias que se han producido y sugerirles las
acciones correctoras a emprender.

La Ausencia de Presupuestos en el proceso administrativo imposibilita

cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a venta, abastecimientos
producción y/o utilidades.

24