Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
MANUAL TEAMMATE:
El presente manual pretende ser una guía sencilla para facilitar el inicio del trabajo con
TeamMate. Los manuales propios del programa: Manual de la versión 7.1 en inglés (actualmente
instalada, aunque ya está en marcha la instalación de la versión 8 ) y la versión 6 en castellano,
junto con esta guía, están disponibles en T:\TEAM MATE\Manuales.
Esta guía se irá actualizando periódicamente.
1
GUIA TEAMMATE
Pestaña Proyectos recientes: muestra el número (x) de las auditorias a las que se ha accedido
recientemente, donde (x) puede fijarse en Herramientas\Preferencias\Explorador. Esta pestaña es
útil para localizar las auditorias en las que se ha trabajado recientemente.
Copias de seguridad: muestra las copias de seguridad de TeamMate (archivos.tmb)- la
ubicación por defecto de las copias de seguridad es D:\Datos\TeamMate\Backup.
(Se ha seleccionado una librería base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las
mismas, crearemos la estructura de nuestra nueva auditoría.)
De esta manera queda creada una auditoría modelo con tres carpetas principales en el fichero de
auditoría:
Carpeta PA: Contendrá los documentos de planificación.
Carpeta AS: Contendrá tanto las incidencias creadas como los informes generados.
Carpeta CG: Esta carpeta está vacia y contendrá los programas de trabajo que decidamos
importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual.
2
GUIA TEAMMATE
Una librería podríamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto.
3
GUIA TEAMMATE
Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una librería, bien una librería de plantilla inicial,
(librería base Cámara de Comptos), o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan
de base para auditorias futuras.
Una librería no se puede abrir, y por tanto conocer su contenido, hasta que no se abre un
nuevo proyecto a partir de la misma.
4
GUIA TEAMMATE
El proyecto o auditoría se divide en 5 fases, que habrá que ir cerrando, de las cuales la primera es
la de planificación.
El cierre de la fase de planificación tiene los siguientes efectos:
No se podrán eliminar marcas globales, miembros del equipo (aunque sí se podrán
insertar nuevos).
Se posibilita la firma de papeles y procedimientos, y se inicia el registro de edición
(identificación de las personas que acceden a cada procedimiento y papel.)
Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoría y
pueden ser las siguientes:
Administrador: Es preparador y revisor a la vez, y además puede finalizar la auditoría y anular
las contraseñas.
5
GUIA TEAMMATE
Preparador/Revisor
Revisor: Puede firmar la revisión de los papeles de trabajo y procedimientos, crear y borrar
notas.
Preparador: Puede crear los papeles de trabajo, notas y firmar en “Preparado por”.
Sólo lectura.
Para añadir un nuevo miembro del equipo, pinchar en “Añadir” e introducir apellido,nombre,
iniciales y función del miembro del equipo. Completados estos datos se hace clic en “guardar”.
Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por
primera vez.
Terminología:
Configura la terminología de las pestañas dentro de las pantallas de incidencias, procedimientos
y notas de seguimiento.
6
GUIA TEAMMATE
7
GUIA TEAMMATE
Políticas:
Es la manera de bloquear la posibilidad de efectuar determinados cambios en el programa, o de
requerir acciones antes de cerrar el proyecto o papel de trabajo.
8
GUIA TEAMMATE
Áreas:
Situándonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG), clic sobre el botón dcho
“Nueva carpeta” :En el ejemplo abajo indicado, creará una nueva carpeta o área con la letra I .
Cada área de auditoría nueva tendrá una subcarpeta que contendrá un Programa de Auditoría
*.PS en blanco. En el cuadro de diálogo que se abre nos pedirá el nombre para la carpeta “Grupo
de componente” y subcarpeta “Primer componente”, que por defecto le asigna el mismo nombre
que al “Grupo de Componente”
Si por el contrario nos posicionamos en un área (por ejemplo A), creará una subcarpeta (A2)
Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y, por tanto, el
orden en que las creemos puede ser importante.
Procedimientos:
Para añadir procedimientos de forma manual:
Dentro del programa .PS “añadir fila”, introducimos el título del procedimiento. Una vez creado,
se describirán los puntos de revisión, detalles y objetivo.
Para añadir procedimientos del TeamStore:
9
GUIA TEAMMATE
Posicionados sobre el área o subarea, clic botón dcho y obtener programa de TeamStore,
seleccionar armario y buscar los procedimientos que queremos insertar.
Para copiar procedimientos a otra carpeta:
Resaltar el procedimiento a copiar, clic botón dcho, “copiar”, entrar en el programa destino y
“pegar”.
5.1. El navegador:
Situados en el navegador , se observa en la parte izquierda 3 carpetas.
Planificación y Administración. (Carpeta PA): Contendrá los documentos de planificación.
Resumen Auditoría.( Carpeta AS): Contendrá tanto los resultados de auditoría como los
informes generados. En la subcarpeta “Incidencias Detectadas” se añadirán automáticamente las
incidencias que creemos a lo largo del trabajo. En la subcarpeta “ Informes” se añadirán los
informes generados.
En esta carpeta, hemos añadido una tercera carpeta “Relación de informes Cámara de Comptos”.
Áreas Auditoría (Carpeta CG): Esta carpeta contiene los programas de trabajo estándar. Se
añadirán los documentos Word ó Excel, principalmente, que documenten el trabajo realizado.
10
GUIA TEAMMATE
Formato texto de la ventana: Clic botón derecho y se abre un cuadro de diálogo que nos permite
dar formato (tipo letra, tamaño, forma, color, subrayar, etc.), copiar, cortar, borrar y pegar.
11
GUIA TEAMMATE
Cuadro Refs:
Aparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltado.
Posicionados en la ventana de Refs, clic botón dcho, nos permite borrar o añadir hiperenlaces a
ese procedimiento. Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo, tendremos que hacerlo
desde el navegador, esta ventana sólo gestiona hiperenlaces a los procedimientos.
Símbolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajo:
▼En fase de preparación.
● Firmado como realizado.
■ Firmado como revisado.
A la hora de diseñar las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se
van a imprimir, sino que lo normal será verlas en pantalla. Por tanto, deberemos procurar que las
hojas de cálculo no se extiendan y ocupen más de una pantalla.
12
GUIA TEAMMATE
TeamMate asignará automáticamente un número y una letra que hace referencia al programa y se
relacionará al procedimiento que tengamos resaltado. Se le podrá dar un Título o asignar a una
persona del equipo.
13
GUIA TEAMMATE
14
GUIA TEAMMATE
Para firmar papeles de trabajo e incidencias, hacer clic en el icono “Firmado” en la barra
flotante de herramientas y después hacer clic en “Preparado por”. TeamMate inserta
automáticamente sus iniciales y la fecha.
Para firmar procedimientos, una vez resaltado el mismo, hacer clic en el icono ovalado de la
parte inferior del programa.
Cada procedimiento, papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como
revisado. Además, a partir del cierre de la planificación, se crea un registro de las personas que
acceden a los documentos y modifican algo.
15
GUIA TEAMMATE
Elegimos la pestaña “Vínculo a Ref.” y aparece un árbol con todas las áreas y los
archivos que cuelgan de cada una. Pinchando en el archivo correspondiente y luego en
“Insertar” se crea el Hiperenlace. El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace
es, si el archivo destino es Excel, la última celda en que hayamos estado; si es Word, al
inicio del documento.
16
GUIA TEAMMATE
6.2. Incidencias:
Para introducir una incidencia (M/L) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar
la barra flotante y pinchar en el icono de “Incidencias”.
Se abre el primer cuadro de dialogo que nos pedirá el nombre de la misma. “Aceptar”
En la siguiente pantalla distinguimos dos grandes áreas, una para introducir una descripción de la
incidencia y otra para efectuar la recomendación correspondiente.
La incidencia quedará insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra,
en el ejemplo (M.1.PS)
17
GUIA TEAMMATE
Estas incidencias se almacenan automáticamente en AS.1. Es desde esta posición donde se nos
permite cambiar el nombre, firmar como preparado o revisado, o incluso borrarla. Una vez que
se elimina una incidencia, no se renumeran las demás, su eliminación deja su número sin uso.
18
GUIA TEAMMATE
19
GUIA TEAMMATE
8.- TEAMSTORE
20
GUIA TEAMMATE
La base de datos se divide en armarios, cada uno de ellos engloba los programas de trabajo
dependiendo de cual sea el objeto de fiscalización: Entidades Locales, Cuentas Generales,
Contratación (para la revisión de expedientes concretos)
21
GUIA TEAMMATE
22
GUIA TEAMMATE
Se ha añadido un procedimiento para cada una de las áreas, en la carpeta “general”, para
el seguimiento de recomendaciones de años anteriores.
23
GUIA TEAMMATE
24
GUIA TEAMMATE
25
GUIA TEAMMATE
26
GUIA TEAMMATE
27
GUIA TEAMMATE
2
3
28
GUIA TEAMMATE
29