Вы находитесь на странице: 1из 40

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 1 de 40

MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO


AMBIENTAL

1
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 2 de 40

1. INFORMACION GENERAL.
Establecer las estrategias y procedimientos ambientales para la
atención de los riesgos que representan posibles emergencias,
1.1 OBJETIVO
amenazas u oportunidades potenciales para el Sistema de Gestión
Ambiental.

1.2 RESPONSABLE Coordinador del Grupo Administrativo y Líder Ambiental.

Este programa aplica para todas las instalaciones y áreas de las sedes
de la Superintendencia de Sociedades y para las organizaciones que
1.3 ALCANCE
lleven a cabo labores dentro de las instalaciones de la Entidad mediante
la prestación de servicios.
Amenaza: Causa potencial de un incidente no deseado, que puede
provocar daños a un sistema o a la organización.
SDA: Secretaria Distrital de Ambiente. Es la autoridad que promueve,
orienta y regula la sustentabilidad ambiental de Bogotá, como garantía
presente y futura del bienestar de la población; y como requisito
indispensable para la conservación y uso de bienes y servicios
ecosistémicos y valores de biodiversidad. (Secretaria Distrital de
Ambiente)
Eco mapa: Es una herramienta sencilla y de fácil aplicación que permite
hacer un inventario rápido de prácticas y problemas de múltiples
variables por medio del uso de figuras. (Espitia, 2003) citando a
1.4 DEFINICIONES (Garcia, 2003)
Parte Interesada o Stakeholders: Persona u organización que puede
afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o
actividad.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre.
Efecto: Desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo.
Incertidumbre: Es el estado, incluso parcial, de deficiencia de
información, relacionada con la comprensión o conocimiento de un
evento, su consecuencia o su posibilidad.
Riesgos y Oportunidad: Efectos adversos potenciales (Amenaza), y
efectos beneficiosos potenciales (Oportunidad)
(ICONTEC, 2015)

2
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 3 de 40

2. CONDICIONES GENERALES

Este programa permite establecer las estrategias y procedimientos de gestión


ambiental aplicados al “antes, durante y después” de la ejecución de las
actividades o proyectos que representen riesgos u oportunidades para la Entidad,
de la misma manera se establecen los procedimientos necesarios para la atención
de eventos con potencial de emergencia.

Adicional a esto, establece estrategias de mejora para la gestión de los aspectos


ambientales producto de los procesos misionales, de direccionamiento, apoyo y/o
seguimiento que puedan generar impactos significativos en el ambiente.

Dichos procedimientos se deben aplicar teniendo en cuenta el alcance del sistema


de Gestión Ambiental.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

A continuación se presenta el procedimiento para la identificación de los riesgos


ambientales a los que se encuentra expuesta la Entidad.

3.1 Identificación y análisis de riesgos y oportunidades

Se realiza la identificación de impactos ambientales significativos los cuales


puedan representar amenazas u oportunidades para la Entidad en todas y cada
una de sus regionales, mediante el análisis de la Matriz de Impactos Ambientales.
Anexo 1. GC-F-013 Matriz de Impactos Ambientales.

Se identifican los Stakeholders con mayor relevancia para el Sistema de Gestión


Ambiental con el objetivo establecer las estrategias de cooperación o atención del
conflicto que manifiesten.
Anexo 2 Matriz identificación y clasificación de Stakeholders
Anexo 3 Matriz de significancia ambiental de stakeholders

Los riesgos resultantes por la interacción entre aspectos ambientales y los


Stakeholders con mayor significancia ambiental, se evalúan y analizan mediante
una matriz de riesgo y una de oportunidad para determinar su importancia, la cual
se representa gráficamente en un mapa de calor.

3
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 4 de 40

Anexo 4 Matriz de riesgos ambientales


Anexo 5 Matriz de oportunidades ambientales

3.2 Emergencias ambientales

Se identifican los eventos con potencial de emergencia mediante la matriz de


Análisis de Riesgos y Emergencias Ambientales en donde se evalúan teniendo en
cuenta las variables allí establecidas y como aplican estas según las condiciones
de cada regional de la Entidad.
Anexo 6 GINF-F-031 Análisis de Riesgos Emergencias Ambientales
.

3.3 Diseño de Eco mapas

Se lleva a cabo la identificación de las áreas estratégicas de gestión ambiental, es


decir, aquellas áreas en donde se generan los aspectos más significativos con el
objetivo de determinar los puntos de control en caso de presentarse una
emergencia ambiental, así mismo, establecer las áreas alternativas de
almacenamiento de residuos como método preventivo ante la atención de eventos
potenciales de emergencia por su acumulación.

Anexo 7 Eco mapas

4. PROCEDIMIENTOS DE GESTION AMBIENTAL

Una vez identificados los impactos ambientales significativos y caracterizados los


Stakeholders con mayor relevancia para el SGA, se proceden a clasificar como
Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades según corresponda, para así
proceder a diseñar las estrategias de gestión mediante la formulación de una matriz
DOFA

4
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 5 de 40

4.1 GESTIÓN DEL RIESGO CON POTENCIAL DE AMENAZA

A continuación se presentan cuáles son los riesgos identificados y el qué, cómo,


cuándo, dónde y para qué se debe atender el riesgo.
Los riesgos con potencial de amenaza deben ser atendidos con las acciones
mencionadas a continuación y su cumplimiento es obligatorio, de lo contrario esto
puede traer consecuencias para la Entidad como multas, sanciones, no
conformidades y hasta la perdida de la certificación ISO 14001:2005 del SGA.

4.1.1 Cumplimiento de los trámites legales ambientales por parte de los


contratistas:

Fortalecer el control sobre los trámites legales ambientales que los contratistas
deben presentar a la Entidad antes, durante y después de la ejecución del
proyecto. (Únicamente para la sede de Bogotá).

4.1.1.1 Actividades que generen residuos de construcción y demolición con un


volumen superior a 6 M3 en la sede de Bogotá.

ANTES
Actividad Responsable Registro
El contratista debe presentar un Plan de Contratista Plan de
Gestión de Residuos de Demolición y Gestión de
Construcción (RCD) el cual debe contener RCD
como mínimo los siguientes aspectos
 Datos generales de la obra Oficio con el
 Manejo de los RCD en obra número de
 Reporte de cantidades de materiales de Radicado del
construcción usados en la obra PIN
 Reporte de los RCD generados en obra
 Indicadores (Eficiencia, Eficacia y
Efectividad)
 Declaración responsable del generador
RCD
Este Plan de Gestión de RCD debe estar
aprobado por la Secretaria Distrital de

5
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 6 de 40

Ambiente la cual al momento de su aprobación


otorgará como comprobante un numero de
radicado.
En caso de no ser aprobado dicho Plan, el
contratista tendrá un plazo de 8 días para
presentar ante la autoridad ambiental
competente las correspondientes correcciones.
Dicho plazo puede ser prorrogable solo por
petición escrita y debidamente justificada.

Una vez aprobado el Plan de Gestión de RCD,


el contratista deberá en la página web de la
SDA el PIN de la obra el cual hace referencia
al registro de la obra ante este Ente de
Control. (http://www.ambientebogota.gov.co)

*Estos procedimientos están establecidos por


la SDA y por lo tanto es obligatorio su
cumplimiento, de no ser así, no se podrá
proceder a la ejecución de la obra*.
DURANTE
Actividad Responsable Registro
El contratista deberá reportar en el aplicativo Contratista Informe por
de la SDA, de manera mensual, los RCD escrito
generados y/o aprovechados durante el
periodo de ejecución de la obra.
DESPUES
Actividad Responsable Registro
Al finalizar la obra, se deberá solicitar por Contratista
escrito a la SDA el cierre del PIN en donde se
reportara a esta Entidad que la ejecución de la
obra ha culminado.

Una vez solicitado el cierre del PIN, la SDA


llevara a cabo una visita al sitio de ejecución
de la obra con el objetivo de confirmar dicha
información para así realizar el
correspondiente cierre.

*Solo cuando se hallan llevado a cabo estos

6
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 7 de 40

procedimientos, la Entidad podrá dar como


terminada la obra*.

La información requerida en el “durante y Reporte Final


después” de la ejecución de la obra, deberá (Cumplido)
estar evidenciada en el reporte final que el
contratista presentará a la Superintendencia
de Sociedades, Adicional a esto se deberán
anexar los correspondientes certificados de la
disposición final de los RCD generados.

Para mayor información se puede consultar el siguiente link en donde se


encuentra toda la información requerida para la gestión de los RCD:
http://ambientebogota.gov.co/es/web/escombros/documentos

4.1.1.2 Para las actividades que generen un volumen igual o menor a 6 M3 de


RCD deberán presentar al iniciar la obra su Plan de gestión de RCD (el cual no
requiere estar aprobado por la SDA pero si estar disponible al momento de que
este organismo de control lo solicite). Al finalizar la obra, el contratista deberá
presentar los respectivos certificados de disposición final de los RCD, emitidos por
una organización autorizada por la SDA.

4.1.1.3 Para las actividades contratadas que generen residuos peligrosos deberán
presentar al iniciar la obra su Plan de gestión de RESPEL (el cual no requiere
estar aprobado por la SDA pero si estar disponible al momento de que este
organismo de control lo solicite). Al finalizar la obra, el contratista deberá presentar
los respectivos certificados de disposición final emitidos por una organización
autorizada por la SDA.

Adicional a esto deberá cumplir con todas las obligaciones que cómo generador le
apliquen, determinadas por la normatividad vigente en cuando a gestión de
residuos peligrosos.

4.1.1.4 Para el servicio prestado por Compensar dentro de las instalaciones de la


Entidad, el servicio de Restaurante, y para el contratista del servicio de aseo y
cafetería se deben solicitar de manera anual, los certificados de disposición final
de sus residuos peligrosos, especiales y RAEE según aplique ya que la Entidad es
responsable de que sus contratistas cumplan con la normatividad legal vigente.

7
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 8 de 40

El cumplimiento de estos procedimientos disminuye el potencial de amenaza y


trae consigo beneficios, tales como:
 Prevención de multas o sanciones
 Disminución en la contaminación del suelo
 Mayor eficiencia en el control operacional
 Fortalecimiento del SGA
 Cumplimiento de la normatividad

4.1.2 Control sobre la evidencia de los certificados de revisión técnico-


mecánica de gases de los vehículos pertenecientes a la Entidad.

Implementar sistemas de control para mantener disponible y de fácil acceso toda


la información referente a la revisión técnico-mecánica de gases de los vehículos
pertenecientes a la Entidad en la sede de Bogotá:

Recopilación de los certificados de revisión técnico-mecánica de gases en una


carpeta electrónica a fin de tener de una manera disponible y de fácil acceso la
evidencia de que se ha llevado a cabo este proceso para todos los automóviles de
la Entidad de manera anual, una vez pasados los primeros 6 años de uso desde la
fecha de su matrícula; y para las motocicletas, a partir de los 2 años.

Beneficios:
 Prevención de multas o sanciones
 Disminución en la contaminación atmosférica
 Mayor eficiencia en el control operacional
 Se garantiza el correcto funcionamiento de los vehículos de la Entidad
 Fortalecimiento del SGA

4.1.3 Garantizar que el personal cuente con los elementos de protección


personal adecuados para atender las Emergencias Ambientales en todas las
sedes de la Entidad.

Solicitar asesoría de la ARL Positiva Compañía de Seguros para complementar y


fortalecer las acciones diseñadas en la atención de las posibles situaciones de
emergencia ambiental en la Entidad especificadas en el numeral 4.3 del presente
programa.

8
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 9 de 40

Contar con la asesoría de la ARL para el diseño de los procedimientos de atención


ante emergencias representa una variedad de beneficios como:
 Cumplimiento de la normatividad para la Gestión Integral
 Atención oportuna a emergencias
 Fortalecimiento del Sistema de gestión Integral

4.1.4 Control sobre la frecuencia de solicitud del servicio de recolección de


residuos especiales de poda.

Llevar a cabo el seguimiento sobre los residuos especiales de poda generados en


la Sede de Bogotá, mediante la recopilación de los certificados de aforamiento
emitidos por el funcionario de la empresa de aseo en donde se indique la fecha del
aforo, el volumen y el costo de su gestión, esto con el objetivo de mantener control
sobre la frecuencia de recolección de estos residuos y los costos facturados, dicho
certificado se debe anexar a la carpeta de “PGIRS” en la sección “Residuos de
poda”. (Únicamente para la sede de Bogotá)

Es importante llevar a cabo este procedimiento ya que esto le permite a la Entidad:

 Prevenir la emergencia ambiental de generación de plagas y vectores por


acumulación de residuos de poda
 Controlar los costos asociados evitando pérdidas monetarias por desfases
injustificados en el cobro del servicio.

4.1.5 Disponibilidad y fácil acceso a la documentación soporte de los


trámites legales ambientales presentados por los contratistas, solicitados en
el contrato.

El sistema supervisor de contratos deberá mantener copia en digital de la


documentación suministrada por los contratistas en cuanto a trámites legales
ambientales requeridos por la normatividad legal vigente para la ejecución de su
proyecto, de modo que esta información esté disponible y de fácil acceso al
momento de ser solicitada por un organismo de control.

Este procedimiento representará para la Entidad beneficios como:

 Fortalecimiento del control de la información


 Disminuye el riesgo de recibir sanciones, multas o No conformidades por
perdida de la documentación

9
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 10 de 40

 Fortalecimiento del SGA


 Mayor accesibilidad a la información

4.1.6 Cumplimiento de la normatividad ambiental legal vigente referente a


emisiones atmosféricas, vertimientos y gestión de residuos generados en la
Entidad.

Implementar las medidas de gestión necesarias (actividades o trámites legales


ambientales), determinadas por los organismos de control, que garanticen el
cumplimiento de la normatividad legal vigente referente a emisiones atmosféricas,
generación de residuos y vertimientos de aguas residuales.

4.1.6.1 Para la generación de residuos la Entidad ha diseñado dos programas de


gestión denominados PGIRS (Programa de Gestión de Residuos Sólidos) para la
separación en la fuente de residuos no peligrosos, y RESPEL (Programa de
Gestión de Residuos Peligrosos) para el almacenamiento y disposición final
adecuada de los residuos peligrosos. (Aplica para todas las sedes)

4.1.6.2 Dando cumplimiento al Numeral 4.1.2 (Control sobre la evidencia de los


certificados de revisión técnico-mecánica de gases de los vehículos
pertenecientes a la Entidad) del presente documento. (Únicamente para la sede
de Bogotá)

4.1.6.3 Se deben contratar los servicios de una empresa autorizada por el IDEAM
para que lleve a cabo la caracterización de aguas residuales de la
Superintendencia de Sociedades con el objetivo de que indique si la Entidad
requiere de un registro de vertimientos.

De ser así, para dar cumplimiento a la normatividad vigente en cuanto al control y


manejo de los vertimientos realizados a la red de alcantarillado público en el
Distrito Capital será necesario llevar a cabo la instalación de trampas de grasa
conectadas al sistema de desagüe de los vertimientos de aguas residuales no
domesticas ARnD, y solicitar el registro de vertimientos ante la SDA. (Únicamente
para la sede de Bogotá).

Para solicitar el Registro de vertimientos es necesario ingresar al sitio web de la


Secretaria Distrital de Ambiente SDA:
http://ambientebogota.gov.co/es/web/sda/guia-de-tramites

10
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 11 de 40

El personal responsable de la solicitud del registro de vertimientos debe estar


registrado como usuario en la página de la SDA y contar con la siguiente
información:
 Origen del vertimiento
 Nombre del Receptor
 Establecimientos ubicados bajo el mismo NIT
 Fecha de inicio de actividades
 UPZ
 Cedula catastral
 Origen del vertimiento
 Área del predio
 Código CIIU
 Número de empleados
 Horario de Funcionamiento
 Tipo de vacaciones
 Número de turnos diarios
 Abastecimiento de agua
 Agua residual domestica
 Agua residual no Domestica
 Origen, tipo, frecuencia y tiempo de duración de la descarga
 Tipo de la descarga
 Tratamientos existentes para el control de efluentes
 Anexos

A tener en cuenta:

 Primero, debe registrarse en la página web de la Secretaria Distrital de


Ambiente (http://www.ambientebogota.gov.co/). El sistema le pedirá crear
una cuenta (usuario y clave), para poder ingresar a la solicitud de Registro
de Vertimientos
 cualquier aclaración, modificación o aviso del trámite por parte de la SDA,
será notificado en esta cuenta
 A la cuenta creada, le llegará la notificación del número de solicitud de
Registro de Vertimientos asignado
 El tiempo de respuesta es de 30 días hábiles
 La solicitud de Registro de Vertimientos no tiene costo
 El trámite se realiza una sola vez

11
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 12 de 40

 Cuando un Usuario cuente con varias sedes que generan vertimiento de


aguas residuales no domésticas deberá registrar la totalidad de los mismos
por separado
 Cuando en un predio se generen más de un vertimiento de aguas
residuales no domésticas, se realizará un solo registro donde se enuncien
todos los vertimientos
 El trámite de Solicitud de Registro de Vertimientos solo se recibirá en línea
www.secretariadeambiente.gov.co, ya no es posible radicar en ninguna
ventanilla de la SDA.

El cumplimiento de la normatividad referente a emisiones atmosféricas, gestión


de residuos y vertimientos trae consigo beneficios como:

 Prevención de multas o sanciones


 Disminución en la contaminación atmosférica, hídrica y del suelo
 Mayor eficiencia en el control operacional
 Cumplimiento de la normatividad
 Fortalecimiento del SGA
 Aporte a la disminución de la huella de carbono de la Entidad

4.1.7 Cumplimiento de los lineamientos establecidos por los Organismos de


Control en cuanto a cualquier actividad que la Entidad realice y pueda alterar
o modificar el ecosistema.

Solicitar apoyo y acompañamiento de los organismos de control con el objetivo de


llevar a cabo una adecuada gestión ambiental.

Para la intervención de los individuos arbóreos presentes dentro de las


instalaciones de la Entidad es necesaria:

 Solicitar la visita técnica de un profesional del área, delegado por la SDA


 Evaluación de los árboles tanto aislados como de inventarios forestales con
el fin de dar una viabilidad técnica
 la Subdirección Jurídica expedirá la respectiva resolución para hacer
tratamientos silviculturales (talas, podas y traslados) de árboles
 Se debe demostrar la propiedad del predio, enviando a la SDA una copia
del certificado de tradición y libertad del inmueble donde se encuentra(n)
el(los) árbol(es)
(Únicamente para la sede de Bogotá).

12
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 13 de 40

Cumplir con estos lineamientos le garantizará a la Entidad beneficios como:

 Protección del ecosistema


 Disminución de riesgo de colapso de la infraestructura
 Evitar multas o sanciones por llevar a cabo el proceso de intervención de
los individuos arbóreos de manera inadecuada

4.1.8 MAPA DE RIESGOS CON POTENCIAL DE AMENAZA

En el siguiente mapa de calor, se representan gráficamente los riesgos


identificados, los cuales fueron evaluados en la matriz de riesgos ambientales.
En este mapa se ubican según su grado de criticidad a fin de que la Entidad
determine simbólicamente su nivel de importancia al momento de materializarse y
así llevar a cabo la gestión adecuada.

13
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 14 de 40

4.2 GESTIÓN DE OPORTUNIDADES

A continuación se presentan estrategias que pueden generar un fortalecimiento en


el SGA de la Entidad. El no cumplimiento de estas estrategias no traen consigo
sanciones, multas, no conformidades ni perdida de la certificación ISO 14001:2004
del SGA, por lo tanto su adopción y ejecución es voluntaria.

4.2.1 Optimización de recursos

La Entidad cuenta con un programa para el uso y consumo inteligente de los


recursos e insumos en el cual hace énfasis en la optimización del uso de la
energía eléctrica y el consumo de agua, con el objetivo de potencializar estas
estrategias se propone:

4.2.1.1 Cambio del sistema de iluminación actual de todas las sedes de la


Entidad por iluminación LED.

El cambio de tecnología en el sistema de iluminación representará beneficios


como:
 Disminución de consumo energético
 Reducción de costos
 Disminución en la huella de carbono
 Mejora de la imagen corporativa
 Su vida útil superior a la de una bombilla convencional
 Menor carga contaminante en su composición.
 Cumplimiento de la normatividad Decreto 895 de 2008 “por el cual se
modifica y adiciona el Decreto 2331 de 2007 sobre uso racional y
eficiente de energía eléctrica”

4.2.1.2 Instalación de Equipos Sanitarios Eco eficientes en todas las sedes


de la Entidad.

El aprovechamiento de equipos tecnológicos ecoeficientes trae consigo ventajas


como:

 Optimización del recurso hídrico


 Disminución de costos

14
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 15 de 40

 Protección del medio ambiente


 Cumplimiento de la normatividad Decreto 3102 de 19977 “Por el cual
se reglamenta el artículo 15 de la Ley 373 de 1997 en relación con la
instalación de equipos, sistemas e implementos de bajo consumo de
agua” o de cualquiera que lo derogue.

4.2.2 Generación de altos volúmenes de papel provenientes de las


propuestas de contratistas presentadas en cada licitación.

Adicionar al pliego de condiciones como requisito a todas las personas naturales y


jurídicas interesadas en licitar con la entidad, que presente sus propuestas con un
tipo de letra que no supere un tamaño de 12 para textos diferentes a los títulos, e
imprima por ambas caras de la hoja.

La implementación de esta estrategia traería consigo beneficios como:

 Reducción en el agotamiento de los recursos naturales


 Optimización de recursos
 Diminución en la generación de residuos
 Contribución al cumplimiento de los objetivos de la Directiva presidencial 04
de 2012

4.2.3 Contaminación por el uso de plaguicidas.

Influir en el contratista del servicio de fumigación, sobre el uso de plaguicidas de


origen biológico los cuales están elaborados con extractos de origen natural o el
uso de otro tipo de plaguicidas amigables con el ambiente los cuales estén dentro
del alcance del Acuerdo Marco.
(Aplica para todas las sedes).

El uso de plaguicidas de origen orgánico representa una gran variedad de


beneficios como:
 Reducción en la contaminación atmosférica, hídrica y del suelo.
 Mejora la imagen corporativa.
 Protección del medio ambiente
 Implementación de buenas prácticas con el ambiente.

15
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 16 de 40

4.2.4 Contaminación por uso de insumos de aseo altamente tóxicos

Solicitar al contratista del servicio de aseo y cafetería el uso de insumos amigables


con el ambiente los cuales se puedan reconocer por eco etiquetas presentes en su
empaque o embalaje y estén dentro del alcance del Acuerdo Marco.
(Únicamente para la sede de Bogotá).

El uso de insumos amígales con el ambiente por parte del contratista de aseo y
cafetería, representa beneficios para la Entidad como lo son:

 Reducción en la contaminación hídrica.


 Mejora la imagen corporativa.
 Protección del medio ambiente.
 Implementación de buenas prácticas con el ambiente.

4.2.5 Fortalecimiento del SGA

4.2.5.1 Uso de GTC para el fortalecimiento del SGA

Aprovechar las herramientas y guías técnicas GTC emitidas por el ICONTEC para
reforzar los distintos procedimientos pertenecientes al SGA.
(Aplica para todas las sedes).

 GTC 24 Gestión Ambiental, Residuos sólidos: guía para la separación en la


fuente
 GTC 93 Guía para la ejecución de la revisión ambiental inicial (RAI) y del
análisis de diferencias (GAP Analysis), como parte de la implementación y
mejora del sistema de gestión ambiental
 GTC 104 Gestión del riesgo ambiental principios y procesos

Algunos de los beneficios de tomar como base estas guías para los procesos del
SGA son:

 Fortalecimiento de los procesos de gestión ambiental


 Minimización de impactos ambientales
 Promueve la mejora continua del SGA
 Mejora de la imagen corporativa

16
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 17 de 40

 Disminución de riesgos con potencial de amenaza ambiental


 Aporte monetario al erario público a partir de la gestión de residuos
reciclables

4.2.5.2 Certificación de diferentes Normas Técnicas Colombianas NTC

Diseñar los procesos necesarios que permitan el fortalecimiento del SGA,


tomando como base una o más NTC emitidas por el ICONTEC.
(Aplica para todas las sedes)

 NTC ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental


 NTC ISO 14004:2016 Sistemas de administración ambiental. Directrices
generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo.
 NTC ISO 14031:2013 Evaluación del desempeño ambiental

Algunos beneficios para la Entidad al momento de certificarse en las diferentes


NTC existentes son:

 Fortalecimiento de los procesos de gestión ambiental


 Minimización de impactos ambientales
 Mejora de la imagen corporativa a nivel nacional e internacional
 Reducción en los costos de operación
 Sistematización de los procesos operativos
 Minimización del riesgo de adquisición de multas o sanciones por fallos en
los controles operacionales

4.2.6 Separación eficiente en la fuente

Solicitar acompañamiento de la empresa gestora de residuos aprovechables en


pro de optimizar el proceso de separación en la fuente.
(Únicamente para la sede de Bogotá)

Al obtener mayor eficiencia en la separación en la fuente se lograrán obtener


beneficios como:

 Reducción en el volumen de residuos generados


 Optimización de recursos

17
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 18 de 40

 Aporte monetario al erario público a partir de la gestión de residuos


reciclables
 Mitigación de la contaminación
 Disminución de agotamiento de los recursos

4.2.7 Reconocimiento de los logros obtenidos por la Sistema de Gestión


Ambiental.

Exponer las acciones ambientales positivas de la Entidad con el fin de dar a


conocer a los organismos de control el compromiso que se tiene con el ambiente
para que este sea destacado y resaltado por los entes pertinentes como referencia
para otras organizaciones.
(Aplica para todas las sedes)

Al obtener reconocimiento por los logros obtenidos por el Sistema de Gestión


Ambiental, la Entidad obtendrá los siguientes beneficios:

 Mejora de la imagen corporativa a nivel nacional e internacional


 Convertirse en punto de referencia en el área de gestión ambiental para
otras entidades
 Mayor posibilidad de alianzas ambientales estratégicas con otras
organizaciones
 Obtención de reconocimientos por parte de los organismos de control por la
gestión ambiental implementada

4.2.8 Creación y fortalecimiento de alianzas con distintas fundaciones.

Establecer vínculos o relaciones con distintas fundaciones que por su actividad


puedan hacer uso o aprovechamiento de los recursos de la Entidad disponibles a
donación y así prolongar su vida útil.
(Aplica para todas las sedes).

Al crear y fortalecer dichas alianzas, la Entidad se verá beneficiada de distintas


formas representadas en:

 Disminución de la presión sobre la vida útil del relleno sanitario


 Minimización del agotamiento de recursos naturales
 Contribución al desarrollo social de organizaciones sin ánimo de lucro
 Optimización del uso de recursos

18
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 19 de 40

 Mejora de la imagen corporativa


 Contribución a la Responsabilidad Social de la Entidad
 Generación de alianzas estratégicas

4.2.9 MAPA DE OPORTUNIDADES AMBIENTALES

En el siguiente mapa de calor, se representan gráficamente las oportunidades


identificadas, las cuales fueron evaluadas en la matriz de oportunidades
ambientales.
En este mapa se ubican según su el potencial que tienen de fortalecer el SGA, el
cual esta se representa gráficamente en una escala de colores.

19
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 20 de 40

4.3 GESTIÓN DEL RIESGO CON POTENCIAL DE EMERGENCIA AMBIENTAL

Para determinar los riesgos con potencial de emergencia es necesario evaluarlos


mediante el formato Análisis de Riesgos y Emergencias ambientales. A continuación
se presentan los riesgos identificados y los procedimientos necesarios para su
atención en el “antes, durante y después” de presentarse la emergencia.

4.3.1 Generación de residuos por incendio

ANTES
Actividad Responsable Registro
A. Mantener el inventario de los equipos, A. Coordinador A. Inventario
muebles, insumos de trabajo y demás Grupo por Sede
elementos presentes en la Sede. Administrativo y
personal
administrativo
de las
Intendencias

DURANTE
Actividad Responsable Registro
*No se pueden llevar a cabo acciones N/A N/A
para mitigar el impacto ambiental, hasta
que no se controle totalmente dicho
suceso, ya que prima la integridad del
personal*

DESPUES
Actividad Responsable Registro

B. Evaluar los impactos presentados al B. Coordinador B. Matriz de


medio ambiente. del Grupo evaluación de
Administrativo, aspectos e
Líder de impactos
Gestión ambientales.
Ambiental.

C. Realizar la separación de los residuos C. Contratista C. Certificado


generados por el incendio en donde se de servicio de de disposición

20
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 21 de 40

clasificaran entre peligrosos y no aseo y final (para


peligrosos, para ser almacenados en los cafetería y peligrosos),
sitios designados y así llevar a cabo de personal de comprobante
manera adecuada su disposición final. mantenimiento. de aforo (para
escombros).

D. En caso de presentarse generación de D. Personal de D. N/A.


escombros en baja magnitud, se deberán mantenimiento,
recoger en lonas las cuales no podrán Personal
superar la siguiente capacidad: 10 medias contratista de
lonas por cada 1M3 y depositarlas en la servicio de
zona de almacenamiento de escombros aseo y
preestablecida. cafetería

E. Llamar a la empresa de aseo E. Líder de E. Registro de


correspondiente con el fin de solicitar el Gestión llamada.
servicio de aforo, la cual deberá ser inferior Ambiental,
a 21 M3. Líder par
Ambiental

F. En los casos donde la generación de F. N/A F. N/A


escombros supere este límite, la Sede
deberá contratar el servicio desde el sector
privado

G. Se procede hacer la investigación de las G. Coordinador G. Acta


causas de la emergencia y la elaboración Grupo
del informe. Administrativo y
Líder de
Gestión
Ambiental;
Líder par
Ambiental

H. Tomar las acciones correctivas H. N/A H. N/A


necesarias

PRECAUCIONES

21
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 22 de 40

La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza,


capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de
contaminar el medio ambiente.
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol,
mascarilla y gafas.

4.3.2 Generación de emisiones atmosféricas por incendio

ANTES
Actividad Responsable Registro
A. Mantener a la mano las fichas técnicas y las A. Encargado A. Fichas
hojas de seguridad de las sustancias del Almacén y técnicas y las
almacenadas con potencial inflamable. coordinadora hojas de
de aseo y seguridad de
cafetería las
contrato. sustancias.

B. Ubicar las sustancias lejos de tomas de B. Encargado B. N/A


corriente y en lugares con ventilación a fin de del Almacén y
reducir el riesgo de incendio coordinadora
de aseo y
cafetería
contrato
DURANTE
Actividad Responsable Registro
*No se pueden llevar a cabo acciones para N/A N/A
mitigar el impacto ambiental, hasta que no
se controle totalmente dicho suceso, ya
que prima la integridad del personal*
DESPUES
Actividad Responsable Registro

22
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 23 de 40

C. Evaluar los impactos presentados al medio C. Coordinador C. Matriz de


ambiente. del Grupo evaluación de
Administrativo, aspectos e
Líder de impactos
Gestión ambientales.
Ambiental.

D. Se procede hacer la investigación de las D. Coordinador D. Acta


causas de la emergencia y la elaboración del del Grupo
informe. Administrativo,
Líder de
Gestión
Ambiental y
Líder del
Sistema de
Gestión de
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
(SGSST)

E. Tomar las acciones correctivas necesarias E. Según E. N/A


corresponda

4.3.3 fuga de gas natural

ANTES
Actividad Responsable Registro
A. Inspecciones ambientales que permitan A. Líder de A. Formato
verificar las condiciones del entorno de los Gestión inspecciones
ductos de gas natural ubicados en las Ambiental y ambientales.
instalaciones del Restaurante, y registrar las personal de
anomalías evidenciadas. (No deben existir mantenimiento
elementos pesados que afecten de algún

23
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 24 de 40

modo los ductos, ni fuentes de calor cerca a


estos diferentes a estufas y hornos)

B. Solicitud de visita por parte de la empresa B. B. Número de


prestadora del servicio de gas natural a fin de Administrador Radicado de
verificar las condiciones de la infraestructura del Restaurante solicitud del
identificadas en las inspecciones. servicio.

C. Mantenimiento de la tubería de gas si así lo C. Contratista C. Informe de


determina el funcionario de la empresa de gas empresa Gas la empresa
que llevo a cabo la visita. Natural prestadora del
servicio de
gas natural.

DURANTE
Actividad Responsable Registro
D. Notifique al coordinador del Grupo D. Funcionarios D. N/A
Administrativo, sobre el escape de gas para de la Entidad,
que éste proceda a solicitar la ayuda de la personal del
empresa de gas natural y del cuerpo de restaurante.
bomberos. (Anexo línea telefónica de
contactos para atención a la emergencia).

E. Cerrar el ducto de gas natural a fin de dar E. Brigadista, E. N/A


control parcial a la emergencia. Personal de
mantenimiento.
DESPUES
Actividad Responsable Registro
F. Evaluar los impactos presentados al medio F. Coordinador F. Matriz de
ambiente. Grupo evaluación de
Administrativo, aspectos e
Líder de impactos
Gestión ambientales.
Ambiental y
Administrador
del
Restaurante.

G. Se procede hacer la investigación de las G. Coordinador G. Acta


causas de la emergencia y la elaboración del del Grupo

24
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 25 de 40

informe. Administrativo,
Líder de
Gestión
Ambiental,
Líder del
SGSST y
Administrador
del
Restaurante.

H. Tomar las acciones correctivas necesarias. H. Según H. N/A


corresponda

PRECAUCIONES
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza,
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de
contaminar el medio ambiente.
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol,
mascarilla y gafas.

4.3.4 Suspensión del servicio de recolección de residuos no peligrosos

ANTES
Actividad Responsable Registro
A. Identificación de zonas alternativas aptas A. Coordinador A. N/A
para el almacenamiento de residuos no Grupo
peligrosos. Administrativo,
Líder de
Gestión
Ambiental sede
Bogotá, Líder
par ambiental
de las
Intendencias
Regionales y
administrador

25
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 26 de 40

del edificio.

B. Ejecución de jornadas de sensibilización vía B. Líder de B. Banner


Intranet sobre el tema “separación en la Gestión intranet.
fuente” para reducir el volumen de residuos no Ambiental
peligrosos generados.

DURANTE
Actividad Responsable Registro
C. Cuando se presente una emergencia por C. Personal de C. Evidencia
acumulación de residuos sólidos no Aseo y fotográfica
peligrosos, el personal responsable deberá Cafetería y actualizando
realizar el traslado de los residuos no Personal de el formato de
peligrosos a otra zona debidamente Mantenimiento. GINF-F-027-
identificada, a fin de reducir la concentración inspecciones
en la emisión de olores ofensivos. ambientales

D. Realizar labores de aseo, de manera D. Personal de D. N/A


periódica a dichas zonas, a fin de reducir el Aseo y
riesgo de emisión de olores ofensivos. Cafetería.

E. Mantenerse en contacto con la empresa de E. Líder de E. Registro de


aseo correspondiente para informar la Gestión llamada
emergencia y estar al tanto del Ambiental y
restablecimiento del sistema de operación. Líder par
Ambiental.

DESPUES
Actividad Responsable Registro
F. Evaluar los impactos presentados al medio F. Coordinador F. Matriz de
ambiente. Grupo evaluación de
Administrativo y aspectos e
Líder de impactos
Gestión ambientales.
Ambiental.

G. Intensificar las jornadas de sensibilización G. Líder de G. Registro de


de manera más personalizada, a fin de Gestión Asistencia.
mejorar los resultados de eficiencia en cuanto Ambiental y

26
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 27 de 40

a la separación en la fuente con el objetivo de Líder par


reducir la cantidad de residuos no peligrosos Ambiental.
generados.

H. Realizar actividades de aseo en la zona en H. Personal H. N/A


donde se trasladaron los residuos una vez contratista de
sean retirados por el servicio de aseo. aseo y cafetería

PRECAUCIONES
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza,
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de
contaminar el medio ambiente.
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol,
mascarilla y gafas.

4.3.5 Derrame de sustancias químicas

ANTES
Actividad Responsable Registro
A. Realizar inspecciones periódicas a la A. Líder de A. Formato
unidad de almacenamiento identificando las Gestión inspecciones
condiciones locativas, de rotulación, aseo y Ambiental y ambientales
almacenamiento. Líder del
SGSST

B. Informar según sea el caso sobre las B. Líder de B. Correo


mejoras a realizar. Gestión electrónico al
Ambiental y responsable de
Líder del su
SGSST almacenamiento

C. Capacitación al personal responsable de C. Líder de C. asistencia


su manejo, con el objetivo de indicarles las Gestión
acciones a llevar a cabo en caso de un Ambiental y
derrame. Líder del
SGSST
DURANTE

27
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 28 de 40

Actividad Responsable Registro


D. Cuando exista un derrame la persona D. Funcionarios D. Correo
dará aviso al Líder de Gestión Ambiental y de la Entidad
Líder de SGSST de la Entidad.

E. Aislar y/o desactivar las posibles fuentes E. Personal de E. N/A


de ignición (calor, generación de electricidad mantenimiento
estática y materiales incompatibles). y/o personal de
aseo y
cafetería, Líder
del SGSST.

F. Se procederá a la contención del derrame F. Brigadista , F. N/A


y al aislamiento del área afectada empleando Líder
el kit correspondiente para posteriormente Ambiental,
disponer los residuos conforme su Líder par
tratamiento. Ambiental

DESPUES
Actividad Responsable Registro
G. Recoger los envases que contenían las G. Personal de G. N/A
sustancias químicas para almacenarlos mantenimiento
temporalmente en la zona establecida y/o de aseo y
(cuarto almacenamiento RESPEL) cafetería

H. Evaluar los impactos presentados al H. Coordinador H. Matriz de


medio ambiente. Grupo evaluación de
Administrativo y aspectos e
Líder de impactos
Gestión ambientales
Ambiental

I. Se procede hacer la investigación de las I. Coordinador I. Acta


causas de la emergencia y la elaboración del Grupo
informe. Administrativo y
Líder de
Gestión
Ambiental,
Líder par
Ambiental,

28
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 29 de 40

Líder del
SGSST

J. Llevar a cabo las acciones correctivas J. N/A J. N/A


necesarias.

PRECAUCIONES
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza,
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de
contaminar el medio ambiente.
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol,
mascarilla y gafas.

4.3.6 Taponamiento de tubería de aguas negras

ANTES
Actividad Responsable Registro
A. Inspecciones periódicas para verificar que A. Líder de A. Formato
no existan taponamientos en los sifones, y que Gestión inspecciones
las cajas de inspección se encuentren en buen Ambiental y/o ambientales
estado en la sede de Bogotá. Para las personal de
Intendencias se requiere la inspección de mantenimiento
baños y cocineta a fin de verificar el estado de en la sede
las tuberías. Bogotá, Líder
par Ambiental.

B. Mantenimientos preventivos a las tuberías. B. Contratista B. Factura de


según cobro
corresponda.

DURANTE
Actividad Responsable Registro

29
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 30 de 40

C. Cuando exista una fuga de aguas negras se C. Funcionario C. Correo


deberá dar aviso al Líder de Gestión Ambiental de la Entidad.
de la sede o Líder par Ambiental según
corresponda.

D. Identificar la tubería averiada y restringir el D. Personal de D. N/A


uso de los puntos de descarga y desagüe que mantenimiento,
conectan con dicha tubería a fin de reducir al personal de
máximo su generación. aseo y
cafetería,
contratista de
mantenimiento.

E. Salvaguardar los equipos y elementos de la E. Funcionarios E. N/A


Sede. (Alejar los equipos y elementos del de la Entidad
punto donde se encuentra la fuga, o cubrirlos
con material impermeable).

F. Llevar a cabo actividades de aseo que F. Personal de F. N/A


permitan contener el derrame para que no se Aseo y
esparza. Cafetería
Señalizar la zona a fin de restringir el paso.

G. Dar aviso a un contratista o a la empresa G. Coordinador G. Registro de


de acueducto correspondiente solicitando la del Grupo llamada
atención a la emergencia. (anexo línea Administrativo,
telefónica de contacto para dar atención a la Líder de
emergencia) Gestión
Ambiental.

H. Corregir de manera permanente el daño H. Operario de H. Cumplido


la empresa de del servicio de
Acueducto o mantenimiento
contratista
según
corresponda

DESPUES
Actividad Responsable Registro

30
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 31 de 40

I. Llevar a cabo actividades de aseo a fin de I. Personal de I. N/A


eliminar cualquier tipo de agente biológico que Aseo y
atente contra la salud y bienestar de los Cafetería
funcionarios.

J. Evaluar los impactos presentados al medio J. Coordinador J. Matriz de


ambiente. Grupo evaluación de
Administrativo y aspectos e
Líder de impactos
Gestión ambientales
Ambiental.

K. Se procede hacer la investigación de las K. Coordinador K. Acta


causas de la emergencia y la elaboración del Grupo
informe. Administrativo y
Líder de
Gestión
Ambiental;
Líder par
ambiental,
Administrador
del edificio.
L. Tomar las acciones correctivas necesarias L. Según L. N/A
corresponda

PRECAUCIONES
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza,
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de
contaminar el medio ambiente.
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol,
mascarilla y gafas.

31
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 32 de 40

4.3.7 Rompimiento de tubería de agua potable

ANTES
Actividad Responsable Registro
A. Verificar que se cuenta con los A. Coordinador A. Inventario
implementos necesarios para la captación Grupo de cada sede
de agua por rompimiento de tubería Administrativo de la Entidad
(Escobas, traperos, baldes etc.). y Líder de
Gestión
Ambiental,
Líder par
Ambiental,
encargado de
almacén.

B. Identificar los puntos de control de fuga B. Líder de B. N/A


de agua potable (registros). Gestión
Ambiental,
Líder par
Ambiental,
personal de
mantenimiento
y/o aseo en la
Sede.

C. Mantenimientos preventivos. C. Coordinador C. Cumplido


del Grupo de Servicio de
Administrativo. Mantenimiento,

DURANTE
Actividad Responsable Registro
D. Interrumpir el fluido eléctrico del área D. Brigadistas D. N/A
afectada a fin de evitar un corto circuito.

E. Cerrar los registros de agua E. Líder de E. N/A


correspondientes para evitar el derrame de Gestión
agua potable en exceso. Ambiental,
Líder par
Ambiental,
Personal de

32
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 33 de 40

mantenimiento,
Administrador
del Edificio.

F. Captar la mayor cantidad de agua F. Personal de F. N/A


posible a fin de evitar el desperdicio. mantenimiento
y/o de aseo y
cafetería
G. N/A
G. Salvaguardar los equipos y elementos G.
de la sede. (Alejar los equipos y elementos Funcionarios
del punto donde se encuentra la fuga, o de la Entidad
cubrirlos con material impermeable).
DESPUES
Actividad Responsable Registro
H. Solicitar servicio de mantenimiento H. Coordinador H. Cumplido
según la naturaleza de la tubería averiada; Grupo del servicio de
si es una tubería principal se debe Administrativo mantenimiento.
comunicar con la empresa de acueducto y y Líder de
alcantarillado respectiva para dar solución Gestión
definitiva a la emergencia. (Anexo línea Ambiental,
telefónica de contacto para atención de la Líder par
emergencia). Ambiental
Si el daño se encuentra dentro del alcance
del personal de mantenimiento, solicitarles
su reparación.

I. Evaluar los impactos presentados al I. Coordinador I. Matriz de


medio ambiente. del Grupo evaluación de
Administrativo, aspectos e
Líder de impactos
Gestión ambientales
Ambiental

J. Se procede hacer la investigación de las J. Coordinador J. Acta


causas de la emergencia y la elaboración Grupo
del informe. Administrativo
y Líder de
Gestión
Ambiental,

33
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 34 de 40

Líder par
Ambiental,
Administrador
del edificio

K. Tomar las medidas correspondientes K. Según K. N/A


para evitar que se repita el suceso. corresponda

PRECAUCIONES
La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza,
capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de
contaminar el medio ambiente.
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol,
mascarilla y gafas.

4.3.8 Fuga de gas refrigerante del sistema de aire acondicionado

ANTES
Actividad Responsable Registro
A. Inventario e identificación de la locación A. Líder de A. Formato
de los equipos de aire acondicionados con Gestión inventario de
los que cuenta la Sede. Ambiental, sustancias
personal refrigerantes
administrativo
de la Sede

B. Solicitud de servicio de mantenimiento B. Coordinador B. Correo


preventivo del sistema de aire del Grupo electrónico
acondicionado. Administrativo

C. Mantenimiento del sistema de aire C. Contratista C. Cumplido


acondicionado del servicio de
mantenimiento

D. Capacitaciones por parte del contratista D. Contratista D. Acta de


a los funcionarios de la Entidad o al asistencia
personal de mantenimiento sobre cómo

34
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 35 de 40

identificar una fuga de gas refrigerante.


DURANTE
Actividad Responsable Registro
E. Informar al Líder de Gestión Ambiental o E. Funcionarios E. Correo
Líder par Ambiental sobre la emergencia. de la Entidad electrónico

F. Señalizar el área en donde se presentó F. Personal de F. N/A


el evento a fin de restringir el paso mantenimiento
y/o personal de
aseo y
Cafetería

G. Contactar al contratista a fin de solicitar G. Coordinador G. Vía


su colaboración para dar solución al Grupo telefónica/
evento. Administrativo y Correo
Líder de electrónico
Gestión
Ambiental,
Líder par
Ambiental

H. Controlar de manera definitiva la H. Contratista H. Factura de


emergencia. cobro
DESPUES
Actividad Responsable Registro
I. Evaluar los impactos presentados al I. Coordinador I. Matriz de
medio ambiente. del Grupo evaluación de
Administrativo, aspectos e
Líder de impactos
Gestión ambientales
Ambiental.

J. Determinar las causas de la emergencia. J. Coordinador J. Acta


Grupo
Administrativo y
Líder de
Gestión
Ambiental,
Líder par
Ambiental

35
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 36 de 40

K. Tomar las acciones correctivas K. Según K. N/A


corresponda

PRECAUCIONES

La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza,


capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de
contaminar el medio ambiente.
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol,
mascarilla y gafas.

4.3.9 Generación de vectores y plagas por acumulación de residuos especiales


(poda)

ANTES
Actividad Responsable Registro
A. Identificación de zonas alternativas aptas A. Coordinador A. N/A
para el almacenamiento de residuos del Grupo
especiales (poda). Administrativo,
Líder de
Gestión
Ambiental,
Personal de
Mantenimiento,
de aseo y
cafetería

B. Llevar a cabo el seguimiento y control B. Líder de B.


sobre la solicitud de aforo y recolección de Gestión Desprendible
los residuos. Ambiental comprobante
de la visita
para el aforo.
DURANTE
Actividad Responsable Registro

36
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 37 de 40

C. Se debe realizar actividades que C. Personal de C. N/A


permitan ahuyentar momentáneamente las mantenimiento
plagas y vectores como lo es la generación y de Aseo y
de humo controlado, para que el personal Cafetería.
responsable pueda llevar a cabo el traslado
de los residuos de poda a otra zona
debidamente identificada, en pro de evitar el
aumento de la población de vectores y
plagas.

D. Señalización de la zona en donde se D. Personal de D. N/A.


identificaron los vectores y las plagas, a fin Mantenimiento
de restringir el paso de personas.

E. Llamar a la Empresa de aseo E. Líder de E. Registro de


correspondiente para reportar la urgencia Gestión llamada
del servicio de recolección de los residuos Ambiental
de poda (Anexo línea telefónica del contacto
para atención de la emergencia).

E.2 (Solo en el caso de que se presente una E.2 Líder de E.2 Correo
gran cantidad de plagas y vectores, y que la Gestión electrónico
emergencia aun no sea atendida por la Ambiental,
empresa de aseo, se debe solicitar al Coordinador
supervisor del contrato de Aseo y Cafetería del Grupo
el servicio de fumigación, de las zonas en Administrativo.
donde estas se localizan).
DESPUES
Actividad Responsable Registro
F. Solicitar al supervisor del contrato de F. Coordinador F. Correo
Aseo y Cafetería el servicio de fumigación, del Grupo Electrónico de
de las zonas en donde se localizan los Administrativo, solicitud.
vectores y plagas. Líder de
Gestión
Ambiental.

G. Actualización formato GINF-F-022 G. Líder de G. Formato


Control de Fumigación. Gestión control de
Ambiental. Fumigación

37
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 38 de 40

H. Evaluar los impactos presentados al H. Coordinador H. Matriz de


medio ambiente. del Grupo evaluación de
Administrativo, aspectos e
Líder de impactos
Gestión ambientales
Ambiental.

PRECAUCIONES

La evacuación de desechos se realiza teniendo en cuenta: su naturaleza,


capacidad de alterar el proceso salud enfermedad de los individuos y de
contaminar el medio ambiente.
El personal encargado de esta labor debe tener el entrenamiento adecuado, y
contar con el equipo de protección personal (EPP), guantes, botas, overol,
mascarilla y gafas.

Línea telefónica empresa de Aseo


Regional Telefono Empresa
Barranquilla 3614116 Triple A SA
ESP
Bogotá 110 Aguas de
Bogotá
Bucaramanga 6460666 EMAB
Cali 01 8000 95 00 96 EMAS Cali
Cartagena 01 8000 95 00 96 Aseo
Urbano de
la Costa
Manizales 110 ó 8814060 EMAS
Manizales
Medellín 444 5636 EMVARIAS
Grupo
EPM

38
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 39 de 40

Línea telefónica empresa de Acueducto


Regional Telefono Empresa
Barranquilla 3614116 Triple A
SA ESP
Bogotá 116 Acueducto
de Bogotá
Bucaramanga 6322000 AMB
Cali 177 EMCALI
Cartagena 116 Aguas de
Cartagena
Manizales 116 Aguas de
Manizales
Medellín 4444115 EPM

Línea Telefónica empresa de gas natural


para atención de emergencias
Bogotá 164

5. ACTUALIZACIÓN

La actualización del Programa de Gestión del Riesgo Ambiental debe ser realizada
inmediatamente después de la actualización de la matriz de aspectos e impactos
ambientales, siempre y cuando se presenten nuevos aspectos ambientales
significativos u otros escenarios que así lo ameriten, adicional a esto se debe tener en
cuenta aquellos aspectos significativos producto de las actividades u obras llevadas a
cabo por los contratistas en el transcurso del año a fin de identificar nuevos riesgos
con potencial de oportunidad o amenaza ambiental para la Entidad.

Por otra parte, se debe tener en cuenta la actualización de la Matriz de Análisis de


Riesgos y Emergencias Ambientales, en caso de que se identifiquen nuevas
situaciones con potencial de emergencia se deben agregar al documento junto a los
respectivos procesos para su atención.

Este documento contiene una gran variedad de actividades las cuales se encuentran
establecidos siguiendo los lineamientos emitidos por organismos de control o por la

39
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código:

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha:


PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión:
MANUAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO AMBIENTAL Número de página 40 de 40

normatividad legal vigente, cuando estas actividades sean modificadas por el Ente
pertinente, se deberá realizar inmediatamente la modificación del documento. Esta
actualización estará a cargo tanto del Coordinador del Grupo Administrativo como del
Líder Ambiental.

6. DIVULGACIÓN

Una vez aprobada la actualización del Programa de Gestión del Riesgo Ambiental,
éste debe ser comunicado a través de correo electrónico a los líderes pares
ambientales de las Intendencias Regionales y por la Intranet.

7. ANEXOS Y REGISTROS

GC-F-013 Matriz de Impactos Ambientales


GINF-F-031 Análisis de Riesgos Emergencias Ambientales 2016

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Vigencia Vigencia Identificación de los Responsable


Desde Hasta cambios

Elaboro : Profesional Grupo Reviso: Coordinador Aprobó: Coordinador


Administrativo Administrativo Grupo de Arquitectura
Empresarial y SGI
Fecha : Fecha : Fecha:

40