Kargo Montacargas S. de R. L. de C. V.

Manual de Usuario de

Programa de
Captura
Bienvenido a DataZeus Kargo Montacargas, el sistema en red que permite el registro, control y
análisis de datos, bitácoras, mucho más a unos clicks de distancia.

Comenzamos corriendo el programa, que tiene un ícono como el que se muestra a continuación:

Se le pedirá al usuario decidir la base de datos que se usará, es importante elegir siempre la de
KARGO para después presionar OK. Después se elegirá el tipo de usuario que se necesita, a
continuación se explicará los tipos de usuario que existen.

Directivo: Consiste en hacer análisis de la información recopilada en el programa para fines

financieros y estadísticos, junto con todas las actividades que pueda realizar el capturista.

Se encarga de marcar una venta como concretada, conocer saldos a cobrar, designar precios de
compra, venta, utilidades por producto o servicio, etc.

Capturista: Tiene la responsabilidad de capturar la informacion de los equipos que entran; el

equipo a tratar, el estado y observaciones del equipo, operaciones a realizar o realizadas, anexar
los montos de las piezas o servicios que se le dan al equipo a tratar. Es importante capturar la
información con tiempo y forma para la correcta comunicación de los procesos.
MENÚ PRINCIPAL

En el menú principal se encuentran 11 secciones importantes que nos categorizan los tipos de
actividades que se pueden realizar:

1. Ventas
2. Clientes
3. Vehiculos
4. Almacen
5. Proveedores
6. Compras
7. Gastos
8. Empleados
9. Tablet
10. Fondo Caja
11. Reportes

Es importante conocer los aspectos de cada una de las áreas por lo que se explicará cada una, su
función y lo que se puede hacer en este manual.

En varias de estas categorías se encuentra la opción de ALTA, que permite al usuario Crear un
nuevo registro de Cliente, Vehículo, Venta, etc. de la misma forma en que se crea un nuevo
contacto en un celular. Mientras que la opción LISTA es la base de datos enlistada, tal como una
agenda de contactos.
 1. CLIENTES

El Cliente es la parte esencial del programa, ya que alrededor de los mismos se generan reportes
de actividad en la empresa, se les crea con un número de registro para poder después brindarles
un mejor servicio, poder saber cuántos (y cuáles) equipos tienen o han tenido con nosotros, las
compras que han hecho con nosotros, y los servicios que hemos proporcionado.

ALTA:

En la primera pestaña, llamada GENERALES, Se dan de alta los clientes al llenar un simple
formulario de información parecido a una agenda telefónica en un celular, no todos los campos son
requeridos para poder guardar el contacto pero se recomienda llenar los más posibles.

Es importante saber que el programa no realiza facturas, solo recopila los datos para que sea más
fácil tener un registro.

Cada cliente tiene un código o número de registro, con el cual se enlazan todas las operaciones
que realice en Kargo, lo que hará más fácil saber cuándo fue su última compra de filtros de aceite,
mantenimiento, etc. Para elegir el número de cliente que será cada uno, se le hará click en Clave
Siguiente y se elegirá automáticamente el número de cliente disponible más cercano, o bien se
puede elegir manualmente al teclearlo, siempre y cuando no esté ocupado ese número ya.
En la segunda pestaña, llamada ETIQUETAS PAQUETERÍA, se capturan los datos como se quiere
que aparezcan en una hoja que se puede imprimir directamente desde el programa, tanto a
tamaño carta como a un cuarto de carta.

***ES SUMAMENTE IMPORTANTE HACER CLICK EN EL BOTÓN GUARDAR PARA QUE LA

INFORMACIÓN SE GUARDE DE MANERA CORRECTA.***

LISTA:

De esta forma se pueden visualizar todos los clientes dados de alta previamente. Se pueden
ordenar alfabéticamente por domicilio, ciudad de residencia o por número de Cliente, y se pueden
modificar al hacer doble click en la casilla que se necesite del listado. Además se puede borrar a un
Cliente fácilmente, siendo entonces su número de cliente elegible en un futuro para otro cliente.
Vehículos

Un vehículo es cada equipo que un Cliente (dado de alta previamente) necesite reparar o darle
servicio. Por lo que se buscará tener siempre la información guardada de cada actividad que se le
haga a cada vehículo dentro de la empresa.

Se puede entrar a dar de alta un vehículo de la misma forma que un cliente, desde la barra
superior en el menú principal. Solo hace falta hacer click en Vehículos >> Alta.

ALTA:

Este formulario también es muy sencillo de llenar, y cuenta con dos pestañas. Dentro de General se
proporcionan los datos del equipo y se le otorgan a un Cliente.

Esto se puede tanto buscando al Cliente (Atajo con la tecla F9) o habrá veces en las que se busque
dar de alta a un Cliente sólo para poder dar de alta un vehículo inmediatamente después. Es por
eso que está la tecla de Último Cliente. Al hacer click en este botón, tomará los datos del último
cliente dado de alta automáticamente.

Existe también una caja de texto con el título de Observaciones, que nos ayuda a saber en qué
estado llegó el vehículo, si tiene algún desperfecto palpable del cual no nos podamos hacer
responsables en un futuro. Es importante llenar este espacio de forma correcta.
En la caja INGRESOS AL TALLER DE ESTE VEHÍCULO se tiene un registro de actividad del vehículo
dentro de KARGO, cuándo fue la última vez que ingresó el vehículo, qué se le realizó. En próximos
capítulos se verá cómo dar de alta una actividad que se le realiza a un vehículo.

Existe también la pestaña de FOTOS, ¿Recuerdas? Aquí podemos cargar hasta 8 fotos sobre el
equipo. Es importante saber que el programa sólo procesa imágenes de menos de 50 Kb, por lo
que después de tomar la foto y tenerla en el equipo, se debe de reducir el tamaño de la imagen
usando el programa PIXRESIZER.

Se recomienda tomar fotos al equipo para poder hacer observaciones acertadas al cliente y para
evitar reclamaciones por algo que no esté en nuestras manos.

Una vez más, ES MUY IMPORTANTE hacer click en el botón de GUARDAR, ya que se puede perder
información accidentalmente de no hacerlo.

Lista:
El área de vehículos enlistados es exactamente igual al de la Lista de Clientes, sólo que se puede
ordenar la base de datos de acuerdo a:
 3. VENTAS

Dentro de Ventas se registrarán todas aquellas actividades que le generen un ingreso a la empresa
en donde encontraremos las siguientes áreas:

VENTAS

CANCELACIÓN

TALLER MECÁNICO

LISTA ALTA

REFACCIONARIA

LISTA ALTA

CUENTAS POR COBRAR

En el Taller Mecánico se dan de alta las actividades que se le realizan a un Equipo (Perteneciente a
un cliente previamente dado de alta). Se va abonando cada monto que se le tenga que registrar,
por ejemplo la mano de obra en una operación, la cantidad de aceite que se le administra, las
refacciones que se le proveen, etc.

Este formulario es un poco más complejo que los demás pero nada que no conozcamos ya. Es lo
suficientemente completo como para darnos la información necesaria en un futuro para una mejor
toma de decisiones.
En la primer pestaña contamos con varias opciones, desde la fecha en que entra y sale el vehículo,
la opción de facturación (RECORDAR QUE EL PROGRAMA NO HACE FACTURAS, SOLO ES UN
REGISTRO DE LA EMPRESA Y DE SUS ACTIVIDADES).

Al hacer doble click en los equipos que se pueden listar en la caja de texto más grande. Aquí mismo
se puede guardar el registro como Orden de Servicio o Cotización, y se puede imprimir el
documento que se necesite, como vemos en el mini-área de IMPRIMIR.

Hay una segunda pestaña donde se deben marcar con qué partes cuenta el equipo actualmente,
para poder regresarlo como se nos dejó.

Aún hay cosas que no hemos visto, como MANOS DE OBRA y REFACCIONES dadas de alta en el
Área de ALMACÉN. En el momento solo debemos de saber que también se podrá dar de alta
productos y servicios, y que se determinará el costo de cada uno, como operaciones que se podrán
ir cargando al ticket de una venta, así como en la cuenta de un restaurante se van cargando
platillos y bebidas.

Una vez sabiendo esto, vemos a continuación (siguiente página) la plantilla sobre la cual iremos
cargando Servicios (Escogiendo de nuestro listado de Mano de Obra) y productos (Escogiendo
desde el listado de Refacciones). Donde se irán sumando los montos, se puede otorgar un
descuento al monto final, se puede definir el porcentaje que pertenece al IVA (Usualmente está en
16% pero se puede cambiar).
Y por último tenemos también aquí una pestaña dedicada a FOTOS, en donde podremos cargar un
máximo de 8 fotos, igual de un máximo de 50 Kb.

Será de ayuda saber que desde cualquier pestaña se pueden imprimir los 6 documentos que ya
conocemos de forma automática:
REFACCIONARIA:

A diferencia del área de Taller Mecánico, que es cuando un cliente viene a dejar un equipo a
reparación. En Refaccionaria, serán transacciones más rápidas.

Es un formulario más sencillo de controlar que el pasado, donde las actividades son casi las
mismas.

Desde aquí se podrán buscar las Refacciones por Descripción, Marca o Categoría, y los Servicios
por Descripción y Servicios.

CANCELACIONES:

Para poder llevar un registro completo, tambien contamos con CANCELACIONES, lo cual nos
permite llevar cuenta de las transacciones que no se completen.
 4. ALMACÉN

ALMACÉN es el nombre que lleva toda la categoría del

inventario de la empresa, todos los productos y servicios que
podemos ofrecer y un control del inventario y la existencia de
ciertos productos.

Conoceremos cada una de las sub-categorías y veremos cómo

se enlazan con las demás áreas que vimos previamente.

Empezando en el área de dar de ALTA a las REFACCIONES,

vemos un formulario muy sencillo, que nos permitirá saber no
solo el nombre, sino otorgarle a cada pieza una CATEGORÍA y
SUBCATEGORÍA. Podremos crear un listado de categorías para
seguirlas usando en otras piezas, al igual que con la MARCA.

En caso de no existir la categoría que se necesita, se puede

modificar las existentes, aunque se espera que no sea
necesario.

Se puede además adjuntar una imagen de la pieza, definir el

mínimo y máximo que deben haber en bodega, y definir 5
tipos de precios que nos servirán para otorgar descuentos.
La MANO DE OBRA es algo más sencillo, se busca dar de alta los servicios que ofrecemos y
estandarizar los precios, como el servicio de Cambio de llantas, por ejemplo.

Se define la comisión al mecánico que realiza el servicio, si es que la hay, ya que cada servicio es
diferente.

Al otorgarle un Código a cada servicio, es recomendable tener un listado impreso cercano con los
servicios más usuales para su consulta rápida.

En caso de una equivocación o que se busque hacer una modificación, se puede hacer buscando el
servicio en el área de LISTA.
LISTA DE EXISTENCIAS:

Como contamos con una base de datos que nos permite saber la cantidad exacta que hay en
existencia de “X” pieza, además de la mínima que necesitamos tener, podemos entonces
corroborar en ésta área el estado de compra de las refacciones.

¿Cada cuánto tiempo necesitamos checar este listado? Es recomendable que por lo menos un par
de veces a la semana, para así poder estar al tanto de que se necesitan pedir ciertas piezas y así
nunca estar carentes.

Aquí, por ejemplo, se tiene que la cantidad de bujías en existencia es menor a la cantidad
requerida, por lo que se recomienda una cantidad de 15 bujías para comprar en la última columna.

El Mantenimiento Eléctrico, al ser un servicio y no un producto, siempre estará en existencia, ya

que no hay definido ni un máximo ni mínimo.

LISTA DE VALOR DE INVENTARIO:

Primero que nada, se debería de hacer un conteo de inventario en físico para corroborar las
cantidades en existencia, poderlas dar de alta, y en un futuro, registrar cada entrada y salidad de
cualquier objeto de la bodega.

De esta forma, en esta área podríamos ver reflejado el valor neto de nuestro capital invertido en
inventario, Haciendo una suma de todas las refacciones de la siguiente forma (Precio de Refaccion)
x (Cantidad de refacciones de este tipo)

HACER CÓDIGOS DE BARRAS:

Esta pantalla puede ser intimidante por la cantidad de botones que tiene, pero lo que hace es muy
sencillo, nos ayuda listando todos los productos y servicios que tenemos y nos genera
automáticamente los códigos de barras listos para imprimir de cada uno de los ítems.
 5. PROVEEDORES

El área de Proovedores solo tiene 2 subcategorías, ALTA y LISTA, con un formulario sencillo de
llenar y la lista con las mismas funciones que hemos visto hasta ahora.

Es importante registrar correctamente el NOMBRE FISCAL para evitar alguna equivocación.

El listado de PROVEEDORES se puede reordenar por:

 CLAVE (Muy parecido al CÓDIGO de

producto)

 Nombre Comercial

 Nombre Fiscal

 Domicilio
 6. COMPRAS

Como vimos anteriormente en el área de ALMACÉN y LISTADO DE INVENTARIOS, podemos concer

al momento la cantidad de productos en existencia de “X” tipo. Podemos conocer la cantidad
mínima que se necesita que haya en el taller y la cantidad máxima que se puede tener. Es por esto
que cuando llegamos a la cantidad mínima se nos recomienda comprar más de ese producto.

Para reigstrar una compra se utiliza esta área. Se recomienda checar primero en el LISTADO DE
PRODUCTOS la existencia no solo de ítems en el almacén, sino que el producto esté dado de alta,
ya que se necesita el CÓDIGO DE PRODUCTO que se va a comprar.

Si la compra será por varios productos diferentes, se va agregando cada ítem a la lista al hacer click
en AGREGAR RENGLÓN (O bien teclear la flecha hacia abajo)

Las demás áreas de esta parte del programa son análogas a la del área de ventas;

 LISTA

 CUENTAS POR PAGAR/COBRAR

 CANCELACIÓN
 7. GASTOS

Un gasto es todo el dinero que se usa en una empresa que no necesariamente le da un valor
agregado directamente al producto y que no produce ingreso directamente, sino que ayuda a
poder seguir operando.

Gastos conocidos son el pago de la luz, el agua, el gas, gasolina para los medios de transporte de la
empresa, comida para el perro, étc.

Es importante registrar este tipo de gastos ya que usualmente no se contemplan a la hora de sacar
números y puede ser causa de una toma de decisiones errónea.

8. EMPLEADOS

Los empleados somos todos aquellos quienes prestamos nuestros servicios a una empresa,
trabajamos en conjunto para alcanzar los objetivos que se proponen los departamentos.

Es importante en el programa, registrar a los empleados para poder tener un control del personal
que realice ciertas actividades.

El formulario es sencillo y muy parecido a los anteriores.

 9. TABLET

Existe un área, TABLET, que está para que funcione como una terminal, en alguna tableta instada
en alguna otra área que te hace entrar en otra modalidad del programa que es idéntica al área de
ventas, sólo más pequeña, para usar en una TABLET.

Aquí solo se pueden hacer dos cosas, CONSULTAR LISTA DE VENTAS y DAR ALTA A VENTA.

Esto no solo tiene una función, se pueden hacer varias cosas solo con estas dos acciones.

Una de estas es que, ya que en oficina se haya creado o dado de alta un equipo que entró, en la
terminal se abra LISTA, se cheque el equipo que se está recibiendo, y que se vayan registrando
todas las actividades que se le vayan realizando al equipo.

Esto no solo optimiza tiempo sino que enlaza a los técnicos con el programa, mientras que le da
control a las actividades, y nos ayuda a evitar confusiones.

10. FONDO CAJA

Esta área está designada para que se mantenga un registro día a día del monto de caja chica en la
empresa.

Esto nos ayuda a saber en promedio cuánto más nos podemos permitir reducir el monto en caja
chica o que tanto más necesitamos hacerla crecer.
 11. REPORTES

Por último, el área de REPORTES nos sirve como una base de registros, donde podemos hacer
corte todos los días, registrar el dinero de las ventas como entrada en efectivo, pago con tarjeta,
cheque o depósito, así como con las compras también.

Esta es la única pestaña de esta área en la que se ingresan datos, todas las demás sirven solo como
consulta de reportes, generados a partir de la información registrada de ventas, compras, cuentas
por pagar y por pagar.

CUALQUIER DUDA SOBRE EL PROGRAMA:

Fernando Treviño
Cel 998-24-25-400
www.datazeus.com

¡MUCHA SUERTE!