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MANUAL DE ADQUISICIONES
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PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIONES
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

COTIZACIONES

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1. CONTENIDO

1. CONTENIDO ..................................................................................................................... 2
2. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIONES CON COTIZACIÓN .................................... 3
2.1. OBJETIVO ................................................................................................................... 3
2.2. ALCANCE .................................................................................................................... 3
2.3. DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................................................................. 3
2.4. DEFINICIONES ........................................................................................................... 3
2.5. RESPONSABILIDADES .............................................................................................. 4
2.6. DIAGRAMA CONTRATACIÓN CON COTIZACIONES ............................................... 6
2.7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONTRATACIÓN CON COTIZACIONES ........... 7
2.8. REGISTROS.............................................................................................................. 10
2.9. DOCUMENTO DE CONTRATACIÓN ........................................................................ 10
2.10. INDICADOR ........................................................................................................... 11
2.11. CONTROL DE RIESGO ......................................................................................... 11
2.12. ANEXOS ................................................................................................................ 11
2.12.1 Anexo I – Solicitud de Cotización con Orden de Compra ................................... 11
2.12.2 Anexo II – Solicitud de Cotización con Contrato ................................................. 11
2.12.3 Anexo III – Cuadro Comparativo de Cotizaciones............................................... 11
2.12.4 Anexo IV – Hoja Visado ...................................................................................... 11

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2. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIONES CON COTIZACIÓN

2.1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es establecer las pautas para la realización de las

actividades relativas al proceso de contrataciones con cotizaciones que la Empresa de los
Ferrocarriles del Estado debe realizar, para la contratación de bienes, obras o servicios.

2.2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las contrataciones que efectúe EFE y que se
encuentren circunscritas a las Contrataciones con Cotización.
El Proceso de cotizaciones es un procedimiento general de contratación, de carácter
concursal, aplicable cuando el monto de los bienes, servicios u obras sea igual o inferior a
3.000 UF (tres mil Unidades de Fomento), por medio del cual el Departamento de
Abastecimiento solicita cotizaciones al mayor número de proveedores que sea posible,
mediante el envío de una Solicitud de Cotización.

2.3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Política de Contrataciones de EFE

 Manual de Adquisiciones EFE, versión vigente.

2.4. DEFINICIONES

 Proceso de Cotizaciones: Procedimiento general de contratación, de carácter

concursal, aplicable cuando el monto de los bienes, servicios u obras sea igual o
inferior a 3.000 UF (tres mil Unidades de Fomento), por medio del cual el
Departamento de Abastecimiento solicita cotizaciones al mayor número de
proveedores que sea posible, mediante el envío de una Solicitud de Cotización. Por
regla general, estas contrataciones se formalizan en un Contrato. Podrán formalizarse
en una Orden de Compra sólo cuando la contratación tenga por objeto:
(i) servicios u obras por un monto igual o inferior a 100 UF (cien Unidades
de Fomento), y
(ii) la adquisición de bienes muebles por un monto igual o inferior a 500 UF
(quinientas Unidades de Fomento).

 Solicitud de Cotización: Documento que bajo esta denominación, regula el

Proceso de Cotizaciones, el objeto de la contratación, proceso de consultas, plazo de
entrega de la cotización, contiene un borrador de contrato, garantías, declaración de
relación de negocios, y detalle de los documentos requeridos para la firma del
contrato.

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2.5. RESPONSABILIDADES

 Ejecutivo de Abastecimiento

Responsable de la elaboración de la Solicitud de Cotización para su envío a los

oferentes y de recibir las cotizaciones, confeccionar el cuadro comparativo de ofertas
y someterlo a las revisiones y aprobaciones conforme al procedimiento.

 Oferente

Efectuar ofertas a través de cotizaciones formales de acuerdo a las condiciones

establecidas en la solicitud de EFE, enviando la cotización al Ejecutivo de
Abastecimiento.

 Coordinador / Subgerente área requirente

Responsable de revisar y aprobar el cuadro comparativo de cotizaciones así como

solicitar la aprobación del acta de adjudicación al Gerente del área requirente. Del
mismo modo, debe revisar y procurar la solución de rechazos de propuestas de
adjudicaciones

 Subgerente de Abastecimiento

Es responsable de la revisión, validación y aprobación del cuadro comparativo de

ofertas así como del Acta de Adjudicación, antes del envío a aprobación por parte de
la Administración. Además debe dar inicio al proceso de formalización de la compra
una vez que la adjudicación ha sido aprobada

 Gerente del área requirente

Otorgar visto bueno al cuadro comparativo y aprobar adjudicación emitiendo acta

respectiva para la aprobación siguiente conforme a las atribuciones o bien, rechazar
si no está de acuerdo en la propuesta de adjudicación..

 Gerente Administración y Finanzas

Aprobar o rechazar acta de adjudicación para compras que van entre UF 20 y UF

1.000. Si aprueba debe enviar antecedentes al Subgerente de Abastecimiento, caso
contario envía antecedentes al Coordinador o Subgerente del área requirente para su
regularización o término.

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 Gerente General

Aprobar o rechazar acta de adjudicación para compras que van entre UF 1.000 y UF
3.000. Si aprueba debe enviar antecedentes al Subgerente de Abastecimiento, caso
contario envía antecedentes al Coordinador o Subgerente del área requirente para su
regularización o termino

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2.6. DIAGRAMA CONTRATACIÓN CON COTIZACIONES

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2.7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONTRATACIÓN CON COTIZACIONES

1. Recibir solicitud de Cotización

Subgerente de Abastecimiento
Tiempo de actividad: 1 día

Esta primera etapa, es la última del proceso de Formulación de requerimientos.

El Subgerente de Abastecimiento recibe los antecedentes completos y validados de
la Solicitud de Requerimiento y asigna al ejecutivo de su área que lo tramitará.

2. Enviar solicitud de cotización al menos a 5 oferentes (> 20 UF)

Ejecutivo de Abastecimiento
Tiempo de actividad normal: 2 días
Tiempo de actividad urgente: 1 día

El Ejecutivo de Abastecimiento, con los antecedentes completos de la solicitud de

Requerimiento, la envía a los oferentes Solicitud de Cotización con Orden de Compra
(Anexo I) o Solicitud de Cotización con Contrato (Anexo II).
Es importante que el envío de las solicitudes a los cotizantes sea en forma
simultánea a todos los oferentes para asegurar la transparencia del proceso, y que
ninguno de los oferentes conozca la cotización de otro oferente.
Cada vez que el bien, obra o servicio, tenga características técnicas que lo hacen
muy específico, abastecimiento solicita al área requirente que indique las empresas a
las que se puede cotizar.

3. Recibir solicitud y cotizar

Oferente
Tiempo de actividad: 5 días

El Oferente recibe solicitud de cotización, Confecciona la Cotización y envía al

Ejecutivo del proceso de Abastecimiento.
El plazo que tiene el Oferente para confeccionar la Cotización está definido en la
solicitud de cotización, este plazo debe ser máximo 5 días, el plazo se puede alargar
en caso de que a partir de las preguntas y respuestas de los oferentes así lo amerite.

4. Recibir ofertas
Ejecutivo de Abastecimiento
Tiempo de actividad: 1 día

El Ejecutivo del Proceso de Abastecimiento, recibe las cotizaciones emitidas por los
oferentes y verifica que ésta venga en los términos y condiciones solicitados por
EFE.

5. Confeccionar cuadro comparativo

Ejecutivo de Abastecimiento

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Tiempo de actividad: 1 días

El Ejecutivo de Abastecimiento confecciona el Cuadro Comparativo (Anexo III) con

las ofertas recibidas, las que debe revisar los cálculos de los valores ofertados
(precios por cantidades y descuentos si los hubiere y la exactitud del valor total de la
oferta). El cuadro comparativo debe confeccionarse con al menos 3 ofertas salvo que
habiéndose enviado las 5 ó más solicitudes no se hayan recibido el mínimo de 3 ó se
acredite que por la especificidad del objeto no existen más oferentes en el mercado.
El cuadro comparativo se confecciona de igual manera independiente de la cantidad
de cotizaciones. Tiene 2 días para realizar esta actividad.

6. Revisar Cuadro Comparativo

Coordinador / Subgerente área requirente
Tiempo de actividad: Por definir

El Coordinador / Subgerente del área requirente revisa el cuadro comparativo y lo

envía al Ejecutivo de Abastecimiento.

7. Enviar Cuadro Comparativo y Acta de Adjudicación

Ejecutivo de Abastecimiento
Tiempo de actividad normal: 2 días
Tiempo de actividad urgente: 1 día

El Ejecutivo de Abastecimiento envía el cuadro comparativo y el acta de

adjudicación al Subgerente de Abastecimiento para su revisión, validación y
aprobación.

8. Revisar, validar, aprobar y enviar cuadro comparativo; enviar acta de

adjudicación
Subgerente de Abastecimiento
Tiempo de actividad: 1 día

El Subgerente de Abastecimiento revisa cuadro comparativo, valida y aprueba, luego

envía el cuadro comparativo y el acta de adjudicación al Coordinador /Subgerente
área requirente.

9. Aprobar cuadro y solicitar aprobación acta de adjudicación

Coordinador / Subgerente área requirente
Tiempo de actividad: 1 día

El Coordinador / Subgerente del área requirente revisa el cuadro comparativo lo

aprueba y solicita aprobación del acta de adjudicación al Gerente del área requirente.

10. Aprobar acta de adjudicación

Gerente Área Requirente
Tiempo de actividad: 2 días

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El Gerente del Área Requirente aprueba el acta de adjudicación. Si rechaza la

adjudicación el proceso retorna al Coordinador/Subgerente área para revisar la razón
del rechazo. Si el monto de las cotizaciones se encuentra en el rango de 1000 –
3000 UF el flujo continua con el Gerente General para que apruebe el acta de
adjudicación.
Si el valor de la cotización se encuentra entre 20 y 1000 UF el flujo continua con el
Gerente de Administración y Finanzas para que apruebe el acta de adjudicación. Si
rechaza la adjudicación el proceso retorna al Coordinador/Subgerente área para
revisar la razón del rechazo.

11. Revisar rechazo

Coordinador/Subgerente área requirente
Tiempo de actividad normal: 4 días
Tiempo de actividad urgente: 2 días
Si el acta es rechazada revisa las razones del rechazo, si tiene solución continúa,
sino puede solucionar termina proceso. duración 4 días emergencia; 2 día normal

12. Aprobar cuadro y acta de adjudicación

Gerente General
Tiempo de actividad normal: 4 días
Tiempo de actividad urgente: 2 día

El Gerente General Aprueba cuadro comparativo y acta de adjudicación. Si rechaza

el Cuadro el proceso retorna al Coordinador/Subgerente área para revisar la razón
del rechazo. Si aprueba envía acta al Subgerente de abastecimiento.

13. Enviar cuadro y acta firmados

Gerente General
Tiempo de actividad normal: 2 días
Tiempo de actividad urgente: 1 día

El Gerente General envía al Subgerente de Abastecimiento, el cuadro comparativo y

el acta de a adjudicación firmados.

14. Aprobar acta de adjudicación

Gerente Administración y Finanzas
Tiempo de actividad normal: 5 días
Tiempo de actividad urgente: 2 días

El Gerente de Administración y Finanzas aprueba el cuadro comparativo y el acta de

a adjudicación después que el Gerente del área requirente haya validado
técnicamente la oferta y se encuentre con el V°B°. Si rechaza el Cuadro el proceso
retorna al Coordinador/Subgerente área para revisar la razón del rechazo. Si aprueba
debe enviar el acta firmada al Subgerente de abastecimiento.

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15. Enviar cuadro y acta de adjudicación

Gerente Administración y Finanzas
Tiempo de actividad: 1 día

El Gerente de Administración y Finanzas envía al Subgerente de Abastecimiento, el

Cuadro Comparativo y el acta de a adjudicación con su VºBº.

16. Recibir y distribuir cuadro y acta de adjudicación

Subgerente de Abastecimiento
Tiempo de actividad: 1 día

El Subgerente del Departamento de Abastecimiento recibe los documentos firmados

que acreditan la aprobación de la cotización y los distribuye según tipo de producto o
servicio:
- En el caso de tratarse de un Bien se realiza el proceso de Pedido en SAP.
- En caso de ser una obra o servicio, se realiza el proceso de Formulación de
Contrato.
Esta actividad es realizada en un plazo de 2 días.

2.8. REGISTROS

 Cuadro comparativo de Cotizaciones

 Orden de Compra
 Contrato

2.9. DOCUMENTO DE CONTRATACIÓN

Monto Tipo contratación

Contratación Bienes Servicios Obras y Servicios
UF Profesionales
0-100 O/C O/C O/C
100 - 1000 O/C (Excl.1 y 2) O/C (Excl. 3) Contrato (*)
> 1000 Contrato Contrato Contrato

Exclusión 1: Bienes críticos para la empresa

Exclusión 2: La compra contempla anticipo
Exclusión 3: La naturaleza del servicio implica riesgo para el personal propio de
EFE o de terceros

(*) El tiempo de redacción del contrato es superior a la duración del servicio

Su naturaleza no requiere boleta de garantía (sin anticipo y pago contra
entrega)
Situaciones imprevistas que requieran pronta solución

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2.10. INDICADOR

El principal indicador del proceso corresponde al cumplimiento de los plazos de

ejecución de las actividades, las que se encuentran definidas en la descripción de
actividades caso a caso. Sin perjuicio de lo señalado y en función de la
implementación de la puesta en marcha de estos procedimientos, cada área usuaria
podrá definir aquellos indicadores que permitan efectuar una adecuada medición
control de sus actividades y de los subprocesos asociados.

2.11. CONTROL DE RIESGO

Control de Riesgo no evaluado.

2.12. ANEXOS

2.12.1 Anexo I – Solicitud de Cotización con Orden de Compra

2.12.2 Anexo II – Solicitud de Cotización con Contrato

2.12.3 Anexo III – Cuadro Comparativo de Cotizaciones

2.12.4 Anexo IV – Hoja Visado

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