Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba,
confirma o justificación cosa, al menos, que se aduce con tal propósito, los mismos, por su naturaleza se puede clasificar en públicos o privados. El documento público, que el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un registrador, notario, secretario judicial u otro público competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se produce. En cuanto al documento privado; redactado por las partes interesadas, hijo testigo o pecado ellos, pero sin ser intervenidos por registrador, notario u otro funcionario público que le de fe o autoridad. En la actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos son el soporte en el que se materializan los tipos de actos de Administración y la forma externa de dicho actos. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y
comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal característica es la configuración en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se puede identificar y resumir dos clases de documentos. Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO DE DOCUMENTO SIMILITUD DIFERENCIA
ARCHIVO ELECTRONICO Determinado por el Toda la información Similitud en la En el documento de archivo: lugar donde se generada, enviada , organización de los El registro se encuentra en un medio encuentra toda la recibida, almacenada documentos. cuya información es accesible a información o acumulada por Tiene el mismo través de la escritura manual y se producida o medio electrónico, objetivo el cual es mantiene en papel. recibida por una también se encuentran mantener la El contenido no se puede separar de entidad pública o documentos información su soporte, por lo cual se garantiza privada en razón a electrónicos de organizada y la integridad de la información en el sus actividades o archivo que cumplen protegida, a fin de documento. funciones su acción durante todo que sea fácil su El valor documental se puede el ciclo vital localización en el determinar por su autenticidad, entre documental, como son momento de que ellas por la firma. los archivos de sea requerida la Los documentos se mantienen en gestión, central e información. carpetas tangibles, que se archivan histórico. Se debe disponer en archivadores. de los elementos En el documento electrónico: necesarios de La información se recibe en un equipo espacio y medio cuyos símbolos solo puede personal para el desarrollo de la ser leídos por medio de la función archivística. computadora. Igualmente se Su contenido puede ser desglosado deben crear de su texto original, para llevarse a archivos para otro documento, siendo así más clasificar la fáciles de vulnerar su contenido información, tanto la alterándolos o perdiendo la que se produce información. como la que se Los documentos se archivan en recepciona. carpetas electrónicas o virtuales y se Se realiza la misma conservan en formatos digitales. clasificación La autenticidad del documento documental. depende del programa en el cual se haya creado.